Klienthandlingsstrukturer inom socialvården Anvisning för tolkning och lämnande av respons Erja Ailio Niina Häkälä Jarmo Kärki fornamn.efternamn@thl.fi Institutet för hälsa och välfärd (THL) PB Mannerheimvägen 166 00271 Helsingfors Tfn: 029 524 6000 www.thl.fi
Erja Ailio, Niina Häkälä & Jarmo Kärki Klienthandlingsstrukturer inom socialvården Anvisning för tolkning och lämnande av respons
Författarna och THL Helsingfors 2016
Innehåll Inledning... 5 Klienthandlingsstrukturer... 6 Klienthandlingsstrukturens delar... 8 Roller och relationer mellan roller... 13 Handlingens basuppgifter... 19 Handlingsstrukturens innehåll... 20 Exempel på en klienthandlingsstruktur... 22 Exempel på rubricering av uppgifter... 23 Exempel på gruppering av information... 24 Granskning av en klienthandlingsstruktur... 25 Lämnande av respons... 29
Inledning Bra att veta: I Klientdataarkivet för socialvården lagras klienthandlingarna i enhetligt format. THL svarar för utvecklingen av klienthandlingsstrukturerna inom socialvården. Den här anvisningen har utarbetats som tolkningshjälp för alla som utnyttjar klienthandlingstabellerna. I Klientdataarkivet för socialvården lagras i framtiden alla de klienthandlingar som uppkommer i samband med socialservice för en klient. Syftet med förenhetligandet av informationsinnehållet i handlingarna är att alla socialvårdsorganisationer ska producera klientuppgifter enligt samma principer. Tack vare den nationella arkiveringen av klientuppgifter är klientuppgifterna alltid tillgängliga där klienten får service. Institutet för hälsa och välfärd svarar för utvecklingen och uppdateringen av klienthandlingsstrukturerna inom olika serviceuppgifter och olika former av socialservice som ett led i utvecklingen av Kanta-tjänsterna. Vid utvecklingen av klienthandlingsstrukturerna har man utnyttjat sakkunskap av mångahanda slag och tillämpat öppet samarbete framför allt med yrkesutbildade personer och sakkunniga inom socialvården. Skyldigheten att upprätta en handling har sitt ursprung i den allmänna lagstiftningen och speciallagstiftningen om socialvården samt i en viss klientsituation, och alltså inte i att en klienthandlingsstruktur har specificerats. De yrkesutbildade personerna har på det sätt som beskrivs i lagstiftningen möjlighet att använda sitt eget omdöme för att avgöra när det är uppenbart onödigt att upprätta en handling och vilken information som är behövlig och tillräcklig i varje enskild situation. Klienthandlingsstrukturerna har utarbetats för att stödja de yrkesutbildade personernas arbete inom socialvården, men som stöd för arbetet behövs det fortsättningsvis också andra anvisningar från den egna organisationen angående dokumentationen. Klienthandlingsstrukturerna presenteras i tabellform och så nära deras tekniska utförandeform som möjligt. Den här anvisningen har utarbetats för att underlätta tolkningen av klienthandlingstabellerna och lämnandet av respons. Anvisningen har utarbetats som hjälp för alla som utnyttjar klienthandlingstabeller, så som yrkesutbildade personer inom socialvården, klientdatasystemens administratörer, informationssystemleverantörer och yrkespersonal inom socialvårdens informationshantering. THL 2017 5 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Klienthandlingsstrukturer Bra att veta: Klienthandlingsstrukturerna används för att beskriva informationsbehoven hos yrkesutbildade personer inom socialvården. Klienthandlingsstrukturerna är uppdelade i separata filer huvudsakligen efter serviceuppgift, men delvis också efter socialservice. Som källa för utarbetandet av modeller för klienthandlingsstrukturer har man använt utredningar av klientuppgifterna inom enskilda serviceformer (t.ex. Väyrynen et al. 2010: Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista vammaisten, ikäihmisten ja päihteiden ongelmakäyttäjien sosiaalipalveluissa). Med klienthandlingsstrukturerna försöker man beskriva de informationsbehov som yrkesutbildade personer inom socialvården har enligt utredningarna och andra källor. Vid utarbetandet av modeller har man också använt andra källor, bland annat blanketterna i handboken för barnskyddet och respons från olika experter på socialservice. Figur 1 visar relationen mellan specifikationen av en klienthandlingsstruktur och den färdiga handlingen som lagras, samt processen i samband med detta och de olika aktörernas roll. Figur 1. Klienthandling: från specifikation till lagrad handling THL 2017 6 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Klienthandlingsstrukturerna är uppdelade i separata filer huvudsakligen efter serviceuppgift, men delvis också efter socialservice (se figur 2). All socialservice har inte egna namngivna klienthandlingar, utan klienthandlingar för olika serviceuppgifter kan utnyttjas i dem. Till exempel har det inte specificerats egna klienthandlingsstrukturer för serviceboende, men där kan man vid behov exempelvis använda strukturen för genomförandeplan för äldreservice. Egna handlingsstrukturer har specificerats för en viss socialservice, om det finns särskilda informationsbehov inom servicen. Figur 2. Klienthandlingshelheter efter serviceuppgift THL 2017 7 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Klienthandlingsstrukturens delar Bra att veta: På den första fliken i filen över en klienthandlingsstruktur uppräknas de handlingsstrukturer som hör till helheten. På varje flik i Excel-tabellen beskrivs en klienthandlingsstruktur. För varje datafält i klienthandlingsstrukturen beskrivs samma egenskaper, till exempel informationens presentationsform och om datafältet är obligatoriskt. Vid tolkningen av en klienthandlingsstruktur behöver du också alltid datakomponenttabellen. Klienthandlingsstrukturerna har beskrivits i form av en Excel-tabell. Med hjälp av strukturerna beskrivs vilka datafält som ingår i respektive handling. På den första fliken i varje Excel-fil över en klienthandlingsstruktur uppräknas alla preciserade handlingstyper (t.ex. barnskyddsanmälan) inom den ifrågavarande handlingshelheten och deras allmänna handlingstyper (t.ex. anmälan). De allmänna handlingstyperna har definierats med hjälp av definitionerna i Sosiaalihuollon tiedonhallinnan sanasto (Ordlistan för informationshantering inom socialvården). På den första fliken beskrivs också vem eller vilka som kan upprätta handlingen i fråga. Vid behov beskrivs också vissa omständigheter som bör beaktas i klienthandlingsstrukturen. På varje flik i Excel-tabellen beskrivs strukturerna för en preciserad handlingstyp. Klienthandlingsstrukturen har indelats i två delar: rollista och handlingsstrukturer. Mer information om roller finns i nästa kapitel och om handlingsstrukturer i kapitlen Handlingens basuppgifter och Handlingsstrukturens innehåll. Vid beskrivningen av handlingsstrukturerna har man använt sig av datakomponenter (se figur 3). Datakomponenterna är semantiskt enhetliga informationshelheter som specificerar hur fenomen som är centrala ur socialvårdens synvinkel, till exempel personer, livssituationer och ekonomiska situationer, ska beskrivas på ett enhetligt sätt. Det finns närmare 150 datakomponenter och de beskrivs i en särskild tabell. Eftersom det emellertid inte är meningsfullt att presentera alla informationsbehov med hjälp av datakomponenter, kan handlingsstrukturerna också innehålla datafält som bara används i handlingsstrukturen i fråga (handlingsspecifikt datafält). Både i en datakomponent och i ett handlingsspecifikt datafält kan informationen presenteras i form av en klassifikation. Klassifikationerna har publicerats eller kommer att publiceras på kodservern för social- och hälsovården. Över 70 klassifikationer av klienthandlingsstrukturer inom socialvården har publicerats på kodservern. THL 2017 8 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Figur 3. Förhållandet mellan datastrukturerna I kolumnerna i klienthandlingsstrukturerna anges datafältens olika egenskaper, så som datafältets namn eller ett exempel som gäller fältet eller det kodverk som utnyttjas i det (se tabell 1). Tabell 1. Kolumnerna i en klienthandlingsstruktur Kolumnens namn Beskrivning Fältets namn Den första kolumnen innehåller namnen på rollerna och de övriga fälten i handlingsstrukturen. Av tekniska skäl har man försökt hålla namnen på elementen i den första kolumnen så korta som möjligt. Om kolumnen för datafältets rubrik är tom är det meningen att fältets namn visas som sådant i handlingens visningsformat. De följande indragna datafälten innehåller de datakomponentdelar som används i handlingsstrukturen i fråga. Ofta använder man inte datakomponenterna i sin helhet utan bara de datafält som är nödvändiga för handlingsstrukturen i fråga. Därför presenteras datakomponenterna med sina fält i handlingsstrukturerna. Som exempel innehåller datakomponenten Privatperson uppgifter om klientens tidigare hemkommuner, tidigare namn och yrke. Alla de här datafälten innehåller viktig bakgrundsinformation och det har reserverats plats för dem i datakomponenten, men det är inte nödvändigt att presentera dem i alla handlingsstrukturer. Ibland vill man också gruppera andra datafält under en gemensam rubrik i handlingsstrukturerna. I dessa fall har rubriken antecknats på en särskild rad i den första kolumnen, och under Informationens presentationsform finns anteckningen: rubrik, används enbart för visningsbehov. Den information som hör under denna rubrik står med indrag i kolumn B. THL 2017 9 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Rubrik Informationens presentationsform Datakomponenternas och datafältens namn är med avsikt så korta som möjligt och i många fall ska datakomponenterna lämpa sig för användning i handlingsstrukturerna inom flera olika serviceuppgifter eller flera olika former av socialservice. Vid behov kan datakomponentens eller det handlingsspecifika datafältets namn preciseras med en rubrik som skrivits i kolumnen Rubrik. Då visas rubriken i handlingens visningsformat. Om det står ingen rubrik i rubrikfältet betyder det att datafältets namn inte är avsett att visas eller skrivas ut. Genom det här har man bland annat velat förenkla handlingsstrukturen när presentationsformen är en komplicerad komponentstruktur. Kolumnen innehåller en hänvisning till antingen en datakomponent eller en enkel basuppgiftstyp. Om informationsfältets presentationsform är datakomponent, står datakomponentens namn i det här datafältet (t.ex. DK Boende, DK Privatperson, DK Beslut). Presentationsformerna för datafälten i en datakomponent har inte beskrivits i handlingarna, utan de samt närmare uppgifter om datakomponenterna finns i datakomponenttabellen på webbplatsen för informationshantering inom socialvården. Text eller datum är exempel på enkla basinformationstyper. Basuppgiftstyper enligt JHS 170 (JHS XML) är Tid, Datum och klockslag, Kod, Brytare, Antal, Mängd, Namn, Nummer, Procent, Datum, Text och Identifierare. Basuppgiftstyperna används på följande sätt: Tid avser klockslag, som anges i formatet hh:mm:ss t.ex. 12: 00:00. Datum och klockslag avser tidpunkt (kalenderdatum och klockslag), som anges i formatet 2016-10-13 12:00:00. Kod avser en lista över tillåtna värden, där vart och ett enskilt värde utgörs av en teckensträng som används för att ersätta eller representera värdet eller definitionen på vissa kodade data. (se även kolumnen kodverk) Brytare (synonym sanningsvärde, boolean) avser ett par bestående av två värden, representerande status ja/nej, sant/falskt osv. Antal avser antal, gäller inte antal penningenheter. Mängd avser penningmässigt värde i valutaenheter. Namn avser en teckensträng som används för identifiering av ett visst objekt. Till skillnad från Identifierare behöver Namn inte vara entydigt. Nummer avser ett tecken som används för att skriva ett tal. Procent avser ett numeriskt värde som presenteras i procent. Datum avser ett kalenderdatum som anges i formatet åååå-mm-dd, t.ex. 2016-10-13. Text avser en teckensträng som förekommer på något naturligt språk. Identifierare avser en teckensträng som används för att bilda en identitet åt någon förekomst hos objektet, eller för att särskilja denna på ett entydigt sätt ifrån andra förekomster. Definition Kolumnen innehåller en beskrivning av strukturens eller fältets användningsändamål. THL 2017 10 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Anmärkning Exempel Anvisning genomförandet Fras Kodverk Tillåtna värden Återkommande Obligatorisk för En anmärkning kompletterar definitionen. Anmärkningen kan också innehålla registreringsanvisningar som förtydligar datafältets användningsändamål, eller anvisningar som gäller villkorligt obligatorisk information eller funktionaliteten i övrigt. Med villkorligt obligatorisk information avses t.ex. att datum för fastställande av faderskap kan vara obligatorisk information bara om faderskapet har fastställts. Kolumnen innehåller konkreta exempel på datafältets innehåll. Kolumnen innehåller anvisningar till informationssystemleverantörerna för genomförandet. Kolumnen innehåller bara etablerade texter som har en officiell källa, till exempel en blankett från handboken för barnskyddet eller ett fastställt formulär för en handling. THL svarar inte för övriga frastexter som eventuellt kan behövas. Den fras som finns i den här kolumnen skrivs automatiskt ut i datafältet i handlingen. Datafältet är alltså inte ett fält som ska fyllas i, även om informationens presentationsform är text. Om datafältets presentationsform är kod, antecknas den klassifikation som används i den här kolumnen. Hänvisningar till klassifikationerna på Kodservern görs med klassifikationens namn och kod, till exempel Sosiaalihuolto - Lastensuojeluilmoitusta seuranneet toimenpiteet 1.2.246.537.6.1219 (Socialvård - Åtgärder efter barnskyddsanmälan) Om bara vissa klasser av kodverket i föregående kolumn används, beskrivs de klasser som används i kolumnen Tillåtna värden. Ja betyder att datakomponenten eller datafältet i den enskilda handlingen måste kunna upprepas när handlingen upprättas. Till exempel kan datafältet Barn (vars presentationsform är DK Privatperson) vara återkommande i handlingen, eftersom det kan finnas flera barn i familjen. "Nej" betyder att datakomponenten eller datafältet i den enskilda handlingen bara kan förekomma en gång. "Ja" betyder att datakomponenten eller datafältet i den enskilda handlingen måste förekomma åtminstone en gång i handlingen. Om datafältet är obligatoriskt kan det inte lämnas tomt. "Nej" betyder att datakomponenten eller datafältet i den enskilda handlingen är valfritt. Strävan har varit att göra handlingsstrukturerna så flexibla som möjligt. Om det inte finns säkert besked om att ett datafält är obligatoriskt, har det definierats som valfritt. THL 2017 11 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Kolumnerna definition, anmärkning och exempel är tänkta att underlätta för den yrkesutbildade person inom socialvården som upprättar handlingen eller för klienten. I informationssystemet kan de exempelvis utföras som infoboxar, som visas enligt användarens behov. I tabellen över olika handlingar har grupperingsegenskapen utnyttjats för datakomponenternas del. Klicka på +-tecknet i vänstra kanten i respektive tabell för att få fram de datafält i datakomponenten som ska användas. Motsvarande egenskaper har också definierats för datakomponenternas fält, till exempel informationens presentationsform, återkommande och obligatorisk. Dessa har beskrivits i en separat datakomponenttabell. Vid tolkningen av en klienthandlingsstruktur behöver du också alltid datakomponenttabellen. Både i den första tabellen i filen över en klienthandlingsstruktur och för varje enskild handlingsstruktur visas också dess versions- eller förändringshistoria. I den första tabellens versionshistoria anges om någon handlingsstruktur har tagits bort eller lagts till i helheten. För de enskilda klienthandlingsstrukturerna beskriver versionshistorian när och vilka förändringar som har gjorts i strukturen och motiveringen till dem. THL 2017 12 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Roller och relationer mellan roller Bra att veta: I början av varje klienthandlingsstruktur finns en rollista över centrala roller i handlingen. Rollerna klient och upprättare finns i rollistan för alla handlingar. Roller finns i handlingsstrukturernas rollistor och i deras innehåll samt i datakomponenterna. I början av varje klienthandlingsstruktur finns en lista över centrala roller som hänför sig till handlingen. Med roll avses den ställning i vilken en viss person eller organisation agerar i en viss situation eller process. Med roller kan man beskriva aktörens uppgift i förhållande till det ärende (t.ex. beslutsfattare) eller den handling som behandlas (t.ex. upprättare) eller aktörens ställning i förhållande till andra aktörer (t.ex. eventuell far). I handlingarna förekommer förutom roller även relationer mellan roller. I dessa beskrivs interaktionen mellan flera roller. Mellan exempelvis en vårdnadshavare och en person som står under vårdnad är relationen vårdnad. I alla handlingsstrukturer förekommer både roller och relationer mellan roller, eftersom de hänför sig till basuppgifter som enligt lag ska antecknas om klienten och servicetillhandahållaren (Lag om klienthandlingar i socialvården). Alla klienthandlingsstrukturer har åtminstone rollerna klient och upprättare i rollistan (figur 4). Figur 4. Obligatoriska roller i rollistan för en klienthandlingsstruktur Om rollen har en viktig betydelse som gäller hela klienthandlingen har den beskrivits som en del av klienthandlingsstrukturens rollista. I annat fall har rollen beskrivits inne i klienthandlingsstrukturen. Exempel på roller som förekommer på klienthandlingsstrukturernas rollistor är Upprättare, Beslutsfattare, Klient och Lämnare av tilläggsuppgifter. Rollen Förhandlingsdeltagare förekommer däremot i klienthandlingens innehåll (figur 5). THL 2017 13 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Figur 5. Roll i en klienthandlingsstrukturs innehåll Roller förekommer inte bara i klienthandlingsstrukturernas rollistor och innehåll utan också i datakomponenterna. Rollerna Medgäldenär (i samband med en viss skuld), Besvärsskriftens mottagare (i samband med en viss anvisning om överklagande som finns inne i beslutet) eller Person som hörs (i samband med en viss utfrågning) är roller som förekommer inuti datakomponenter och är specifika för enskilda datakomponenter (se figur 6). THL 2017 14 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Figur 6. Roll inuti en datakomponent (bild från datakomponenttabellen) En del roller kan vara specifika för både enskilda klienthandlingsstrukturer och vissa datakomponenter. Som exempel förekommer rollen Barn i rollistorna för klienthandlingsstrukturer inom barnskyddet, men samma roll finns också inuti datakomponenten Barn-förälderrelation. Datakomponenten används för att närmare beskriva relationen mellan barnet och föräldern. THL 2017 15 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
De flesta rollerna kan beskrivas med datakomponenterna Privatperson, Yrkesutbildad person, Organisation eller Roll. För vissa roller måste man också kunna beskriva andra egenskaper som är centrala för rollen. Ett exempel på en sådan roll är Vårdnadshavare. Egenskaper hos en Vårdnadshavare är bland annat typ av vårdnad, giltighetstid, beslutsdatum samt vårdnadrelationens form. Se figur 7. Figur 7. Till vänster roller som beskrivits med allmänna datakomponenter och till höger rollen Vårdnadshavare som behöver en egen datakomponent. THL 2017 16 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Det har inte gjorts upp några nationella riktlinjer eller föreskrifter om hur handlingar ska visas (exempelvis på klientdatasystemets display) eller skrivas ut. Tanken har emellertid varit att de privatpersonsroller som har nämnts i rollistan i början av klienthandlingsstrukturen ska skrivas ut i början av handlingens visningsformat (Figur 8). Figur 8. Exempel på roller som skrivs ut i början av en handling På motsvarande sätt skulle rollerna för de i rollistan nämnda yrkesutbildade personerna och organisationerna inom socialvården skrivas ut i slutet av handlingens visningsformat (Figur 9). Figur 9. Exempel på en roll som skrivs ut i slutet av en handling Samtycket mottaget av Svea Svensson Socialarbetare 014-12345678 Adoptionsbyrån i Exempelstad THL 2017 17 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
En person eller organisation kan ha flera roller i samma handlingskontext. Som exempel kan en socialarbetare som ansvarar för barnets angelägenheter också få rollen som upprättare, om han eller hon har skrivit handlingen (personens andra roll). Även om en person förekommer i två olika roller i en handling är det onödigt att anteckna eller skriva ut personuppgifterna två gånger (Figur 10). Figur 10. Exempel på utskrift av en persons två olika roller THL 2017 18 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Handlingens basuppgifter Bra att veta: Alla klienthandlingsstrukturer innehåller en avdelning med handlingens basuppgifter. Det finns inga nationella riktlinjer för hur en handlings basuppgifter ska visas eller skrivas ut. Alla klienthandlingsstrukturer innehåller en avdelning med handlingens basuppgifter. Med hjälp av basuppgiftsstrukturen kan man i en handling ge basuppgifter om servicetillhandahållaren, till exempel namn och kontaktuppgifter. Med hjälp av basuppgiftsstrukturen kan man vid behov också hänvisa till en annan klienthandling eller räkna upp handlingens bilagor. Med hjälp av strukturen säkerställer man också att man i varje upprättad handling kan hänvisa till en lag eller en del av en lag samt vid behov redogöra för tillämpningen av lagen, beskriva distributionen av handlingen samt vid behov ge tilläggsinformation. Det har inte heller gjorts upp några nationella riktlinjer eller föreskrifter om hur en handlings basuppgifter ska visas (exempelvis på klientdatasystemets display) eller skrivas ut. Uppgifterna om servicetillhandahållaren eller serviceproducenten som beskrivs i handlingens basuppgifter kan exempelvis skrivas ut i handlingens sidfot. Figur 11. Handlingens basuppgifter THL 2017 19 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Handlingsstrukturens innehåll Bra att veta: Varje allmän handlingstyp kan specificeras med en datakomponent som beskriver den. Även om man inte skulle kunna använda datakomponenten för en handlingstyp i klienthandlingsstrukturen, försöker man ändå följa den ifrågavarande datakomponentens struktur. Alla allmänna handlingstyper, till exempel beslut, kan specificeras med en datakomponent som beskriver den (DK Beslut, DK Anmälan, DK Ansökan osv.). Se Figur 12. Figur 12. En handlingsstrukturs innehåll som beskrivits med hjälp av DK Beslut Alltid är en datakomponent emellertid inte tillräcklig för att beskriva en preciserad handlingstyp, till exempel en barnskyddsanmälan. I en barnskyddsanmälan går det inte att använda den allmänna strukturen för anmälan, eftersom barnskyddsanmälan innehåller många fält som inte hör till datakomponenten Anmälan. De datafält som behövs i en barnskyddsanmälan presenteras därför THL 2017 20 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
separat för den enskilda handlingen, utan datakomponenten Anmälan. Även om man inte skulle kunna använda datakomponenten för en handlingstyp i klienthandlingsstrukturen, försöker man ändå följa den ifrågavarande datakomponentens struktur. Som exempel innehåller en Klientplan inom servicen för barnfamiljen följande datafält som ingår i DK Plan: Beskrivning av nuläget, Kundens åsikt om behovet av stöd och service och Nya mål (Figur 13). Figur 13. Handlingsstruktur som följer strukturen för DK Plan THL 2017 21 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Exempel på en klienthandlingsstruktur Figur 14. Exempel på en klienthandlingsstruktur Handlingens namn Handlingens definition, som beskriver användningsändamålet. Datafältets tekniska namn Presentationsformen är DK Yrkesutbildad person, för vilken bara de fält som är synliga här används. Datafältet är obligatoriskt, eftersom det måste finnas en klient i handlingen. Rubrik som visas i handlingen Datafältet är återkommande, eftersom flera personer kan ha deltagit i bedömningen av servicebehovet. Klassifikationens namn och kod på kodservern THL 2017 22 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Exempel på rubricering av uppgifter Figur 15. Utdrag ur en handlingsstruktur Datafältets namn skrivs inte ut alls när det står ingen rubrik i rubrikkolumnen. I stället för datafältets namn skrivs texten i rubrikkolumnen ut. Datafältet är inte ett fält som ska fyllas i utan en rubrik som skrivs ut. Figur 16. Exempel på visningsformat THL 2017 23 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Exempel på gruppering av information I en klienthandlingsstruktur beskrivs grupperingen av information som hör ihop innehållsmässigt genom indrag av datafälten. Exempelvis är det tänkt att datafälten i kolumn B hör till den helhet som nämns i kolumn A. Se figur 17 och 18. Figur 17. Exempel på gruppering av information i en klienthandlingsstruktur Figur 18. Exempel på gruppering av information i utskriften av en klienthandling THL 2017 24 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Granskning av en klienthandlingsstruktur Klienthandlingsstrukturerna kan granskas ur följande perspektiv: Klienthandlingsstrukturernas nödvändighet och tillräcklighet för klientarbetet: Är någon av de specificerade klienthandlingarna onödig för klientarbetet, eller saknas någon handling som är central för klientarbetet? Figur 19. Granskning av klienthandlingsstrukturernas tillräcklighet Beslut om service för barnfamiljer finns, men saknas beslut om stödåtgärder i handlingshelheten? THL 2017 25 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Datafälten som ingår i en klienthandlingsstruktur och deras nödvändighet och tillräcklighet för klientarbetet Har det specificerats att det i någon klienthandlingsstruktur ska samlas in information som inte är viktig för klientarbetet, eller saknas det i någon specificerad klienthandlingsstruktur möjlighet att anteckna information som är viktig för klientarbetet? Datafältens placering i en klienthandlingsstruktur Är informationen i handlingsstrukturen placerad i rätt ordning med tanke på processen och läsbarheten? Figur 20. Granskning av datafältens tillräcklighet och placering Barnets vardag och uppväxtmiljö kan beskrivas men saknas det ett datafält för att kunna beskriva hur föräldrarna tar hand om barnets vård och fostran. Vad ska komma först: familjerelationer eller barnets välbefinnande? THL 2017 26 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Datafältens rubrikers lämplighet i klienthandlingsstrukturen och förslag till rubriker som saknas Datafälten har getts delvis separata rubriker som ökar begripligheten. Har de här datafälten rubriksatts på ett sätt som är begripligt för den anställda och klienten? Borde separata rubriker läggas till också för andra datafält, och om ja, vilka borde rubrikerna vara? Riktigheten i informationsfältens presentationsform i klienthandlingsstrukturen Har det specificerats att informationen ska samlas in i en form som lämpar sig för klientarbete? Exempel på information som ska antecknas Behövs det praktiska exempel på vad som skulle kunna antecknas i datafältet? Formulera ett exempel vid behov. Kodverkets lämplighet Är det föreslagna kodverket lämpligt för ändamålet? Figur 21. Granskning av datafältens rubricering, presentationsform, exempel och kodverk Skulle planförhandling vara en kärnfullare rubrik? Skulle här kunna finnas en klassifikation? Har ändringen av socialvårdslagen beaktats i klassifikationen? Skulle här kunna finnas en klass ur klassifikationen som exempel? THL 2017 27 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Är datafälten i klienthandlingsstrukturen obligatoriska? Är det nödvändigt att samla in informationen i alla situationer inom klientarbetet där handlingen används? Är datafälten i klienthandlingsstrukturen återkommande? Ska ett datafält kunna fyllas i flera gånger? Är datafälten i klienthandlingsstrukturen villkorliga? Förekommer behovet av informationen bara i vissa avgränsade situationer (t.ex. efterfrågas datum för fastställande av faderskap i barnatillsyningsmannens uppdrag bara om faderskapet har fastställts)? Figur 22. Granskning av om datafälten är obligatoriska och återkommande Bra att datafältet mål är återkommande eftersom flera mål kan ställas upp. Kan utredning av alternativ vara ett obligatoriskt datafält? THL 2017 28 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Lämnande av respons Bra att veta: Respons på datastrukturerna inom socialvården önskas särskilt från yrkesutbildade personer inom socialvården. Responsen kan lämnas på adressen sostiedonhallinta@thl.fi. Bifoga gärna blanketten för ändringsförslag. Det är viktigt att klienthandlingsstrukturerna inom socialvården tjänar de yrkesutbildade personerna inom socialvården på bästa sätt. Respons kan lämnas på adressen sostiedonhallinta@thl.fi. Positiv respons är viktig för att inte datastrukturer som konstaterats fungera ska ändras i onödan. Om du upptäcker något som borde ändras kan du fylla i blanketten för ändringsförslag. Nedan ser du en bild av blanketten, som finns på webbplatsen för informationshantering inom socialvården: Blankett för ändringsförslag. Fyll i blanketten och bifoga den till ditt e-postmeddelande. Anteckna i ändringsförslaget om det är fråga om behov av en ny datastruktur, uppdatering av en befintlig struktur eller om du föreslår att någon struktur ska tas bort. Anteckna också om ändringsförslaget gäller en klassifikation, datakomponent eller handlingsstruktur. Det viktigaste är att du beskriver ändringsförslaget noggrant och motiverar det. Om du har ett förslag till struktur ska du bifoga det även om du kanske inte tycker att det är helt genomarbetat. Ett konkret förslag gör responsen lättfattligare. Ditt ändringsförslag behandlas i enlighet med hanteringen av klientinformationsmodellen för socialvården och du får respons på hur ditt ändringsförslag behandlas. THL 2017 29 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Figur 23. Blankett för ändringsförslag THL 2017 30 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården
Erja Ailio Niina Häkälä Jarmo Kärki Klienthandlingsstrukturer inom socialvården Anvisning om tolkning och lämnande av respons THL 2017 31 Klienthandlingsstrukturer inom socialvården