Dataskyddsbeskrivning 1 (10) 25.5.2018 Dataskyddsbeskrivning för FPA:s förmånsregister 1 Registeransvarig FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA) Postadress: PB 450, 00056 HELSINGFORS eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS Tfn 020 634 11 (växel), http://www.fpa.fi/forvaltning 2 Kontaktuppgifter i ärenden som gäller registret 3 Registrets namn Tfn 020 692 352 Förmånsregistret 4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter 5 Registrets datainnehåll Förmånsuppgifter används vid verkställandet av den lagstadgade socialförsäkringen i fråga om olika förmåner i kundservicen och vid en av förmånsansökningar. Uppgifterna används också i utförandet av FPA:s statistiska planeringsoch forskningsuppgifter samt i utförandet av uppgifter i samband med informationsutbyte. Behandlingen bygger på FPA:s lagstadgade skyldigheter. En förteckning över författningarna finns på sida 10. Förmånsregistret innehåller allmänna uppgifter om förmånstagaren, förmånsuppgifter, uppgifter gällande kundservicen och förmånsen samt statistiska uppgifter. Registrets datatyper beskrivs på sidorna 5 9. Kela FPA PL 450, 00056 Kela PB 450, 00056 FPA Puhelin 020 634 11 Telefon 020 634 11 etunimi.sukunimi@kela.fi fornamn.efternamn@fpa.fi www.kela.fi www.fpa.fi
Dataskyddsbeskrivning 2 (10) 6 Regelmässiga uppgiftskällor Uppgifter fås av kunderna själva, från olika myndigheter och andra aktörer, såsom Befolkningsregistercentralen, Skatteförvaltningen, arbetspensionsanstalterna, försäkringsanstalterna, arbetsplatskassorna, social- och hälsovårdsmyndigheterna och arbetskraftsmyndigheterna. Uppgifter fås också från apoteken och avtalsparter i fråga om direktersättning (producenter av hälso- och sjukvårdstjänster och serviceproducenter som tillhandahåller transporttjänster enligt sjukförsäkringslagen). Uppgifter fås dessutom från Utbildningsstyrelsens databaser Opintopolku.fi och KOSKI och uppgifter om högskolestuderande från databasen VIRTA, som administreras av undervisnings- och kulturministeriet. 7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter I sådana fall som anges i lag lämnar FPA via teknisk anslutning ut uppgifter om kunderna t.ex. till Skatteförvaltningen, arbetspensionsanstalterna, olycksfallsförsäkringsinrättningarna, myndigheterna inom social- och hälsovården och apoteken. 8 Överförande av uppgifter utanför EU eller EES I enskilda fall överförs uppgifter utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet enligt överenskommelserna om social trygghet. Uppgifterna överförs manuellt på blanketter. 9 Lagringstider för personuppgifter Lagringstiderna för förmånsuppgifterna baserar sig på de olika förmånslagarna och bokföringslagen. Den allmänna lagringstiden är 10 år från det att förmånen upphör, vilket baserar sig på lagringstiden på 6 år enligt bokföringslagen samt den stid som eventuellt ändringssökande och återkrav kräver. En del uppgifter, till exempel gällande läkemedel som de ersättningar som apoteken beviljat grundar sig på, raderas efter tre år räknat från utgången av det räkenskapsår då ersättningarna betalats.
Dataskyddsbeskrivning 3 (10) 10 Principer för skydd av registret 11 Rätt att få åtkomst till uppgifter 12 Rätt till rättelse 13 Rätt till radering av uppgifter Vid FPA beaktas datasäkerheten och skyddet av personuppgifter systematiskt vid all användning och behandling av uppgifter. FPA behandlar alla personuppgifter på ett sätt som beaktar datasäkerheten och följer lagen. Alla som behandlar personuppgifter vid FPA undertecknar en tystnadsförbindelse. Endast de personer som behöver uppgifterna i sitt arbete använder registret, i enlighet med sina användarrättigheter. Enligt artikel 15 i EU-förordning 2016/679 har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne, dvs. rätt att kontrollera uppgifter som rör personen själv. Begäran om att få kontrollera uppgifterna kan framställas per telefon, med ett meddelande i e-tjänsten, med en skriftlig begäran till FPA:s registratorskontor eller vid ett personligt besök på FPA-byrån. Kontaktinformation finns i punkt 1. Enligt artikel 16 i EU-förordning 2016/679 har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade. I begäran om rättelse ska man specificera den felaktiga uppgiften, varför den är felaktig och hur den borde rättas. Begäran kan framställas per telefon, med ett meddelande i e-tjänsten, med en skriftlig begäran till FPA:s registratorskontor eller vid ett personligt besök på FPA-byrån. Kontaktinformation finns i punkt 1. Enligt artikel 17 i EU-förordning 2016/679 har den registrerade rätt att få sina personuppgifter raderade. Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter. 14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndighet Enligt artikel 77 i EU-förordning 2016/679 har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s dataskyddsförordning.
Dataskyddsbeskrivning 4 (10)
Dataskyddsbeskrivning 5 (10) DATATYPER I REGISTRET 01 ALLMÄNNA UPPGIFTER De allmänna uppgifterna används vid behandlingen av olika förmåner. Sådana uppgifter är - personuppgifter - uppgifter om adress och boende - uppgifter om betalningsadress och betalningsmottagarförhållande - uppgifter om personförhållanden - uppgifter om uppehållstillstånd - beskattningsuppgifter - uppgifter om arbetsinkomst och förmögenhet - uppgifter om förskottsinnehållning - referensuppgifter om förmånerna 02 FÖRMÅNSUPPGIFTER Förmånerna och uppgifterna om dem är uppställda enligt kundernas olika livsskeden. 1. GRAVIDITET, FÖRLOSSNING, BARNAVÅRD - föräldradagpenningar: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - moderskapsunderstöd: data om beredning, avgörande, utbetalning, leverans och - barnbidrag: data om ansökningar, beredning, avgörande, beslut och utbetalning - barnbidrag: data om överbetalning och återkrav - barnbidrag: kontrolldata - barnavårdsstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - underhållsstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - underhållsbidragsfordringar: betalning av fordringar - data om barnförhöjning (arbetslöshetsförmåner, arbetskraftspolitiskt utbildningsstöd, folkpension) - ersättning som betalas för kostnader för familjeledighet som orsakas av föräldraskap: data om ansökan, beredning, avgörande, utbetalning och 2. BARNS/ANHÖRIGS SJUKDOM, FUNKTIONSNEDSÄTTNING, nedsatta funktionsförmåga - handikappbidrag för personer under 16 år: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - specialvårdspenning: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - data om maketillägg (folkpension)
Dataskyddsbeskrivning 6 (10) 3. EGEN SJUKDOM, FUNKTIONSNEDSÄTTNING, ARBETSOFÖRMÅGA - sjukvårdsersättningar: data om ansökningar, avgörande, utbetalning och - internationella sjukvårdsförmåner: data om avgörande, utbetalning och - rätt till läkemedelsersättningar: data om ansökningar, beredning, avgörande och - läkemedelsersättningar: kontroll- och uppföljningsdata - sjukdagpenning: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - rehabilitering: data om ansökningar, beredning, avgörande, beslut, utbetalning och samt genomförande - rehabilitering: kontrolldata - rehabiliteringspenning: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - sjukpension och pensionsdelar samt särskilt stöd till invandrare: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - individuell förtidspension och pensionsdelar: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - handikappbidrag för personer över 16 år: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - data om vårdbidrag för pensionstagare (sjukpension, individuell förtidspension, ålderspension, förtida ålderspension) - data om inköp av läkemedel som beviljats mot betalningsförbindelse i anslutning till grundläggande utkomststöd 4. STUDIER - studiestöd: data om ansökningar,, beredning, avgörande, utbetalning och beslut - studiestöd: återkravs- och kontrolldata - stöd för skolresor: data om ansökningar,, beredning, avgörande, utbetalning och beslut - stöd för skolresor: återkravs- och kontrolldata - studielåns- och räntebidragsdata - studiestöd: data från läroinrättningarna om vilka som har godkänts som studerande - studiestöd: data om borgensfordringar - arbetskraftspolitiskt vuxenutbildningsstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - vuxenutbildningsstöd: data om borgen för lån - data om yrkesinriktad rehabilitering (rehabiliteringsdata i punkt 3) - data om boende (i punkt 8) - studiepensionsdata (familjepensionsdata i punkt 9)
Dataskyddsbeskrivning 7 (10) 5. ARBETSLÖSHET - grunddagpenning för arbetslösa: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - grunddagpenning för arbetslösa: kontrolldata - arbetsmarknadsstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - arbetsmarknadsstöd: kontrolldata - alterneringsersättning: utbetalningsdata - alterneringsersättning: kontrolldata - arbetslöshetspension och pensionsdelar: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - pensionsstöd till långtidsarbetslösa: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - integrationsstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - integrationsstöd: kontrolldata - alterneringsersättning: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - resebidrag: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - resebidrag: kontrolldata - rörlighetsunderstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - rörlighetsunderstöd: kontrolldata - pensionsstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och 6. VETERANER, VÄRNPLIKTIGA - data om fronttillägg och fronttillägg för minröjare (folkpension) - fronttillägg till utlandet: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - militärunderstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och 7. ÅLDERDOM - pension och pensionsdelar: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - särskilt stöd till invandrare: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och - garantipension: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och
Dataskyddsbeskrivning 8 (10) 8. BOENDE OCH FÖRSÖRJNING - allmänt bostadsbidrag: data om ansökningar, beredning, avgörande, beslut, utbetalning och - allmänt bostadsbidrag: tabell-, kommun- och skyddsdata - data om studiestödets bostadstillägg - data om bostadsunderstöd i anslutning till militärunderstöd - bostadsbidrag till pensionstagare: data om ansökningar, beredning, avgörande, beslut, utbetalning och - grundläggande utkomststöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, beslut, utbetalning och - data om betalningsförbindelser i anslutning till grundläggande utkomststöd 9. FAMILJEMEDLEMS DÖD familjepension och pensionsdelar: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och 10. ÖVRIGA KUNDUPPGIFTER - beskattningsuppgifter - uppgifter om arbetsinkomst och förmögenhet - pensionsregisterdata - data om pensionsförsäkringshistoria - data om arbetspension, olycksfall, militärskador och trafikskador, frivilliga pensioner och inkomstrelaterade förmåner - återkravsdata (sjukdagpenning, sjukvårdsersättningar, föräldradagpenning, barnavårdsstöd, hemvårdsstöd för barn, grunddagpenning för arbetslösa, arbetskraftspolitisk vuxenutbildning, arbetsmarknadsstöd, rehabiliteringsförmåner, pensionsförmåner, särskilt stöd till invandrare, studiestöd, räntebidrag, skolresestöd, militärunderstöd och allmänt bostadsbidrag) underhållsbidragsfordringar och indrivningen av dem samt data gällande betalningsbefrielse: ansökningar, beredning, avgörande och - uppgifter om beställning av europeiskt sjukvårdskort - beställningar av FPA-kort/sf-kort utan foto - årsmeddelanden - begäran om tilläggsutredning - företagares företagshälsovård: data om ansökningar, avgörande, utbetalning och - data om försäkringstillhörighet och vistelse utomlands - uppgifter om uppehållstillstånd - tilläggsuppgiftsdata - personaktsdata - elektronisk dokumenthantering: dokumentdata - tekniska registeruppgifter: korrigeringsdata - grundläggande utkomststöd - integrationsstöd - resebidrag
Dataskyddsbeskrivning 9 (10) 11. STATISTIK - alterneringsersättning - rörlighetsunderstöd pensionsförsäkring och särskilt stöd till invandrare sjukförsäkringsförmåner arbetslöshetsförmåner studieförmåner familjeförmåner rehabiliteringsförmåner annan social trygghet försäkringsuppgifter grundläggande utkomststöd Dessa statistikfilers datainnehåll motsvarar datainnehållet i uppräkningen under respektive förmånsslag. 12. MANUELLT MATERIAL Personakter (i alfabetisk ordning per byrå) Förmånsansökningar inklusive bilagor En del mindre dokumentserier som ansluter sig till skötseln av förmånsärenden
Dataskyddsbeskrivning 10 (10) FÖRFATTNINGAR SOM FÖRMÅNSREGISTRET GRUNDAR SIG PÅ Lagen om Folkpensionsanstalten 2 Folkpensionslagen 3 Lagen om garantipension 6 Lagen om bostadsbidrag för pensionstagare 3 Lagen om särskilt stöd till invandrare 3 Lagen om pensionsstöd till vissa långtidsarbetslösa 21 Lagen om frontmannapension 14 Lagen om betalning av fronttillägg utomlands 8 Lagen om handikappförmåner 3 Sjukförsäkringslagen 1 kap. 3 Lagen om utkomstskydd för arbetslösa 1 kap. 4 Lagen om offentlig arbetskraftsservice 12 kap. 3 Lagen om alterneringsledighet 16, 21 Lagen om främjande av invandrares integration samt mottagning av asylsökande 7, 17 Lagen om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte 4, 5 Lagen om stöd för hemvård och privat vård av barn 8 Barnbidragslagen 3 Lagen om Folkpensionsanstaltens rehabiliteringsförmåner och rehabiliteringspenningförmåner 1 Lagen om bostadsbidrag 11 Lagen om moderskapsunderstöd 4 Militärunderstödslagen 5 Lagen om studiestöd 8 Lagen om underhållsstöd 3 Lagen om stöd för skolresor för studerande i gymnasieutbildning och yrkesutbildning 7, 14 Lagen om tillämpning av lagstiftningen om bosättningsbaserad social trygghet 2 Lagen om vuxenutbildningsstöd 4 Förordningen om Folkpensionsanstaltens uppgifter vid verkställigheten av vissa bestämmelser i rådets förordning (EEG) nr 1408/71, 2 Överenskommelser om social trygghet Lagen om utkomststöd 4 Lagen om pensionsstöd 24 Lagen om försök med basinkomst 2