GODKÄND I STADSSTYRELSEN 05.05.2014 139 IKT-STRATEGI Informations- och kommunikationsteknologi 2014-16 K O N C E R N E N N Y K A R L E B Y S T A D
Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 1.1 Varför och för vem behövs en IKT- strategi?... 3 1.2 IKT = ett hjälpmedel... 3 2. Vision, mål och ansvar... 4 2.1 Mål... 4 2.2 Ansvar... 4 3. IKT- strukturen, var finns vi idag?... 6 3.1 SWOT-analys... 6 3.2 Sammanfattning av SWOT-analysen... 6 4. Målområden för IKT- satsningar 2014-16... 9 4.1 IKT- fortbildning och kompetens... 9 4.2 E-nklare förvaltning?... 9 4.3 Tillgänglighet för anställda... 10 5. Etiska regler... 12 Bilaga 1. Bilaga 2. IKT-kom-i-gång för nyanställda i Nykarleby stad Rekommendation för hur man uttrycker sig på sociala medier
1. Inledning IKT (= Informations och kommunikationsteknologi) används på olika sätt inom verksamheten i Nykarleby stad. Som begrepp utvidgas informations och kommunikationsteknologin ständigt. All kommunal verksamhet är till för invånarna i kommunen. Information, system och kommunikation har blivit en affärskritisk process. Utan tillgång till den kunskap och den information som lagrats i systemen stannar verksamheten till stora delar. 1.1 Varför och för vem behövs en IKT- strategi? IKT- strategin ligger till grund för stadens centrala IKT- miljö och skall ses som ett styrdokument för stadens förvaltningar och bolag. För att omsätta strategins tankar kan sektorspecifika handlingsplaner finnas. Dessa handlingsplaner tas fram i den ordinarie verksamheten och utgör underlag för den ekonomiska planeringen. Nykarleby stad skall inrikta sina IKT- funktioner och satsningar på ett sådant sätt att det leder till en utveckling för våra kommuninvånare och kommunens företag. 1.2 IKT = ett hjälpmedel IKT skall vara ett medel för att öka tillgängligheten till information för kommuninvånarna, anställda och förtroendevalda. Den förbättrade tillgängligheten skall underlätta den demokratiska dialogen informationsutbytet och dialogen mellan kommuninvånarna och företrädare för staden. Kommuninvånarna skall via internet erbjudas tillgång till allmänna handlingar, protokoll, blanketter, m.m. Vår webbsida skall vidareutvecklas och vara den samlade informationskanalen till kommuninvånarna. En samlingssida för kommunens e-tjänster skall finnas på stadens hemsida för kommuninvånarna för att underlätta kommunikationen i kommunala ärenden. Biblioteken skall kunna erbjuda åtkomst till Internet och våra e-tjänster för dem som saknar tekniska möjligheter i sina hem. Informationsspridningen för turismen skall också effektiviseras genom att använda den nya tekniken och karthanteringen. Internt skall intranätet vara den naturliga informationskanalen och självserviceportal för stadens egen personal. 3
2. Vision, mål och ansvar Vision: IKT i Nykarleby stad effektivt hjälpmedel för bästa servicen (externt och internt) 2.1 Mål 1. IKT skall förbättra kontakterna internt, till kommuninvånare och förtroendevalda 2. Oavsett var kommunkoncernen har verksamhet skall grundförutsättningarna vara lika. 3. IKT skall vara ett verktyg för att nå ett bättre resursutnyttjande och kostnadseffektivitet 4. Alla anställda i koncernen skall genomgå Nykarleby stads IKT- fortbildningsprogram. 5. Förtroendevalda fortbildas i för dem utvald teknik 2.2 Ansvar Det övergripande ansvaret för stadens IKT -verksamhet vilar på stadsstyrelsen, det enskilda ansvaret har du som användare. Figur 1. Ansvarfördelningen för IKT i Nykarleby stad. 4
För stadens IKT- stöd skall finnas en tydlig ansvarsfördelning. Drift och förvaltning av IKTstödet skall baseras på tydliga och skriftliga överenskommelser mellan ekonomikontoret och förvaltningarna/ bolagen om kvalitet, tillgänglighet, säkerhet, ansvarsfördelning och kostnad. Extern samverkan t.ex. med andra kommuner skall ske på de områden där det går att tillämpa. IKT- enheten är stadens centrala resurs för drift och förvaltning. Driftansvar innebär att ansvara för att IKT- driften fungerar enligt verksamhetens krav och instruktioner. En av IKT- enhetens viktigaste uppgifter är att tillförsäkra datoranvändarna högsta möjliga tillgänglighet till de informationssystem de använder. Dessutom ansvarar IKT- enheten för den tekniska IKT- säkerheten samt drift av IKT- infrastruktur som nätverk och telekommunikation. För system- och informationssäkerheten i de verksamhetsspecifika systemen ansvarar respektive förvaltning/bolag samt beslutar om nivån på desamma. Samråd ska ske med IKTansvariga innan beslut fattas för att konsekvenserna av beslutet kan belysas ur ett helhetsperspektiv. Sektorchef ansvarar för att berörd personal har rätt utbildning i de verksamhetsspecifika systemen och IKT- ansvarig ansvarar för att personalen har rätt utbildning i allmänna program och IKT- säkerhet. 5
3. IKT- strukturen, var finns vi idag? 3.1 SWOT-analys IKT- rådet har analyserat nuvarande styrkor, svagheter, hot och möjligheter.. 3.2 Sammanfattning av SWOT-analysen Sammanfattningsvis utgående från SWOT- analysen har följande utvecklingsområden identifierats: A) Kunskaper 6
Nykarleby stads styrka är god yrkeskunskap i organisationen, däremot är kunnandet ojämnt fördelat och finns hos för få av våra anställda. För att utveckla IKT- användningen och kunskapen krävs en fortsatt medveten utbildningssatsning för personalen och förtroendevalda. Allt fler personalgrupper har behov av moderna IKT- hjälpmedel och därmed också utbildning, därför föreslås att ett IKT- fortbildning och kompetens projekt startas. (se 4.1) B) Informationsspridning Staden och hela koncernen är i behov av snabb dagligservice, spridning av information snabbt och ibland till ett stort antal både internt och externt. Med hjälp av IKT skall vi använda våra resurser effektivt och ha goda förutsättningar för en förbättrad service och ökad kvalitet i tjänster till kommuninvånarna. Investeringar förknippade med detta skall medföra ett mer rationellt arbete med administration och förbättrat stöd inför beslut. Externt fungerar i första hand stadens hemsida som den naturliga länken mellan kommunen och kommuninvånarna. Både informationen via hemsidan och i sociala medier bör utvecklas och kring detta skapas och utvecklas projektet E-förvaltning (se 4.2) Den andra biten som konstaterats i SWOT- analysen är behovet av att snabbt och enkelt nå den egna personalen samt personalens behov av tillgång till e-post. För detta finns även en handlingsplan. (se 4.3 ) C) Samordning - effektivitet IKT- infrastrukturen skall utformas så den stödjer verksamhetens mål och stadens ambition att tillvarata modern, men etablerad, teknik för att förbättra och utveckla verksamheten. Staden strävar efter att få välfungerande och samordnande plattformer för att bl.a. kunna hålla en hög servicenivå. För att detta skall fungera bör stadens IKT -enhet i god tid involveras i nyanskaffningar och projekt som rör IKT. Före nya system upphandlas gäller att säkerställa att de skall kunna gå att integrera med befintliga system, via befintliga/allmänna standarder. Alla inköp av IKT- utrustning skall ske genom IKT- enheten i samråd med berörd personal. Efter särskild överenskommelse kan förvaltning/bolag själv få svara för inköp. Vid planerade systembyten nås kostnadseffektivitet via samordning och ett nära samarbete över förvaltnings- och bolagsgränserna samt genom att undersöka samverkan med andra kommuner vid behov. D) Säkerhet 7
Begreppet IKT- säkerhet omfattar mer än intrångssäkerhet med avseende på potentiella hot från Internet. Stadens verksamhet blir mer och mer beroende av att tekniken fungerar som det är tänkt. Stannar ett system, eller om det blir avbrott på datakommunikationen har man plötsligt förlorat ett av sina viktigaste arbetsverktyg. IKT- enheten ska sträva efter att se till att man har hög redundans för att trygga driftsäkerheten. Arbetet med IKT- systemen skall kännetecknas av noggrannhet. Dokumentation skall finnas om hur systemen är uppbyggda om en katastrof skulle inträffa. Rutiner kring säkerhetskopiering skall vara väletablerade. Personalens egen hantering av lösenord och dess förvaring skall ingå som en del i projekt IKT -fortbildning och kompetens. 8
4. Målområden för IKT- satsningar 2014-16 4.1 IKT- fortbildning och kompetens Personalen ska ha tillräckliga kunskaper för att kunna utnyttja IKT:s möjligheter som ett, bland flera hjälpmedel i verksamhetsutvecklingen. Det skall finnas kompetens för användning, utveckling, utbyggnad, drift och stöd för de IKT -komponenter som verksamheten använder. Den mänskliga faktorn är dessutom av mycket stor betydelse när det gäller IKT -säkerhet. Handlingsplan: 1. IKT kom i gång för nyanställda (bilaga1) 2. Nykarleby stads allmänna fortbildningsprogram 3. IKT- fortbildning för IKT -handledare Fortbildningsprogrammet påbörjas omedelbart och alla nuvarande anställda skall ha tagit del av fortbildningsprogrammet senast 2015 4.2 E-nklare förvaltning? Hur kan vi effektivera och förenkla vår förvaltning? Vi lever idag i ett brytningsskede där vi ibland parallellt handskas med såväl pappersdokument som elektroniska dokument. En utmaning för staden är att göra tjänsterna mera lättillgängliga och minska på överflödig byråkrati. Många ärenden som kommer från allmänheten är återkommande. Genom att anpassa dessa processer och ge dem synlighet på kommunens hemsida kan användaren själv gå in och se aktuell information. Långsiktigt bör vi arbeta för att skapa självservice gentemot kommunens kunder. Avsikten är att kommunikationen med invånarna så långt som möjligt bör styras av den enskildes behov. Detta ska leda till en stärkt lokal demokrati och samhällsdialog genom delaktighet och insyn. Handlingsplan: snabba besked och ökad tillgänglighet elektroniska blanketter mötesplats mellan beslutsfattare och kommuninvånare/företag 9
elektroniska föredragningslistor utvecklas elektronisk handel skall användas så att vi både kan skicka och ta emot digitala fakturor. få till stånd säker identifiering (e-id) Genom projekt E-nklare förvaltning är målet att på sikt göra det enklare för såväl anställda som invånare att sköta sina ärenden via nätet till staden. 4.3 Tillgänglighet för anställda Det egna nätverket ger oss möjlighet att sprida intern information på ett effektivt sätt. Nya teknologier och system kommer fram som ökar möjligheterna ännu mer. a) E-post och tillgänglighet till dator Problemet är att delar av kommunens anställda saknar både e-postadress och tillgänglighet till datorer. Vi behöver idag kunna nå ut snabbt med budskap till alla anställda för att de skall kunna vara ambassadörer för vår verksamhet. Målet är att alla anställda skall ha en e- postadress och tillgång till dator på sin arbetsplats. Handlingsplan: Arbetsplatsdatorer utplaceras för att skapa tillgänglighet för de anställda samt att ge anställda en egen e-postadress. Anställda har en egen e-postadress och en egen inloggning senast 2014 Intern information sänds endast per e-post eller intra fr.o.m. 1.1.2015 Tillgängligheten till våra verksamhetsbaserade system ska, där detta är möjligt, ske både internt och externt b) Internt Kommunen ska utnyttja IKT för intern information och kommunikation. De administrativa funktionerna (ekonomi, personal, inköp, ärendehantering m.m.) ska paketera och presentera sin information på ett sådant sätt att den är enkel att söka och lätt att använda för alla som är berörda av den. Syftet ska vara att var och en ska kunna söka aktuell och relevant information för den uppgift man har eller det beslut man ska fatta. Handlingsplan: Staden går in för att börja bygg upp ett intranät som betjänar den interna informationen och kommunikationen. Tidsplanen är att arbetet inleds 2014. 10
c) Externt Behovet av att både som förtroendevald och anställd komma åt bl.a. digitalt material, sitt eget hemområde m.m. hemifrån eller utifrån ökar. Handlingsplan: Externt ska i första hand webbaserade lösningar användas. Staden tar i bruk ändamålsenliga system för både för personal och förtroendevalda. Molntjänster och outsourcing av applikationer skall utvärderas och införas där de tillför en bättre funktion. I varje enskild anslutning måste alltid säkerheten prövas mycket noggrant. 11
5. Etiska regler Kommunens IKT-utrustning är arbetsredskap för att effektivera arbetet. De arbetsredskap som tillhandhålls inom IKT är därför ämnade endast för arbetsrelaterade uppgifter. När du är inloggad på Nykarleby stads nätverk eller använder koncernens e-post gör du det som anställd inom Nykarleby stad. Därför bör du i dessa sammanhang alltid betrakta dig som en representant för Nykarleby stad. Det är därför av största vikt att du upprätthåller ett korrekt och etiskt accepterat förhållningssätt när du arbetar med koncernens nätverk och arbetsstationer. På stadens servrar får inte i någon form lagras information som ger uttryck för missaktning mot folkgrupp eller annan grupp av personer eller enskilda med anspelning på t.ex. ras, kön, hudfärg, nationellt eller etniskt ursprung, trosbekännelse eller sexuell läggning. Detsamma gäller för lagring av pornografiskt material. Du är som användare själv ansvarig för din arbetsstation och för alla åtgärder som vidtas med användning av ditt användar-id och ditt lösenord. Det innebär att du omedelbart ska rapportera fel och onormala händelser till IKT-enheten. Inom Nykarleby stad strävar vi efter att uppträda på samma respektfulla sätt oavsett kommunikationsmedium. Se även rekommendation för hur man uttrycker sig på sociala medier (bilaga). 12