2004-05-06 5.7 Ärendebeskrivning: Regionstyrelsen antog 237/1999 Policy för tjänstebil - Region Skåne. föreligger till förändrade regler och villkor och att den nuvarande policyn ersätts av föreliggande förslag Policy för bilförmån med tillhörande dokument Avtal om förmånsbil och Regler och avtalsvillkor för förmånsbil. Policy för bilförmån i Region Skåne RS/040070 Ärendet har beretts av regionstyrelsens arbetsutskott 2004-04-26 samt varit föremål för samverkan med de fackliga organisationerna i den regionala samverkansgruppen 2004-03-24. Ordförandens förslag: Regionstyrelsen beslutar att anta Policy för bilförmån med till policien knutna dokument Avtal om förmånsbil och Regler och avtalsvillkor för förmånsbil enligt upprättat förslag, att samtidigt upphäva beslutet, 237/1999, Policy för tjänstebil Region Skåne, att de nya reglerna för införs från och med den tidpunkt, då regionstyrelsen fattat beslut om ny policy, samt att de personer, som för närvarande har förmånsbil, övergår till villkoren i den nya policien i takt med att nuvarande avtal om förmånsbil löper ut. Bilagor: 1. till policy för med bilagor 2. Skrivelse 2004-04-15 från regionstyrelsens ordförande
Regionkontoret 1 (2) Datum Utredare Claes Göran Nilsson Rev 2004-04-15 Tel. 046-15 31 79, mobil: 070 671 58 90 Diarienr Fax: 046 15 36 70 Missiv E-post: claes-goran.nilsson@skane.se Regionstyrelsen Reviderat förslag Policy för revidering av nuvarande policy. Bakgrund Regionstyrelsen antog på sitt sammanträde den 23 september 1999, 237, Policy för tjänstebil Region Skåne. Policien utgick från då rådande förutsättningar dvs de principer för tjänstebil, som tidigare hade tillämpats i respektive landsting och att det fanns ett fåtal chefer, som hade förmånsbil (tjänstebil). I samband med att Region Skåne bildades, växte antalet förmånstagare på kort tid till dagens nivå, cirka 100 bilar. Den nuvarande policyn är generell och innehåller få restriktioner vid val av extrautrustning. Förarna kan tillgodoräkna sig Region Skånes fördelaktiga inköpsrabatter på fordon och extrautrustning, cirka 10 15 %. Inga löneavdrag tillämpas vid förmånsbeskattningen, som följer Riksskatteverkets huvudregel. Enligt branschbedömare är villkoren generösa för förmånstagarna vid en jämförelse med andra offentliga och privata arbetsgivare. till förändrade regler och villkor Mot bakgrund av ovanstående, föreslås att den nuvarande policyn för tjänstebil ersätts av bifogat förslag till Policy för bilförmån med de tillhörande dokumenten Avtal om förmånsbil och förmånsbil. et innebär i korthet följande: Den gamla policien ersätts av en ny, som ansluter till Miljöprogram och Resepolicy I förslaget regleras villkoren på ett tydligt sätt för vem som kan få bilförmån, avveckling av förmånen, beslutsordning och nödvändig dokumentation i samband med att bilförmån beviljas och förmånsbilen anskaffas. Den högsta gränsen för inköp av förmånsbil sätts till 7,5 Prisbasbelopp i förmånsvärde för bil och extrautrustning, enligt Riksskatteverkets allmänna råd (41:990520) N:\RS\Kallelser\040070_missiv.doc Postadress: Box 1, 221 00 LUND. Besöksadress: Baravägen 1. Telefon: Växel 046-15 30 00 (kl 08.00-16.30). Fax: 046-15 36 70 Organisationsnummer: 232100-0255.
Regionkontoret Missiv 2 (2) Policy för Rev 2004-04-15 om värdering av fri eller delvis fri bil, 294 750 SEK 2004. (Regionen kan utnyttja billeverantörens prisrabatter på bilen, men föraren beskattas för bilens bruttopris.) Förmånsvärdet skall inte vara tjänstepensionsgrundande. Avtalet om förmånsbil mellan föraren och Region Skåne revideras och anpassas till den nya policien. användning av förmånsbilen förtydligas och anpassas till den nya policien. Införande av reviderade regler och villkor Beslut om att anta de reviderade reglerna och villkoren för bilförmån föreslås ske enligt följande: Regionstyrelsen upphäver beslutet om nuvarande policy för tjänstebilar, 237/1999, och fattar ett nytt beslut om föreliggande förslag till Policy för bilförmån i Region Skåne med tillhörande dokument Avtal om förmånsbil och Regler och avtalsvillkor för förmånsbil. De reviderade reglerna föreslås träda i kraft efterhand som förarnas nuvarande avtal om förmånsbil löper ut. Avtalen är knutna till leasingperiodens längd. Denna varierar mellan 24 och 36 månader, beroende på hur långt förarna beräknas köra per år. Full effekt av ändringarna nås efter 36 månader och halv efter 24, eftersom hälften av leasingavtalen är tecknade på 24 månader. till beslut: Regionstyrelsen föreslås besluta - att anta Policy för bilförmån med till policien knutna dokument Avtal om förmånsbil och förmånsbil enligt upprättat förslag. - att samtidigt upphäva beslutet, 237/1999, Policy för tjänstebil Region Skåne, - att de nya reglerna för införs från och med den tidpunkt, då Regionstyrelsen fattat beslut om ny policy. och - att de personer, som för närvarande har förmånsbil, övergår till villkoren i den nya policien i takt med att nuvarande avtal om förmånsbil löper ut. Uno Aldegren Regionstyrelsens ordförande Mats Welff Regiondirektör
Region Skåne till Policy för Bilförmån i Region Skåne Reviderat förslag april 2004
Regionkontoret 1 (4) Datum Utredare Claes Göran Nilsson Rev 2004-04-22 Tel: 046-15 31 79, mobil: 070 671 58 90 Diarienr Fax: 046 15 36 70 claes-goran.nilsson@skane.se Policy för 1. Allmänt Syftet med denna policy är att reglera beslutsordning, ansvarsfördelning och villkor för. Policyn anvisar även villkor och regler för hur förmånsbilen skall beviljas, användas och avvecklas. Ur miljöperspektiv, är avsikten att denna policy skall verka i linje med målen i Miljöprogrammet och Resepolicien, bl a målet att miljöbelastningen från transporter i Regionen skall minska. Förmånsbilen skall uppfylla Regionens krav på säkerhet, miljö och ekonomi. Föraren ansvarar för att bilen, som denne disponerar, används enligt avtalade villkor, underhålls enligt fabrikantens anvisningar, vårdas enligt Regionens föreskrifter och framförs på ett trafiksäkert, ansvarsfullt och föredömligt sätt. 2. Dokument, knutna till policyn Följande dokument är knutna till policyn: Avtal om Förmånsbil, som reglerar de allmänna juridiska villkoren mellan Region Skåne och föraren av förmånsbilen samt Regler och Avtalsvillkor för förmånsbil, som innehåller detaljerade regler om hur förmånsbilen skall användas. Dokumentet innehåller också underlag till handlingar, som används i besluts- och inköpsprocessen av förmånsbilen. 3. Vem kan få bilförmån? Regionstyrelsen fastställer villkoren för bilförmån för förtroendevalda och tjänstemän. För förtroendevalda framgår villkoren för bilförmån av särskilt reglemente. Regiondirektör, förvaltningschefer och direktörer inom koncernadministrationen är genom sin tjänsteställning berättigade till bilförmån. (41:990520) N:\RS\Kallelser\040070_policy.doc Postadress: Box 1, 221 00 LUND. Besöksadress: Baravägen 1. Telefon: Växel 046-15 30 00 (kl 08.00-16.30). Fax: 046-15 36 70 Organisationsnummer: 232100-0255.
Regionkontoret Rev 2004-04-22 2 (4) Policy för Bilförmån för övriga chefer och tjänstemän beslutas av Regiondirektören enligt en fastställd beslutsordning, som framgår av bilagan med regler och avtalsvillkor. 4. När upphör bilförmånen? För förtroendevalda är bilförmånen knuten till förtroendeuppdraget. Upphör detta uppdrag, upphör rätten till bilförmån. För Regiondirektör, förvaltningschefer och direktörer inom koncernadministrationen upphör rätten till förmånen när förordnandet går ut. För övriga chefer och tjänstemän är förmånen direkt knuten till chefsförordandet/uppdraget/anställningen till vilken bilförmånen är kopplad. Upphör detta förordnande/motsvarande, upphör också rätten till bilförmån. 5. Beslut i frågor om bilförmån och anskaffning av förmånsbil Regionstyrelsens ordförande beslutar om frågor om bilförmån och anskaffning av förmånsbil för förtroendevalda. Regiondirektören beslutar i frågor om bilförmån för chefer/tjänstemän inom linjeorganisationen. Förvaltningschef/motsvarande skall tillstyrka bilförmån för underställda chefer/tjänstemän innan beslut fattas av Regiondirektören. Regiondirektören beslutar om anskaffning av förmånsbil för samtliga tjänstemän i linjeorganisationen i Region Skåne. I frågor om bilförmån och anskaffning av förmånsbil för förvaltningschefer inom Revisionen och Förtroendenämnden Skåne, beslutar ordföranden i respektive nämnd. 6. Förmånsbilens inköpsvärde Förmånsbil får anskaffas för högst 7,5 Prisbasbelopp i förmånsgrundande belopp enligt Riksskatteverkets värderingsregler. Beloppet, (294 750 SEK 2004), skall inkludera all extrautrustning, som är beskattningsbar och justeras i samband med den årliga förändringen av Prisbasbeloppet. Bilen får extrutrustas för högst 40 000 SEK inom det angivna beloppet ovan och viss utrustning är obligatorisk. 7. Säkerhet Förmånsbilen bör bl a uppfylla minst följande krav: ha fått fyra stjärnor vid Euro-NCAP-test, och vara utrustad med bl a stabiliseringssystem och anti-sladd/-slir-system, air-condition/automatisk klimatkontroll och nackskydd på samtliga platser, helst med whiplash-skydd eller motsvarande säkerhetsnivå.
Regionkontoret Rev 2004-04-22 3 (4) Policy för En fullständig förteckning över obligatorisk extrautrustning framgår av bilagan om regler och avtalsvillkor. I takt med den tekniska utvecklingen, kommer kraven att fortlöpande skärpas. 8. Miljö Förmånsbilarna bör uppfylla Miljöklass 2005. Förarna skall medverka till att förmånsbilen används i enlighet med Miljöprogrammet och Resepolicien för Region Skåne för att minimera den miljöpåverkan, som biltransporter innebär. Förare av förmånsbilar skall särskilt bidra till att uppfylla miljömål 3: Miljöbelastningen från transporter i Regionen ska minska. Miljökraven kommer fortlöpande att skärpas i takt med framstegen i den tekniska utvecklingen. 9. Ekonomi Biltillverkarens uppgifter om bränsleförbrukning vid blandad körning skall inte överstiga 0,92 l/mil för bensinbilar och 0,84 l/mil för dieselbilar. Tjänstevikten skall ligga mellan 1 000 och 1 700 kg om inte särskilda behov finns. Förmånsbilarna leasas via av Regionen upphandlad leverantör. 10. Leverantör av förmånsbil och extrautrustning till bilen Förmånsbil skall väljas från någon av Region Skånes upphandlade billeverantörer. Modeller av typen pick-ps, vans eller sportbilar är inte tillåtna av miljö- och säkerhetsskäl. Förmånsbilens extrautrustning skall bidra till säkerhet och miljöhänsyn och vara av standardkaraktär. Avvikande fälgdiameter eller iögonfallande tillbehör är inte tillåtna. 11. Kostnadsfördelning mellan Region Skåne och föraren. Region Skåne betalar samtliga driftkostnader för förmånsbilen utom bränslet. Böter, kontrollavgifter mm betalas av föraren personligen. Föraren betalar även kostnader, som uppkommer till följd av misskötsel, allmän vårdslöshet och eller ansvar vid inträffad olycka enligt trafikmomentet i fordonsförsäkringen vid lagakraftvunnen dom eller enligt försäkringsbolagets beslut. 12. Förmånsbeskattning och betalning av drivmedel Bilförmånen beskattas enligt Riksskatteverkets allmänna råd om värdering av fri eller delvis fri bil, senaste utgåvan. Region Skåne tillämpar Riksskatteverkets huvudregel, dvs schablonmässig värdering av bilförmånen. Detta innebär att föraren står för kostnaderna för allt bränsle. Denne får via reseräkning ersättning för resor i tjänsten enligt Riksskatteverkets regler. Ersättningen är skattefri både för föraren och arbetsgivaren. Ersättningsbeloppen framgår av bilagan om regler och avtalsvillkor.
Regionkontoret Rev 2004-04-22 4 (4) Policy för 13. Rutiner för beslut, anskaffning och inköp av förmånsbilen Beslut om bilförmån, anskaffning av samt inköp av förmånsbil görs enligt fastställda rutiner och med stöd av enhetligt utformat beslutsunderlag som dokumentation. Underlag och rutiner vid beslut om bilförmån samt anskaffning av förmånsbilen framgår av bilagan om regler och avtalsvillkor. 14. Avtal reglerar de juridiska villkoren mellan parterna Ett avtal om förmånsbil upprättas mellan Region Skåne och föraren, som reglerar de juridiska villkoren mellan parterna. Detta avtal är knutet till den förmånsbil, som godkänts för anskaffning av Regiondirektören/motsvarande. Avtalsperiodens längd är direkt knuten till längden för förmånsbilens leasingperiod, för närvarande 24 eller 36 månader. Vid bilbyte skall den nya bilen godkännas av Regiondirektören/motsvarande och nytt avtal om förmånsbil upprättas. Till avtalet finns bilagt utförlig dokumentation om gällande regler och villkor om hur bilen skall användas.
Region Skåne till Avtal om förmånsbil Bilaga till Policy för Bilförmån i Region Skåne Reviderat förslag april 2004
Regionkontoret 1 (2) Datum Utredare Claes Göran Nilsson Rev 2004-04-22 Tel: 046-15 31 79, mobil: 070 671 58 90 Diarienr Fax: 046 15 36 70 claes-goran.nilsson@skane.se Avtal om Förmånsbil 1. Mellan Region Skåne, nedan kallad Regionen, och NN, med personnummer 000000-0000, nedan kallad Föraren, har följande avtal upprättats om förmånsbil. Förmånsbilens registreringsnummer är: Anskaffningen av förmånsbilen har godkänts av Regiondirektör/motsvarande. Detta beslut framgår av ett separat dokument Beslut om anskaffning av förmånsbil. Uppgifter om Föraren och förmånsbilen framgår av bilaga till detta avtal, Avtalsdokument Förmånsbil. 2. Vardera Parten har tagit del av och accepterar i sin helhet innehållet i dokumenten Policy för Förmånsbil och bilförmån i Region Skåne. 3. Förmånsbilen inklusive extrautrustning förmånsbeskattas enligt huvudregeln i Riksskatteverkets allmänna råd om värdering av fri eller delvis fri bil, senaste utgåvan, dvs schablonmässig värdering av bilförmånen. Föraren står för kostnaderna för bränslet och får ersättning för resor i tjänsten enligt Riksskatteverkets regler. Förmånsvärdet för bil och utrustning justeras till följd av ändringar i Prisbasbelopp och Statslåneränta eller till följd av andra fiskala/juridiska förändringar i beskattning av bilförmånen. 4 Detta Avtal är knutet till tidsperioden för förmånsbilens leasingavtal och upphör automatiskt att gälla när leasingperioden upphör. Förlängs leasingavtalet, förlängs också detta avtal med samma tidsperiod. (41:990520) N:\RS\Kallelser\040070_avtal.doc Region Skånes serviceorganisation för affärsmässig tjänste- och varuförsörjning Postadress: Box 1, 221 00 LUND. Besöksadress: Baravägen 1. Telefon: Växel 046-15 30 00 (kl 08.00-16.30). Fax: 046-15 35 39. Organisationsnummer: 232100-0255.
Regionkontoret Rev 2004-04-22 2 (2) Avtal om Förmånsbil Namn Förmånsbilens reg nr: Föraren ansvarar själv för att bilen återlämnas till billeverantören i rätt tid vid leasingavtalets utgång. Vid denna tidpunkt finns ett av leverantören garanterat återköpsvärde (restvärde) för bilen. Återlämnas inte bilen i rätt tid, under löpande leasingperiod eller om avtalet har förlängts, gäller inget sådant garanterat värde hos billeverantören. 5. Om avtalet sägs upp under löpande avtalsperiod, är uppsägningstiden 6 (sex) månader både för Regionen och Föraren. Om avveckling kan ske utan merkostnader för Regionen, kan Regionen medge kortare uppsägningstid. Upphör förordnandet/anställningen, som är förenad med bilförmån, upphör detta avtal att gälla från samma tidpunkt. 6. Föraren godkänner kvittningsrätt för Region Skåne av innestående lön och andra ersättningar till följd av kostnader som uppkommit för Regionen på grund av misskötsel, allmän vårdslöshet och ansvar vid inträffad olycka enligt trafikmomentet i fordonsförsäkringen vid lagakraftvunnen dom eller enligt försäkringsbolagets beslut. 7. Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna tagit vars ett undertecknat exemplar. Kristianstad den Ort,dag/månad/år Mats Welff Regiondirektör Namn, förare Befattning
Region Skåne till Regler och avtalsvillkor för förmånsbil (inklusive underlag för beslut om bilförmån samt anskaffning av förmånsbil) Bilaga till Policy för Bilförmån i Region Skåne Reviderat förslag april 2004
Regionkontoret 1 (24) Datum Utredare Claes Göran Nilsson Rev 2004-04-22 046-15 31 79, mobil: 070 671 58 90 Diarienr Fax: 046 15 36 70 claes-goran.nilsson@skane.se Innehållsförteckning 1 Policy för bilförmån är huvuddokumentet 2 2 Föraren disponerar förmånsbilen 2 3 Förarens ansvar 2 4 Vem kan få bilförmån och när upphör förmånen? 2 5 Vem beslutar i frågor om bilförmån? 3 6 Beslut om anskaffning av förmånsbil 4 7 Beslutsunderlag och dokumentation 4 8 Högsta gränsvärde för anskaffning av förmånsbil 5 9 Säkerhet 6 10 Miljö 6 11 Ekonomi 6 12 Förmånsbil från upphandlad leverantör 7 13 Kostnadsfördelning mellan Region Skåne och föraren 8 14 Förmånsbeskattning och ersättning för resor i tjänsten 8 15 Beräkning av förmånsvärde 9 16 Förmånsvärdet är inte tjänstpensionsgrundande 9 17 Underhåll och vård 9 18 Skada på förmånsbilen/ersättningsbil 9 19 Förmånsbil vid frånvaro 10 20 Körkortsförlust 10 21 Byte av bil 10 22 Återlämning test av bilen 10 23 Utköp av förmånsbil 10 24 Uppsägning av avtal 11 25 Administration av förmånsbilar 11 Bilagor, underlag för beslut om förmånsbil och anskaffning av förmånsbil 12 (41:990520) N:\RS\Kallelser\040070_regler.doc Postadress: Box 1, 221 00 LUND. Besöksadress: Baravägen 1. Telefon: Växel 046-15 30 00 (kl 08.00-16.30). Fax: 046-15 36 70 Organisationsnummer: 232100-0255.
Regionkontoret Rev 2004-04-22 2 (24) bilförmån i Region Skåne 1. Policy för bilförmån är huvuddokumentet Detta dokument är direkt knutet till Policy för och bilaga till Avtal om förmånsbil, och innehåller detaljerade regler och villkor för beslut om bilförmånen samt hur bilen anskaffas, används och avvecklas.. 2. Föraren disponerar förmånsbilen Föraren disponerar förmånsbilen av Region Skåne. Bilen leasad av Regionens leasingpartner och leasingregistrerad på det filalnummer inom Region Skåne, där föraren har sin anställning/motsvarande. Förmånstagaren har rätt att använda bilen i tjänsten och på fritiden, i Sverige och utomlands, med de begränsningar som tillämpas i Region Skånes avtal om fordonsförsäkring med försäkringsbolaget. I vissa länder i östra Europa är det förbjudet att köra Regionens förmånsbilar och för färd i vissa andra länder måste särskilda stöldförebyggande åtgärder vidtas. Den administrativt ansvarige för förmånsbilarna skall kontaktas vid utlandskörning utanför EU-området angående s k grönt kort, uppgift om i vilka länder förmånsbilen får köras och vilka stöldförebyggande åtgärder, som behöver vidtas. Förutom förmånstagaren, har familjemedlemmar i begränsad omfattning (dvs tillfälligtvis, ej regelbundet), rätt att använda bilen. Förmånsbilen får utlånas till andra anställda inom Region Skåne för tjänsteärenden men inte till utomstående personer utanför organisationen. 3. Förarens ansvar Föraren ansvarar för att förmånsbilen används enligt avtalade villkor, underhålls enligt fabrikantens anvisningar, vårdas enligt Regionens föreskrifter och framförs på ett trafiksäkert, ansvarsfullt och föredömligt sätt. 4. Vem kan få bilförmån och när upphör förmånen? För förtroendevalda inom Region Skåne är villkoren för bilförmån fastställda i Regionfullmäktiges reglemente. Tjänstemän kan få bilförmån enligt följande villkor: - Tjänsteställning (regiondirektör, förvaltningschefer och direktörer inom koncernadministationen), - anställning/förordnande kopplad/(-t) till särskild arbetsuppgift/uppdrag/motsvarande, - omfattande resor i tjänsten eller - annat särskilt skäl.
Regionkontoret Rev 2004-04-22 3 (24) Regiondirektör, förvaltningschefer och direktörer inom koncernadministrationen är genom sin tjänsteställning berättigade till bilförmån. När förordnandet för nämnda befattningar upphör, upphör även rätten till bilförmån knuten till denna tjänsteställning. Bilförmån kan också beviljas till följd av - anställning/uppdrag kopplad/kopplat till särskilt (chefs-)förordnande eller särskild arbetsuppgift, - omfattande resor i tjänsten och - annat särskilt skäl. Bilförmån i dessa särskilda skäl är direkt knuten till aktuellt skäl. Upphör förordnandet/anställningen, uppdraget, omfattande resor i tjänsten eller annat särskilt skäl, upphör bilförmånen. 5. Vem beslutar i frågor om bilförmån? Regionstyrelsens ordförande beslutar i frågor om bilförmån för förtroendevalda. Regionfullmäktiges ordförande beslutar frågor om bilförmån för Regionstyrelsens ordförande. Frågor om bilförmån för Regiondirektör beslutas av Regionstyrelsens ordförande. Regiondirektören beslutar i frågor om bilförmån för samtliga chefer/tjänstemän inom linjeorganisationen förutom dem, som har förmånen till följd av tjänsteställning. Förvaltningschef/motsvarande skall tillstyrka bilförmån för underställd chef/tjänsteman innan beslut fattas av Regiondirektören. För frågor som rör bilförmån för förvaltningschefer inom Revisionen och Förtroendenämnden Skåne dvs förvaltningar utanför linjeorganisationen, beslutar ordföranden i respektive nämnd. Regiondirektören skall fatta beslut om att bevilja rätt till bilförmån för alla chefer/- tjänstemän, förutom dem, som har förmånen som tjänsteställning, innan rätten till bilförmån regleras i anställningsavtalet i samband med anställningen/förordnandet/etc. Först när regiondirektören har beviljat denna rätt, skall förvaltningschefen/-motsvarande kunna skriva in rätten till bilförmån i anställningsavtalet/motsvarande med den underställde chefen/tjänstemannen. En särskild beslutshandling skall upprättas med detta beslut. Som beslutshandling används formuläret: - Rätt till bilförmån för tjänsteman inom Region Skåne, se Bilaga 1. Samma beslutsordning, som gäller när bilförmånen beviljas, gäller även då beslut fattas om att förmånen skall upphöra. 6. Beslut om anskaffning av förmånsbil
Regionkontoret Rev 2004-04-22 4 (24) Motsvarande beslutsordning, som beskrivits ovan, gäller när anskaffningen av förmånsbilen skall godkännas. Även vid bilbyte, skall den nya förmånsbilen godkännas av respektive beslutsfattare. En särskild beslutshandling skall upprättas vid anskaffning/återanskaffning. Samma beslutsordning gäller vid anskaffning/återanskaffning av förmånsbil som när bilförmånen beviljades. Som beslutshandling skall något av följande dokument användas: Beslut om anskaffning av förmånsbil för förtroendevald inom Region Skåne, Bilaga 2 a förvaltningschef/motsvarande, inom Region Skåne, (bilförmån till följd av tjänsteställning), Bilaga 2 b övriga chefer/tjänstemän inom Region Skåne, Bilaga 2 c. 7. Beslutsunderlag och dokumentation Följande beslutsunderlag skall upprättas i samband med att förmånsbilen anskaffas: Dokument, vilka skall upprättas före det att beslut fattas om anskaffning av förmånsbilen: - Beslut om anskaffning av förmånsbil, se Bilaga 2 a, b, c. - Offert från upphandlad billeverantör, - Kalkyl över förmånsbilens kostnader, Bilaga 3, sidan 1 och 2, preliminär beräkning av förmånsvärde för bil och extrautrustning, Bilaga 3, sidan 3 samt beställningsunderlag, Bilaga 3, sidan 4 och 5. - Avtal om förmånsbil, 2 exemplar, - förmånsbil, 2 exemplar, - Avtalsdokument med om nyckeluppgifter om förmånsbilen, 2 exemplar, Bilaga 4. Dokument, som skall upprättas efter det att Regiondirektören/motsvarande beslutat godkänna anskaffningen av förmånsbilen: - Beställning av förmånsbilen, som undertecknas av ansvarig beställare och skickas till billeverantören, Bilaga 3, sidorna 4 och 5. Dokument, som skall upprättas i samband med att föraren hämtar förmånsbilen hos billeverantören: - Leveransgodkännande, undertecknas av den, som hämtar ut bilen hos billevrantören som kvitto på att bilen mottagits av köparen/leastagaren. Leveransgodkännandet är utfärdat av SEB Finans AB, Regionens upphandlade leasingföretag och skall skickas till leasgivaren, se Bilaga 5. Dokument, som skall upprättas efter det att förmånsbilen levererats: - Avrop, blanketten fylls i och skickas till leasingföretaget, SEB Finans AB. Blanketten måste undertecknas av den, som har en godkänd fullmakt att un-
Regionkontoret Rev 2004-04-22 5 (24) derteckna avropsavtal om billeasing med SEB Finans AB. När SEB Finans AB fått denna handling, startas leasingavtalet, - Beräkning av förmånsvärde, som meddelas föraren och lönekontoret, Bilaga 3, sidan 3. 8. Högsta gränsvärde för anskaffning av förmånsbil Följande högsta gränsvärde gäller när förmånsbilen anskaffas: - 7,5 Prisbasbelopp i förmånsvärde för bil och extrautrustning enligt Riksskatteverkets värdering av bilmodeller. Prisbasbeloppet, PBB, år 2004 är 39 300 SEK. Högsta förmånsvärde är således: - 294 750 SEK för år 2004. Kommunikationsutrustning, fast eller hands-free-monterad telefon, inräknas inte i detta värde (denna utrustning är inte förmånsbeskattad). Bilen får inte utrustas så, att den markant avviker från standardutförandet, t ex med extrema spoilers, s k kjolar, sportfälgar på 17 och däröver eller andra extremt iögonfallande tillbehör. Följande utrustning är obligatorisk och skall inrymmas inom gränsen för det högsta förmånsvärdet ovan, oavsett vid vilken tidpunkt på året bilen levereras: vinter- och sommarhjul, larm, starspärr eller motsvarande, gummimattor och lastrumsmatta, stereo/cd med RDS-funktion för radiosänd trafikinformation, luftkonditionering/klimatanläggning, nackskydd på samtliga platser, helst med whip-lashskydd eller motsvarande säkerhetsnivå, krockkudde, helst även för framsätespassageraren, stabiliseringssystem, antisladd/-slir-system, yttertemperaturmätare, förbandsutrustning, brandsläckare av pulvertyp. Dessutom skall bilen utrustas med handsfree-utrustning för mobiltelefon. Förmånsbilen får maximalt extrautrustas för 40 000 SEK. Extrautrustning, inom ramen, som kompletteras under användningsperioden, skall anmälas till lönekontor och den, som administrerar förmånsbilarna, för beräkning av nytt förmånsvärde för bil och förare. Komplettering av extrautrusning över 5 000 SEK skall godkännas av Regiondirektör/motsvarande. Extrautrustning, som inte faller inom den ekonomiska ramen, bekostas inte av Region Skåne. Sådan utrustning har inget garanterat återköpsvärde hos billeverantören och föraren har ingen rätt till ersättning av ett eventuellt restvärde för denna utrustning. Förmånsbilen får inte utrustas med:
Regionkontoret Rev 2004-04-22 6 (24) 9. Säkerhet hjul med avvikande diameter från standardutförandet på 17 och däröver, iögonfallande tillbehör samt karossdetaljer utöver stan dardutförande för modellen. Enligt Region Skånes krav bör förmånsbilen erbjuda förare och passagerare bra skydd vid frontal- och sidokollision. Dessa krav anses, enligt Vägverkets policy för bilar, som används i tjänsten, vara uppfyllda om en bilmodell fått minst fyra stjärnor vid provning enligt i Euro-NCAP (European New Car Assessment Programme). Säkerhetsbälte skall alltid användas! Krockkudden kan nämligen utlösas även vid påkörning av hinder i låga hastigheter. Mobiltelefon får bara användas under körning om förmånsbilen är utrustad med fast telefon eller s k hands-free-utrustning eller motsvarande. Föraren skall under huvuddelen av samtalstiden kunna hålla båda händerna på ratten. Föraren skall alltid köra bilen på ett laglydigt, trafiksäkert och hänsynsfullt sätt och vara ett föredöme i trafiken. 10. Miljö Region Skånes förmånsbilar bör uppfylla Miljöklass 2005. Förmånsbilen skall vara så bränslesnål som möjligt med hänsyn till storleksklassen. Bland det upphandlade sortimentet av bilar finns några modeller med alternativa drivmedel. Genom att använda miljöbilar i enlighet med Miljöprogrammet och Resepolicien för Region Skåne, medverkar föraren till att uppfylla miljömål 3: Miljöbelastningen från transsporter i Regionen skall minska. Förare av förmånsbilar bör alltid sträva efter att kombinera en effektiv planering av tjänsteresor med ett trafiksäkert och bränsleekonomiskt körsätt. Målet bör vara, att alltid bidra till att minimera den miljöpåverkan, som biltransporter innebär. 11. Ekonomi Föraren bör välja en för Region Skåne så totalekonomiskt fördelaktig förmånsbil som möjligt. Kostnaden för förmånsbilen påverkas främst av följande faktorer: Förmånsbilen inköpspris och återköpsvärde, årlig beräknad körsträcka samt bilens storlek och bränsleförbrukning. Regionens inköp av förmånsbil finansieras för närvarande genom finansiell leasing, dvs avgifter som täcker kapitalkostnaderna för bilen (motsvarande ränta och amorteringar). Denna leasingform omfattar inte finansiering av övriga driftutgifter som t ex reparationer, skatter, avgifter och försäkring.
Regionkontoret Rev 2004-04-22 7 (24) Leasingavgifterna baseras på att förmånsbilen vid avtalsstarten åsätts ett matematiskt, av billeverantören garanterat återköpsvärde (restvärde), efter leasingperiodens slut. Föraren bör välja en förmånsbil med högt återköpsvärde. Ju högre detta värde är, desto lägre blir leasingkostnaden. Dessutom ger en bil med lågt inköpspris lägre leasingkostnader än en med högt inköpspris. Beroende på årlig beräknad körsträcka, tecknas leasingavtalen på 24 eller 36 månaders löptid. Generellt sett är leasingkostnaden högre för bilar som leasas med 24 månaders avtal, beroende på att leasingavgifterna skall betalas på en kortare tidsperiod. Leasingkostnaden är den största kostnadsposten för förmånsbilen. Det är därför viktigt att kunna göra en så korrekt bedömning av den beräknade årliga körsträckan som möjligt. Förmånsbilen skall vara så energisnål som möjligt med hänsyn till den storleksklass som man behöver. Med referens till Vägverkets policy för bilar som används i tjänsten, bör bränsleförbrukningen vara högst 0,92 l/mil för bensinbilar och 0,84 l/mil för dieselbilar. Dessa begränsningar utgår från förutsättningen att bilar med större utrymmesbehov används som förmånsbilar. Förmånsbilarnas tjänstevikt bör ligga mellan 1 000 och 1 700 kg om det inte finns betydande lastbehov. Region Skåne har upphandlat ett ramavtal om finansiell leasing av bl a förmånsbilar. Nuvarande ramavtal är tecknat med - SEB Finans AB, avtal 6748, MA/010310 och gäller till och med den 31 december 2004. Se mer om leasingavtalet på MA-Skånes hemsida: www.skane.se/ma. Klicka vidare till Portaler. 12. Förmånsbil från upphandlade leverantörer Föraren väljer förmånsbil från någon av Region Skånes upphandlade leverantörer av personbilar enligt det sortiment, som framgår av avtalet. Regionen har upphandlat följande leverantörer av förmånsbilar: - Ford, MA/010283-01, - NB Personvagnar AB (Audi/Volkswagen), MA/010283-02, samt - Toyota Center Malmö AB, MA/010283-03 De nuvarande avtalen gäller till och med den 28 februari 2005, och kan förlängas ett år. Information om avtalen kan sökas på MA-Skånes hemsida: www.skane.se/ma Klicka vidare till Portaler. 13. Kostnadsfördelning mellan Region Skåne och föraren Föraren av förmånsbilen betalar följande kostnader: drivmedel (bensin, diesel eller alternativa bränslen),
Regionkontoret Rev 2004-04-22 8 (24) parkeringsavgifter. Avgifter, som betalats i tjänsten ersätts mot reseräkning, kostnader för skeppning på tåg och båt, vid resor i tjänsten ersätts dessa avgifter mot reseräkning, vägtullar, vid resor i tjänsten ersätts dessa avgifter mot reseräkning, böter eller avgifter i samband med trafikförseelse av lokal trafikstadga eller påförd kontrollavgift inom avgiftsbelagt parkeringsområde, själriskbelopp vid ansvar enligt fordonsförsäkringens trafikmoment vid inträffad olycka eller skada på bilen efter lagakraftvunnen dom eller försäkringsbolagets beslut, kostnader för reparationer som uppkommit till följd av misskötsel, allmän vårdslöshet eller då föraren åsidosatt det ansvar för underhåll av förmånsbilen, som vilar på den ansvarige föraren. Region Skåne betalar följande kostnader: leasingavgifter, som betalas kvartalsvis i förskott till Regionens leasingpartner, fordonsskatter och registreringsavgifter, fordonsförsäkring, Förmånsbilen skall vara helförsäkrad eller omfattas av vagnskadegaranti och halvförsäkring (trafik- och delkaskoförsäkring). Hyrbilförsäkring ingår i försäkringsvillkoren, s k MER-försäkring. Föraren ansvarar för att försäkringsbevis och skadeanmälan förvaras i fordonet. Mer information om gällande försäkringsavtal med Länsförsäkringar Skåne kan sökas på MA-Skånes hemsida under Portaler. självrisker vid skador på förmånsbilen enligt försäkringens trafik- (då motparten är vållande/ansvarig), delkasko- och vagnskadeförsäkringsmoment. kontrollbesiktning, service och reparationer, vid ordinarie servicetillfällen enligt bilfabrikantens anvisningar samt mellan dessa tillfällen vid inköp av påfyllnadsolja och glykol, spolarvätska, säkringar glödlampor och övrigt enklare reservdelssortiment samt vid tvättning av bilen. Innan garantireparationer och större reparationer, över 5 000 SEK genomförs, skall kontakt tas med ansvarig samordnare av förmånsbilar inom Regionen. 14. Förmånsbeskattning och ersättning för resor i tjänsten I Region Skåne tillämpas Riksskatteverkets huvudregel vid beskattning av bilförmån, dvs schablonmässig värdering av bilförmånen enligt den senaste utgåvan av Riksskatteverkets allmänna råd om värdering av fri eller delvis fri bil. Föraren betalar personligen kostnader för bränslet. Föraren får ersättning för resor i tjänsten med förmånsbilen. Ersättningen uppgår för närvarande, januari 2004, till följande belopp: - 9 SEK/mil för bilar, som drivs med bensin, biogas, etanol och övriga alternativa drivmedel samt - 6 SEK/mil för dieseldrivna bilar. Ersättningen är skattefri för förmånstagaren. Region Skåne betalar inga arbetsgivaravgifter på ersättningsbeloppen. Beloppen justeras i samband med ändringar i Riksskatteverkets anvisningar. Föraren redovisar varje månad på reseräkningen utgifter för drivmedel vid körning i tjänsten och övriga driftutgifter, som berättigar till ersättning från Regionen.