INTERNKONTROLLREGLEMENTE Kf 127/2004, Gäller fr o m 2004-12-01 Det yttersta ansvaret för den interna kontrollen har respektive nämnd och styrelse. Detta fastslås i kommunallagens 6 kap 7. Styrelsen har ett större ansvar eftersom de även ska upprätta och utforma kommunövergripande regler och anvisningar för den interna kontrollen. Detta sker nu i form av ett internkontrollreglemente med tillhörande kommentarer. Syfte Vad är syftet med internkontrollreglemente? - Öka effektiviteten inom alla nivåer av kommunens organisation. - Säkra kommunens tillgångar. - Säkra en korrekt ärendehandläggning genom att bestämmelser och överenskommelser efterlevs. - Förhindra att kommunen drabbas av förluster till följd av fel eller brott och andra oegentligheter. - Säkra att pengar och andra resurser används i överensstämmelse med tagna beslut. - Säkra en riktig och ändamålsenlig redovisning. - Skydda personalen mot oberättigade misstankar om oegentligheter. Kontroller Interna kontrollen kan indelas i redovisnings- och administrativa kontroller. Redovisningskontrollerna utgår från att ingen enskild ska hantera en ekonomisk transaktion ensam från början till slut. Kontroll av det arbete som utförs av en befattningshavare ska så långt som är möjligt göras av någon annan. Detta för att undvika möjligheten till oegentligheter. Kontrollerna regleras genom löpande avstämningar, kontrollräkningar, inventeringar och behörighetskontroller i ITsystemen, debiterings- och kravrutiner, attest och utanordningskontroll. Nedan listas exempel på områden som ska kontrolleras, självklart i olika utsträckning beroende på nämnd: - Efterlevnad av god redovisningssed - Ekonomisystemets in- och utrapporteringssystem/rutiner - Fakturahantering och attestrutiner - Intäktsredovisning - Avstämningsrutiner - Hantering av kontantkassor - Inventarieredovisning - Lönerapportering, personalredovisning - Budgetuppföljning - Faktureringsrutiner - Kravrutiner - Medelshantering - Bidragshantering/redovisning Vad gäller budgetuppföljning, som är av central betydelse för kommunens ekonomi, ska avvikelser mot budget rapporteras och åtgärder vidtas enligt gällande ekonomistyrregler. Detta innebär en rapporteringsskyldighet för varje verksamhetsansvarig uppåt i organisationen. I de fall en godtagbar förklaring ej lämnats till avvikelsen ska den överordnade överlämna ärendet till
förvaltningschefen som avgör vilka åtgärder som ska vidtas. Ett tillfälligt fråntagande av kontoansvar är en lämplig åtgärd till dess utvecklingen vänt eller godtagbara förklaringar inhämtats. De administrativa kontrollerna är till för att befrämja effektivitet och att se till att fördelade resurser används i enlighet med fattade beslut och uppställda mål. Vidare ska kontrollerna se till att lagar, bestämmelser mm efterlevs. De administrativa kontrollerna kan i sin tur indelas i organisatoriska kontroller och förvaltningskontroller. Organisatoriska kontroller skapas genom att organisationen är utformad på ett ändamålsenligt sätt. Det bör finnas en dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning. Viktiga rutinbeskrivningar ska vara dokumenterade. Förvaltningskontroller skapas genom att styr- och rapporteringssystemen utformas på ett ändamålsenligt sätt. Med ändamålsenlighet avses att det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Nedan anges exempel på administrativa kontroller, som i större eller mindre utsträckning bör genomföras på nämndnivå. - Reglementen - Delegationsordningar - Organisationsbeskrivningar - Rutin- och systembeskrivningar - Styr- och uppföljningssystem - Posthantering och diarieföring - Arkivering - IT-säkerhet/sårbarhet - Kompetens i organisationen - Efterlevnad av lagar, regler och policys INTERNKONTROLLREGLEMENTE Organisation 1 Styrelsen Styrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen. 2 Nämnderna Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att: - en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde - regler och anvisningar antages för den interna kontrollen 3 Förvaltningschefen Inom nämnds verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef eller motsvarande för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler ska antagas av respektive nämnd.
Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar 4 Verksamhetsansvariga De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. I de fall bristerna berör den överordnade ska bristerna rapporteras till förvaltningschef. I de fall bristerna berör förvaltningschef ska bristerna rapporteras till nämnden. Uppföljning 5 Nämndens skyldigheter Varje nämnd har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. 6 Intern kontrollplan Nämnd ska varje år antaga en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. 7 Nämndens rapporteringsskyldighet Nämnden skall i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till styrelsen. Rapportering ska samtidigt också ske till kommunens revisorer. 8 Styrelsens skyldigheter Styrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, föranstalta om sådan. Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. Kommentarer till internkontrollreglementet 1 Styrelsen Det är viktigt att styrelsens övergripande ansvar för att verka för en god intern kontroll fastlägges, bl a i enlighet med Kommunallagen 6:1-4 och 8:1. Styrelsen har således ett ansvar för att utforma en övergripande organisation för den interna kontrollen. En annan viktig uppgift för styrelsen är att ta initiativ till, utveckla och formulera förvaltningsövergripande anvisningar kring intern kontroll t ex i frågor om attest, uppföljning, anslagskontroll, lönerapportering mm. 2 Nämnderna Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i Kommunallagen 6:7 och 9:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger, att med utgångspunkt från den övergripande interna kontrollorganisationen som fullmäktige beslutat om (reglementet), utforma en lokal organisation anpassad till respektive nämnds organisationsutformning. Vidare måste lokala, nämndvisa regler och anvisningar utformas för den
interna kontrollen. Dessa regler och anvisningar ska dokumenteras och antas av nämnden. 3 Förvaltningschefen Förvaltningschefen har det verkställande ansvaret för att arbeta fram regler och anvisningar om intern kontroll. Uppdraget kan givetvis delegeras till någon/några andra inom organisationen att utforma konkreta förslag till regler och anvisningar. I reglerna och anvisningarna anges också förvaltningschefens skyldighet att löpande rapportera till nämnden om hur arbetet med att utforma och förändra den interna kontrollen fortskrider samt hur den interna kontrollen fungerar. 4 Verksamhetsansvariga Med verksamhetsansvarig avses chefer på olika nivåer i organisationen. De verksamhetsansvarigas ansvar för att arbeta i enlighet med de regler och anvisningar som har antagits av nämnden kring den interna kontrollen fastslås här. Alla anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister i det interna kontrollsystemet till den närmast överordnade som i sin tur också är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Syftet med detta är givetvis att man inom förvaltningen omgående ska kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats. 5 Nämndens skyldigheter För att det interna kontrollsystemet ska kunna fungera och kunna förändras och anpassas i takt med verksamhets- och organisationsförändringar, fordras en kontinuerlig uppföljningsprocess. Detta förutsätter att nämnden själv handhar uppföljningen eller att nämnden beslutar att någon/några anställda ska biträda nämnden i detta arbete. Det är ibland en fördel om någon utanför nämndens organisation biträder med uppföljningen exempelvis från ekonomi- eller personal- och kansliavdelningen. Det finns även fördelar i vissa lägen att låta någon anställd från en annan facknämnd utföra uppföljningen. 6 Intern kontrollplan Inför varje verksamhetsår ska nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden ska väljas ut med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Omfattningen av planen är beroende av nämndens och dess verksamheters omfattning och volym och även avhängig den väsentlighets- och riskbedömning som gjorts. 7 Uppföljning av intern kontrollplan Rapporteringen bör ske skriftligt. Frekvensen och utformningen av rapporteringen ska beskrivas i den interna kontrollplanen. 8 Nämndens rapporteringsskyldighet Eftersom styrelsen har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen är det viktigt att resultatet av nämndernas uppföljningar av den interna kontrollen rapporteras till styrelsen. Styrelsen har sedan att ta med dessa rapporter i sin bedömning över kommunens totala interna kontrollsystem. Kommunens revisorer skall också ta del av rapporterna eftersom de bör utgöra en del av ett underlag för ett uttalande i revisionsberättelsen huruvida kontrollen inom nämnderna är tillräcklig. 9 Styrelsens skyldigheter
Styrelsen ska, med utgångspunkt från nämndernas rapporter och den egna uppföljningen inom styrelsens verksamhetsområde, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. I egenskap av ägare är det naturligt att information inhämtas om hur de interna kontrollsystemen fungerar i de kommunala bolagen. Det är också viktigt att denna utvärdering leder till att åtgärder vidtas till förbättringar av eventuella brister i kontrollsystemet. Internkontroll i praktiken Nämnderna har enligt internkontrollreglementet en skyldighet att upprätthålla ett system för tillsynen av den interna kontrollen, vilket ligger i linje med kommunallagens bestämmelse om nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Ett lämpligt sätt är att varje nämnd upprättar en internkontrollplan som anger hur tillsynen skall bedrivas. Dessutom skall nämnderna utveckla rutiner för rapportering. En internkontrollplan bör svara på följande frågor: Vad skall kontrolleras När ska kontrollen utföras Hur skall kontrollen utföras Vem skall utföra kontrollen Hur skall rapporteringen genomföras Det är alltså nämnden som beslutar vilka processer som skall med på internkontrollplanen. I mallen nedan visas en bild över hur internkontrollplanen bör se ut. Process Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod rutin/system Rapportering till Delegation Att delegationsordning Nämndsekr. Eller 1 gång/år Stickprov Förvaltningschef Liten efterlevs motsv. Attestrutiner Att gällande attest- Ekonom eller 2 gånger/år Stickprov Förvaltningschef Allvarlig rutiner efterlevs motsv. Lönerapportering Kontroll av att reglerna Löneassistent 4 gånger/år Stickprov Resp. enhetschef Måttlig vid frånvarorapportering har följts Riskbedömning Riskbedömningen handlar om att identifiera viktiga processer och analysera risker och felkällor i dessa processer. Det är risken för negativa konsekvenser av väsentlig betydelse som skall bedömas. Vid bedömning av risk kan följande kriterier ligga som grund: Områdets ekonomiska betydelse En balansposts storlek i relation till omslutningen Transaktionsvolym och storlek på enskilda transaktioner inom verksamhetsområdet Den omfattning i vilken verksamhetsområdet är föremål för löpande bedömningar Kompetens och erfarenhet hos berörd personal I vilken mån mål är definierade i mätbara termer för verksamheten och hur dessa följs upp Följande grader finns: Försumbar, Liten, Måttlig, Allvarlig och Mycket allvarlig Internkontrollplanen är alltså ett enkelt sätt att praktiskt kunna följa internkontrollsreglementet och därmed säkerställa att den interna kontrollen fungerar. Planen skall fastställas av nämnden. Kontrollansvariga kan vara personer inom den egna förvaltningen. Dessa bör dock inte vara direkt inblandade i den process som granskas. Resultatet av granskningen skall utfalla i följande dokument:
KONTROLLRAPPORT Nämnd/förvaltning/enhet. Process (rutin/system).. RESULTAT Ja Nej 1. Dokumenterad rutinbeskrivning finns 2. Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning 3. Rutinen fungerar men behöver utvecklas 4. Följande avvikelser mot rutinbeskrivning har konstaterats: Kontroll utförd (datum).. Kontrollansvarig. Dokumentet redovisas upp i organisationen: Kontrollansvarig Förvaltningschef Nämnd Styrelse och revisiorer