Styrgruppen 1 / 2014 10.4.2014 1 _ Sammanträdestid: Torsdagen den 10 april 2014 kl. 15.00-17.30 Sammanträdesplats: Pargas stadshus, Styrhytten Ordinarie Ersättare Kallade: x Ted Bergman Markku Orell x Cornelius Colliander Helena Särkijärvi x Merja Fredriksson Regina Koskinen x Rune Friman Veijo Lücke - Veronica Heikkilä x Ingmar Forne x Carita Henriksson Maria Lindell x Mikael Holmberg Andreas Johansson x Wilhelm Liljeqvist Anders Laurén - Michael Oksanen Fredrik Laurén x Nina Söderlund, anlände kl 15.20, 6- Nina Nyman x Inger Wretdal Cecilia Fredriksson Övriga närvarande: x Kalevi Kallonen, Centerns repr. Harri Kaitala - Staffan Lindeman, Sannfinnl. repr. Kai Nurro x Monica Avellan, stadsjurist x Tom Simola, kommundirektör x Folke Öhman, stadsdirektör x Erika Strandberg, förvaltningschef x Mikaela Luoma, personalrepresentant, JHL - Madeleine Karlsson, personalrepresentant, FOSU Ärenden: 1-10 Underskrift: Ordförande Sekreterare Inger Wretdal Erika Strandberg
Styrgruppen 1 / 2014 10.4.2014 2 _ Sammanträdestid: Torsdagen den 10 april 2014 kl. 15.00 Sammanträdesplats: Pargas stadshus, Styrhytten Ärendets nummer Ärendet 1 Mötets öppnande 2 Konstaterande av styrgruppens sammansättning 3 Val av ordförande och vice ordförande 4 Val av sekreterare 5 Protokolljustering och val av protokolljusterare 6 Genomgång av nuläget 7 Styrgruppens uppdrag och tidtabell 8 Styrgruppens arbetssätt 9 Eventuella övriga ärenden
Styrgruppen 1 / 2014 10.4.2014 3 _ 1 Mötets öppnande Pargas stadsstyrelseordförande Mikael Holmberg öppnade mötet och hälsade alla välkomna. 2 Konstaterande av styrgruppens sammansättning Fullmäktige i Kimitoöns kommun och i Pargas stad har behandlat kommunsammanslagningsutredningens mellanrapport. Kommunerna har beslutat att tillsammans göra en kommunsammanslagningsutredning i enlighet med kommunstrukturlagen. Kimitoöns kommun och Pargas stad har utsett representanter till en gemensam styrgrupp. Styrgruppen är en arbetsgrupp, inte ett organ. Till styrgruppen har valts: Ordinarie Ted Bergman Cornelius Colliander Merja Fredriksson Rune Friman Veronica Heikkilä Carita Henriksson Mikael Holmberg Wilhelm Liljeqvist Michael Oksanen Nina Söderlund Inger Wretdal Ersättare Markku Orell Helena Särkijärvi Regina Koskinen Veijo Lücke Ingmar Forne Maria Lindell Andreas Johansson Anders Laurén Fredrik Laurén Nina Nyman Cecilia Fredriksson Observatörer Kalevi Kallonen, Centerns repr. Harri Kaitala Staffan Lindeman, Sannfinnl.repr. Kai Nurro Stadsdirektören och kommundirektören är föredragande. Pargas stads stadsjurist och Kimitoöns kommuns förvaltningschef deltar som sakkunniga. Personalorganisationerna i vardera kommun har utsett varsin representant, Mikaela Luoma, personalrepresentant, JHL och Madeleine Karlsson, personalrepresentant, FOSU. Antecknas för kännedom. Enligt förslag.
Styrgruppen 1 / 2014 10.4.2014 4 _ 3 Val av ordförande och vice ordförande Styrgruppen väljer en ordförande och en vice ordförande. Merja Fredriksson föreslog omval, understödd av Cornelius Colliander, dvs att Inger Wretdal väljs till ordförande och Mikael Holmberg till vice ordförande. Förslaget omfattades enhälligt. 4 Val av sekreterare Styrgruppen utser förvaltningschef Erika Strandberg till sekreterare. Enligt förslag. 5 Protokolljustering och val av protokolljusterare Styrgruppens protokoll justeras elektroniskt per e-post av en protokolljusterare per möte. Carita Henriksson är i tur att väljas till protokolljusterare Ingmar Forne föreslog att det varje gång väljs två protokolljusterare och att det varje gång väljs en från vardera kommun. Fornes förslag omfattades enhälligt. Till protokolljusterare för detta möte valdes Carita Henriksson och Wilhelm Liljeqvist.
Styrgruppen 1 / 2014 10.4.2014 5 _ 6 Genomgång av nuläget Stadsdirektör Folke Öhman presenterar kommunstrukturreformens och sote-reformens nuläge utgående från den information som finns. Styrgruppens diskuterar nuläget. Enligt förslag.
Styrgruppen 1 / 2014 10.4.2014 6 _ 7 Styrgruppens uppdrag och tidtabell Kommundirektör Tom Simola presenterar styrgruppens uppdrag och tidtabell utgående från gällande lagstiftning. Styrgruppens diskuterar uppdrag och tidtabell. Styrgruppen tog del av informationen. Alla i styrgruppen uppmanades att bekanta sig med kommunförbundets publikation Sammanslagningsutredningar i kommunerna - förutsättningar, organisation och process. Publikationen finns på kunnat.net: http://shop.kunnat.net/product_details.php?p=2788 Tidtabellen lämnades tillsvidare öppen.
Styrgruppen 1 / 2014 10.4.2014 7 _ 8 Styrgruppens arbetssätt Genom de beslut som har tagits av fullmäktige i Kimitoön 3.3.2014 och Pargas 4.3.2014 har processen för kommunsammanslagningsutredningen kommit till utrednings- och avtalsskedet. Utredningsarbetet leds av styrgruppen, som enligt rättspraxis inte är ett sådant officiellt kommunalt organ som åsyftas i 17 i kommunallagen. Styrgruppen är ett beredande organ, som leder kommunsammanslagningsutredningen. Kommunernas styrelser och fullmäktige tar sedan slutgiltig ställning till utredningen och dess slutresultat. Kommuninvånarna ska under beredningen av sammanslagningsframställningen ges möjlighet att delta och påverka på de sätt som finns beskrivna i 4 kapitlet i kommunallagen. Kommunstyrelserna ska dessutom ge kommuninvånarna och andra som anser att saken berör dem möjlighet att göra anmärkningar om förslaget till sammanslagningsframställning. Vid styrgruppens sammanträden görs inte officiella beslut, utan arbetet med sammanslagningsutredningen och samgångsavtalet framskrider. Handlingarna är inte offentliga. Eftersom utredningsarbetet är en fortgående beredningsprocess, är det viktigt att besluta hur den interna och externa informationen sköts under arbetets gång. Öppenhet och aktiv information kan skingra ryktesspridning och felaktig information. Samtidigt måste styrgruppen garanteras arbetsro ärenden som inte ännu är färdigt behandlade i styrgruppen ska inte ges offentlighet. Styrgruppens information till allmänheten via massmedia kunde skötas av styrgruppens ordförande, assisterad av styrgruppens sekreterare. Detta meddelas massmedia, som hänvisas till dessa personer, om de vill få information om styrgruppens arbete. Information om arbetet med kommunsammanslagningsutredningen ges till övriga delar av föredragandena i styrgruppen, stadsdirektör Öhman och kommundirektör Simola. De ansvarar för att kommuninvånarna får den föreskrivna informationen under styrgruppens beredningsprocess. Personalchef Peter Lindroos och förvaltningschef Erika Strandberg ansvarar för att informationen till personalen och personalens möjligheter till påverkan sköts på föreskrivet sätt. Styrgruppen beslutar att den externa informationen om styrgruppens arbete ges av styrgruppens ordförande, som också kan delegera uppgiften åt styrgruppens sekreterare. Styrgruppen diskuterade principerna för informationen. Efter diskussion enades styrgruppen om Ingmar Fornes förslag att meningen Handlingarna är inte offentliga ändras till handlingarna är offentliga när styrgruppen så beslutar. Personalrepresentant Mikaela Luoma sade att Tehy har gjort en skrivelse om att Tehy skulle vilja vara representerad varje gång vårdfrågor behandlas i styrgruppen. Styrgruppen konstaterade att personalrepresentanterna representerar samtliga fackorganisationer och övrig personalinformation sköts av personalcheferna.
Styrgruppen 1 / 2014 10.4.2014 8 _ 9 Nästa möte Nästa möte sammankallas enligt behov, beroende på sote-reformens tidtabell. 10 Eventuella övriga ärenden Övriga ärenden fanns inte.