Tillämpningsanvisning för ekonomiska transaktioner och medelsförvaltning Tillämpningsanvisning Ingår i Kungälvs kommuns författningssamling enligt beslut 2015-12-10 KF 315/2015 KS2015/1382 Diarienummer: Dokumentansvarig: Beslutad av: Ersätter tidigare beslut: Datum för beslut: Giltighetstid: Handläggare: KS2016/1315 Ekonomichef Kommunfullmäktige 2013-11-25 2014-02-06 2019-12-31 Pia Jakobsson 1
Tillämpningsanvisningar Omfattning 1 Interna transaktioner som till exempel kostnader för telefoni, porto, kopiering, förrådsuttag och hyror där acceptans av varan eller tjänsten gjorts i förväg genom rekvisition eller hyresavtal undantas från kravet på attest. Attesten anses här ha blivit gjord i samband med tecknandet av hyresavtalet, telefonabonnemanget eller liknande. Innan registrering görs ska beslutsattestant ges möjlighet att kontrollera underlaget. Lönetransaktioner är ekonomiska transaktioner. Anställningsuppgift/-avtal utgör underlag för löneutbetalning. Attesten anses ske i samband med tecknandet av avtalet. Anställningsuppgiften ska vara skriftlig och underskriven av chef med personal- och ekonomiansvar och gäller som underlag för ekonomisk transaktion under i uppgiften fastställd tid eller till dess skriftligt beslut om ändring eller avslut görs. Vid lönerevision utgör centrala eller lokala parters undertecknande protokoll underlag för ändring av lön. Alla former av ledighet ska vara beviljade eller godkända av personalansvarig chef och utgör därmed underlag för ekonomisk hantering. Godkännandet kan ske genom pappersbaserade rutiner eller genom elektronisk attest. Vid tillägg till lönen innebär beslutsattesten en bekräftelse på att insatsen är beordrad (godkänd) och utförd samt att insatsen/ersättningen överensstämmer med riktlinjer och anvisningar. Godkännande av personalansvarig chef kan ske genom pappersbaserade rutiner eller genom elektronisk attest. Ansvar 2 Ekonomi- och upphandlingsenheten ansvarar för att vid behov till kommunstyrelsen lämna rapport om reglementets tillämpning samt att föreslå åtgärder. 3 Attestförteckningen ska innehålla uppgift om samtliga attestberättigade inom sektorchefs verksamhetsområde. Om beslut fattats om begränsningar i attesträtt med hänsyn till beloppsstorlek, krav på två i förening, krav på kompletterande stickprov eller avsteg från de jävsregler och den ansvarsfördelning som följer av 6 ska dessa framgå. Av förteckningen ska också framgå förutsättningar för attesträtten, t ex kontointervall m m. Attestförteckning ska, förutom att finnas på respektive sektornivå, överlämnas löpande till ekonomi- och upphandlingsenheten. Attesträtt ska alltid vara kopplad till en individuell person. Attesträtt för viss personalkategori som grupp är inte tillåten. 4 Om kommunstyrelsen i enlighet med 8 delegerar beslut om attesträtt till sektorchef ska denne även tillse att attestförteckning och tillämpningsanvisningar motsvarande kraven i 3 utfärdas för sådana beslut. 5 Om det inte är lämpligt att rapportera om brister till närmast överordnad chef, kan rapport istället lämnas till kommunchefen. Se även 9. 5
Kontroller 6 Mottagningskontroll Kontrollen innefattar att vara eller tjänst mottagits och att den är av rätt kvantitet och att den håller rätt kvalitet samt har överenskommet pris. Beställningsattest För anskaffning av varor och tjänster är innebörden kontroll mot beställning och avtal inklusive betalningsvillkor. För utbetalning av bidrag är innebörden kontroll mot eventuell bidragsansökan eller motsvarande samt mot bidragsregler. För fakturering är innebörden kontroll mot avtal, eventuellt beslutad taxa samt faktureringsunderlag. Riktighetens bestyrkande ska ske av annan person än beslutsattestanten. Beslutsattest Beslutsattest är kopplad till budgetansvar. Beslutsattest sker i normalfallet av den som är ansvarig chef. Sektorchef kan besluta om rätt till beslutsattest även för annan än ansvarig. Beslutsattest ska även innefatta kontroll av att övriga formella beslut som krävs är fattade (t ex fastställande av taxa, investeringsbeslut m m) och av att transaktionen ryms inom beslutad budget. I beslutsattesten ingår även kontroll av att mottagnings- och granskningskontroller är utförda. Beställningsberättigade kan utses vilka självständigt kan beställa från i förväg definierade leverantörer inom en fastställd beloppsgräns och på vissa konton. Sådana beställningar ska beslutsattesteras i efterhand innan betalning får ske. I sådan beslutsattest ingår att kontrollera att beställningsberättigad inte överskridit sina befogenheter. Behörighetskontroll I pappersbaserade rutiner ska behörighetskontrollen inkludera kontroll av behörighet mot attestförteckning. Kontroll ska ske av signatur, konton, beloppsbegränsningar och dylikt. Om det i IT-baserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörigheter ersätter dessa den manuella behörighetsattesten. Kontrollernas utformning 7 Ansvarsfördelning Följande minimikrav gäller för fördelning av kontrollerna: Vid anskaffning av varor och tjänster ska mottagnings- och granskningskontroll utföras av annan än beslutsattestanten. Kommunstyrelsen kan i tillämpningsanvisningar besluta om undantag från dessa krav om kompletterande kontroller istället sätts in. Ekonomi- och upphandlingsenheten har generell rätt att vidta rättelser och bokslutstransaktioner. Rättelser som innebär omföringar mellan två beslutsattestanter kräver dock alltid attest av inblandade parter. Följande generella undantag från ovanstående krav att mottagnings- och granskningskontroll ska utföras av annan än beslutsattestanten gäller i ett IT-baserat system för: - Abonnemangsfakturor, t ex telefoni, lokalhyror, el, vatten etc. - Förskottsfakturor, t ex anmälningsavgifter, a-contofakturor. 6
- Skatter och avgifter, t ex fordonsskatt. - Interndebiteringar. - Faktura som understiger 300 kr (exklusive moms). Vid fakturering av utförda tjänster m m får beslutsattestant och granskningskontrollant vara samma person. Respektive sektorchef ansvarar för att kompletterande kontroller sker så att det säkerställs att allt som ska faktureras blir fakturerat till rätt belopp och villkor. Kompetens Respektive sektorchef ansvarar för att varje attestant har nödvändig insikt och kunskap om uppgiften. Ekonomi- och upphandlingsenheten ska vid behov ge respektive sektorchef stöd med detta. Integritet Den som utför kontroll ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Detta utesluter inte att personal som är underordnad beslutsattestanten utför mottagnings- och granskningskontroll. Det är däremot inte lämpligt att underordnad personal beslutsattesterar sådant som överordnad har mottagnings- och granskningskontrollerat. Ej heller är det lämpligt att direkt underordnad personal beslutsattesterar överordnads utlägg och dylikt. Jäv Transaktioner som avses är in- och utbetalningar som t ex reseräkningar, ersättning för utlägg, egna mobiltelefonräkningar, representation avseende sig själv eller närstående eller affärstransaktioner till bolag eller liknande där intressekonflikt kan uppstå. Vid behov ska beslutsattest ske av överordnad och om det avser politisk ordförande utförs beslutsattest av vice ordförande. Dokumentation För pappersbaserade rutiner är huvudregeln att samtliga attester ska dokumenteras genom varaktig påskrift på verifikationen. Minimikravet är att beslutsattest alltid ska skrivas på verifikationen medan övriga attester om det är praktiskt lämpligt kan dokumenteras på annat sätt. Sådan dokumentation, t ex följesedel eller mottagningskontrollerat köpkvitto vid kortköp, ska på ett varaktigt sätt fästas på verifikaten eller sparas på ett överskådligt sätt i minst 2 år. Av kommunstyrelsen beslutade kompletterande kontroller ska på ett liknande sätt också dokumenteras med avseende på omfattning, utfall och vem som utfört kontrollen. Attest i IT-baserade rutiner dokumenteras genom elektronisk attest. Attest ska i normalfallet registreras av den som utfört kontrollen. Attest ska ske på sådant sätt att attesten i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Om systemet inte bedöms uppfylla dessa krav ska den kontrollerade informationen tas ut på papper och genom underskrift attesteras på normalt sätt. Om attest i IT-baserade system registreras av annan än den som utfört kontrollen ska registreringsunderlaget undertecknats av kontrollanten och förvaras på ett överskådligt sätt i minst 2 år. Tabellstyrda och automatiska IT-baserade kontroller t ex behörighetskontroll i system för elektronisk handel ska framgå av systemdokumentation. Av denna dokumentation ska också framgå hur eventuella fel hanteras. Om attest sker med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörigheter, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller (historik). 7
Kontrollordning I pappersbaserade rutiner ska mottagnings- och granskningskontroll utföras före beslutsattest. Behörighetskontroll sker efter att beslutsattest utförts. Registrering får inte ske innan behörighetskontroll har utförts. I IT-baserade system t ex för elektronisk handel är inte kontrollordningen given. Minimikravet är att beslutsattestanten har godkänt betalningsunderlaget med dess slutgiltiga innehåll. Beslutsattest kan göras redan vid beställning under förutsättning att leverans och betalning sedermera överensstämmer med beställningen. Om däremot någon avvikelse finns måste beslutsattesten förnyas. Kontrollansvariga 8 Kommunstyrelsen har genom kommunstyrelsens delegationsordning delegerat rätten att utse attestant samt rätten att besluta om eventuella kompletterande kontroller till sektorchef. Detta gäller även beslut om att utse mottagningskontrollanter för IT-baserade system för t ex elektronisk handel samt beställningsberättigade. Beslut om attesträtt för IT-baserade system ska alltid knytas till person. Kontrollåtgärder 9 Fel av enklare karaktär ska åtgärdas omgående av kontrollant samt meddelas berörda personer. Mer omfattande fel ska dokumenteras och rapporteras till överordnad chef samt rapporteras till kommunstyrelsen. Om anmärkning är av brottslig karaktär ska kontakt även tas med ekonomiteamet för eventuell polisanmälan och vidare rättslig handläggning. Om allvarligt fel berör person i ledande ställning (t ex sektorchefsnivå) och den normala ärendegången anses olämplig bör kommunchefen kontaktas för rekommendation om vidare handläggning. Om sådant fel avser kommunchef bör kontakt tas med kommunstyrelsens ordförande. 8