Institutet Mot Mutor Org. nr. 802001 5882 I. Styrelsens arbetsordning II. Instruktion för generalsekreteraren III. Instruktion för ekonomisk rapportering 1(10)
I. STYRELSENS ARBETSORDNING Styrelsen för föreningen Institutet Mot Mutor, organisationsnummer 802001 5882 ( Föreningen ), har den 27 mars 2015 fastställt denna arbetsordning. Arbetsordningen skall årligen ses över och fastställas på nytt. 1. STYRELSENS ÖVERGRIPANDE UPPGIFTER OCH ANSVAR 1.1 Styrelsen svarar för Föreningens organisation och förvaltningen av Föreningens angelägenheter. 1.2 Styrelsen skall fortlöpande bedöma Föreningens ekonomiska situation. 1.3 Styrelsen skall tillse att Föreningens organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och Föreningens ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. 1.4 Styrelsen har ansvaret för och fastställer Föreningens policy för motverkandet av användning av mutor och andra otillbörliga förmåner som medel för beslutspåverkan i näringslivet och samhället i övrigt. 2. STYRELSENS ARBETE 2.1 Styrelseuppdraget skall utövas i enlighet med gällande lagar och förordningar, beslut av föreningsstämman och denna arbetsordning. Styrelseuppdraget skall utföras med hänsyn till vad som är bäst för Föreningen. Styrelsen skall tillse att den har erforderlig kännedom om Föreningens angelägenheter och förhållanden av betydelse för Föreningens verksamhet. 2.2 Styrelsen kan tillsätta viss person eller arbetsgrupp för särskilda uppgifter eller projekt. 2.3 Samtliga styrelseledamöter ansvarar för styrelsens arbete i lika omfattning om inte annat följer av denna arbetsordning, gällande lag eller andra regler eller om annat beslutats av styrelsen. 3. STYRELSELEDAMÖTERNA 3.1 Styrelseledamot skall ägna uppdraget den tid och omsorg som erfordras för att det skall kunna utföras på ett tillfredsställande sätt. Styrelseledamot och eventuell 2(10)
adjungerad ledamot skall omedelbart informera styrelsens ordförande om det uppkommer omständigheter som gör att förtroendet för styrelseledamoten eller den adjungerade ledamoten kan rubbas. Styrelsens ordförande beslutar om lämplig åtgärd efter samråd med sådan styrelseledamot eller adjungerad ledamot. 3.2 Styrelseledamot och eventuell adjungerad ledamot skall iaktta sekretess om vad som förekommit vid styrelsemöten samt även i övrigt vad gäller information som denne erhållit om Föreningen på grund av uppdraget som styrelseledamot eller adjungerad styrelseledamot, såvida inte styrelsen i det enskilda fallet har beslutat annat. Denna skyldighet gäller även sedan uppdraget som styrelseledamot eller adjungerad ledamot har upphört. 4. STYRELSENS ORDFÖRANDE 4.1 Styrelsens ordförande är ordförande vid styrelsemöten. Skulle styrelsens ordförande ha förfall, skall mötet ledas av vice ordföranden, om sådan utsetts, eller av den person som styrelsen utser. 4.2 Styrelsens ordförande skall leda styrelsens arbete och tillse att styrelsens arbete utförs effektivt. Ordföranden skall också bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter. Det åligger styrelsens ordförande särskilt att: a) genom kontakter med generalsekretararen följa Föreningens utveckling; b) tillse att styrelsens ledamöter genom generalsekreterarens försorg fortlöpande får den information som behövs för att kunna följa Föreningens verksamhet, ekonomiska planering och utveckling; c) samråda med generalsekreteraren i policyfrågor; d) vara ordförande på styrelsens möten, i samråd med generalsekreteraren upprätta dagordning för och kalla till styrelsens möten samt tillse att protokoll förs vid styrelsens möten. 5. STYRELSEMÖTEN 5.1 Styrelsen är beslutför då ordförande eller eventuell vice ordförande samt minst fyra övriga ledamöter är närvarande. Beslut får dock inte fattas i ärende av betydelse utan att samtliga styrelseledamöter genom kallelsen dels har fått tillfälle att delta i ärendets behandling, dels har fått tillfredsställande underlag. 3(10)
5.2 Ordföranden skall tillse att möten hålls när så är nödvändigt. Styrelsen skall emellertid sammanträda minst tre (3) gånger per år. Därtill skall styrelsen sammanträda närhelst styrelsens ordförande kallat till möte. 5.3 Styrelsemöte kan hållas per capsulam om samtliga styrelseledamöter godkänner detta. Protokoll skall därvid cirkuleras och undertecknas av samtliga styrelseledamöter. 5.4 Styrelsemöte kan även hållas per telefon eller genom videokonferens. Protokoll skall därvid föras i vanlig ordning. 6. KALLELSE 6.1 Styrelsens ordförande ansvarar för att styrelse kallas till möten. 6.2 Kallelse till styrelsemöte samt dagordning skall sändas per brev, e-post eller fax, normalt inte senare än sju (7) dagar före mötet. I brådskande fall och om det i övrigt är lämpligt kan kallelse skickas med kortare varsel. 6.3 Eventuellt beslutsunderlaget skall sändas till styrelseledamöterna inte senare än sju (7) dagar före mötet och sådant material skall göra det möjligt för styrelseledamöterna att förbereda sig inför styrelsemötet. I undantagsfall, då det inte är möjligt att färdigställa materialet i rätt tid, får materialet sändas ut senare eller delas ut vid mötet. 7. DAGORDNING 7.1 Vid ordinarie styrelsemöte skall dagordningen vanligtvis innehålla följande punkter: a) genomgång av protokoll från föregående styrelsemöte; b) information från generalsekreteraren; c) redogörelse för verkställandet av beslut som styrelsen tidigare fattat samt redogörelse för viktigare beslut som generalsekreteraren fattat; samt d) övriga frågor som skall underställas styrelsen för beslut. 4(10)
7.2 Vid det konstituerande styrelsemöte som äger rum direkt efter årsstämman skall, utöver ärendena nämnda i punkt 7.1, följande ärenden behandlas: a) beslut om tecknande av Föreningens firma; samt b) fastställande av datum för ordinarie styrelsemöten under tiden fram till nästa årsstämma. 7.3 Vid första ordinarie styrelsemöte som äger rum efter årsstämman skall, utöver ärendena nämnda i punkt 7.1, följande ärenden behandlas: a) utvärdering vid behov av styrelsens arbetsformer och beslutsrutiner; samt b) fastställande av styrelsens arbetsordning, instruktion för generalsekreteraren och instruktion för ekonomisk rapportering. 7.4 Vid styrelsemöte under räkenskapsårets första fyra månader skall, utöver ärendena nämnda i punkt 7.1, följande ärenden behandlas: a) genomgång av årsredovisning; b) beslut om framläggande av resultaträkning och balansräkning på årsstämma; c) beslut om förslag till disposition beträffande Föreningens vinst eller förlust; samt d) fastställande av tid för årsstämma. 7.5 Vid räkenskapsårets sista ordinarie styrelsemöte skall, utöver ärendena nämnda i punkt 7.1, beslut fattas om budget för nästkommande räkenskapsår. 8. PROTOKOLL VID STYRELSEMÖTEN 8.1 Styrelsens ordförande ansvarar för att protokoll förs vid styrelsens möten. Protokollet skall tydligt återge vilka ärenden som har behandlats samt innebörden av de beslut som fattats. Protokoll skall undertecknas av protokollföraren jämte ordföranden. 8.2 Protokollet ska sändas till styrelsens ledamöter så snart som möjligt efter styrelsesammanträdet. 5(10)
9. ADJUNGERAD LEDAMOTS DELTAGANDE I STYRELSENS ARBETE Om adjungerad ledamot är utsedd skall styrelsens ordförande tillse att denne, samtidigt med ordinarie ledamöter, får del av kallelse till styrelsemöte och eventuellt beslutsunderlag till ärende som skall behandlas på möte. Adjungerad ledamot skall äga rätt att närvara och yttra sig vid styrelsemöte, om inte styrelsen för visst fall beslutar annat. 10. GENERALSEKRETERARE Generalsekretararens uppdrag är att leda och driva Föreningens operativa arbete och att förverkliga de mål som sätts av styrelsen. Styrelsen har fastställt instruktioner för generalsekreteraren samt instruktioner för rapportering av Föreningens ekonomiska situation. 11. REVISORERNAS NÄRVARO VID STYRELSEMÖTE Föreningens revisorer skall vara närvarande vid styrelsemötena när ordföranden anser att detta behövs för bedömning av Föreningens ekonomiska ställning. 12. RÄKENSKAPSMATERIAL Styrelsen skall tillse att årsredovisning, förvaltningsberättelse och revisionsberättelse upprättas inom föreskriven tid, så att styrelsen har möjlighet att uppfylla sina skyldigheter att övervaka och kontrollera Föreningens verksamhet. 6(10)
II. INSTRUKTION FÖR GENERALSEKRETERAREN Styrelsen för föreningen Institutet Mot Mutor, organisationsnummer 802001-5882 ( Föreningen ), har den 27 mars 2015 fastställt denna instruktion för generalsekreteraren att gälla tills vidare. 1. ALLMÄNT 1.1 Generalsekretararens uppdrag är att leda och driva Föreningens operativa arbete och att förverkliga de mål som sätts av styrelsen. 1.2 Generalsekretararen skall vara Föreningens talesperson i frågor som rör policy för motverkandet av användning av mutor och andra otillbörliga förmåner som medel för beslutspåverkan i näringslivet och samhället i övrigt, samt i andra frågor som rör den allmänna och löpande verksamheten i Föreningen 1.3 Generalsekreteraren skall tillse att Föreningens bokföring förs i överensstämmelse med gällande lagstiftning och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. 1.4 Generalsekreteraren är inte behörig att vidta åtgärder som, med hänsyn till omfattningen och arten av Föreningens verksamhet, är av ovanligt slag eller av stor betydelse, såvida inte styrelsen godkänt åtgärden eller om beslut av styrelsen inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för Föreningen. I sistnämnda fall skall generalsekreteraren, om möjligt, först erhålla medgivande från styrelsens ordförande och efter det att åtgärden vidtagits informera styrelsen så snart som möjligt. 1.5 Som åtgärder som är av ovanligt slag eller av stor betydelse anses bland annat följande: a) uttalande i policyfråga av avgörande betydelse för enskild eller för organisation; b) beslut om organisationsförändringar av väsentlig karaktär; c) ingående av avtal som är av särskild betydelse för Föreningen, exempelvis hyresavtal, långvariga samarbetsavtal; samt d) inledande av rättsprocesser samt uppgörelse av tvister av väsentlig betydelse. 1.6 Generalsekreteraren har rätt att efter konsultation med styrelsens ordförande fatta beslut i frågor som rör anställning, uppsägning och förändring av anställningsvillkor 7(10)
för Föreningens anställda (förutom då dessa innebär en organisationsförändring av väsentlig karaktär). 1.7 Ordföranden skall tillse att Föreningen har en attestinstruktion och generalsekreteraren skall tillse att denna följs. 1.8 Frågor till generalsekreteraren av mer specifik art eller av policykaraktär besvaras efter samråd med styrelsens ordförande. 2. FÖRENINGENS RÄTTSHANDLINGAR Generalsekreteraren ansvarar för att förpliktelse, avtal eller annan rättshandling som Föreningen ingår eller företar blir dokumenterad på ett ändamålsenligt sätt och inte står i strid med tillämpliga regler. 3. IMPLEMENTERING AV POLICY Generalsekreteraren skall tillse att den policy som styrelsen genom beslut och på andra sätt ger uttryck för beträffande god sed i näringslivet och samhället i övrigt för att motverka användningen av mutor och andra otillbörliga förmåner som medel för beslutspåverkan, reflekteras i Föreningens operativa arbete. 4. STYRELSEMÖTEN 4.1 Generalsekreteraren sänder ut kallelse till styrelsemöten och förbereder i samråd med ordföranden beslutsunderlag inför styrelsemöten. 4.2 Generalsekretaren skall även vara föredragande i styrelsen. Generalsekretaren har emellertid rätt, när det är lämpligt, att delegera uppgiften som föredragande i ett enskilt ärende till en annan person. 5. NÄRINGSLIVSKODEN Generalsekreteraren skall särskilt följa tillämpningen av Näringslivskoden och till styrelsen rapportera sina erfarenheter vid kontakter med näringslivet och övriga intressenter. Generalsekreteraren skall genom information i lämpliga former bidraga till att göra Näringslivskodens innehåll känd i näringslivet. 8(10)
6. ETIKNÄMNDEN Generalsekreteraren skall vara föredragande i Etiknämnden. 9(10)
III. INSTRUKTION FÖR EKONOMISK RAPPORTERING Styrelsen för föreningen Institutet Mot Mutor, organisationsnummer 802001-5882 ( Föreningen ), har den 27 mars 2015 fastställt denna instruktion för ekonomisk rapportering. 1. LÖPANDE RAPPORTERING Generalsekreteraren skall tillse att styrelsen fortlöpande erhåller rapporter angående Föreningens utveckling och situation, inklusive information om Föreningens ekonomiska ställning och operativa händelser av väsentlig betydelse. 2. RAPPORTERING VID STYRELSEMÖTEN 2.1 Följande skall presenteras vid styrelsemöte av generalsekreteraren vid varje ordinarie styrelsemöte: a) redogörelse för operativa händelser av väsentlig betydelse för Föreningens ekonomi; b) redogörelse för Föreningens strategiska och ekonomiska utveckling. 2.2 Vid räkenskapsårets sista ordinarie styrelsemöte skall generalsekreteraren framlägga utkast till budget för kommande räkenskapsår. 3. REVISION Generalsekreteraren skall tillse att Föreningens revisorer erhåller den information de behöver för att kunna fullgöra sina uppgifter. 10(10)