TRANÅS kommunala författningssamling REGLEMENTE FÖR KOMMUNSTYRELSEN är tilläggsregler som gäller utöver det som står om kommunstyrelsen i kommunallagen. Antaget av kommunfullmäktige 2000-03-20 Reviderat av kommunfullmäktige 2001-12-17 Reviderat av kommunfullmäktige 2003-01-27 Reviderad av kommunfullmäktige 2007-05-21 65 Reviderad av kommunfullmäktige 2011-06-13 130
KOMMUNSTYRELSENS ÖVERGRIPANDE UPPGIFTER Ledningsfunktion 1 Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Ansvarsområde 2 I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna bland annat - utvecklingen av den kommunala demokratin och brukarinflytande - personalpolitiken - den övergripande planeringen av användningen av mark och vatten samt övrig övergripande strategisk planering och regionala utvecklingsfrågor - mark- och bostadspolitiken och se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls samt att bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet främjas - energiplaneringen samt främja energihushållningen - trafikpolitiken och verka för en tillfredsställande trafikförsörjning - informationsverksamheten - utveckling och samordning av informations- och kommunikationssystem - övergripande IT frågor och andra infrastrukturella frågor för en tillfredställande kommunikationsförsörjning - arbetet med att reformera det kommunala regelbeståndet - arbetet med att effektivisera administrationen - utveckla den kommunala organisationen så att kommunens verksamhet kan drivas effektivt och fortlöpande följa upp planerad verksamhet. - bevakning av omvärldsfrågor, reformering och utveckling av övergripande policy och strategier - arbetsmarknads- och näringslivsfrågor och ansvarar för åtgärder för att allmänt främja sysselsättningen och näringslivet i kommunen - säkerhetsfrågor och riskhanteringsåtgärder - uppgifter enligt handlingsprogram mot skydd och olyckor samt plan för extra ordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Kommunstyrelsen ska vidare med uppmärksamhet följa - miljövårds- och naturvårdspolitiken och verka för en god miljö i kommunen - arbetet för en ekonomiskt, ekologiskt och socialt hållbar utveckling - socialtjänsten och verka för att socialtjänstlagens mål kan uppfyllas - den kommunala hälso- och sjukvården och verka för en god kommunal hälso- och sjukvård 2
- stöd och service till vissa funktionshindrade och verka för att LSS-lagens mål kan uppfyllas - handikappfrågor - skolans verksamhet och verka för att skollagstiftningens mål kan uppfyllas - fritids- och kulturfrågor och verka för en god fritids- och kulturverksamhet i kommunen. Styrfunktionen 2 I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att - leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, göra förslag till mål och riktlinjer som inte är lagreglerat till annan nämnd - göra övriga framställningar som inte i lag är förbehållna annan nämnd - övervaka att fullmäktiges beslut om mål och planer för verksamheten och att ekonomin efterlevs samt att kommunens löpande förvaltning sköts rationellt och ekonomiskt - tillse att uppföljningen sker till fullmäktige från samtliga nämnder om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret - ansvara för samordningsträffar med nämndpresidierna och förvaltningscheferna - ha fortlöpande uppsikt över verksamheter i de företag och stiftelser som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda ägardirektiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen. - verka för att nedbringa kostnaderna i den totala kommunala organisationen genom att samordna verksamheten i kommunala företag och stiftelser i den mån kommunens inflytande möjliggör detta och under samma förutsättning samordna verksamheten med kommunens - tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag och stiftelser som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. - utfärda instruktioner och föreskrifter för nämndernas förvaltningsadministration - utfärda instruktioner och föreskrifter för den gemensamma personalpolitiken - överta verksamhetsansvar och beslutanderätt för Tranås kommuns verksamhet vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap som innebär allvarlig störning eller överhängande risk för viktiga samhällsfunktioner KOMMUNSTYRELSENS ÖVRIGA VERKSAMHETER Ekonomisk förvaltning 4 Kommunstyrelsen ska ha hand om kommunens medelsförvaltning och följa fullmäktiges föreskrifter för det. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar. 3
Kommunstyrelsen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår att bland annat att - underhålla och förvalta kommunens fasta och lösa egendom - se till att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett - ha hand om egen donationsförvaltning samt efter samtycke från annan nämnd placera sådana medel som ingår i donation som förvaltas av den nämnden. Personalpolitiken 5 Kommunstyrelsen ska som ensam nämnd/styrelse ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och har bland annat att - med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor om förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. - förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt - besluta om stridsåtgärder - avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser om förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare - övervaka tillämpning av reglemente, avtal och bestämmelser samt göra de anvisningar som kan föranleda därav - ta det yttersta ansvaret för arbetsmiljön för kommunens anställda - ge uppdrag som avses i 6 kap. 3 lagen om vissa kommunala befogenheter. Kommunstyrelsen beslutar om sin egen förvaltningsorganisation inom de riktlinjer som kommunfullmäktige fastställt. Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för samtlig personal i kommunen. Kommunens ledande tjänsteman är kommunchefen. Övrig förvaltning 6 Uppgifter enligt speciallagstiftning Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd, räddningsnämnd, krisledningsnämnd och hemvärnsnämnd och tillsynsansvarig för sotningsväsendet. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i arkivreglemente. Kommunstyrelsen är registeransvarig för de personregister som styrelsen för i sin verksamhet och förfogar över med hänvisning till personuppgiftslagen. Kommunstyrelsen svarar för kommunens anslagstavla. 4
Övrig verksamhet 7 Kommunstyrelsen har vidare hand om - arbetsmarknads- och näringslivsfrågor - kommunens centrala informationsverksamhet - förnyelse av kommunstyrelsens regler och utformningen av fullmäktiges handlingar - turistverksamheten och den övergripande marknadsföringen av kommunen - exploateringsverksamheten - bevakning av kommunens intressen vid fastighetsbildning och planläggning - samhällsskydd och beredskap - beslut om tillstånd enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor - trafiksäkerhetsfrågorna - samordning av samhällsbetalda transporter - kommunens heraldiska vapen - internationella frågor - de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd. Delegering från kommunfullmäktige 8 Kommunstyrelsen ska besluta i följande grupper av ärenden - vid behov ta upp lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige beslutat med särskilt beaktande av de föreskrifter om säkerheten som fullmäktige angivit - styrelsens förvaltningsorganisation inom de riktlinjer som fullmäktige beslutat - på begäran av en nämnd omfördela medel som anslagits till nämnden inom den budgeterade verksamhetsvolymen och av fullmäktige beslutad beloppsram och andra riktlinjer - utarrendera, uthyra eller annars upplåta fastighet som tillhör kommunen - köp, försäljning, byte, fastighetsreglering, expropriation eller inlösen med stöd av planoch bygglagen av fastighet eller fastighetsdel enligt riktlinjer beträffande belopp och villkor i övrigt. - ärenden enligt lagen om förvärv av hyresfastighet mm - i sådana mål och ärenden, där det ligger på kommunstyrelsen att föra kommunens talan, träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal - avge yttrande som ligger på kommunfullmäktige om inte yttrandet är av principiell betydelse för den kommunala självstyrelsen. Kommunstyrelsen får också besluta i sistnämnda slag av yttranden om remisstiden inte medger att yttrandet behandlas på ordinarie sammanträde med fullmäktige - avge yttrande enligt lagen om TV övervakning. 5
ANSVAR OCH RAPPORTERINGSSKYLDIGHET 9 Kommunstyrelsen ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har beslutat och de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Kommunstyrelsen ska fyra gånger per år till fullmäktige redovisa hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret varav en med en fylligare avrapportering per sista augusti i samband med delårsbokslutet. Kommunstyrelsen ska två gånger varje år redovisa motioner och medborgarförslag som inte beretts färdigt. Redovisning ska göras på fullmäktiges sammanträden i april och oktober. Fullmäktige skall informeras om anledning till att ärendena inte avgjorts och när beslut kan beräknas fattas. KOMMUNSTYRELSENS ARBETSFORMER Sammansättning 10 Kommunstyrelsen består av 11 ledamöter och 11 ersättare. Styrelsens ledamöter och ersättare samt ordförande, 1:e vice och 2:e vice ordförande väljs av fullmäktige för en tid av fyra år, det år då val ägt rum av kommunfullmäktige i hela riket. Ersättarnas tjänstgöring 11 Om en ledamot är förhindrad att komma till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som kommer under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe, så snart pågående ärende avslutats. Om inte ersättaren väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Ersättare som inte tjänstgör, har yttranderätt men inte förslagsrätt vid sammanträden och ej rätt att få sin mening antecknad i protokollet. 12 6
En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Inkallande av ersättare 13 En ledamot om är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till kommunstyrelsens sekreterare eller någon annan anställd vid kommunledningskansliet som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordföranden 14 Om varken ordföranden, 1:e vice eller 2:e vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdena Tidpunkt 15 Kommunstyrelsen sammanträder på dag och tid som styrelsen bestämmer. Kallelse 16 Ordföranden ansvarar för att kallelse skickas till sammanträdena. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast 5 dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. 7
I undantagsfall får kallelsen ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordförandena kan kalla till sammanträde skall den till ålder äldste ledamoten göra detta. Insynsplats 17 Varje i kommunfullmäktige representerat parti garanteras en insynsplats i styrelsen. Insynsplatsen medger deltagande i överläggningar och rätt att yttra sig. Partirepresentanten har ej rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Ordföranden 18 Det ligger på kommunstyrelsens ordförande att - närmast under kommunstyrelsen ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning - med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor - främja samverkan mellan kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder bland annat genom regelbundna presidieöverläggningar - representera kommunstyrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden, företag och enskilda om inte kommunstyrelsen bestämt annat i ett särskilt fall. Kommunstyrelsens ordförande får närvara vid nämndernas sammanträden. Ordföranden får delta i överläggningarna men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte ärende som rör myndighetsutövning mot någon enskild. Kommunalråd 19 Sedan val av kommunstyrelsen skett utser kommunfullmäktige bland styrelsens ledamöter det antal kommunalråd som fullmäktige finner lämpligt. Kommunstyrelsens ordförande skall också vara kommunalråd. Kommunalråd skall ägna hela sin arbetstid åt uppdrag för kommunen. Kommunfullmäktige beslutar om kommunalrådets ansvarsområde. Justering av protokoll 20 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. 8
Kommunstyrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan styrelsen justerar den, därefter anslås paragrafen omedelbart. Reservation 21 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkten som har fastställts för justeringen av protokollet. Delgivningen 22 Delgivning från kommunstyrelsen sker med ordföranden, kommunchefen eller annan anställd som styrelsen bestämmer. Undertecknande av handlingar 23 Avtal, andra handlingar och skrivelse som beslutas av kommunstyrelsen skall undertecknas av ordförande eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av kommunchefen eller dennes ställföreträdare. I övrigt bestämmer kommunstyrelsen vem som skall underteckna handlingar. Kommunstyrelsens delegationsrätt 24 Kommunstyrelsen har rätt att uppdra åt utskott, ledamot eller åt anställd hos kommunen att på styrelsens vägnar fatta beslut I kommunallagens 6 kap 34 anges vilka ärenden som inte får delegeras (SFS 1991:900). Styrelsen bör nyttja möjligheten enligt Kommunallagen 6 kapitlet 37 att uppdra till förvaltningschef att fatta beslut på styrelsens vägnar enligt kommunallagen 6 kapitlet 33 och överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt annan anställd inom kommunen att fatta beslut i hans ställe. Vid delegation av ärenden till anställd i kommunen bör villkor uppställas om att de som nyttjar styrelsens tjänster skall ges tillfälle att lägga fram förslag eller yttra sig innan beslut fattas. Av kommunstyrelsen delegerad beslutanderätt bör ej utövas i ärende av principiell natur. Delegationsbeslut ska anmälas till styrelsen som bestämmer i vilken ordning och på vilket sätt detta skall ske. 9
Det åligger styrelsen att fortlöpande övervaka hur förtroendevalda och anställda utövar sin beslutanderätt Medborgarförslagshantering 25 I de fall kommunfullmäktige beslutar att överlämna medborgarförslag till kommunstyrelsen för beslutsfattande gäller följande: - Den som har väckt ett ärende genom medborgarförslag har rätt att delta i överläggningarna i ärendena när beslut ska fattas i anledning av förslaget utom i de fall som anges i 6 kap. 19a tredje stycket i kommunallagen. - Kommunstyrelsen ska fortlöpande informera kommunfullmäktige om de beslut som fattas i anledning av medborgarförslag Offentliga sammanträden 26 Fullmäktige medger att styrelsen får besluta att dess sammanträden ska vara offentliga. Styrelsens sammanträden ska dock alltid hållas inom stängda dörrar i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som hos nämnden omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Kommunstyrelsens utskott och arbetsgrupper 27 Inom kommunstyrelsen ska det finnas ett arbetsutskott. Arbetsutskottet består av 3 ledamöter och 3 ersättare. 28 Kommunstyrelsen väljer för den tid styrelsen bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande, en vice ordförande och en andre vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. 29 Ersättare skall närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare skall inkallas till tjänstgöring i den av kommunfullmäktige bestämda ordningen. 10
Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet som inte utsetts vid proportionellt val, skall fyllnadsval snarast förrättas. 30 Utskottet sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträden skall också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst 1 ledamot begär det. För beslutförhet erfordras att utskottet är fulltaligt och ense. Kopior av utskottets protokoll skall tillställas samtliga ledamöter och ersättare i arbetsutskottet. 31 De ärenden som skall avgöras av kommunstyrelsen i dess helhet skall beredas av utskottet om beredning behövs. Ordföranden eller kommunchefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet beretts skall utskottet lägga fram förslag till beslut. 32 Styrelsen får därutöver inrätta de utskott som styrelsen finner nödvändiga. 11