1(6) Datum Datum Diarienummer 2012-09-12 2012-09-12 Ls100344 Regionstyrelsens uppdrag till Driftsnämnden för Regionservice Inledning Regionstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av regionens angelägenheter och har uppsikt över att driftsnämndernas verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har beslutat. Syftet med detta uppdrag är att reglera förhållandet mellan regionstyrelsen som uppdragsgivare och Driftsnämnden för regionservice som underställd nämnd och uppdragstagare. Uppdraget består av tre delar: ledning och styrning, uppdrag och uppföljning. Regionstyrelsen betonar vikten av funktion i alla tre delarna gentemot och av uppdragstagarna utifrån ledorden helhet, samordning och delaktighet. Region Hallands verksamhet måste samordnas och effektiviseras ur ett helhetsperspektiv, inte minst med tanke på den ekonomiska situationen de närmaste åren. Ledning och styrning Fungerande ledning och styrning kännetecknas av en tydlig inriktning och struktur för hur uppsatta mål ska förverkligas. Vid sidan av ett gott ledarskap krävs stödjande system som gör det möjligt att ta ett helhetsansvar. Styrkedjan och övergripande uppdrag Regionfullmäktiges budget utgör tillsammans med policyer regionens övergripande dokument. Regionstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av regionens angelägenheter och har uppsikt över att driftsnämndernas verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har beslutat. Regionstyrelsen uttrycker genom uppdraget vilket ansvar Driftsnämnden för regionservice har för att genomföra regionfullmäktiges mål och hur driftnämnden ska agera för att öka styrbarheten i verksamheterna.
2(6) Driftsnämnden för regionservice ska besluta om ett inriktningsdokument för den egna verksamheten innehållande prioriterade mål och övergripande inriktningar. Driftsnämnden för regionservice ska till regionstyrelsen återredovisa inriktningsdokumentet samt vid dialogmöten med Regionstyrelsen kontinuerligt föra dialog kring uppfyllandet av inriktningsdokumentet. Driftsnämnden för regionservice ska besluta om en övergripande budget för nämndens verksamhet innehållande intäkter och kostnader med system för nedbrutet resultatansvar till minsta möjliga resultatnivå för att skapa delaktighet, förståelse och ansvarstagande. Förslaget upprättas av förvaltningschefen. Driftsnämnden för regionservice ska kontinuerligt föra dialog med sin förvaltning kring uppfyllandet av mål och inriktning samt vid avvikelser från planen vidta korrigerande åtgärder. Förvaltningen ska upprätta en verksamhetsplan som beskriver hur de avser att genomföra Driftsnämndens för regionservice prioriterade mål och övergripande inriktningar. Förvaltningen ska till Driftsnämnden för regionservice återredovisa måluppfyllelse och vid avvikelser från mål och inriktning omgående redovisa förslag till åtgärder. Styrrollen Styrning handlar om att använda resurserna effektivt så att de ger största möjliga nytta för hallänningen. Styrrollen innebär att värdera resultat och utveckling, ompröva inriktningar och strategier, samt att besluta om åtgärder och prioriteringar. En viktig utgångspunkt för regionens arbete är att skapa systemförståelse. Uppföljning Uppföljning är ett av de viktigaste verktygen som respektive organisatorisk nivå har för att utöva effektiv styrning. Det gäller för såväl förtroendemän som beslutsfattande tjänstemän. För att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen ska kunna säkerställa sin uppsiktsplikt och fullgöra sina uppdrag ska driftnämnder och styrelser bidra med uppföljningar, så att styrelsen får information om de olika verksamheterna och helheten. 2013 års uppföljning består av Månadsrapporter uppföljningsrapport 1 och 2 årsrapport
3(6) Regiondirektören fastställer innehållet i uppföljningen av Hälso- och sjukvårdsstyrelsens uppdrag till driftnämnder i Riktlinjer för Region Hallands uppföljning 2013. Regionfullmäktiges ansvar enligt kommunallagen och reglemente Regionfullmäktiges uppgifter regleras i 3 kap 9 kommunallagen. Av lagtexten framgår att regionfullmäktige beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt för regionen främst mål och riktlinjer för verksamheten, budget, skatt och andra ekonomiska frågor, nämndernas organisation och verksamhetsformer, årsredovisning och ansvarsfrihet. Regionstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av regionens angelägenheter. För detta krävs uppsikt över de olika verksamheterna (6 kap 1 kommunallagen). Regionstyrelsen ska övervaka den ekonomiska förvaltningen, att nämndernas verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, att lagar och förordningar följs och att medlen används ändamålsenligt. Om regionstyrelsen finner brister ska regionstyrelsen lämna råd alternativt föra ärendet till regionfullmäktige som får fatta beslut. Uppsiktsplikten i praktiken Regionstyrelsen har ett beredningsansvar inför regionfullmäktige, både avseende nämnder och bolag, och därmed en aktivitetsskyldighet vid rapportering av avvikelse, medan ansvaret att agera ligger hos regionfullmäktige. Regionstyrelsens uppsiktsplikt för nämnder och bolag innebär i praktiken bland annat uppföljning av uppdraget enligt reglemente eller ägardirektiv, uppföljning av mål och uppdrag enligt fullmäktiges budget samt uppföljning av utfall och prognoser inom områdena verksamhet, personal och ekonomi. Uppsikten kan ske genom muntlig dialog och skriftlig information. Dialogmöten inkluderar måluppfyllelse, budgetefterlevnad, väsentliga utvecklingsfrågor, utvärdering av egen verksamhet i jämförelse med motsvarande service hos andra leverantörer samt nulägesrapport. Dialogmöten ska också beröra uppföljning av fastighetsområdet gällande internavtal. Driftnämnden för Regionservice ska även genomföra dialogmöten med övriga Driftnämnder. Driftsnämndens för regionservice uppdrag Driftsnämnden för Regionservice är Region Hallands serviceorganisation och leverantör av administrativt stöd. Nämndens främsta uppdrag är att leverera
4(6) kostnadseffektiv administration och service till rätt kvalitet, för att stödja regionens kärnverksamhet. Driftsnämnden för Regionservices huvuduppdrag är att, med utgångspunkt från regionens övergripande mål, erbjuda upphandlings-, fastighets- försörjnings- och administrativa stödfunktioner till regionens verksamheter. Nämnden ska dessutom se över och vid behov- effektivisera regionens arbetsprocesser och informationstekniska system. Fastigheter och informationstekniska system ägs av Regionstyrelsen men under hålls, utvecklas och driftas av driftsnämnden för Regionservice på uppdrag av Regionstyrelsen. Nämnder och styrelser inom Region Halland har sedan ett kundförhållande till nämnden för Regionservice gällande upphandlings-, fastighetsförsörjnings- och administrativa stödfunktioner. Driftsnämnden för Regionservice ska kontinuerligt arbeta med att utveckla sina administrativa tjänster och servicetjänster till verksamheten i egen regi. Utvecklingsarbetet ska ske tillsammans med driftsnämnderna och dess förvaltningar. Driftsnämnden för Regionservice ska kontinuerligt jämföra sitt serviceutbud avseende kvalitet, effektivitet och kostnad med motsvarande service hos andra leverantörer och nämnden ska, efter samråd med regionstyrelsen, kunna konkurrensutsätta delar av verksamheten när behov konstateras, även kund kan initiera diskussion om konkurrensutsättning. Driftsnämnden för Regionservice erhåller inte något regionbidrag för att driva sin verksamhet utan ska finansiera sin verksamhet med intäkter för utförda tjänster. Nämnden ska upprätta internöverenskommelser med verksamheten i egen regi. Huvudprincipen är att verksamheten ska finansieras med intäkter för utförda tjänster. Driftsnämnden har inte något avkastningskrav utan förväntas prissätta sina tjänster i en sådan nivå att nämnden, efter nödvändiga avsättningar för investeringar, lämnar ett nollresultat. Driftsnämnden för Regionservice ska om ett överskott genereras återbetala detta till Regionstyrelsen. Driftsnämnden för Regionservice ska ha beredskap att ta emot ytterligare stödfunktioner efterhand som Region Halland renodlar och effektiviserar i sin verksamhet. Driftsnämnden för Regionservice ska söka möjligheter till effektiv samverkan med andra offentligt finansierade organisationer. Nämnden ansvara för att verkställa och leverera det informationsteknologiska stödet i Region Halland avseende drift, förvaltning och investering på uppdrag av Regionstyrelsen. En strukturerad tjänstemannamodell för verksamhetens behov samt
5(6) instyrning av nationella gemensamma satsningar fungerar som beställarfunktion och leds av Regionkontoret. Strukturen utgör underlag för driftnämnden för Regionservice uppdrag. Driftsnämnden för Regionservice ska upprätta plan för hur de nationella mål som finns avseende digital agenda/e-samhället implementeras och följs. Driftsnämnden som arbetsgivare Alla driftsnämnder har enligt reglementet arbetagivaransvar. Genomförandet av nämndens övergripande styrning som arbetsgivare ska stödja fullmäktiges mål i budget 2013 inom området enligt styrmodellen. Regionens beslutade riktlinjer och policydokument inom området och regionens samverkansavtal med arbetstagarorganisationerna ska vid var tid efterlevas och nämnden ska övergripande följa upp att det finns system och struktur i ledningen av förvaltningen som säkerställer genomförandet av regionens beslut. Regionen är en juridisk person och nämnden ska i sin styrning eftersträva att förvaltningen stärker den värdegrunden i sitt ledningsarbete. Regionen vill ha goda arbetsplatser där delaktighet hos medarbetarna eftersträvas inför ledningens beslut. När beslut har fattats ska efterlevnaden följas upp. Avvikelser ska åtgärdas. I samtliga driftnämnders uppdrag ska särskild vikt läggas vid: Att verksamheten har väl fungerande rutiner för att tillvarata och utveckla befintlig kompetens och att det framtida behovet av kompetens säkerställs genom kontinuerlig dialog och samarbete med regionstyrelsen. För att uppnå detta ska deltagande ske i regiongemensam strategisk kompetensinventering och kompetensförsörjning. Att lönebildningen används som ett instrument för kompetensförsörjning och stimulans av medarbetares engagemang och bidrag till verksamhetens utveckling. Att genus- och mångfaldsperspektivet genomsyrar samtliga verksamheter och att ett aktivt arbete bedrivs enligt likabehandlingsplanen. Att verksamheten uppmärksammar skrivningarna i Program 2012-2015 för funktionshinderfrågor gällande arbete för personer med funktionsnedsättning. Att verksamheten fortlöpande utifrån regionens värdegrund utvecklar medarbetar- och ledarskapet. Chefer ska ha rimliga villkor att utöva sitt ledarskap. Män och kvinnor ska ges lika möjligheter till chefsutbildningar. Att verksamheten har tydliga mål och uppdrag som är väl kända och förankrade hos medarbetarna.
6(6) Att verksamheten medverkar i regiongemensamt arbete för att stärka Region Hallands konkurrens- och attraktionskraft som arbetsgivare. Att verksamheten utvecklar det förebyggande arbetsmiljöarbetet med stöd av lokal HR-funktion och företagshälsovårdens kompetens Att skicka samtliga anställningar innan annonsering till samordningsfunktionen för intern arbetsförmedling Att informera samordningsfunktionen för intern arbetsförmedling om samtliga vakanshållna tjänster. Att ha samråd med närmast överordnad chef innan rekrytering av personal.