Kommunfullmäktige POLICY Antagen av Kommunfullmäktige 1(20) Paragraf 162 rev. 2016-10-31 157 Styr- och ledningssystem Årjängs kommun Att gälla från och med den 1 januari 2016
2(20) Sammanfattning Dokumentet beskriver hur Årjängs kommun leds och styrs från beslut i kommunfullmäktige fram till utförande av kommunal service till invånarna i kommunen. Detta ger en röd tråd från kommunfullmäktiges övergripande vision och mål för verksamheten till nämndmål, verksamhetsmål osv. Syftet med ledningssystemet är att ha en heltäckande styrprocess för verksamhetsplanering och uppföljning samt att säkerställa god ekonomisk hushållning i kommunens verksamheter. Ledningssystemet ska ge stöd till de förtroendevalda, chefer och medarbetare att utföra sina uppdrag så att kommunfullmäktiges mål uppfylls i praktiken. Ledningssystemet berör också kommunens samarbetspartners och externa utförare av välfärdstjänster.
3(20) Innehåll 1 Inledning och syfte med ledningssystemet i Årjängs kommun... 4 2 Riktlinjer och modell... 5 3 Organisation och roller... 6 3.1 Politisk organisation... 6 3.1.1 Kommunfullmäktige... 6 3.1.2 Kommunstyrelsen... 6 3.1.3 Nämnderna... 7 3.2 Förvaltningsorganisationen... 7 4 Målstyrningsprocess... 9 4.1 Grunden för kommunens målstyrning... 9 4.2 Målstrukturen... 9 4.2.1 Vision, perspektiv och fullmäktigemål... 9 4.2.2 Nämndmål och indikatorer... 10 4.2.3 Aktiviteter... 10 4.2.4 Värdegrund... 10 4.2.5 Vision... 10 4.2.6 Perspektiv... 10 4.2.7 Kommunfullmäktiges mål... 11 4.3 Uppföljning av målen... 11 5 Styrdokument... 13 5.1 Inledning... 13 5.2 Klassningssystem för styrdokumenten... 13 5.2.1 Politiska beslut... 14 5.2.2 Förvaltningsbeslut... 14 6 Budgetprocessen i Årjängs kommun... 15 6.1 Inledning... 15 6.2 God ekonomisk hushållning... 15 6.3 Finansiella mål... 15 6.4 Tidsplan för budgetprocessen... 15 6.5 Verksamhetsplan... 16 7 Ekonomisk uppföljning... 17 7.1 Inledning... 17 7.2 Uppföljningsrutiner... 17 7.2.1 Prognostiserad budgetavvikelse... 17 7.2.2 Beslut om verksamhet över budgetram... 17 7.2.3 Bokslut/årsredovisning... 18 8 Intern kontroll... 19 8.1 Inledning... 19 8.2 Organisation... 19 8.3 Internkontrollplan... 19 8.4 Uppföljning... 20
4(20) 1 Inledning och syfte med ledningssystemet i Årjängs kommun Ledningssystemet är ett ramverk för hur kommunen styr, driver och utvecklar sin verksamhet och sina tjänster. Syftet med ledningssystemet är att vara ett verktyg för att leda kommunens verksamhet så att största möjliga nytta skapas för kommunens invånare. Delarna består av: 1. Inledning och syfte 2. Riktlinjer och modell 3. Organisation och roller 4. Målstyrning 5. Styrdokument 6. Budgetprocess 7. Ekonomisk uppföljning 8. Intern kontroll Ledningssystemet är kommunövergripande vilket innebär att det gäller för samtliga nämnder och hela förvaltningen. Ledningssystemet ska medföra att hela verksamheten hänger ihop som en enhet då det kommunövergripande ska vägas samman med nämnds- och verksamhetsspecifika vid beslut och i den verkställande verksamheten. Ett ledningssystem ska ständigt förbättras i syfte att öka verkningsgraden av de resurser som står till förfogande. Därmed krävs kommunikation kring hur de olika delarna i ledningssystemet uppfattas och fungerar. Genom internkontrollplanen ska erfarenheter avseende ledning och uppföljning uppmärksammas. Kommunstyrelsen ansvarar för att kommunfullmäktige årligen får en återkoppling av ledningssystemet med förslag till förbättringar. En förutsättning för att ledningssystemet ska kunna vara styrande är att det kan kommuniceras i Årjängs kommuns organisation och gentemot invånare och kunder.
5(20) 2 Riktlinjer och modell Årjängs kommuns huvuduppgift är att utveckla ett önskvärt och attraktivt samhälle byggt på allas ansvar, delaktighet och engagemang kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Kommunen har i huvudsak tre olika roller; som samhällsutvecklare, som tjänsteleverantör och som myndighetsutövare. Oavsett i vilken roll som kommunen agerar ska följande riktlinjer och modell gälla vid ledningen av verksamheterna.
6(20) 3 Organisation och roller 3.1 Politisk organisation Kommunfullmäktige 35 ledamöter 18 ersättare Kommunrevision 6 ledamöter Valberedning 7 ledamöter 7 ersättare Årjängs Bostads AB Årjängs nät AB Kommunstyrelsen 11 ledamöter 11ersättare BUN 11 ledamöter 11 ersättare Socialnämnden 11 ledamöter 11 ersättare Kultur och fritid 7 ledamöter 7 ersättare Bygg- och miljö 7 ledamöter 7 ersättare Valnämnd 5 ledamöter 5 ersättare 3.1.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ. Ledamöterna i fullmäktige representerar medborgarna utifrån den fördelning som de politiska partierna fått i allmänna val och fullmäktiges sammanträden är alltid offentliga. Den politiska debatten om framtid och utveckling sker ytterst i fullmäktige som även beslutar om kommunens övergripande vision och mål samt bestämmer inriktningen av kommunens verksamhet utöver vad som följer av gällande lagstiftning. Fullmäktige beslutar om kommunens ekonomi genom att fastställa budgeten för kommunen där de behov som finns värderas och prioriteras. Fullmäktige fastställer även skattesats, taxor och avgifter och beslutar om kommunens politiska organisation samt ledningssystem. 3.1.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska organ för verkställighet och måste alltid bereda de ärenden som beslutas av kommunfullmäktige. Styrelsen har under kommunfullmäktige ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning och leder och samordnar planering och uppföljning av kommunens verksamhet och ekonomi. Detta innebär att styrelsen är ansvarig för att upprätta ett styr- och ledningssystem och ge ramarna för planering, budgetprocess och uppföljning. För kommunala bolag ska ändamålet anges i bolagsordningen och kommunstyrelsen ska årligen pröva om verksamheten i de helägda och delägda kommunala bolagen varit förenlig med ändamålet och de kommunala befogenheterna. I kommunstyrelsens funktion ingår att övervaka att, av kommunfullmäktige antagen vision och mål, samt kommunens verksamhet, hanteras på ett
7(20) korrekt sätt. Det innebär att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över nämndernas verksamhet. En informell samordning mellan kommunstyrelsen och nämnderna sker regelmässigt genom att kommunstyrelsens ordförande kallar samtliga ordföranden till presidieträffar. 3.1.3 Nämnderna De politiska facknämnderna har ansvar för att den verksamhet som utförs i kommunen fungerar och utvecklas i enlighet med vad som följer av lagstiftning och den inriktning som bestämts av kommunfullmäktige. Nämnderna är barn- och utbildningsnämnd, bygg- och miljönämnd, stödoch omsorgsnämnd samt kultur- och fritidsnämnd. Nämndernas uppdrag fastställs av kommunfullmäktige i reglementen. De övergripande mål som fastställts av kommunfullmäktige bryts ned av den ansvariga nämnden till nämndmål. Nämnden ansvarar för uppföljningen av sina respektive mål. Nämnden ska även följa den egna verksamheten och ta initiativ till de förändringar och förbättringar som behövs. Nämnderna fördelar den ekonomiska budgetram som fastställts av kommunfullmäktige i sin driftbudget och har ansvar för att tilldelad budgetram efterlevs. Nämnderna tar fram underlag och förslag till mål och budget för kommande år. På nämndernas ansvar ligger också att se till att lagar och förordningar som gäller för området följs och kontrollera så att system finns som garanterar detta. Det innebär även ett ansvar för att den interna kontrollen är tillräcklig. 3.2 Förvaltningsorganisationen Kommunchef förvaltningschef - s t a b - Kommunchefens stab Personalavdelningen Ekonomiavdelningen IT-avdelningen Utbildning & barnomsorg Stöd & Omsorg Samhällsbyggnad Bygg & Miljö Räddningstjänst Medborgarservice Den verkställande organisationen i kommunen utgörs av en förvaltning med verksamheter motsvarande styrelsens och nämndernas uppdrag. Verksamheterna är staberna (kommunchefens stab, ekonomiavdelningen, personalavdelningen, IT-avdelningen) samt övriga verksamheter utbildning och barnomsorg, stöd och omsorg, samhällsbyggnad, bygg- och miljö, räddningstjänst samt medborgarservice. Förvaltningen leds av en förvaltningschef som i fortsättningen benämns kommunchef. I dennes
8(20) uppdrag ingår att leda verksamheten samt att ta initiativ till förbättringar. Kommunchefen ska även redovisa för styrelsen hur verksamheten bedrivs i enlighet med de lagar och förordningar som gäller för området. Kommunchefen beslutar om förvaltningens organisation och indelning i utförande enheter. Inför kommunchefens beslut om organisation sker samråd med personalavdelningen i syfte att så långt som möjligt skapa enhetliga organisatoriska begrepp, nivåer och tjänster i organisationen. Kommunens tjänstemannaorganisation samordnas genom kommunchefens ledningsgrupp. I kommunchefens ledningsgrupp ingår samtliga stabs- och verksamhetschefer och där hanteras kommunövergripande ärenden. Besluten i kommunchefens ledningsgrupp utgår från kommunchefens delegation eller att samtliga chefer i gruppen fattar ett likvärdigt beslut. Kommunchefens ledningsgrupp ansvarar för ledningssystemets verkställighet på förvaltningsnivå. De befintliga kommunövergripande nätverken med tjänstemän används för olika uppdrag inom respektive ansvarsområde i syfte att säkerställa ledningssystemets riktlinjer.
9(20) 4 Målstyrningsprocess 4.1 Grunden för kommunens målstyrning I enlighet med kommunallagen ska kommunen styra verksamheten genom mål och riktlinjer som beslutas av kommunens högsta beslutande organ kommunfullmäktige. Den politiska ledningen bestämmer vad som ska uppnås. Ledning och medarbetare i den kommunala organisationen och i de kommunala bolagen avgör hur verksamhetsmålen ska uppnås. Målen ska peka på det som är viktigt att utveckla och förbättra. De ska vara en grund för utveckling av arbetssätt samt för prioritering av resurser. De ska också ta sikte på kommunens finansiella ställning på både kort och lång sikt. För att målstyrningen ska bli meningsfull är det viktigt att målen är SMARTA, det vill säga Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsatta och Aktivitetsskapande. De ska ligga på en sådan nivå att det är möjligt att uppnå dem samtidigt som de ska utgöra en utmaning för organisationen. En annan avgörande förutsättning är att målen är accepterade och väl kända av alla som genom sitt arbete ska bidra till att målen uppfylls. Det är grundläggande för en väl fungerande verksamhetsstyrning att det går att följa mål, uppdrag och ekonomi från kommunfullmäktige via nämnderna/styrelsen till den enskilda arbetsplatsen eller enheten Ledningssystemet säkerställer att hela organisationen har kunskap om den politiska inriktningen, mål, prioriteringar, ansvar och resultat. 4.2 Målstrukturen VÄRDEGRUND VÄRDEGRUND 4.2.1 Vision, perspektiv och fullmäktigemål Vision, perspektiv och fullmäktigemål ska kunna gälla över flera år och ses över i samband med varje ny mandatperiod. Dessa delar beslutas av kommunfullmäktige och måste vara av övergripande karaktär för att kunna inkludera all verksamhet.
10(20) 4.2.2 Nämndmål och indikatorer Kommunfullmäktige uppdrar sedan åt nämnd/styrelse att ta fram förslag på nämndmål med målindikatorer då de har större verksamhetskunskap. Nämndmålen ska också beslutas av fullmäktige eftersom nämnderna är fullmäktiges förlängda arm och då kan det inte finnas mål som bara är nämndens egna utan de är med automatik alla förtroendevaldas, fullmäktiges mål. Nämndmål med målindikatorer ska presenteras för budgetberedningen i mars inför deras beslut om preliminära budgetramar. Fullmäktige ska sedan fatta beslut om nämndmål och indikatorer i juni när de beslutar om budgetramarna och de finansiella målen. 4.2.3 Aktiviteter Kommunchef och verksamhetschefer tar fram aktiviteter för att nå de politiskt uppsatta nämndmålen. Aktiviteterna presenteras på kommunchefens ledningsgrupp senast i maj året före dem ska gälla. Kommunfullmäktige och respektive nämnd får, vid uppföljningen av målen, utvärdera vilka aktiviteter och åtgärder verksamheten har genomfört under året. 4.2.4 Värdegrund Värdegrunden för all verksamhet som genomförs i kommunen ska utgöra basen som genomsyrar det gemensamma förhållningssätt i det dagliga arbetet. Värdegrunden för kommunen är följande: Vi tar ansvar, har ett respektfullt bemötande och levererar hög kvalitet. Ansvar - Vi tänker helhet och samverkar, allas insats spelar roll. Respekt - Vi har ett bra bemötande och ser alla människors lika värde. Kvalitet - Vi har kunskap och kompetens, vårt arbetssätt utvecklas genom ständiga förbättringar. 4.2.5 Vision Vision Årjäng Värmlands tillväxtkommun En modern kommun med tillväxt i fokus, där vi prioriterar hållbar utveckling både ekonomiskt, ekologiskt och socialt. Vi vill ha ett öppet och välkomnande samhälle med en levande landsbygd. I Årjängs kommun finns det utrymme för nya människor och idéer. 4.2.6 Perspektiv Kommunfullmäktiges mål kan delas upp inom fem fokusområden, så kallade perspektiv. Kommunen kan genom att följa upp dessa perspektiv säkerställa att invånarna i kommunen får den bästa kvaliteten till den lägsta kostnaden. De fem fokusområdena är: - Invånare samlat begrepp för de som använder eller tar emot de tjänster som kommunen producerar - Ekonomi att hushålla med resurser och skapa god ekonomisk hushållning inom kommunen - Verksamhet att ha en väl fungerande verksamhet som levererar en hög kvalitet på varor och tjänster
11(20) - Medarbetare handlar främst om hur kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare för medarbetarna - Tillväxt definieras som den utveckling som krävs för att skapa tillväxt i kommunen. 4.2.7 Kommunfullmäktiges mål Positivt näringslivsklimat Företagsamhet prioriteras som en viktig drivkraft för kommunens utveckling. Kommunen bidrar till goda förutsättningar för ett mångsidigt och växande näringsliv. Ett utvecklande ledarskap och nöjda medarbetare En effektiv verksamhet med ett tydligt och genomtänkt ledarskap ger goda resultat, delaktighet och engagerade medarbetare. Hållbar tillväxt Kommunen drivs och utvecklas på ett sätt som är långsiktigt hållbart, ekonomiskt, ekologiskt och socialt. Hög livskvalité Omsorg och service utgår från invånarnas förutsättningar och behov samt ger möjlighet till livslångt lärande och utveckling. I ett öppet samhälle välkomnas alla att delta. Fullmäktiges mål delas in i följande perspektiv: INVÅNARE EKONOMI VERKSAM HET Ett utvecklande ledarskap och nöjda medarbetare Hållbar tillväxt Positivt Positivt näringslivskl näringslivskl imat imat Hög livskvalitet Hög livskvalitet MEDARBET ARE Ett utvecklande ledarskap och nöjda medarbetare TILLVÄXT Ett utvecklande ledarskap och nöjda medarbetare Hållbar tillväxt Positivt näringslivskl imat Hög livskvalitet 4.3 Uppföljning av målen Uppföljning av målarbetet ska redovisas till kommunfullmäktige vid minst två tillfällen per år vid delårsrapport och årsredovisning. Redovisningen ska innehålla en sammanställning över målen och vilka aktiviteter/åtgärder som utförts under året för att sträva mot målen. Det ska också framgå förväntat resultat med aktiviteten och en beskrivning av
12(20) verkligt resultat och måluppfyllelse. Detta för att få en med levande bild av målarbetet, som inte bara består av en tabell.
13(20) 5 Styrdokument 5.1 Inledning Grunden för Årjängs kommuns beslutsstruktur finns i kommunallagen och även i aktiebolagslagen när det gäller kommunens bolag. Kommunens styrdokument ska vara utformade utifrån de mål och effekter som ska uppnås. De ska kontinuerligt följas upp, utvärderas och revideras. För att säkerställa att de olika styrdokumenten får en bred förankring bland förtroendevalda och tjänstemän finns ett antal grundregler för dess utformande. Dokumenten ska vara: - Enkla, tydliga och kommunicerbara - Tydliga i uppdelning mellan politisk nivå och verksamhetsnivå - Förenliga med överordnade dokument - Operativa, eller kunna översättas till operativa mål eller indikatorer - Utformade för att medge en långtgående decentralisering av beslutfattandet - Tidsbestämda De viktigaste styrdokumenten i Årjängs kommun är visionen, kommunfullmäktiges mål samt budgeten och nämndernas verksamhetsplaner. I övrigt så reglerar inte kommunallagen vilka övergripande styrdokument kommunen ska ha eller hur de ska utformas. Det finns dock, inom vissa områden, annan lagstiftning som styr vilka styrdokument kommunen ska ha, exempelvis översiktsplan och jämställdhetsplan. 5.2 Klassningssystem för styrdokumenten Det krävs en tydlig struktur och definition på styrdokumenten och vad de står för i de fall där utformningen inte regleras i lagstiftingen. Följande principer ska gälla vid benämning av styrdokument, om inte annat följer av lag eller annan författning.
14(20) 5.2.1 Politiska beslut Program och plan Dessa typer av styrdokument uttrycker den politiska inriktningen inom ett visst område. Program och planer upprättas för att styra mot en viss förändring och innehåller mål och prioriteringar för dessa. Målen ska svara direkt mot kommunfullmäktiges övergripande mål. Exempel på program och planer är: Näringslivs- och tillväxtstrategin, översiktsplanen, bostadsförsörjningsprogram, alkohol- och drogpolitiskt program Policy En policy anger kommunens förhållningssätt och inställning inom ett visst område. Den innehåller inte mål utan istället principer för handlande. Exempel på policys är: jämställdhetspolicy, arbetsmiljöpolicy, inköp- och upphandlingspolicy Kommunala författningar De kommunala författningarna kan delas in i tre kategorier; reglementen, föreskrifter och taxor. De kommunala författningarna är av tvingande karaktär och kan liknas vid kommunens egen samling av lagar. Exempel på kommunala författningar är: - Arbetsordning för kommunfullmäktige - Arkivreglemente - Reglemente för arvoden och andra ekonomiska ersättningar till förtroendevalda - Avgifter - Lokala föreskrifter om torghandel - Reglementen för styrelse och nämnder - Regler för skolskjutsverksamhet - Taxor 5.2.2 Förvaltningsbeslut Tillämpningsföreskrifter I föreskrifterna slår förvaltningen fast gemensamma åtgärder eller handlingssätt i syfte att uppnå det politiskt antagna programmet eller planen. Anvisningar och rutiner Förvaltningsbeslut om ett gemensamt sätt att tillämpa och tolka lagstiftning eller politiskt antagna policys, reglementen eller riktlinjer.
15(20) 6 Budgetprocessen i Årjängs kommun 6.1 Inledning Enligt Kommunallagen kap 8 4-5 ska kommunen varje år upprätta en budget med plan för verksamheten (verksamhetsplan) och ekonomin under budgetåret. Budgeten ska också innehålla en treårsplan för ekonomin, där budgetåret är planens första år. För verksamheten ska anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin ska anges de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. 6.2 God ekonomisk hushållning Enligt kommunallagen 8 kap 1 ska kommuner ha en god ekonomisk hushållning och fullmäktige ska besluta om riktlinjer för god ekonomisk hushållning för kommunen. Kommunfullmäktige antog 2013-12-16 182 riktlinjer för god ekonomisk hushållning. God ekonomisk hushållning innebär inte bara en ekonomi i balans, utan kommunen behöver ett överskott över tid för att kunna finansiera framtida investeringar och ge varje generation möjlighet att stå för sina egna kostnader. Riktlinjerna avser ett mer strategiskt och långsiktigt perspektiv än de tre år som kommunfullmäktiges budgetbeslut innebär. 6.3 Finansiella mål Enligt riktlinjerna ska kommunens budget innehålla finansiella mål och mål för verksamheten som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Kommunfullmäktige antar därför finansiella mål i samband med sitt beslut om budgetramar för de kommande tre åren. 6.4 Tidsplan för budgetprocessen Ekonomichef tar i januari fram en tidsplan för budgetberedningens arbete. Tidsplanen antas av Kommunfullmäktige. Respektive verksamhetschef ansvarar för att arbeta fram en tidsplan för budgetarbetet i respektive nämnd, i samband med sitt beslut om årshjul. Nämndens arbete måste starta så tidigt att de hinner vara förberedda till mötet med budgetberedningen i maj. Ekonomichefen tar i februari varje år fram ekonomiska grundförutsättningar med bland annat skatteunderlagsprognos och prognoser för pris- och löneökningar. Kommunchefens ledningsgrupp sammanställer ett diskussionsunderlag kring aktuella frågor inför budgetberedningens arbete. I mars beslutar budgetberedningen preliminära budgetramar. Ekonomichef skickar då ut ramarna tillsammans med anvisningar till varje nämnd. I maj ska budgetberedningen möta respektive nämnd/styrelse. Då ska varje nämnd/styrelse vara förberedda och ha kommit så långt i sitt budgetarbete att de kan lämna förslag på investeringar för de kommande åren och lämna en konsekvensbeskrivning av den preliminära driftbudgetramens påverkan på verksamheten.
16(20) I juni ska kommunfullmäktige fatta beslut om driftbudgetramar med finansiella mål, investeringsbudget och nämndmål med målindikatorer. Senast i september ska varje nämnd/styrelse fatta beslut om driftbudget med flerårsplan för verksamheten. Budgeterade medel binds till verksamhetsområde på tre positioner. 6.5 Verksamhetsplan Mall för verksamhetsplaner tas fram av ekonomiavdelningen. Denna plan kan bestå av flera delar såsom politiska mål, eventuellt egna mål, nyckeltal och resultatnivåer som tillsammans med budget och kvalitetsaspekter för verksamheten bildar en bra överblick av nuläge och framtida mål. Respektive verksamhetschef ansvarar för att upprätta en verksamhetsplan för sitt område. Verksamhetsplanerna samlas ihop och tas upp i kommunchefens ledningsgrupp för att få en helhetsbild.
17(20) 7 Ekonomisk uppföljning 7.1 Inledning Enligt Principer för ekonomisk styrning i Årjängs kommun antaget av kommunfullmäktige 2003-01-27, så finns det rutiner för den ekonomiska uppföljningen. Detta dokument kommer i vissa stycken revidera ovanstående principer, då det stämmer bättre överens med dagens arbetsmodell. 7.2 Uppföljningsrutiner Det är viktigt att fastlagda mål, både ekonomiska och verksamhetsmässiga, följs upp regelbundet under budgetåret. Rapportering sker dels från respektive budgetansvarig och verksamhet till respektive nämnd/styrelse och dels från nämnden till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Den första redovisningen, från verksamhet till respektive nämnd, ska ske kontinuerligt för att hålla nämnden uppdaterad. Varje nämnd kan själv bestämma hur ofta detta ska ske, utifrån sina egna behov. Ett beslut om detta bör tas av respektive nämnd i samband med nämndens beslut om ett ekonomiskt årshjul. Den redovisning som går från nämnden till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige ska ske minst tre gånger per år, vid följande tillfällen: Tertialrapport per sista april Delårsrapport per sista augusti Årsredovisning per sista december Uppföljningen ska omfatta ekonomi med helårsprognos för både drift och investeringar, måluppföljning samt en verksamhetsberättelse. Detaljeringsnivån sätt till verksamhetsområde på 3-positioner. Delårsrapport och helårsrapport ska även omfatta hela kommunkoncernen och kunna överlämnas för granskning till revisorerna. 7.2.1 Prognostiserad budgetavvikelse Vid en prognostiserad budgetavvikelse ska ansvarig verksamhetschef eller förvaltningschef i aktuell ekonomirapport förklara avvikelsen och hur den har uppstått. Kommunchef/verksamhetschef ska även ta fram ett förslag till åtgärder för att uppnå en budget i balans under pågående budgetår. Förslagen ska tas fram skyndsamt. Avvikelser i tertial och delårsrapport ska alltid innehålla förslag till åtgärder. Nämnden/styrelsen ska därefter skyndsamt fatta beslut beträffande de förslag som framlagts av kommunchefn/verksamhetschefen. Beslutet ska leda till att nämndens verksamhet kan hållas inom budgetram. 7.2.2 Beslut om verksamhet över budgetram Nämnd/styrelse som fattar beslut om kostnader över budgetram, måste i en tilläggspunkt i samma beslut beskriva hur finansieringen ska lösas.
18(20) 7.2.3 Bokslut/årsredovisning När budgetåret/verksamhetsåret är slut ska varje nämnd/styrelse upprätta årsrapport med ekonomisk sammanställning, målavstämning och verksamhetsberättelse enligt de bokslutsanvisningar som lämnas av ekonomichefen i december. Kommunen ska upprätta en årsredovisning som omfattar hela kommunkoncernen. Årsredovisningen ska godkännas av kommunstyrelsen och lämnas över till revisorer och kommunfullmäktige senast den 15 april året efter det år som redovisningen avser (KL kap 8 17).
19(20) 8 Intern kontroll 8.1 Inledning Den interna kontrollen syftar till att styrelser och nämnder med rimlig grad av säkerhet kan säkerställa att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Det innebär också att följa tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, policys och så vidare. 8.2 Organisation Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll, i enlighet med deras uppsiktsplikt (kommunallagen kap 6 1 och 3). I detta ligger ett ansvar för att tillse att en intern kontrollorganisation upprättas och utvecklas i takt med kommunens kontrollbehov. Därtill har Kommunstyrelsen ansvar för att förvaltnings-övergripande anvisningar och regler upprättas, vilket så skett i reglemente för intern kontroll antaget av KF 2003-04-28 (D nr. 88.03.003). Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Nämnderna har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde är tillräcklig (KL kap. 6 7). Upptäcks allvarligare brott ska detta omedelbart rapporteras till Kommunstyrelsen. Kommunchefen/verksamhetschefen ansvarar inom respektive verksamhetsområde för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. I detta ansvar ligger att leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Det ingår också att löpande rapportera och minst årligen lämna en skriftlig rapport om hur den interna kontrollen fungerar och ge en samlad bedömning av internkontrollen. Allvarligare brott ska omedelbart rapporteras till nämnden. 8.3 Internkontrollplan Varje år ska kommunchefen/verksamhetschefen som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet göra en risk- och väsentlighetsanalys. Där ska riskområden identifieras och en bedömning av konsekvenser och sannolikhet för att det inträffar göras (se bild nedan). Konsekvens Mycket allvarlig 3 4 5 6 7 Allvarlig 2 3 4 5 6 Kännbar 1 2 3 4 5 Lindrig 0 1 2 3 4 Försumbar 0 0 1 2 3 Osannolik Mindre Möjlig Sannolik Mycket Sannolikhet Sannolik sannolik
20(20) Utifrån denna värdering ska nämnden varje år fatta beslut om vilka internkontroller som ska göras under året i en internkontrollplan. Planen ska antas senast i februari under innevarande kontrollår. Internkontrollplanen ska minst innehålla: - Vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp - Omfattningen på uppföljningen (frekvensen) - Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen - Till vem uppföljningen ska rapporteras - När rapportering ska ske - Genomförd riskbedömning 8.4 Uppföljning Den genomförda uppföljningen ska rapporteras till nämnden. Vid eventuella brister ska också förslag till förbättringsåtgärder lämnas till nämnden. Nämnden ska senast i februari påföljande år rapportera vidare resultatet av den interna kontrollen till styrelsen. Rapportering sker samtidigt till kommunens revisorer. Rapporten ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Rapporten ska också, vid behov, innehålla förslag på åtgärder för förbättring av rutiner som är kommungemensamma. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs, vidta åtgärder om sådana. Kommunstyrelsen kan begära förnyad intern kontroll på ett visst område, om det rapporterats brister under året och det föreligger osäkerhet om nämnden åtgärdat bristerna på ett tillfredställande sätt.