2013-11-26 Ärendeförteckning 32 Sammanträdets öppnande... 2 32a Val av protokollsjusterare... 2 32b Godkännande av dagordning... 2 32c Godkännande av föregående protokoll... 2 33 Informationer, rapporter och diskussioner... 3 34 Föredragning av beslutsärenden 35-39... 4 35 Budget 2014 med affärsplan 2014-2017... 5 36 Schabloner 2014... 6 37 Uppdrag uppta ny belåning och omsätta befintligt lån 20147 38 Internkontroll rapport 2013... 8 39 Internkontrollplan 2014... 9 40 Övriga frågor och nästa sammanträde... 10 41 Avslutning... 10
2013-11-26 1 Tid Kl 09.00 11:30 Plats Konferensrum Syd, MittSverige Vens kontor Styrelseledamöter Jan Norberg Ordförande Bengt Nilsson vice ordförande Tony Andersson Närvarande suppleanter Per-Arne Olsson Peter Persson Personalrepresentanter Lars Lövgren, SKAF Tjänstemän Micael Löfqvist, Ewa Thorén, Tomas Larsson, Åsa Snith, Eva Jansson, VD Administrativ- och ekonomichef PC Ven & Avlopp PC Ledningsnät Sekreterare Protokollet omfar 32-41 Justeras Jan Norberg Ordförande Tony Andersson Justerare Eva Jansson Sekreterare
2013-11-26 2 32 Sammanträdets öppnande Ordföranden förklarar mötet öppnat. 32a Val av protokollsjusterare Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Tony Andersson. 32b Godkännande av dagordning godkänna föreslagen dagordning. 32c Godkännande av föregående protokoll godkänna protokoll från styrelsemöte 2013-09-23.
2013-11-26 3 33 Informationer, rapporter och diskussioner A. Verksamhetsrapport / Säkerhet m.m. I Timrå har inga större driftstörningar inträffat. Av den plombering av brandposter som påbörjats har cirka 20% färdigställts, resterande arbete fortsätter under 2014. B. Rapport Vindkraft Micael Löfqvist informerar om ärendet är inskickat och Kommunstyrelsen har informerats. Mer utvärderingar krävs, varför ett beslut i ärendet för närvarande inte är aktuellt. För Sundsvall Ven AB:s del är ärendet inskickat till Stadsbacken och har gått vidare till kommunstyrelsen. Ärendet är även inskickat för Nordanstig Ven AB:s del, och bereds för närvarande av kommunchefen. Med tanke på förändrade skeregler kan det vara bra avvakta i ärendet, så konsekvenserna av ändrade skeregler bättre kan belysas. C. Rapport REKO-frågan Micael Löfqvist informerar om ärendet är skickat till MittSverige Vens ägarkommuner för ställningstagande. Micael Löfqvist informerar vidare om han även har träffat samtliga kommunchefer och diskuterat frågan. Stadsbacken har tagit upp ärendet och återremitterade det för ställningstagande i REKO:s styrelse. Micael Löfqvist har därefter deltagit och informerat vid REKO:s styrelsemöte. Stadsbackens VD har för avsikt förorda till Stadsbackens styrelse REKO ska ingå i MittSverige Ven-gruppen. Det är viktigt samordning även sker med avfallshanteringen i Timrå och Nordanstigs kommuner för det fall Sundsvalls avfallsverksamhet skall samordnas inom ramen för MittSverige Vens uppdrag. För REKO ska kunna ingå i MittSverige Ven-gruppen krävs beslut i fullmäktige hos samtliga ägarkommuner.
2013-11-26 4 34 Föredragning av beslutsärenden 35-39 Föredragning genomförs av beslutsärendena 35-39 av Micael Löfqvist, Ewa Thorén, Åsa Snith och Tomas Larsson. Efter föredragningarna övergår styrelsen till fa beslut för samtliga ärenden.
2013-11-26 5 35 Budget 2014 med affärsplan 2014-2017 Beslut fastställa framlagt förslag till budget för TVAB för 2014; samt godkänna affärsplanen för 2014-2017; samt överlämna det fastställda budgetförslaget till kommunstyrelsen i Timrå Ärendet Micael Löfqvist går igenom de olika delarna i förslag till budget för 2014 med tillhörande affärsplan för tiden 2014-2017. Marknadsutvecklingen, VA-taxans utveckling, ägarkraven, bolagets servicemål, aktivitetsplan och ekonomiska budget belyses särskilt. Beslutsunderlag Affärsplan 2014-2017
2013-11-26 6 36 Schabloner 2014 Beslut fastställa schablonfördelning av kostnader för 2014. Ärendet De schabloner som beslutades inför år 2013 bör uppdateras inför 2014 gällande VD, Administration, Företaget och Styrelsen MSVAB. Fördelningen utgår från antalet anslutna som har förändrats. Även schablonen som avser Kund bör uppdateras inför 2014. Fördelningen utgår från antalet kunder som har förändrats. Övriga fördelningar föreslås vara oförändrade jämfört med år 2013. Beslutsunderlag Schabloner 2014
2013-11-26 7 37 Uppdrag uppta ny belåning och omsätta befintligt lån 2014 Beslut styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Micael Löfqvist som ersättare, från och med den 2014-01-01 till och med den 2014-12-31, för företagets räkning nyupplåna, dvs öka företagets skulder under nämnda period, med totalt 10 mnkr; styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Micael Löfqvist som ersättare, från och med den 2014-01-01 till och med den 2014-12-31, för företagets räkning omsätta lån, dvs låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under nämnda period; samt styrelsen uppdrar till VD ansökan om utökad borgensram hos Timrå kommun med 5 mnkr, till en total borgensram på 81,5 mnkr. Ärendet Ewa Thorén informerar om behovet av utse ansvarig person i kontakter med internbanken för förtydliga handläggning och ansvar för bolagets lånebehov. Utifrån investeringsnivån under 2014 ökar lånebehovet för bolaget, och lånen behöver utökas med 10 mnkr. Beslutsunderlag Lånebehov 2014-2017
2013-11-26 8 38 Internkontroll rapport 2013 Beslut godkänna internkontroll rapporten för 2013 och uppdra till VD skicka internkontroll rapporten till kommunstyrelsen i Timrå för kännedom. Ärendet Micael Löfqvist informerar om genomförd internkontroll 2013. Resultatet rapporteras till ägaren i respektive kommun i MittSverige Ven-gruppen. Årets internkontroll aktiviteter har omfat följande områden: - Projektrutin - Ränterisker - Brandskydd kontoret Beslutsunderlag Internkontroll rapport 2013
2013-11-26 9 39 Internkontrollplan 2014 Beslut godkänna internkontrollplanen för 2014 och uppdra till VD genomföra internkontroll enligt upprättad plan. Ärendet Micael Löfqvist informerar om en riskanalys har genomförts vid styrelsekonferensen i februari 2013, inför 2014 års internkontrollplan. MittSverige Ven-gruppens styrelseledamöter, företagsledning och fackliga parter har gemensamt bedömt vilka risker som kan identifieras inom MittSverige Ven-gruppens verksamhetsansvar, och sedan graderat riskerna utifrån sannolikhet och konsekvens. Företagsledningen fick sedan i uppdrag prioritera vilka uppföljningsområden som är viktigast kontrollera ur ett verksamhetsuppföljningsperspektiv. Fyra (4) stycken kontrollaktiviteter föreslås genomföras under 2014: - Efterlevnaden av företagets projektrutin, samt kvalitativ bedömning - Genomlysning av rutiner för uppnå servicemålen - Genomlysning av om lönerna är marknadsmässiga - Brandskyddsöversyn på kontoret Beslutsunderlag Internkontrollplan 2014
2013-11-26 10 40 Övriga frågor och nästa sammanträde Ewa Thorén informerar om genomförd kundenkät. Kundenkäten är genomförd tillsammans med ett flertal VA-verksamheter i Sverige. Inom MittSverige Ven-gruppen är kunderna i Timrå och Sundsvall mest nöjda totalt sett. I Nordanstig påverkas troligen resultatet till viss del av VA-taxans nivå. En första utvärdering av kundenkäten är gjord och det kan konstateras åtgärder krävs inom information om ven & avlopp, hemsidan, tillgänglighet, bemötande och prisvärdhet. En grundlig utvärdering och förslag till handlingsplan kommer tas fram till styrelsekonferensen i februari. Nästa styrelsemöte/styrelsekonferens 20-21 februari 2014 kl 09.00 Plats: Sundsvalls Konferenscenter 41 Avslutning Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sedan sammanträdet.