Uppförandekod
styrelsen har ordet 2
styrelsen har ordet Styrelsen har ordet Mannheimer Swartling är Nordens ledande affärsjuridiska advokatbyrå med verksamhet i ett flertal jurisdiktioner. Vi har därmed ett ansvar att förse våra klienter med bästa möjliga rådgivning samtidigt som vi bedriver vår egen verksamhet på ett ansvarsfullt och hållbart sätt. Vi sätter stolthet i vår starka företagskultur och i våra sedan länge antagna kärnvärden kvalitet, affärsfokus och laganda. Under många år har vi arbetat systematiskt med frågor avseende mångfald, arbetsmiljö, miljö, affärsetik, antikorruption, insiderreglering m.m. och har interna policys inom nämnda områden. I syfte att sammanfatta våra förväntningar på våra medarbetare har förevarande uppförandekod tagits fram. Utöver att sammanfatta befintliga förväntningar tydliggörs också byråns ställningstagande vad gäller bland annat respekt för mänskliga rättigheter. Vi sätter stolthet i vår starka företagskultur och i våra sedan länge antagna kärnvärden. 3
om uppförandekoden Om uppförandekoden Uppförandekodens syfte Byråns uppförandekod fungerar som en vägledning för alla medarbetare på byrån (supportpersonal, associates, partners och inhyrd personal) och används som ett verktyg i den dagliga verksamheten både internt och i den rådgivande verksamheten. Uppförandekoden tydliggör de principer som styr byrån i rollen som arbetsgivare och dess medarbetare i förhållande till andra medarbetare, klienter, leverantörer, samarbetspartners och samhället i stort. Uppförandekoden utvecklar byråns kärnvärden och är en övergripande vägledning. Hur säkerställer vi bästa möjliga kvalitet i det arbete vi utför? Hur tillser vi att vi bibehåller rätt affärsfokus? Hur ser vi till att en stark och tydlig laganda genomsyrar det arbete vi utför? Uppförandekoden innefattar vägledning både vad gäller lagar och regler som byrån och medarbetarna har att förhålla sig till men även vad gäller frågor där förväntningarna såväl interna som externa går längre än de lagstadgade skyldigheterna. Uppförandekoden baseras på principerna i FN:s Global Compact, OECD:s riktlinjer för multinationella företag och FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter. De internationella instrumenten används som inspiration både i struktur och utformning. Det är dock byråns egen kartläggning av de mest väsentliga frågorna som ligger till grund för innehållet i uppförandekoden. Uppförandekoden har antagits av Mannheimer Swartlings styrelse och ses över årligen för att tillse att den är anpassad till både omvärldens krav och förväntningar samt utvecklingen av vår egen organisation och affärsverksamhet. Uppförandekoden uppdateras vid behov. Uppförandekodens relation till byråns övriga policys Under respektive avsnitt i uppförandekoden hänvisas till mer detaljerad information i redan antagna interna policys och riktlinjer. Syftet med hänvisningarna är att underlätta för byråns medarbetare att ta del av de riktlinjer som gäller för byråns verksamhet. 4
om uppförandekoden 5
byråns kärnvärden Byråns kärnvärden Byrån har tre kärnvärden som är styrande i den dagliga verksamheten kvalitet, affärsfokus och laganda. Kärnvärdena kopplar till byråns affärsmodell, True Partnership. Modellen främjar kunskapsdelning och samarbete mellan kollegor, verksamhetsgrupper och kontor och är vårt främsta redskap för att garantera varje klient bästa möjliga juridiska rådgivning och för att säkerställa bästa möjliga arbetsmiljö. Modellen bygger på att resultatet av byråns verksamhet delas lika mellan partners och att övriga associates ersättning enbart baseras på erfarenhet. Detta innebär att framgång gynnar hela byrån snarare än den enskilda medarbetaren. kvalitet Vi strävar efter högsta kvalitet i allt vi gör, vilket är en ambition som genomsyrar hela verksamheten. Det innebär även en strävan att ständigt vara innovativa och driva utvecklingen. Att arbeta med oss ska innebära en kvalitetsstämpel för såväl klienter som medarbetare. 6
byråns kärnvärden affärsfokus Vi ser affärsjuridiken som ett redskap i arbetet med att skapa framgång för våra klienter. Det innebär att varje medarbetare har två fokusområden; att utveckla både klienternas och vår egen affär i ett långsiktigt perspektiv. laganda Vi drivs av en stark gemenskap och arbetar prestigelöst över gränserna både inom byrån och tillsammans med våra klienter och andra intressenter. Engagemang, trivsel och delaktighet är grundläggande principer för vår verksamhet. Byrån har tre kärnvärden som är styrande i den dagliga verksamheten kvalitet, affärsfokus och laganda. 7
fokusområden 8
fokusområden Fokusområden Mänskliga rättigheter Byrån har en skyldighet att dels respektera de mänskliga rättigheterna och dels ha en medvetenhet kring hur vår affärverksamhet kan komma att påverka uppfyllandet av denna skyldighet. Byråns arbete vad gäller mänskliga rättigheter utgår därför utifrån följande övergripande princip: respekten för mänskliga rättigheter Vi respekterar de internationellt erkända mänskliga rättigheterna. Vår respekt för de mänskliga rättigheterna innebär ett åtagande att inte orsaka, medverka eller genom vår affärsverksamhet vara kopplad till negativ påverkan på mänskliga rättigheter. Det innebär att vi bedriver vår verksamhet utifrån en värdegrund som innefattar respekten för de internationellt erkända mänskliga rättigheterna. Vi respekterar de internationellt erkända mänskliga rättigheterna. 9
fokusområden Arbetsvillkor fysisk och psykosocial arbetsmiljö Som kunskapsföretag är Mannheimer Swartling beroende av både den professionella kvaliteten och de personliga egenskaperna hos sina medarbetare. Vi strävar efter att vara en bra arbetsgivare för alla medarbetare och att erbjuda en attraktiv arbetsplats genomsyrad av våra kärnvärden. Byråns arbete vad gäller fysisk och psykosocial arbetsmiljö utgår från följande principer: nolltolerans mot diskriminering Vi accepterar inte någon typ av diskriminering på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Vi agerar kraftfullt mot eventuella överträdelser. Vi jobbar aktivt för likabehandling samt för att öka mångfalden och jämställdheten. Byrån har en Jämställdhets- och mångfaldsplan där frågorna behandlas närmare. en arbetsplats präglad av respekt och lyhördhet Varje medarbetare visar respekt i sitt bemötande av andra och behandlar andra medarbetare på det sätt medarbetaren själv vill bli behandlad. Varje medarbetare är lojal både mot byrån och övriga medarbetare. Varje medarbetare uppträder som en god ambassadör för Mannheimer Swartling. trygg och säker arbetsmiljö Vi arbetar kontinuerligt för att säkra bästa tänkbara fysiska arbetsmiljö. För att främja den psykosociala arbetsmiljön har vi löpande utbildning inom stresshantering och både uppmuntrar och bidrar till hälsofrämjande frisk- och hälsovård. Vi tycker att det är viktigt med sociala aktiviteter och sammankomster där medarbetarna har möjlighet att skapa och bibehålla goda relationer med varandra. Byrån har en Arbetsmiljöpolicy där dessa frågor behandlas närmare. ansvarsfullt ledarskap och medarbetarinflytande Partners och supportchefer föregår med gott exempel och bedriver sitt ledarskap utifrån våra kärn värden och denna uppförandekod. Partners och supportchefer ansvarar också för att ge råd i frågeställningar kopplade till uppförandekoden. Medarbetarinflytande uppmuntras då det är av stor vikt att alla är med och bidrar till att stärka byråns True Partnership-kultur. Vi jobbar aktivt för likabehandling samt för att öka mångfalden och jämställdheten. 10
fokusområden Miljö Byråns miljöarbete är en viktig fråga trots att vi som tjänsteproducerande företag har en begränsad direkt miljöpåverkan. Syftet med byråns miljöarbete är att minimera vår negativa miljöpåverkan för att bidra till en varaktig och hållbar samhällsutveckling. Byrån är certifierad enligt ISO 14001. Syftet med miljöledningssystemet är att kontinuerligt minska byråns negativa miljöpåverkan genom att aktivt och effektivt arbeta med ett antal identifierade förbättringsområden vilka även omnämns i byråns Miljöpolicy: transporter och resor För att på sikt minska koldioxidutsläppen per medarbetare ska vi vid val av leveranser till och från kontoren så långt det är möjligt välja det ur miljösynpunkt mest fördelaktiga transportsättet. Vid vårt eget resande ansvarar vi för att resor i tjänsten sker på ett miljöanpassat, tidseffektivt, ekonomiskt försvarbart och säkert sätt. Byrån har en Mötesoch resepolicy där frågorna behandlas närmare. inköp av varor och tjänster Vi ska påverka i positiv riktning genom att utföra inköp på ett medvetet sätt bland annat genom att i möjligaste mån välja produkter och tjänster med mindre miljöpåverkan och inte acceptera oacceptabla arbetsförhållanden. Relevanta miljökrav ska vägas in vid varje enskilt inköp och livscykelperspektivet ska beaktas. Byråns uppförandekod för leverantörer och rutiner för inköp fastställer bland annat att relevanta miljökrav ställs vid upphandlingar. avfall Byrån sorterar sitt avfall och strävar efter att minska den totala mängden avfall. Farligt avfall ska hanteras så att risken för negativ miljöpåverkan minimeras. Varje medarbetare bidrar till arbetet genom att beakta de möjligheter till avfallssortering som erbjuds samt genom att i övrigt agera medvetet i sin resursförbrukning. kunskap Byrån ska kontinuerligt informera, utbilda och inspirera byråns medarbetare inom miljöområdet för att på så sätt öka medvetenhet, engagemang och kunskap om vår miljöpåverkan. Vi arrangerar därför varje år återkommande interna event kring miljö samtidigt som vi har löpande aktiviteter i kunskapshöjande syfte. Syftet med byråns miljöarbete är att minimera vår negativa miljöpåverkan. 11
fokusområden Affärsetik, anti-korruption och regelefterlevnad Affärsetik, anti-korruption och regelefterlevnad ryms inom byråns kärnvärde kvalitet och är av stor betydelse för våra dagliga arbetsuppgifter och byråns långsiktiga framgång. Vi gör ständigt etiska överväganden i syfte att alltid agera utifrån byråns värderingar och uppnå högsta möjliga kvalitet. God affärsetik är grundläggande inom alla byråns verksamhetsområden och vi som medarbetare följer tillämpliga lagar och regler samt interna policys vilka bland annat redogörs under följande principer; nolltolerans mot korruption Varje medarbetare tillämpar byråns Anti-korruptionspolicy vid relationsfrämjande åtgärder såsom representation, sponsring eller anordnande av företagsevenemang. Evenemang anordnade av byrån har alltid yrkesmässig relevans för deltagarna och eventuella inslag av nöje är underordnade inslaget av yrkesmässig relevans och av begränsat värde. Våra medarbetare får inte mottaga gåvor i form av kontanter eller värdecheckar. Gåvor med värde över 500 kronor stäms av med och redovisas för chefen för Compliance and Risk. Vid frågor om vad som omfattas av byråns Anti-korruptionspolicy ska byråns Managing Partner (MP) eller chefen för Compliance and Risk kontaktas. undvikande av intressekonflikter Av etiska och affärsmässiga skäl är det angeläget att vi som medarbetare är lojala och tillförlitliga mot byrån och dess klienter. Innan antagandet av ett nytt uppdrag för klient granskas alla parter i ett ärende mot byråns klientregister för att utesluta att det föreligger en intressekonflikt enligt vägledande regler om god advokatsed och byråns Policy för hantering av intressekonflikter och ställningstaganden inför antagande av nya uppdrag. Det slutgiltiga beslutet om antagande av nytt ärende fattas av ärendeansvarig partner, vid behov efter samråd med Managing Partner (MP) och/eller chefen för Compliance and Risk. penningtvätt och finansiering av terrorism Varje medarbetare arbetar aktivt med att förebygga och förhindra att byrån och dess uppdrag kan användas för penningtvätt eller finansiering av terrorism genom att etablera god klientkännedom och kännedom och förståelse för uppdragets syfte. Den ärendeansvarige partnern har det yttersta ansvaret för att antagandet av ett ärende sker i enlighet med lagstiftningens bestämmelser och byråns policy. Varje medarbetare genomgår kontinuerligt utbildning inom området. För mer 12
fokusområden detaljerad information hänvisas till byråns Policy avseende lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. informationssäkerhet, it-säkerhet, tystnadsplikt och personlig integritet enligt personuppgiftslagstiftningen Våra medarbetare har tystnads- och diskretionsplikt avseende information som vi fått tillgång till i vår verksamhet. Varje medarbetare använder sig av de säkra informationskanaler som byrån tillhandahåller och det är varje medarbetares ansvar att rapportera brister i informationssäkerheten och de personuppgiftsincidenter och/eller informationsförluster som denne upptäcker eller misstänker. Byråns med arbetare ska även rapportera händelser som kan utgöra risk för informationsförlust till närmaste partner, supportchef eller till Compliance and Risk. Varje medarbetare upprätthåller tystnadsplikt, informationssäkerhet, IT-säkerhet och respekten för personlig integritet enligt personuppgiftslagstiftningen och genomgår kontinuerligt utbildningar inom dessa områden. För mer detaljerad information hänvisas till byråns Informationssäkerhetspolicy, IT-säkerhetspolicy, Integritetsskyddspolicy samt Advokatsamfundets vägledande regler om god advokatsed. insiderreglering Byrån medverkar som rådgivare i ett stort antal transaktioner och ärenden som rör bolag vars aktier eller andra finansiella instrument handlas med på en reglerad marknad. Alla medarbetare följer byråns Insiderpolicy i vilken det bland annat framgår att medarbetarna inte får förvärva noterade finansiella instrument (som till exempel aktier). Vi gör ständigt etiska överväganden i syfte att alltid agera utifrån byråns värderingar och uppnå högsta möjliga kvalitet. 13
implementering Varje medarbetare ansvarar för att följa uppförandekoden. 14
implementering Implementering Varje medarbetare ansvarar för att följa uppförande koden. Partners och supportchefer ansvarar för att övriga medarbetare förstår, kan få råd kring och agerar i enlighet med uppförandekoden. I partners och supportchefernas ansvar ingår även regelbunden utbildning av övriga medarbetare avseende innehållet i uppförandekoden samt avseende kodens relevans i den dagliga verksamheten. Varje medarbetare uppmanas att rapportera eventuella överträdelser av uppförandekoden och av någon av byråns policys till närmsta partner eller supportchef. Om en medarbetare misstänker att någon av byråns partners eller supportchefer har begått en allvarlig överträdelse av denna uppförandekod, av Advokat- samfundets vägledande regler om god advokatsed, av byråns Insiderpolicy, Informationssäkerhetspolicy, Integritetsskyddspolicy, Anti-korruptionspolicy, Policy avseende lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism eller att någon av dessa personer har begått allvarliga ekonomiska oegentligheter eller allvarliga oegentligheter som rör enskildas liv och hälsa, kan dessa misstankar rapporteras genom byråns whistleblowingsystem. Systemet beskrivs närmare i byråns Whistleblowing Policy. Varje medarbetare kan rapportera sina misstankar anonymt och rapporterna utreds skyndsamt av ett särskilt utsett Whistleblowingteam bestående av byråns styrelseordförande, ordförande för utskottet för partnerutveckling samt chefen för Compliance and Risk. Stockholm, maj 2016 (senast reviderad juni 2018) STYRELSEN 15
mannheimerswartling.se