TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jimmy Rudelius 2018-05-03 KFN 2018/0113 50661 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens kommunikationsstrategi Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till kommunikationsstrategi för kultur- och fritidsnämnden. Bakgrund Kultur- och fritidsnämndens verksamheter vänder sig till alla Kalmar kommuns invånare och de som besöker vår kommun. Visionen för kultur- och fritidsnämndens är Kalmar- nyckeln till rika upplevelser och de övergripande målen är att Kalmar ska vara en generös och nyfiken kultur- och fritidsstad och att vi ska ge både invånare och föreningsliv bästa förutsättningar till att ge och uppleva en lustfylld, spontan och hälsofrämjande fritid. Kommunikationsstrategin är ett av redskapen för att synliggöra och möjliggöra för invånare och besökare att ta del av det rika utbud som finns inom kulturoch fritidsområdet i Kalmar kommun. Vår kommunikationsstrategi ska leda oss till att på bästa sätt tillgodose kommunikationsbehovet hos våra behovsgrupper på rätt sätt, i rätt tid och på rätt plats. Strategin ska styra och vägleda förvaltningen i dess arbete med att informera och tillgängliggöra informationen för våra invånare, föreningsliv, besökare, samverkanspartners mfl. Dessa ska få information om vägar in till kommunen och förvaltningen samt hitta i det stora utbud av aktiviteter förvaltningen och föreningslivet erbjuder. Lolita Persson förvaltningschef Jimmy Rudelius administrativ chef Bilagor Kommunikationsstrategi kultur- och fritidsnämnden Kalmar kommun Kultur- och fritidsförvaltningen Administration Adress Box 610, 391 26 Kalmar Besök Tel 0480-45 00 00 vx jimmy.rudelius@kalmar.se
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN I KALMAR KOMMUN Hur förhåller vi oss till vår omvärld? Hur vill vi att omvärldens bild av oss ska vara och hur skapar vi en samsyn på hur vi förmedlar varför vi finns? Tfn. 0480-45 00 00 (kontaktcenter) kultur-fritid@kalmar.se social@kalmar.se www.kalmar.se
Vi är till för våra kommuninvånare. Det är deras behov vi arbetar med att tillgodose. Samma utgångspunkt har vi i vårt kommunikationsarbete. 2
SYFTE Detta är en strategi för kultur- och fritidsnämndens kommunikation till alla som på olika sätt har behov av att förstå vad vi arbetar med. Kommunikationsstrategin gör att vi blir bättre på att samordna och skapa förutsättningar för att vårt informations- och kommunikationsarbete har en hög kvalité. Vi kommunicerar dagligen i vårt arbete. Med kommuninvånare, kollegor och externa aktörer med flera. Den här kommunikationsstrategin är ett stöd för personal inom kultur- och fritidsförvaltningen och ska hjälpa oss att på bästa sätt tillgodose våra målgruppers kommunikationsbehov. När du ska planera vad som är den bästa kommunikationsinsatsen för just din målgrupp, både internt och externt, är kommunikationsstrategin ett stöd så att du kommunicerar på rätt sätt, i rätt tid och på rätt plats. Kommunikationsarbetet ska öka förtroendet för kommunens verksamhet samt bidra till att nå förvaltningens mål. En bra kommunikation skapar en positiv bild av, och ökar förtroendet för, Kalmar kommun och det arbete som kommunen och därmed vi på kultur- och fritidsförvaltningen bedriver. Invånare ska känna stolthet för Kalmar kommun. Vår kommunikationsstrategi ska leda oss till att på bästa sätt tillgodose kommunikationsbehovet hos våra behovsgrupper på rätt sätt, i rätt tid och på rätt plats. 3
MÅL MED VÅR KOMMUNIKATION Alla som är i behov av information från oss eller vill föra dialog med oss ska få det snabbt och enkelt. Informationen ska hålla en hög kvalité och vara målgruppsanpassad. Alla som påverkas av våra beslut ska få en tydlig och lättförståelig bild av vad det innebär för dem. All personal på förvaltningen ska känna sig informerade och uppdaterade om sådant som påverkar deras arbete, men också kring större frågor som förvaltningen driver. Är de insatta blir de bra ambassadörer och det stärker vårt varumärke. All information ska präglas av förvaltningens vision, Kalmar nyckeln till rika upplevelser. Samt förvaltningens mål, Kalmar ska vara en generös och nyfiken kultur- och fritidsstad. Alla medborgare ska ha möjlighet att känna till vilket kultur- och fritidsutbud som finns och möjligheten till att delta. Kalmar ska ge både invånare och föreningsliv bästa förutsättning till att ge och uppleva en lustfylld, spontan och hälsofrämjande fritid. Ge kunskap om förvaltningens tjänster, service och myndighetsansvar. Skapa intresse och få fler att besöka våra verksamheter och ta del av vårt utbud. Få föreningar och samarbetspartners att vara välinformerade om beslut. Kommunikationen ska vara saklig, korrekt, snabb, trovärdig, öppen och ärlig. Språket ska vara lättillgängligt- enkelt och korrekt.»» Skapa goda relationer med våra målgrupper och andra intressenter i kommunen. 4
VILKA VI KOMMUNICERAR MED 1 Kommuninvånare Vi är till för våra kommuninvånare. Det är deras behov vi arbetar med att tillgodose. Samma utgångspunkt har vi i vårt kommunikationsarbete. 2 Anställda på kultur- och fritidsförvaltningen Tydligheten utåt underbyggs av en samsyn och tydlighet inom organisationen. Medarbetare som är trygga med den information de får är dessutom viktiga för bra kommunikation gentemot omvärlden och därmed god service till våra kommuninvånare. 3 Samverkande aktörer Kring kultur- och fritidsförvaltningen finns en mängd aktörer som vi samverkar med, eller påverkas av och som vi måste ha en bra kommunikation med. Exempel: Föreningar, medier, studenter, universitet, näringsliv, fackliga organisationer, andra myndigheter och förvaltningar etc. 5
FÖRUTSÄTTNINGAR I vårt kommunikationsarbete har vi att förhålla oss till Kalmar kommuns övergripande styrdokument. Här följer några utdrag som påverkar hur vi ska förhålla oss till vår omvärld. Kalmar kommuns vision 2025 I ett Kalmar för alla finns framtidstron och det goda livet med närhet till stadens puls såväl som livskraftig landsbygd. Kunskap och det livslånga lärandet går hand i hand med ett välmående näringsliv i en attraktiv och ständigt växande region som tar ansvar för klimat och miljö. Kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetsbeskrivning Kultur- och fritidsförvaltningen erbjuder kommunens invånare och besökare ett brett utbud av kultur- och fritidsaktiviteter. Det är i samverkan med föreningar och andra aktörer som vi fyller Kalmars kultur- och fritidsliv med ett bra innehåll. Ett rikt kultur- och fritidsliv gör en plats attraktiv och stärker invånarnas känsla av livskvalitet. Dessa värderingar ska finnas med i såväl mötet med invånare som samarbetspartners och kollegor. Kalmar - nyckeln till rika upplevelser. Kalmar kommuns kommunikationsstrategi Vi följer kommunens kommunikationsstrategi i vårt kommunikationsarbete och ser vår egen strategi som en del i att uppnå de övergripande kommunikationsmålen. Riktlinjer för kommunikation i Kalmar kommun Vi följer och anpassar oss efter de riktlinjer för kommunikation som kommunikationsenheten framhåller. Kalmar kommuns grafiska profil Vi följer Kalmar kommuns grafiska profil. Inom ramarna för denna kan vi utveckla egna visuella identiteter för verksamheter med behov av det. 6
HINDER OCH UTMANINGAR Kommunikation för oss handlar inte bara om att nå fram till en målgrupp. Det handlar lika mycket om hur personer med behov av våra tjänster ska nå fram till oss. Vi arbetar därför med att identifiera och eliminera de kommunikativa hinder som finns mellan deras behov och våra tjänster. Dessa hinder för våra mottagare, är våra utmaningar! 1 Verksamhetsperspektivet För oss som kan våra verksamheter är det naturligt att skapa extern information eftersom vi dagligen befinner oss i verksamheten. Dvs vi vet redan hur vi är organiserade och efter vilka behov vi anser oss ha att synas. Men det perspektivet gynnar sällan de som inte känner vår verksamhet lika bra och som ska tillgodogöra sig vår information. 2 Utmaningen för oss är att förstå mottagarnas behov och utgå ifrån det i vår kommunikation. Myndighetsspråket Vi som arbetar på kommunen är väl förtrogna med hur man uttrycker sig på en myndighet, vi känner till begrepp och lagar som styr vår verksamhet. Men det är sällan detta är av intresse eller ens nytta för våra externa mottagare. Tvärtom skapar det ofta osäkerhet och missförstånd. Utmaningen för oss ligger i att förmedla våra externa budskap så enkelt, lättförståeligt och okomplicerat vi kan. 3 Informationsmängden Vi har mycket att informera om och ofta vill vi få med allt på en gång för att inte utelämna något. Det gör det svårt för mottagarna att tillgodogöra sig den information de för tillfället behöver. Utmaningen för oss ligger i att ge rätt information till rätt mottagare vid rätt tillfälle. 7
4 Stuprörssyndromet Med många olika enheter och verksamheter som var och en har en egen kommunikativ agenda och där vissa funktioner överlappar varandra, är det lätt hänt att den totala bilden av kultur- och fritidsförvaltningen blir splittrad och otydlig. Utmaningen för oss ligger i att samordna helhetsbilden av kultur- och fritidsförvaltningen utåt. Vår kommunikation ska underlätta för mottagarna att förstå vad vi kan göra för dem. FÖRHÅLLNINGSSÄTT UTIFRÅN HINDER OCH UTMANINGAR Såhär gör vi för att motverka de fyra största hinderna för våra mottagare. 1. Verksamhetsperspektivet 2. Myndighetsspråket 3. Informationsmängden 4. Stuprörssyndromet 8
1 Vi har ett mottagarperspektiv Vi Behov Kommunikation Våra mottagare Det är mottagarnas behov av kommunikation med oss som vi ska arbeta med att tillgodose på bästa sätt. Därför utgår vi ifrån deras behov i vårt kommunikationsarbete. Vi frågar oss: Vad vill våra mottagare oss? Vad behöver de veta? Hur kan vi på bästa sätt tillgodose deras behov av kommunikation? 2 Vi anpassar vårt språk efter mottagarna!! Vi Våra mottagare Det är mottagarna som ska förstå vår kommunikation och de har inte alls samma kunskap som vi. Därför bör vi alltid analysera våra texter utifrån ett utanförperspektiv och sträva efter att göra dem så enkla, lättförståeliga och okomplicerade som möjligt. Vi frågar oss: Kan någon som är helt okunnig om vårt arbete förstå vårt budskap? Finns det krångliga ord, begrepp och laghänvisningar vi kan undvika eller förtydliga? 9
3 Vi strukturerar vår kommunikation efter mottagarnas situation Vi 1 3 2 Våra mottagare Behovet av hur vi kommunicerar med mottagarna kan se olika ut beroende på var i relationen med oss de befinner sig. Därför ska vi också anpassa vår kommunikation efter mottagarnas situation och efter vilken information de behöver för tillfället. Vi frågar oss: Vilken situation befinner sig mottagarna i? Vad behöver de veta just nu? Var förmedlar vi det allra bäst? Kommunikationsstruktur utifrån mottagare inom olika behovsgrupper: Mottagare Budskap Huvudkanal* Kommuninvånare som inte har tagit kontakt med oss eller fått beslut om insats Kommuninvånare i behov av våra öppna verksamheter Kommuninvånare som är intresserade av vårt utbud Nyanställda medarbetare Utifrån deras behov och vart de vänder sig för att få hjälp Utifrån deras behov och vart de vänder sig. Relationsbyggande. Evenemang och arrangemang i våra verksamheter Beskrivning av vår verksamhet och organisation Webbplats Webbplats, broschyrer, sociala medier, buss och storbildsskärmar, nyhetsbrev, Kalmar-appen Sociala medier, webbplats, buss och storbildsskärm, Kalmar-appen, digital och analog annonsering Intranät 10
Medarbetare Nyheter och viktiga beslut Intranät, APT, nyhetsbrev Potentiella medarbetare Kultur- och fritidsförvaltningen som arbetsgivare Webbplats, mässor, sociala medier Sommarvikarier Gör något viktigt i sommar. Sociala medier, bussreklam, digital annonsering, mässor Samverkande myndigheter/ förvaltningar Föreningar och brukarråd Näringsliv Media Fastighetsägare Beskrivning av våra verksamheter * Avser produktionskanaler och inte muntlig information. Webbplats Webbplats, nyhetsbrev Webbplats, sociala medier, nyhetsbrev Pressmeddelande, sociala medier Webbplats 4 Vi samordnar kommunikationsarbetet internt Vi! Våra mottagare För att mottagarna ska få en enhetlig och tydlig helhetsbild av vilken hjälp och stöd de kan få av oss samt vad vi har att erbjuda, behöver vi samordna kommunikationen mellan alla enheter och områden som har gemensamma mottagare. Kommunikatören har huvudansvaret för samordningen. Detta görs med stöd av kommunikationsgruppen som består av kontaktpersoner ifrån de olika enheterna och verksamheterna. De olika verksamheterna för sin talan via deras respektive kontaktperson som för den vidare till kommunikationsgruppen där vi genomför dialoger om samverkansmöjligheter. Vi frågar oss: Inom vilka områden har vi gemensamma mottagare? 11
KONTAKTA OSS Tfn. 0480-45 00 00 (kontaktcenter) kultur-fritid@kalmar.se social@kalmar.se www.kalmar.se