Beslut TKT/1/012/2016 1 (14) 09.08.2016 Centret för konstfrämjande PB 1001 00531 HELSINGFORS Referens Ärende Arbetsordning för Centret för konstfrämjande 2016 Genom detta beslut hävs den tidigare arbetsordningen Dnr och dess komplettering 30.1.2014 Dnr 01/012/2014 samt beslutet om specifikation av beslutanderätt för arbetsordningen Dnr /012/2013 FÖRFATTNINGSGRUND Verksamheten på Centret för konstfrämjande regleras genom lagen om Centret för konstfrämjande (657/2012, nedan förkortad LT) och statsrådet förordning om Centret för konstfrämjande (727/2012, nedan förkortad FT). Verksamheten på ämbetsverket styrs även av lagstiftningen om statsunderstöd, statsbudgeten samt det resultatavtal som tecknas med undervisnings- och kulturministeriet. Dessutom styrs verksamheten på Centret för konstfrämjande av denna arbetsordning som fastställs av direktören. Direktören fastställer även övriga interna regler och anvisningar, som ska följas vid sidan av gällande lagstiftning och bindande bestämmelser och anvisningar. VERKSAMHETSIDÉ Centret för konstfrämjande främjar kvaliteten, mångfalden, den internationella nivån och förnyelsen inom finsk konst samt ökar åtkomsten och tillgängligheten till konst och kultur. Ämbetsverkets uppgift är att främja konst samt främja kulturen till den del detta inte hör till någon annan myndighet. För att främja konsten verkar i anknytning till ämbetsverket förtroendeorgan som utför kollegial granskning. Sådana är de statliga konstkommissionerna samt tillhörande sektioner och regionala konstkommissioner samt Nämnden för biblioteksstipendier åt författare och översättare och
2 Visningsstipendienämnden för bildkonst. Kommissionernas uppgift är att bevilja stipendier, verka som sakkunniga inom sina egna branscher och delta i utarbetandet av ämbetsverkets strategi. Konstrådet som verkar i anknytning till ämbetsverket har till uppgift att besluta om antalet statliga konstkommissioner, deras specifika namn och branscher. Konstrådet utser också medlemmar till de statliga konstkommissionerna och de regionala konstkommissionerna och föreslår hederstiteln konstens akademiker. Konstrådet kan stöda experiment- och utvecklingsprojekt. ORGANISATION A) Ämbetsverket och dess verksamhetsställen Centret för konstfrämjande är ett ämbetsverk som lyder under undervisnings- och kulturministeriet och har regionala verksamhetsställen (LT 1 ). Enligt förordningen kan verksamhetsställena också ha filialer (FT 1 ). Ämbetsverkets verksamhetsställen och deras nationella uppgifter fastställs genom separat beslut. De nationella uppgifterna kan vara bestående eller tidsbundna. B) Ansvarsområden Uppgifterna för Centret för konstfrämjande är uppdelade i tre ansvarsområden enligt de grundläggande funktionerna. Ämbetsverkets direktör beslutar om ansvarsområden och uppgiftsfördelningen mellan dessa. Ansvarsområdena är: ansvarsområdet för konststödjande, ansvarsområdet för utveckling och ansvarsområdet för förvaltningstjänster. De uppgifter som inte hör till dessa ansvarsområden sköts direkt under direktörens ledning eller inom det ansvarsområde som direktören bestämmer. Verksamheten inom ansvarsområdena leds av cheferna för ansvarsområdena. Ansvarsområdena har tjänstemän som arbetar som föredragande, i chefsroller och andra uppgifter beroende på hur ämbetsverkets direktör eller ansvarsområdets chef bestämmer eller hur det bestämts i uppdragsbeskrivningen för ämbetet. Inom ansvarsområdet för utveckling finns det länskonstnärer som har tidsbundna anställningsavtal och som verkar i ämbetsverkets uppgifter som främjar konsten. Ansvarsområdet för konststödjande Uppgiften är att 1. ansvara för beredning, föredragning och verkställande av konstkommissionernas och de särskilda nämndernas beslut om statsunderstöd och övriga beslut. Med avseende på övriga beslut sker det vid behov i samarbete med ansvarsområdet för utveckling 2. ansvara för beredning, föredragning och verkställande av ämbetsverksdirektörens beslut om statsunderstöd samt verkställa de beslut om statsunderstöd som direktören föreslår för konstrådet 3. ansvara för beredning, föredragning och verkställande av ämbetsverksdirektörens beslut om extra konstnärspensioner 4. ta fram ett förslag för ansvarsområdets finansieringsprogram 5. övervaka användningen av statsunderstöden
3 6. bereda en budget för ämbetsverkets direktör om ansvarsområdets anslag för att främja konsten 7. bereda ärenden som rör utnämningar i konstkommissionerna för ämbetsverkets direktör och konstrådet 8. ansvara för planering och verkställande av de nationella specialuppgifter som ämbetsverket ålagt ansvarsområdet för konststödjande i samarbete med ansvarsområdet för utveckling och de konstkommissioner som verkar som expertorgan 9. delta i ämbetsverkets strategiarbete för sitt eget ansvarsområdes del 10. utföra övriga uppgifter som ämbetsverkets direktör ålägger ansvarsområdet. Ansvarsområdet leds av chefen för konststödjande. Ansvarsområdet för utveckling Uppgiften är att 1. ansvara för planering, beredning, föredragning, verkställande och övervakning av konstutvecklingsuppgifter och -projekt och att i anknytning till detta bland annat allmänt organisera arbetsuppgifterna för ansvarsområdets tjänstemän och länskonstnärer 2. ansvara för den informationsproduktion som betjänar ämbetsverkets kunder samt ämbetsverkets och dess förtroendeorgans verksamhet 3. ansvara för planering, beredning, föredragning och organisering av bedömningsarbetet avseende ämbetsverkets verksamhet och projekt i samarbete med ämbetsverkets övriga ansvarsområden 4. ta fram ett förslag till ämbetsverkets programhelheter, ansvarsområdets utvecklingsprogram och projekt- och länskonstnärsresurser för direktören 5. följa upp och utvärdera utvecklingen inom ämbetsverkets bransch och ta fram utvecklingsförslag angående verksamheten för ämbetsverkets direktör och konstrådet 6. ansvara för planering och verkställande av de nationella specialuppgifter som ämbetsverket gett verksamhetsställena inom ansvarsområdet för utveckling i samarbete med ansvarsområdet för konststödjande och de konstkommissioner som verkar som expertorgan 7. ansvara för beredning, föredragning och verkställande av ansvarsområdets ärenden som behandlas i förtroendeorganen, vid behov i samarbete med ansvarsområdet för konststödjande 8. bereda en budget för ämbetsverkets direktör om ansvarsområdets anslag för att främja konsten 9. delta i ämbetsverkets strategiarbete för sitt eget ansvarsområdes del 10. utföra övriga uppgifter som ämbetsverkets direktör ålägger ansvarsområdet. Ansvarsområdet leds av utvecklingschefen.
4 Ansvarsområdet för förvaltningstjänster Uppgiften är att 1. ansvara för ämbetsverkets ekonomiförvaltning genom att producera tillhörande tjänster, ekonomisk planering och uppföljning samt genom att ge anvisningar och utöva övervakning 2. åt direktören bereda en budget över ämbetsverkets verksamhetskostnader, en verksamhets- och ekonomiplan för ämbetsverket samt ett resultatavtal och en verksamhetsberättelse i samarbete med de övriga ansvarsområdena 3. ansvara för ämbetsverkets personaladministration bland annat genom att utveckla och upprätthålla ämbetsverkets lönesystem, rese- och anskaffningsprocesser samt register för personaladministrationen 4. ansvara för ämbetsverkets verksamhet som arbetsgivare, rekryteringsuppgifter, praktik- och civiltjänstärenden 5. ansvara för organisering av samarbete, arbetarskydd och företagshälsa 6. ansvara för administrationen av ämbetsverkets lokaler 7. ansvara för administrationen av ämbetsverkets information 8. ansvara för ämbetsverkets arkivering 9. ansvara för upprätthållande av ämbetsverkets ärendehanteringssystem och utvecklingen av dessa i samarbete med de övriga ansvarsområdena 10. delta i ämbetsverkets strategiarbete för sitt eget ansvarsområdes del 11. utföra övriga uppgifter som ämbetsverkets direktör ålägger ansvarsområdet. Ansvarsområdet leds av förvaltningschefen. Ämbetsverket hör till undervisnings- och kulturministeriets bokföringsenhet och dess transaktioner sköts via Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet). I ämbetsverkets ekonomi följs undervisnings- och kulturministeriets ekonomistadga. C) Kommunikation Kommunikationen är en separat funktion som lyder direkt under direktören. Kommunikationen ansvarar för beredning av beslut och linjedragningar om ämbetsverkets kommunikationsverksamhet, ledning av kommunikationshelheten samt för planering, utveckling och verkställande av kommunikationen i samarbete med representanter för ämbetsverkets ansvarsområden. Kommunikationen är ledningens verktyg och betjänar externa och interna kunder samt ämbetsverkets personal och medborgarna. Kommunikationschefen verkar som ämbetsverkets ledande expert på strategisk kommunikation och ansvarar för planering och utveckling samt operativ ledning av ämbetsverkets kommunikation samt för att kommunikationsbudgeten och resultatmålen för kommunikationen uppnås. Kommunikationschefen bereder kommunikationslinjedragningar för direktören och arbetar som chef för kommunikationen.
5 D) Intern kontroll och riskhantering Om den interna kontrollen föreskrivs det i 24 i lagen om statsbudgeten (423/1988) och i 69 69 b i förordningen om statsbudgeten. I 3 i undervisnings och kulturministeriets ekonomistadga (OKM/2/200/2015) ges allmänna bestämmelser om den interna kontrollen vid bokföringsenheten. Den interna kontrollen och riskhanteringen har som målsättning att säkerställa att 1. verksamhet och ekonomi följer gällande lagar och föreskrifter 2. tillgångar och egendom som ämbetsverket ansvarar för tryggas 3. riktiga och tillräckliga uppgifter om ekonomi och verksamhet produceras för externa och interna behov. För ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen svarar direktören samt ansvarsområdenas chefer, övriga chefer och cheferna på verksamhetsställena inom ramen för ansvarsområdena och behörigheten. FÖRTROENDEORGAN I anknytning till centret finns konstrådet, statliga konstkommissioner, regionala konstkommissioner och särskilda nämnder, som ska främja konst (LT 2 ). Dessutom ska konstrådet vid behov vid de statliga konstkommissionerna tillsätta sektioner för att bereda ärenden med anknytning till kollegial bedömning (LT 5 ). Om konstrådets, de statliga och de regionala konstkommissionernas samt de särskilda nämndernas uppgifter föreskrivs det i 5 8 i lagen om Centret för konstfrämjande. A) Konstrådet Konstrådets uppgift är att: 1. besluta om de statliga konstkommissionernas ansvarsområden, namn och antal 2. utse ordföranden för och de övriga medlemmarna i de statliga och de regionala konstkommissionerna 3. vid behov vid de statliga konstkommissionerna tillsätta sektioner för att bereda ärenden med anknytning till kollegial bedömning 4. lämna centret förslag till fördelning av anslagen för konst 5. besluta om användningen av de utvecklingsmedel som anvisats konstrådet genom att bevilja statsunderstöd eller stipendier 6. göra en framställning om titeln akademiker enligt lagen om statens konstnärsstipendier (734/1969) 7. vara undervisnings- och kulturministeriets expertorgan vid framtagning av konstpolitiska riktlinjer 8. sörja för de övriga uppgifter som föreskrivs särskilt eller som undervisningsoch kulturministeriet anförtror konstrådet.
6 B) Statliga konstkommissioner De statliga konstkommissionerna ska: 1. besluta om stipendier enligt lagen om statens konstnärsstipendier 2. inom var sitt ansvarsområde utifrån kollegial bedömning besluta om stipendier och priser till konstnärer, konstnärsgrupper och sammanslutningar 3. ge sakkunnigutlåtanden i ärenden inom sitt ansvarsområde 4. i egenskap av expertorgan inom sitt ansvarsområde ta del i centrets strategiarbete för konst 5. vara expertorgan för det regionala verksamhetsställe som har hand om riksomfattande specialuppgifter inom kommissionens ansvarsområde C) Regionala konstkommissioner De regionala konstkommissionerna ska: 1. utifrån kollegial bedömning besluta om stipendier och priser till konstnärer, konstnärsgrupper och sammanslutningar inom sin region 2. i egenskap av expertorgan inom sitt verksamhetsområde ta del i centrets strategiarbete för konst 3. ge sakkunnigutlåtanden Dessutom hörs de regionala kommissionerna när ämbetsverket väljer nya branscher för länskonstnärer. Om tillsättande av de ovan nämnde organen, komplettering av sammansättning, sammanträdande, avgörande av ärenden och arvoden som betalas föreskrivs det i 10 11 i förordningen om Centret för konstfrämjande. Om de regionala konstkommissionernas verksamhetsområden och namn föreskrivs det i förordningens 12. D) Särskilda nämnder I anslutning till centret finns följande särskilda nämnder: 1. för beviljande av stipendier och understöd en nämnd om vilken det föreskrivs i lagen om vissa stipendier och understöd åt författare och översättare (236/1961) 2. för beviljande av stipendier en nämnd om vilken det föreskrivs i lagen om vissa stipendier åt bildkonstnärer (115/1997). LEDNING OCH BESLUTANDERÄTT A. Behandling av ärenden och beslut vid ämbetsverket När ett förvaltningsärende inleds och behandlas, ärendet avgörs, genomgår omprövningsförfarande samt vid delgivningsförfarande tillämpas vid ämbetsverket, dess verksamhetsställen och de förtroendeorgan som verkar i anslutning till ämbetsverket föreskrifterna i förvaltningslagen (434/2003). När stipendier, priser och statsunderstöd beviljas tillämpas på dessa föreskrifterna i de särskilda lagar och förordningar som stiftats om dem samt stadgandena i lagen och förordningen om Centret för konstfrämjande och statsunderstödslagen. Alla beslut om statsunderstöd och beslut om priser och utlåtanden görs på föredragning.
7 Direktörens uppgifter och beslutanderätt Centret för konstfrämjande leds av en direktör. Centret ska ha en arbetsordning som fastställs av direktören. (LT 4.) Direktören utvecklar verksamheten vid centret och svarar för att centrets uppgifter sköts med gott resultat. Direktören har till uppgift att ordna centrets verksamhet på ett sådant sätt att konstrådet och konstkommissionerna har förutsättningar att sköta de uppgifter för konstens främjande som stadgas för dem i lag. (FT 4.) Direktören svarar för den strategiska ledningen av Centret för konstfrämjande och för att dra upp de strategiska riktlinjerna. Direktören svarar för att strategin verkställts och att verksamheten är ekonomisk och resultatbringande genom att godkänna centrets resultatavtal med undervisningsoch kulturministeriet. Direkt under direktören lyder ansvarsområdena inom Centret för konstfrämjande och deras chefer samt kommunikationschefen, som tillsammans med direktören ser till att samarbete mellan ansvarsområdena sker. Centrets direktör är föredragande för de ärenden som avgörs i konstrådet. (FT 10.) När direktören är förhindrar att sköta de uppgifter som anförtrotts direktören i lagen, förordningen eller denna arbetsordning, är hans eller hennes primära vikarie förvaltningschefen, och chefen för konstfrämjande sekundär vikarie, om även den primära vikarien är förhindrad, och om även denna är förhindrad, utvecklingschefen. För ledningsarbetet utarbetas för en fyraårsperiod ett åtgärdsprogram, som granskas årligen för de följande åren. Ärenden som främjar verksamheten och konstfrämjandet Enligt 4 i lagen ska direktören för Centret för konstfrämjande: 1. fastställa en arbetsordning för centret 2. avgöra sådana ärenden vid centret som det inte föreskrivs att ska avgöras av konstrådet, de statliga konstkommissionerna, de regionala konstkommissionerna eller de särskilda nämnderna eller som det inte i arbetsordningen anges att ska avgöras av någon annan tjänsteman vid centret. Närmare bestämmelser om direktörens tjänsteuppgifter och om avgörande av ärenden utfärdas genom förordning av statsrådet. (LT 4.) Enligt 8 i förordningen avgör direktören på föredragning 3. ärenden som gäller centrets allmänna riktlinjer och andra därmed jämförbara ärenden. Ärendena föredras av chefen för respektive ansvarsområde. 4. ärenden som gäller centrets budgetförslag, förslag till centrets resultatmål, verksamhetsberättelse samt verksamhets- och ekonomiplan. Ärendena föredras av förvaltningschefen. 5. statsunderstöd som beviljas sammanslutningar och resestipendier för konstnärer. Ärendena föredras av konstbranschen i fråga eller en tjänsteman som utsetts till nämndens föredragande.
8 6. övriga ärenden som enligt förordningen ska beslutas av direktören. Ärendena andra ärenden som hör till ansvarsområdet eller som särskilt bestäms att ska föredras av direktören. Dessutom beslutar direktören om: 7. centrets officiella ställningstaganden samt centrets kommunikationskanaler och hur dessa ska användas 8. antalet länskonstnärer, var de är belägna och vilka uppgifter de ska ha. Ärendet föredras för direktören av utvecklingschefen, åt vilken verksamhetsställets chef bereder förslagen efter att ha hört de regionala konstkommissioner vars verksamhetsområde uppgiften berör 9. hur medlen i de anslag som har tilldelats centret ska delas upp för att beslutas av kommissionerna. Ärendet föredras av chefen för konstfrämjande. 10. ordnandet av samarbetet mellan kommissionerna samt mellan kommissionerna och konstrådet 11. vilka tjänstemän som verkar som föredragande i centrets förtroendeorgan, deras branscher och uppgifter. Ärendet föredras av chefen för ansvarsområdet i fråga. 12. utlåtanden som berör centret eller om lagar eller förordningar som i väsentlig grad styr dess verksamhet samt andra ärenden som är omfattande med avseende på centret eller dess uppgift 13. extra konstnärspensioner. Ärendet föredras av chefen för konstfrämjande. 14. anskaffningar och avtal som överskrider 20 000 euro, inklusive avtal som berör personalens arbetsinsats på centret. Ärendet föredras av chefen för respektive ansvarsområde. Direktören kan i enskilda fall förbehålla sig beslutanderätten i ett ärende, som annars skulle avgöras av en underordnad, och i ärenden som har anförtrotts underordnade enligt arbetsordningen. Direktören kan genom specificerande beslut om beslutanderätten delegera sin beslutanderätt till andra tjänstemän avseende andra än i lagen eller förordningen fastställda ärenden. Ärenden som rör tjänster och anställningar I 5 7 i förordningen om Centret för konstfrämjande föreskrivs det om behörighetsvillkor för tjänster, tillsättande av tjänster, tjänstledigheter och vikariat. Direktörens vikarie kan bevilja direktören tjänstledighet som är kortare än en månad och om tjänstledigheten är längre beviljas den av undervisnings- och kulturministeriet. De övriga tjänstemännen beviljas tjänstledighet av direktören, om inte något annat bestäms i arbetsordningen. Den myndighet som beviljar tjänstledighet beslutar om skötseln av en tjänst under tjänstledighet eller när en tjänst är vakant. (FT 7.) Direktören avgör: 15. tillståndsförfarande för rekrytering samt centrets praktikantkvot. Härvid avgörs ärendena på föredragning av förvaltningschefen eller annan tjänsteman som har anförtrotts denna uppgift. 16. utnämning av tjänsteman och anställning av anställda med arbetsavtal, dessa personers rätt att ha bisyssla, ta tjänstledigt eller motsvarande befrielse för anställd och hur uppgiften sköts under befrielsen samt övriga tjänstearrangemang som det inte särskilt har stadgats om i lagen eller förordningen om Centret för konstfrämjande. Ärendena avgörs
9 6. övriga ärenden som enligt förordningen ska beslutas av direktören. Ärendena av tjänsteman som utnämnts av direktören. 17. utnämning av tjänsteman och person med anställningsförhållande som representant för centret till organ eller samarbetsgrupper som tillsatts av intressenter eller övriga myndigheter med anknytning till centrets verksamhetsbransch. 18. utnämning av tjänsteman för chefsuppgift, frånsett ansvarsområdenas chefer och sådana tjänstemän vars chefsuppgifter har fastställts i uppdragsbeskrivningen för tjänsten. Reseförordnande Direktören avgör: 19. beviljande av reseförordnande för utlandsresa åt tjänstemän och personer i anställningsförhållande. För inrikes resa ger chefen reseförordnande åt tjänstemän och personer i anställningsförhållande. 20. beviljande av reseförordnande åt ordförande för och medlem i förtroendeorgan. Som reseförordnande till förtroendeorgans möten i hemlandet för förtroendepersoner fungerar dock mötesinbjudan skickad av centret. Reseförordnande för direktören beviljas av förvaltningschefen. Chefers uppgifter och beslutanderätt I centrets chefsuppgifter arbetar utöver direktören förvaltningschefen, chefen för konststödjande, utvecklingschefen, kommunikationschefen och de tjänstemän i vars uppdragsbeskrivning ingår chefsuppgifter eller som genom direktörens beslut har anförtrotts chefsuppgifter. Tjänstemän som anförtrotts chefsuppgifter håller årligen utvecklingssamtal med sina underordnade på våren och målsamtal på hösten avseende ansvarsområdet, verksamhetshelhetens eller verksamhetsställets mål och hur de förverkligas. Före utvecklings- och målsamtalen ska personer i chefsställning vid centret tillsammans gå igenom gemensamma mål för utvecklingssamtalen och riktlinjer för lönerna baserat på resultatavtal, strategi och beslut. Chefen beslutar om sin underordnades semester, tjänstledighet eller arbetsledighet, som tjänstemannen eller den anställda är berättigad till med stöd av statens tjänste- och kollektivavtal. Chefen beslutar om sina underordnade tjänstemäns och anställdas inbördes vikariat under kort frånvaro och om korta, högst två (2) veckor långa skönsmässiga tjänstledigheter och arbetsledigheter. Direktören beslutar om skönsmässiga tjänsteledigheter och arbetsledigheter som varar i över två (2) veckor på föredragning av chefen. Chefen beviljar sin underordnade tjänsteman, länskonstnär eller annan anställd inrikes reseförordnande. Vid behov kan en tjänsteman eller annan anställd beviljas ett bestående reseförordnande. Beslut i ärendet fattas av ansvarsområdets chef på föredragning av chefen, eller om det rör sig om chefen för verksamhetsområdet, direktören på föredragning av förvaltningschefen. En tjänsteman i chefsställning eller som anförtrotts chefsuppgifter ansvarar för de uppgifter och verksamhetshelheter som anges i arbetsordningen, uppdragsbeskrivningen för tjänsten eller förordnande.
10 Förvaltningschefens, utvecklingschefens, chefens för konststödjande och kommunikationschefens uppgift är att: o bistå direktören i ledningen av centret o delta i ledningsgruppens arbete o leda enligt angivna verksamhetsriktlinjer o föredra beslut som rör ansvarsområdet o svara för att ställda mål uppnås effektivt och ekonomiskt o främja personalens arbetshälsa o svara för personalens kompetens och utbildningsbehov som nya arbetsuppgifter förutsätter o svara för uppföljning och utveckling av centrets processer. Förvaltningschefen, utvecklingschefen, chefen för konststödjande och kommunikationschefen avgör ärenden som berör: o arrangerandet av verksamheten och anvisningar för den interna verksamheten enligt de riktlinjer som direktören har fastställt o arrangerandet av arbetet i praktiken o personalens arbetsuppgifter och vikariat till den del beslutanderätten angående dessa inte med stöd av lagen, förordningen, arbetsordningen eller särskilt beslut fattat av direktören hör till direktören eller en annan tjänsteman o anställning av personal för tjänsteförhållanden under ett år, anställningsförhållanden, vikariat, sysselsättning eller praktik efter att ha fått rekryteringstillstånd för dessa o inrikes reseförordnande o personalens semester o utbildning av personalen o tillsättande av interna arbetsgrupper inom sitt ansvarsområde o anskaffningar och avtal på högst 20 000 euro, inklusive avtal som berör personalens arbetsinsats på centret o begärda utlåtanden. Förvaltningschefen, chefen för konststödjande, utvecklingschefen och kommunikationschefen verkställer ärenden som berör: o förverkligande av riktlinjer enligt centrets dokument, strategi och beslut o budgetens användningsplan och beslut om fördelning av anslag i statsunderstöd o ärenden i vilka de verkar som föredragande för ärenden som är på deras ansvar. När förvaltningschefen, chefen för konststödjande, utvecklingschefen och kommunikationschefen är förhindrade sköts deras uppgifter av en tjänsteman som utsetts av direktören. Övriga tjänstemän som anförtrotts chefsställning på centret av direktören har som uppgift att i egenskap av arbetsgivarens representant: förverkliga riktlinjer enligt centrets styrande dokument, strategi och beslut svara för att ställda mål uppnås effektivt och ekonomiskt främja personalens arbetshälsa
11 svara för personalens kompetens och kompetensutveckling föredra rekryteringar för ansvarsområdets chef för minst ett halvt år lång anställning, sysselsättning eller praktik efter att ha fått rekryteringstillstånd för dessa bereda och föredra budgetförslag som är på deras ansvar för ansvarsområdets chef föredra anskaffningar och avtal på minst 5 000 euro, inklusive avtal som berör personalens arbetsinsats på centret, för ansvarsområdets chef föredra för utvecklingschefen allokering av länskonstnärs arbetsinsats på minst två månader till ett enskilt projekt. Dessa chefer avgör ärenden som berör: anställning av personal för anställningsförhållanden under ett halvt år, sysselsättning eller praktik efter att ha fått rekryteringstillstånd för dessa anskaffningar och avtal under 5 000 euro, inklusive avtal som berör personalens arbetsinsats på centret allokering av länskonstnärs arbetsinsats på minst två månader till ett enskilt projekt. Personalens uppgifter Om personalens uppgifter föreskrivs det i uppdragsbeskrivningarna för tjänsterna, i arbetsavtal och projektplaner. Alla som hör till personalen på centret är skyldiga att följa centrets anvisningar och bestämmelser samt utföra övriga uppgifter de får av centrets direktör eller sin egen chef. Bestående arbetsgrupper som stöder ledning och chefsarbete Ledningsgrupp För den allmänna planeringen, utvecklingen, ledningen, samordningen och uppföljningen av centrets verksamhet bistås direktören av en ledningsgrupp. I ledningsgruppen behandlas centrets utkast till ekonomi- och verksamhetsplan, resultatavtal samt boksluts- och verksamhetsberättelse innan de föredras för direktören. Ledningsgruppen fattar inga beslut. Medlemmar i ledningsgruppen är direktören, ansvarsområdenas chefer och kommunikationschefen samt på direktörens inbjudan någon annan tjänsteman som vid behov deltar i ledningsgruppens arbete. Ledningsgruppens ordförande är centrets direktör. För ledningsgruppen utses separat en sekreterare. Ledningsgruppen sammanträder på direktörens kallelse. Chefsmöte Vid centret hålls chefsmöten minst en gång om året på direktörens kallelse. Chefsmötets ordförande är centrets direktör.
12 Vid chefsmötena behandlas verksamhetssätten vid centret, dess ansvarsområden och verksamhetsenheter och förenhetligandet av verksamhetssätten samt frågor som är nödvändiga med avseende på förverkligandet av centrets strategi och operativa funktioner. Vid chefsmötena informeras cheferna om ärenden som berör centrets verksamhet eller verksamhetsmiljö och ärenden som berör personalledningen och -förvaltningen. Ämbetsverksmöte Vid centret arrangeras ämbetsverksmöten i regel en gång i månaden. Vid mötena behandlas aktuella ärenden som berör centrets verksamhet samt ärenden som personalen för fram. Ärenden som personalen för fram kan även behandlas vid ansvarsområdenas möten, i arbetsgrupper och vid verksamhetsställenas möten. Samarbete I samarbetet mellan arbetsgivaren och personalen följs lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar (1233/2013). Syftet med samarbetet är att ge personalen en möjlighet att påverka det beslutsfattande som berör personalens arbete och arbetsförhållanden samt centrets verksamhet och samtidigt främja resultaten och ekonomin inom statsförvaltningens verksamhet. I ovanstående lag föreskrivs om de ärenden som ska omfattas av samarbetet. Centret har en samarbetsnämnd som behandlar ärenden enligt lagen om samarbete samt lagen om tillsynen över arbetarskyddet och om arbetarskyddssamarbete på arbetsplatsen (44/2006). Dessutom har centret en arbetsgrupp för utvärdering och utveckling av lönerna enligt det specificerande kollektivavtalet för Centralkommissionen för konst som godkänts 11.9.2003 baserat på statens lönesystem. Övriga arbetsgrupper Centret för konstfrämjande har samordnande arbetsgrupper för ansvarsområdenas gemensamma funktioner och som utnämns av direktören. Arbetsgruppernas syfte är att behandla ekonomiska, strategiska eller i övrigt för centrets verksamhet viktiga frågor. Inom ansvarsområdena kan det finnas interna tillfälliga eller bestående arbetsgrupper, som tillsätts på beslut från ansvarsområdets chef eller en person som utsetts av denna. Direktören ska alltid informeras om ansvarsområdenas interna arbetsgrupper. B. Behandling och avgörande av ärenden i förtroendeorganen Om sammansättning, sammanträdande och avgörande av ärenden i konstrådet och konstkommissionerna har det föreskrivits i 10 11 i förordningen om Centret för konstfrämjande. Om arrangerandet av verksamheten i Nämnden för biblioteksstipendier åt författare och översättare samt Visningsstipendienämnden för bildkonst har det föreskrivits i förordningarna om organen i fråga. Utöver dessa följs vid organens möten och vid avgörande av ärenden
bestämmelserna i centrets särskilda förordnande om föredragning, behandling och avgörande av ärenden samt bestämmelserna i denna arbetsordning. 13 Alla ärenden som behandlas vid konstrådets och konstkommissionernas samt sektionernas och de särskilda nämndernas sammanträden avgörs alltid på föredragning av föredraganden. Ett förtroendeorgan kan inte sammanträda eller fatta beslut utan föredragande. De ärenden som behandlas vid sammanträdena bereds av utsedda tjänstemän vid centret som svarar för att bereda eller föredra ärendena för respektive organ. Föredraganden ansvarar för vad som besluts på dennes föredragning, om personen inte själv framfört sin avvikande åsikt. Om direktören inte beslutar om annat, svarar föredraganden även för verkställandet av beslutet. Ärenden avgörs med enkel röstmajoritet. Vid lika röstetal gäller som beslut den åsikt som ordföranden understöder. Förtroendeorganens möten protokollförs. Protokoll förs av den tjänsteman vid centret som svarar för att bereda eller föredra förtroendeorganets ärenden. Om ordföranden och föredraganden har avvikande åsikter om innehållet i protokollet, ska protokollet granskas av hela förtroendeorganet. Det godkända protokollet undertecknas elektroniskt av mötets sekreterare i centrets system för elektronisk dokumenthantering. Protokollet ska finnas och vara godkänt i systemet för elektronisk dokumenthantering senast på den tionde arbetsdagen efter mötet. DOKUMENTFÖRVALTNING OCH DOKUMENTENS OFFENTLIGHET Öppenhet är en viktig del av god förvaltning på ämbetsverk. Centret förbinder sig till en öppen förvaltning samt att främja kundernas, intressenternas och medborgarnas delaktighet. Tjänstemännen och de anställda på Centret för konstfrämjande ska se till att fattade beslut och grunderna för dessa skrivs upp och arkiveras enligt arkivlagstiftningen och centrets verksamhetsanvisningar och andra bestämmelser. För registrering av centrets dokument, dokumenthantering och arkivering utnyttjas systemet för elektronisk ärendehantering (Salama) inom undervisnings- och kulturministeriets förvaltningsområde. Dokumenten ska sparas i Salama. När centrets interna organ, arbetsgrupper och ansvarsområden har möten samt från ämbetsverksmöten ska protokoll eller PM upprättas. Dessa är avsedda för centrets interna användning och görs tillgängliga för centrets tjänstemän och anställda i systemen för intern kommunikation till den del de inte innehåller sekretessbelagd information. Centret har en offentlighetsanvisning för dokumentens offentlighet och praxis som ska följas i frågan. Denna publiceras på centrets webbplats och revideras vid behov. Behovet av att förnya offentlighetsanvisningen bedöms minst en gång per tre år. Centret utnyttjar resultaten från bedömningen för att utveckla sin verksamhet.
14 GODKÄNNANDE AV ARBETSORDNINGEN Denna arbetsordning träder i kraft 1.8.2016. Direktör Minna Sirnö Risto Aakko