Inför flytt och/eller avveckling av laboratorier - Biomedicum Guide och checklista Flyttsamordnare och FM organisation
KI:s guide för flytt och/eller avveckling av laboratorier inför flytt till Biomedicum Denna guide syftar till att underlätta för KI-personal som ska genomföra flytten till Biomedicum. Genom en god planering minimeras riskerna för entreprenörer, och all annan personal som hanterar farligt gods. Skador eller förlust av egendom på t ex utrustning och/eller vetenskapliga prover minskas även med god planering. Att minska tidsåtgången för själva flytten ligger i allas intresse och god planering är då en förutsättning. Denna guide är ett stöd för dig i planeringen. Kontaktuppgifter och länkar till stödjande dokument återfinns på sista sidan. 1. Definitioner 1.1 Avveckling. Avser processen där forskargruppledaren och en sanerar, tömmer och städar laboratorieutrymmena så att lokalerna återställs inför nästa hyresgäst. 1.1 Biologiskt material. Alla human-, växt- eller djurpatogener; allt humant blod, blodkomponenter och produkter, vävnader och kroppsvätskor; djur; alla human- eller djur-cellinjer; all infekterad vävnad från djur eller människa; alla kulturer av mikroorganismer d v s mikrobiologiska enheter som kan föröka sig eller överföra genetiskt material, däribland virus och prioner inklusive rekombinant DNA-material; alla biologiska toxiner. Inkluderar även Stickande/Skärande Smittförande avfall och Biologiskt avfall. 1.2 Sanering. Processen där laboratoriers ytor och utrustning desinficeras, dekontamineras och rengörs. Saneringsmetoden beror av vilken typ av verksamhet som bedrivits men ska ha visats effektiv mot typerna av föroreningar som kan förekomma. Vissa typer av verksamhet kräver saneringsintyg från extern aktör. Till laboratoriet räknas, utöver golv, väggar och tak, även vattenlås och ventilationskanal (frånluft) fram till huvudkanalen inklusive filter. 1.3 Farligt gods. Ämnen för vilka det finns lagkrav för hur de ska förpackas, märkas och transporteras på allmän väg. Till farligt gods hör ämnen som är brandfarliga, frätande, reaktiva, toxiska, radioaktiva, giftiga, carcinogena, infektiösa eller på annat sätt kan medföra fara för människors hälsa eller miljön. 1.4 Övergivet laboratorium. Laboratorium där forskargrupp flyttat ut men där laboratoriematerial (biologiskt, överblivna kemikalier, radioaktivt), utrustning eller avfall lämnats kvar. 2
2. Roller och ansvarsfördelning 2.1 /enhetschef eller - Ansvarar för att riskanalys genomförs före flytt och lämnas in till flyttsamordnare. Riskanalysen ska inkludera de åtgärder som krävs för att minimera identifierade risker inför, under och efter flytt. - Säkerställer att de avvecklade lokalerna är tömda och sanerade. 2.2 Prefekt eller - Ansvarar för att resurser finns avsatta för flyttsamordning. - Resurs deltar vid avsyn av lokalerna efter flytt. - Om ett övergivet laboratorium identifieras ansvar institutionen där forskargruppledaren var verksam för avvecklingen av laboratoriet och de kostnader detta medför. - Säkerställer att allt som krävs för en säker flytt och tillräcklig avveckling av de gamla lokalerna finns på plats. - Tillstånd och anmälningar. 2.3 Universitetsförvaltningen - Ansvarar för att det finns upphandlade transportfirmor för flytt och för transport av farligt gods. - Att KI har avtal med rådgivare för transport av farligt gods. - Husansvarig för respektive fastighet deltar vid avsyn av de lämnade lokalerna, samlar in avflyttningsdeklarationer och saneringsintyg (original) och ser till att dessa diarieförs. 2.4 Flyttsamordnare - Ska fungera som kontaktyta mellan flyttprojektet, flyttfirma och verksamhet. - Att ta med frågor och tankar rörande flytten från och till institutionen. - Har en ledande roll och aktiv roll i samband med flyttens förberedelser och genomförande. 2.5 Medarbetare - Ansvarar för att hålla sig uppdaterad gällande information som berör flytten till Biomedicum. - Varje medarbetare har även ett ansvar att följa de instruktioner som finns och som förmedlas av flyttprojektet. 3
3. Tillvägagångssätt 3.1 Inför flytt/avveckling Uppgift A. Riskanalys inför flytt 1, se KI:s mall för riskbedömningar. Säkerhets- och nödlägesrutiner för alla flyttens olika faser ska etableras. Exempel på nödlägen kan vara spill, brand, halkolyckor och skärskador. Ifylld mall ska lämnas till flyttsamordnare. B. Genomför kemikalieinventering i Klara för 2018 och tänk på detta: - Märk väl att alla kemikalier som ska flyttas till Biomedicum ska ha en streckkodsmärkning. - Byt ut de gamla svart/orangea etiketterna till de nya svart/röd/vita på de kemikalier som ska flytta till Biomedicum. - Kassera kemikalier som ej ska flyttas med. - Kassera hemmagjorda lösningar. - Beställ inte nya kemikalier om du verkligen inte måste. C. Genomför en inventering över allt övrigt laboratoriematerial som ska flyttas. Gå igenom dessa frågor: - Finns radioaktiva material eller utrustning som kan vara kontaminerad av radioaktivitet? - Finns det prover i flytande kväve? - Finns kemikalier som klassificeras som farligt gods? - Finns reaktiva eller instabila kemikalier (t. ex. perklorsyra, natrium, peroxidbildare)? - Finns gamla eller omärkta kemikalier där innehållet är okänt? - Finns tillståndspliktiga kemikalier? - Finns infektiösa prover eller genetiskt modifierade mikroorganismer? - Finns humant provmaterial från friska donatorer? - Finns frysar? Se specifik rutin. - Finns biologiskt material tillhörande skyddsnivå 3 eller högre? Flytande kväve ska flyttas av godkänd transportfirma. - Finns narkotika eller narkotikaprekursorer 2? Ansvarig / Forskargruppsledare/ Forskargruppsledare personal. Vid behov ta hjälp av kemikalieombud, kontaktperson för biosäkerhet och strålsäkerhetsombud. 1 AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete, 8 2:a och 3:e stycket: När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. 2 SFS 1992:1554 Förordning om kontroll av narkotika. 4
- Finns utrustning som kan vara kontaminerad av märkningspliktiga kemikalier eller potentiellt smittförande biologiskt material? - Finns särskilt dyrbar eller skyddsvärd utrustning? - Finns särskilt dyrbara och skyddsvärda provmaterial? - Finns gasflaskor? - Finns vattenlås/avloppsrör som kan antas vara förorenade med amalgam eller kvicksilver? D. Skapa en plan för det som ska slängas innan flytt och se till att rensa och hantera avfallet enligt KI:s regler. Observera att även utrustning och de möbler som ska lämnas kvar eller slängas kräver sanering och ifylld saneringsdekal. personal. Vid behov ta hjälp av kemikalieombud, kontaktperson för biosäkerhet och strålsäkerhetsombud. E. Se till att utrustningen är märkt med innehåll, eventuella farosymboler, destination, ägare och telefonnummer till kontaktperson (och ev ömtåligt eller denna sida upp ). Se även till att farligt gods är korrekt klassificerat, förpackat, uppmärkt. Om möjligt, frys ner biologiskt material så förenklas flytten. F. Gå igenom vilken utrustning och vilka lokaler som kräver sanering samt vilka typer av sanering som är aktuell. Kan ni sanera själva? Behöver sanering utföras av extern aktör? G. Fyll i avflyttningsdeklarationen i god tid för varje rum där verksamhet bedrivits. Lämna till flyttsamordnare. All utrustning som blivit sanerad ska märkas upp med dekalen KI/K Laboratorieutrustning. Endast uppmärkt utrustning kommer att flyttas till de nya lokalerna. H. Skyddsutrustning och absorberande material ska finnas tillgängligt både vid packning, transport och uppackning av kemiska produkter och biologiska agens. I. Särskilt förpackningsmaterial krävs för olika typer av farligt gods och erforderligt material kommer att tillhandahållas. J. Om ni har radioaktivt material som skall flyttas eller kasseras ta kontakt med strålskyddsombudet. Se till att minimera material som ska flyttas med för att förenkla flytten. Forskargruppsledare / Flyttsamordnare Forskargruppsledare 5
K. Kommunicera med alla berörda parter om när och hur flytt och sanering ska ske. Säg upp avtal i god tid. Kommunicera och koordinera hanteringen av celler. L. Frysar kan flyttas med biologiskt material av skyddsnivå 2, GMM samt övrigt humant provmaterial från friska donatorer. Lösa rör får ej förekomma, alla provrör ska vara placerade i lådor, frysen ska fyllas med packmaterial så att det biologiska materialet inte rör sig under flytt. Frysen måste vara utvändigt sanerad samt ha ifylld innehållsförteckning. M. Smittförande ämnen i riskklass 3 eller GMM nivå R skall flyttas enligt separat process. Kontakta KI:s biosäkerhetssamordnare. N. Minimera mängderna av biologiskt material som inte kan flyttas i frys. Kylskåp och inkubatorer måste tömmas och saneras före flytten. Kommunicera med andra grupper om samförvaring. O. Se till att allt kvarvarande avfall och utrustning avyttras på korrekt sätt. Sådant som ska slängas får inte lämnas i korridorer eller bli kvar i laboratorier och kontor utan överenskommelse med intendent. 3.2 Under flytten Uppgift A. Alla reaktiva eller labila kemikalier, t ex perklorsyra, natrium, peroxidbildare och liknande måste flyttas av godkänd transportfirma. B. Om du behöver flytta biologiska material som ej kan frysas så gäller följande: - Minimumkrav på förpackning är en tät primär behållare, absorberande material och en tät, förslutningsbar sekundär behållare. - Allt biologiskt material ska märkas upp på korrekt sätt. Märkning ska innehålla: namn, forskargruppledare, destination, typ av biologiskt agens, biosäkerhetsnivå, telefonnummer och ev ömtåligt. Om det biologiska materialet kräver skyddsnivå 2 ska biosäkerhetssymbolen användas. - Det biologiska materialet ska transporteras direkt till mottagande laboratorium, ej via lunchrum eller andra allmänna platser. - Under själva flytten ska labrock bäras men inte handskar. Handskar och nödlägesutrustning ska finnas tillgängliga under transport, inklusive lämpliga desinfektionsmaterial, absorberande material och påse/box för att samla upp eventuella spill. - Se broschyr från Folkhälsomyndigheten, Packa provet rätt, / / / / / Ansvarig / / 6
för mer information. C. Se till att ha nycklar och låskombinationer tillgängliga. / D. Alla märkningspliktiga kemikalier måste förvaras enligt KI:s regelverk vid ankomst till de nya lokalerna. Detta innebär förvaring i ventilerade skåp eller brandklassade skåp, ej samförvaring om detta innebär en ökad risk, m m. E. Kontrollera att alla lådor, skåp m m är tomma. Försäkra er även om att inga vassa föremål finns kvar i vaskar eller dragskåp. / Forskarledare/ 3.3 Efter flytt/avveckling Uppgift A. Ansvara för att lokalerna efter flytten är sanerade och allt avfall bortforslat. All synbar kontaminering och smuts ska städas bort. Varningsskyltar och symboler ska tas ner. B. Fyll i avflyttningsdeklarationen, en per laboratorium, och se till att erforderliga saneringsintyg finns med som bilaga. C. Boka tid för inspektion av lokalerna med intendent eller annan företrädare för institutionen, husansvarig (KI:s fastighetsavdelning) samt representant för hyresvärden. Ifylld avflyttningsdeklaration lämnas över till intendent och husansvarig som avgör om tillräckliga saneringsåtgärder vidtagits. Den ytterligare sanering som eventuellt krävs ska antecknas i Syn och åtgärdsprotokollet. D. Se till att uppdatera register, tillstånd, anmälningar och licenser med information om era nya lokaler, t ex: - Kemikalieförteckningen i produktdatabasen KLARA. - Anmälningar och tillstånd för GMM hos Arbetsmiljöverket. - Sök ny lokal licens för arbete med joniserande strålning till strålsäkerhetsexperten. - Glöm ej tillstånd för A- och B-kemikalier som ska förnyats före flytten! F. Ansvarig Prefekt / Prefekt / 4. Information, blanketter och kontaktuppgifter 4.1 Avfall 4.1.1. KI:s regler KI:s regler för källsortering: http://ki.se/medarbetare/kallsortering-av-avfall KI:s regler för laboratorieavfall: 7
http://ki.se/medarbetare/laboratorieavfall 4.2 Biosäkerhet KI:s regler för hantering av biologiska agens finns på Medarbetarportalen: http://ki.se/medarbetare/biosakerhet-0?_ga=2.183295599.835394797.1513597401-1313263478.1459754773 Hemsida med information om desinfektionsmetoder för olika biologiska agens: http://www.phac-aspc.gc.ca/lab-bio/res/psds-ftss/index-eng.php 4.3 Etiketter KI/K Laboratorieutrustning och KI/K Ej laboratorieutrustning Dessa dekaler ska fästas på all utrustning/möbler som ska transporteras, vare sig det gäller flytt till nya lokaler eller avyttring som avfall. Det är viktigt att utrustning eller möbler som kan vara kontaminerade av kemiska produkter, biologiska agens eller andra föroreningar tydligt märks för att förhindra risk för människa, samhälle och miljö. Kontakta din flyttsamordnare för att få tillgång till dekaler. KI / K Laboratorieutrustning! Typ av förorening... Saneringsmetoder:......... Datum: Utförare:... Intygas av chef:. Tel. nr.:... KI / K Ej laboratorieutrustning Datum:.. Kontaktperson:... Tel. nr.:... 4.4 KI:s anvisning avseende intern avflyttning, avflyttningsdeklaration och synoch åtgärdsprotokoll 8
Anvisning avseende intern avflyttning: http://ki.se/sites/default/files/anvisning_avseende_intern_avflyttning_0.pdf Avflyttningsdeklaration samt Syn och åtgärdsprotokoll finns att ladda ned på Medarbetarportalen: http://ki.se/medarbetare/infor-flytt-ocheller-avveckling-avlaboratorielokaler 4.6 Radioaktivitet Kontaktuppgifter till KI:s strålsäkerhetssamordnare och V/O sjukhusfysik samt KI:s och K:s lokala strålskyddföreskrifter finns på denna sida: http://ki.se/medarbetare/stralsakerhet-0 4.6 Riskanalyser Denna ska uppdateras! KI:s mall för riskanalys: https://internwebben.ki.se/sites/default/files/anvisning_for_riskbedomning_vid_forandring_i_ verksamheten_20130913_final.pdf Broschyr med instruktioner från Arbetsmiljöverket: https://www.av.se/globalassets/filer/publikationer/broschyrer/riskbedomning-infor-andring-iverksamheten-broschyr-adi575.pdf 4.6 Sanering Upphandlad saneringsfirma för perioden 15/12-2017-14/12-2019 är Ragn-Sells AB. Kontaktperson: Lars Persson, lars.persson@ragnsells.com 08-7954500 0709-272626 4.7 Transport av farligt gods Läs mer om farligt gods här: http://ki.se/medarbetare/transport-av-farligt-gods-och-biologiska-prover Lathund för vad som räknas som farligt gods: http://ki.se/sites/default/files/raknas_ditt_prov_som_farligt_gods_1.pdf Packa provet rätt Folkhälsomyndighetens instruktionsmaterial för hur biologiska prover packas, märks och transporteras. https://www.folkhalsomyndigheten.se/globalassets/laboratorieanalys/information-forbestallare/packa-provet-ratt.pdf KI:s transportsäkerhetsrådgivare: Patrik Klettner Carlsson, Stena Recycling AB, Tel: 010-4458563 Mobil: 0739-818328 E-post: patrik.klettner.carlsson@stenarecycling.se Frågor på detta material tar du i första hand med flyttsamordnare på institutionen och i andra hand med laboratoriesäkerhetssamordnare Ingela Djupedal, FA, UF. E-post: Ingela.djupedal@ki.se 9
Tel: 08-524 87230 10