Styr- och ledningssystem i Norrtälje kommun Hållbar styrning 1
2
Innehållsförteckning Inledning 5 Hållbar styrning 7 Vision 9 Norrtälje kommun Global livsstil, lokalt liv 9 Värdegrund 11 Mål & Budget 13 Verksamhetsmål 13 Arbetsplaner 14 Kvalitet 15 Hållbarhet 17 Effekt 22 Hållbart ledarskap 23 Medskapande medarbetare 24 Resultat/Utvärdering 26 3
4 Vi ska vara en attraktiv arbetsgivare i regionen.
Inledning Norrtälje kommun är en bra plats att leva, bo och verka på. Här finns det mesta hav och skärgård, en riktig landsbygd med tätorter, staden och fantastiskt natur. Vi är stolta över vår kommunala organisation som varje dag levererar välfärdstjänster till våra invånare, alltid med deras bästa i första rummet. Vi strävar efter att bli lite bättre varje dag. Samtidigt står vi inför stora framtidsutmaningar. Behoven och förväntningarna hos våra invånare ökar, liksom kvalitetskraven både invånarnas och omvärldens på den service vi levererar. I samband med ökad tillväxt och stora pensionsavgångar behöver Norrtälje kommun under de kommande åren rekrytera många nya medarbetare. Vi behöver rätt person och kompetens på rätt plats för att säkerställa både kvalitet och effektivitet i det vi gör. Våra medarbetare är vår absolut största tillgång! Ulla-Marie Hellenberg, kommundirektör 5
Hållbar styrning Styr- och ledningssystem är ett samlingsbegrepp för våra olika arbetssätt och strukturer. Det är en verktygslåda som hjälper oss att styra vår verksamhet i önskad riktning och ger oss tydliga metoder för hur den ska följas upp och utvärderas. Syftet är att åstadkomma resultat för invånarna, med sikte på kommunens vision. Systemet stöttar vårt ständiga förbättringsarbete och säkrar en hållbar utveckling utifrån de politiska målen och ambitionerna. För att säkerställa att vi gör rätt saker, i rätt ordning och på rätt sätt har vi en styrmodell som ser ut så här: Vision Värdegrund Mål Kvalitet Arbetssätt Resultat STYR- OCH LEDNINGSSYSTEMETS SAMVERKANDE BESTÅNDSDELAR: Visionen är vår gemensamma framtidsbild, den ska skapa energi och stolthet. Värdegrunden talar om vårt förhållningssätt till varandra och invånarna, och ger uttryck för vår människosyn. Allt arbete i riktning mot kommunens vision ska göras utifrån de värderingar som finns i kommunens värdegrund. Med resultat avses det som åstadkommits för invånarna. Goda resultat kräver god kvalitet i verksamheten och i de tjänster vi tillhandhåller invånarna. För att styra mot resultat behövs mål. Ett fåtal mål i en tydlig målstruktur ger en bra styrning. Det ska vara tydligt vad som prioriteras. 6
STYRDOKUMENT För att hela organisationen ska arbeta mot samma mål finns styrdokument som anger riktningen i det dagliga arbetet. Styrdokumenten har olika karaktär och omfattning. Vissa av dem gäller hela organisationens eller en nämnds arbete och förhållningssätt, andra är mer detaljerade och rör enskilda verksamheter eller processer. Gäller hela organisationen Styrdokument på olika nivåer Kommunfullmäktige Nämnder Verksamhet/process Mål Gäller avgränsad del av organisationen Kommunfullmäktige beslutar om styrdokument som styr och berör hela kommunorganisationen. Mål & budget och arbetsmiljöpolicyn är två exempel på sådana. Enskilda nämnder kan fatta beslut om styrdokument som omfattar den egna nämndens verksamhet. Dessa är alltid underställda de kommungemensamma styrdokumenten. Ett styrdokument kan även omfatta en avgränsad verksamhet eller process. Dessa dokument är ofta väldigt detaljerade och beslutas av berörd chef. 7
Landsbygd och stad ska ha samma förutsättningar för en modern, 8global livstil.
Vision Norrtälje har en vision om framtiden. Den pekar ut färdriktningen på kort och lång sikt, både för kommunkoncernens organisation och för Norrtälje som kommun. Visionen visar vår strävan att skapa attraktionskraft, tillväxt och en kommun som ger alla invånare möjlighet att leva det liv var och en vill leva. Alla kan och får vara med och bidra till utvecklingen. Norrtälje kommun Global livsstil, lokalt liv Frihet ditt sätt att leva I Norrtälje har du gott om svängrum att förverkliga dina drömmar, i såväl arbete som fritid. Här möter lugnet i naturen pulsen från Stockholm en spontanresa bort. Lev ut din frihet på stora ytor eller i liten vrå Förtroende - trygghet på dina villkor I Norrtälje är alla välkomna. Tillsammans utgör vi en stadig grund att stå på, där du har chansen att forma ditt eget liv, oavsett vem du är. Här finns mycket plats för många möjligheter. Framtid hållbar tillväxt i attraktiv miljö Norrtälje är en kommun med gamla traditioner och nya idéer. Vi tar tillvara de historiska rötterna med blicken vänd framåt. Vi är driftiga och utvecklar vår framtid genom en levande vardag och hållbar utveckling av stad och landsbygd. 9
10 Värdegrunden en värdefull grund.
Värdegrund Värdegrunden är en viktig och avgörande del i arbetet med en hållbar styrning av kommunen. Den beskriver hur vi ser på dem som är berörda och beroende av vår verksamhet, den ger också uttryck för vår människosyn, vårt förhållningssätt och för hur vi ständigt har kvalitet och effektivitet i fokus. Invånaren först Vi arbetar för invånaren. I Norrtälje kommun är vi lyhörda för möjligheter och lösningar som möter invånarens behov. Allas lika värde Alla har olika förutsättningar men lika värde. I Norrtälje kommun respekterar vi alla individer oavsett kön, könsidentitet eller könuttryck, ålder, etnicitet, religion, funktionsnedsättning och sexuell läggning. Höga förväntningar Vi har höga förväntningar på såväl medarbetare som invånare. I Norrtälje kommun kan du förvänta dig en verksamhet med tydliga mål som möjliggör ett samhälle som är hållbart för framtiden. 11
12 Pulsmöte på HR.
Mål & Budget Mål och budget är kommunens viktigaste verktyg för planering och styrning av kommunen och dess verksamheter. I dokumentet Mål&Budget fastställs övergripande mål för kommunen samt hur våra samlade resurser ska prioriteras mellan olika nämnder och verksamheter. Kommunfullmäktige MÅL OCH BUDGET KOMMUNFULLMÄKTIGES ÖVERGRIPANDE MÅL Åt vilket håll ska Norrtälje kommun röra sig? Nämnder VERKSAMHETSPLAN NÄMNDENS VERKSAMHETSMÅL Vad ska uppnås för invånarna? Enhet och arbetsplats ARBETSPLAN MÅL Vilka resultat ska skapas för enhetens målgrupp? Medarbetare INDIVIDUELL UTVECKLINGSPLAN INDIVIDUELLA MÅL Vad ska jag bli bättre på för att bidra till att målen uppnås? Verksamhetsmål Nämnderna ska formulera (minst) ett verksamhetsmål för vart och ett av kommunens övergripande mål. Dessa mål ska: Spegla de politiska prioriteringarna och inriktningarna som nämnden har Vara tydliga och enkla Formuleras inom ramen för nämndens uppdrag, alltså för sådant som nämnden har möjlighet att påverka 13
Arbetsplaner Syftet med arbetsplaner är att stärka och visa på kopplingen mellan arbetsplatsernas mål och de politiska målen. I arbetsplanerna förtydligas på vilket sätt enskilda verksamheter bidrar till att uppfylla de övergripande politiska målen. Att ha tydliga mål är viktigt av flera skäl. Dels utifrån ett demokratiskt perspektiv - Norrtälje kommun är en politiskt styrd organisation och vi ska vara transparenta med vilka mål och resultat vi uppnår och ämnar uppnå. Dels utifrån ett medarbetarperspektiv för att ha rätt förutsättningar att utföra och utveckla sitt arbete bör varje medarbetare veta vilka resultat enheten jobbar för att nå. Individuella utvecklingsplaner De individuella planerna syftar till att beskriva hur den enskilde medarbetaren bör arbeta för att stödja kommunens vision och mål. Fastställande av verksamhetsplaner och årsbudget Beslut Mål&Budget i kommunfullmäktige Beslut Mål&Budget i kommunstyrelsen Beredning Mål&Budget OKT SEP NOV AUG DEC JUL JAN JUN FEB Hållbar styrning MAJ MAR APR Framtagande Planeringsförutsättningar Beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Planeringsförutsättningar Omvärldsdag politiker och chefer Budgetdagar med kommunoch nämndsledning Underlag Verksamhetsplan och Mål&Budget Framtagande av arbetsplaner kan påbörjas när planeringsförutsättningarna är beslutade 14
Möte på Bygg & Miljö 15
Kvalitet Kvalitetsarbetet utgör en viktig del av styrmodellen. I kommunens kvalitetspolicy utgångspunkten för allt vårt kvalitetsarbete definieras vad som är kvalitet vid mötet med invånaren. Genom att vara tydliga med vad vi kan leverera minskar risken för att det ska uppstå gap mellan förväntningar och upplevd kvalitet hos mottagaren. Det är också viktigt att vi tydligt redovisar vilka resultat våra verksamheter uppnår. Det gör vi genom att arbeta med öppna jämförelser, både mellan våra egna verksamheter och med andra kommuner. Ett exempel på en extern jämförelse är Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK), där vi kan jämföra våra resultat med andra kommuners utifrån ett fyrtiotal olika kvalitetsmått. I många fall kan dessa mått även brytas ned och användas för att jämföra olika enheter inom kommunen. Utvärderingar och mätningar av kvalitet och kundnöjdhet stimulerar kvalitetsarbetet och behöver användas systematiskt i utvecklingen av verksamheten. Avvikelser fungerar som bränsle i vårt arbete. Lean-filosofin ger oss stöd i ett långsiktigt utvecklingsarbete där alla medarbetares fulla potential tas tillvara. Det handlar om att hitta sätt att arbeta som är smartare och mer effektiva. Effektiva och kvalitetssäkrade processer är grunden i kvalitetsarbetet. Genom att skapa effektiva processer och därmed kunna använda de resurser som finns för kundens bästa ökar effektiviteten och även kundnöjdheten. Arbetssättet ska öka arbetsglädjen och delaktigheten hos medarbetare och ge invånarna mer valuta för insatta skatter och avgifter. Kvalitet och effektivitet 16 Kvalitets- och effektivitetsarbetet handlar om att utifrån invånarnas perspektiv utveckla kvaliteten på våra välfärdstjänster till lägsta möjliga kostnad (SKL:s definition av kvalitetsarbete). Det handlar också om att kunna leverera tjänster som tillfredsställer och helst överträffar invånarnas förväntningar. För detta behövs kontinuerlig dialog, information, kommunikation och delaktighet med våra invånare.
Effekt Mätning och uppföljning av uppställda mål görs utifrån tre områden: Kvalitet, Effektivitet och Medarbetare som medskapare. Resurser Aktiviteter/ prestationer Resultat/ effekter Mått kan generellt delas in i tre olika kategorier utifrån vad de mäter: resurs, aktivitet/prestation och resultat/effekt. Resultatet uppnås genom de aktiviteter vi genomför med de resurser vi har. Det vi mäter är det vi styr mot. Därför är det viktigt att mäta rätt saker, nämligen det vi vill uppnå. Mått kan generellt delas in i tre olika kategorier utifrån vad de mäter: resurs, aktivitet/prestation och resultat/effekt. Resursmått beskriver hur mycket resurser som har ägnats åt en viss verksamhet, till exempel kostnad per elev, hyreskostnad per m3 lokalyta. Aktivitetsmått beskriver vad vi har använt resurserna till. Saker eller tjänster vi har köpt, alltså redskap för att åstadkomma ett resultat. Antal genomförda lektionstimmar, antal boklån på bibliotek, antal lagade potthål eller antal genomförda informationsträffar är exempel på aktivitetsmått. Resultatmått beskriver den förändring som har uppstått för invånare, till exempel att eleven fått kunskaper i skolan, att våra äldre upplever sig ha en meningsfull tillvaro, att komma ur ett liv med missbruk, kortare köer i trafiken p g a ändrad trafikmiljö eller säkrare väg till skolan för eleverna. Utmaningen är att hela tiden ha fokus på den effekt som uppstår genom att vi använder våra resurser till de aktiviteter vi bedömer mest lämpliga för att uppnå det resultat vi vill åstadkomma. Effekten är med andra ord ett mått på det värde vi tillfört invånaren. Resultatmått är ofta svårare att mäta, men det får inte hindra oss från att styra mot det vi vill uppnå effekten det har för våra invånare. 17
En hållbar kommun 18 angår allt och alla
Hållbarhet Hållbarhet handlar om långsiktigt god hushållning med sociala, ekonomiska och ekologiska resurser. Det är ett förhållningssätt som ska ligga till grund för alla de beslut, strategier och planer som beslutas om i våra nämnder och styrelser. En hållbar kommun utvecklas på ett sätt som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina. Norrtälje kommun har en hög ambitionsnivå när det gäller hållbarhet. Hållbarhetsplattform Som stöd för det långsiktiga hållbarhetsarbetet kommer hållbarhetsplattformen. I den förtydligas de strategier och program vi ska arbeta efter och vilka insatser som behövs inom olika områden. I Norrtälje kommun utgår vi från att alla ledare har höga förväntningar på sig själva och sina medarbetare. Det skapar regi för att utvecklingsarbetet integreras i det dagliga arbetet. Vi vill ha en kultur där avvikelser synliggörs och skapar energi i förbättringsarbetet. Fokus ligger på att följa resultat det viktiga är vad som åstadkoms, inte vad som görs. Med ständiga förbättringar som arbetssätt och innovativa miljöer i organisationen skapas förutsättningar för en hållbar utveckling för invånare. Folkhälsoarbetet Folkhälsoarbetet är de insatser som sker i samverkan mellan olika aktörer. I vår kommun handlar det till exempel om samverkan mellan skola, civilsamhälle, socialtjänst och Trygg i Norrtälje, landstingets hälso- och sjukvård, samt statens verksamheter i Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. Samarbetet mellan de olika organen skapar förutsättningar att främja, förebygga och bevara folkhälsan. 19
Barnrättsperspektivet Barnets bästa ska komma i främsta rummet vid alla beslut som rör barn. Varje barn har rätt att uttrycka sin mening och höras i alla frågor som rör dem själva. Barnets åsikt ska beaktas i förhållande till barnets ålder och mognad. Varje barn har rätt att skyddas mot fysiskt eller psykiskt våld, övergrepp, vanvård eller utnyttjande. Jämställdhetsintegrering Jämställdhet mellan kvinnor och män skapas där ordinarie beslut fattas, resurser fördelas och normer skapas. Därför ska jämställdhetsperspektivet finnas med i det dagliga arbetet. Jämställdhetsintegrering är ett sätt att planera arbetet i Norrtälje kommun så att alla beslut tar hänsyn till hur de påverkar maktbalansen mellan kvinnor och män. Det gäller den politiska styrningen, beslutsfattare på olika nivåer och alla andra som kan påverka hur verksamheten fungerar. Poängen med jämställdhetsintegrering är att motverka att jämställdhetsarbetet bedrivs i skymundan eller vid sidan av annan verksamhet. Lean filosofin - Högre höjder Vi har en strategi och plan för hur vi ska möta våra utmaningar och nå uppsatta mål. Vi kallar den Högre Höjder. Med rätt kompetens, goda ledare och våra invånares bästa för ögonen kan vi leverera högre kvalitet på service och tjänster, utvecklas och bli mer effektiva, samtidigt som alla medarbetare trivs och utvecklas inom sin profession. Vår värdegrund och positiva människosyn är utgångspunkten för allt utvecklingsarbete på väg mot Högre Höjder! Högre Höjder utgår från Lean-filosofin och beskriver den kultur vi vill ska genomsyra hela organisationen. 20
Vision Mål Innovation Glädje Enkelhet Standarder Jämna flöden Medskapande medarbetare Värdegrund Luftballongen tar oss till högre höjder! 21
22 Möte på Bygg & Miljö
Hållbart ledarskap I vår organisation är alla ledare. Du leder dig själv och du leder tillsammans med dina kollegor det arbete eller den arbetsuppgift du har ansvar för mot de uppställda målen. Med hållbart ledarskap menar vi: Chefer och ledare har en positiv människosyn vilket innebär att alla ledare utgår ifrån att alla i organisationen vill och kan bidra till att utveckla verksamheten. Norrtälje kommun har höga förväntningar på sina ledare, som i sin tur har höga förväntningar på sina medarbetare. Detta betyder bland annat att utgångspunkten för ledarskapet är att de som arbetar närmast linjen besitter både kunskap och vilja att utveckla verksamheten. Chefer och ledare är bärare av den kultur som kommunen eftersträvar i hela organisationen. En kultur där avvikelser synliggörs och där medarbetarna uppmuntras att lyfta fram sådant som inte fungerar, så att det kan användas i förbättringsarbetet. Chefer och ledare ger regi för utveckling och ständiga förbättringar. Detta sker genom att skapa utrymme för utveckling i det dagliga arbetet. Vi ska ha rätt kompetens på rätt plats och alla medarbetare ska ha möjlighet att vara delaktiga, drivande och aktiva i utvecklingen av verksamheten. Chefer och ledare arbetar tydligt och aktivt med att synliggöra verksamhetens resultat såväl på individnivå som för hela verksamheten. Att alla känner till verksamhetsmålen är en viktig del i ledarskapet, liksom ansvaret att skapa sammanhang. Allt ledarskap utgår ifrån Norrtälje kommuns vision och värdegrund. 23
Medskapande medarbetare Våra medarbetare är vår viktigaste resurs för att skapa mervärde för våra invånare. Därför är det särskilt viktigt att vi investerar i allt från tillit, förtroende och ansvar till kompetensutveckling och god arbetsmiljö. Det ska vara positivt att gå till arbetet även om arbetsuppgifterna ibland kan vara utmanande och tuffa. Högre Höjder antar tre olika perspektiv utifrån medskapande: Vi skapar mervärde för dem som vi är till för Vår utgångspunkt är att det är de medarbetare som dagligen arbetar närmast våra invånare är bäst lämpade att utveckla verksamheten, komma på innovationer och se förbättringar. När alla medarbetare tillsammans utvecklar kvaliteten och effektiviteten samtidigt som de själva utvecklas kommer organisationens fulla potential invånaren tillgodo. Det skapas mera värde. Medarbetarnas kunskap, engagemang och kreativitet är viktiga förutsättningar för verksamhetens utveckling. Vi förväntar oss att medarbetarna tar ansvar, bidrar aktivt till verksamhetens resultat och ser till helheten i värdekedjan. Hos oss har alla minst två jobb Hos oss har alla medarbetare två jobb; sitt vanliga jobb som man i grunden är anställd för och jobbet att aktivt bidra till vår utveckling. Alla har uppdraget att utöver sitt dagliga arbete fundera över utvecklingsmöjligheter, förbättringspotential och effektiviseringar. Våra chefer och ledare har samma jobb. De ska dessutom skapa förutsättningar för medarbetarna att reflektera över och genomföra de förbättringar de kommit på. 24
Förtroende byggs genom ömsesidig respekt. Öppenhet, transparens och lust En kommun är en offentlig organisation och för att få invånarnas förtroende och tillit är det viktigt att vi är öppna och bjuder in till delaktighet. För att nå dit är det självklart att vi även inom organisationen slår vakt om det som är en av grundstenarna i en demokrati öppenhet och transparens utifrån de beslut som fattas och ska fattas. Det kan därför aldrig nog betonas att offentlighetsprincipen och meddelarfriheten är viktiga att ständigt hålla levande. Lust får man om man tillåts vara delaktig, ha inflytande över sitt arbete och när man uppmärksammas för sin arbetsinsats och de resultat man åstadkommer. Lust och humor är viktiga delar i att skapa en god arbetsmiljö. 25
Bygg & Miljö mäter hur nöjda 26 medarbetarna är med sin arbetsmiljö.
Uppföljning och resultat Kommunens verksamhet och ekonomi följs upp kontinuerligt. Det är viktigt för att se att den förda politiken får genomslag och att våra resurser används effektivt. Uppföljningen ligger även till grund för planeringen framåt, liksom för beslut om åtgärder och eventuella omprioriteringar när något inte fungerar som det ska. I uppföljningen av verksamhet, ekonomi och kvalitet läggs stor vikt vid vilka effekter som har uppnåtts och hur de påverkar kommande planering. Årsredovisning Månadsrapport OKT SEP NOV DEC JAN FEB Hållbar styrning MAR APR Månadsrapport Delårsrapport 1 Delårsrapport 2 AUG JUL JUN MAJ Månadsrapport Rättvisande resultat varje månad. 27
Version juni 2017 KONTAKTUPPGIFTER Norrtälje kommun Box: 800, 761 28 Norrtälje Telefon: 0176-710 00 28 E-post: info@norrtalje.se norrtalje.se