ADM b 2006 Beskrivning av administrativa arbetsuppgifter bostadsrätt INKL. GÄNSDAGNINGSLISTA Objekt/uppdrag: Sångfågeln 1 Beställare: Brf Sångfågeln 1 Brf Sångfågeln 1 1(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
INNEHÅLLSFÖTECKNING A ADMINISTATIVA ABETSUPPGIFTE... 3 A0 ALLMÄNT... 3 A0.1 Hjälpmedel m.m.... 3 A0.2 Tillhandahållanden och andra övergripande frågor... 3 A1 LÖPANDE EKONOMISK ADMINISTATION... 4 A1.1 Kassa... 4 A1.2 Hyror, avgifter och kundfakturor... 4 A1.3 Leverantörsfakturor... 5 A1.4 Löner och n... 5 A1.5 Bokföring... 5 A1.6 Bokföringsrapporter... 6 A1.7 Kontorsservice... 6 A2 BUDGETEING, UPPFÖLJNING OCH APPOTEING... 6 A2.1 Kostnads- och intäktsbudget... 6 A2.2 Delårsrapport och prognos... 7 A2.3 Bokslut och årsredovisning... 7 A2.4 Likviditet... 7 A2.5 Konkursbevakning... 8 A2.6 evision... 8 A2.9 Övriga rapporter och statistik... 8 A3 SKATTE, AVGIFTE OCH UPPGIFTE TILL MYNDIGHET... 8 A3.1 Skatter och arbetsgivaravgifter... 8 A3.2 Uppgifter om bostadsrättshavare... 8 A3.3 Mervärdesskatt... 9 A3.4 Deklarationer... 9 A3.9 Övriga uppgifter till myndigheter m fl... 9 A4 LÅN OCH SAMHÄLLSSTÖD... 9 A4.1 Befintliga lån... 9 A4.2 Nya lån... 10 A4.3 Samhällssubventioner... 10 A5 HYESGÄSTE / BOSTADSÄTTSHAVAE... 10 A5.1 Ut-, om- och inflyttningar... 10 A5.2 Kontakter med hyresgäster / bostadsrättshavare... 13 A5.3 Lägenhetsunderhåll... 14 A6 AKIV, NYCKLA OCH FÖVALTNINGSHANDLINGA... 14 A6.1 Arkiv... 14 A6.2 Nycklar... 15 A6.3 Förvaltningshandlingar... 16 A7 TEKNISK PLANEING, UPPHANDLING OCH GENOMFÖANDE... 16 A7.1 Drift... 16 A7.2 Underhåll... 18 A7.3 Jourtjänst, beredskap m.m.... 20 A7.4 Myndighetsbesiktningar / -anmälningar... 21 A9 ÖVIGT... 21 A9.1 Sammanträden... 21 A9.2 Försäkringar... 22 A10 KONSULTTJÄNSTE... 23 A10.1 Konsulttjänster avseende drift... 23 A10.4 Teknisk rådgivning... 23 A10.5 Juridisk rådgivning... 23 A10.7 Ekonomisk rådgivning... 23 A10.9 Fastighetsutveckling... 23 A10.91 Miljöinventering... 23 A10.92 iksbyggen Trygghetsinventering... 23 A10.94 Digital ritningshantering... 24 A10.95 Statuskontroll av lägenheter... 24 A10.96 Systematiskt brandskyddsarbete... 24 Brf Sångfågeln 1 2(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A A0 ADMINISTATIVA ABETSUPPGIFTE Denna beskrivning är upprättad i enlighet med ADM 99 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer detta dokument. Förkortningar B = Beställaren = iksbyggen Förutsättningar Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som t ex skrivs under rubriken A, gäller således för A1, A1.1, A1.11 osv., om annat inte anges under dessa underrubriker. Då en åtgärdsfrekvens, t ex 6 gånger per år, anges i denna handling skall åtgärden genomföras med anpassade tidsintervall. Då åtgärdsfrekvensen anges som "vartannat år" eller ännu mera sällan, skall åtgärden göras första gången under det första året. I n anges om iksbyggen har ansvar för och om det ingår i kontrakterat års genom en markering i vänstra kolumnen respektive ja eller nej i högra kolumnen. Är nej markerat i högra kolumnen innebär det att skall ersättas särskilt. Markeringarna i n sätts på rader med beskrivande text. Sätts markringar på rubrikrader medför det att markeringarna även gäller för alla underrubriker enligt pyramidregeln. ALLMÄNT A0.1 Hjälpmedel m.m. skall på egen bekostnad tillhandahålla erforderliga hjälpmedel och förbrukningsmaterial för den egna entreprenaden där inte annat anges i denna handling. A0.2 Tillhandahållanden och andra övergripande frågor A0.22 utiner, instruktioner iksbyggens rutiner finns beskrivna i ILS (Integrerat Ledningssystem). A0.23 Handlingar Handlingar som B tillhandahåller, enligt nedanstående förteckning. itningar och beskrivningar över förvaltningsobjekten Driftinstruktioner och underhållsinstruktioner Lägenhets- och lokalregister Låsschema Gällande garantiförbindelser från leverantörer Gällande produktansvarsförbindelser från leverantörer Föreningens stadgar Föreningens ekonomiska plan Protokoll från styrelsemöten och föreningens årsstämma A0.241 iksbyggen Direkt B får via Internet och :s hemsida (iksbyggen Direkt) åtkomst till sådan föreningsspecifik information som följer av ADM b 2006. apporter som levereras genom iksbyggen Direkt specificeras under respektive rubrik. Villkoren för användning av iksbyggen Direkt framgår av KONTAKT b 2006 punkt 7. Brf Sångfågeln 1 3(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
B tilldelas en användaridentitet med administratörsrättigheter. Denna möjliggör för B att administrera behörighetskoder för sina användare. B skall underrätta om vem hos B som skall administrera användarkoder mm. Denne skall fungera som kontaktperson hos B. A0.25 Betalningar och avräkningskonto En grundförutsättning för att betalningsuppdrag skall kunna utföras korrekt är att det vid var tid finns erforderliga medel till :s förfogande på avräkningskontot. Det åligger B att vid anfordran ställa erforderliga medel till förfogande om förvaltade medel inte räcker till betalning. Se vidare KONAKT b 2006 punkt 9. Ingår i :s Noteringar A1 LÖPANDE EKONOMISK ADMINISTATION A1.1 Kassa upprätthåller kassafunktion för förvaltningsobjektets kassaflöde. Utbetalningar görs på senaste betalningsdag efter attest enligt attestrutin. A1.2 Hyror, avgifter och kundfakturor Se kapitel A5.1 för ytterligare uppgifter. A1.21 Hyres- och avgiftsavier skriver ut och distribuerar hyres- eller avgiftsavier avseende bostäder och bilplatser fyra gånger per år enligt av B fastställt uttag till de hyresgäster / bostadsrättshavare som är registrerade i förvaltningsobjektet. svarar för att korrekta avgifter debiteras och verkställer beslutade ändringar. B meddelar om bostadsrättshavare har invändning mot debiterad avgift eller har betalat denna direkt till föreningen. A1.22 Kundfakturor fakturerar hyresgäster/bostadsrättshavare. svarar för övrig fakturering. bevakar inbetalningar inom ramen för uppdraget. A1.23 Saldo- och restlistor upprättar saldo- och restlistor avseende förskottsinbetalda och ej inbetalade hyror/avgifter en gång per månad. A1.24 Påminnelseavier skriver ut och distribuerar påminnelseavier. Påminnelseavgifter enligt författning tillfaller. A1.25 Dröjsmålskostnader, krav, inkasso m m Betalningsförelägganden o d, se A5.234. Brf Sångfågeln 1 4(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A1.251 Dröjsmålskostnader skriver ut och distribuerar fakturor rörande dröjsmålskostnader. A1.252 Inkassoärenden lämnar ärenden om obetalda hyror och andra avgifter till inkasso. skriver ut och distribuerar fakturor rörande dröjsmålsränta samt inkassokrav i enlighet med inkassolagen. Inkassoavgifter enligt författning tillfaller. A1.3 Leverantörsfakturor A1.31 Uppgifter på leverantörsfakturor förser, i samråd med B, leverantörer och sidoentreprenörer med erforderliga uppgifter för korrekt adressering av fakturor med uppgift om kostnadsställe och andra uppgifter av intresse för administrationen. A1.32 Leverans- och fakturakontroll för leverantörsfakturor kontrollerar, i de fall har gjort beställningen, att leverans har skett i enlighet med uppgift på faktura och ombesörjer godkännande/attest för utbetalning i enlighet med rutin upprättad mellan och B. A1.33 egistrering och kontering av fakturor svarar för ankomstregistrering och kontering av fakturor. A1.4 Löner och n A1.42 Arvoden till styrelsemedlemmar och funktionärer beräknar och gör utbetalning av n en gång per år till styrelsemedlemmar. Eventuella ersättningar för utlägg och förlorad arbetsinkomst till föreningsvalda funktionärer utbetalas i enlighet med instruktioner från B. A1.5 Bokföring A1.51 Bokföring sköter och förvarar förvaltningsobjektens löpande bokföring på sätt som gällande lag och god redovisningssed föreskriver samt beaktar instruktioner som utfärdats av B. Ingår i :s Noteringar Brf Sångfågeln 1 5(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A1.52 eskontra för reskontra avseende leverantörs-, hyres- och lånebetalningar för förvaltningsobjekten. A1.6 Bokföringsrapporter A1.61 Bokföringsutdrag lämnar bokföringsutdrag innehållande aktuella kontoställningar inkluderande kundreskontra (periodiseringar m.m. ingår ej) till B via iksbyggen Direkt. A1.7 Kontorsservice A1.71 Utskrifter, distribution allmänt utför utskrift, kopiering och distribution av information, aviseringar, kallelser, dagordningar, brev och övriga meddelanden. Kostnad för utskrift av protokoll och kallelser samt kostnad för porto och kopiering debiteras B. A1.72 Utskrifter och distribution av årsredovisningar utför utskrifter och kopiering (inklusive distribution till styrelsen) av årsredovisningar för förvaltningsobjektet. A1.73 Posthantering handhar B:s inkommande post och lägger i särskilt postfack. A1.74 Distribution av kallelser och årsredovisningar distribuerar kallelser och årsredovisningar till boende. Ingår i :s Noteringar A2 BUDGETEING, UPPFÖLJNING OCH APPOTEING A2.1 Kostnads- och intäktsbudget A2.11 Årsbudget A2.111 Upprättande av årsbudget upprättar förslag till budget avseende intäkter och kostnader senast 5 veckor före ingången av aktuellt budgetår. A2.12 Flerårsbudget Brf Sångfågeln 1 6(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A2.121 Upprättande av flerårsbudget upprättar förslag till flerårsbudget avseende intäkter och kostnader att levereras vid av B angiven tidpunkt. A2.2 Delårsrapport och prognos A2.21 edovisning av delårsrapport A2.23 Prognos upprättar delårsrapport som föreläggs styrelsen en gång per år vid tidpunkt som överenskoms med B. sköter i förekommande fall inrapportering till Bolagsverket. följer fortlöpande upp utfall mot budget och gör prognos avseende årets resultat samt lämnar B redovisning en gång under verksamhetsåret. A2.3 Bokslut och årsredovisning A2.31 Årsredovisning upprättar förslag till bokslut och årsredovisning med förvaltningsberättelse. A2.32 Sista årsredovisning Om kontraktet upphör skall upprätta årsredovisning för det sista hela redovisningsåret trots att detta arbete kan komma efter kontraktstidens utgång. A2.33 Kassaflödesanalys upprättar kassaflödesanalys i samband med årsbokslut. A2.34 Åtagande efter avtalets upphörande Efter avtalets upphörande kan på begäran av B åtaga sig att utföra tjänster mot särskild ersättning. A2.4 Likviditet A2.41 Likviditetsbudget upprättar förslag till likviditetsbudget senast 5 veckor före ingången av aktuellt budgetår. A2.42 Likviditetsbevakning bevakar likviditeten mot budget och rapporterar utan dröjsmål till B då budgetavvikelser av betydenhet uppstår. Ingår i :s Noteringar Brf Sångfågeln 1 7(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A2.43 Placering av likvida medel placerar, utan dröjsmål, likvida medel för in- och utbetalningar på ett för detta ändamål och för kunders räkning öppnat speciellt konto hos Föreningssparbanken eller annan bank. placerar långsiktigt, 30 dagar eller längre, efter samråd med B. A2.5 Konkursbevakning A2.6 evision A2.61 Uppgifter till revisor tillhandahåller revisorerna det material de begär och svarar på frågor. A2.9 Övriga rapporter och statistik A2.94 Förvaltningsberättelse lämnar underlag till förvaltningsberättelse vad avser de verksamhetsområden enligt avtal har ansvar för. Ingår i :s Noteringar A3 SKATTE, AVGIFTE OCH UPPGIFTE TILL MYNDIGHET A3.1 Skatter och arbetsgivaravgifter A3.12 Skatter m m för styrelsemedlemmar och funktionärer beräknar och ombesörjer inbetalning av skatter och arbetsgivaravgifter för styrelsemedlemmar och andra funktionärer verksamma på förvaltningsobjektet. Kontrolluppgifter till skattemyndigheten sammanställs och distribueras årligen. A3.13 Fastighetsskatt ombesörjer beräkning och betalning av preliminär fastighetsskatt. A3.2 Uppgifter om bostadsrättshavare A3.21 Förmögenhetsuppgifter beräknar, skriver ut och distribuerar uppgifter om bostadsrättshavares andel i föreningens förmögenhet. Brf Sångfågeln 1 8(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A3.22 Kontrolluppgifter beräknar, sammanställer och distribuerar uppgifter om överlåtelse av bostadsrätt till skattemyndighet och säljare. A3.3 Mervärdesskatt A3.4 Deklarationer A3.41 B:s allmänna självdeklaration skall i samråd med B upprätta B:s allmänna självdeklaration av förvaltningsobjekten. A3.42 Deklaration vid fastighetstaxering upprättar i samråd med B allmän fastighetsdeklaration av förvaltningsobjektet. A3.9 Övriga uppgifter till myndigheter m fl sammanställer och lämnar av myndigheter infordrade obligatoriska uppgifter. A3.92 Uppgifter till SCB sammanställer för förvaltningsobjektet aktuella uppgifter och utför alla uppgifter som är aktuella i samband med. Folk- och bostadsräkningar Hyresundersökning för KPI Bostads- och hyresundersökningen Intäkts- och kostnadsundersökningen Antal bostadslägenheter och outhyrda lägenheter Energistatistik för flerbostadshus A3.94 egistrering av styrelse m m sammanställer och distribuerar i samråd med B de uppgifter som krävs i samband med ändring av stadgar, styrelsens sammansättning o d till Bolagsverket. B ersätter för utlägg i samband med registrering. Ingår i :s Noteringar A4 LÅN OCH SAMHÄLLSSTÖD A4.1 Befintliga lån Vad som anges beträffande lån, finansiering och subventioner i denna bestämmelse avser inte lån, finansiering eller subventioner till ny eller ombyggnad. Brf Sångfågeln 1 9(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A4.11 Förteckning över lån för fortlöpande en förteckning över lån som belastar förvaltningsobjektet inkluderande reskontra, betalningsterminer, ränte- och amorteringsvillkor. A4.12 Bevakning av lånemarknad bevakar lånemarknaden och lämnar förslag till förändringar av låneportföljen i samband med konvertering. A4.13 Förhandlingar om befintliga lån A4.2 Nya lån medverkar vid omförhandlingar gällande sedvanliga lån för fastigheten inklusive omsättning och upptagande av dessa lån samt vid administration av andra lån. Vad som anges beträffande lån, finansiering och subventioner i denna bestämmelse avser reparationer, underhåll ny- eller ombyggnad där medverkar på uppdrag av B. Ersätts särskilt enligt KONTAKT b 2006 punkt 6.1.3. A4.21 Upptagande av nya lån ombesörjer den administration som erfordras vid upptagning av nya lån, inklusive säkerheter. A4.22 Bevakning av lånemarknad bevakar lånemarknaden och lämnar alternativa förslag till val av låneinstitut och villkor. A4.23 Förhandlingar om nya lån medverkar vid förhandlingar gällande nya lån för fastigheten inklusive omsättning och upptagande av dessa lån samt vid administration av andra lån. A4.3 Samhällssubventioner A4.31 Bevakning av utbud av samhällssubventioner bevakar utbudet av samhällssubventioner. A4.32 Administration i samband med samhällssubventioner ombesörjer den administration som erfordras för att erhålla samhällssubventioner. Ingår i :s Noteringar A5 HYESGÄSTE / BOSTADSÄTTSHAVAE A5.1 Ut-, om- och inflyttningar Brf Sångfågeln 1 10(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
Ingår i :s Noteringar A5.11 Marknadsföring A5.115 Kölistor m m tar emot och registrerar anmälningar till kölistor för parkeringsplatser. aviserar sökande enligt kölistan då vakanser uppstår. A5.12 Nya hyresavtal för parkeringsplatser A5.124 Upprättande av hyreskontrakt skriver ut förslag till hyreskontrakt som föreläggs B för godkännande. A5.13 Löpande hyresavtal för parkeringsplatser A5.131 Bevakning av hyresnivåer samt uppsägning A5.1314 Uppsägning av hyresavtal säger upp avtal efter samråd med B. A5.14 Andrahandsuthyrning A5.141 Ansökningar och beslut om andrahandsuthyrningar handlägger andrahandsuthyrningar inklusive kontrolluppgift till skattemyndigheterna. Avgifter, f n 493 kr/gång, debiteras bostadsrättshavaren. A5.142 Tvister om andrahandsuthyrningar företräder B vid tvister om andrahandsuthyrning i hyresnämnd. A5.17 Förteckning över lägenheter, lokaler m m A5.171 Förteckning över hyresobjekt skall uppdatera förteckning över parkeringsplatser samt förteckning över hyresgäster och hyror. A5.172 Förteckning över bostadsrättslägenheter för lägenhetsförteckning enligt bostadsrättslagen. lämnar på begäran av bostadsrättshavaren ett utdrag ur lägenhetsförteckningen beträffande den lägenhet som bostadsrättshavaren innehar. Brf Sångfågeln 1 11(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A5.173 Förteckning över medlemmar i bostadsrättsförening förelägger ansökningar om medlemskap för styrelsen och håller förteckning över bostadsrättsföreningens medlemmar aktuell i enlighet med bostadsrättslagen. A5.18 Övergång av bostadsrätter Vid övergång av bostadsrätt har rätt att uttaga 2,5 % av gällande prisbasbelopp för nedanstående arbetsuppgifter, jämte 1 % för pantförskrivning inklusive moms. Vid övergång av bostadsrätt skall : granska underliggande övergångsunderlag och fångeshandlingar. till banker och låneinstitut lämna, av B tillhandahållen, information om föreningens ekonomi och stadgar, fastigheternas underhållsbehov och andra för dessa intressenter viktiga frågor. inhämta kreditupplysning på köparen. Ersätts särskilt av B utöver ovanstående ersättning. medverka till att köpare av bostadsrätt ansöker om medlemskap hos B. medverka till att säljare av bostadsrätt ansöker om utträde ur föreningen. förelägga ansökan om inträde i föreningen för B, som beslutar om godkännande av ansökan. registrera ny medlem i B:s lägenhetsförteckning (redovisas under A5.172 och A5.173). upprätta kontrolluppgift (redovisas under A3.22). apportera överlåtelsen till B. A5.181 Pantförskrivning A5.19 Övrigt registrerar och bevakar pantförskrivningar i föreningens lägenhetsförteckning. skall underrätta panthavare om pantsättares eventuella skulder till B. lämnar till banker och låneinstitut av föreningen tillhandahållna handlingar som årsredovisning, registreringsbevis eller protokollsutdrag och fullmakter. bekräftar gjorda denuntiationer till panthavare. Ersätts särskilt enligt punkt A5.18. Ingår i :s Noteringar Brf Sångfågeln 1 12(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A5.2 Kontakter med hyresgäster / bostadsrättshavare är tillgänglig inom förvaltningsobjekten för personliga besök av hyresgäster/bostadsrättshavare under ordinarie arbetstid. A5.21 Felanmälan m m Jourtjänst och beredskap, se A7.3 A5.211 Felanmälan under normal arbetstid tillhandahåller bemannad telefonmottagning under ordinarie arbetstid. Övriga tider mottas felanmälan på telefonsvarare eller e-post. Vid felrapportering agerar enligt med B överenskommen rutin. A5.212 Felanmälan utanför normal arbetstid tillhandahåller information om vart hyresgäster/bostadsrättshavare skall vända sig vid akuta fel som inträffar utanför :s normala arbetstid. A5.22 Information besvarar frågor från bostadsrättshavare/hyresgäst och lämnar erforderlig information i förvaltningsfrågor. A5.221 Våningsregister och namnskyltar på dörrar uppdaterar våningsregister och namnskyltar på dörrar senast samma dag som in- eller utflyttning sker. A5.223 Meddelanden på anslagstavlor håller meddelanden på anslagstavlor aktuella. aviserar hyresgäst/bostadsrättshavare innan ingrepp görs, som påverkar de boendes nyttjande. För planeringsbara ingrepp skall avisering göras enligt önskemål av bostadsrättsföreningens styrelse. A5.23 Störningar och försumlighet av hyresgäst/bostadsrättshavare A5.232 Skriftliga rättelseanmaningar skriver ut och distribuerar rättelseanmaning i rekommenderat brev till försumliga eller störande hyresgäster / bostadsrättshavare enligt med B överenskommen rutin. A5.233 Uppsägning av hyresavtal/ bostadsrättsavtal verkställer efter samråd med B uppsägningar av hyresavtal / bostadsrättsavtal i enlighet med reglerna i Jordabalken / Bostadsrättslagen och lämnar lagstadgade meddelanden till sociala myndigheter. Ingår i :s Noteringar Brf Sångfågeln 1 13(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A5.234 Betalningsförelägganden, avhysning, kvarstad och handräckning ansöker om betalningsföreläggande, avhysning och handräckning om avhysning hos kronofogden i enlighet med rutin. För detta utgår särskild ersättning. B ersätter för utlägg i samband med ansökan hos kronofogden. meddelar socialtjänsten att ansökan om avhysning har inlämnats vid ärenden som rör hyresrätt. A5.235 Tvångsförsäljning ansöker om god man och biträder vid tvångsförsäljning enligt bostadsrättslagen. A5.236 Ordningsfrågor företräder B vid handläggning av ordningsfrågor. A5.2361 Handläggning av ordningsfrågor handlägger ärenden, som till följd av brott mot lag eller stadgar leder till uppsägning och /eller rättslig prövning. A5.24 Hyrestvister handlägger, i samråd med B hyrestvister i hyresnämnd och domstol. A5.3 Lägenhetsunderhåll Ingår i :s Noteringar A6 AKIV, NYCKLA OCH FÖVALTNINGSHANDLINGA A6.1 Arkiv A6.11 Förvaring av handlingar åtar sig att under kontraktstiden förvara handlingar, som rör ekonomiska och tekniska förhållanden avseende förvaltningsobjektet samt räkenskapsmaterial och andra handlingar, som omfattas av :s arkiveringsskyldighet enligt bokföringslagen och som mottagit eller upprättat särskilt för B:s räkning. Handlingarna skall förvaras på ett betryggande sätt och i enlighet med föreskrifter i Bokföringslagen. Gallring av handlingar sker enligt föreskrivna rutiner, som B genom undertecknandet av detta avtal har godkänt. Vid avtalets upphörande skall handlingarna snarast och senast tre månader efter avtalets upphörande överlämnas till B genom kvittering. B skall senast en månad före avtalets upphörande anvisa särskild mottagare av dokumenten. Brf Sångfågeln 1 14(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
Ingår i :s Noteringar A6.12 Säkerhetskopiering A6.2 Nycklar Säkerhetskopiering av uppgifter på datamedium genomförs varje arbetsdag. Säkerhetskopiorna förvaras avskilda från dataenheten. tillhandahålls mot kvittens nycklar till samtliga driftutrymmen och gemensamma utrymmen. Utkvitterade nycklar får inte märkas så att tillhörigheten kan tolkas av obehöriga och skall förvaras i utrymme med erforderlig säkerhetsklass. A6.21 Nyckel- och kortregister uppdaterar kontinuerligt register över personer som utkvitterat nycklar/kort till förvaltningsobjektet och handhar eventuella nyckelpanter. A6.22 Nyckel- och passerkortsanskaffning beställer nya nycklar/passerkort i erforderlig utsträckning. Nyckel-/ passerkortskostnaden debiteras B. A6.23 Nyckelutlämning A6.231 Nycklar/passerkort för drift och underhåll lämnar under normal arbetstid ut nycklar/passerkort mot kvitto till personal och sidoentreprenörer som behöver tillträde till driftutrymmen o d och bevakar att de återlämnas inom angiven tid. meddelar samtliga berörda om var nycklar/passerkort finns tillgängliga utom kontorstid. A6.232 Nycklar/passerkort till hyresgäster hanterar och registrerar nycklar och passerkort till hyresgäster och återkräver respektive avprogrammerar dem vid utflyttning. A6.24 Låsschema uppdaterar kontinuerligt låsschema över förvaltningsobjektet. A6.25 Låscylindrar för bokning av tvättstuga ombesörjer anskaffning av nya cylindrar och tillhandahåller reservcylindrar tills nya har kunnat överlämnas till hyresgäst/bostadsrättshavare. Ersätts särskilt av B eller hyresgäst/bostadsrättshavare. Brf Sångfågeln 1 15(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A6.26 Byte av låscylindrar till enskilda utrymmen På uppdrag av B, skiftar låscylindrar på lägenhetsdörrar till enskilda utrymmen vid byte av hyresgäst/bostadsrättshavare. A6.3 Förvaltningshandlingar A6.31 elationshandlingar lämnar uppgifter till B som underlag för upprättande av relationshandlingar efter av genomförda förändringar i förvaltningsobjektet. A6.32 Driftinstruktioner lämnar uppgifter till B som underlag för revidering av driftinstruktioner efter av genomförda förändringar i förvaltningsobjekten. A6.33 Uppdatering av drift- och underhållsinstruktioner Underlag för uppdatering av drift- och underhållsinstruktioner skall lämnas snarast efter av genomförda förändringar. Ingår i :s Noteringar A7 TEKNISK PLANEING, UPPHANDLING OCH GENOMFÖANDE Anläggning, art och omfattning framgår av TEKNIK b 2006. A7.1 Drift A7.11 Upphandling och kontroll av leverantörer och sidoentreprenörer A7.111 Avrop av driftåtgärder skall avropa tjänster för förvaltningsobjektens drift av sidoentreprenörer med vilka ramavtal har tecknats. A7.112 Direktupphandling av driftåtgärder skall direktupphandla tjänster för förvaltningsobjektens drift vars kostnad beräknas understiga 10 000 kronor. A7.114 Upphandling av förbrukningsmaterial skall för B:s räkning upphandla leveranser av förbrukningsmaterial. Brf Sångfågeln 1 16(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A7.115 Upphandling av sidoentreprenörer för drift av förvaltningsobjekten skall upprätta förfrågningsunderlag och för B:s räkning upphandla de sidoentreprenörer som erfordras för förvaltningsobjektets drift. A7.116 Kontroll av leveranser och sidoentreprenörer kontrollerar att leveranser och sidoentreprenörers tjänster uppfyller ställda krav på kvalitet, kvantitet och leveranstid. A7.117 Samordning av sidoentreprenörer samordnar sidoentreprenörernas arbeten på förvaltningsobjektet. A7.12 Driftstatistik, -rapporter A7.122 Mätaravläsning avläser mätare för försörjningsmedia enligt följande: Värme (energi och flöde) samt vatten; den vardag som ligger närmast varje sista dag i månaden. A7.123 Bearbetning och redovisning av driftstatistik analyserar de insamlade mätuppgifterna med hänsyn till variationer i avläsningstidpunkt och utomhusklimat. upprättar och redovisar med uppgifter från avlästa mätarställningar förbrukningsstatistik för värme och vatten en gång/kvartal. A7.124 Kommentarer och åtgärdsförslag kommenterar onormala förändringar i förbrukningen av försörjningsmedia och lämnar förslag till åtgärder. A7.125 Driftjournaler för driftjournaler i tekniska centraler. A7.126 Driftrapporter för driftrapporter enligt med B överenskommen rutin vid tillsyn i samband med driften av värme- och ventilationsanläggningar och redovisar dessa vid kontraktsmöten. A7.127 Övervakning av driftstörningar Jourtjänst och beredskap, se A7.3 A7.129 Övriga driftrapporter Ingår i :s Noteringar Brf Sångfågeln 1 17(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
Ingår i :s Noteringar A7.14 Driftsansvar och funktionsprovning A7.141 Drift/funktionsprovning genomför en gång per år drift/funktionsprovning av förvaltningsobjektets befintliga värme- och ventilationsanläggningar och upprättar därvid protokoll. Dessa kontroller avser ej OVK (obligatorisk ventilationskontroll). A7.142 Serviceavtal upphandlar för B:s räkning för driften erforderliga serviceavtal. A7.2 Underhåll A7.21 Felavhjälpande underhåll Ersätts särskilt enligt KONTAKT b 2006 punkt 6.1.3. A7.211 Avrop av felavhjälpande underhåll skall avropa felavhjälpande underhåll av sidoentreprenörer med vilka ramavtal har tecknats. A7.212 Direktupphandling av felavhjälpande underhåll beslutar om upphandlingar av felavhjälpande underhåll med en kostnad som beräknas understiga 10 000 kronor. A7.214 Upphandling av felavhjälpande underhåll skall infordra, för B:s räkning, anbud och utvärdera anbud. Anbudsförfrågan ska om möjligt med hänsyn till omständigheterna gå till flera entreprenörer och upphandling göras till fast pris. A7.216 Besiktning av felavhjälpande underhåll skall svara för övervakning, regelbunden tillsyn, kontroll och besiktning av sidoentreprenörers arbete samt vara Bs ombud under projektets gång. A7.22 Planerat underhåll Ersätts särskilt enligt KONTAKT b 2006 punkt 6.1.3. A7.223 Uppdatering av underhållsplan skall i samråd med B uppdatera underhållsplanen inklusive kostnadskalkyler. Uppdateringen skall göras årligen och vara färdigställd senast november månad varje år. Brf Sångfågeln 1 18(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
A7.224 Årligt underhållsprogram upprättar i samråd med B underhållsprogram inklusive kostnadskalkyler. Underhållsprogrammet ska avse de åtgärder som enligt beslut ska genomföras under ett budgetår och vara upprättat i god tid inför budgetarbetet. Utredningar för alternativa åtgärder beställs efter godkännande av B och debiteras efter särskild taxa. A7.225 Genomförande av underhåll Ersätts särskilt enligt KONTAKT b 2003 punkt 6.1.3. A7.2251 Upprätta förfrågningsunderlag handlägger förfrågningsunderlag med ritningar, beskrivningar mm utifrån fastställt åtgärdsprogram. A7.2252 Upphandling A7.22521 Administration av upphandling översänder upprättat förfrågningsunderlag till respektive anbudsgivare och infordrar, för B:s räkning, anbud och utvärderar dessa med hänsyn till tekniska och ekonomiska konsekvenser samt kvalitet. Anbudsförfrågan ska om möjligt med hänsyn till omständigheterna gå till flera entreprenörer. svarar för kontakter med anbudsgivare under anbudstiden och förhandlar med anbudsgivare efter överenskommelse med B. deltar vid öppnandet av anbud och upprättar därvid protokoll. upprättar anbudssammanställning samt redovisar för B en s k nollställning av lämnade anbud. A7.22522 Beslut om upphandling utarbetar beställningsskrivelse för antagande av entreprenör alternativt beställer entreprenaden efter överenskommelse med B. A7.22523 Underrättelse till anbudsgivare underrättar efter överenskommelse med B anbudsgivare som ej antagits. A7.2253 Administrativa arbetsuppgifter A7.22531 Lån och bidrag utarbetar ekonomiska ramar och ansöker om lån och bidrag för underhållsprojektet. handlägger lånebeslut och utbetalning av lån. Ingår i :s Noteringar Brf Sångfågeln 1 19(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....
Ingår i :s Noteringar A7.22532 Bygglov söker och handlägger ansökan om bygglov samt bevakar att bygglov erhålles. A7.22533 Igångsättningskalkyl, årsavgifts- och hyreskalkyler upprättar igångsättningskalkyl med aktuell och beräknad slutlig produktionskostnad för avstämning mot respektive pantvärden. Med igångsättningskalkylen som underlag upprättar preliminära årsavgifts- och hyreskalkyler. A7.22534 Anmälan svarar för anmälan till myndigheter av igångsättning, besiktning m.m. A7.22535 Byggnadskreditiv handlägger utbetalning av lyft på byggnadskreditiv enligt fastställd lyftplan. A7.22537 Arbetarskydd svarar för att arbetsmiljölagens krav på arbetsskydd tillgodoses vid underhållsarbeten. A7.22538 Byggledning och kontroll leder och kontrollerar sidoentreprenörers arbete med underhåll i avseende på kvalitet, kvantitet och leveranstid. Erforderliga rapporter i detta avseende görs till B. A7.22539 Besiktning svarar för upphandling av besiktningsman. A7.3 Jourtjänst, beredskap m.m. A7.31 Jourtjänst Definition av normal arbetstid anges i KONTAKT b 2006 punkt 4.2. tillhandahåller jourtjänst som säkerställer att akut underhåll i förvaltningsobjektet kan utföras utanför normal arbetstid mot särskild ersättning. Brf Sångfågeln 1 20(24) Gäller fr.o.m. 2007-12-01 ADM b 2006, Upprättat 2007-08-06 Copyright, iksbyggen Sign....