Handbok Praktikantprogrammet för yngre personer Ansökningsomgång 2013
Förord Välkommen till praktikantprogrammet. Syftet med denna handbok är att ge er som projektansökare vägledning och råd när ni fyller i ansökan för praktikantplatser. Om ni har några frågor om ansökan eller behöver råd är ni välkomna att kontakta handläggare som arbetar med praktikantprogrammet: Maria Kaarto, telefonnummer: 010 4700 03 80 Karin Cedergren 010-470 03 82 E-post: praktikantprogrammet@uhr.se Handbokens upplägg Handboken innehåller råd för hur ansökan bör besvaras. Handbokens avsnitt motsvarar ansökans olika frågor. Del I behandlar direktförmedlande organisationers ansökan. Del II i handboken behandlar vidareförmedlande organisationers ansökan. En ansökan som inte är giltig går inte vidare i behandlingen utan avslås utan att bedömas. En checklista för vad som måste finnas med i ansökan finner ni i slutet av handboken. Kontrollera därför att ni har fyllt in ansökan rätt enligt checklistan innan ni skickar in ansökan. Ansökan laddar ni hem från utbyten.se. När ni har fyllt i ansökan, skriver ni ut PDF:n, skriver under och skickar in ansökan till Universitets- och högskolerådet. Sista datum att skicka in ansökan är den 1 november 2013, svensk poststämpel gäller. En bekräftelse på att vi har mottagit er ansökan kommer att skickas ut via e-post. Där framgår er ansökans diarienummer som ni behöver vid alla kontakter med Universitets- och högskolerådet. Beslut lämnas tidigast den 12 december, förhandsbesked ges inte. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811. Vi hoppas att ni kommer att ha nytta av handboken i förberedelserna av er ansökan. Lycka till med er ansökan!
Allmän information om programmet Praktikantprogrammet ger möjlighet för Sida:s ramorganisationer inom civila samhället samt näringslivets organisationer, att söka medel hos Universitets- och högskolerådet för att finansiera praktikantverksamhet hos organisationerna. Unga svenskar mellan 20 och 30 år kan i sin tur ansöka om en praktikantplacering hos Sida:s ramorganisationer inom civila samhället samt näringslivets organisationer. Syftet med programmet är att utveckla och bredda den svenska resursbasen och att återföra erfarenheter från praktikantverksamheten till svenska aktörer. Praktikantschablonen ska täcka alla utgifter för praktikanterna, såsom logi, kost, resa och uppehälle. Fördelning av medel till organisationerna sker enligt följande kriterier: Måluppfyllelse utifrån programmets syfte Kapacitet hos sändande och mottagande organisation Samarbetet mellan organisationerna. Inbjudningsbrev är ej obligatoriskt vid ansökningstillfället men det stärker ansökan (endast för direktförmedlande organisationer). Samordningsfunktion (endast för förmedlande organisationer) Kontraktsperioden för 2013 års ansökningsomgång är 1 januari 2014 till 30 juni 2015 med utreseperiod från 1 juli 2014 till 30 juni 2015. Med tanke på att utreseperioden ändrats för denna ansökningsomgång kan undantag beviljas för utresa under vår 2014. Kontakta ansvarig handläggare för ansökan om undantag. Definitioner av begrepp Vidareförmedlande organisation Vidareförmedlande organisationer är organisationer som vidareförmedlar praktikantschablonerna till sina sändande organisationer. Vidareförmedlande organisationer söker således inte medel direkt till praktikantplatser på mottagande organisationer i utvecklingsland utan skickar endast vidare schablonerna till svenska sändande organisationer. Vidareförmedlande organisationer kan söka om ett administrativt bidrag. För att klassificeras som en vidareförmedlande organisation ska förmedling ske till minst tre olika sändande organisationer. I de fall er organisation ska ansöka om praktikantplatser som både vidareförmedlande och direktförmedlande organisation ska ni skicka in två separata ansökningar. Den vidareförmedlande organisationen har en skyldighet att ansöka, rapportera, fördela schabloner och göra en tydlig kvalitetsbedömning av sändande och mottagande organisationer och även att informera och se till att deltagande organisationer är informerade och följer programmets riktlinjer. Om ni är osäkra på om ni är en förmedlande organisation eller inte är ni välkomna att kontakta ansvarig handläggare för vidare information. Direktförmedlande organisation / Sändande organisation Direktförmedlande organisationer/ sändande organisationer är i direkt kontakt med mottagarorganisationer i utvecklingsland och sköter själva rekryteringen till praktikanter. Mottagarorganisation Mottagarorganisation är den organisation som tar emot praktikanterna. Sida 2 av 7
DEL I DIREKTFÖRMEDLANDE ORGANISATIONER A. NAMN, ADRSS OCH ÖVRIGA UPPGIFTER OM ORGANISATION Det är viktigt att ni fyller i alla uppgifter och att alla uppgifter bl.a. e-post och kontonummer är korrekta. Vid eventuell ändring av kontaktuppgifter för samordningsansvarig ska organisationen informera Internationella programkontoret. B. ANGE ÖVERSKJUTANDE PRAKTIKANTSCHABLONER FRÅN INNEVARANDE ÅR Ange om ni har outnyttjade schabloner som ni vill flytta över till nästa års ansökningsomgång. C. BESKRIVNING AV KONTAKTER OCH MÅL 1. Fyll i tabellen Som direktförmedlande organisation som hanterar ansökningar från sökande praktikanter fyller ni i till vilka länder samt vilka organisationer ni uppskattar att ni kommer att skicka praktikanter till. Fyll även i uppskattat antal platser vid varje organisation. Observera att ansökan är en uppskattning. Förutsatt att ni får beviljat medel i enlighet med ansökan är ni dock bundna till att skicka praktikanter till de länder och organisationer som ni angivit i ansökan. Får ni färre antal praktikantplatser beviljat än vad ni har ansökt om, får ni själva fördela praktikantschablonerna. Ni kan dock inte välja att skicka praktikanter till andra mottagarorganisationer och länder än de som ni har angett i ansökan. Ett tips är därför att ni så tidigt ni har möjlighet föra en dialog med era mottagarorganisationer för att kunna få en rimlig uppskattning kring antal platser och praktikantplaceringarna kan bli aktuella. Exempel Antal platser 10 Land (ange i parentes antal platser i varje land) Land A (4) Organisation X (3) Organisation F (1) Land B (3) Organisation D (3) Mottagarorganisation (ange i parentes antal platser på varje organisation) Land C (3) Organisation G (2) Organisation J (1) 2. Beskriv på vilket sätt praktikanten/praktikanterna kommer att bidra till att utveckla och bredda den svenska resursbasen. I riktlinjerna står angivet att ett mål för praktikantprogrammet är att programmet bidrar till att utveckla och bredda den svenska resursbasen. Beskriv på vilket sätt praktikanten/praktikanterna kommer att bidra till att utveckla och bredda den svenska resursbasen. Resursbasutveckling avser i detta sammanhang att bidra till det övergripande målet i Strategin för kapacitetsutveckling och samverkan 2011-2013: God kapacitet och kompetens hos såväl svenska som internationella aktörer, inklusive i utvecklingsländer, att bidra till målen för det internationella utvecklingssamarbetet, och reformsamarbetet i Östeuropa. och direkt till uppfyllelsen av följande mål: Ökat genomslag för svenska prioriteringar i det internationella utvecklingssamarbetet. Återföring av erfarenheter från internationellt utvecklingssamarbete till svenska aktörer Sida 3 av 7
Att utveckla och bredda den svenska resursbasen innebär bl.a. att öka antalet svenskar som arbetar internationellt. Deltagarna ska vara redo att verka i globala sammanhang. Beskriv hur ni som direktförmedlande organisation bidrar till detta mål. Beskriv även hur ni arbetar mot detta mål långsiktigt samt hur ni återför erfarenheter till svenska aktörer. Ange gärna vilka svenska aktörer som ni har kontakt med. 3. Beskriv varför det är viktigt för er organisation och för era mottagande organisationer att delta i praktikantprogrammet. Motivera och beskriv syftet med varför ni och era mottagande organisationer och har sökt praktikantplatser. Beskriv gärna även er organisationens mål och era sändande organisationers mål med praktikantverksamheten samt kopplingen mellan era långsiktiga mål och målen med praktikantverksamheten. D. URVAL, FÖRBEREDELSE OCH UTVÄRDERING 1. Är er organisation intresserad av att förbereda sina praktikanter på Sida Partnership Forum i Härnösand? Fyll i JA eller NEJ samt hur många platser ni uppskattar att ni preliminärt önskar utnyttja under tidig höst 2013. Nämn gärna vilka teman som kan bli aktuella för praktikantplaceringarna, såsom gender, barn, miljö, demokrati etc. Detta underlättar i planeringen av förberedelsekursen samt ser till att kurserna bättre förbereder praktikanter inom det område som är relevant för praktikantplaceringen. 2. Beskriv hur ni tillsammans med era mottagande organisationer väljer ut och förbreder era praktikanter. Beskrivningen ska ge information om hur er organisation går till väga vid urvalet av praktikanter. Beskriv exempelvis hur platserna utlyses. Ange vilka prioriteringskriterier ni kommer att använda er av vid urval, exempelvis utbildning, intresse för utvecklingsfrågor etc. Beskrivningen ska ge information om hur mottagarorganisationen har insyn i urvalet och möjlighet att påverka processen. Exempelvis bör mottagarorganisationen få lyfta fram sina eventuella prioriteringskriterier. Beskriv gärna hur ni som sändande organisation för en dialog med era mottagarorganisationer kring urval av praktikanter. Beskriv även handledarens roll på mottagarorganisationen kring praktikantplaceringen. Beskrivningen ska innehålla ett preliminärt upplägg kring hur ni förbereder praktikanter språkligt, kulturellt och yrkesmässigt inför praktikantplaceringen. Beskriv, förutom att ni eventuellt skickar praktikanter på förberedelsekurs på Sida Partnership Forum Härnösand, hur ni förbereder praktikanter på er organisation samt på mottagarorganisationen. 3. Beskriv hur ni planerar att utvärdera och följa upp praktikantverksamheten på er organisation och på mottagarorganisationen. Beskrivningen ska innehålla en plan kring hur ni avser att följa upp praktiktjänstgöringen på plats i Sverige under förberedelsetiden samt under praktikantplaceringen på mottagarorganisation. Beskriv vad ni arbetar med för verktyg i utvärderingen av praktikantplaceringen. Beskriv även hur ni följer upp praktikantens arbetsinsats, exempelvis vad som händer efter praktikantplaceringen, hur praktikantens erfarenheter integreras i er verksamhet samt hur ni arbetar med resultatspridning. 4. Beskriv en preliminär tidsplan för era praktikanter med urval, förberedelse, praktik i utlandet samt efterarbete. Ange en tidsplan över året med beskrivning för när ni planerar att välja praktikanter samt förbereda dem, när ni förlägger praktikantperioden samt tid för efterarbete. Ni är som organisation inte bundna till tidsangivelserna men det är viktigt att tidsplanen är så realistisk som möjligt. Tänk på att praktikantkursen på Sida Partnership Forum kommer hållas under tidig höst 2014 och i januari 2015. E. FÖRDJUPNING (besvaras endast av de som tidigare beviljats Praktikantschabloner) 1. Beskriv hur ert arbete kommer förändras sedan tidigare deltagande och motiven bakom förändringen? Svaret ska innehålla en beskrivning av de lärdomar och erfarenheter som ni fått från tidigare Sida 4 av 7
ansökningsomgångar och hur ni har valt att arbeta med dessa. Vad har fungerat och vad har fungerat mindre bra och hur har ni valt att förbättra och förändra ert arbete utifrån dessa lärdomar. DEL II VIDAREFÖRMEDLANDE ORGANISATIONER A. NAMN, ADRESS OCH ÖVRIGA UPPGIFTER OM ORGANISATION Det är viktigt att ni fyller i alla uppgifter och att alla uppgifter till bl.a. e-post och kontonummer är korrekta. Vid eventuell ändring av kontaktuppgifter för samordningsansvarig ska organisationen informera Internationella programkontoret. 1. Ange överskjutande praktikantschabloner från innevarande år. 2. Söker ni som vidareförmedlande organisation medel för samordning av praktikantverksamheten? Som förmedlande organisation kan man ansöka om ett bidrag på 12 % av det totala beloppet för samordning av praktikantverksamheten. Kryssa i JA eller NEJ beroende på om ni är intresserade av att ansöka om detta bidrag. Bidraget gäller endast för förmedlande organisationer. B. BESKRIVNING AV KONTAKTER OCH MÅL 1. Fyll i tabellen Som vidareförmedlande organisation beskriver ni vilka organisationer ni bedömer kommer att söka praktikplatser hos er, samt hur många praktikantplatser ni uppskattar att varje organisation kommer att söka. Fyll även i vilka länder era sändande organisationer kommer att söka praktikantplatser till samt vilka mottagarorganisationer som är aktuella och hur många platser som är aktuella vid varje organisation. Observera att ansökan är en uppskattning. Förutsatt att ni får beviljat medel i enlighet med ansökan är ni dock bundna till att skicka praktikanter till de länder och organisationer som ni angivit i ansökan. Vid oförutsedda händelser finns det en möjlighet att byta mottagarorganisation om den nya organisationen uppfyller era ställda kvalitetskrav detta ska dock meddelas Internationella programkontoret så snart som möjligt. Får ni färre antal praktikantschabloner beviljat än vad ni har ansökt om får ni själva ta beslut i fördelning av praktikantschabloner till sändande organisationer. Ett tips är därför att så tidigt ni har möjlighet föra en dialog med era mottagarorganisationer för att kunna få en rimlig uppskattning kring antal platser i vilka länder praktikantplatser som kan bli aktuella. Exempel Sändande organisation Antal platser Organisation A 10 Land A (5) Land B (2) Land C (3) Land/länder (ange i parentes antal platser till varje land) Mottagarorganisation er (ange i parentes antal platser på varje organisation) (Land A) Organisation x (4) Organisation q (1) (Land B) Organisation t (2) (Land C) Organisation b (3) Organisation B 5 Land D (5) (Land D) Organisation e (5) Sida 5 av 7
2. Beskriv varför det är viktigt för er som förmedlande organisation att förmedla praktikantplatser. Motivera och beskriv syftet med varför ni har sökt praktikantplatser. Beskriv gärna även organisationens mål med praktikantverksamheten samt kopplingen mellan hela organisationens långsiktiga mål och målen med praktikantverksamheten. 3. Beskriv på vilket sätt ni möjliggör för praktikanterna att bidra till att utveckla och bredda den svenska resursbasen. I riktlinjerna står angivet att ett mål för praktikantprogrammet är att programmet bidrar till att utveckla och bredda den svenska resursbasen. Resursbasutveckling avser i detta sammanhang att bidra till det övergripande målet i Strategin för kapacitetsutveckling och samverkan 2011-2013: God kapacitet och kompetens hos såväl svenska som internationella aktörer, inklusive i utvecklingsländer, att bidra till målen för det internationella utvecklingssamarbetet, och reformsamarbetet i Östeuropa. och direkt till uppfyllelsen av följande mål: Ökat genomslag för svenska prioriteringar i det internationella utvecklingssamarbetet. Återföring av erfarenheter från internationellt utvecklingssamarbete till svenska aktörer Beskriv hur ni som vidareförmedlande organisation bidrar till detta mål. Beskriv även hur ni arbetar mot detta mål långsiktigt samt hur ni återför erfarenheter till svenska aktörer. Ange gärna vilka svenska aktörer som ni har kontakt med. 4. Beskriv hur ni säkerställer att det finns ett samarbete mellan sändande och mottagande organisation. Beskrivningen ska ge information om på vilket sätt ni som vidareförmedlande organisation säkerställer att era sändande organisationer involverar mottagarorganisationerna i sina praktikantverksamheter. C. URVAL, FÖRBEREDELSE OCH UTVÄRDERING 1. Är er organisation intresserad av att förbereda sina praktikanter på Sida Partnership Forum i Härnösand? Fyll i JA eller NEJ samt hur många platser ni uppskattar att ni preliminärt önskar utnyttja under tidig höst 2012 (antal praktikanter). Nämn gärna vilka teman som kan bli aktuella för praktikantplaceringarna, såsom gender, barn, miljö, demokrati etc. Detta underlättar i planeringen av förberedelsekursen samt ser till att kurserna bättre förbereder praktikanter inom det område som är relevant för praktikantplaceringen. 2. Beskriv hur ni säkerställer urvalet och förberedelser för praktikanterna på sändande organisationerna. Beskrivningen ska ge information om vad ni har för riktlinjer för era sändande organisationer kring urval och förberedelser av praktikanter. Beskriv hur ni säkerställer att era sändande organisationers urvalsprocesser och förberedelser sker på ett rättvist, transparent och sammanhängande sätt. Här bör ni också beskriva hur mottagande organisationer förväntas delta utifrån era riktlinjer. 3. Beskriv er tidsplan för arbete med praktikantprogrammet. Ange en tidsplan över året med beskrivning för när och hur ni arbetar och kvalitetssäkrar sändande organisationers arbete. Ni är som organisation inte bundna till tidsangivelserna men det är viktigt att tidsplanen är så realistisk som möjligt. Sida 6 av 7
4. Beskriv hur ni planerar att gå tillväga för att utvärdera och följa upp praktikantverksamheten hos era sändande organisationer. Svaret ska innehålla en beskrivning kring hur ni arbetar med att följa upp respektive praktikantverksamhet hos era sändande organisationer. Beskriv hur ni utvärderar sändande organisationers praktikantverksamheter. Beskriv även hur ni följer upp praktikantens arbetsinsats, exempelvis vad som händer efter praktikantplaceringen, hur praktikantens erfarenheter integreras i sändande organisationers verksamhet samt hur sändande organisationer arbetar med resultatspridning. D. FÖRDJUPNING (besvaras endast av de som tidigare beviljats praktikantschabloner) 1. Beskriv hur ert arbete kommer förändras sedan tidigare deltagande och motiven bakom förändringen? Svaret ska innehålla en beskrivning av de lärdomar och erfarenheter som ni fått från tidigare ansökningsomgångar och hur ni har valt att arbeta med dessa. Vad har fungerat och vad har fungerat mindre bra och hur har ni valt att förbättra förändra ert arbete sedan tidigare. Belys situationen både internt, externt rörande sändande och mottagande organisationer. Checklista Har ni fått med allt i ansökan? Titta igenom följande punkter innan ni skickar in er ansökan till Universitets- och högskolerådet: Har ni använt ansökan som finns Universitetets- och högskolerådets hemsida? Har ni fyllt i alla frågor? Uppfyller ansökan praktikantprogrammets riktlinjer? Har ni koll på ansökningsdeadline? Svensk poststämpels datum gäller. Är ansökan underskriven? Ansökan ska skrivas under av en firmatecknare som äger rätt att teckna organisationens firma samt samordningsansvarig. Underskriften intygar att organisationen har kapacitet att genomföra praktikantverksamheten i enlighet med riktlinjerna. Ansökan ska skrivas under med blått bläck för att det ska synas att det är ett original. Beslut lämnas tidigast den 12 december, förhandsbesked ges inte. Universitets- och högskolerådet beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811. Adress: Att: Praktikantprogrammet Universitets- och högskolerådet Box 1413 621 25 Visby Sida 7 av 7