Minnesanteckning Forskarutbildningsrådet Datum för mötet: 2016-05-16 kl. 13.00 15.00 Plats för mötet Närvarande: Frånvarande: Konferensrummet, Dean s Office, Teknikringen 74 D Sven Ove Hansson, FA Anders Ansell, PA/ Byggvetenskap Karin Edvardsson Björnberg, bitr. PA/ Humanistiska och samhällsvetenskapliga studier av teknik, vetenskap och miljö Ann-Catrin Norrström, Studierektor/ Mark-och vattenteknik Yusak Susilo, PA/ Transportvetenskap Mattias Höjer, PA/Planering och beslutsanalys Peter Ekbäck, PA/ Samhällsbyggnad: Management, ekonomi och juridik Catharina Gabrielsson, PA/Konst, teknik och design Johanna Stellan, administrativ chef Pouriya Parsanezhad, doktorandrepresentant Asifa Iqbal, doktorandrepresentant (suppleant) Emelie Blomgren, sekreterare, forskarutbildningshandläggare Eliza Carlsson, forskarutbildningshandläggare (Transportvetenskap) Hélène Frichot, PA/Arkitektur Sabine Höhler, PA/ Humanistiska och samhällsvetenskapliga studier av teknik, vetenskap och miljö) Maria Malmström, representant för ämnet Industriell ekologi Yifang Ban, PA/Geodesi och geoinformatik 1 Mötet öppnas Sven Ove öppnar mötet som hålls på engelska. 2 Föregående minnesanteckningar Sven Ove går kortfattat igenom innehållet i föregående minnesanteckningar. Inga synpunkter anmäls och de läggs till handlingarna. 3 Funktioner i eisp-systemet Johanna meddelar att rollerna i systemet är fastställda på skolan och ett mail har skickats ut. De fem rollerna i systemet är 1) handledare; 2) doktorand; 3) PA/studierektor vilken kommer bemannas av forskarutbildningsadministratör på avdelnings-/institutionsnivå; 4) forskarutbildningshandläggare samt 5) FA.
Det finns möjlighet att ge en eller ett fåtal personer tittbehörighet som gäller för samtliga skolans ISP: er. Det kommer även att vara möjligt att skapa PDF-filer av ISP: er närsomhelst i processen i systemet. När den första ISP:n är fastställd kan huvudhandledare öppna en ny version vilken kan användas som ett arbetsdokument, ett levande dokument för att t ex uppdatera information om kurser. Sven Ove påpekar att det är viktigt att gå vidare med godkännande för vissa mer kontroversiella ändringar såsom eventuella kursbyten osv. Emelie undersöker om det finns möjlighet att se vilka ändringar som gjorts från en version till en annan vilket hade varit bra för samtliga som har en roll i godkännande-ledet. 4 Skuggdoktorander Sven Ove återkopplar kring punkten om skuggdoktorander som diskuterades under föregående möte. Sven Ove konstaterar att det förekommer inom skolan och innebär ofta att personer har fått löften om doktorandstudier som skolan inte kan hålla. Dessa fall måste hanteras och PA uppmanas att se över hur dessa kan hanteras när ni får kännedom om detta samt gärna meddela FA. Det avgörande skälet till varför dessa fall är problematiska är i grunden att skuggdoktorander i någon mening är rättslösa. En doktorand som är antagen och möjligen också anställd har rättigheter som skuggdoktorander saknar. Peter menar att det som svårt att få kännedom om dessa då PA-rollen uppfattas som paragrafryttare. Kan finnas handledare som inte lyfter frågan. Det finns exempel på personer som är anställda som forskningsingenjörer eller adjunkter och som till viss del ägnar sig åt forskarstudier fast de inte är antagna. Den vanligaste anledningen till att det finns skuggdoktorander är bristen på tillräcklig finansiering. I dessa fall kan det uppmärksammas genom att det pågår obetalt arbete. Mattias menar att det är vanligt att finansiering finns, men inte i fyra år. Inom projektet skriver man vetenskapliga artiklar, publiceringar men är inte antagen till forskarstudier. PA uppmanas att kontakta FA vid kännedom om fall som på något sätt är tveksamma. 5 Närvarande vid betygsnämndens sammanträde Sven Ove påminner om regelverket gällande vilka som ska närvara vid betygsnämndens sammanträde. De fem personer som måste vara närvarande är betygsnämndens ledamöter, opponent och huvudhandledare. Ingen annan har någon egenrätt. Man kan föreslå betygsnämnden att adjungera ytterligare personer. I de fall där en biträdande handledare har en mycket aktiv roll finns mycket starka skäl att adjungera den handledaren till betygsnämndens sammanträde. Huvudhandledaren ska alltid vara närvarande. Om det framkommer att huvudhandledare är förhindrad att delta pga almanacksproblem avsätter FA den huvudhandledaren med omedelbar verkan det enda sättet att upprätthålla regelverket. Om huvudhandledaren drabbas av svår sjukdom eller andra tvingande personliga skäl kan FA
istället besluta om en ersättare för huvudhandledaren vid sammanträdet. Betygsnämndens protokoll anger vilka som är närvarande. Mattias tillägger att betygsnämnden kan adjungera ganska nya biträdande handledare för att de ska få erfarenhet av processen. Huvudhandledare och opponent måste vara närvarande vid beslutet fattas. Mötet kan ajourneras om betygsnämnden behöver diskutera utan huvudhandledare och opponent. Anders jämför KTHs process med Luleå där huvudhandledare utses som ordförande vid betygsnämndens möte. Catharina påpekar att huvudhandledare inte deltar i beslutet utan med yttranderätt. Rekommenderar att betygsnämnden sköter diskussion och ber om handledarens uppfattning/åsikt vid eventuella frågor. Betygsnämnden fattar beslut om examination. Anders undrar vilka formella närvarokrav som gäller vid licentiatseminarium. Sven Ove svarar att enligt regelverket ska studenten, den särskilda granskaren och examinator närvara. Det finns inte lika strikta regler som för disputation för huvudhandledaren. En huvudhandledare som inte är examinator vid ett licentiatseminarium har alltså inget formellt närvarokrav. Däremot vore det att göra bort sig för doktoranden och mycket anmärkningsvärt om en huvudhandledare väljer att inte närvara menar Sven Ove. 6 Närvaro via elektronisk länk vid disputation och licentiatseminarier Det inkommer regelbundet önskemål om att exempelvis ledamöter i betygsnämnd, opponent eller granskare deltar via elektronisk länk vid disputation/licentiatseminarium. Även om det finns goda miljöskäl tillämpar skolan praxis att det inte godkänns att någon planerar att delta via länk. Det största skälet är svårigheter med att förstå varandra vilket drabbar doktorander som ska ha god chans att komma till sin rätt. Oförutsedda hinder för resa kan dock godkännas som anledning till att använda länk eftersom det ligger i doktorandens intresse att få genomföra disputation. I sådana fall är det viktigt att se till att ordföranden vid disputationen tar ett stort ansvar för att kommunikationen flyter på bra. Det ska inte vara doktorandens ansvar. Vid många disputationer är det minst en person som talar sitt andra språk. I många fall inte deras allra bästa språk vilket är ytterligare ett skäl till att vara restriktiv med deltagande via länk. 7 Kontrakt med externa finansiärer som innefattar forskarutbildning Sven Ove informerar om ett fall där ett industridoktorandavtal med extern finansiär innehöll delar/bestämmelser som inte gick ihop med KTHs regelverk. KTH centralt har en standardiserad avtalsmall där det står att en biträdande handledare ska utses från företaget. I detta fall fanns ingen disputerad inom företaget som kunde utses till handledare. Sven Ove har med anledning av detta påpekat för den juridiska avdelningen att den centrala mallen för industridoktorandavtal inte alltid håller. Oftast skrivs industridoktorandavtal med stora företag som har många potentiella disputerade handledare men i vissa fall finns inte disputerade potentiella handledare och då blir standardformuleringen svår. Johanna informerar om att avtalet tecknas av skolchef och tillstyrks av prefekt och avdelningschef. Det upprättas av handledare och finansiären. Mallen tillhandahålls av Emelie. Om inga ändringar
görs i mallen hanteras ärendet i regel snabbt. Ändringar ska granskas av KTHs juridiska avdelning. Se länk till rutin https://intra.abe.kth.se/mitt-arbete/avtal/avtal-industridoktorand-1.568253 Berörd prefekt där huvudhandledare har sin organisatoriska tillhörighet ska underteckna avtalet, ibland uppstår frågor om detta när antagning sker till ämne där handledare inte tillhör. Angående rätten till finansieringen informerar Sven Ove att KTH är skyldiga enligt högskoleförordningen att se till att tillräcklig finansiering finns för varje doktorand. Sven Ove uppmärksammar också att det ibland råder missförstånd kring examenspengen/prestationsmedlen vid utfärdad examen som går till den avdelning där huvudhandledare finns. Om den tilltänkta huvudhandledaren finns på annan institution/skola bör en överenskommelse göras i samband med antagning för att reda ut hur examenspengen ska fördelas. Catharina undrar varför inte examenspengen kopplas till doktorandens tillhörighet. Det beror på att de doktorander som inte är anställda, såsom industridoktorander och stipendiater, inte har en hemorganisation på samma sätt som en anställd. Prestationsmedel vid utfärdad examen fördelas till skolan från UF utifrån forskarämnen, sedan gör skolan en fördelning baserat på huvudhandledarens tillhörighet. Har ABE en huvudhandledare inom ett ämne vid en annan skola kan det krävas en överenskommelse om fördelningen av examenspengen. Enligt Anders är det vanligt inom ämnet byggvetenskap att handledare på en avdelning är huvudhandledare för doktorander på andra avdelningar, men det är tydlig från början vad som ska gälla. 8 Kvalitetsfrågor i forskarutbildningen (stående punkt) Mattias undrar hur det går det med industrinära forskarutbildning för licentiatexamen. Anders svarar att det finns en del och att en slutsats med det projektet är att vår egen licentiat är bra. I projektet som går under namnet PLEng gäller en viss anpassning av kurser och det kan jämföras med andra doktorander som ingår i forskarskolor och samarbete med andra lärosäten. I dessa fall innebär det ofta minskade valmöjligheter då man måste se till de obligatoriska kurskraven för ämnena samt de kurser som ges inom den nationella forskarskolan. Nacka kommun är ett exempel på samarbetspartner och Ivo Martinac koordinerar projektet vid KTH. 9 Övriga frågor a) Betygsnämndens ledamöter Anders påpekar att det i regelverket står att samtliga ordinarie ledamöter i betygsnämnden bör hämtas utanför KTH och undrar vad formuleringen innebär. Bör tolkas starkt i regelverkstext menar Sven Ove. Det har skett undantag från detta men det kan uppstå problem om en ledamot utses från KTH och en ersättare utses från KTH. Om en extern ledamot får förhinder så består betygsnämnden av två från KTH och en extern vilket ser dåligt ut för doktoranden i den svenska kontexten. Därför bör vi undvika detta. Det nämnda fallet kan kompenseras genom att ta in en ersättare från annat lärosäte. Enligt Högskoleförordningen ska minst en person som inte finns vid det egna lärosätet ingå i betygsnämnden. En ersättare ska alltid utses och kan hämtas från doktorandens institution. Jäv får aldrig föreligga. Om jäv framkommer kan disputation behöva skjutas upp. Sven Ove informerar om att eventuella
jävsförhållanden alltid ska meddelas. b) Mall för spikblad Mattias lyfter frågan kring tillgängliga mallar för tryckta avhandlingar och undrar hur den används. Mall för omslag finns på tryckeriet. Det finns också en ny mall för spikblad, men Mattias menar att den behöver förbättras då bl a uppgift om opponent och betygsnämnd har fallit bort. Det finns också restriktioner i hur långt abstract får vara. Mattias föreslår att Emelie samordnar skolans önskemål om att få till ändringar. 10 Nästa möte Nästa möte sattes till måndag 19 september, kl.13-15, Dean s Office, Teknikringen 74 D. Minnesanteckningar Emelie Blomgren