FÖRAB Kallelse bolagsstämma 1 (1) 2016-09-26 Kallade Ombud Mayvor Lundberg Ersättare Linda Hägglund Styrelseledamöter Förab, ordinarie och suppleanter VD Förab Styrelsens sekreterare Rätt att delta Lekmannarevisorer Styrelseordföranden dotterbolagen VD dotterbolagen OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB kallar till bolagsstämma Tid: 11 oktober 2016 kl. 13.15 Plats: Sjögatan 28, sammanträdesrum A319 1. Val av ordförande vid stämman 2. Upprättande och godkännande av röstlängd 3. Val av justerare 4. Prövning av om stämman är behörigen sammankallad 5. Godkännande av dagordning 6. Ägardirektiv inklusive företagspolicy och avkastningsplan OXB200 v 1.0 2006-11-14 Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Kustbostäder i Oxelösund AB Sjögatan 28 0155-380 00 (vx) 556527-0062 613 81 Oxelösund Oxelösund 0155-388 01 (fax) kundcenter@oxelosund.se
Observera att ingen förändring har gjorts i företagspolicyn. Företagspolicy för Oxelösunds kommun Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Ägardirektiv Kommunfullmäktige 2015-11-25 Överlämnad på årsstämma Förab 2015-12-21 Dokumentansvarig Förvaring Dnr Lisa Sollenborn KS.2015.86 Dokumentinformation
Företagspolicy för Oxelösunds kommun 2 (7) 2015-11-25 FÖRETAGSPOLICY FÖR OXELÖSUNDS KOMMUN Kommunallagen ställer krav på kommunalt inflytande och kontroll över all kommunal verksamhet, även den som ägs och bedrivs i bolagsform. De kommunalt ägda bolagen representerar stora tillgångar som kommunfullmäktige har ett politiskt och ekonomiskt ansvar för. Det kräver en löpande uppsikt över bolagens utveckling, resultat och ställning. Det är också viktigt att skapa likartade och goda förutsättningar för de verksamheter som Oxelösunds kommun äger och förvaltar oavsett den juridiska formen. Företagspolicyn beskriver kommunens relation till bolagen i bolagskoncernen. Alla bolag i koncernen ska fastställa och tillämpa policyn. 1 Definitioner Kommunkoncernen Med kommunkoncernen avses i denna policy Oxelösunds kommun, Oxelösunds kommuns förvaltnings AB, Kustbostäder i Oxelösund AB och Oxelö Energi AB. Bolagskoncernen Förab och de bolag som Förab äger. Moderbolag Bolag som äger annat bolag till mer än femtio procent eller på annat sätt ensamt har ett bestämmande inflytande över företaget. Dotterbolag Bolag som annat bolag äger till mer än femtio procent eller ensamt har ett bestämmande inflytande över företaget. Den totala kommunala organisationen Kommunkoncernen och övriga bolag som kommunen är delägare i. Ägardirektiv Komplement till bolagsordningen. Uttrycker ägarens förväntningar och krav på bolaget. Avkastning Definieras i avkastningsplanen. Vinstutdelning Den vinst som ägaren tar ut som utdelning efter beskattning. Koncernbidrag Ett bidrag mellan två företag inom en och samma koncern utan att det utgör betalning för någon prestation. Soliditet Hur stor andel av företagets tillgångar som finansieras med eget kapital. 2 Kommunen och dess bolag De kommunala bolagen finns till för att tillgodose behov för kommunens invånare. De är därför en del av den kommunala organisationen. Bolagen bildar en aktiebolagsrättslig koncern, med moderbolag och dotterbolag. Kommunen är direkt ägare endast av moderbolaget. Moderbolaget i sin tur äger dotterbolagen.
Företagspolicy för Oxelösunds kommun 3 (7) 2015-11-25 3 Kommunfullmäktige och bolagen Kommunfullmäktige (KF) har det yttersta ägaransvaret för kommunens bolag. KF styr bolagen. Denna styrning sker i första hand genom ägardirektiv. Ägardirektiven ska bli föremål för beslut i bolagsstämman. I vissa fall ska de också föras in i bolagsordningen. KF:s ägardirektiv tar över eventuella andra direktiv från Kommunstyrelsen och moderbolaget. Vart och ett av bolagen har rätt att väcka ett ärende i fullmäktige. 4 Kommunstyrelsen och bolagen Kommunstyrelsen (KS) ska ha uppsikt över den kommunala verksamhet som bedrivs i bolag. KS har därför rätt att få all den information från bolagen som man behöver för detta. Bolagen erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1a Kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. KS ska också styra över bolagen i de delar som förts över från KF i KS reglemente. Där framgår vilka viktiga frågor som ligger kvar hos KF. 5 Moderbolaget Moderbolaget är kommunens instrument för rationell styrning av bolagskoncernen. Moderbolagets styrning av dotterbolagen ska gå till på sådant sätt att den kan anses godkänd av KS. Detta förutsätter samråd och goda relationer. Moderbolaget ska ge ägardirektiv till dotterbolagen för att få den information som KS behöver. Moderbolaget ska ge denna information till KS på det sätt och vid de tidpunkter som KS bestämmer. KS kan även hämta information direkt från dotterbolagen. Moderbolaget ska ge ägardirektiv till dotterbolagen så att de följer de ägardirektiv som KF och KS ger. 6 Delägda bolag Kommunstyrelsen ska ha tillsyn även över delägda bolag. Hur KS ska utöva kommunens ägarfunktion framgår av KS:s reglemente.
Företagspolicy för Oxelösunds kommun 4 (7) 2015-11-25 7 Kommunkoncernens revision Revisionen i kommunen och bolagen går till på olika sätt. Kommunens revisorer har ansvar för att kommunrevision, bolagsrevision och lekmannarevision samordnas på bästa sätt. Onödigt dubbelarbete ska undvikas. Lekmannarevisorerna ska i sin granskning, förutom vad i lag anges, söka utvärdera bolagets måluppfyllelse samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten. Det åligger bolagens lekmannarevisorer att årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten. Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma KS på om bolagen brister i dessa avseenden. Kommunens lekmannarevisorer har i uppdrag att upphandla auktoriserade revisorer till de helägda kommunala bolagen. 8 Koncernnyttan Kommunen och dess bolag är en helhet som finns till för invånarna. Alla delar av kommunkoncernen ska sträva efter att helheten blir den bästa. Om en del kan få fördel av ett handlande som drabbar övriga delar negativt ska helhetens intresse gå först. 9 Samförstånd och acceptans Kommunen ska styra bolagen i samförstånd. Kommun och bolag ska visa acceptans och respekt för varandras roller. 10 Särskilda relationsfrågor a) KF utser ombud och ombudsersättare till årsstämma i moderbolaget och dotterbolagen. b) Ombud enligt punkt 10a till årsstämma får erforderlig fullmakt och instruktioner från KF. Till annan stämma än årsstämma, har KS rätt att besluta om ombudsinstruktioner. c) Kommunen ska få bolagens årsredovisningar, revisionsberättelser och kommunrevisorernas granskningsrapporter så snart de är färdiga.
Företagspolicy för Oxelösunds kommun 5 (7) 2015-11-25 d) När kommunen fått handlingarna i c) men senast 30 juni ska ett för bolagskoncernen gemensamt informationsmöte hållas för KF. Mötet ska anordnas på ett sådant sätt att allmänheten är särskilt inbjuden. Moderbolaget ska anordna detta i samråd med kommunen. Vid sammanträdet ska ordförande och vice ordförande, verkställande direktör, revisorer och lekmannarevisorer i möjligast mån närvara och besvara frågor om bolagens verksamhet. Frågor ska ej besvaras om därigenom skulle röjas uppgifter som enskild ej äger rätt att ta del av. e) Bolagen ska ge KS den information KS behöver för att upprätta den sammanställda redovisningen enligt lagen om kommunal redovisning. f) KF beslutar om arvode och andra ersättningar som ska utgå till styrelseledamöter, lekmannarevisorer och suppleanterna för dessa. g) Bolagen ska ha en affärsmässig inriktning inom den ram som lagar och förordningar utgör. Samtidigt kräver koncernnyttan en god samordning mellan de olika delarna i kommunkoncernen. 11 Budget och verksamhetsplan Bolagen ska årligen fastställa en verksamhetsplan för de närmaste tre räkenskapsåren varav det första detaljplaneras och budgeteras. Fastställd verksamhetsplan ska tillställas KS senast januari aktuellt budgetår. I verksamhetsplanen ska en tydlig koppling finnas till kommunens vision och kommunmål 12 Bolagens redovisningsskyldighet Bolagen ska utifrån sina verksamhetsplaner per augusti och december redovisa hur bolagen bidrar till att kommunövergripande mål uppnås. Dotterbolagen ska till KS redovisa sin ekonomi per april, augusti, oktober och december. För moderbolaget gäller att ekonomin redovisas per augusti och december. Bolagen ska i samband med årsredovisningen lämna en gemensam bolagsstyrningsrapport som på ett transparant sätt redogör för bolagens verksamhet, hur den bedrivits och utvecklats och hur styrningen fungerar. Årsredovisningen och bolagsstyrningsrapporten ska vara så utformade att de kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap.1 och 1 a Kommunallagen. Bolagen ska i övrigt på sätt och vid tidpunkter som KS begär lämna information rörande uppdragets verksamhet.
Företagspolicy för Oxelösunds kommun 6 (7) 2015-11-25 13 Insyn, uppsikt och samråd Kommunstyrelsen utövar kommunens styrfunktion över bolaget i de avseenden som anges i KS reglemente och i kommunens antagna företagspolicy. KS äger rätt att genom utsedd eller utsedda personer närhelst den så önskar ta del av bolagets räkenskaper och övriga handlingar rörande uppdraget, vilket följer av KS uppsiktsplikt enligt 6 kap 1, Kommunallagen. Kommunstyrelsen ska i övrigt ges den information som är nödvändig och tillställas de handlingar som KS begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska fastställas efter samråd med bolagets styrelse. Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållanden för vilket sekretess gäller enligt lag. Kommunen och bolaget ska hålla varandra informerade om alla förhållanden rörande denna policy i syfte att gemensamt uppnå bästa resultat. Kommunrevisionens granskning av bolaget fullgörs av de av KF utsedda lekmannarevisorerna i bolaget. 14 Informationsskyldighet Bolagen ska hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet. Det åligger bolaget att till kommunen snarast översända: a) protokoll från bolagsstämma, b) protokoll från styrelsemöte, c) bolagets årsredovisning, d) revisionsberättelse, e) granskningsrapport. Innehåller protokoll, som ska översändas till kommunen, uppgift av sådant slag att bolaget ej är skyldigt att tillhandahålla enskild handling, vari uppgiften återfinns, äger bolaget rätt att utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits. 15 Kallelse av suppleanter med mera Suppleant ska alltid kallas till styrelsesammanträde. Suppleant har rätt att yttra sig vid styrelsesammanträde även om vederbörande ej ersätter ledamot. 16 Kommunens styrdokument Kommunens policys, riktlinjer och övriga styrdokument gäller i tillämpliga delar också för bolagen. 17 Upphandling I den mån detta låter sig göra ska bolaget medverka i samordning av kommunens och övriga företags upphandling.
Företagspolicy för Oxelösunds kommun 7 (7) 2015-11-25 18 Tolkningsmotsättningar Skulle kommunens och bolagets ombud inte kunna enas om innebörden av skrivning eller annat i dessa eller andra ägardirektiv avgör Kommunstyrelsen den fråga, om vilken olika meningar råder. Vid tolkning av ägardirektiven företräds kommunen av kommunchefen eller den Kommunstyrelsen genom beslut sätter i kommunchefens ställe. Bolaget företräds av dess VD eller den som bolagsstyrelsen utser.
Ägardirektiv Kustbostäder i Oxelösund AB Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Ägardirektiv Kommunfullmäktige 2016-09-21 Överlämnad på årsstämma 2016-10-11 Dokumentansvarig Förvaring Dnr Lisa Sollenborn KS.2015.86 Dokumentinformation
Ägardirektiv KBAB Organisationsnr. 556527-0062 2016-09-21 2 (4) Ägardirektiv till Kustbostäder i Oxelösund AB Bolaget som organ för kommunal verksamhet Bolaget är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Oxelösunds kommun. Bolaget står i sin verksamhet under Kommunstyrelsens uppsikt. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv om de inte står i strid mot tvingande bestämmelser i Aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Direktiven lämnas till bolaget via årsstämma. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom: a/ gällande bolagsordning, b/ företagspolicy, c/ gällande ägardirektiv, d/ av fullmäktige och av Kommunstyrelsen utfärdade särskilda direktiv, e/ förekommande avtal mellan kommunen och bolaget. Bolagets verksamhet Bolagets verksamhet ska följa det som finns angivet i bolagsordningen. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation tillkommer enligt Aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål tillgodoses. Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer, som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten enligt ovan, är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den kommunala organisationen.
Ägardirektiv KBAB Organisationsnr. 556527-0062 2016-09-21 3 (4) Ägarens mål och direktiv för bolagets verksamhet En redovisning ska göras årligen i bolagsstyrningsrapporten av nyckeltal som gör att ägaren kan bedöma om bolagets uppdrag genomförs kostnadseffektivt och med god kvalitet. Bolaget ska fortsätta efterforska nyckeltal för gata/park som idag saknar lämpliga nyckeltal. Tills dess lämpliga nyckeltal finns ska en kvalitativ beskrivning redovisas årligen i bolagsstyrningsrapporten över hur gata/park utvecklas. Bolaget ska för kommunuppdragen årligen redovisa kundernas nöjdhet/upplevelse tillsammans med nyckeltalen Bolaget ska arbeta tillsammans med berörda nämnder för att skapa boendeformer för människor med behov av särskilt boendestöd. Särskild uppmärksamhet ska riktas på nämndernas behov i löpande verksamhet. Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser. Bolaget ska bygga minst två hissar per år i det befintliga fastighetsbeståndet eller genom nyproduktion tillse att behovet tillgodoses. Bolaget har arbetat fram en effektiviseringsplan för kommunuppdragen. Åtgärder i effektiviseringsplanen ska genomföras under kommande år i dialog med respektive uppdragsgivare. Bolaget ska ta fram en plan för nyproduktion med en samlad bild av projekt för olika typer av bostäder. Planen ska redovisas för kommunstyrelsen. Bolaget ansvarar för drift och förvaltning av småbåtshamnsverksamheten inklusive gästhamnens verksamhet i anslutning till Badhusviken. Uppdragets innehåll och omfattning är reglerat i avtal mellan kommunen och bolaget. Bolaget ansvarar för drift och förvaltning av Idrottsplatsen. Uppdragets innehåll och omfattning regleras i fastighetsavtalet. Bolaget ska utifrån av kommunstyrelsen beslutad plan för gata/park 2030 och fördelade resurser i Mål och budget, genomföra åtgärder. Bolaget ska utifrån av kommunstyrelsen beslutad energieffektiviseringsplan och fördelade resurser i Mål och budget, genomföra energieffektiviseringar. Underställningsplikt Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas avseende: a/ investeringar, som överstiger 350 prisbasbelopp, b/ bildandet av eller förvärv av dotterbolag, c/ planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet, d/ övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen, om frågan är av sådant slag att den ska underställas Kommunfullmäktige, ska samråd ske med Kommunstyrelsen.
Ägardirektiv KBAB Organisationsnr. 556527-0062 2016-09-21 4 (4) Ekonomi Ägarens krav på avkastning regleras i en avkastningsplan som efter dialog med bolaget antas årligen av Kommunfullmäktige. Uppföljning och ändring av ägardirektiv Utöver vad som står i företagspolicyn om bolagens redovisningsskyldighet, ska dessa ägardirektiv som helhet följas upp en gång per år enligt tidplan och anvisningar från Kommunstyrelsen. Uppföljningen ska harmoniera med kommunens mål- och budgetprocess. Ändringar i ägardirektiven ska alltid föregås av dialog med bolaget och med god framförhållning om det förorsakar ökade kostnader för bolaget.
Ägardirektiv Oxelö Energi AB Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Ägardirektiv Kommunfullmäktige 2016-09-21 Överlämnad på årsstämma 2016-10-11 Dokumentansvarig Förvaring Dnr Lisa Sollenborn KS.2015.86 Dokumentinformation
Ägardirektiv OEAB Organisationsnr. 556070-9429 2016-09-21 2 (3) Ägardirektiv till Oxelö energi AB Bolaget som organ för kommunal verksamhet Bolaget är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Oxelösunds kommun. Bolaget står i sin verksamhet under Kommunstyrelsens uppsikt. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv om de inte står i strid mot tvingande bestämmelser i Aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Direktiven lämnas till bolaget via bolagsstämma. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom: a/ gällande bolagsordning, b/ företagspolicy, c/ gällande ägardirektiv, d/ av fullmäktige och av Kommunstyrelsen utfärdade särskilda direktiv, e/ förekommande avtal mellan kommunen och bolaget. Bolagets verksamhet Bolagets verksamhet ska följa det som finns angivet i bolagsordningen. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation tillkommer enligt Aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål tillgodoses. Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer, som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten enligt ovan, är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den kommunala organisationen. Underställningsplikt Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas avseende: a/ investeringar, som överstiger 350 prisbasbelopp, b/ bildandet av eller förvärv av dotterbolag, c/ planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet, d/ beslut om taxor för VA och renhållning e/ information om fjärrvärme, elnät samt taxa för stadsnät f/ övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt.
Ägardirektiv OEAB Organisationsnr. 556070-9429 2016-09-21 3 (3) Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen, om frågan är av sådant slag att den ska underställas Kommunfullmäktige, ska samråd ske med Kommunstyrelsen. Ägarens mål och direktiv för bolagets verksamhet Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser. För att säkra framtida vattenförsörjning ska VA-nätet hålla en förnyelsetakt på 50-80 år. Ökat antal anslutna hushåll till fjärrvärmenätet. Utveckla fjärrvärmeverksamheten med den långsiktiga inriktningen att, om det finns affärsmässiga och tekniska förutsättningar, koppla ihop Oxelösunds och Nyköpings fjärrvärmesystem. Stödja kommuninvånare och företagare i att energieffektivisera sin bostad, sina lokaler eller verksamheter. Verka för etablering av alternativa energikällor. Ordna och administrerar en årlig städdag i anslutning till Håll Sverige Rent - kampanjens skräpplockardag. Ekonomi Ägarens krav på avkastning regleras i en avkastningsplan som efter dialog med bolaget antas årligen av Kommunfullmäktige. Uppföljning och ändring av ägardirektiv Utöver vad som står i företagspolicyn om bolagens redovisningsskyldighet, ska dessa ägardirektiv som helhet följas upp en gång per år enligt tidplan och anvisningar från Kommunstyrelsen. Uppföljningen ska harmoniera med kommunens mål- och budgetprocess. Ändringar i ägardirektiven ska alltid föregås av dialog med bolaget och med god framförhållning om det förorsakar ökade kostnader för bolaget.
Oxelösunds kommun Avkastnings- och utdelningskrav 2016-2019 Utdelningsmål: Kommunen Kommunens grundnivå gällande budgeterad utdelning är 1 mkr. Som förslag på utdelningsnivå för räkenskapsåren 2016-2018 så föreslås en extra årlig utdelning om 2 mkr. För åren 2017-2019 skall kommunens budgeterade utdelning vara 3 mkr/år. FÖRAB (tkr) 2016 2017 2018 2019 Utdelning till kommunen * 3 000 3 000 3 000 1 000 Skatt på utdelning 846 846 846 282 Räntekostnader 500 500 500 500 Adm kostnader 500 500 500 500 Kapitalbehov (FÖRAB): 4 846 4 846 4 846 2 282 Kommentar: FÖRAB avgör hur kapitalbehovet täcks genom utdelning/koncernbidrag och hur det fördelar sig mellan dotterbolagen. Hänsyn tas till begränsningarna i lagstiftningen för bostadsverksamhet. Kapitalbehovet ovan avser dotterbolagens koncernbidrag för det angivna räkenskapsåret till FÖRAB. Detta innebär att i 2016 års bokslut så behöver dotterbolagen ge ett koncernbidrag om 4.486 tkr. Miniminivån för soliditeten redovisas nedan. Understiger soliditeten miniminivån så skall utdelning ej ske. * Utdelningen till kommunen sker och redovisas året efter intjänad vinst/kapitalbehov i bolagen. FÖRABs kapitalbehov räkenskapsåret 2016 skall täcka utdelning till kommunen 2017 osv. Avkastningsplan: Oxelö Energi AB Soliditet 2015 (Miniminivå >30%): 46% Verksamhet %-sats Bokförda värden Belopp Elnät 12 31 309 3 757 Fjärrvärme 12 49 620 5 954 VA 0 93 002 0 Renhållning 0 614 0 Bredband 0 56 139 0 4,21% 230 684 9 711 Kustbostäder AB Soliditet 2015 (Miniminivå >20%): 14% Verksamhet %-sats Bokförda värden Belopp Bostäder 4,5 342 767 15 425 Kommersiella lokaler 4,5 11 214 505 Förvaltning 0 0 0 4,50% 353 981 15 929 Kommentar: Årets planerade avkastning enligt ovan. 25 641 Finansiella kostnader (2% på bokf värden) -8 698 Utdelning/koncernbidrag (enligt ovan) -4 846 Konsolidering 12 096