Nordliks årsmöte 29-30 november 2018 Hanaholmen/Helsingfors universitet Närvarande: Danmark: Nina Møller Andersen* (Københavns Universitet), Jens Lohfert Jørgensen* (Aalborg Universitet), Peter Juul Nielsen* (Syddansk Universitet). Finland: Harry Lönnroth (Jyväskylä universitet, koordinator), Anne-Riitta Vanhala (Jyväskylä universitet, administrativ koordinator), Claus Madsen (Helsingfors universitet),adam Borch (Åbo Akademi, språk), Mia Österlund (Åbo akademi, litteratur), Kirsten Berg (Åbo universitet, språk), Jenni Tahkokorpi (Uleåborgs universitet), Heidi Säävuori (Helsingfors universitet, Mobilitetsservicen). Färöerna: Bergur Djurhuus Hansen (Fróðskaparsetur Føroya). Island: Anne-Sofie Gremaud (Háskoli Íslands). Norge: Anders Gullestad* (Universitet i Bergen), Gitte Mose (Universitetet i Oslo), Gudlaug Nedrelid (Universitetet i Agder), Henrik Johansson (Universitetet i Tromsø) Sverige: Claes Ohlsson (Linnéuniversitetet), Anna Hannesdottir (Göteborgs universitet, språk), Maria Wahlström (Stockholms universitet, litteratur), Martin Persson (Stockholms universitet, språk), Ola Nordenfors (Uppsala universitet, litteratur), Lise Horneman Hansen (Uppsala universitet, språk). *Försenad ankomst (ankom under diskussionen om koordinatorskapet, punkt 10) 1. Mødet åbnes Mötet öppnades med presentation av Hanaholmen, välkomsttal från Claus Madsen och presentation av deltagarna. 2. Godkännande av dagordning och kallelse Mötet godkände dagordning och kallelse och beslutade att behandla punkt 9 före punkt 8 för att de försenade deltagarna skulle få möjlighet att vara med på punkt 8 om nätverkets framtida finansiering. 3. Val av ordförande och referent Bergur Djurhuus Hansen valdes till ordförande. Lise Horneman Hansen valdes till referent. 4. Godkännande av referat från årsmötet i Köpenhamn 2017 Referatet kunde godkännas med denna rättelse: John E. Andersen deltog som äresdeltagare och ska läggas till på deltagarlistan (klart 2018-12-02). 5. Uppföljning av årsmötet 2017 Punkt 5: Uppdraget till kontaktpersoner om att ta reda på stipendiesatser för Norplus och Erasmus samt till koordinator om att kontakta Utbildningsstyrelsen om stipendiesatserna är inte längre relevant eftersom det i mellantiden dykt upp en möjlighet att övergå från Nordplusnätverk till Erasmus-samarbete och på så sätt få samma stipendiesatser som Erasmus. 1
Punkt 8c. Ansökningsrutinerna har inte blivit uppdaterade. Mötet beslutade att nätverket nu väntar med detta. Dels är det lämpligt att den nya koordinatorn kan se över detta, dels behöver vi ändå uppdatera rutinerna om vi bestämmer oss för övergång till Erasmussamarbete. Punkt 8d. Information om webbsidan. En flik som heter Alumni finns nu på hemsidan, men det saknas material. Skicka till Claus Madsen som är webbmaster! Punkt 8e. Information om sociala medier. Lise Horneman Hansen och Kirsten Berg hade i uppdrag att kontakta Kim om nätverkets instagramkonto, men det har inte blivit av. Lise skulle överväga hur man skulle kunna digitalisera studentrapporterna på sociala medier/blogg, men det har inte heller blivit av. Heidi Säävuori förklarade att de rapporter som skrivs av Erasmusstudenter inte kan spridas på något sätt, på grund av att det är personlig information. Av samma skäl kan vi alltså inte heller sprida Nordliksrapporterna på sociala medier, och denna idé får därmed betraktas som överspelad. Detta är dock inget som hindrar att vi fortsätter att samla in gammaldags rapporter. Vi har användning av dem dels för att få återkoppling på hur utbytet har fungerat, dels för att kunna ge nästa student som ska till samma ställe lite förhandsinformation. Vissa koordinatorer ger nya utbytesstudenter en kopia av en rapport från en tidigare utbytesstudent som har varit på samma ställe. Punkt 13. Eventuellt: Gitte Mose rapporterade att hon i mejl från Robert Zola Christensen fått veta att Nordic master (ett samarbetsprojekt mellan Københavns universitet, Lunds universitet, Kristiansstads universitet, Háskóli Íslands samt Høgskolen i Akershus) antagligen inte blir av. 6. Mobilitet och regnskab 2017-18 Regnskab: Koordinator redovisar bilaga 2 a och 2b. Bidraget från Nordisk ministerråd: 81 000 Euro har förbrukats. Mobilitet: I Final report 2017 finns statistik över studentmobilitet. Det är fortfarande störst mobilitet från Finland, och minst mobilitet till Finland. Mobiliteten från Finland har dock minskat (även inom Erasmus), och det kan bero på att Nordamerika nu är mer intressant för finska studenter än Europa. Mobiliten från Norge har ökat kraftigt. Norge var 2017-18 det landet som skickade ut nästflest studenter. Men nätverkets kontaktpersoner i Norge tror att det antagligen kommer att avta nu när den norska kronan sjunkit i värde. Allmän diskussion om varför det är så svårt att skicka ut studenter. Enighet om att det i hög grad beror på minskat utrymme för fria studier inom utbildningarna. Vi måste påminna studenterna om att planera i god tid, från första dagen. Universitetet i Tromsö arbetar på hospitering : utlandspraxis. Det borde vara möjlighet att koppla detta till Nordliks och Erasmus som båda har praktikstipendier. Utlandspraktik är också bra för mobiliteten eftersom den kan förläggas efter examen. Även praktik på våra egna institutioner kan vara en möjlighet. 2
7. Regnskab og mobilitet for indeværende projektperiode, 2018-2019 Status for økonomiske midler dags dato: Koordinator redovisade bilaga 5. Det finns pengar for expressmobilitet/praktik till våren: 21 875 Euro eftersom vi skickat mindre studenter utomlands än förväntat. Medlen ska användas helst före sommaren 2019, senast vid början av oktober 2019. Sök alltså gärna expressmobilitet! Heidi Säävuori föreslog att våra studenter följer summer school och söker expressmobilitetsmedel för detta. Kirsten Berg föreslog att vi utnyttjar möjligheten för pärlkurser och söker expressmobilitet till detta. Fråga: Kan man få medel från flera håll? På en pärlkurs är avgiften ju redan subventioneret. Det Nordliks kan bidra med är resekostnader. Det finns bland kontaktpersonerna erfarenhet med att det alltid är bra om studenterna själva ska betala åtminstone en mindre del eftersom de då är mindre benägna att hoppa av. Planlagd mobilitet: Koordinator redovisade Bilaga 4 och 6. Inget att tillfoga. 8. Fremtidig finansiering Punkten behandlades när de försenade deltagarna hade anlänt. Kirsten Berg presenterade ramarna för omorganisering av Nordplus till samgående med Erasmus+: Nordplusstipendierna är ju lägre än Erasmusstipendierna. Vi har önskat att få högre stipendiesats, och detta är det sättet som Nordplus har valt att öka stipendierna på: Genom att gå ihop med Erasmus. därför har vi i princip inget alternativ. Längre uppehåll kan finansieras av Erasmusmedel och koordineras lokalt, dvs studenterna följer ansökningsproceduren på sina respektiva universitet och finansieras av dessa, men de har status som Nordliks-studenter. Detta kommer att underlätta för både studenter och huvudkoordinator. Inom Erasmus kan man dock inte söka mobilitet för kortare upphåll. Det ska vi i framtiden använda Nordliks till. Nordliks kan användas för längre mobilitet utanför Erasmussamarbetet (Färöerna och Grönland). Nordliks kan användas till intensivkurser, expressmobilitet, workshops och lärarutväxling både inom och utanför Erasmussamarbetet. Processen kommer att förenklas: Det blir bara en söknadsfrest för studenterna (samma som för Erasmus). Söknadsprocessen är kortare inom Erasmus vilket är en fördel för studenterna som kommer att få snabbare får besked om stipendium. Våra studenter kommer att föredra Erasmus på grund av att stipendiesatsen är högre. Söknadsstorleken blir mindre och arbetet blir enklare för koordinator. Alla nordplusnätverk inklusive Nordlys håller just nu på att övergå till Erasmus. 3
Internationellt kontor ved Åbo universitet har erbjudit sig att hjälpa till med avtal plus utredning av de tekniska detaljerna. Kirsten Berg visade exempel på ett Nordlys-erasmusavtal: Detaljer ska inte finnas i själva avtalet, utan de ska för varje deltagande ämnesinstitution finnas på fact sheet på en gemensam yta (Dropbox eller liknande) där alla deltagande institutioner kan lägga in var sitt fact sheet för var sitt universitet. Alla måste framskaffa sitt universitets fact sheet och skicka det via mejl till Kirsten Berg och administrativ koordinator Anne-Riitta Vanhala. Nätverkets synpunkter och frågor: Det är viktigt att precisera i avtalet att vi är ett ämnesnätverk för nordiska språk och nordisk litteratur. Viktigt att betona att det rör sig om Nordliksstudenter med erasmusfinanisering. Kommer våra studenter att konkurrera om platserna med andra Erasmusstudenter? Nej. Kommer våra studenter i fortsättningen kunna läsa ämnesstudier? Ja. Hur blir det kravet om balanserade avtal som är vanligt inom Erasmus? Kravet om balans in/ut gäller för bilaterala avtal. Vårt eventuella Erasmusavtal kommer att vara multilateralt och då ställs inte samma krav på balans mellan två länder. Eventuellt kan man tänka sig att man kan balansera med lärarutväxling. Kan vi finansiere årsmötet med mindre budgett (5 % av budgetten får gå till administration = årsmöte). Vi kan antagligen få Erasmusmedel till årsmötet i framtiden (staff mobility). Har vi nog fakta för ett beslut? Vi har inget alternativ eftersom detta är det enda sättet vi kan höja stipendsatserna på. Beslut: Ja, vi ansluter oss till Erasmus+ för längre mobilitet (enfälligt beslut via handuppräckning). Plan: Kirsten Berg och Anne-Riitta Vanhala tar fram avtal. Vi måste skriva ett nytt letter of intent. Uppdrag till alla: få okej från sitt universitet (om de inte redan fått det). Ta fram fact sheet och skicka till Kirsten Berg och Anne-Riitta Vanhala. Uppdrag till nätverket: Ta fram mapp i dropbox där vi kan lägga alla våra factsheet. Gå igenom våra statuter och rutinbeskrivning. Tidsram: Avtalet borde kunna vara klart för underteckning tidigt på hösten (septemberoktober) 2019. Avtalet ska vara klart och signerat inför nästa årsmöte (2019). 4
På årsmötet 2019 ska förslag till nya statuter och rutiner presenteras. Övergången: Fram till årsmötet 2019 är det de nuvarande rutinerna som gäller. Ansökningen för 2019 gäller det gamla systemet. Våren 2020 blir den sista terminen i det gamla systemet. Våren 2020 ska rapporteras hösten 2020. Söknaden 2020 blir då under det nya avtalet. 9a Almen diskussion om nätverket (behandlades före punkt 8) Högskolan Dalarna har sökt om att gå med i nätverket. Nätverket ser positivt på ansökningen. Högskolan Dalarna har masternivå inom svenska språket (masternivå är ett krav för att gå med i nätverket). I ansökningen föreslås att akademichefen Maria Giörts ska vara kontaktperson. Vi föredrar dock att Solveig Malmsten blir kontaktperson i stället eftersom vi önskar en akademisk kontaktperson. Ansökningen är lite svag, och bör kompletteras på följade punkter: precision av kursutbud och struktur (grundnivå och masternivå) precision av vilka kurser de kan erbjuda inresande studenter precision av vem som kan vara akademisk kontaktperson Vi bör precisera för Högskolan Dalarna att Nordliks främst gäller litteratur och nordiska språk. Vi ger huvedkoordinator befogenhet att godkänna Högskolan Dalarna som medlem i nätverket om de kan visa att de fyller de krav som vi ställer. Bergur Djuurhus Hansen fick i uppdrag att kontakta Solveig Malmsten om detta, eftersom de redan har visst samarbete. 9b kontaktpersoner Claus Madsen demonstrerade Nordliks hemsida som han är webbmaster för. Om något ska uppdateras ska man meddela Claus Madsen. 9c Rutiner Rutiner finns på hemsidan under invordes/invärtes : Rutinerne kommer att bli förändrade vid övergång till Erasmussamarbete och vi vet ännu inte precis vad det kommer att innebära. Därför kommer de att behandlas på årsmötet 2019. 9d websidan. Claus Madsen i Helsingfors är webbmaster och det är han som uppdaterar. Alla uppdateringar ska meddelas till Claus. De som har egen info om Nordliks på egna institutionshemsidor bör se till att informationen är aktuell och och kanske hellre ha en länk till nordliks hemsida där all relevant information finns. Betalningsblankett är alltid specifik för koordinatoruniversitetet och bör därför inte finnas på Nordliks hemsida. 5
9e emailliste Sänd opdateringer till Claus Madsen som administrerar e-maillistan. 9f intensivkurser Det finns en lista över intensivkurser på hemsidan som dock inte är helt komplett. Listan bör kompletteres. Sänd info til Claus Madsen om detta! Framtidens intensivkurser: Kurserna brukar vara på 5 ECTS och minst tre olika universitet ska medverka. Vi uppmanar till att i fortsättningen försöka göra intensivkurser. Intensivkurser sökes utom den vanliga mobiliteten. Det är därför som ansökningen ska behandlas på årsmötet ett år i förväg. Det har visat sig att de administrativa ramarna för intensivkurser är olika i olika länder. Den modellen för att skapa en kurs som ligger utanför ordinarie kursutbud som fungerade i Torshavn fungereade inte i Oslo och därför blev intensivkursen i Oslo inte av. Kirsten Berg föreslog att man ska kunna ha en tom kursplan som man kan fylla med vad som helst. Detta borde vara administrativt möjligt i Finland och på Färöerna, men inte i Norge och Sverige. Nordplus-handboken: Kirsten Berg läste upp och förklarade vad som gäller för intensivkurser. Tromsø undersöker möjligheterna att göra en intensivkurs, t.ex. om nordisk språk och litteratur. 10. Koordinatorskabet 2019-2022 (De försenade deltagarna ankom midt under denna punkt). Det är Norges tur att vara huvudkoordinator. Gudlaug Nedrelid har haft i uppdrag att sondera möjligheterna vid de tre aktuella lärosäten (Tromsø, Bergen, Trondheim: de norska universitet som inte tidigare haft koordinatorskapet). Hon rapporterade följande om resultatet av sina sonderingar i Norge:. Gudlaug Nedrelid har kontaktat kontaktpersonerna i Trondheim, Bergen och Tromsø. Ingen hade kapacitet att ta koordinatorskapet. Detta hänger delvist ihop med att ingen av de tre institutionerna är numera inte hellre bara institutioner för nordiska språk och litteratur och har därmed svårt att göra så stor satsning på något som utgör bara en del av institutionens verksamhet. Det fanns under sonderingarna en idé om gemensam finansiering av administrationen men den gick i stöpet på grund av att andra delar av de stora sammanslagna institutionerna inte önskade en sådan satsning på nordiska språk/litteratur. Representanter från Bergen och Tromsö förklarade situationen på sina respektiva lärosäten. Det handlar inte om ovilja på något universitet. I Bergen hade de både lovning från fakultetet och ett namn på en koordinator. Det handlar uteslutande om resurser til den administrative delen. Summa summarum: vi har ingen koordinator i framtiden. Hur många arbetstimmar rör det sig om? Anne-Riitta Vanhala meddelade att det finns ganska mycket att göra i nuläget. Men vid övergång till till Erasmus blir det mycket mindre att göra för koordinator. Det rör sig i nuläget om 10% av en fulltidstänst, och kommer att bli mindre efter övergång till Erasmus. Kirsten Berg betonade att den nuvarande finska modellen med både administrativ koordinator och akademisk koordinator är ganska bra och logisk och hon rekommenderade att nätverket fortsätter med den modellen i framtiden. Det är alltså 6
viktigt att koordinator får stöd av sitt internationella kontor. Men det hänger fortfarande på att många universitet inte anser att de gratis kan tillhandahålla resurser till den administrativa delen. Det framhävdes att det ju bara är en tillfällig belastning som går på tur och man sedan får den gratis. Det framhävdes också att alla universitet är ålagda att jobba för internationalisering. Kanska kan man utnyttja den effekten. Kanske har vi frågat på fel nivå genom att fråga ämnesinstitutionerna? Kanske ska vi vända oss till de internationella kontoren i stället? Inom Nordplus kan man inte använda medel till lön. Högst 5 % får användas på administrativa kostnader, men med det menas nätverksmöten m.m. och inte lön. Kris: Vi måste ha en koordinator som kan skriva en ansökan med söknadsfrist 1 februari. Denne skal afrapporteres i oktober 2020. Lösning: Harry Lönnroth och Anne-Riitta Vanhala meddelade att Jyväskylä erbjuder sig att fortsätta ett år till. Anne-Riitta har ett villkor: att vi alla skickar en student till Finland. Nätverket tackade Jyväskylä varmt för detta erbjudande. Tromsø är villig att ta över efter Jyväskylä från 2020 och jobbar på att lösa situationen med finansiering av den administrativa delen. Gitte Mose påminde om möjligheten för att delas om administrativa utgifter i Norge (att de norska lärosäten går ihop om att finansiera detta. Det finns en mejlutväxling mellan institutionsledare som Gudlaug har om detta). Tromsø skulle behöva ett dokument att presentera för universitetsledningen för att kunna förhandla. Kirsten och Anne-Riitta gör en sammanställning av arbetsuppgifter med estimering av % som Tromsø får som underlag Det ska finnas dialog mellan Tromsø och Jyväskylä om koordinatorskapet under 2019. Tromsö ska ha klartecken inför årsmötet 2019. Erasmussamarbejdsavtal kan tidigast vara igång inför nästa söknadsperiod. Det finns en tradition för att avgående och tillträdande koordinator skriver ansökningen tillsammans. 11. årsmödet 2019 Årsmötet 2019 blir i Oslo. Gitte Mose har bokat Lysebu 18-19 november. Nätverket önskade att en ny norsk koordinator arrangerar årsmötet. Henrik Johansson från Tromsø anmälde sig som organisator for mötet. 12. Övrigt Vi har fått en förfrågning från Vilnius universitet om samarbete med Syddansk Universitet. Vi uppmanar Vilnius att söka om upptagning i nätverket. Vi behöver veta vad institutionen heter, vi behöver veta vilka kurser de kan erbjuda inkommande utbytesstudenter och vem som kan vara kontaktperson (se punkt 9a om nätverket där ansökan från Högskolan Dalarna behandlades). Claus Madsen har frågat Daniel Sävborg i Tartu om de fortfarande önskar att stanna kvar i nätverket trotts liten aktivitet. Det gör de. 7
Anne-Riitta Vanhala har frågat Lund, Örebro och Umeå om de önskar att vara med i nätverket, trotts liten aktivitet. De önskar inte att vara med. Grönland är med i nätverket. Just nu finns till och med en nordliksstudent där (från Universitetet i Agder). Nina Møller Andersen kompletterade informationen om den nordiska mastern (se punkt 5): Två sommarkurser på Schäffergården har hållits, studentambassadörer har jobbat, men delen med nordisk master har inte fungerat så bra. Ligger hos dekanus vid KU för beslut, men det ser inte så lovande ut. Studieordning finns. Nordisk master kommer att förläggas till KU. Försöksperiod på ett år. Ansökningen februari 2019: Anne-Riitta Vanhala kommer att kontakta alla kontaktpersoner för att få uppdaterade kontaktupplysningar: Alla uppmanas att svara! Årsmötet tackade Anne-Riitta Vanhala och Harry Lönnroth från Jyväskylä universitet för insatserna under 2018 och inte minst för erbjudandet om att fortsätta ett extra år. Claus Madsen tackades för organisation av årsmötet 2018. Bergur Djurhuus Hansen tackades för ordförandeskapet under mötet. Referat: Lise Horneman Hansen, 2018-12-11 Medläsare: Kirsten Berg. 8