1/8 Nya arbetsformer för utvecklad samverkan mellan Region Östergötland och länets kommuner för Östergötlands utveckling Bakgrund I samband med att Region Östergötland övertog det regionala utvecklingsansvaret 2015 undertecknade landstinget och samtliga kommuner i länet Samverkansavtal om regionalt utvecklingsarbete i Östergötland (LiÖ 2014-396). Avtalet beskriver bland annat ansvarsfördelning mellan parterna och hur samråd ska hanteras på övergripande nivå. För att hantera gemensamma utvecklingsfrågor och säkerställa informationsspridning och inflytande inrättades 1 januari 2015 ett strategiskt samråd och fyra sk sakområdessamråd. Det strategiska samrådet hade sin första träff i januari 2015 och de nya sakområdessamråden startade sitt arbete under hösten efter en gemensam uppstart i juni 2015. Inom områdena kollektivtrafik respektive vård och omsorg fanns sedan tidigare samråd etablerade. Under våren 2016 startades ett arbete för att ta nästa steg och ytterligare utveckla formerna för samverkan mellan kommuner och region. Som en del i detta arbete gjordes under maj 2016 en webb-enkät riktad till samtliga kommunala politiker och tjänstemän som ingår i någon samverkansgrupp. Därefter har kommunchefsgruppen haft uppdraget att utarbeta förslag för att stärka och utveckla samrådsstrukturen. Utgångspunkten har varit att beskriva en gemensam arbetsordning för samrådsstrukturen. Den bygger på en grundläggande nivå som bedöms vara nödvändig för att säkerställa fungerande samverkan. Därutöver är det upp till respektive samrådsgrupp att själva komma överens om de strukturer och arbetsformer som bäst lämpar sig för området och uppdraget. Resultat från enkäten Följande utvecklingsområden för samverkansstrukturen identifierades i vårens enkät: - Det finns ett behov av att öka tydligheten i samrådens funktion/uppdrag och sakområdessamrådens relation till det strategiska samrådet. - Utbildningsfrågorna behöver hanteras i samrådsstrukturen separerat från näringslivsfrågorna då dessa frågor har olika logiker och sällan hanteras av samma personer i de kommunala organisationerna.
2/8 - Kommunernas representation behöver kunna anpassas beroende på hur man är organiserad inom sakområdet. - Det är viktigt att alla representanterna i samråden har rätt mandat och förankring i den egna organisationen samt att alla representanter prioriterar medverkan samråden. - Samrådens dagordning bör breddas med större fokus på kommunala och mellankommunala frågor. - Öka tydligheten kring vad som förväntas i respektive ärende. 1. Förutsättningar 1.1. Syfte och mål med samverkan mellan region och kommuner Det övergripande syftet med samverkan mellan kommunerna och regionen är att utveckla Östergötland till en ännu bättre plats att leva, verka och bo i. Östergötlands utveckling är summan av utvecklingen i länets kommuner och därför är också kommunerna centrala i arbetet med att driva utvecklingen av Östergötland. Region Östergötland bidrar i detta arbete genom att på olika sätt skapa förutsättningar för utvecklingen av länet som helhet. Region Östergötland fungerar också som kontaktpunkt mot den nationella nivån i olika utvecklingsfrågor. Inom flera olika områden behöver kommunerna och regionen samarbeta om gemensamma strategier och insatser för att de ska få önskad effekt. För att kunna bygga ett effektivt system för Östergötlands utveckling och få så mycket kraft som möjligt i arbetet krävs att kommunerna och regionen har effektiva former för samverkan. Syftet med ett gemensamt system för Östergötlands utveckling beskrivs schematiskt nedan:
3/8 1.2. Uppdrag och funktion En väl fungerande samverkan fyller flera viktiga funktioner i arbetet med att utveckla Östergötland: - Gemensam kunskap i form av fakta och omvärldsanalyser inom strategiska utvecklingsområden - Gemensamma analyser av behovet inom olika utvecklingsområden. - Kunskap om prioriteringar och utvecklingsinsatser hos övriga aktörer. - Möjligheten att lämna synpunkter på planer eller insatser som har betydelse för hela länets utveckling - Samordning av vissa utvecklingsinsatser lokalt, regionalt och nationellt - Identifiera frågor som kräver samarbete och utveckla gemensamma handlingsplaner/strategier för att nå önskad utveckling. - Uppföljning av gemensamma insatser. Nedanstående bild sammanfattar samverkansstrukturens uppdrag och funktion: 2. Samrådsstruktur 2.1. Politiska samrådsgrupper Samråden utgörs av politiska representanter från regionen och kommunerna. För att öka tydligheten ska samrådsgrupperna benämnas på ett enhetligt sätt och ändras till följande: - Samrådet för strategiska frågor (Nuv. Strategiska samrådet) - Samrådet för näringslivsutveckling (Nuv. Sakområdessamrådet för kompetensförsörjning, företagande och attraktivitet) - Samrådet för kultur (Nuv. Sakområdessamrådet för kultur och kreativitet) - Samrådet för samhällsplanering (Nuv. Sakområdessamrådet för kollektivtrafik, infrastruktur och samhällsplanering) - Samrådet för vård- och omsorg (Nuv. Sakområdessamrådet för vård och omsorg)
4/8 2.1.1. Nytt samråd för skolutvecklingsfrågor En politisk samrådsgrupp för frågor rörande kompetensförsörjning och gymnasie-/vuxenutbildning, primärt ur ett arbetsmarknadsperspektiv. Gruppen benämns Samrådet för Utbildning och kompetensförsörjning. 2.1.2. Samrådens uppdrag Samråden är den gemensamma arena där regionen och länets kommuner kan avhandla olika typer av frågor. Dessa omfattar: - Regionala frågor - Frågor som berör både regionen och alla eller några kommuner - Mellankommunala frågor - Kommunala frågor Inom respektive sakområde hanterar samråden gemensamma frågor som omfattar bland annat: - Principiella frågor - Gemensamma utvecklingsfrågor - Inspel till utarbetande eller revidering av regionala och kommunala strategier - Ärenden som där lag/förordning/instruktion anger att samråd ska ske I Samrådet för strategiska frågor hanteras dessutom frågor som är av strategisk principiell betydelse för Östergötlands utveckling respektive frågor som påverkar relationen mellan regionen och kommunerna. 2.1.3. Representation i samråden För att skapa kontinuitet i samråden representeras respektive kommun av minst en ordinarie politisk representant med ansvar och mandat inom området. Region Östergötland representeras av presidiet i respektive nämnd. Respektive samrådsgrupp beslutar därutöver om ytterligare ordinarie representanter från kommunerna samt eventuella ersättare som kan delta när ordinarie ledamot har förhinder. Ytterligare representanter från respektive organisation kan bjudas in vid behov, tex vid frågor som berör flera områden/nämnder. Andra relevanta aktörer för utvecklingen av Östergötland kan också bjudas in vid behov. Frågan om ytterligare representanter och aktörer hanteras av respektive samrådsgrupp.
5/8 2.1.4. Gemensamt arbetsutskott i samråden För att säkerställa att alla relevanta frågor kommer upp i samråden inrättas arbetsutskott i de politiska samrådsgrupperna med ansvar för respektive samråds agenda. Arbetsutskottet består av en representant från Region Östergötland och minst en representant från kommunerna. I övrigt beslutar respektive samrådsgrupp om utformning av AU samt hur ordförandeskapen ska hanteras. 2.1.5. Mötesfrekvens För att säkerställa kontinuitet i samrådsgruppernas arbete träffas samråden minst två gånger per år. Därutöver beslutar respektive samrådsgrupp om mötesfrekvensen. 2.1.6. Ordförandeträffar Vid sidan av den här beskrivna samrådsstrukturen ansvarar Region Östergötland för att regelbundet bjuda in till ordförandeträffar där ordförande i länets kommunstyrelser träffas tillsammans med regionstyrelsens ordförande. 2.2. Ledningsgrupper kopplade till samråden Till respektive samrådsgrupp finns en tjänstemannagrupp kopplad. Dessa benämns ledningsgrupper och följer i övrigt samma struktur som samråden. - Ledningsgruppen för strategiska frågor (Kommunchefsgruppen) - Ledningsgruppen för näringslivsutveckling/kultur/samhällsplanering/vård och omsorg osv. 2.2.1. Ledningsgruppernas uppdrag Ledningsgrupperna ansvarar för att inom respektive området: - driva den gemensamma utvecklingen för Östergötland - genomföra beslutade strategiska överenskommelser - identifiera möjligheter till ökad samverkan - tydliggöra förväntningar och krav på gemensamma nätverk - säkerställa att ärenden hanteras på ett samordnat sätt - vara sakkunniga till samråden - genomföra uppdrag från samråden - vid behov vara beredande i ärenden 2.2.2. Representation i ledningsgrupperna Kommunerna representeras i respektive ledningsgrupp av minst en tjänsteman. Region Östergötland representeras av ansvarig chef för det område samrådet avser. För att förbättra möjligheterna till kontinuitet i samrådsgrupperna finns möjligheten att utse ersättare som delta om ordinarie tjänsteman inte kan vara med. Vidare kan ytterligare kommunala representanter och andra aktörer bjudas in vid behov. Frågan om ersättare, ytterligare kommunala representanter och andra aktörer hanteras av respektive ledningsgrupp.
6/8 2.2.3. Gemensamt arbetsutskott i ledningsgrupperna För att säkerställa en bredare agenda inrättas arbetsutskott även i ledningsgrupperna. Arbetsutskottet består av regionens representant samt minst en representant för kommunerna. I övrigt beslutar respektive ledningsgrupp om utformning av AU samt hur ordförandeskapen ska hanteras. 2.2.4. Övriga nätverk Övriga nätverk fungerar som tidigare utifrån behov och rapporterar vid behov till respektive ledningsgrupp. 2.3. Tjänstemannamedverkan vid de politiska samråden Respektive samrådsgrupp beslutar om hur tjänstemannamedverkan från respektive ledningsgrupp ska se ut. 2.4. Sammanfattning Den politiska samverkansstrukturen utgörs av Samrådet för strategiska frågor och fem stycken samråd för olika sakområden enligt bilden nedan: 3. Arbetsformer Genom att skapa gemensamma arbetsformer i de olika samrådsgrupperna ökar förutsättningarna för att aktivt deltagande från alla parter. 3.1. Gemensam arbetsplan Respektive samrådsgrupp ansvarar för att inför varje nytt verksamhetsår utarbeta en gemensam politiskt förankrad arbetsplan där de gemensamma utvecklingsfrågor som man ska arbeta med beskrivs. Utgångspunkten för dessa planer är RUP och andra regionala/kommunala strategier. Planen ska även beskriva hur arbetet ska bedrivas för att säkerställa att det möter de förväntningar som finns.
7/8 Planen ska omfatta två år och uppdateras årligen. För ökad samordning ska arbetsplanerna från respektive samråd förankras i Samrådet för strategiska frågor. 3.2. Utvecklad ärendehantering Det finns behov av att öka tydligheten kring de frågor som hanteras i samrådsgrupperna. Inför sammanträden behöver det finnas handlingar som beskriver ärendet och vad som förväntas av samrådsgruppen. Underlag behöver finnas i god tid inför sammanträdena för att öka möjligheterna att förbereda på hemmaplan och delta aktivt i mötet. Den här föreslagna arbetsformen förutsätter att det finns administrativt stöd i respektive samråd. Region Östergötland säkerställer att ett administrativt stöd finns för att hantera kallelser, ärendehandlingar, minnesanteckningar osv. 3.3. Ökad grad av formalisering När nuvarande samrådsstruktur planerades beslutades att man så långt möjligt skulle undvika formell remisserhantering mellan kommunerna och regionen. Tanken var istället att kommunernas synpunkter på regionala förslag och strategiska dokument skulle hanteras i samråden där alla parter var representerade. Erfarenheten från samråden hittills är dock att den informella hantering av kommunernas synpunkter lagt ett stort ansvar på de enskilda ledamöterna och att det i flera kommuner varit svårt att hitta bra former för att formulera kommunens synpunkter i en viss fråga inför ett samrådsmöte. För att underlätta för kommunerna att lämna formella synpunkter inför regionala beslut kommer formella remissförfaranden att användas i större utsträckning när det bedöms relevant. Det bör framförallt handla om ärenden där lag/förordning eller annan instruktion kräver att samråd ska ske respektive ärenden som rör strategiska regionala frågor som förutsätter samverkan mellan kommunerna och regionen. Exempel på sådana kan vara RTP, LTP, Kulturplan osv. Utgångspunkten är att ett sådant förfarande inte ska behöva användas för dokument som utarbetats gemensamt mellan parterna då alla förutsätts delta aktivt och löpande göra avstämningar på hemmaplan. Det bör heller inte vara aktuellt för ärenden som handlar om Region Östergötlands egna handlingsplaner och strategier som inte direkt berör kommunernas verksamheter. 4. Slutord Det finns ett antal förutsättningar för att ovan beskrivna struktur ska fungera och bidra till att skapa de bästa förutsättningarna för att utveckla Östergötland. Den mest grundläggande handlar om förhållningssätt och ambitioner. Berörda personer behöver se nyttan med samverkan och att dela en målbild av att en utvecklad samverkan är en förutsättning för Östergötlands utveckling. Finns en
8/8 sådan målbild, finns också viljan att engagera i de olika grupperna och bidra till att samverkan blir bra. Men samverkan förutsätter också öppenhet och prestigelöshet där man letar lösningar och inte hinder och att det finns ett ömsesidigt intresse för att skapa förtroende och tillit mellan varandra. Samverkan blir inte bättre än vi gör den och det finns ingen annan som kan ansvara för vår gemensamma samverkan.