SOLNA STAD Omvårdnadsförvaltningen Uppföljning 20120524 Granskare: Metod: Webbenkät, intervju, granskning av rutiner, genomförandeplaner och dokumentation. Företagets representanter: Husamettin Utkutug, Kayhan Utkutug Sammanfattande bedömning: Eveo har 5 kunder i Solna och deras lokal ligger i centrala Stockholm. Omvårdnadsförvaltningens uppfattning är att Eveo har en väl fungerande verksamhet med fokus på kontinuitet hos kunderna. Alla kunder har en ansvarig kontaktman och en vise kontaktman. Kunderna vet vem som kommer. Ledningen är tillgänglig för kunder, anhöriga och personal. Verksamheten har få kunder i Solna men har över 100 kunder fördelat över Stor Stockholm från Huddinge till Sollentuna. Det finns rutiner som är anpassade efter verksamhetens upplägg och spridning. Det finns ett ledningssystem enligt SOSF 2011:9. Rutin för rapport om risk för missförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden behöver uppdateras enligt 14 kap 3 SoL. Hänvisa till rätt paragraf och använda begreppen rapportering och anmälan enligt SOSFS 2011:5 Eveo uppger att 7079 % av omvårdnadspersonalen har adekvat omvårdnadsutbildning. Att omvårdnadspersonalen har adekvat utbildning är ett prioriterat område för Omvårdnadsförvaltningen i Solna. Vid nyanställning ska utföraren anställa personer som har lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng och sträva efter att anställa undersköterskor. Åtgärd: Eveo ska inkomma med en utvecklingsplan senast den 10 augusti 2012. Utvecklingsplanen ska innehålla de områden som behöver utvecklas och med en tidsplan per utvecklingsområde. Uppdatera rutin för rapport om risk för missförhållanden. Hänvisa till rätt praragraf samt använda begreppen rapportering och anmälan enligt SOSF 2011:5 Enligt avtal ska verksamheten vid nyanställning anställa personal med adekvat utbildning, lägst vårdbiträdesutbildning. Eveo ska inkomma med en individuell utbildningsplan för de som saknar adekvat utbildning. Omvårdnadsförvaltningen behöver inte får personuppgifter på personalen utan utbildningsplanerna kan numreras ex. personal 1, personal 2. Verksamheten måste veta vem som är vem så att det går att följa upp de individuella utbildningsplanerna.
Sida 1/11 Allmän information Svars datum 20120518 Enkäten besvarad av Kayhan Utkutug Antal kunder i Solna 5 Har verksamheten någon särskild profil? Om ja, beskriv profilen. Om verksamheten Språkligt och kulturellt anpassad vård och omsorg Namn på enhetschef/verksamhetschef. Husamettin Utkutug Enhetschef/verksamhetschef är den i organisationen som ansvarar för ledningen av verksamheten. Granskarens bedömning om sektionen "Om verksamheten". Enhetschef/verksamhetschef överensstämmer med den person som omvårdnadsförvaltningen har uppgift om. Eventuella kommentarer från granskaren. Omvårdnadspersonal Nedanstående frågor avser endast personal som arbetar med kunder i Solna Antal omvårdnadspersonal. 5 Personalens anställningsform. 90100 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. 7589 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. 5074 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. 2549 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. Färre än 25 % är tillsvidareanställd. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 2/11 Omvårdnadspersonalens formella kompetens oavsett anställningsform. Behärskar all personal svenska språket för att kunna kommunicera med kunder, anhöriga eller andra runt kunden? Behärskar all personal svenska språket för att kunna dokumentera enligt gällande lagstiftning? 90100 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 8989 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 7079 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 6069 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 5059 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) Färre än 50 % har adekvat utbildning. Granskarens bedömning om sektionen "Omvårdnadspersonal" Kommentarer om anställningsform, utbildningsnivå och svenska språket. Åtgärder om inte alla personal behärskar svenska språket till tal och skrift 7079% av omvårdnadspersonalen har adekvat utbildning. Solna har i avtalet skrivit att utförarens personal ska ha lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng eller mer än 3 års erfarenhet. (Mer än 3 års erfarenhet gäller personal som är anställd innan verksamheten tecknade avtal med Solna stad). Vid nyanställning av omvårdnadspersonal ska utföraren anställa personal med lägst vårdbiträdesutbildning och sträva efter att anställa undersköterskor. Får alla nyanställda introduktion? Vem ansvarar för introduktionen? Introduktion Kayhan Utkutug Finns det en skriftlig rutin för introduktion av nyanställda? Får nyanställd personal gå dubbelt med erfaren personal? Alltid Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 3/11 Har verksamheten en generell utbildningsplan? Har all omvårdnadspersonal en individuell kompetensutvecklingsplan? Om nej, hur många saknar en individuell kompetensutvecklingsplan? Fortbildning Har all personal som arbetar med kunder som har en demenssjukdom genomgått webb baserad utbildning, Demens ABC Om nej, vilka åtgärder planeras? Ja Nej Under våren har vi arbetet med socialdokumentation. Demens ABC är inplanerat till hösten Granskarens bedömning om sektionen "Introduktion och fortbildning" Kommentarer om introduktion Verksamheten har en strukturerad introduktion som anpassas efter den nyanställdes behov. Man går alltid dubbelt med erfaren personal. Följer verksamheten upp introduktionen? Ja Kommentarer om fortbildning All personal tar del av den fortbildning som ges. Har alla kunder en utsedd kontaktman? Finns det en utsedd ersättare för kontaktmannen? Beskriv. mannaskap Nej, en ersättare tas fram vid behov Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 4/11 Hur ofta går personalen till de kunder som man är kontaktman för? Om man inte är personal, så i vart fall kvartalsvis. För hur många kunder är en personal kontaktman? Blir kunden informerad vid förändring av personal? Blir kunden informerad vid förändring av tid, även förseningar? 5 Alltid. Ny personal blir introducerad av befintlig personal Alltid Granskarens bedömning om sektionen "mannaskap" Kommentarer om kontaktmannaskap Alla kunder har en kontaktman som går regelbundet. När kontaktmannen inte är i tjänst vet kunden vem som kommer. Finns det en skriftlig rutin för vilket ansvar kontakmannen har? Ja Vad räknas som att vara försenad? Kunder blir alltid informerade vid försening eller ändring av personal. Information anpassas utifrån kunden s behov. Har alla kunder en upprättad genomförandeplan? Genomförandeplan Ja Hur ofta sker uppföljning av genomförandplanen? Var förvaras genomförandeplanen? Kvartalsvis, om inte annat angivits I låst brandsäkert arkivskåp Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 5/11 Av de genomförandeplaner som är upprättade hur ofta har kund och /eller anhörig deltagit vid upprättandet av genomförandeplanen? 90100% 8589% 8184% 7080% 5069% Färre än 50% Upprättas genomförandeplanen inom 14 dagar från det att beställningen börjar gälla? Granskarens bedömning av "Genomförandeplan" Det finns tydliga rutiner för introduktion av ny kund. Genomförandeplanen upprättas inom 14 och fylls på vartefter kontaktmannen lär känna kunden. Framkommer kundens önskemål i genomförandeplanen? Ja Är genomförandplanerna undertecknade? Framgår det vilka som undertecknat, titel, funktion. Genomförandeplanerna är undertecknade. Finns datum för planerad uppföljning av genomförandeplanen? Finns för planerad. Finns datum för faktisk uppföljning av genomförandeplanen? Det finns inte på genomförandeplanen men man notar i akt att man gjort en uppföljning. Finns det individuella mål i genomförandeplanen? Finns. Vem dokumenterar? Social dokumentation Personal Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 6/11 I vilken form dokumenterar man? Var dokumenterar man? þ I mobipen Annat datasystem þ Med vanlig penna och papper Antingen på plats hos kund eller på kontoret. Var förvaras dokumentationen? I låst brandsäkert arkivskåp tillsammans med kundmapp Har verksamheten strukturerad egenkontroll av den sociala dokumentationen? Om ja, hur ofta? Månadsvis Granskarens bedömning av den sociala dokumentationen Respektfull tar dokumentationen hänsyn till kundens integritet, inga ovidkommande omdömen, nedsättande eller kränkande uppgifter eller formuleringar. Korrektkorrekta uppgifter där det framgår vem som lämnat uppgifterna. Det ska framgå vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar samt vem som har gjort en viss bedömning. Tillräckliga relevant information för att utföra och följa upp insatserna. Det finns rutiner och kunskap om hur dokumentationen ska föras. Trots det är det bra att alltid uppdatera och repetera vad som gäller vid social dokumentation. Tydlig alla anteckningar ska vara sakliga, väl strukturerade, tydligt formulerade, föras löpande, vara daterade och signerade Har verksamheten ett ledningssystem som systematiskt och fortlöpande utvecklar och säkrar kvaitén i verksamheten? Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Beskriv hur verksamheten arbetar med sitt systematiska förbättringsarbete enligt nedanstående punkter. (SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete) Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 7/11 Riskanalys, bedöma om händelser kan medföra brister i verksamhetens kvalitet Egenkontroll, ska göras med en frekvens och i den omfattning som krävs för att kunna säkra verksamhetens kvalitet. Riskanalys sker löpande a) Måndagsmöten sker veckovis och då behandlas händelser hos kund, personal eller annat. b) Daglig uppföljning kring arbetade pass ute hos kund sker med relevant arbetsledare c) Månadsmöten sker återkommande med fokus på projekt och olika långsiktiga förbättringsåtgärder d) Granskning av socialdokumentation sker månadsvis Öppna jämförelser: a) Kund enkäter som genomförs per kommun. Hur står sig vårt betyg gentemot andra utförare? Var skiljer det sig. Ekonomi uppföljning; Varje månad genom gång vid fakturering a) Har vi fått fler eller färre kunder mot senast b) Ligger de genomförda timmarna i linje med beslut. Mer eller mindre än föregående period. Personalkontroll i samband med utbildningsinsatser Klagomål och synpunkter, finns det en rutin för att ta emot och utreda synpukter och klagomål Hur kan synpunkter och klagomål framföras? Vem kan framföra synpunkter och klagomål? Synpunkter från intressenter Under samverkan med biståndsbedömare, primärvård och arbetsterapeut kommer löpande synpunkter. Dessa omhändertas þ Skriftlig þ Muntligt þ Anonymt Alla Finns det en rutin för rapportering enligt socialtjänstlagen 14 kap 3? Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 8/11 Sammanställning och analys. Beskriv hur inkommna rapporter, synpunkter och klagomål sammanställs och analyseras. Rutiner för Lex Sarah Inledning Lex Sarah är socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd av missförhållanden i omsorger om äldre och funktionshindrade enl. 14 kap. 2 SOL. En motsvarande finns i 24a LSS rörande personer som får insatser enligt denna lag. Alla som arbetar inom ramen av SOL är skyldiga att vaka över att kunden får god omvårdnad och lever under trygga förhållanden och inom ramen av LSS är skyldiga att vaka över att kunden får gott stöd och god service och lever under trygga förhållanden. Den 1 juli 2011 utvidgas Lex Sarah till att gälla inom hela socialtjänsten inklusive verksamhet i Statens Institutionsstyrelse. Dessutom skall alla vara skyldiga att anmäla allvarliga missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden. Anmälan görs till Socialstyrelsen och samt berörd nämnd informeras vid rapportering och anmälan. Allvarliga missförhållanden kan vara aktiva handlingar men även försummelser som innebär eller har inneburit allvarligt hot mot kundens liv, personliga säkerhet eller fysikiska eller psykiska hälsa. Allvarliga missförhållanden kan t ex vara övergrepp och allvarliga brister i tillsyn. Även påtagliga risker i detta avseende kommer att anmälas All personal som arbetar i Eveo får muntlig och skriftlig information om Lex Sarah vid anställningstillfället. Senare upprepas informationen minst en gång till under ett utbildningstillfälle under året. Typ av övergrepp och brister i tillsyn Övergreppen kan vara olika från fall till fall Fysiska (t.ex. slag, nypningar och hårda tag) psykiska (t.ex. hot, bestraffningar, trakasserier, skrämsel och kränkningar. sexuella ekonomiska (t.ex. stöld av pengar eller ägodelar, utpressning och förskingring) Andra brister i omsorgen kan gälla att man inte får tillräckligt att äta eller drick eller inte får tillräcklig hjälp att borsta tänderna, tvätta sig och hålla sig ren. Det kan även handla om att man får för lite tillsyn. Också respektlöst bemötande, där personalen inte bemöter äldre eller funktionshindrad med respekt för självbestämmande, trygghet och värdighet ska anmälas enligt Lex Sarah. Vem är skyldig att anmäla? All personal som arbetar i Eveo är anmälningsskyldig. Alla som arbetar med vård och omsorg är skyldiga att anmäla missförhållanden. Kommunanställda, privat anställda, praktikanter, inhyrd personal och i vissa fall inom ramen av LSS även frivilligarbetare. Anmälningsskyldigheten omfattar både Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 9/11 den som själv uppmärksammar och den som på annat sätt får kännedom om ett allvarligt missförhållande. Uppgifterna om allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för misshållanden kan komma från personalen som ser eller hör, kunden eller från någon som berättar t. ex godman, anhörig eller personal inom landstingets hälso och sjukvård. Enligt LSS är även frivilliga kan anmäla missförhållandena. I LSS kan man vara anonym. Enligt SOL måste man skriva sitt namn till anmälan. Den ansvariga som tar emot Lex Sarah anmälan? Anmälan görs på speciell blankett och ges till verksamhetschefen som är ansvariga för driften eller dennes biträde. Anmälan kan också göras muntligen på besök eller via telefon, sms eller email. Alla inkomna anmälningar tas emot av verksamhetschefen. Verksamhetschefen som tar emot anmälan skriver ner anmälan på blanketten. Dokumentation Alla inkomna anmälningar registreras av verksamhetschefen och bevars i en Lex Sarah pärm. Blanketten innehåller även uppgifter över utredning samt vidtagna åtgärder. Ansvarig för utredningen Verksamhetschefen utreder de anmälda missförhållandena eller påtagliga risker för missförhållanden, vidtar snabba åtgärder och/eller anmäler vidare till Socialnämnden i den berörda kommunen/ kommundelen/stadsdelen. Utredningen inleds senast dagen efter anmälan och genomförs skyndsamt. I utredningen skall utredaren försöka att få klarhet om vad som har hänt, vad som kommer att hända, varför hänt och vad skall man göra för att förhindra att det händer igen. Vad som skall utredas: Verksamhetschefen skall utreda Vad som hänt Vad som kommer att hända Varför hände det? Vad som skall göras för att hindra att det händer igen Omedelbara åtgärder Den ansvariga tar åtgärder i syfte att undanröja direkta hot mot enskildes liv, personliga säkerhet eller hälsa och samt att förhindra att situationen förvärras och samt att undanröja risker för missförhållanden. Stöd till kunden Utredande verksamhets har skyldighet att besöka eller via telefon kunden för att informera om anmälan och utredningen och dess resultat. Verksamhetschefen har också skyldighet att erbjuda råd och stöd till kunden och dess närstående i form av Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 10/11 att förmedla kontakt med annan vårdgivare med rätt kompetens. I samband med detta upprättas en handlinsplan. Förebyggande arbete arbetar att förebygga att missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden uppstår. Förebyggande arbetet har kopplats till kvalitetsarbetet. Alla som arbetar i Eveo har skyldighet att använda sig av de rutiner som finns i verksamheten och/eller fastställa nya rutiner för att hantera fel och brister. Alla skall vara lydhörda för synpunkter och klagomål. Ledningen och personalen skall vara medveten och uppmärksam om indikationer som kan äventyra god omvårdnad, gott stöd och service. Eventuella uppkomna fel och brister eller påtagliga risker för uppkomsten av fel och brister skall omedelbart rapporteras och rättas omgående. Kompetenshöjande insatser är ett viktigt moment i det förebyggande arbete. Ledningen skall se till att det finns bemanning som krävs för att utföra uppdraget. Personalen måste ha rätt utbildning och kompetens för att klara arbetsuppgifterna. Personalen måste kontinuerligt delta i utbildning både internt och externt. Dessutom skall stor vikt läggas att det finns bemanning som krävs för att utföra uppdraget på bästa sätt att personalen har den kompetens som krävs för att utföra uppgifterna att personal ges möjligheter att delta i den fortlöpande kompetensutvecklingen men även förutsättningar att delta i externa utbildningar Hur sker samverkan med andra verksamheter för att säkra kvaliten på de insatser som ges? Vilka verksamheter samverkar ni med? Hur får personalen delegering för att utföra hälso och sjukvårdsinsatser? Arkivering Anmälan och utredningen, dokumentation skall sparas i 2 år. Inga kopior av detta kommer att finnas i kundens akt. Samverkan sker för kundens bästa och i linje med samförstånds principen distriktsköterska, arbetsterapeut, demensteam Via distriktssköterska Granskarens bedömning av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Hur är medarbetarna delaktiga i det systematiska kvalitetsarbetet? Vilka verksamheter samverkar man med? Medarbetarna är delaktiga i kvalitetsarbetet i samband med APT möten och kundmöten. Primärvården och om kunderna har kontakt insatser från andra verksamheter, ex natt/larm eller dagverksamhet. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 11/11 Finns skriftliga lokala rutiner för nyckelhantering? Beskriv hur verksamheten gör egenkontroll att rutinen fölljs. Nycklar, IDbricka och privata medel Finns med och gås igenom vid introduktion. Gås löpande igenom vid uppföljning med personalen Finns skriftlig lokal rutin för användande av IDbricka för personal? Beskriv hur verksamheten gör egenkontroll att rutinen följs. Finns skriftlig lokal rutin hantering av privata medel? Beskriv hur verksamheten gör egenkontroll att rutinen följs. Finns med och gås igenom vid introduktion. Gås löpande igenom vid uppföljning med personalen Finns med och gås igenom vid introduktion. Gås löpande igenom vid uppföljning med personalen Hur arbetar verksamheten med tillgänglighet gentemot kunder och anhöriga? tex tillgänglighet via telefon. Tillgänlighet och information Våra kontaktdetaljer finns i kundpärmen. Mobiltelefonerna stängs sällan av. Vad får kunden för information i samband med att verksamheten startar ärendet? Kunden får en kundpärm med all relevant information om oss som Får kunderna löpande information från verksamheten? Om ja, på vilket sätt och hur ofta? I samband med uppföljning / hembesök Hur informerar verksamheten om Solna stads kvalitetsdeklaration? I samband med uppstartsmötet. Solna stad Telefon: 08734 20 00