FORSKARUTBILDNINGEN VID FLOV Beslutsdatum 2018-03-19 Giltighetstid Tillsvidare Department of Philosophy, Linguistics and Theory of Science 1 (18) Olof Wijksgatan 6, PO Box 200, SE 405 30 Gothenburg, Sweden +46 31 786 00 00 www.flov.gu.se
INFORMATION FÖR DOKTORANDER OCH HANDLEDARE De grundläggande lagar och förordningar som styr all utbildning på forskarnivå finns i Högskolelagen och Högskoleförordningen. Utöver detta finns specifika regler för Göteborgs universitet (de så kallade Doktorandreglerna) och särskilda regler inom varje fakultet. Doktorandreglerna och andra dokument som styr utbildning på forskarnivå hittar du på universitetets sida med styrdokument. Regler för utbildning på forskarnivå vid Humanistiska fakulteten hittar du här. Administrativa kontaktpersoner för doktorander 2017-2018: Viceprefekt för forskarutbildning: Lena Eriksson Introduktion av doktorander Utvecklingssamtal Arbetsmiljö Utbildningsadministratör: Susanne Borg Hantering av kursplaner Praktiska isp-frågor Inrapportering av kurser och poäng i Ladok Aktivitetsrapportering i Ladok Praktiska frågor kring disputation Personaladministratör: Helena Bjärnlind Anställningsavtal Förlängningar Egenrapportering och sjukfrånvaro Ekonomiadministratör: Paula Wäne Bokning av resor 2 (18)
Doktorandpott Administrativ chef: Martin Jacobsson Fysisk arbetsplats Lokalfrågor Inköpsansvarig: Hans Vappula Inköp böcker Distribution av avhandling till andra lärosäten 3 (18)
ANSTÄLLNINGEN Vid antagning till forskarutbildningen upprättas ett anställningsavtal mellan institutionen och doktoranden. Anställningen regleras arbetsrättsligt av Högskoleförordningen 5 kap. 7 och är en tidsbegränsad anställning på 4 år, på heltid. Anställningsavtalet gäller ett år i taget. Anställningsavtal Institutionstjänstgöring Primula (egenrapportering) Den som är anställd som doktorand ska främst ägna sig åt egen utbildning på forskarnivå. En anställning som doktorand ska avse arbete på heltid. Om särskilda skäl föreligger kan anställningen avse arbete på deltid, dock lägst 50% av heltid (5 kap. 3a högskoleförordningen). Begäran om tjänstledighet ska ställas till prefekt efter avstämning med huvudhandledaren och viceprefekt för forskarutbildningen. Den doktorand som önskar kan, om behov finns, arbeta med undervisning, annan forskning än avhandlingen samt administration. Sådan tjänstgöring betalas av institutionen och får inte omfatta mer än 20 procent av full tid (5 kap. 2 högskoleförordningen). Innan doktoranden åtar sig sådan tjänstgöring bör hen samråda med huvudhandledare och stämma av med berörd utbildningskoordinator. Doktorandanställningen förlängs med motsvarande tid. Det är doktorandens ansvar att i slutet av varje termin fylla blanketten Manuell förlängning av forskarstuderandes tidsanvändning och skicka till utbildningsadministratör (se förlängningsgrundande uppdrag nedan). Alla ledigheter (tjänstledighet, sjukfrånvaro, föräldraledighet, VAB, semester m.m.) ska 4 (18)
rapporteras in i Primula - ett verktyg som finns i Medarbetarportalen under Verktyg. Alla frånvarodagar som doktoranden rapporterar in i Primula genererar motsvarande antal förlängningsdagar. Datalagret Datalagret är ett administrativt system som tankar ner information från Primula samt personal- och lönesystemet. Med hjälp av Datalagret kan administrationen följa hur mycket tid doktoranden fullgjort av forskarutbildningen. Sjukdom upp till 7 dagar ska rapporteras in i Primula när doktoranden är tillbaka på arbetsplatsen. Sjukfrånvaro Vid sjukdom längre än 7 dagar i följd gäller följande fr.o.m. dag 8: skicka läkarintyg till personaladministratör meddela huvudhandledare om sjukfrånvaron Doktoranden har samma rättigheter och skyldigheter som övrig personal vad gäller semesterdagar. Följande gäller: Semester T.o.m. året man fyller 29: 28 dagar Fr.o.m. året man fyller 30: 31 dagar Fr.o.m. året man fyller 40: 35 dagar Enligt gällande avtal (ALFA-GU) ska alla anställda ta ut minst 20 dagars semester. Aktivitet och försörjning Efter varje termin ska doktorandernas aktivitet och försörjning rapporteras in i Ladok. Utbildningsadministratör gör detta med hjälp av en blankett som doktoranderna fyllt i. 5 (18)
En termin på heltid = 100% aktivitet Fyra års heltidsstudier = 800/8 Ex: 80/1 = 80% aktivitet på 1 termin 200/2= två terminer på heltid Årsarbetstid: T.o.m. året man fyller 29: 1756 timmar Fr.o.m. året man fyller 30: 1732 timmar Fr.o.m. året man fyller 40: 1700 timmar. All frånvaro som finns registrerad i Primula ger doktoranden rätt till förlängning av anställningstiden. Det finns även andra aktiviteter/uppdrag som inte går att rapportera in i Primula men som ger rätt till förlängning, exempelvis studentfackliga uppdrag, att vara doktorandrepresentant i institutionsrådet samt undervisning. Förlängningsgrundande uppdrag I slutet av höst- och vårterminen, skickar utbildningsadministratör ut en påminnelse till doktoranderna om att alla förlängningsgrundande uppdrag ska skickas in. Doktoranden fyller i en blankett Manuell förlängning av forskarstuderandes tidsanvändning och returnerar till utbildningsadministratör. Viceprefekt för forskarutbildningen godkänner/attesterar blanketterna och HR rapporterar in dagarna i lönesystemet. För uppdrag på institutionsnivå gäller följande: Förlängningsnyckel Doktorandråd: Ordförande: 15 dagar/år, sekreterare 10 dagar/år Institutionsråd: 10 dagar/år FUG: 1 dag/möte 6 (18)
AMG: 1 dag/möte Beredning av ansökningar vid utlysning: 1 dag/möte För förlängningsnyckel gällande uppdrag på fakultetsnivå eller nationella eller universitetsgemensamma uppdrag se Doktorandreglerna. Doktorandens lönenivå bestäms i relation till hur långt doktoranden kommit i sin forskarutbildning. Vid Humanistiska fakulteten gäller följande nivåer fr.o.m. 1 oktober 2016: 0-50% 25 141 kr/månad 50-80% 27 645 kr/månad 80-100% 29 945 kr/månad Lön Under förutsättning att doktoranden följer den överenskomna individuella studieplanen ska uppflyttning till nivå två i lönestegen göras när doktoranden har fullgjort motsvarande två års heltidsstudier, dvs 24 månader effektiv tid har gått och doktoranden har utfört 50% av det arbete som krävs för att få en doktorsexamen, vilket är grunden till löneförhöjning När doktoranden har fullgjort motsvarande 80% heltidsstudier går doktoranden över till sista nivån i lönestegen. Personaladministratör håller uppsikt (via Ladok och Datalagret) på tiden som doktoranden fullgjort och ser när frågan om löneökning är aktuell. Detta innebär att all frånvaro som doktoranden rapporterar in i Primula skjuter fram forskarutbildningstiden 7 (18)
med motsvarande dagar, och påverkar datum för löneförhöjning. När Datalagret indikerar att 50 respektive 80% effektiv tid har förflutit, skickar personaladministratör ett email till viceprefekt för forskarutbildning för att försäkra att doktoranden har en aktuell isp, och en förfrågan till doktorandens huvudhandledare för att inhämta bedömning om doktoranden beräknas vara klar med sin utbildning inom ramen för den återstående anställningstiden. Förlängningsgrundande uppdrag som rapporteras in manuellt påverkar även datum för löneförhöjning. När personaladministratör har fått ett nöjaktigt utlåtande från handledaren att kontaktar hen Statens servicecenter/ löneenheten och informerar om löneförhöjningen. Doktorander vid FLOV har under utbildningstiden och fram till disputation rätt 1 att använda upp till 30 tkr till ändamål av följande karaktär: Doktorandpotten kostnader för eventuell etikprövning eller språkgranskning aktivt deltagande i konferenser och forskarskolor med relevans för avhandlingsarbetet inköp av forskningsmaterial och litteratur av särskild vikt för avhandlingsarbetet resor av vikt för 1 Doktorandpotten utökades från 25 till 30 tkr i juni 2018. Doktorander som ännu inte hade uppnått 800% aktivitet (respektive 400% för licentiat) 2017-12-31 har rätt till sammanlagt 30 tkr. För övriga gäller de tidigare reglerna. 8 (18)
avhandlingsarbetet, för att t.ex. samla material på fältresor, studera samt kopiera material i bibliotek och arkiv Användningen av dessa medel ska planeras i samråd med huvudhandledare. Ekonomiadministratören kan ge besked om aktuellt saldo och ska notifieras vid beställningar eller resebokningar som finansieras av doktorandpotten. Friskvårdsersättning Friskvårdsersättning utbetalas för vissa typer av motionsinriktad friskvård upp till en kostnad av 2 000 kr per kalenderår. Ansökan om friskvårdsersättning görs i Primula (Min sida, resor/utlägg). UTBILDNINGEN Allmän studieplan Den allmänna studieplanen (ASP) är det dokument som beskriver det huvudsakliga innehållet inom en forskarutbildning, obligatoriska kurser inom utbildningen, krav på särskild behörighet, och övriga föreskrifter. ASP:arna revideras förhållandevis ofta och enskilda doktorander följer den ASP som gällde när de antogs till forskarutbildningen. Det finns också möjlighet att byta till en senare ASP och en sådan begäran ställs till viceprefekt för forskarutbildningen, efter samråd med huvudhandledare. Individuell studieplan Vid antagning ska doktorand tillsammans med huvudhandledare utforma en individuell studieplan (ISP) över forskarstudierna, med utgångspunkt i den allmänna studieplanen (ASP). ISP:n är elektronisk och används enhetligt över hela universitetet. Den återfinns 9 (18)
under Verktyg i Medarbetarportalen. ISP ska vara upprättad senast två månader efter påbörjade studier. ISP:n är en beskrivning av de åtaganden som doktoranden har under utbildningstiden samt vad som i övrigt behövs för att utbildningen ska kunna bedrivas på ett effektivt sätt. Studieplanen ska innehålla en genomförbar tidsplan för doktorandens hela utbildning och ska vara konkret och detaljerad för det närmaste året. Planen ska kontinuerligt följas upp i handledningen och uppdateras en gång om året, samt revideras om större förändringar i planeringen sker däremellan. Det är utbildningsadministratör som ser till att doktorand och handledare får behörighet i systemet. Nästa steg är att huvudhandledaren skapar en ISP åt doktoranden. Det är sedan doktoranden som fyller i merparten av studieplanen. Studieplanen kan skickas fram och tillbaka mellan doktorand och handledare tills huvudhandledaren anser att planen är färdig och godkänner. Planen skickas då vidare till doktorandexaminator (vid FLoV är det för närvarande viceprefekt för forskarutbildning som har den rollen) som läser igenom och fastställer planen. Kurser Forskarutbildningen innehåller en kursdel om 60-90 högskolepoäng, beroende på forskarutbildningsämne och allmän studieplan. En del av kurserna är obligatoriska, andra är valfria. Se den allmänna studieplanen för aktuellt ämne för en specificering av kurser. Större delen av doktorandernas kursprogram består av kurser utan undervisning, så kallade läskurser. De valfria kurserna bestäms i samråd med 10 (18)
huvudhandledaren. Doktoranden har möjlighet att följa fakultetsgemensamma kurser eller ansöka till kurser på annan institution/fakultet eller annat lärosäte och begära att få dessa tillgodoräknade inom ramen för sin utbildning. När doktoranden är färdig med en kurs meddelar kursexaminatorn utbildningsadministratör, som i sin tur rapporterar in kursen i Ladok. Inrapportering av poäng och tillgodoräknanden Vid tillgodoräknande är det huvudhandledaren som bereder ärendet, samlar in dokumentation och vid behov gör en bedömning av hur många poäng en kurs ska ge. Beslut om tillgodoräknande fattas av viceprefekt för forskarutbildning och ska diarieföras. Blankett för inrapportering/tillgodoräkning forskarutbildning används och lämnas eller mejlas till utbildningsadministratör. För blankett se: http://flov.gu.se/digitalassets/1615/1615065_ anso--kan-om-tillgodora--knande.pdf Huvudhandledaren informerar utbildningsadministratör när alla kurser är klara och ansökan om examen närmar sig. Utbildningsadministratör måste rapportera in alla kurser klara (samt godkänd avhandling ) i Ladok, innan ansökan om examen görs. Handledning Alla doktorander ska ha en huvudhandledare och en biträdande handledare. Ytterligare biträdande handledare kan anlitas vid behov. Viceprefekt för forskarutbildningen utser handledare i samråd med doktoranden. Doktorander med en tjänstgöringsgrad om 100% erbjuds 80 timmars handledning per år 11 (18)
tills doktoranden uppnått 800 % aktivitet i Ladok. Handledningstiden inbegriper förutom mötestid även tid för för- och efterarbete, genomläsning av manuskript och kommentarer. Handledningstimmar fördelas mellan huvudhandledare och biträdande handledare efter samråd med viceprefekt för forskarutbildning. Prefekt och administrativ chef meddelas terminsvis vem som har handledaruppdrag och i vilken omfattning. Minst en av handledarna ska vara docentkompetent och huvudhandledaren bör vara tillsvidareanställd vid institutionen. Biträdande handledare hämtas oftast från institutionen men kan också vara anställd vid en annan institution, fakultet eller vid ett annat lärosäte. Doktoranden ska ha regelbunden personlig kontakt med sina handledare. Doktorand har rätt att byta handledare (se doktorandreglerna 6.6). Begäran ska vara skriftlig och ställas till viceprefekt för forskarutbildningen. Begäran behöver inte motiveras. Doktorandens önskemål ska beaktas och viceprefekt utser en ny handledare efter samråd med prefekt. Introduktion och utvecklingssamtal Viceprefekt för forskarutbildning ska ha introduktionssamtal med nyantagna doktorander för att ge grundläggande information om institutionen och forskarutbildningen. Viceprefekt ska ha årliga utvecklingssamtal med alla anställda doktorander med syfte att få överblick över arbetets progression, att säkerställa att relationen doktorand- 12 (18)
handledare fungerar väl och att doktoranden har en god arbetsmiljö vid institutionen. Ämnesseminarier Forskarverkstaden Skrivarverkstaden Doktoranderna ska delta i institutionens forskningsmiljö och bör följa det egna ämnets seminarier, samt regelbundet redovisa pågående arbete vid seminariet. Institutionens handledare förväntas delta i ämnets seminarier och verka för ett samtalsklimat som gagnar progression och kvalitet inom forskarutbildningen. Forskarverkstaden är en seminarieserie som syftar till att tillvarata och förmedla den erfarenhetsbaserade expertis som forskare besitter, men som sällan artikuleras och diskuteras inom ramen för en forskarutbildning. Dess övergripande mål är att ge institutionens doktorander användbara insikter och verktyg för ett framtida yrkesliv. Skrivarverkstaden samlar regelbundet institutionens doktorander för gemensamt skrivarbete och syftar till att stödja och träna doktorander i att etablera goda skrivvanor och ett pragmatiskt förhållningssätt till akademiskt skrivande. INFORMATION OCH INFLYTANDE Institutionsrådet Doktorandrådet Institutionsrådet är ett forum för dialog och diskussion av institutionens verksamhet och rådgivande åt prefekten. Sammanträdestider och handlingar återfinns här. Doktorandrådet drivs av doktorander och är ett forum där aktuella och strategiska frågor gällande forskarutbildning och arbetsmiljö dryftas. Doktorandrådet har representanter i institutionsrådet och i Humanistiska 13 (18)
fakultetens doktorandråd. FLoV-frukost Veckobrev FLoV-frukost äger rum månatligen och är det forum där samtliga institutionens medarbetare möts för att få information och dryfta aktuella frågor. En del FLoV-frukostar innefattar även en kort presentation av aktuell forskning i tillgängligt format, från någon av institutionens medarbetare. Veckobrevet innehåller aktuell information för FLoV i sin helhet och cirkuleras vanligen på tisdagar av prefekt. FÖR HANDLEDARE Institutionens handledarkollegium organiseras ämnesvis och består av samtliga huvud- och bihandledare. Kollegierna ska sammanträda minst en gång per termin. Sammankallande och ordförande är viceprefekt för forskarutbildningen. Frågor som tas upp i handledarkollegiet är bland annat: Handledarkollegiet - strategiska frågor rörande forskarutbildningens organisering vid institutionen - utveckling och framtida inriktning - beredning av doktorandansökningar - ämnesspecifika forskarutbildningsfrågor. Doktorandernas arbetsmiljö är en angelägenhet för hela handledarkollegiet. Forskarutbildningsgruppen (FUG) Kurser och kursutveckling Kursplaner för kurser på 14 (18)
forskarutbildningsnivå, inklusive individuella läskurser, ska tas fram av huvudhandledare eller annan kursansvarig och beredas av forskarutbildningsgruppen (FUG) innan de behandlas i Institutionsrådet. Sådana kurser arbetas fram kontinuerligt under ett läsår och kursplaner behöver därför fastställas förhållandevis ofta. GU:s mall för kursplaner samt förslag för mall på läskurs återfinns här. Läskursmallen är baserad på GU:s huvudmall och är inte tvingande utan endast ett heuristiskt hjälpmedel, däremot är huvudmallen med rubriker och fritextfält obligatorisk. INFÖR DISPUTATION Huvudhandledare har ansvar för att meddela viceprefekt för forskarutbildning att avhandlingen är redo för examination. Information i samband med disputation Avhandlingsproduktion Mot slutet av forskarutbildningen (ca 6 månader innan disputation) ska doktorand och huvudhandledare kontakta viceprefekt för forskarutbildning för att gå igenom rutiner rörande disputationen samt avhandlingsproduktionen. Kostnader för avhandlingsproduktion brukar ligga på ca 7-10 tkr i tryckkostnader (100 ex), om man vänder sig till Repro vid Humanisten. Institutionen bekostar tryckning av 100 exemplar. Om doktoranden önskar fler exemplar kan denna kostnad tas från doktorandpotten. På Humanistiska fakultetens webbplats finns viktig information att ta del av inför sättning och tryckning av avhandling. 15 (18)
På Humanistiska fakultetens webb finns vägledning kring följande moment: Anmälan av disputation Utseende av ordförande, betygsnämnd och fakultetsopponent Anmälan av disputation m.m. Tillkännagivande av tid och plats för disputation Spikning Pressinformation Distribution av disputationsexemplar av avhandlingen E-spikning och e-publicering Utfärdande av doktorsexamen CHECKLISTA INFÖR DISPUTATIONSDAGEN Viceprefekt Huvudhandledare Utbildningsadministratör Doktorand Administration Viceprefekt har ansvar för att: Anhållan om disputation skickas till dekanus (2 mån. före disputationsdag) Kontrollera att opponent och betygsnämnd har kontaktats och bokats när anhållan görs Meddela administratör gällande resor och logi Huvudhandledaren har ansvar för att: Ta initial kontakt med opponent och betygsnämnd Boka lokal till disputationen samt till betygsnämndens sammanträde Fylla i anhållan om disputation och ge till viceprefekt för forskarutbildning senast 10 veckor före disputationsdag 16 (18)
Ordförande för disputationen har ansvar för att: Möta opponent och betygsnämnd före disputationen. Bjuda opponent och betygsnämnd på lunch (vid eftermiddagsdisputation). Kontakta ekonomiadministratör som hjälper till med bokning av restaurang. Doktorand har ansvar för att: Opponent och betygsnämnd får avhandlingen i tid kontakta doktorandrådet för hjälp med förberedelserna före minglet och vid minglet Förse utbildningsadministratör med två exemplar av avhandlingen för arkivering Förse inköpsansvarig med det antal exemplar som ska distribueras till andra lärosäten Utbildningsadministratör har ansvar för att: Skicka formell inbjudan samt instruktion till opponent och betygsnämnd till disputation Underrätta opponent och betygsnämnd om arvode samt om resor/uppehälle under vistelsen Organisera mottagningen efter disputationsakten beräkna och beställa alkoholfri dryck samt förplägnad Beställa fika till betygsnämnden samt vatten till doktorand samt opponent att ha under disputationen Beställa blomma till disputationen Protokoll från betygsnämnden skickas till kansliet Meddela doktoranden när allt är klart för ansökan om examen Ekonomiadministratör har ansvar för att: Boka resa och hotell till opponent och betygsnämnd och notifiera utbildningsadministratör när detta är gjort Humanistiska fakultetskansliets kommunikatör tar kontakt med doktoranden inför disputation för att förbereda ev. pressmeddelande. 17 (18)
EFTER DISPUTATION Arbetsrum Doktoranden har möjlighet att behålla sin arbetsplats i 3 månader efter att anställningen upphört om så avtalas med administrativ chef och viceprefekt för forskarutbildning. Email Utrustning 18 (18)