1 Plats och tid Sessionssalen, Nya Rådhuset, Österportstorg, Ystad Datum 14:00 17.00. Ajournering 15.15 15.35 Beslutande Jan Erlandsson (C) Ordförande Carl-Axel Johansson (KD) 1:e vice ordförande, del av 1 (kl. 14.00 15.15 ) Ingrid EK (S) 2:e vice ordförande Emir Krajisnik (KD) Ersätter Claes Calmram (M) Tommy Persson (S) Ersätter Paul Larsson Jarl (M) Eva Ellesson (M) Magnus Hörnblad (MP) Magnus Holst (S) Ersätter Dan-Peter Nilsson (S) Caroline Lundgren (S) Dan Olsson (S) Ros-Marie Johansson (S) Anja Edvardsson (S) Ersätter Paul Svensson (SD) Övriga närvarande Christer Olofsson Förvaltningschef Bengt Persson Utbildningschef 1 Ingrid Tjärnehov Utbildningschef 1-4 Katarina Anker-Kofoed Utvecklingschef 1 Cecilia Wallén Utvecklingsledare, del av 1 Adnan Elkaz Ekonom 1-4 Saranda Vejseli Ekonom 1-4 Martin Ekholm IT-pedagog, del av 1 Rebecca Holm Kanfall Personalföreträdare Lärarförbundet Camilla Svensson Nämndsekreterare Utses att justera Caroline Lundgren (S) Justeringens plats och tid Kultur o Utbildning, Nya Rådhuset, Ystad 2014-03-05 09:00 Underskrifter Sekreterare...Paragrafer: 1-9 Camilla Svensson Ordförande... Jan Erlandsson (C) Nämnd Justerande... Caroline Lundgren (S) ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Datum för Datum för anslags uppsättande 2014-03-06 anslags nedtagande 2014-03-28 Förvaringsplats för protokollet Nya Rådhuset, Ystad Underskrift... Camilla Svensson
2 Ärenden vid dagens sammanträde med 1 Information 2014 sid 3 2 s årsredovisning för verksamhetsåret 2013 3 Kompletteringsbudet 2013-2014 Barn- och Utbildningsnämnden 4 Förvaltningschefens avrapportering av intern kontroll 2013 5 Delegeringsordning för 2014 sid 4 sid 5 sid 8 sid 10 6 Information från kontaktpolitiker sid 12 7 Meddelande 2014 sid 13 8 Delegeringsbeslut 2014 sid 14 9 Övrigt sid 15
3 BUN 1 Dnr 2014/20 Information 2014Barn- och Utbildningsnämnden tar del av följande information: 1/ Information från utvecklingschef Katarina Anker-Kofoed. Uppföljning systematiskt miljöarbete Sammanställning av anmälningar till kommunens webb angående kränkande behandling samt klagomål Sammanställning av ärenden till skolinspektionen och Barn- och elevombudet 2/ Information från utvecklingsledare Cecilia Wallén. Kunskapsresultat Ystads kommun, läsåret 2012/2013, Grundskola 3/ Information från s ordförande Jan Erlandsson, utbildningscheferna Bengt Persson och Ingrid Tjärnehov samt IT-pedagog Martin Ekholm. Information från omvärldsbevakning i Paris och London
4 BUN 2 Dnr 2013/45 s årsredovisning för verksamhetsåret 2013 beslutar godkänner årsredovisningen för verksamhetsåret 2013. Ekonomiavdelningen har begärt in årsredovisningen från kommunens förvaltningar för 2013 till den 7 februari 2013. För att hålla tidplanen har förvaltningen översänt verksamhetsberättelsen innan den är behandlad i nämnden. Eventuella förändringar i ska, omedelbart efter sammanträdet, meddelas ekonomiavdelningen. Beslutsunderlag Årsredovisning 2013. Hid BUN 2014.134. Ekonomiavdelningens tjänsteskrivelse 2014-02-06. Hid BUN 2014.135. Förvaltningens förslag till beslut godkänner årsredovisningen för verksamhetsåret 2013. Beslut skickas till: Ekonomiavdelningen
5 BUN 3 Dnr 2013/64 Kompletteringsbudget 2013-2014 beslutar godkänner kompletteringsbudet 2013-2014. Kommunstyrelsen har i 5/93 i samband med antagande av ekonomistyrprinciper med mera beslutat att påverkbara driftbudgetöverskott/underskott för respektive nämnd ska överföras till nästa års budget. Restriktivitet kommer att tillämpas vid förslag till beslut om överföring av medel från 2013 till 2014. Det är av största vikt att begäran kompletteras med avstämningar mot budgeterade verksamhetsmått och beskrivningar kring avvikelserna mot budget så långt som detta är möjligt. Drift: Det ekonomiska utfallet för 2013 visar på ett överskott motsvarande 3 903 tkr. I resultatet ingår ökade lokalkostnader motsvarande 668 tkr samt kostnader för resursmöte 240 tkr som inte täcks inom ramen för budgeten och som nämnden bedömer som en icke påverkbar kostnad. Resursmöte Barn- och utbildningsnämnden har blivit beviljade medel ur sociala investeringsfonden men kostnaderna som uppstått har täckts inom ramen för budgeten. Pengarna har använts till resursmöte som innebär att alla aktörer inblandade i ett barns hälsa och utveckling samlas till ett möte. Syftet med resursmötet är att få fram nya idéer om barnets behov. Kostnaderna för resursmöte uppgår till 240 tkr och ingår i barn- och utbildningsnämndens resultat 2013. Förvaltningen föreslår att resultatet justeras enligt följande: Resultat 2013 3 903 tkr Lokalkostnader 668 tkr Resursmöte (sociala invest.) 240 tkr Summa BUN 4 811 tkr
6 BUN 3 Dnr 2013/64 FÖRSLAG TILL OMBUDGETERINGAR (tkr) Arbetsmarknadsenheten 1 200 tkr (Ystads modell) Lokalhyror (larm mm) 668 tkr Summa 1 868 tkr Arbetsmarknadsenheten Arbetsmarknadsenheten har i samband med kompletteringsbudgeten 2012 fått ombudgeterat 723 tkr från år 2012 till 2013. Pengarna var avsedda att användas till ett projekt Ystads modell. Projektet startade sent under hösten 2013 och innebär ett arbete mot ungdomsarbetslösheten, ett arbete som arbetsmarknadsenheten har fortsatt med under 2014. Arbetsmarknadsenheten har tagit fram ett förslag och kommer under våren 2014 att presentera "Ystads Modellen" som en arbetsmetod. Behovet av djupgående kartläggning och behovet av en stor bredd av insatser är tydligt idag. Målet med "Ystads Modellen" är att erbjuda rätt insatser i rätt tid för Ystads kommuninvånare att utvecklas och nå egen försörjning. Avdelningen kommer att fortsätta utveckla sina befintliga och planerade praktiska verksamheter utifrån efterfrågan. Arbetsmarknadsenheten hade 2013 ett överskott motsvarande 1 200 tkr. Överkottet beror dels på att projektet startade sent under hösten dels på statliga pengar som följer med de personer som Arbetsförmedlingen placerar för att använda i arbetsmarknadsarbetet. Förslag till ombudgetering: 1 200 tkr Barn- och utbildningsnämnden avser att använda ombudgeterade medel till projektet Ystads modell en fortsatt satsning mot ungdomsarbetslösheten. Lokalhyror Under 2013 har haft ökade kostnader för lokalhyror som inte täcks inom ramen för budgeten enligt följande: Parkens förskola498 tkr Hyra (larm mm)170 tkr Under analysdagarna 2013 (inför 2014) äskade nämnden 400 tkr avseende ökade driftkostnader för Parkens förskola (leasing modul), nämnden fick ingen kompensation. Dessutom blev hyran högre med 300 tkr än kalkylerat, totalt 700 tkr som täcks inom ramen. Parkens förskola flyttade in i den nya modulen hösten 2013 och barn- och utbildningsnämnden betalade hyra för ett kvartal (498 tkr). Under 2013 höjdes hyran med 170 tkr på grund av diverse investeringar (linjedetektorer på tak, komplettering brandskydd, larmlagring, linjedetektorer på tak och tillbyggnation). Dessutom höjdes hyran ytterligare inför 2014 med 516 tkr av samma anledning.
7 BUN 3 Dnr 2013/64 Förslag till ombudgetering: 668 tkr Inför 2014 höjdes hyran med ytterligare 516 tkr efter att den höjts 2013 med 170 tkr. Hyran höjdes på grund av installation av övervakningskameror, komplettering brandskydd, kameraövervakning, tak larm, komplettering rökdetektering, installation av inbrottslarm och rökdetektering samt utbyte gamla rökdetektorer. Det finns ingen överenskommelse mellan kultur och utbildning och samhällsbyggnad om vilken förvaltning som ska stå för kostnaderna. I väntan på en överenskommelse har kostnaderna lagts på kultur och utbildning. Barn- och utbildningsnämnden har för avsikt att använda ombudgeterade medel till att finansiera hyresökningarna i väntan på en annan finansieringslösning. Beslutsunderlag Ekonomiavdelningens tjänsteskrivesle med förslag till kompletteringsbudget 2013-2014, 2014-02-18. Hid BUN 2014.136. Förvaltningens förslag till beslut godkänner kompletteringsbudet 2013-2014. Beslut skickas till: Ekonomiavdelingen
8 BUN 4 Dnr 2013/57 Förvaltningschefens avrapportering av intern kontroll 2013 beslutar godkänner förvaltningschefens avrapportering av intern kontroll 2013 enligt följande: Ekonomistyrning finns tydlig dokumenterad rutinbeskrivning som inte behöver utvecklas. Verksamhetsstyrning, delegeringsordning arbetet med rutinbeskrivning och dokumentation har pågått hela 2013 eftersom det skett lagändringar inom skolområdet som påverkar många nivåer i skolsystemet. Verksamhetsstyrning, kompetensförsörjning lagändring för lärares behörighet kräver inventering av behörighet samt en plan för framtida behov/lagstiftning. Rutinerna behöver utvecklas och åtgärder har initierats. Lagar, förordningar och övriga mål ny lagstiftning inom skolområdet kräver förbättrade rutiner och arbetet pågår. Enligt Kommunfullmäktiges reglemente och tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen i Ystads kommun ska respektive nämnd ha antagit en plan för intern kontroll. Förvaltningschefen ska minst en gång per år skriftligen rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Oavsett utfall ska den genomförda uppföljningen rapporteras till nämnden. Återrapporten ska ske utifrån: Resultat av genomförda kontroller Om liknande kontroller genomförts tidigare år, hur resultatet förändrats? Vad behöver åtgärdas och/eller förbättras? Krävs det någon form av beslut för att genomföra förändringen? Analysera eventuella avvikelser De områden som omfattas av intern kontroll inom är: 1. Utbetalning av extern barn- och elevpeng (Ekonomistyrning). 2. Delegeringsordning (Verksamhetsstyrning). 3. Kompetensförsörjning (Verksamhetsstyrning). 4. Likvärdighet i betygsättning (Lagar, förordningar och övriga mål).
9 BUN 4 Dnr 2013/57 Beslutsunderlag Intern kontrollplan 2013. Hid BUN 2013.351. Förvaltningschefens avrapportering av intern kontroll 2013. Hid BUN 2014.137. Förvaltningschefens tjänsteskrivelse 2014-02-04. Hid BUN 2014.138. Förvaltningens förslag till beslut godkänner förvaltningschefens avrapportering av intern kontroll 2013 enligt följande: Ekonomistyrning finns tydlig dokumenterad rutinbeskrivning som inte behöver utvecklas. Verksamhetsstyrning, delegeringsordning arbetet med rutinbeskrivning och dokumentation har pågått hela 2013 eftersom det skett lagändringar inom skolområdet som påverkar många nivåer i skolsystemet. Verksamhetsstyrning, kompetensförsörjning lagändring för lärares behörighet kräver inventering av behörighet samt en plan för framtida behov/lagstiftning. Rutinerna behöver utvecklas och åtgärder har initierats. Lagar, förordningar och övriga mål ny lagstiftning inom skolområdet kräver förbättrade rutiner och arbetet pågår. Beslut skickas till: Revisionen
10 BUN 5 Dnr 2014/14 Delegeringsordning för 2014 beslutar godkänner delgeringsordningen daterad den 27 februari 2014 efter följande redigering. C.2: Delegat Utbildningschefer 1 och 2 (UC 1-2), Chef för Fritid och Hälsa (CFH) samt Chefen för Administration och Bemanning (CAB). Med anledning av omorganisation inom Kultur o Utbildning behöver delegeringsordningen för revideras. Syftet med delegation är att avlasta nämndens beslut i löpande ärende av rutinkaraktär och där igenom effektivisera den kommunala förvaltningen och ge en bättre service. Bestämmelser om delegering av ärenden inom en kommunal nämnd finns i kommunallagen (SFS 1991:900) 6 kap 33-38. Enligt 33 får en nämnd uppdra åt ett utskott, ledamot, ersättare eller anställd hos kommunen, att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller grupp av ärende. Samtliga delegeringar gäller under förutsättning av att beviljad ekonomisk ram inte överträds. Vid vakanssituation får närmast överordnad chef överta beslutanderätten. Delegerad beslutanderätt enligt delegationsordning gäller inom respektive befattnings normala kompetensområde. Delegationsbeslut även av förvaltningschefen vidaredelegerade anmäls till nämnden genom att de i anmälan till s protokoll månadsvis anges med datum, ärendemening, beslutsinnehåll, vem som delgetts beslutet samt delegat. Beslut efter vidaredelegation från förvaltningschefen ska också anmälas till förvaltningschef. Vad kan inte delegeras? Följande beslut får inte delegeras enligt 6 kap 34 Kommunallagen: Ärenden som avser verksamhetsmål, inriktning, omfattning och kvalitet. Framställningar eller yttrande till fullmäktige, liksom yttrande med anledning av att ett beslut in nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden samt vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter.
11 BUN 5 Dnr 2014/14 Beslutsunderlag Förslag till delegeringsordning för,. Förvaltningschefens tjänsteskrivelse 2014-02-06. Hid BUN 2014.139. Förvaltningens förslag till beslut godkänner delgeringsordningen. Ange mottagaren av beslutet. Återges direkt i protokollet.
BUN 6 12 Information från kontaktpolitiker Kontaktpolitiker lämnar följande information: Eva Ellesson (M), Magnus Holst (S) och Dan Olsson (S) informerar om mötet med förskolecheferna som ägde rum den 29 januari 2014 på Backaskolan. Eva Ellesson (M) informerar om inbjudan till mötet med rektorerna för årskurs 1-6 som äger rum den 12 mars 2014. Eva Ellesson (M) informerar om föräldrarådet på Ängaskolan som Eva och Dan-Peter Nilsson (S) besökt. Eva Ellesson (M) informerar om avslutningsdagarna för projektet Tänk om som Eva, Ros-Marie Johansson (S) och Paul Svensson (SD) besökte. Jan Erlandsson (C) informerar om centerns partiledare, Annie Lööw, besök på Ängaskolan.
13 BUN 7 Dnr 2014/2 Meddelande 2014Barn- och Utbildningsnämnden tar del av följande information: 1/ Sydskånska gymnasiet. Sammanträdesprotokoll 2013-12-12. Dnr 2013/9. Hid BUN 2014.2. 2/ Ungdomsfullmäktige. Minnesanteckningar från den 27 november 2013. Hid BUN 2014.16. 3/ Parkens Förskola. Meddelande - Patrik Karlsson nominerats till Skolverkets kampanj "För det vidare". Hid BUN 2014.55. 4/ Sydskånska gymnasiet. Sammanträdesprotokoll 2014-01-16. Hid BUN 2014.69. 5/ Ungdomsfullmäktige. Inkommen skrivelse om flyttning av höstlovet den 14 februari 2014. Hid BUN 2014.117. 6/ Ungdomsfullmäktige. Inbjudan till Ungdomsfullmäktige den 4 mars 2014. Hid BUN 2014.118.
14 BUN 8 Dnr 2014/11 Delegeringsbeslut 2014 beslutar godkänner Kultur o Utbildnings redovisningen av delegeringsbeslut för perioden 2014-01-01-- har överlåtit sin beslutanderätt enligt nämndens delegeringsordning 2012-09-20, 74. Delegeringsbeslut ska redovisas till Barn- och Utbildningsnämnden varje månad. Beslutsunderlag Kultur o Utbildnings redovisningen av delegeringsbeslut för perioden 2014-01-01--. Hid BUN 2014.120. Förvaltningens förslag till beslut godkänner Kultur o Utbildnings redovisningen av delegeringsbeslut för perioden 2014-01-01--.
BUN 9 Dnr 15 Övrigt Förvaltningschef Christer Olofsson lämnar följande information: Ansökan om statsbidrag för karriärtjänster 2014/2015 (1 juni 2014-30 juni 2015) har skickats in till Skolverket. Revision av Ystads kommuns strategiska långtidsplanering visar att Barn- och Utbildningsnämnden har beaktat och tagit fram demografiska prognoser som tydliggör hur behoven inom de olika verksamhetsområdena kommer att förändras framöver. Vidare framgår det att bör göra en översyn för att se till att det finns en optimal användning av nämndens lokaler.