Intern kontrollplan Nybro kommun 2015
Innehållsförteckning Intern kontroll... 3 Ekonomi/Inköp... 4 Politik... 5 Personal... 6 Verksamhet... 7 Nybro kommun, Intern kontrollplan 2(7)
Intern kontroll Bakgrund Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undvika att allvarliga fel begås. Vidare ska den interna kontrollen ge medarbetare och politiker trygghet genom att skydda dem från oberättigade misstankar om oegentligheter. Detta ska göras genom: att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs, att tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten ges, att lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. efterlevs. Organisation Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att se till att det finns en god intern kontroll inom kommunen och att en övergripande organisation för detta upprättas. Varje nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Nämnden ska tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas. Förvaltningschefen har ansvaret för: att konkreta regler och anvisningar utformas, att förslag till internkontrollplan upprättas samt att löpande rapportering om hur den interna kontrollen fungerar lämnas till nämnden. Verksamhetsansvarig är skyldig att följa reglerna och anvisningarna om intern kontroll, att informera övriga anställda om reglernas innebörd, att verka för att arbetet sker i enlighet med regelverket samt att tillse att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Uppföljning av intern kontroll Internkontrollplan ska årligen antas av varje nämnd. Uppföljning av intern kontroll ska ske i enlighet med den upprättade interna kontrollplanen och rapporteras till nämnden. Nämndens rapportskyldighet består av att i samband med årsredovisningens upprättande rapportera till kommunstyrelsen de under året konstaterade fel och brister, som framkommit i samband med uppföljningen av den interna kontrollen samt rapportera de åtgärder som vidtagits. Rapporten ska även tillställas kommunens revisorer. Kommunstyrelsens skyldigheter består av, att med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs, föranstalta om sådana. Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. Från och med 2015 används verktyget Stratsys för upplägg och uppföljning av intern kontrollplan. Inom ekonomi, personal och politik finns gemensamma uppföljningspunkter för hela kommunen, medan verksamhet är specifik för respektive förvaltning. Uppföljningen av de gemensamma punkterna görs av kommunstyrelseförvaltningen, medan punkterna inom verksamhet följs upp av respektive förvaltning. Nybro kommun, Intern kontrollplan 3(7)
Ekonomi/Inköp Hantering av bensinkort 3. Stor 2. Måttlig 6 Stickprov på fakturaunderlaget. Beskrivning Syfte att kontrollera att underlag finns enligt beslutade riktlinjer. I rapporten ska det alltid framgå totala antalet fakturor, antalet slumpmässigt utvalda fakturor och antalet avvikelser. Mätmetod Slumpmässigt utvalda fakturor kontrolleras. Utfall = avvikelser Målvärde = antalet slumpmässigt utvalda Målvärdet = avvikelsen Hantering av betalkort Inköp utan giltigt avtal Ju lägre utfall desto bättre. 3. Stor 2. Måttlig 6 Stickprov och granskning av fakturaunderlaget. Beskrivning Syfte att kontrollera att underlag finns enligt beslutade riktlinjer. Mätmetod Alla fakturor över 10 000 kr granskas, dessutom stickprov på övriga fakturor, Ju lägre utfall desto bättre. 3. Stor 3. Betydande 9 Att inköpen görs hos leverantörer som det finns ramavtal eller avtal med. Representation 3. Stor 2. Måttlig 6 Granskning av representation. Mätmetod Alla inköp kontrolleras mot giltiga avtal. Ju högre utfall desto bättre. Beskrivning Att underlagen uppfyller Nybro kommuns policy och Skatteverkets regler. Mätmetod Stickprov. Ju lägre utfall desto bättre. Nybro kommun, Intern kontrollplan 4(7)
Politik Uppföljning av politiska beslut Researvoden till förtroendevalda 2. Liten 2. Måttlig 4 Uppföljning av beslut och verkställighet 2. Liten 1. Mindre 2 Researvoden för förtroendevalda Beskrivning Kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges beslut ska följas upp så att verkställighet skett. Mätmetod Stickprov av verkställighet på fattade beslut. Beskrivning Avstånd mellan bostad och möte ska vara korrekt. Mätmetod Kontroll av hemadress gentemot reseräkning. Nybro kommun, Intern kontrollplan 5(7)
Personal Rapportering av arbetstid Veckovila i samband med beredskap Kontroll av arvoden för förtroendevalda. 3. Stor 2. Måttlig 6 Rapportering av arbetstid Beskrivning Kontroll av att rätt arbetstid/ledighet är rapporterad i befintliga system. Mätmetod Stickprovskontroll hos cheferna av flexrapporter, samt ledigheter i självservice. 2. Liten 3. Betydande 6 Kontroll av uttagen veckovila i samband med beredskap. Beskrivning Kontroll av uttagen veckovila i samband med beredskap. Mätmetod Stickprov av tidrapporter. 3. Stor 2. Måttlig 6 Kontroll av arvoden för förtroendevalda. Beskrivning Kontroll av arvoden för förtroendevalda. Mätmetod Stickprov av närvarolista mot utbetalda arvoden. Nybro kommun, Intern kontrollplan 6(7)
Verksamhet Insatstiderna gällande utryckning Utbildningsfrekven s gällande brandmän 2. Liten 4. Hög/Katastr ofal 8 Insatstider normalt under 10 min Beskrivning Insatstiderna ska normalt vara under 10 minuter, ca 75 procent av kommuninvånarna. Mätmetod Insatsrapporter Loggning i insatsrapportsystem fr. SOS Ju lägre desto bättre Insatstider normalt under 20 min Beskrivning Insatstiden ska vara under 20 minuter, ca 98 procent av kommuninvånarna. Mätmetod SOS alarm rapporterar insatstiderna Ju högre desto bättre Insatstiderna normalt under 30 min Beskrivning Insatstiderna ska normalt vara under 30 minuter, ca 100 procent av kommuninvånarna. Mätmetod SOS alarm rapporterar Ju högre desto bättre 2. Liten 2. Måttlig 4 Uppföljning av utbildningsinsatser Säkerhetskopiering 2. Liten 4. Hög/Katastr ofal Serviceavtal gällande servrarnas hårdvara Mätmetod Enligt beslutad utbildningsplan Ju högre desto bättre 8 Test så att säkerhetskopieringen fungerar 3. Stor 3. Betydande 9 Kontroll av att serviceavtal finns till serverhårdvara Beskrivning Annan verksamhet påkallar en test av hur säkerhetskopieringen fungerar och återläggning av data. Mätmetod Manuell kontroll av att säkerhetskopiering är gjord och att återläggningen är korrekt. Annan verksamhet påkallar testen. Ju högre desto bättre. Beskrivning Kontroll av att byte av serverhårdvara utförs i rätt tid och att serviceavtalen för servrar är gällande. Mätmetod Kontroll av att arbetsprocesser finns som säkerställer att serviceavtal finns på driftsatta servrar. Ju högre desto bättre. Nybro kommun, Intern kontrollplan 7(7)