Årsmöte för Studentorkestern Snösvänget för verksamhetsåret 2014 Lärarhuset, Umeå universitet, å2014-02-26 19:00 20:30. Närvarade gjorde medlemmar som var närvarande på onsdagsrepet. 1. Mötet öppnades av avgående ordförande Ellen Ernhill. 2. Val av mötesfunktionärer. Till mötesordförande valdes Ellen Ernhill och till mötessekreterare valdes Maja Johansson. Som justerare valdes Anders Eriksson och Malte Grantén. 3. Årsmötet befanns vara behörigt utlyst. 4. Dagordningen fastställdes/ (med tillägg av val av ny kassör). 5. Verksamhetsberättelsen lästes upp och godkändes (se bilaga 1). 6. Ekonomisk redovisning upplästes och kommenterades (se bilaga 3). 7. Revisorberättelsen upplästes och förklarades(se bilaga 4). 8. Det beslutades om ansvarsfrihet för avgående styrelsen. 9. Val av ny styrelse: Ordförande: Ellen Ernhill Sekreterare: Malte Grantén PR-ansvarig: Klara Brattgård Ledamot: Niklas Johansson Kassör: Sara Salberg Klubbmästare: Rebecka Assarsson 10. Övriga val: Två revisorer: Lisa Martinsson och Erik Lindström Två revisorssuppleanter: Thomas Sundström och Sebastian Gröhn Två medaljansvariga: Klara Brattgård och Malte Grantén Två stycken till valberedningen: Nicklas Bohman och Emma Lindström Notmask: Malte Grantén Tryckansvarig: Daniela Eriksson Accessansvarig: Nicklas Bohman 11. Medlemmarnas valde kommittégrupp. 12. Genom gång av inskickade motioner(se bilaga 2) Motion om att föreningen upprättar styrdokument som ska finnas tillgängliga på hemsidan- motionen röstades igenom. Motion om att alla föreningens dokument ska sparas i ett öppet filformat, t.ex. PDF.- motionen röstades igenom 13. Medlemsavgiften fastställdes till 80 kr per termin. 14. Övriga frågor: Priset på shååvven har höjts från löjlig 60kr till fjantiga 80kr för att hänga med i tidens pengavärde. Väghyvlaren genomfördes
15. Mötet avslutades
Bilaga 1. Verksamhetsberättelse Snösvängets årsberättelse verksamhetsåret 2013 Styrelsen bestod av: Ordförande: Ellen Ernhill Kassör: Fredrik Bodén Sekreterare: Jesper Dejby PR-ansvarig: Klara Brattgård Klubbmästare: Daniela Eriksson som efterträddes av Alexander Lindgren Ledamot: Maja Johansson 2013 var året då Snösvänget helt struntade i allt vad röd tråd heter och satte upp Shååvven Censur - den bästa shååvven i mannaminne! Vi fick bl.a. lära oss vad mamma Siv egentligen stoppar i Bullmarksflickornas muskelbyggande palt och en hitrest humorexpert förklarade vad det är som gör Göteborgshumör så skrattretande roligt. Vi marknadsförde shååvven Censur genom ett antal jamspelningar på campus. Det visade sig vara bra PR då shååven blev helt slutsåld. Våra vänner från norr bestående av ett par tappra Luhrarne kom och gästade oss och gav oss en present bestående av en trumpet med fyra ventiler. Snösvänget anlitade YNK Produktion för att spela in Shååvven på film och star audio spelade in ljudet. Det blev väldigt bra resultat på inspelningen och det var världspremiär för den i september. Den 19/4 gick Snösvänget i samlad trupp och tittade på Umespexarna i Kung Arthur. Före föreställningen åt vi middagsbuffé på Balder. Som vanligt var det omöjligt att lista ut vad orkestern var utklädda till. På Valborgsmässoafton genomförde vi en akustisk spelning på Renmarkstorget och fick då låna el från kebabkiosken på torget. Snösvänget blev därmed världens första kebabdrivna orkester! Efteråt firade de som så var hågade Valborg genom att gå på fest hos den ofrivillige värden Anders Eriksson. Årets SUMO var den 3/5 och temat var Masquerade colour edition. Snösvänget stod för musikalisk underhållning under kvällen. Vårt gyckel bestod av både brassensemble och Rage Against the Machine. SOF gick av stapeln 9-12/5 och firade 40-års jubileum. Snösvänget gick med i kortegen under gassande solsken och glam. Aldrig tidigare har kortegen varit så visuell eller Snösvänget så rödbrända. Nytt för i år var att Snösvänget genom Mats Jonsson hyrde två minibussar för transport fram och tillbaka till Linköping. Ett mycket trevligt och lyckat initiativ av Mats. Anders Häggström avgick som kapsyl den 22/5 och efterträddes av Jonatan Vihtari. 8-16/6 var det äntligen dags för TT-13! Snösvänget visade sig vara mer populära än någonsin i Würzburg då vi lyckades boka in 6 spelningar på 3 dagar. Det var även dragkamp bakom kulisserna mellan ett par av spelställena som alla ville ha Snösvänget som musikaliska gäster. Det ordnade sig dock till allas glädje. I år Snösvänget gjorde comeback på Windrad för en spelning. Den glada publiken blev ännu gladare när vi spelade och gav oss mer dricks än vad en genomsnittlig student har att leva på under en månad. Två Lurar följde med till Tyskland och allas våra rockar matchade fint. Anna Hallmén utsågs till årets Erstenmalreisende. I år
gick Snösvänget på vinprovning på Bürgerspital och försökte då verka sofistikerade. Det försöket spolierades dock snabbt när guiden (som visade sig vara ett stort Svänget-fan) anklagade oss för att smutta på vinet och glatt fyllde på allas glas så fort hon kom åt. Den 1/9, dagen före terminsstart, var det världspremiär för Shååvven Censur i Hum-huset. Shååvven var ännu bättre än vi mindes, vilket ingen trodde var möjligt. Onsdag 4/9 var det terminsstart och den 5/9 spelade Snösvänget på välkomstmässan. Snösvänget gjorde reklam för Umeå Jazzfestival den 25/10 genom att genomföra tre jamspelningar i MVG-gallerian. Snösvänget visade då den hänförda publiken hur man jammar och åker rulltrappa på en och samma gång. Aldrig någonsin har en fredagseftermiddag i MVG varit så orange och grön som då! 15/10 var det dags för Snösvänget att gå och titta på MESK's uppsättning Dr Jekyll och Mr Hyde där koffeinets faror visades upp. Före föreställningen bröt Svänget ny mark när vi åt middag på Taj Mahal för första gången. Tjejerna ordnade en mycket lyckad fest den 23/10 med temat Skog. Plupp hade åkt ner från kalfjället för en stordstadsweekend och tittade förbi på festen och passade då på att vinna pris för bästa utklädnad. Snösvänget genomförde en bejublad lunchkonsert 12/12 och såg till att en orange julstämning inföll hos alla de som kom och lyssnade på oss. För andra året i rad var Snösvänget med i Umeå Studentradio för Musikhjälpen. 15/12 spelade vi i glashuset på Rådhustorget och gladde både programledare, radiolyssnare och förbipasserande. Den 19/1 höll Sparketten uppstartsmöte för intresserade. Nytt för i år har även varit att Snösvänget har haft ett till rep på söndagar där de som känt sig hågade har samlats för att jamma. Vi har även hållit hårt i den nyfunna traditionen att gå till RÖTT efter onsdagsrepen. Ellen Ernhill Ordförande 2013
Bilaga 2. Inkomna motioner Publicera föreningens dokument i öppna filformat Som orkester- (och komp-)medlem vill man utan besvär kunna läsa protokoll och andra dokument från föreningen överallt: på sin Windows-, Linux- eller Mac-dator, eller sin mer eller mindre smarta telefon. För att det ska var så enkelt och billigt som möjligt är det bra om föreningen publicerar dokument i öppna filformat som t.ex. PDF, RTF eller HTML. Dessa format har gratis visningsprogram till bl a Windows, Mac, Linux, Iphones och Android-telefoner. De är också mer framtidssäkra än DOC och DOCX som skapas av MS Word, vilket hjälper föreningen att bevara sin historia. I dagsläget skiljer det från fall till fall huruvida dokument publiceras i ett öppet format eller inte. Oftast är originalversionen i DOC- eller DOCX-format, ibland med en kopia i PDF. Därför föreslår vi att att styrelsen och kommittéerna i framtiden vid publicering av dokument framför allt mötesprotokoll från styrelse-, höst- och årsmöten gör tillgänglig en version i öppet filformat som t ex PDF; [om motionen om styrdokument antagits] paragrafen Filformat adderas till Snösvängets styrdokument, med ovanstående innebörd. Sebastian Gröhn Nicklas Bohman
Styrdokument för föreningens verksamhet. I studentföreningar är det en stor omsättning av medlemmar. Nya studenter börjar och gamla studenter slutar. För att kunskap och erfarenhet inte skall försvinna med gamla medlemmar är dokumentation viktig. Styrelsen har redan börjat skriva testamenten, men även t.ex. kommittéernas arbete bör dokumenteras. Därför vill vi införa styrdokument för hur föreningens verksamhet bedrivs. Det skulle ta upp konkreta procedurer och andra praktiska aspekter av vår verksamhet som föreningens stadgar inte behandlar, och inte heller ska behandla. Vi föreslår - att styrelsen samlar alla dokument som rör vår verksamhet och sammanställer dessa till ett dokument: Studentorkesterföreningen Snösvängets styrdokument; - att styrdokumentet finns tillgängligt på hemsidan på samma sätt som stadgarna. Sebastian Gröhn Nicklas Bohman
Bilaga 3. Ekonomisk redovisning Poster Inkomster Utgifter Netto Övrigt 8574 4786 3788 Tyskland 105984 104824 1160 Spelningar Shååvven 7139 10469-3330 Spelningar Övriga 4400 0 4400 SOF/STORK 21760 23000-1240 Medlemsavg 2013VT/HT 5090 5090 Fester 0 SUMO 400-400 Vindeln 2013VT/HT 17050 19000-1950 Tjej/killfest 2013VT/HT 4740 5014-274 Shååvvenfest 8290 8813-523 Dryck 6729 7114-385 Bidrag 7985 7985 PR 129-129 Löpande 0 Övrigt 156-156 IT 149-149 Bank 453-453 Inköp Reparationer 1000 5395-4395 Summa 198741 189702 9039 Balans: 14-01-31 13-02-01 Bankgiro 45534 Kontanter 5329 Summa 50863 41817
Bilaga 4. Revisorsberättelse Revisionsberättelse för Snösvänget för verksamhetsåret 2013 Vi har granskat studentorkestern Snösvängets styrelses handlingar samt ekonomiska redovisning för verksamhetsåret 2013. Det är styrelsen som har ansvar för föreningens förvaltning och bokföring. Vårt ansvar som revisorer är att uttala oss om styrelsens förvaltning och bokföring på grundval av vår revision. Vi har granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i föreningen för att kunna bedöma om styrelsen har handlat i strid mot föreningens stadgar. Den ekonomiska redovisningen har skett mellan 130201 och 140131. Vi rekommenderar att kommande styrelser även fortsättningsvis redovisar nästkommande verksamhetsår mellan första februari och sista januari för att kunna göra jämförelser mellan år. Vi kan konstatera att föreningen under verksamhetsåret uppvisar en ekonomisk positiv balans på 9 039 SEK och att ekonomin är välskött. Den positiva ekonomiska balansen kan anses vara något för stor då studentorkestern Snösvänget är en ideell förening utan vinstdrivande syfte. Vi rekommenderar att detta tas i beaktande under nästkommande verksamhetsår. I övrigt är vår enda anmärkning att vi hade önskat att se en mer detaljerad redovisning för årets Tysklandsresa, eftersom årets redovisning inte innehåller separat redovisning för utgifter för mat och liknande respektive intäkter för spelningar under turnén. Med det sagt kan vi konstatera att styrelsen i enlighet med vår bedömning inte har handlat i strid mot föreningens stadgar. Vi tillstyrker därmed att årsmötet beslutar att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2013. Lisa Martinsson revisor revisor Sebastian Gröhn, Umeå 140226 Umeå 140226