Gävle kommuns delårsrapport 2 år 2013

REVISIONSRAPPORT 2013-10-22 Kommunfullmäktige Sid 1 (4) Dnr 13REK4 Gävle kommuns delårsrapport 2 år 2013 Det ligger i kommunrevisionens årliga arbete att översiktligt granska kommunens lagstadgade delårsrapport. Revisionskontoret har, i samarbete med KPMG, granskat delårsrapporten och granskningsrapporten behandlades av revisorskollegiet 2013-10-22. Med anledning av bytet av ekonomisystem 1 januari 2013 har denna normalt översiktliga granskning fördjupats inom vissa områden. Syftet har varit att upptäcka om underliggande rutiner i tillräcklig omfattning stödjer redovisningen så att den blir tillförlitlig. Följande områden har prioriterats för granskning: 1. Fastställande om överföringen av tillgångar och skulder från balansräkningen i Aditro till Agresso fungerat, dvs är ingående balanser 2013 desamma som utgående balanser 2012. 2. Genomgång av bokslutsspecifikationer för att kontrollera att specifikationer finns och att de som upprättats överensstämmer med beloppen på respektive balanskonto i Agresso. 3. Fördjupad granskning av dokumentationen av leverantörsskuld, kundfordringar och anläggningsregister samt exploatering. Jämförelser mellan poster på balansräkning och resultaträkning samt med respektive reskontra för att se att dessa sinsemellan överensstämmer, d v s en konsistenskontroll. 4. Kontroll av de uppgifter i balans- och resultaträkningar samt kassaflödesanalyser för kommunen och koncernen som presenteras i delårsrapporten mot redovisningen. KOMMUNREVISIONEN Kommunrevisionen, 801 84 GÄVLE Besöksadress Drottninggatan 22 Tfn 026-17 80 00 (vx), 026-17 94 92 (dir) Mobil 070-414 27 11 kommunrevisionen@gavle.se

Sid 2 (4) 5. Finansiella nyckeltal, där underliggande beräkningar stämts av mot redovisning och slutsatser beskrivna i delårsrapporten. 6. Måluppfyllelsen i stort, där större avvikelser kommenteras. Granskningen Revisionskontorets och KPMG s bedömning är att många av de noteringar som gjorts vid granskningen beror på att man ännu inte har fått till bra rutiner i samband med övergången till Agresso. Det nya systemet ger andra möjligheter, samtidigt som vissa rapporter som tidigare genererades i Aditro inte längre finns. Eftersom granskningen av delårsbokslutet inte innebär en granskning av rutinerna så är det svårt att uttala sig om det är rutiner som håller på att arbetas om eller om det allmänt är brister i rutinerna. I vissa fall, t ex för anläggningstillgångar, kassan, exploateringsfastigheter och själva uppgifterna i delårsrapporten, koncernredovisningen skulle dokumentationen kunna förbättras med bättre och mer underlag till de enskilda posterna. Med hänsyn till kommunens storlek och kompetensen inom ekonomiavdelningen så borde uppgifterna i själva delårsrapporten kunna presenteras bättre. Exempel är redovisning av pågående arbeten, kassaflödesanalysen, jämförelsestörande räntekostnad, ansvarsförbindelser mm. Det gäller både kommunen och koncernen. Även noter borde finnas med i delårsrapporten. Granskningsresultatet har tagits upp i detalj med kommunledningskontorets ekonomiavdelning. I måluppfyllelsen för nämnderna är det tre saker som noteras: Ekonomiperspektivet Omvårdnadsnämnden klarar inte sitt mål om god ekonomisk hushållning baserad på effektivt resursutnyttjande, resultatet var för jan-aug -29,9 mnkr. Målet kostnadsökningstakt 2,4 % nås inte, den är 7,13 %. Enligt nämnden förklaras detta av volymökning i hemtjänsten och höga produktionskostnader i verksamheten i egen regi. Medarbetare Sjukfrånvaron totalt för kommunen har ökat med 0,5 % procentenheter från 5,2 % till 5,7 % i jämförelse med motsvarande period förra året.

Sid 3 (4) Hållbart samhälle Barn- och ungdomsnämndens mål att eleverna ska utmanas och klara sin utbildning uppnås delvis. Men indikatorerna uppnås inte: antal elever med fullständiga betyg har målvärdet 73 %, men utfallet är 64 %. Indikatorn att elevernas behörighet till gymnasiet i åk 9 ska öka uppnås heller inte. Utfallet är 81% mot målet 88 %. Finansiella mål De finansiella målen uppnås delvis för tre av de fem målen i delårsrapporten. Nettokostnaderna utvecklas snabbare än skatteintäkterna och resultatet når inte 2 % -målet och inte heller budgeterade 0,4 %. I prognosen för helåret är bilden ännu dystrare där även övriga mål för skuldsättning, soliditet och egenfinansiering av investeringar bedöms svåra att nå. Vid årsskiftet planeras en skattehöjning på 75 öre som kommer att ge ca 141 mnkr i högre intäkter. Revisorernas slutsatser och ställningstaganden Vi bedömer att delårsrapporten i stort uppfyller de lagstadgade kraven och god redovisningssed med undantag för tveksamheter om riktigheten i redovisningen av osäkra kundfordringar, exploateringsredovisningen, avklippsproblematiken för kunder och leverantörer, felaktig periodisering av skatteintäkter samt att Markbyggarnas redovisning per 2013-08-31 inte kunnat verifieras. De brister i rutiner som nu noterats, måste åtgärdas inför årsbokslutet, för att säkerställa en rättvisande redovisning. Revisorerna ser bristerna för Markbyggarna som extra olyckliga, då de vid kommande årsskifte övergår till att bli dotterbolag till Gavlefastigheter Gävle kommun AB. Det är av yttersta vikt att de balansposter som då överförs från Samhällsbyggnad Gävle till det nya aktiebolaget är säkerställda och dokumenterade enligt god redovisningssed. Det finansiella målet för resultatet uppnås inte, trots extra intäkter från AFA 75,4 mnkr under året (premieåterbetalningar). Nettokostnaderna utvecklas snabbare än skatteintäkterna. Övriga finansiella mål för skuldsättning, soliditet och egenfinansiering av investeringar uppnås delvis i delårsrapporten, men bedöms svåra att nå för hela 2013.

Sid 4 (4) För helåret (prognos) visar fem nämnder underskott på totalt -84,3 mnkr. Omvårdnadsnämnden svarar för -45 mnkr. Denna underliggande obalans var 2012-61,1 mnkr och om prognosen för 2013 håller, innebär det att den kommer att öka med 23,2 mnkr (38 %) jämfört med 2012. Det innebär också en prognos för kommunens samlade resultat exklusive reavinster och exploateringsresultat på endast 1 mnkr. När det gäller ekonomiperspektivet kan vi konstatera att kommunstyrelsen och vissa nämnder saknar en övergripande målformulering om god ekonomisk hushållning och att verksamheten skall bedrivas inom tilldelad ram. Det innebär att redovisningen av måluppfyllelsen per nämnd i ekonomiperspektivet inte blir jämförbara nämnderna emellan. Med tanke på att flera nämnder går med underskott vore det önskvärt att skapa förutsättningar för jämförbarhet. I perspektivet Hållbart samhälle är det framförallt måluppfyllelsen för studieresultaten inom grundskolan som måste förbättras. Kommunrevisionen Gunilla de Maré Revisorskollegiets ordförande Gunilla Beckman Ljung Revisionschef Bilaga: Granskningsrapport Gävle kommuns delårsrapport 2 år 2013

GRANSKNINGSRAPPORT 2013-10-22 Revisorskollegiet Sid 1 (8) Dnr 13REK4 Handläggare: Per Mårsell Eva Sundin Gävle kommuns delårsrapport 2, 2013 Delårsrapporten och dess underliggande delårsbokslut har med anledning av införande av ett nytt ekonomisystem granskats djupare än vad som är brukligt för delårsrapporten. Vi bedömer att delårsrapporten i stort uppfyller de lagstadgade kraven och därmed också god redovisningssed. De brister som kan ha störst materiell betydelse utgörs av tveksamheter om riktigheten i redovisningen av osäkra kundfordringar, exploateringsredovisningen, avklippsproblematiken för kunder och leverantörer, felaktig periodisering av skatteintäkter samt att Markbyggarnas redovisning per 2013-08-31 inte kunnat verifieras. Diskonteringsräntan har dock inte redovisats som en jämförelsestörande post enligt RKR:s rekommendation. De mest väsentliga iakttagelser från granskningen kommenteras nedan. Balansräkning Överföringskontroll vid systembyte En punkt vi tittat extra på i delårsbokslutet är att utgående balansen 2012 överensstämmer med ingående balansen 2013 med anledning av övergång till nytt ekonomisystem, Agresso med samtidigt byte av kontoplan. Granskningen har inte visat på några avvikelser. KOMMUNREVISIONEN Gävle kommun, 801 84 Gävle. Besöksadress Stadshuset, Drottninggatan 22 Tfn 026-17 83 41, Mobil 070-167 54 11 per.marsell@gavle.se

Sid 2 (8) Dokumentation av delårsbokslutet Huvuddelen av bokslutsdokumentationen överlämnades till revisorerna enligt tidplan. De flesta bokslutsspecifikationerna har lämnats med undantag för Markbyggarna som inte lämnat några underlag alls. Detta omöjliggör verifiering av redovisat resultat och redovisade tillgångar och skulder vad gäller Markbyggarna. Revisorerna ser detta som extra olyckligt då Markbyggarna vid kommande årsskifte övergår till att bli dotterbolag till Gavlefastigheter Gävle kommun AB. Det är av yttersta vikt att de balansposter som då överförs från Samhällsbyggnad Gävle till det nya aktiebolaget är säkerställda och dokumenterade enligt god redovisningssed. Ca 10 mnkr avseende ännu ej attesterade fakturor är uppbokat med bokföringsorder på leverantörsskulders konto. Detta är en ny princip gällande periodiseringar. Systemet har vid bokslut öppet ett visst antal dagar efter bokslutsdagen för inkommande fakturor. Då systemet stängs måste de fakturor som inte ännu har hunnit bokföras med bokföringsorder. Dagbokföringsrutinen påverkas också av att systemet är öppet för bokföring efter bokslutsdagen. I föreliggande delårsbokslut kom ca 72 mnkr blev felaktigt bokfört på perioden beroende på att automatiska kundinbetalningar och leverantörsutbetalningar exempelvis hyror bokförs på månaden då den fortfarande är öppet. Detta borde gå att hantera i systemet och vara åtgärdat inför årsbokslutet. Kommunbidraget bör vara exkluderat i balansrapporterna eftersom det inte berör det externa bokslutet. Anvisningarna till förvaltningarna för bokslutsbilagorna är att specificera och periodisera dessa poster på balansräkningen. Leverantörsreskontran Avstämningsrutinerna av leverantörsreskontran i Agresso skiljer sig ifrån avstämningar i det tidigare ekonomisystemet. I det nya systemet har rutinen centraliserats till kommunens ekonomikontor. Förvaltningarna hanterar inte själva makuleringar eller kreditfakturor vilket till viss del tidigare utgjorde felkällor vid avstämningen. Det går heller inte att bokföra en post i redovisningen utan att samma post registreras i leverantörsregistret. Den tidigare sk manuella rutinen för utbetalningar går in i samma flöde som leverantörsfakturorna genom att underlagen skannas. Två attestanter ska finnas för att utbetalningen ska kunna ske.

Sid 3 (8) Vid avstämningen används en specialrapport ur systemet. För att säkerställa att systemet hämtar rätt information bör sista sidan med totalsummorna bifogas avstämningen. Kundreskontran Avstämningsrapporten ur systemet stämmer med redovisningen men specifikationen i delårsbokslutet är inte hämtad ifrån kundreskontran. Här bör också sista sidan i reskontran bifogas avstämningen. I delårsbokslutet har ingen reservering skett av osäkra fordringar utan reserven ligger kvar med samma belopp som ingående balansen per 2013-01-01. Det är inte rimligt att några nya osäkra kundfordringar inte tillkommit. Det är heller inte rimligt att det inte influtit några fordringar ur den ingående reserven. I delårsbokslutet utgör osäkra kundfordringar ca 20 % av totala kundfordringar. Någon åldersanalys framgår inte av bilagorna till delårsbokslutet. Kundförlusterna under perioden uppgår enligt resultaträkningen till 0,3 mnkr. Principerna för reservering av osäkra kundfordringar framgår inte av bokslutsdokumentationen. Anläggningsreskontran Avvikelser mellan anläggningsreskontran och balansräkningen. Underskriven bokslutsspecifikation för anläggningstillgångar saknas. Vid samtal med KLK-ekonomi fick vi informationen att det hade skett en manuell bokföring på konto 117 pågående arbeten som sedan har registrerats i anläggningsregistret i september. Detta skedde i samband med att en konsult från Agresso skulle hjälpa till med att redovisa investeringar. Vi bedömmer att det är en rimlig förklaring till differensen. Konsekvensen av att man inte har registrerat uppgifterna i anläggningsregistret är att man inte kan se upparbetade investeringar med korrekta belopp i anläggningsregistret. Vid avstämning av uppgifterna i balansräkningen mot delårsrapporten har vi noterat att det för kontoklass 12 Maskiner och inventarier finns en differens med 7,1 mkr. Vår första reaktion vara att det avsåg differensen mellan huvudbok och anläggningsregister enligt ovan. Efter att ha kontrollerat uppgifterna i kommunens dokumet Balansräkning ur systemet så kan vi se att man manu-

Sid 4 (8) ellt har lagt in en justering med 7,1 mkr. Detta har skett utan någon kommentar eller bifogat underlag till hur de har identifierat beloppet. Urklipp ur dokumentet: 122 Inventarier 0,00 584 170,12 584 170,12 122 PÅGÅENDE ARBETEN EJ AKTIVERADE 7 059 281,21 7 059 281,21 Justeringar 122 ver nr 101303916 3 428,00 3 428,00 Justeringar 122 ver nr 101303916 7 900,00 7 900,00 Justeringar 122 Inventarier 0,00 295 215,25 295 215,25 122 Inventarier 723 114 048,68-1 703 523,08 721 410 525,60 Det innebär också att man inte har bifogat någon bokslutsbilaga i bokslutspärmen som specificerar beloppet. Efter kontroll med redovisningschefen har vi fått information om att det är investeringar i maskiner, inventarier och tekniska anläggningar som ännu inte har lagts in i anläggningsregistret. Eftersom det inte får bokföras något direkt mot kontona utan att registrering sker via anläggningsregistret så bedömmer vi att det det är korrekt hanterat i delårsbokslutet men att rutinen måste ses över så att alla investeringar är aktiverade vid månadsboksluten för att det inte ska uppstå några differenser. Det kvarstår dock oklarheter om det är korrekt belopp som redovisas under rubriken Investeringsredovisning, Exploateringsfastigheter, med 7,5 mkr då investeringar i exploateringsfastigheter inte ska ingå i investeringsredovisningen utan redovisas direkt mot konto 14X Exploateringsfastigheter. Exploateringsfastigheter Genomgång har gjorts av redovisade tillgångar i balansräkningen och avstämning av redovisat realisationsresultat. Vi har även noterat att det finns negativa värden på anskaffningskonton och positiva belopp på försäljningskonton. Enligt delårsrapporten framgår det att det har skett investeringar i exploateringsfastigheter med 7,5 mkr. På konto 1471 upparbetad omsättningstillgång har det endast redovisats 1 596 tkr i investeringar. Det finns därför risk för att årets investeringar i exploateringsfastigheter redovisats bland anläggnings-

Sid 5 (8) tillgångar. Det finns också en risk för att årets investeringar avser sålda exploateringsfastigheter och därför skulle ha påverkat årets resultat negativt. Av avstämningsbilagorna i bokslutet framgår det av texten att det i dag inte finns något fastställt avstämningsunderlag. Redovisningen av exploateringsfastigheter bör om det är möjligt ske via anläggningsregister separat från materiella anläggningstillgångar. Redovisning av exploateringsfastigheter bör ses över så att utgifter redovisas på rätt konton och på rätt fastighet/projekt. Exploateringsfastigheter som är sålda och har noll i restvärde bör tas bort ur huvudboken. Redovisning av exploateringsfastigheter bör ses över och presenteras så att man med säkerhet vet att balansposten är rätt redovisad och att rätt resultat vid försäljningar presenteras. Det är osäkert om årets investeringar i exploateringsfastigheter är rätt redovisade i delårsrapporten då det enligt investeringsredovisningen har investerats 7,5 mkr medan det i huvudboken redovisas 1,6 mkr. Resultaträkningen Skatteintäkter Avstämningen visar att skulden för avräkningen 2013 är upptagen med hela beloppet för året. Det innebär att intäkterna är för lågt upptagna med ca 8,6 mnkr på grund av att avräkning 2013 är negativ. Skatteintäkterna har inte periodiserats. Leverantörsskuld Aditro, nedskrivning I det gamla ekonomisystemet, Aditro, har en differens funnits mellan bokförd leverantörsskuld och leverantörsreskontrans saldo. Betydande resurser har lagts från KLK s sida för att utreda differensen utan att full klarhet nåtts. Den kvarvarande differensen, som uppgår till 3 686 tkr, har nedskrivits i delårsbokslutet, vilket innebär att resultatet belastats med detta belopp. Denna kostnad borde ha redovisats som extraordinär och kommenterats särskilt i delårsbokslutet.

Sid 6 (8) Övrigt Det är önskvärt att det går att få fram standardiserade rapporter ur systemet som utgör underlag för delårsrapport och även för årsbokslutet som stämmer utan att justeringar behöver ske. Kassaflödesanalysen bör justeras på vissa poster. Diskonteringsräntan har inte redovisats som en jämförelsestörande post enligt RKR:s rekommendation. Iakttagelserna från granskningen av bokslutsbilagorna har i detalj tagits upp med kommunledningskontoret. Måluppfyllelse Måluppfyllelsen redovisas fr o m 2013 i Stratsys, ett nytt gemensamt system. En annan förändring är att under varje mål redovisas indikatorer för om målet uppnås. Det kan konstateras att antalet mål som graderats som ej uppnådda på nämnds- och bolagsnivå är färre än i förra årets delårsrapport. Kommun- och nämndsmål Två mål inom Omvårdnadsnämnden bedöms inte bli uppnådda. Det ena är att Omvårdnad Gävle ska ha en god ekonomisk hushållning baserad på ett effektivt resursutnyttjande. Det andra är kostnadssökningstakten. Nämnden visar ett underskott på -29,9 mnkr och prognostiserar -45 mnkr. Andra mål som delvis anses uppnås men där indikatorerna visar rött (bedöms inte uppfyllas) är bl a: Barn- och ungdomsnämndens mål om att sjukfrånvaron skall minska bedöms inte uppnås. Sjukfrånvaron har istället ökat ifrån motsvarande period föregående år från 4,86 % till 5,09 %. Sjukfrånvaron totalt* för kommunen har ökat med 0,5 % procentenheter från 5,2 % till 5,7 % i jämförelse med motsvarande period förra året. (* Sjukfrånvarons andel av den ordinarie arbetstiden för samtliga anställda, såväl tillsvidare- som visstidsanställda. )

Sid 7 (8) Ett annat mål som barn- och ungdomsnämnden har där indikatorerna visar rött men som delvis bedöms uppfyllas är att eleverna skall nå ökad måluppfyllelse med fullständiga betyg. Målvärdet är satt till 73 % men utfallet är 64 %. När det gäller ekonomiperspektivet kan vi konstatera att kommunstyrelsen och vissa nämnder saknar en övergripande målformulering om god ekonomisk hushållning och att verksamheten skall bedrivas inom tilldelad ram. Det innebär att redovisningen av måluppfyllelsen per nämnd i ekonomiperspektivet inte blir jämförbara nämnderna emellan. Med tanke på den ekonomiska situationen vore det önskvärt att skapa förutsättningar för jämförbarhet. Finansiella mål Två av de fem finansiella målen uppnås inte enligt delårsrapporten. Det ena är målet att årets resultat i genomsnitt, exklusive realisationsvinster/förluster, under planeringsperioden ska uppgå till minst 2 % av skatteintäkter, generella bidrag och utjämning. Årets resultat enligt prognos 2013 slutar på 1,0 mnkr vilket motsvarar 0 % av skatter, generella bidrag och utjämning. Budgeterat resultat uppgår till 19,1 mnkr vilket är 0,4 % av skatter, generella bidrag och utjämning. Prognosen är att målet inte kommer att nås. Det andra målet som inte bedöms komma att uppnås är att nettokostnaderna exklusive realisationsvinster/förluster långsiktigt inte får öka i snabbare takt än intäkterna. Verksamhetens nettokostnader enligt prognos ökar med 6,9 % jämfört med föregående år medan skatteintäkter, generella bidrag och utjämning ökar med 5 %. Obalanser i nämnderna utgör totalt -78,3 mnkr. Tre av de finansiella målen anses delvis kunna uppfyllas i delårsrapporten. Det ena målet gäller att eftersträva en långsiktig tillväxt i balans och att bibehålla kommunkoncernens soliditet. Kommunkoncernens soliditet inklusive ansvarsförbindelsen uppgår per augusti till 17,1 %. Soliditet 1 uppgår per augusti till 33,1 procent jämfört med 31,5 % i bokslut 2012. Målet kan inte bedömas på utfall per augusti. Resultatnivån kommer att sjunka markant resten av året och under hösten tillkommer investeringar och upplåning vilket försämrar koncernens soliditet.

Sid 8 (8) Det andra målet är att kommunkoncernens skuldsättningsnivå inte bör överstiga 100 000 kronor per innevånare. Den 31 augusti 2013 uppgår kommunkoncernens skuldsättning till 104 336 kr/innevånare. I kommunplanen för 2013 2016 anges indikatorn skuldsättning per innevånare för 2013 till 107 800 kr. I delårsrapporten anges ett målvärde 111 800 kr per innevånare. Det tredje målet handlar om att nettoinvesteringarna hos kommunala bolag, riktade mot kommunens skattefinansierade verksamhet bör till 100 procentvara självfinansierad sett över en femårsperiod. Målet anses delvis vara uppnått. Självfinansieringsgraden uppnås per augusti (155 %) p g a låga investeringsvolymer första halvåret inkl sommaren vilket sänker självfinansieringsgraden för 2013 till 74 % på helårsbasis. Prognosen för helåret att detta mål inte uppnås. Detta mål fokuserar på rent skattefinansierade investeringar där kostnaden för avskrivningar, räntor och drift för lång tid ska bäras av skatteintäkterna. Resultatutvecklingen Resultatutvecklingen är väl beskriven i delårsbokslutet. Fem nämnder håller sig inte inom av kommunfullmäktige beslutade ramar. Omvårdnadsnämnden redovisar ett oroväckande stort underskott -29,9 mnkr. För helåret (prognos) visar fem nämnder underskott. Det är: Tekniska nämnden -9,6 mnkr varav Markbyggarna -1,1 mnkr, Bygg- och miljönämnden -0,7 mnkr. Barn- och ungdomsnämnden -14 mnkr, Socialnämnden -15 mnkr samt Omvårdnadsnämnden -45 mnkr. Tillsammans visar de ett underskott på -84,3 mnkr. Återbetalning AFA-medel En tillfällig intäktsförstärkning har skett med 75,4 mnkr under året. Det avser återbetalning av inbetalda premier för arbetsmarknadsförsäkringar (AFA) för åren 2005 och 2006 som är inarbetad i delårsrapporten. Balanskravet Balanskravet, det lagstadgade kravet på ett positivt resultat är uppfyllt. Per Mårsell Revisor Eva Sundin Revisor