Revisionsrapport Granskning intern kontroll Kinda kommun Karin Jäderbrink Cert. kommunal revisor
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Bakgrund 2 2.1 Uppdrag och revisionsfråga 2 2.2 Avgränsning och metod 2 3 Resultatet av granskningen 3 3.1 Intern kontroll och dess innebörd 3 3.2 Kommunens reglemente och riktlinjer för intern kontroll 4 3.3 Internkontrollplan 5 3.4 Underlag till internkontrollplanen, dokumentation och avrapportering 6 Kinda kommun
1 Sammanfattande bedömning Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunrevisionen i Kinda kommun har gett i uppdrag att granska den interna kontrollen. Nämnder som berörs i granskningen är kommunstyrelsen, barnoch utbildningsnämnden, socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden. Sammanfattningsvis visar granskningen följande: Vi bedömer att de granskade nämnderna och kommunstyrelsen till viss del har ett effektivt internkontrollarbete baserat utifrån reglerna i gällande reglemente för internkontroll. Flertalet nämnder har antagna intern kontrollplaner för innevarande och tidigare år men väsentlighet och riskbedömningar, rapportering och dokumentation samt Ks samlade utvärdering bör förbättras. Utifrån de ställda frågeställningarna visar granskningen följande: Finns det aktuella planer för internkontroll för nämndernas och kommunstyrelsens hela ansvarsområden? Ja samtliga nämnder i granskningen har aktuella intern kontrollplaner antagna. Vi bedömer samtidigt att flera av nämnderna har kontroller med inom flera av sina ansvarsområden. Väljs granskningsområdena i kontrollplanen utifrån en bedömning av väsentlighet och risk? Delvis. I mallar och antagna planer finns riskbedömningar angivna. Men vi bedömer att underlagen för väsentlighet och riskbedömningen inför antagandet av planen bör utarbetas i form av exempelvis rutinförteckningar per nämnd/verksamhet. Upptäckta brister i kontrollerna bör också innebära att dessa även kontrolleras och åtgärder följs upp i nästa års kontrollplan. Dokumenteras genomförda kontroller på ett tillfredsställande sätt? Delvis. Rapporteringen bör enhetliggöras och underlag på de årliga kontrollerna bör samlas och finnas tillgängliga. Kinda kommun 1 av 7
2 Bakgrund Kommunfullmäktige har beslutat om reglemente för intern kontroll. En väl fungerande internkontroll måste beröra all verksamhet från nämndnivå till enhetsnivå. Systemet måste också vara så utformat att det täcker in såväl enskilda rutiner som mer övergripande verksamhetsuppföljningar. Motiven till de kontrollinsatser som väljs bör slutligen baseras på en översiktlig bedömning av väsentlighet och risk. I vilken utsträckning nämndens politiker är aktiva i internkontrollarbetet är också av intresse att belysa. Kinda kommuns revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning funnit skäl för att granska kommunens arbete med intern kontroll. 2.1 Uppdrag och revisionsfråga Revisionsfråga: Har de granskade nämnderna och kommunstyrelsen ett effektivt internkontrollarbete baserat utifrån reglerna i gällande reglemente för internkontroll. I granskningen kommer bl.a. följande frågeställningar att granskas: Finns det aktuella planer för internkontroll för nämndernas och kommunstyrelsens hela ansvarsområden? Väljs granskningsområdena i kontrollplanen utifrån en bedömning av väsentlighet och risk? Dokumenteras genomförda kontroller på ett tillfredsställande sätt? Följs upptäckta brister upp i nästa års kontrollplan? 2.2 Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till att omfatta barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden. Granskningen genomförs genom intervjuer med tjänstemän inom berörda förvaltningar. Respektive nämnds internkontrollplaner för de senaste två åren, genomförda internkontrollinsatser för samma period, rutiner, etc. analyseras och bedöms. Kinda kommun 2 av 7
3 Resultatet av granskningen 3.1 Intern kontroll och dess innebörd Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls. Intern kontroll kan övergripande definieras som en process där såväl den politiska som professionella ledningen samt övrig personal samverkar och som utformas för att med en rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Intern kontroll utgör därför ett viktigt ledningsverktyg för såväl den politiska som professionella ledningen. En väl uppbyggd och fungerande intern kontroll är således en viktig förutsättning för att en organisation ska kunna leva upp till kraven på God ekonomisk hushållning. För att ytterligare tydliggöra definitionen av intern kontroll kan man dela in i begreppet i rutinorienterade kontroller och resultatorienterade kontroller: Med rutinorienterade kontroller menas dels säkerhet i system och rutiner dels rättvisande räkenskaper. Det förra skapas genom en tydlig arbetsfördelning och olika kontrollmoment, t.ex. löpande avstämningar, behörighetskontroller i ADBsystem, back - up rutiner, inventeringar, attest- och anslagskontroll, kontroll mot underlag etc. Rättvisande räkenskaper innebär att kommunen följer god redovisningssed. Med resultatorienterade kontroller menas kontroller för att främja organisationens effektivitet och säkerställa en ändamålsenlig verksamhet. I en effektiv organisation finns tydliga och mätbara mål för verksamheten, dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning, dokumenterade rutinbeskrivningar etc. En ändamålsenlig verksamhet kännetecknas av politiska beslut om mål, inriktning, omfattning och kvalitet samt kontinuerlig uppföljning och utvärdering av verksamhetens resultat i förhållande till målen. I kommunallagens 6 kap. 7 definieras nämndernas ansvar för den interna kontrollen: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kinda kommun 3 av 7
Intern kontroll är ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv. Den behöver därför planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god intern kontroll är det därför nödvändigt att nämnden har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande. 3.2 Kommunens reglemente och riktlinjer för intern kontroll 2008 uppdaterade Kinda kommun sitt intern kontrollreglemente som också antogs av fullmäktige 2008-05-26. Där framgår hur internkontrollarbetet ska bedrivas i kommunen och vilket ansvar olika aktörer har. Tillämpningsanvisningar som ger mer handfasta riktlinjer för tillvägagångssätt i intern kontrollarbetet fanns ej framtagna vid granskningstillfället men ekonomiavdelningen avser enligt uppgift att utarbeta dessa. Viss intern information har enligt de intervjuade skett till tjänstemän kring intern kontrollarbetet. Barn och utbildningsnämnden genomförde en gemensam utbildning för förtroendevalda och tjänstemän 2008. Organisationen och ansvarsfördelningen i kommunen rörande internkontrollen är enligt reglementet; Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det ska finnas en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll finns inom kommunen. Kommunstyrelsen har därvid att tillse att förvaltningsövergripande regler och anvisningar upprättas. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation finns för den interna kontrollen inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden skall också i syfte att åstadkomma en god intern kontroll, upprätta regler och policys som kan behövas för den nämndspecifika verksamheten. Inom nämnds verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler ska antas av respektive nämnd. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. Verksamhetsansvariga på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar samt informera övriga anställda om dessa. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett. Kinda kommun 4 av 7
Övriga anställda är också enligt reglementet skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. I reglementet framgår också information om uppföljning av intern kontroll. Bl.a. Varje nämnd skall varje år antaga en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Mall finns. Nämnden skall genomföra riskbedömningar för sin verksamhet. Resultatet av uppföljning skall rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i intern kontrollplanen. Nämnden skall senast i samband med årsredovisningen rapportera resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas och bolagens uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs föreslå sådana. Rapporteringen skall ske till såväl fullmäktige såsom till kommunens revisorer. Vår kommentar: Det är positivt att det finns ett ramverk som reglerar hur arbetet med intern kontroll skall bedrivas i kommunen. Vi bedömer att reglementet innehåller de väsentliga delar som krävs men föreslår samtidigt att tillämpningsanvisningar utarbetas med mer handfasta instruktioner. Bl.a. om hur arbetet med väsentlighet och riskbedömningen kan genomföras, ansvaret för övergripande kontroller mellan nämnder och styrelse, mallar för rapportering, tidplaner och årscykel. Det är positivt att kommunstyrelsen som det framgår i reglementet avser att med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. Vi bedömer det som viktigt att detta också sker och att det är viktigt att också följa upp att reglementet följs av nämnderna. 3.3 Internkontrollplan I samband med granskningen har vi erhållit nämndernas antagna internkontrollplaner enligt nedan. Kommunstyrelsen har antagna planer för 2009-2011. Mall används. Dess innehåll har förändrats mellan åren. Mellan 3-7 kontroller finns med i planen. Dessa är övergripande för samtliga kommunens verksamheter. Ekonomiavdelningen har utarbetat planen. Kinda kommun 5 av 7
Socialnämnden har antagna planer för 2009 och 2011. Mall används för 2011. Innehållet har förändrats mellan åren och bedöms till stora delar vara verksamhetsspecifika men även övergripande och av administrativ karaktär. I 2011 års plan framgår 15 kontroller av större områden. Deltagare i utarbetandet av kontrollplanerna är enligt uppgift ledningsgruppen. Barn och utbildningsnämnden har antagna planer för 2009-2011. Dess innehåll har förändrats något mellan åren. 3 kontroller finns med i planen som bedöms vara övergripande och verksamhetsspecifika. Deltagare i utarbetandet av planen är Kultur- och fritidsnämnden har tagit beslut om kontrollområden för 2008-2011 som framgår i protokoll och handlingar. Mall används ej. Antagna kontrollområden har i stort sett varit detsamma samtliga år och bedöms till stora delar vara av administrativ karaktär. Förvaltningschef och nämndsekreterare har utarbetat planen. Vår kommentar: Det är positivt att i stort sett samtliga nämnder har antagna intern kontrollplaner för de senaste åren och för 2011. V i kan också konstatera att det i planerna finns kontroller av administrativ och av verksamhetsspecifik karaktär. Vi noterar att nämnderna har mer kontroller av verksamhetsspecifik karaktär och kommunstyrelsen mer övergripande som gäller samtliga verksamheter. Detta bedöms som en bra uppdelning av kontrollområden. 3.4 Underlag till internkontrollplanen, dokumentation och avrapportering Vi kan konstatera att intern kontrollplaner finns hos granskade nämnder. I samband med granskningen då intervjuer har genomförts kan konstateras att arbetet med väsentlighet och riskbedömningarna kan utvecklas samt att rapporteringen kan enhetliggöras. Vi kan dock konstatera att olika former av rapportering till nämnd har genomförts för samtliga granskade nämnder och styrelser. Nedan ges ett antal förslag mm som bör säkerställas i samband med bedömning av väsentlighet och risk, framtagande av kontrollplan samt rapportering. Utarbeta rutinförteckningar för respektive nämnd, enhet etc. Samtliga nämnder bör utarbeta rutin/processförteckningar med de mest väsentliga rutinerna som sedan är underlag för en bedömning av väsentlighet och risk. De rutiner/processer som bedöms riskfyllda och väsentliga ska sedan föreslås ingå i årlig internkontrollplan. På nämndnivå bör man säkerställa att företrädare från verksamheter, administration m fl deltar i att utarbeta väsentlighets- och riskanalysen. Kinda kommun 6 av 7
Detta för att åstadkomma en bättre kvalitet och en bredare förankring av internkontrollarbetet. Väsentlighet och riskbedömningen ska dokumenteras på enklast möjliga sätt. Motivet är främst att tydliggöra för dem som inte deltar i arbetet varför man valt vissa rutiner/processer men även att underlätta arbetet för den/de som vid succession ska ta över uppgiften. Dokumentationen kan ske direkt i IK-planen och t.ex. göras med hjälp av siffror för att ange graden av väsentlighet respektive risk. Säkerställ att det finns verksamhetskontroller med i kontrollplanen och inte bara kontroller av administrativ karaktär. Uppdelning kan också ske mellan kommunstyrelsens övergripande kontroller och nämndernas mer verksamhetsspecifika kontroller. Då brister noterats i samband med uppföljning av den interna kontrollen bör dessa följas upp och ingå i nästkommande års plan. Då skapas en tydligare kontinuitet och stadga i internkontrollarbetet. Säkerställ att handläggande tjänsteman av viss kontrollerad rutin inte själv utför den kontroll som avses. För att stärka uppföljningen av den interna kontrollen kan nämnderna också utse politiska internkontrollrepresentanter med uppdrag att följa arbetet med uppföljningen av den interna kontrollen och informera nämnden om utfallet av genomförda kontroller. Den personal, som på olika nivåer i organisationen, arbetar med intern kontroll, bör ges utbildning i hur man konkret kan arbeta med internkontrollen i den egna verksamheten inklusive hur väsentlighets- och riskanalysen kan tas fram. Avrapportering av genomförda kontroller bör göras minst två gånger per år till nämnden. Enligt vår mening bör gjorda stickprovskontroller dokumenteras och redovisas på enkelt sätt i nämndernas avrapportering för att möjliggöra en bedömning av hur väl en viss rutin fungerar. Dokumentation av genomförda kontroller bör göras och sammanställas årligen förslagsvis i en internkontrollpärm. Kinda kommun 7 av 7