Avräkning vid anställningens upphörande Frågor och svar om avräkning vid byte av advokatbyrå
Avräkning vid anställningens upphörande Ett vanligt problem i relationen mellan en biträdande jurist och dennes arbetsgivare är hur man ska hantera den biträdande juristens pågående uppdrag när han eller hon vill sluta sin anställning på advokatbyrån, men fortsätta med sin verksamhet. Det är vår erfaren het att dessa problem har ökat under senare år. I de tvister som uppstår råder det ofta delade meningar både vad gäller rätten att fortsätta med biträde i pågående uppdrag och vad gäller fördelning av värden från pågående och avslutade uppdrag. Vi i Juseks advokatsektion vill med denna broschyr gå igenom de problem som brukar uppstå och ge förslag till hur de kan hanteras. Det är vår förhoppning att broschyren kan fungera som en utgångspunkt för diskussionen mellan den anställde och arbetsgivaren. Eftersom det bland advokat sektionens medlemmar finns både arbetsgivare och anställda har vårt mål varit att hitta en balans mellan de motstridiga intressen som kan föreligga i den aktuella situationen. I texten använder vi termen biträdande jurist om den anställde. Med det menar vi både en jur kand, som ännu inte blivit advokat, och en anställd advokat, till skillnad från den som är delägare. Även mellan delägare uppstår frågor av liknande karaktär som de som diskuteras i denna broschyr, men broschyren syftar till att diskutera de problem som uppstår inom ramen för en anställning. Broschyren kan fungera som en utgångspunkt för diskussionen mellan den anställde och arbetsgivaren.
Kom ihåg att klienten är den som väljer vem som ska fortsätta uppdraget Utgångspunkter I de tvister där Jusek blir inkopplat ser vi att det brukar uppstå två huvudsakliga grundproblem när den anställde lämnar advokatbyrån. Det ena är frågan om hur befintliga uppdrag ska fördelas mellan den anställde och advokatbyrån. Det andra är frågan om hur ersättningen mellan parterna ska beräknas. För att minska risken för framtida tvister är det förstås en fördel om man kan diskutera de här frågorna redan innan den anställde har meddelat att denne önskar lämna sin anställning. För en nyanställd biträdande jurist utan tidigare erfarenhet är det svårt att överblicka frågorna vid anställningens början. Vi rekommenderar därför inte att man börjar diskutera hur avräkningsreglerna ska tillämpas redan vid anställningens början. Ett lämpligt tillfälle för diskussion kan däremot vara vid övergång till annan löneform (till exempel vid övergång från fast lön till provisionsbaserad lön) eller annan förändring i anställningen (till exempel när den anställde har blivit advokat). Eftersom de här frågorna även kan orsaka tvister inom ramen för en anställning, till exempel vid beräkning av provision eller bonus, finns det anledning att diskutera dem, oavsett om den anställde avser att lämna sin anställning eller inte. När det står klart att den biträdande juristen ska sluta på advokatbyrån och gå till annan verksamhet är det lämpligt att den anställde och ansvarig principal sätter sig ned tillsammans för att gå igenom förutsättningarna. Diskussionen bör ha några, enligt vår uppfattning, självklara utgångspunkter. I förhållande till klienten är den ena utgångspunkten att klienten alltid är den som väljer vem som ska fortsätta uppdraget. Den andra är att klienten inte ska bli lidande av övergången eller bytet av ombud. Parterna måste hålla klient intresset främst. I förhållandet mellan den anställde och advokatbyrån ska utgångspunkten vara att ersättningen till den anställde och avräkningen mellan parterna ska beräknas på samma sätt som liknande beräkningar har gjorts under anställningen. Vi har inte tagit ställning till eventuella skatte- eller avgiftsfrågor som kan uppkomma vid avräkningen mellan parterna.
Personliga uppdrag följer med den som är förordnad Hantering av befintliga uppdrag När den anställde och den ansvarige principalen sätter sig ned för en genomgång bör de gå igenom de olika aktuella uppdrag som den biträdande juristen har arbetat eller arbetar i. En lista över uppdragen bör upprättas. Skillnaden mellan hur nya inkomna uppdrag hanteras och hur de registreras och betydelsen av detta skiljer mycket mellan olika advokatbyråer. Det finns skillnader som beror på storleken på advokatbyrån, på typen av uppdrag och klienter man hanterar och på vilket vinstdelningssystem man har. Genomgången måste således anpassas till förhållandena i det enskilda fallet, men kan utgå från vår generella diskussion nedan. Det är en fördel om man, redan när ett uppdrag kommer in till och registreras på advokatbyrån, är noga med att notera vem som har ackvirerat uppdraget eller vem som ska ha ansvaret för det, baserat på hur ersättningen sedan fördelas. Vår uppfattning är att personliga uppdrag och förordnanden följer med den som är förordnad. Det gäller till exempel uppdrag som offentlig försvarare, målsägandebiträde, särskild företrädare för barn, biträde enligt rättshjälpslagen, offentligt biträde, bo utrednings man, bodelningsförrättare, god man, uppdrag som skiljeman eller medlare, konkursförvaltare, likvidator eller styrelseuppdrag. I andra uppdrag där den biträdande juristen själv har ackvirerat uppdraget eller annars, av ansvarig principal, har tilldelats det övergripande ansvaret för det, anser vi att den biträdande juristen bör ha rätt att ta med sig uppdraget. Har parterna olika uppfattning i den här frågan är ett förslag att försöka bedöma respektive parts betydelse i ärendet och dess handläggning för att få en grund för beslut om var ärendet ska hamna. I förhållandet mellan klienten, den biträdande juristen och advokatbyrån är det dock, som sagt, klienten som avgör, oavsett vad de två senare har kommit överens om.
Inte tillåtet med konkurrensbegränsningar Om en klient, i ett fall där parterna har kommit överens om att den biträdande juristen inte ska ta med sig ärendet, ändå väljer att vända sig till den biträdande juristen i dennes nya verksamhet, har den biträdande juristen rätt att åta sig uppdraget. Den biträdande juristen har däremot inte rätt att försöka påverka sådana klienter att följa med till den nya verksamheten. Advokatbyrån har inte rätt att ålägga den biträdande juristen konkurrensklausul eller på annat sätt begränsa dennes rätt att bedriva fortsatt verksamhet, även om denna kommer att konkurrera med byråns verksamhet. Information till klienter De klienter som berörs av att den biträdande juristen lämnar advokatbyrån ska informeras om att den biträdande juristen lämnar och övergår till annan verksamhet. Om ärendet är sådant att den bi trädande juristen avser att fortsättningsvis hantera det från sin nya verksamhet ska det framgå av informationen. Informationen bör som huvudregel komma från advokatbyrån och den biträdande juristen gemensamt och innan anställningen har upphört. Även i de ärenden där den biträdande juristen har biträtt, utan att för den skull ha ackvirerat eller ha det övergripande ansvaret för klienten, bör klienten meddelas att den biträdande juristen övergår till annan verksamhet. Detta får dock bero på hur stor inblandning som den biträdande juristen har haft i ärendet och hur nära kontakten med klienten har varit. Klienten ska informeras om förändringen och ges tillfälle att välja ombud Den anställde och den ansvarige principalen bör gå igenom de olika aktuella uppdrag som den biträdande juristen har arbetat eller arbetar i. Det är bra att upprätta en lista.
Klientakten Den som har originalakten i ärendet har ansvaret för arkivering av denna. Om den biträdande juristen är den som ska hantera klienten framöver ska denne ha rätt att ta med sig klientakten eller en fullständig kopia av akten, så att den biträdande juristen kan fortsätta biträda klienten på bästa sätt. Akten eller kopian ska lämnas till den biträdande juristen senast när denne lämnar sin anställning. Advokatbyrån ska inte ta ut någon avgift för detta och det ska inte vara någon begränsning i vilken dokumentation som övertas. Advokatbyrån har i detta fall rätt att behålla och arkivera en kopia av klientakten om man så önskar. Om den biträdande juristen inte är den som ska hantera klienten framöver ska akten stanna hos advokat byrån och den biträdande juristen har inte rätt att ta med sig någon kopia av akten. Ska den biträdande juristen inte hantera klienten längre? Då ska klientakten stanna hos advokatbyrån och den får inte kopieras av den biträdande juristen.
Beräkning av ersättning ska ske på samma grunder som under anställningen Beräkning av ersättning Den andra huvudfrågan där vi ser att det uppstår tvister handlar om pengar. Att prata om pengar är en källa till problem i många typer av relationer. Beräkningen av ersättningen och avräkningen mellan parterna är inte helt enkel att hantera och blir extra svår i de fall där det dessutom råder konflikt. I de ärenden som den biträdande juristen ska ta med sig, ska advokatbyrån normalt ha rätt till arvodet för upparbetad tid, enligt samma principer som har gällt under anställningen. Parterna får då börja med att göra en bedömning av om arvodet går att fakturera eller om den biträdande juristen ska ta med sig ofakturerad tid som han eller hon får fakturera senare, i sin nya verksamhet. För att underlätta beräkningarna bör man innan anställningen upphör se till att fakturera i samtliga ärenden där det är möjligt. Den biträdande juristen ska medverka till detta arbete, både i ärenden som ska följa med denne och i ärenden som ska stanna kvar på byrån. Om det är fråga om ärenden där man inte kan fakturera får man göra en beräkning/uppskattning av vad som skulle ha fakturerats vid den aktuella tidpunkten om det hade varit möjligt. Här ska samma principer för fakturering användas som gällt under anställningen. Har den biträdande juristen haft fast lön ska lön och semesterersättning beräknas enligt samma principer som har gällt tidigare under anställningen. Eventuell bonus eller provision som normalt beräknas och utbetalas på helårsbasis ska beräknas med en andel motsvarande antal arbetade månader under året. Beräkningen ska göras enligt samma principer som tidigare under anställningen och till grund ska läggas både fakturerad och upparbetad, men ännu inte fakturerad, tid eller antal timmar eller den måttenhet som ligger till grund för bonus eller annan ersättning. Har den biträdande juristen haft provisionslön ska denna lön och andra eventuella ersättningar beräknas enligt samma principer som gällt under anställningen. Provision ska då beräknas på allt arbete som är utfört av den biträdande juristen i ärenden som ännu inte har avslutats eller slutfakturerats, eller i vilka fakturering har skett men likvid inte har influtit.
För ärenden som inte har avslutats eller slut fakturerats ska en ersättning fastställas baserad på upparbetad tid (eller den måttenhet som används) per sista arbetsdagen. Schablonavdrag för kundförluster För ärenden som inte har avslutats eller slutfakturerats ska en ersättning fastställas baserad på upparbetad tid (eller den måttenhet som används) per sista arbetsdagen. Från det framräknade beloppet bör ett schablonavdrag göras i syfte att täcka upp för eventuella kundförluster för den som ska fakturera ärendet längre fram. Vi rekommenderar inte att man håller frågan öppen för avstämning efter en viss tid, då det finns uppenbara svårigheter för respektive part att kontrollera den andra partens uppgifter. Vi föreslår istället att en schablonersättning om 85 procent av det framräknade beloppet ska utgöra underlag för en slutlig avräkning. Hur stort avdraget ska vara får vara en överenskommelse i det enskilda fallet och kan påverkas av typen av ärenden och klienter, men runt 15 procent är en skälig uppskattning av kundförluster generellt. I fakturerade ärenden ska normalt hela det utestående fakturabeloppet utgöra underlag för avräkningen, oavsett om likvid har influtit eller inte. Vid till exempel rättshjälpsärenden, där utbetalning sker först efter bedömning av domstol eller annan myndighet, finns det dock anledning att invänta betalning innan avräkningen görs.
Avräkning av ersättning till den biträdande juristen eller advokatbyrån När fakturering och uppskattning av upparbetat arvode har skett ska en avräkning göras för samtliga ärenden, både de där klienten följer med den biträdande juristen och de där klienten blir kvar hos advokatbyrån. Den biträdande juristen kommer att ha fordran på lön, bonus, provision, semesterersättning och andra ersättningar. Advokatbyrån har fordran på upparbetad tid i de ärenden som den biträdande juristen tar med sig och där fakturering inte har skett innan anställningen upphör. I de ärendena kommer den biträdande juristen att fakturera i sin nya verksamhet. Om den biträdande juristens fordran på lön och andra ersättningar överstiger advokatbyråns fordran på upparbetat, ofakturerat arvode i ärenden den biträdande juristen tar med sig, ska advokatbyrån utge ersättning till den biträdande juristen. Om istället det upparbetade, ofakturerade arvodet i ärenden som den biträdande juristen tar med sig överstiger dennes fordran på lön och andra ersättningar, ska den biträdande juristen betala ersättning till byrån. Om den biträdande juristen har en stor andel personliga förordnanden kommer det sannolikt vara denne som ska betala ersättning till byrån. Även i andra fall är det inte ovanligt att det blir så. Det kan vara bra att vara medveten om detta när man planerar för att lämna sin anställning och in leder diskus sioner om avräkning. Ersättningens utbetalning Ofta blir den biträdande juristen ersättningsskyldig i avräkningen Eftersom det kan bli fråga om stora belopp som ska betalas från antingen den biträdande juristen eller advokatbyrån bör man i överenskommelsen ta hänsyn till likviditeten hos den som ska betala. Betalningen till den andra parten bör delas upp i lämpliga rater så att betalaren har möjlighet att fakturera och få betalt. Man bör således ha en viss eftersläpning i förhållande till möjlig fakturering och då även ta hänsyn till ärendenas karaktär. Om det till stor del rör sig om ärenden där det kan dröja länge innan fakturering kan ske, till exempel konkurser bör man komma överens om en längre eftersläpning. Samtidigt är det inte för någon av parterna tillfredsställande att ha den ekonomiska frågan öppen för långt fram i tiden, varför så kort betalnings tid som möjligt ändå är att rekommendera.
Undersök om arbetsgivarna kan träffa en överenskommelse om ersättningen Alternativ lösning överenskommelse mellan arbetsgivarna Det finns en alternativ lösning på frågan om ersättning mellan den biträdande juristen och advokatbyrån som kan användas när den biträdande juristen går från en anställning till en annan. Lösningen bygger på ett avtal mellan advokatbyrå nr 1 och advokatbyrå nr 2 och avser de ärenden som den biträdande juristen tar med sig, men som inte har fakturerats,innan anställningen hos advokatbyrå nr 1 upphör. Istället för att advokatbyrå nr 1 får en fordran mot den biträdande juristen åtar sig advokatbyrå nr 2 att, när ärendet är fakturerat och betalt, utge en överenskommen andel eller summa till advokatbyrå nr 1. För den biträdande juristen innebär den här lösningen en stor fördel eftersom denne inte behöver betala ut någon ersättning till sin tidigare arbetsgivare. Det finns annars en risk att ett krav på ersättning från arbetsgivaren blir en hämmande faktor för en biträdande jurist som överväger att byta anställning. Det kan också innebära att det blir lättare för parterna att lösa vissa tvistefrågor om ersättning för ärenden flyter in efter faktisk fakturering och betalning. Advokatbyrå nr 1 får ersättning för upparbetad tid vid samma tidpunkt som den skulle ha fått om den biträdande juristen hade arbetat kvar på byrån. En nackdel som dock kan uppstå för advokatbyrå nr 1 är om den biträdande juristen har en stor fordran på lön eller andra ersättningar, som ska betalas ut när anställningen upphör. Vid en avräkning enligt ovan blir nettosumman att betala lägre för advokatbyrån, medan det vid ett avtal mellan advokatbyråerna kan bli så att advokatbyrå nr 1 först får betala ut en summa till den tidigare anställde och sedan måste invänta betalning från advokatbyrå nr 2 under en längre tid.
Vid tvist Om du har frågor kring detta eller om tvist uppstår, kontakta Jusek och ansvarig ombudsman. Juseks ombudsmän hanterar många sådana här ärenden varje år och kan ge råd och stöd. Kontakta Jusek och ansvarig ombudsman vid frågor eller tvist Broschyren är upprättad av Juseks Advokatsektion, december 2013.
Om Jusek Jusek är förbundet för jurister, ekonomer, systemvetare, personalvetare, kommunikatörer och samhälls vetare. Vi driver frågor som påverkar medlemmarnas utbildning, karriär, trygghet och villkor. Med drygt 80 000 medlemmar är vi ett av de största akademikerförbunden. Jusek är medlem i Saco och partipolitiskt obundet. Fotoskrift AB T0195 1312 Endast som pdf Jusek Stockholm: Nybrogatan 30, Box 5167, 102 44 Stockholm Malmö: Carlsgatan 12 A, 211 20 Malmö Göteborg: Lennart Torstenssonsgatan 7, 412 56 Göteborg Tel 08-665 29 00. E-post jusek@jusek.se. www.jusek.se Läs mer om vårt arbete med hållbar utveckling på jusek.se/csr