Beslutad av: Regionstyrelsen, 2018-08 - 28 Diarienummer: RS - 2017-05097 Giltighet: från 201 8-0 8-2 8 till 20 2 3-0 8-2 7 Riktlinje för Vä stra G öta l a n d s regi on en s h a n teri n g a v i n vesteri n ga r Riktlinjen gäller för: Västra Götalandsregionen Innehållsansvar: Koncernstab Verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp Dokumentet ersätter: Riktlinje för Västra Götalandsregio nens hantering av beslutad 2018-02 - 20 36( dnr RS - 2017-05097 )
2 Innehåll Sammanfattning... 3 Syfte med riktlinjen... 3 Begrepp... 3 Investeringar förutsätter en tydlig ägarstyrning men med vissa undantag... 3 Ägarstyrda... 3 Verksamhetsstyrda... 4 Huvudregel och undantag för genomförandebeslut... 4 Små ägarstyrda beslutar enskilda nämnder/styrelser om... 6 Större verksamhetsstyrda beslutar regionstyrelsen om... 6 Hanteringen av följer fyra steg... 7 Koncernövergripande behovsanalys... 7 Förstudie... 8 Genomförandeplanering... 8 Genomförande... 8 Förenklingar och undantag... 9 Beställarnämndernas roll i sprocessen... 10 Investeringsutgifter och budgetramar... 10 Investeringsrådet... 11 Prioriteringar på ett ordnat och öppet sätt... 11 På förhand kända bedömningsgrunder... 11 Prioriteringsmodell... 11 Heltäckande underlag som är enkla att följa... 11 Bilaga 1 begrepp... 13
3 Sammanfattning Denna riktlinje är framtagen till följd av regionfullmäktiges beslut om Policy för Västra Götalandsregionens hantering av (i fortsättningen spolicyn). Riktlinjen förtydligar och ger vägledning kring hur Västra Götalandsregionens (VGR:s) ska hanteras. Till riktlinjen ska det finnas en rutin, med detaljerade instruktioner för VGR:s hantering av. Syfte med riktlinjen Syftet med riktlinjen är att, utifrån spolicyn, förtydliga och ge vägledning kring hur VGR:s ska hanteras. Begrepp Grundläggande begrepp som används i denna riktlinje förklaras i Bilaga 1 begrepp. Investeringar förutsätter en tydlig ägarstyrning men med vissa undantag Investeringar medför långsiktig påverkan på både verksamhetsformer och den framtida ekonomin. Utifrån ett koncern- och helhetsperspektiv, både för verksamhetens inriktning och fördelningen av VGR:s ekonomiska resurser, är en tydlig ägarstyrning en viktig del i att säkerställa att de som planeras inte bara är den bästa möjliga lösningen för enskilda verksamheter, utan även för regionen/verksamhetsområdet i sin helhet. Det finns emellertid skäl för undantag från den fastslagna utgångspunkten. Investeringar med en mindre påverkan på verksamhet och ekonomi hanteras med fördel av berörd nämnd/styrelse i den enskilda verksamheten (och berörd serviceverksamhet). Ägarstyrda Innebörden av ägarstyrda i spolicyn ska vara som uppfyller något av följande kriterier: Utökad verksamhet/kapacitet och/eller ökad kvalitet i verksamheten som medför en varaktig ökning av verksamhetens driftkostnader. Införande av ny teknik/nya metoder i verksamheten. Omfattande upprustning/ersättning av befintliga tillgångar.
4 Om verksamhetsområdet är fördelat mellan flera nämnder/styrelser (såsom hälso- och sjukvården) ska även följande kriterium gälla: Strukturell förändring för verksamhetsområdet i sin helhet genom o påverkan på produktion/tillgänglighet o påverkan på kompetensförsörjning, eller o geografisk omplacering eller koncentration av verksamhet. Fastställda kriterier ska, i tillämpliga delar, gälla alla, undantaget allmän utrustning. 1 Verksamhetsstyrda Innebörden av verksamhetsstyrda i spolicyn ska vara som inte är ägarstyrda. Det inbegriper: Upprustnings-/ersättnings, som inte är en del av en omfattande upprustning/ersättning. Investeringar i verksamhetsutveckling som medför minskade kostnader där en återbetalar sig inom 5 år från och med tidpunkten för ens ibruktagande. Riktade uppdrag med tillhörande budgetram där genomförandebeslut fattas av berörd nämnd/styrelse på delegation av regionfullmäktige/regionstyrelsen. I begreppet upprustnings-/ersättnings i den första punkten ingår sådan för verksamheten ny teknik/standardhöjning som ligger i linje med rådande standard för den eller de tillgångar som upprustnings-/ersättningsbehovet avser. Huvudregel och undantag för genomförandebeslut I enlighet med spolicyn är huvudregeln att regionstyrelsen beslutar om ägarstyrda, medan enskild nämnd/styrelse beslutar om verksamhetsstyrda. Undantag från huvudregeln förtydligas i delavsnitten nedan (se dessutom Tabell 1: Sammanfattning av beslutsregler.). 1 I avvaktan på ytterligare utredning och förtydliganden i framtida beslut om riktlinjen.
5 Tabell 1: Sammanfattning av beslutsregler. Investeringsområde Investeringsutgift Beslutsfattare Ram Verksamhetsstyrd Fastighets- eller fordons 25 mnkr Enskild nämnd/styrelse beslutar verksamhetsstyrda Verksamhetsstyrd > 25 mnkr Regionstyrelsen beslutar, enskild nämnd/styrelse föreslår beslut verksamhetsstyrda Ägarstyrd 5 mnkr Enskild nämnd/styrelse beslutar verksamhetsstyrda Ägarstyrd > 5 mnkr Regionstyrelsen beslutar, enskild nämnd/styrelse föreslår beslut ägarstyrda Verksamhetsstyrd 25 mnkr Utrustnings Enskild nämnd/styrelse beslutar verksamhetsstyrda Verksamhetsstyrd > 25 mnkr Regionstyrelsen beslutar, enskild nämnd/styrelse föreslår beslut verksamhetsstyrda Ägarstyrd 1 mnkr Enskild nämnd/styrelse verksamhetsstyrda Ägarstyrd > 1 mnkr Regionstyrelsen beslutar, enskild nämnd/styrelse föreslår beslut ägarstyrda Beloppen i tabell 1 avser enskilda, även om flera genomförs samtidigt. Undantaget är flera sammanhängande för en och samma funktion, där beloppen i stället ska gälla för det samlade sbehovet för funktionen i fråga.
6 Små ägarstyrda beslutar enskilda nämnder/styrelser om Fastighets Ägarstyrda fastighets där sutgiften är mindre eller lika med 5 miljoner kronor får fastighetsnämnden/berörd utförarstyrelse besluta om själva. Fordons Ägarstyrda fordons där sutgiften är mindre eller lika med 5 miljoner kronor får berörd utförarstyrelse besluta om själv. Utrustnings Ägarstyrd medicinteknisk utrustning där sutgiften är mindre eller lika med 1 miljon kronor får berörd utförarstyrelse besluta om själv. Större verksamhetsstyrda beslutar regionstyrelsen om Fastighets Verksamhetsstyrda i fastigheter där sutgiften är större än 25 miljoner kronor ska regionstyrelsen besluta om. Fastighetsnämnden/berörd utförarstyrelse föreslår beslut. Fordons Verksamhetsstyrda i fordon där sutgiften är större än 25 miljoner kronor ska regionstyrelsen besluta om. Berörd utförarstyrelse föreslår beslut. Utrustnings Verksamhetsstyrda utrustnings där sutgiften är större än 25 miljoner kronor ska regionstyrelsen besluta om. Berörd utförarstyrelse föreslår beslut.
7 Hanteringen av följer fyra steg VGR:s sprocess är ett återkommande flöde av aktiviteter och beslut. Processen börjar med att ett sbehov identifieras och slutar med att en ny tillgång tas i bruk. Flödet i sprocessen ska innefatta följande steg (se Figur 1: De fyra stegen i VGR:s sprocess.): 1. Koncernövergripande behovsanalys och utredningsbeslut. 2. Förstudie och inriktningsbeslut. 3. Genomförandeplanering och genomförandebeslut. 4. Genomförande. Figur 1: De fyra stegen i VGR:s sprocess. In: Identifierat sbehov Koncernövergripande behovsanalys Förstudie Utredningsbeslut Inriktningsbeslut Genomförandeplanering Genomförandebeslut Genomförande Ut: Ibruktagande av ny tillgång De fyra stegen sammanfattas nedan, medan den detaljerade sprocessen (inklusive årshjul) fastställs i rutinen till denna riktlinje. Processen ska gälla alla inom VGR, men med anpassade förenklingar eller undantag för olika sområden (se avsnittet Förenklingar och undantag). Koncernövergripande behovsanalys Ägarstyrda ska hanteras med hänsyn till ett tydligt ägarperspektiv, utifrån VGR:s strategiska styrdokument. En bärande del i hanteringen är att det, för alla VGR:s verksamhetsområden, finns långsiktiga och sammanhållna styrdokument, som även ger övergripande vägledning i bedömningen av sbehoven. I den koncernövergripande behovsanalysen ska det säkerställas att vad de enskilda sbehoven syftar till att åstadkomma stämmer överens med övergripande mål, strategier och planer i de strategiska styrdokumenten, eller betydelsefulla krav i liknande beslut. 2 Investeringsbehov där sådan överrensstämmelse saknas, eller är svår att styrka, ska sorteras bort i ett tidigt skede. Berörd verksamhet ska ansvara för sin egen behovsanalys, innan den bedöms inom den koncernövergripande behovsanalysen. Den koncernövergripandebehovsanalysen avslutas med regionstyrelsens utredningsbeslut om enskilda behovsanalyser ska godkännas eller ej. 2 Hur sbehovet ska lösas, och vad kostnaden uppskattas till, är en fråga först i nästa steg i processen.
8 Förstudie Regionstyrelsens beslut om att godkänna de enskilda sbehov som svarar mot det koncernövergripande sbehovet medför ett uppdrag till berörd nämnd/styrelse att påbörja förstudie. Berörd utförarstyrelse ska ansvara för förstudien. Avseende fastighets ska berörd utförarstyrelse ansvara för förstudien tillsammans med fastighetsnämnden. Berörd utförarstyrelse ska besluta om förstudien ska godkännas eller ej. Avseende fastighets ska både berörd utförarstyrelse och fastighetsnämnden besluta om förstudien ska godkännas eller ej. Förstudien avslutas med regionstyrelsens inriktningsbeslut om förstudien, antingen för enskilda eller budgetramar, ska godkännas eller ej till splanen. Genomförandeplanering I de fallen regionstyrelsen godkänner förstudien till en ägarstyrd medför det ett uppdrag till berörd nämnd/styrelse att påbörja genomförandeplanering. Ett sådant godkännande innebär i sig inte att en kommer att genomföras, om inget särskilt undantag gäller (se avsnittet Förenklingar och undantag). Det är först efter att regionstyrelsen tagit ställning till den färdigställda genomförandeplaneringen som ett genomförande kan godkännas. Berörd utförarstyrelse ska ansvara för genomförandeplaneringen. Avseende specifikt fastighets ska fastighetsnämnden ansvara för genomförandeplaneringen tillsammans med berörd utförarstyrelse. Berörd utförarstyrelse ska besluta om genomförandeplaneringen ska godkännas eller ej. Avseende specifikt fastighets ska både fastighetsnämnden och berörd utförarstyrelse besluta om förstudien ska godkännas eller ej. Genomförandeplaneringen avslutas med regionstyrelsens genomförandebeslut om en ska genomföras eller ej. Eventuella avvikelser i genomförandeplaneringen av ägarstyrda Genomförandeplaneringen ska följa den behovsanalys och förstudie som legat till grund för regionstyrelsens beslut om att påbörja planeringen. Om det i genomförandeplaneringen, på grund av synnerliga skäl, ändå inträffar avvikelser ska regionstyrelsen besluta om de ska godkännas eller ej i den fortsatta planeringen. En eventuell ökning av den uppskattade sutgiften ska i första hand hanteras inom ramen för tidigare godkännande av regionstyrelsen i den senast beslutade splanen. Genomförande I de fallen regionstyrelsen, eller berörd enskild nämnd/styrelse, fattat ett positivt genomförandebeslut (se avsnittet Huvudregel och undantag för genomförandebeslut) genomförs en. Genomförandet ska ske utan onödig tidsfördröjning.
Ägarstyrda fordons Mer i energibesparande åtgärder Ägarstyrda utrustnings Verksamhetstyrda 9 Beslutade ska genomföras i enlighet med den slutgiltigt fastställda lösningen och sutgiften i genomförandebeslutet och inom budgetramen i den senast beslutade splanen. Efter genomförandet ska ägarstyrda utvärderas. Eventuella avvikelser i genomförandet av ägarstyrda Genomförandet ska följa regionstyrelsens genomförandebeslut. Om det i genomförandet, på grund av synnerliga skäl, ändå uppkommer behov av tillägg eller väsentliga avvikelser från genomförandebeslutet ska regionstyrelsen besluta om de ska godkännas eller ej i ett tilläggsbeslut. En eventuell ökning av sutgiften, till följd av tillägg eller avvikelser, ska i första hand hanteras inom ramen för regionstyrelsens tidigare genomförandebeslut. Förenklingar och undantag Verksamhetsstyrda, ägarstyrda utrustnings, ägarstyrda i energibesparande åtgärder och ägarstyrda fordons ska hanteras i enlighet med nedanstående förenklingar och undantag (se Figur 2: Sammanfattning av förenklingar och undantag i VGR:s sprocess.). Figur 2: Sammanfattning av förenklingar och undantag i VGR:s sprocess. In: Identifierat sbehov Förstudie Inriktningsbeslut Genomförande Ut: Ibruktagande av ny tillgång In: Identifierat sbehov Förstudie Inriktningsbeslut Genomförande Ut: Ibruktagande av ny tillgång Förstudie In: Identifierat sbehov Inriktningsbeslut Genomförande Ut: Ibruktagande av ny tillgång In: Identifierat sbehov Koncernövergripande behovsanalys Utredningsbeslut Genomförandeplanering Genomförandebeslut Genomförande Ut: Ibruktagande av ny tillgång
10 Verksamhetsstyrda Verksamhetsstyrda ska inte omfattas av den koncernövergripande behovsanalysen. För verksamhetsstyrda, som inte är större verksamhetsstyrda (se Tabell 1: Sammanfattning av beslutsregler.), innebär regionstyrelsens inriktningsbeslut om budgetramar ett medgivande för enskilda nämnder/styrelser att själva fatta genomförandebeslut. Ägarstyrda utrustnings Ägarstyrda utrustnings ska inte omfattas av den koncernövergripande behovsanalysen. Investeringsrådets utvärdering och prioritering av anmälda ska emellertid innehålla ett tydligt ägarperspektiv. För ägarstyrda i utrustning innebär ett godkännande av regionstyrelsen, i och med regionstyrelsens inriktningsbeslut om enskilda, ett medgivande för enskilda utförarstyrelser att själva fatta genomförandebeslut. Ägarstyrda i energibesparande åtgärder Investeringar i energibesparande åtgärder ska inte omfattas av den koncernövergripande behovsanalysen. Regionstyrelsens inriktningsbeslut om budgetram för i energibesparande åtgärder innebär, i enlighet med aktuellt delegeringsbeslut, ett medgivande för fastighetsnämnden att själv fatta genomförandebeslut. Ägarstyrda fordons Ett godkänt sbehov i regionstyrelsens utredningsbeslut medför ett uppdrag till berörd utförarstyrelse att påbörja genomförandeplanering. Beställarnämndernas roll i sprocessen Om en ägarstyrd, i förstudien eller genomförandeplaneringen, påverkar beställningen av utförarens verksamhet på ett sätt som avviker från aktuell överenskommelse med beställaren, eller innefattar förslag om ökad ersättning från beställaren ska berörd beställarnämnd yttra sig om förstudien eller genomförandeplaneringen. Investeringsutgifter och budgetramar Alla sutgifter ska anmälas och redovisas brutto, även i de fall det finns sbidrag. Vidare ska budget, utfall och prognos för sutgifterna rapporteras så att regionstyrelsens beslut om budgetramar kan följas upp.
11 Beslutade budgetramar, och den årliga utgiftsrestriktion som följer med dem, ska gälla de betalningar som under det enskilda budgetåret krävs för att genomföra na. Investeringsrådet Investeringsrådet bereder koncernövergripande frågor inom sområdet, samt utvärderar och prioriterar de sbehov som anmäls till regionstyrelsen. Investeringsrådets syfte, uppdrag och organisation fastställs i aktuell uppdragshandling för koncernövergripande grupp, som regiondirektören beslutar om. Prioriteringar på ett ordnat och öppet sätt Alla ska vara föremål för en prioriteringsbedömning, både inom och mellan VGR:s olika verksamhetsområden. I det koncernövergripande prioriteringsarbetet ska nas ändamålsenlighet och angelägenhetsgrad utvärderas. På förhand kända bedömningsgrunder Koncernövergripande prioriteringar ska baseras på medvetet valda, och på förhand kända, kriterier. Prioriteringsmodell Valda kriterier ska bedömas och sammanställas på ett ordnat och öppet sätt, med hjälp av en prioriteringsmodell. Prioriteringsmodellen fastställs i rutinen till denna riktlinje. Heltäckande underlag som är enkla att följa För alla underlag om, som anmäls för beslut av regionstyrelsen, ska generella krav på enkelhet, fullständighet och spårbarhet gälla. I anmälan från berörd nämnd/styrelse om behov av budgetramar ska underlaget innehålla information om det samlade behovet av budgetramar för den kommande budget- och planperioden. I anmälan från berörd nämnd/styrelse om enskilda ska underlaget innehålla: Vad en syftar till att åstadkomma (vad) Behovet av en (varför) Investeringens innehåll och dimensionering (hur) Ev. följd Tidsplan (när) Ekonomi och finansiering.
12 De specifika krav som ställs på underlagen, som skiljer sig åt beroende på sområdet och ärendets skeende, fastställs i rutinen till denna riktlinje.
13 Bilaga 1 begrepp Investering En är en materiell eller immateriell anläggningstillgång. Definition av vad som utgör en anläggningstillgång finns i VGR:s regelverk för redovisning av materiella och immateriella anläggningstillgångar. Driftkostnader Kapitaltjänstkostnader, samt andra löpande kostnader som följer med nyttjandet av en. Kapitaltjänstkostnader Kapitaltjänstkostnader innefattar avskrivning och VGR:s kalkylmässiga internränta. Ägarstyrda Investeringar i samband med verksamhetsutveckling som är av strategisk betydelse för regionen i sin helhet. Verksamhetsstyrda Ersättnings- och tilläggs som behövs för att verksamheten fortsatt ska kunna bedrivas, eller som bidrar till effektivisering av verksamheten. Investeringsutgifter De betalningar som krävs för att genomföra en. ägarstyrda Årlig utgiftsrestriktion för ägarstyrda. verksamhetsstyrda Årlig utgiftsrestriktion, som tilldelas enskilda nämnder/styrelser, för verksamhetsstyrda. Detaljerad splan En specificering av vilka ägarstyrda som är godkända i VGR:s splan för budget- och planperioden. Investeringsplan En sammanställning av beslutade budgetramar och detaljerad splan. Fastighets Inköp av byggnader och mark, varaktigt värdeskapande åtgärder i befintlig byggnad eller i anläggningar kopplade till byggnader och mark, samt infrastrukturåtgärder ovan eller under mark för att försörja byggnaden. Fordons Inköp av fordon som nyttjas inom kollektivtrafiken, samt revisioner av fordonen (större tvingande underhåll av fordonen vid vissa kilometerintervall).
14 Medicinteknisk utrustning Utrustning inom hälso- och sjukvården i enlighet med de definitioner som används i lag (1993:584) om medicintekniska produkter, samt IT-utrustning och programvara som ingår i en medicinteknisk produkt (även som tillbehör). Allmän utrustning All utrustning som inte är medicinteknisk utrustning, inklusive immateriella tillgångar och fordon som inte nyttjas inom kollektivtrafiken. Följd En utrustnings till följd av en fastighets- eller fordons (följdutrustning), om- eller tillbyggnad i en lokal till följd av en utrustnings (utrustningsbaserad lokalanpassning), eller en kompletterande utrustnings till följd av en annan utrustnings (kompletterande utrustning). Behovsanalys Kartläggning och identifiering av sbehov. Förstudie Utredning av möjliga lösningar till ett sbehov, som mynnar ut i en rekommendation av ett huvudalternativ samt uppskattning av ens ekonomiska konsekvenser. Genomförandeplanering Projektering och beräkningar av ens ekonomiska konsekvenser, utifrån den förstudie som utgjort underlag för beslutet att godkänna en i splanen. Genomförandebeslut Beslut om att genomföra en.