KF KALLELSE 2018-02-13 HEDEMORA KOMMUN
~HEDEMORA ~KOMMUN Kommunfullmäktige Jennifer Berglund KUNGÖRELSE Datum 2018-02-01 Sida 1(1) Kommunfullmäktige kallas härmed till sammanträde tisdag den 13 februari 2018 kl 18.30 i S:t Paulusgården. Kommunfullmäktiges ärendelista med tillhörande handlingar finns tillgänglig för allmänheten i kommunreceptionen, Hökargatan 6, och på kommunens hemsida, www.hedemora.se. Sammanträdet är offentligt (öppet för allmänheten) och direktsänds i Hedemora närradio på 93,9 Mhz, med början kl. 18.30. Det är också möjligt att följa mötet via webb-radio, www.radiohedemora.se samt via webb-tv, se kommunens hemsida, www.hedemora.se. Webb-sändningarna kan följas direkt och i efterhand. Ärenden 1. Val av justerare 2. Allmänhetens frågestund/anmälan av medborgarförslag 3. Information om handlingsplan för heltid 4. Handlingsplan för heltid 5. Behandling av motion om att gå ur FAHNS-samarbetet gällande lönehanteringen 6. Besvarande på interpellation om representation vid företagsbesök arrangerade av Hedemora Näringsliv AB 7. Ansökan från AB Hedemorabostäder om utökad kommunal borgen 8. Revidering av bilaga till skolskjutsreglemente 9. Förslag till gemensamt dataskyddsombud 10. Partistöd 2018 11. Anmälan av motioner 12. Anmälan av interpellationer 13. Valärenden 14. Delgivningar Berndt Nygårds (S) ordförande Jennifer Berglund kommunsekreterare
Kommunfullmäktiges Närva- Omröstn Kommunfullmäktiges Närva- Omröstn ledamöter rande Ja Nej - ledamöter rande Ja Nej - Lennart Mångs (M) Kristina Lundgren (C) Ers Ers Jan Bergqvist (M) Mikael Gotthardsson (C) Ers Ers Jonas Carlgren (M) Leif Hedlund ( C) Ers Ers Göran Wennerström (M) Karin Perers (C) Ers Ers Britt-Inger Remning (M) Joakim Nordström (C) Ers Ers Jonas Fafara (M) Sara Hansson (V) Ers Ers Erik Nilses (M) Solbritt Andersson (V) Ers Ers Allan Mattsson (KL) Kenneth Andersson (V) Ers Ers Ulf Kindlund (KL) Ulf Hansson (S) Ers Ers Per Bengtsson (KL) Agneta Andreasson-Bäck (S) Ers Ers Vesa Remsu (KL) Per Fagerström (S) Ers Ers Kristina Norström (MP) Anki Rooslien (S) Ers Ers Leif Stenberg (MP) Lars Westlund (S) Ers Ers Anna Eling (L) Kajsa-Lena Fagerström (S) Ers Ers Carin Trogen (SD) Anita Hedqvist (S) Ers Ers Ari Pihl (SD) Henrik Selin (S) Ers Ers Pontus Källberg (SD) Anna-Karin Dahl (S) Ers Ers Vakant (SD) Daniel Andersson (S) Ers Ers Owe Ahlinder (C) Karin Högvall (S) Ers Ers Erica Drugge (C) Leif Fredriksson (S) Ers Ers Berndt Nygårds (S) Ers
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 5(27) Ä 2 a Dnr KS522-17 809 Anmälan av medborgarförslag om att IOGT-NTOlokalen i Hedemora ska klassas som allmän samlingslokal Sammanfattning Följande medborgarförslag anmäls: Definition av allmän samlingslokal enligt Boverket: Med allmänna samlingslokaler menas sådana lokaler som ägs eller disponeras av ideella organisationer och som utnyttjas allsidigt. De ska vara lättillgängliga för föreningslivet och verksamheter som till exempel möten, sammankomster, studieverksamhet, kulturarrangemang och fritidsaktiviteter. Exempel på allmänna samlingslokaler är bygdegårdar, IOGT-NTO:s lokaler, Folkets hus och andra föreningsdrivna lokaler. De allmänna samlingslokalerna utgör viktiga mötesplatser både på landsbygden och i städerna. (Kopierat från Boverkets hemsida.) Att lokalerna är att betrakta som allmänna samlingslokaler bevisas av att Boverket flera gånger beviljat pengar till lokalerna. Nu senast till takbyte på delen över Stora Salen. Statistik på uthyrningen: År 2014 2015 2016 Stora Salen 153 140 189 Pelarsalen 18 25 58 Biblioteket 48 48 48 Köket 58 67 128 UH-lokalen 4 8 8 Utomhus 4 4 Till detta kommer en del av IOGT-NTO:s egen verksamhet. UNF (IOGT-NTO:s Ungdomsförbund (12-25 år)) och JUNIS (IOGT- NTO:s Barnverksamhet (8-12 år)) har en lokal avsatt för deras verksamhet. Den lokalen håller nu på att ordningställas. Tidigare har dom flyttat runt i olika lokaler. Deras verksamhet består i dagsläge av matlagning, filmvisning, spel, dans, disko och biljard. Uthyrningen till fasta hyresgäster har förändrats något under året. Nu är Studieförbundet NBV, SAC, PRO, Reumatikerföreningen Hedemora-Säter, Forts. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 6(27) Forts. Hjärt- och Lungsjukas förening, Ritoru Kai, HBTQ-rörelsen och Södra Dalarnas Islamiska kulturcenter i lokalerna. B-salen har andra halvan av 2016 och hela 2017 hyrts på halvtid av Studieförbundet NBV. Som daghyresgäster har IOGT-NTO haft, utöver de fasta hyresgästerna, Kommunal, Hedemora kommun, Studieförbunden, ideella organisationer, föredragshållare, minnesstunder, bröllop och mycket mer. Ett antal offentliga musikarrangemang anordnas varje år av IOGT-NTO. Lokalerna kan hyras av alla som respekterar IOGT-NTO:s grundsatser (se sid. 3) och respekterar att all verksamhet i lokalerna skall vara alkohol- och drogfri. Därmed föreslår undertecknad att lokalerna klassas som allmänna samlingslokaler av Hedemora kommun. Beslutsunderlag Medborgarförslag den 8 december 2017 Förslag till beslut Kommunfullmäktige överlåter till bildningsnämnden att besluta i ärendet. Utdrag till xxx Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 7(27) Ä 2 b Dnr KS081-18 510 Anmälan av medborgarförslag om tydligare och bättre trafikskyltning Sammanfattning Följande medborgarförslag anmäls: Hedemora kommun är en stad som lever på innevånarna och turister. När man kommer söder ifrån på stora landsvägen finns det ingen skylt som talar om att man kommer till Hedemora, bara en skylt centrum Vikmanshyttan. På Åsgatan är vägbanan avgränsad till enbart en bil på fler ställen vid möten. Men det finns inga skyltar som talar om vilket fordon som har företräde. Övergångsställen vid Hemköp är inte markerade och utsatta. Jag föreslår att ni tillsammans med vägverket ombesörjer och åtgärdar nämnda punkter: 1. Att stad/namn skylt på stora vägen sätts upp. 2. Att vägmärken på Åsgatan sätts upp. 3. Att övergångsställen markeras tydligt. Beslutsunderlag Medborgarförslag den 29 januari 2018 Förslag till beslut Kommunfullmäktige överlåter till miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att besluta i ärendet. Utdrag till xxx Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 8(27) Ä 3 Information om handlingsplan för heltid Sammanfattning Projektledarna för projektet Heltid som norm, informerar kommunfullmäktige om projektet Förslag till beslut Kommunfullmäktige har tagit del av informationen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 9(27) Ä 4 Dnr KS284-16 026 Handlingsplan för heltid Sammanfattning Kommunal och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har i det centrala avtalet skrivit att heltid som norm ska införas. I Hedemora har personalavdelningen under åren 2016-2017 arbetat i ett projekt med att införa heltid till medarbetarna. Projektet är nu avslutat och redogörelse av arbetet presenteras i en slutrapport daterad den 11 december 2017. För att uppnå heltid som norm bör ett antal aktiviteter genomföras under tiden 2018-2021. En handlingsplan för det har tagits fram och presenteras. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 16 januari 2018 att lämna ärendet utan eget förslag till kommunstyrelsen. Vid kommunstyrelsen den 30 januari 2018 yrkade Anita Hedqvist (S) bifall till att anta handlingsplan för heltid som norm. Kommunstyrelsen beslutade att ställa sig bakom yrkandet samt att de tagit del av slutrapporten för heltidsprojektet och uppdrog till personalavdelningen att skriva ut samtliga förkortningar i handlingsplanen för heltid. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige att: 1. Kommunfullmäktige har tagit del av slutrapporten för heltidsprojektet. 2. Handlingsplanen för heltid som norm antas. Beslutsunderlag Handlingsplan för heltid som norm den 6 december 2017 Slutrapport för heltidsprojektet den 11 december 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskott den 16 januari 2018 10 Kommunstyrelsen den 30 januari 2018 8 Förslag till kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige har tagit del av slutrapporten för heltidsprojektet. 2. Handlingsplanen för heltid som norm antas. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 10(27) Ä 5 Dnr KS347-17 106 Behandling av motion om att gå ur FAHNS-samarbetet gällande lönehanteringen Sammanfattning Följande motion av Lars Westlund (S) har av kommunfullmäktige remitterats till kommunstyrelsen för behandling: Hedemora ingår sedan ett antal år i en gemensam lönenämnd, tillsammans med kommunerna Avesta, Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg. Norbergs kommun står för löneadministrationen, och Avesta kommun står för tekniken (personalsystemet Visma Windows, f.d. Personec ar installerat där). Detta kostar Hedemora kommun c:a 2,5 Mkr per år, och Hedemorabostäder/Kommunfastigheter får betala c:a 160-180 tkr/år. Personalsystemet är sedan källan till en viktig del av var kommuns IT-miljö, och gör oss starkt beroende av dess funktionalitet. Problembild Det finns en utbredd kritik bland tjänstemännen i kommunen och bostadsbolagen mot hur verksamheten i Norberg bedrivs. Kritiken riktar sig främst mot utvecklingstakten och lyhördheten för vår kommuns behov hos ledningen för lönekontoret. Utvecklingstakten begränsas kraftigt av att den måste anpassas till samtliga 5 kommuner, vilket man kan förstå. Då både Hedemora och Avesta kommuner har kommit längre i sin utveckling av ITmiljön, jämfört med övriga tre kommuner, sa bromsas vi i vår strävan att bl.a. effektivisera hela anställnings- och löneprocessen. Förslag Utred fördelarna med att gå ur lönesamarbetet och hantera dessa sysslor på hemmaplan, alternativt samarbeta med endast Avesta. För de pengar vi betalar varje år skulle vi kunna ha 4 anställda + licenskostnaderna för själva personalsystemet. Kommunstyrelseförvaltningen har i en tjänsteskrivelse beskrivit att Hedemora har under en dryg tioårsperiod ingått ett samarbete gällande lönehantering med FAHNS kommunerna (Norberg, Avesta, Skinnskatteberg, Fagersta, Hedemora). Tidigare hade kommunerna sina egna lönehanteringar. Forts. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 11(27) Forts. Samarbete mellan mindre kommuner har visat sig vara och är en framgångsfaktor och planer finns att utöka samarbetet inom olika områden med fler kommuner, Smedjebacken och Ludvika. Fördelarna med att samarbeta är givetvis stordriftsfördelar som ger mindre känslighet för plötsliga förändringar i vår omvärld. Samarbete innebär också anpassning i viss mån till andra kommuner, då man inte inom samarbetet kan ha olika rutiner och lösningar för olika kommuner. Detta blir givetvis både för och nackdelar för den enskilde kommunen. En av grundorsakerna till att samarbetet ingicks var dock att få en effektiv lönehantering som inte var så känslig och hängde på ett par personer inom den egna kommunen. Lönehantering sköts i dag från Norberg och leds av en lönechef. En gemensam lönenämnd finns som sammanträder fyra gånger per år. I motionen står att läsa att det finns en utbredd kritik bland tjänstemännen i kommunen hur verksamheten bedrivs, främst inom utvecklingsområdet och kopplingen mellan utveckling och beroendet IT och personal/lönesystem. Det finns alltid förbättringspotential i alla samarbeten, men inom samarbetet hanteras 9 000 löner/ månad. Löneavdelningen sysselsätter i dag c:a 20 personer. Huvuduppgiften för lön i Norberg är att ge medarbetare rätt lön i rätt tid. Digitaliseringen sköljer över oss inom alla verksamheter, så också inom lönehantering. Utvecklingen går fort och det är svårt att anpassa sin verksamhet i takt med utvecklingen. En ny lönechef ska rekryteras och nämnden har tillsammans med kommuncheferna diskuterat vilken typ av ledning som krävs för att leda samarbetet in mot 2020 och annonsering efter ny ledning pågår i skrivande stund. Det är viktigt att driva ett aktivt utvecklingsarbete och ansvaret för det ligger delvis på löneavdelningen, men också på varje enskild kommun att driva dessa frågor och ställa krav i samverkan. Det är också viktigt att upparbetade samarbeten bibehålls och utvecklas. Vår löneavdelning i Norberg har redan påbörjat arbetet med utveckling och vi har redan en del funktioner i mobilen t.ex. lönespecifikationen, hantering av frånvaro och få det direkt kopplat till lönesystemet. Man kan också se sina semestersaldon. I kommunen är det en del administrativ personal som har flextid och där körs nu en pilot nu att hantera detta i mobilen. Under 2018 är det planerat att driftsätta anställningsguiden vilken är digitaliserad form av anställningsbevis. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att motionen ska avslås med hänvisning till de övervägande nackdelarna med att fatta ett sådant beslut. Forts. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 12(27) Forts. Avtal som har ingåtts måste vårdas för ett långsiktigt och tillitsfullt samarbete i FAHNS-kommunerna. Hedemora kommun kommer verka till att tjänstemannasamarbetet bidrar till utveckling inom lönesamverkan FAHNS. Beslutsunderlag Motion av Lars Westlund (S) den 10 oktober 2017 Kommunfullmäktige den 17 oktober 2017 127 Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen den 19 oktober 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskott den 16 januari 2018 5 Kommunstyrelsen den 30 januari 2018 4 Förslag till kommunfullmäktige Motionen avslås med motiveringen att det är övervägande nackdelar med att bifalla motionen. Avtal som har ingåtts måste vårdas för ett långsiktigt och tillitsfullt samarbete i FAHNS-kommunerna. Hedemora kommun kommer verka till att tjänstemannasamarbetet bidrar till utveckling inom lönesamverkan FAHNS. Utdrag till xxx Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 13(27) Ä 6 Dnr KS495-17 140 Besvarandet av interpellation om representation vid företagsbesök arrangerade av Hedemora Näringsliv AB Följande interpellation av Jan Bergqvist (M), ställdes till ordförande i kommunstyrelsen, vid kommunfullmäktiges sammanträde den 12 december 2017: Företagsbesöken som genomförs på fredagar är en riktigt bra aktivitet. Det ger politiken insyn i de, små som stora, företagens vardag. Erfarenheterna av dessa besök kommer att vara till stor nytta när beslut ska fattas som berör näringslivet i Hedemora kommun. Det har kommit till min kännedom att endast majoritetens representanter deltar i dessa besök. Ingen representant ur oppositionen, t.ex. oppositionsrådet, är välkommen att delta. Besöken arrangeras av kommunens bolag Hedemora Näringsliv AB (HNB). På frågan om deltagande för oppositionen har klargjorts att detta gäller; Företagsbesöken gäller bara majoritetens företrädare. Vill oppositionen göra företagsbesök får dom ordna dessa på egen hand. På egen hand! Alltså inte genom kommunens näringslivsbolag som arrangerar de företagsbesök majoriteten deltar i, blir min tolkning. Jag har följande frågor till kommunstyrelsens ordförande: 1. Varför är inte oppositionsrådet, eller någon från oppositionen, välkommen att delta i företagsbesöken? 2. Vilka får delta i företagsbesöken och vem/vilka har beslutat vilka som får delta? 3. Tycker ordförande att det är okey att flera partier utesluts från aktiviteter som ett kommunalt bolag arrangerar för politiker? Kommunfullmäktige medgav att interpellationen fick ställas och kommunstyrelsens ordförande meddelade att den skulle besvaras vid ett senare tillfälle. Vid kommunfullmäktiges sammanträde besvaras interpellationen av Ulf Hansson (S). Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 14(27) Ä 7 Dnr KS521-17 045 Ansökan från AB Hedemorabostäder om utökad kommunal borgen Sammanfattning AB Hedemorabostäder ansöker om utökad kommunal borgen, från 240,427 mkr till 300 mkr. Anledningen är att AB Hedemorabostäder behöver öka upplåningen för att finansiera nybyggnation. Bolagets styrelse fattade beslut den 10 juli 2017 50 att bygga 32 lägenheter i kvarteret Ålen 2 för en beräknad kostnad av 55 mkr. Vid styrelsemötet den 22 december 2017 fattade styrelsen beslut om att begära utökad kommunal borgen till 300 mkr. Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 16 januari 2018 anmälde Lennart Mångs (M) jäv och lämnade sammanträdet under behandling av ärendet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta om att bevilja AB Hedemorabostäder en utökning av kommunal borgen från 240,427 mkr till 300 mkr. Beslutsunderlag Ansökan från AB Hedemorabostäder den 20 december 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskott den 16 januari 2018 7 Kommunstyrelsen den 30 januari 2018 5 Förslag till kommunfullmäktige AB Hedemorabostäder beviljas en utökning av kommunal borgen från 240,427 mkr till 300 mkr. Utdrag till xxx Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 15(27) Ä 8 Dnr KS089-17 623 Revidering av bilaga till skolskjutsreglemente Sammanfattning Förslag på revidering av bilagan till skolskjutsreglementet presenteras. I texten på sidan 2 finns en justering/byte av upptagningsområde för Vikänget och Lövnäs. Det är ingen större förändring då de elever som bor där redan går i Smedby skola istället för Garpenbergs skola. Elever boende i Vikänget och Lövnäs har av tradition gått i Smedby skola. Vidare är det bättre av skolskjutsorganisatoriskt upplägg att de tillhör i Smedby skolas upptagningsområde då de närliggande adresserna redan tillhör Smedby skola. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta om att byarna Vikänget och Lövnäs i Hedemora kommun ska ingå i Smedby skolas upptagningsområde gällande skolskjuts. Beslutsunderlag Förslag till revidering av reglemente för skolskjuts den 18 december 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskott den 16 januari 2018 8 Kommunstyrelsen den 30 januari 2018 6 Förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att byarna Vikänget och Lövnäs i Hedemora kommun ska ingå i Smedby skolas upptagningsområde gällande skolskjuts. Utdrag till xxx Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 16(27) Ä 9 Dnr KS524-17 001 Förslag till gemensamt dataskyddsombud Sammanfattning Europeiska unionen (EU) har beslutat om Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016), även kallad dataskyddsförordningen eller GDPR, som träder i kraft den 25 maj 2018. Förordningen ersätter den nuvarande personuppgiftslagen (1998:204) och ska tillämpas på behandlingen av personuppgifter både inom det offentliga och det privata. Det övergripande syftet med GDPR är att säkerställa människors rätt till skydd för sina personuppgifter och därmed rätten till skydd för privatlivet. Ett annat mycket viktigt syfte är att fastställa regler för det fria flödet av personuppgifter inom EU och därmed lägga grund för ökad digitalisering inom EU. Ett av kraven i förordningen är att följande organisationer måste utse ett dataskyddsombud (DSO): myndigheter och offentliga organ, organisationer som i sin kärnverksamhet behandlar personuppgifter på ett sätt som kräver regelbunden och systematisk övervakning av de registrerade i stor omfattning, organisationer som behandlar så kallade känsliga personuppgifter eller uppgifter som rör lagöverträdelser och fällande domar i brottmål i stor omfattning. Kommunala bolag kan utse dataskyddsombud, men är inte skyldiga till det såvida inte punkterna 2 och 3 ovan är uppfyllda. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och EU:s artikel 29-arbetsgruppen rekommenderar dock som god praxis att även de kommunala bolagen ska utse dataskyddsombud. Hedemora och Avesta har ett ömsesidigt intresse i och ett behov av att säkerställa att kommunernas styrelser, nämnder och kommunala bolag uppfyller dataskyddsförordningens regelverk inkl. kravet på dataskyddsombud samtidigt som kommunerna vill uppnå kostnadseffektivitet. Genom ett tjänsteavtal kan kommunerna samverka kring ett gemensamt dataskyddsombud enligt artikel 37.1 GDPR med syfte att dela, säkra kompetens och kvalitet samt bedriva en effektiv verksamhet. Forts. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 17(27) Forts. Kommunstyrelseförvaltningen har tagit fram ett förslag till samverkansavtal kring ett gemensamt dataskyddsombud, se bilaga 1. Av artikel 37.5 GDPR framgår att dataskyddsombudet ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer och, i synnerhet, sakkunskap om lagstiftning och praxis avseende dataskydd samt förmågan att fullgöra de uppgifter som avses i artikel 39 GDPR, dvs dataskyddsombudets arbetsuppgifter. Dataskyddsombudet ska även ha god kännedom om organisationens administrativa regler och förfaranden och ha integritet och hög yrkesetik. Som förslag till dataskyddsombud finns Hedemora kommuns kommunjurist, tillika utbildad jur.kand, Ann-Christine Östlund Bäckehag. Hon uppfyller utbildningskraven och har lång erfarenhet från arbete inom offentlig sektor. Inledningsvis är omfattningen av samverkansavtalet att Avesta kommun köper 12,5 procent av heltidstjänst som dataskyddsombud från Hedemora kommun. Omfattningen kan dock komma att ändras under avtalets gång med anledning av vad som anges i GDPR angående den personuppgiftsansvariges ansvar att tillföra dataskyddsombudet tillräckliga resurser (artikel 38.2 GDPR). Det skulle för år 2018 innebära en kostnad för vardera kommun om 131 500 kronor. Ikraftträdandet av GDPR den 25 maj 2018 innebär att kommunerna och de kommunala bolagen måste göra ett omfattande förberedelsearbete i organisationerna, där dataskyddsombudet har en viktig roll, varför samverkansavtalet föreslås börja gälla fr o m 1 februari 2018. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta om att: 1. Anta förslaget till samverkansavtal för dataskyddsombud. 2. Rekommendera kommunens nämnder och kommunala bolag att utse Ann-Christine Östlund-Bäckehag som dataskyddsombud från och med den 1 januari 2018. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen den 18 december 2017 Förslag på samverkansavtal för dataskyddsombud (DSO) Kommunstyrelsens arbetsutskott den 16 januari 2018 11 Kommunstyrelsen den 30 januari 2018 9 Forts. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 18(27) Forts. Förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att: 1. Anta förslaget till samverkansavtal för dataskyddsombud. 2. Rekommendera kommunens nämnder och kommunala bolag att utse Ann-Christine Östlund-Bäckehag som dataskyddsombud från och med den 1 januari 2018. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 19(27) Ä 10 Dnr KS060-18 104 Partistöd 2018 Sammanfattning Enligt det reglemente för partistöd som kommunfullmäktige antagit den 17 december 2014 ska kommunfullmäktige årligen i februari fatta beslut om utbetalning av partistödet. Från och med 2015 års utbetalning krävs att varje parti lämnat en redovisning samt en granskningsrapport över hur partistödet använts. Alla partier har inkommit med redovisningar inom föreskriven tid. Dock har Sverigedemokraternas lokala partiorganisation inte inkommit med partistödsredovisning utan en partistödsredovisning har inkommit från länsnivå. Vid kommunfullmäktiges presidieträff den 1 februari 2018 diskuterades frågan om vem som får söka partistöd. Kommunfullmäktiges presidium enades om att det är det lokala partiet som ska söka om lokalt partistöd. Kommunfullmäktiges presidium föreslår att ansökan från Sverigedemokraternas ska anses vara ogiltig då ansökan har inskickats från partimedlem i Säters kommun. Kommunfullmäktiges presidium diskuterade också tiden för när partistödsredovisningen ska vara inkommen. Enligt nuvarande regler ska partstödsredovisningen inlämnas senast den 20 januari varje år. Kommunfullmäktiges presidium föreslår att tiden ändras till att bli senast den 31 mars varje år och att del 1 av 2 av partistödet utbetalas i april månad i stället för februari månad. Beslutsunderlag Partistödsredovisning från Moderaterna den 16 januari 2018 Partistödsredovisning från Vänsterpartiet den 16 januari 2018 Partistödsredovisning från Centerpartiet i Hedemora den 17 januari 2018 Partistödsredovisning från Socialdemokraterna den 17 januari 2018 Partistödsredovisning från Liberalerna den 19 januari 2018 Partistödsredovisning från Kommunlistan den 19 januari 2018 Partistödsredovisning från Miljöpartiet de gröna i Hedemora den 19 januari 2018 Partistödsredovisning från Sverigedemokraterna den 19 januari 2018 Forts. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 20(27) Forts. Förslag till beslut 1. Presenterade partistödsredovisningar, utom den från Sverigedemokraterna, godkänns. 2. Partistöd för år 2018 ska utbetalas till alla partierna utom Sverigedemokraterna. 3. Tiden för när partistödsredovisningen ska vara inkommen ändras till att bli senast den 31 mars varje år och att del 1 av 2 av partistödet utbetalas i april månad i stället för februari månad. Utdrag till xxx Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 21(27) Ä 13 a Dnr KS480-17 023 Val av ny ledamot i bildningsnämnden Sammanfattning Håkan Frenell (C) beviljades av kommunfullmäktige befrielse från uppdrag som ledamot i bildningsnämnden. Val ska därmed förrättas. Beslutsunderlag Skrivelse Håkan Frenell (C) den 20 november 2017 Kommunfullmäktige den 12 december 2017 168 Förslag till beslut Till ny ledamot i bildningsnämnden för tiden fram till den 31 december 2018 väljs. Utdrag till Xxx Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 22(27) Ä 13 b Dnr KS505-17 023 Val av ny ersättare i valnämnden Sammanfattning Anna Borgs (M) beviljades av kommunfullmäktige befrielse från uppdrag som ersättare i valnämnden. Val ska därmed förrättas. Beslutsunderlag Skrivelse Anna Borgs (M) den 10 december 2017 Kommunfullmäktige den 12 december 2017 171 Förslag till beslut Till ny ersättare i valnämnden för tiden fram till den 31 december 2018 väljs Birgitta Westholm (M). Utdrag till xxx Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 23(27) Ä 13 c Dnr KS481-17 023 Befrielse från uppdrag som ersättare i kommunfullmäktige Sammanfattning Lars-Åke Everbrand (S) beviljades befrielse från uppdrag som ersättare i kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutade den 12 december 2017 att anhålla hos Länsstyrelsen Dalarna om att ny sammanräkning skulle göras för att utse ny ersättare i kommunfullmäktige för Socialdemokraterna. Länsstyrelsen Dalarna har meddelat att Mariell Bengtsdotter har utsetts till ny ersättare i kommunfullmäktige för Socialdemokraterna. Mariell Bengtsdotter önskar befrielse från uppdrag som ersättare i kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Skrivelse från Lars-Åke Everbrand (S) den 20 november 2017 Kommunfullmäktige den 12 december 2017 169 Länsstyrelsen Dalarna den 12 januari 2018 Avsägelse från Mariell Bengtsdotter den 23 januari 2018 Förslag till beslut 1. Befrielse från uppdraget beviljas. 2. Kommunfullmäktige anhåller hos Länsstyrelsen Dalarna om att sammanräkning görs för att utse ny ersättare i kommunfullmäktige för Socialdemokraterna. Utdrag till xxx Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 24(27) Ä 13 d Dnr KS395-17 021 Val av ledamot och ersättare till jävsnämnden Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade den 12 december 2017 att anta förslag till organisationsförändring för kommunstyrelseförvaltningen och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. I och med det beslutade också kommunfullmäktige att inrätta en jävsnämnd. Vid sammanträdet saknades namn till jävsnämnden på en ledamotsplats och en ersättarplats för Moderaterna. Val ska därmed förrättas. Beslutsunderlag Kommunfullmäktige den 12 december 2017 159 Förslag till beslut 1. Till ledamot i jävsnämnden för tiden fram till 31 december 2018 väljs. 2. Till 2:e vice ordförande i jävsnämnden för tiden fram till 31 december 2018 väljs. 3. Till ersättare i jävsnämnden för tiden fram till 31 december 2018 väljs. Utdrag till Xxx Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 25(27) Ä 13 e Dnr KS100-18 023 Befrielse från uppdrag och val av ny ersättare i bildningsnämnden Sammanfattning Mostafa Geha (L) önskar befrielse från uppdrag som ersättare i bildningsnämnden. Beslutsunderlag Skrivelse Mostafa Geha (L) den 5 februari 2018 Förslag till beslut Till ny ersättare i bildningsnämnden för tiden fram till den 31 december 2018 väljs. Utdrag till xxx Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 26(27) Ä 13 f Dnr KS079-18 023 Val av ledamot och ersättare till Utveckling i Dalarna Holding AB Sammanfattning Kommunfullmäktige har tidigare utsett Ulf Hansson (S) till ledamot och Gustav Ericsson (M) till ersättare i styrelsen för Utveckling i Dalarna Holding AB. Både Ulf Hansson (S) och Gustav Ericsson (M) har av kommunfullmäktige beviljats befrielse från sina uppdrag. Val ska därmed förrättas. Beslutsunderlag Kommunfullmäktige den 13 december 2016 140 Kommunfullmäktige den 12 september 2017 109 Kommunfullmäktige den 12 december 2017 170 Kommunstyrelsen den 30 januari 2018 13 Förslag till kommunfullmäktige 1. Till ledamot i Utveckling i Dalarna Holding AB utses Ola Gilén (S) 2. Till ersättare i Utveckling i Dalarna Holding AB utses Lennart Mångs (M). Justerandes sign Utdragsbestyrkande
r1;7hedemora ~KOMMUN Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-02-13 Sida 27(27) Ä 14 Delgivningar Följande delgivningar anmäls: a) Anteckningar från möte med kommunfullmäktiges presidium den 1 februari 2018. b) KS061-18 730 Granskning av lokalförsörjningsprocessen c) KS062-18 730 Granskning av detaljplaneprocessen d) Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut 2 den 17 januari 2018 att befintlig ordning ska gälla rörande anmälan av delegationsbeslut, även efter att den nya kommunallagen trädde i kraft den 1 januari 2018. Förslag till beslut Kommunfullmäktige har tagit del av informationen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Handlingsplan Heltid som norm
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM Innehållsförteckning INLEDNING... 3 NULÄGESANALYS... 4 KOSTNAD FÖR ÖVERTID OCH SJUKFRÅNVARO... 6 REKRYTERINGSBEHOV... 7 ORGANISATION OCH BEMANNING... 8 ARBETSTIDER OCH ARBETSMILJÖ... 8 DELAKTIGHET... 9 BESLUT OCH AVTAL... 9 MÅL... 11 AKTIVITETER... 12 AKTIVITETER ÅR 2018... 12 AKTIVITETER ÅR 2019... 13 AKTIVITETER ÅR 2020... 13 AKTIVITETER ÅR 2021... 14 UPPFÖLJNING... 14 2
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM Inledning Kommunal och SKL är överens om att införa heltid som norm och har skrivit om det i det centrala avtalet. I anvisningarna för denna handlingsplan skriver de bl.a. Kommunal och Sveriges Kommuner och Landsting (hädanefter kallad SKL) har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Välfärdens behov av kompetens behöver tryggas. Samtidigt behöver välfärdssektorn erbjuda attraktiva anställningar. Heltid som norm kan i förlängningen dessutom minska behovet av visstidsanställningar och leda till ökad jämställdhet. Målet är att tillsvidareanställning på heltid är det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare ska arbeta heltid i högre utsträckning än i dag. Heltidsarbete ökar det ekonomiska oberoendet och gör att fler klarar sin egen försörjning. När fler arbetar heltid uppstår dessutom positiva effekter för yrkenas attraktivitet, framtida kompetensförsörjning och jämställdhet. Lennart Svensson, professor emeritus i sociologi vid Linköpings universitet menar att man ska arbeta strategiskt genom att involvera politiken och ha en långsiktig helhetssyn på införandet av heltid. Källa: heltid.nu Lennart Svensson uppmanar kommunerna att fråga sig: Har vi har ett stort problem med att rekrytera? Vad beror det på? Är det viktigt för oss att höja kvaliteten? Vad blir kostnaden om vi inte gör det? Och vad kostar det inte när kvinnor inte heller kan leva på sin pension när det är dags? Det här är ett mobiliseringsarbete som kostar. Men det kostar också att tänka kortsiktigt, säger Lennart Svensson som ur sitt forskarperspektiv slår fast att det inte är hållbart att agera kortsiktigt för att klara budgeten år för år. Källa: heltid.nu Hedemora kommun har infört heltid till medarbetarna under åren 2016 2017. Det är en modell där merparten, men inte alla, fått en heltidsanställning i grunden med möjligheten att välja hur mycket man vill jobba. Medarbetarna har fått välja sysselsättningsgrad en gång om året och tar då tjänstledigt ett år i taget om de vill arbeta deltid. Att införa heltid har inneburit ett genomgripande arbete där många chefer och medarbetare har varit involverade men att gå från heltid med val av sysselsättningsgrad till heltid som norm kommer också att innebära en stor omställning. I skrivande stund ska de sista medarbetarna få heltid. Att gå vidare med Heltid 2.0 där alla ska jobba heltid, kommer att innebära att modellen med val av sysselsättningsgrad måste tas bort. Alla ska ju jobba heltid! I arbetet med heltid som norm är SKL och Kommunal överens om tre mål: 1. Alla medarbetare som nyanställs ska anställas på heltid. 2. Alla deltidsanställda ska erbjudas heltidsarbete. 3. Fler av dem som redan har en heltidsanställning men av olika anledningar jobbar deltid i dag, ska eftersträva heltidsarbete. 3
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM Punkt 1 och 2 av ovanstående mål är infört i Hedemora kommun medan punkt 3 tillkommer och denna handlingsplan ska visa hur kommunen ska agera för att åstadkomma detta. Nulägesanalys Eftersom heltid införts i kommunen under 2016-2017 är det inte många, om ens några, som vid utgången av 2017 arbetade ofrivillig deltid. Alla som har en tillsvidareanställning eller vikariat på minst 3 månader har blivit erbjudna heltid. Det finns dock en mindre andel medarbetare som tillhör någon av de grupper som inte fått heltid. Dessa grupper är medarbetare med: Sjukersättning Lönebidrag eller liknande 1 Bea (Bestämmelser för arbetstagare i arbetsmarknadspolitisk åtgärd) eller Pan (personlig assistans) avtal Studielediga Naturligtvis finns det även i Hedemora medarbetare som, trots heltidsanställningen, valt att arbeta deltid. Antal anställda 2 i Hedemora kommun den 31 oktober 2017 Anställningsform Hela kommunen Omsorg om äldre och personer med funktionsvariation Tillsvidareanställda månadsavlönade Visstidsanställda månadsavlönade 1097 488 330 76 Månadsavlönade 1421 567 Antal och andel anställda fördelade på heltid och deltid per den 31 oktober 2017 Hela kommunen Antal Andel Heltid 1238 87 % Deltid 185 13 % 1 Grunden är att det är en tredje part involverad, ex Försäkringskassan eller Arbetsförmedlingen 2 Enligt Personec lönesystem 4
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM Alla 1421 100 % Andel anställda på heltid inom vård och omsorgsförvaltningen per den 31 oktober 2017 Omsorg om äldre och personer med funktionsvariation Antal Andel Heltidsanställda 502 89 % Deltid 65 11 % Alla 567 100 % SKL har tagit fram uppgifter om Hedemora kommun från novemberstatistiken för 2016: Av de 1334 månadsavlönade i Hedemora kommun var 77,9 procent anställda på heltid. Det placerar Hedemora på plats 71 i rankningen över andelen heltidsanställda i landets kommuner under 2016. De månadsavlönade i Hedemora kommun utförde 91 procent av den arbetade tiden i kommunen. Resterande 8,0 procent utfördes av timavlönade. Genomsnitt för alla kommuner 2016 var att 8 procent av den arbetade tiden utfördes av timavlönade. Tittar vi istället på hur många som arbetar heltid, dvs. antal och andel heltidsarbetande, får vi andra siffror. Skillnaden mellan siffrorna i tabellen nedan och andelen heltidsanställda ovan, anger en del av det arbete som återstår att göra innan heltid blir norm i kommunen. Siffrorna i de två nedanstående tabellerna är hämtade från SKL s statistik som baseras på data från november månad 2016. Läs mer: heltid.nu Antal som arbetar 3 heltid Hela kommunen Antal Andel Heltidsarbetande 834 68 % Deltidsarbetande 75 99 % 252 20 % Deltidsarbetande 1 74 % 149 12 % Alla 1235 100 % 3 Antal som arbetar heltid eller deltid är hämtat från SKLs novemberstatistik och som återges på kolada.se och på heltid.nu och avser år 2016 5
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM Antal som arbetar heltid inom omsorg om äldre och personer med funktionsvariation (vård och omsorgsförvaltningen) Omsorg om äldre och personer med funktionsvariation Antal Andel Heltidsarbetande 327 63 % Deltidsarbetande 75 99 % 130 25 % Deltidsarbetande 1 74 % 64 12 % Alla 521 100 % SKLs uppgifter om andelen som arbetar heltid. Källa: heltid.nu: Av de månadsavlönade i Hedemora kommun var det i praktiken 67,5 procent som faktiskt arbetade heltid. Det placerar Hedemora kommun på plats 71 i rankningen över andel heltidsarbetande bland landets kommuner år 2016. Av de månadsavlönade inom vård och omsorg i Hedemora kommun var det i praktiken 62,8 procent som faktiskt arbetade heltid. Det placerar Hedemora kommun på plats 28 i rankningen över andelen heltidsarbetande inom vård och omsorg i landets kommuner år 2016. Kostnad för övertid och sjukfrånvaro Kostnaden för övertid och fyllnadstid uppgick till ca 5 miljoner kr för år 2016 men då kommunen inför heltid för alla kan det komma att påverkas. 6
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM Kostnad för övertid jan okt 2017 2 000 000 kr 1 800 000 kr 1 600 000 kr 1 400 000 kr 1 200 000 kr 1 000 000 kr 800 000 kr 600 000 kr 400 000 kr 200 000 kr 0 kr 2016 jan-okt 2017 Fyllnadstid Enkel övertid Kval övertid Summa kostnad för övertid för perioden januari till och med oktober 2017 uppgick till 4 239 132 kr inklusive sociala avgifter. Kostnader för sjukfrånvaro har, under perioden januari till oktober 2017, varit 11 218 770 kr inklusive sociala avgifter. Rekryteringsbehov De senaste åren har kommunen rekryterat nya tillsvidareanställda 2017 Rekryteringar 2015 2016 (jan-okt) Totalt 116 169 220 Beräknat rekryteringsbehov för de kommande åren Rekryteringsbehov 2018 2019 2020 2021 Totalt 210 200 200 210 Rekryteringsbehovet för åren 2018 2021 är beräknat på antal pensioneringar samt på antal förväntade annonser baserat på 2015 år då det var 152 annonser. 7
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM När fler arbetar heltid ökar antalet arbetade timmar, trots att antalet anställda är oförändrat. Om alla månadsavlönade i Hedemora kommun skulle gå upp i tid och faktisk arbeta heltid, skulle den ökningen motsvara 258 4 heltidsarbetande. Källa: heltid.nu Av detta resonemang följer att kommunen kan fylla kommande stora luckor i bemanningen med redan anställda medarbetare under förutsättning att vi kan få dem att arbeta heltid i stället för deltid. Vi kan inte förvänta oss att det går att använda alla 258 medarbetarna men en del av detta borde vara möjligt. Med tanke på den årliga rekryteringen kan dessa heltidsarbetande räcka långt. Organisation och bemanning Som en del av projektet har vi även arbetet med bemanningsenheten. Tanken var redan när projektet startade att flytta bemanningsenheten från vård och omsorgsförvaltningen till kommunstyrelseförvaltningen. Ännu har det dock inte skett men heltidsprojektet har utrett frågan och med fler som jobbar heltid blir det än viktigare att bemanningsenheten är organiserat rätt i kommunens organisationsträd. En del arbete återstår dock, bl.a. ekonomin, innan enheten kan flyttas över. Under heltidsprojektet framkom en del som pekar på att rutinerna för bemanningsplanering och schemaläggning behöver ses över. När arbetet med heltid går vidare mot heltid som norm kommer det att ställas ännu högre krav på att bemanningsplaneringen är utvecklad och fungerar. Under projektet utbildades enhetscheferna i bl.a. bemanningsplanering men det har inte räckt till. I och med att fler får heltid ställs det större krav på förvaltningarna att samarbeta för att skapa kombinationstjänster. I längden kan det inte fungera med en massa avsteg från att anställa på heltid. Alla bör få en anställning på heltid med möjlighet att arbeta heltid och då måste kommunen vara beredd på att hantera tjänsterna så att detta fungerar. Det är normalt inget som enhetschefen/rektorn kan överblicka själv så vi föreslår att en tjänst eller en funktion inrättas som kan hantera deltidsbehov och deltidstjänster och som kan koppla ihop dessa till heltidstjänster. Under 2017 har kommunen infört ett nytt chefsled och fattat beslut om sammanslagning av socialförvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen till en socialförvaltning. Någon ytterligare organisationsförändring för att anpassa till är inte aktuell. Arbetstider och arbetsmiljö Under införandet av heltid år 2016-2017 har kommunen haft ett avtal påverkningsbart schema med Kommunal. Det är en flexibel arbetstidsmodell som används av hemtjänst och delar av LSS (lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade). Arbetsmiljön i Hedemora kommun har som alla andra kommuner, både positiva och negativa inslag. För kommunen är det särskilt intressant att titta på hur heltidsprojektet har påverkat 4 Baserat på 2016 års siffror för deltidsarbetande 8
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM arbetsmiljön. Kan det finnas strukturer som missgynnar medarbetarna? Finns det strukturer som missgynnar kvinnor speciellt? Hur har heltidsanställningarna påverkat arbetsmiljön? Har införandet av heltid haft ett pris i form av dålig arbetsmiljö? Osv. Brister som medarbetare ofta pekar på är bl.a. dåligt med tid för återhämtning som har sin grund i schemat. Det ska inte vara så att man känner att man måste gå ner i sysselsättningsgrad för att orka med jobbet. En av målsättningarna med Heltid som norm är att man ska kunna försörja sig på sin lön. Med minskad ork som kanske påverkats av förhållanden i arbetslivet, kan det bli en dubbel negativ belastning när man måste jobba deltid samtidigt som kroppen slits och ekonomin försämras. Man måste orka jobba, framför allt sista tiden ända fram till pensioneringen. Under år 2017 har vård och omsorg arbetat med hälsosamma scheman. I samband med heltidsprojektet informerades cheferna och en del av arbetsgrupperna har fått samma genomgång. Delaktighet Den del i det centrala avtalet som behandlar heltid som norm omfattar alla medarbetare men vänder sig naturligtvis till de som har en deltidsanställning eller har en heltidsanställning med jobbar deltid. Idag har inte alla medarbetare en heltidsanställning i grunden. Precis som alla regler finns det undantag även i Hedemora. De avsteg från heltidsanställning som kommunen har kan t.ex. vara pga. Sjukersättning Ska till att pensioneras Deltidsanställda som blivit långtidssjuka Musiklärare Andra som beviljats avsteg från heltid Förutom undantagen ovan så finns det ett stort antal medarbetare som valt att jobba deltid. Se cirkeldiagram nedan. Orsak: Värdesätter andra faktorer högre Har en partner som bidrar till ekonomin så att man väljer att arbeta deltid Har andra jobb (bisyssla, egen företagare, jobbar åt fler arbetsgivare) Rädsla för att bli tvingade att jobba heltid Beslut och avtal De beslut om heltid som kommunen arbetar efter, är för närvarande två från kommunstyrelsen och ett från kommunledningsgruppen. 9
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM KS 2011-05-17 93 Kommunledningsgruppen 2016-04-28 Beslut: Sista datum för möjlighet att anställa tillsvidareanställd personal på deltid är 31 augusti. Möjlighet till tjänstledighet viss tid av tjänst ska kunna beviljas 1 gång årligen. Avvikelser ska beslutas av förhandlingsdelegationen. Blankett för det tas fram av personalavdelningen. Det ska finnas en formulering kring detta i varje annons. KS 2016-11-08 111 Att gå från heltid med möjlighet att välja sysselsättningsgrad till heltid som norm kräver en större förändring, framför allt i inställningen till heltidsarbete. Kommunfullmäktige kan förtydliga målsättningen med heltid genom att ex. ange att målet är att alla ska arbeta heltid senast år 2021 eller att det årliga valet av sysselsättningsgrad ska avskaffas och ersättas med befintlig möjlighet till tjänstledighet. Kommunen har tecknat lokalt avtal med Kommunal. Heltidsavtalet reglerar dock inte heltid som norm eller vad som behöver göras för att komma dit. Även det lokala arbetstidsavtalet (PÅV = påverkningsbart schema) behöver moderniseras och formuleras så det stämmer med hur verksamheterna jobbar idag. För att tydliggöra heltid som norm föreslås följande beslut: Kommunfullmäktige tar nytt beslut som tydliggör arbetsgivarens inställning till heltidsanställning och deltidsarbete Personalavdelningen reviderar det heltidsavtal som är tecknat med Kommunal så det tar hänsyn till förslagen i denna handlingsplan Personalavdelningen tillsammans med Kommunal ser över arbetstidsavtalen 10
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM Mål Heltidsprojektet har under 2016 och 2017 arbetat med att omvandla deltidsanställningar till heltid. Det har fungerat bra men en del har valt att inte ta anställning på heltid så andelen som har ett heltidskontrakt kommer att kunna öka något med tiden. Andelen heltidsarbetande är den siffra som omvärlden efterfrågar numera. Det är viktigt både för den enskilde och för arbetsgivaren att man arbetar heltid. Det ger mer i lön och i pension samtidigt som arbetsgivaren inte behöver rekrytera så många. Målsättning Heltid Nuläge Hedemora 2016 Dalarna 2016 Riket 2016 Hedemora 171031 Önskat läge Hedemora 2018 2019 2020 2021 78 % 71 % 77 % 87 % 90 % 92 % 95 % 97 % Heltidsanställda Heltidsarbetande 68 % 64 % 66 % - 5 85 % 90 % 92 % 95 % Observera att målsättningen ovan gäller andelen som har en anställning på heltid per förvaltning. Andelen heltidsarbetande går inte att få fram per förvaltning, varken från lönesystemet eller från SKLs novemberstatistik, varför det inte hjälper frågan framåt att sätta målsättning för andelen heltidsarbetande. Målsättning Heltidsanställda per förvaltning Bildningsförvaltningen Nuläge Önskat läge Okt 2017 2018 2019 2020 2021 84 % 86 % 90 % 93 % 97 % Kommunstyrelseförvaltningen 93 % 95 % 95 % 97 % 97 % Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen 95 % 95 % 97 % 97 % 97 % Socialförvaltningen 91 % 93 % 95 % 97 % 97 % Vård och omsorgsförvaltningen 89 % 92 % 93 % 95 % 97 % 5 Inte möjligt att ta fram ur lönesystemet. Avvakta novemberstatistiken som SKL tar fram. 11
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM Så länge som vi har medarbetare som har väljer bort heltidsanställning, tar föräldraledighet, studieledigt, sjukersättning eller har lönebidrag eller liknande, kan vi inte nå upp till 100 % heltidsanställda och heller inte 100 % heltidsarbetande. Aktiviteter För att uppnå heltid som norm bör ett antal aktiviteter genomföras under tiden 2018 2021. Några aktiviteter startas redan första året, 2018 och sedan adderas flera aktiviteter år efter år. Varje förvaltning kan utse en ansvarig som kan säkerställa att aktiviteterna nedan realiseras. Aktiviteter år 2018 Första året fastställer varje förvaltning egna aktiviteter och plan upprättas för årlig uppföljning av andelen heltidsarbetande. Även bemanning och vikariehantering ses över i syfte att få bättre underlag och följsamhet till de rutiner som redan finns idag. Handlingsplan för varje förvaltning Varje förvaltning tar fram en handlingsplan för heltid som norm under första halvåret 2018. Målsättning per förvaltning Varje förvaltning kan sätta upp eget mål för hur många som kommer att jobba heltid för åren 2018, 2019, 2020 och till sista maj 2021. Utgångspunkt bör vara den övergripande målsättningen om heltid. Aktiviteter per förvaltning Varje förvaltning kan ge förslag till egna aktiviteter för att nå de uppsatta målen. Riskbedömning Göra en riskbedömning på varje förvaltning inför arbetet med Heltid som norm. Uppföljning Årlig uppföljning för hela kommunen på den centrala skyddskommittén. Uppföljning för varje förvaltning. Nyckeltal kan vara: andel som arbetar heltid, andel som är heltidsanställda, antal tillsvidareanställda, antal visstidsanställda, sjuktal mm. Vikariekostnader Omvandla en del av dagens vikariekostnader till tillsvidareanställningar på heltid. Bemanningsplanering Analys av befintlig bemanningsplanering som syftar till åtgärder som gör att den blir mer korrekt, mer aktuell och att bemanningsplanering som metod används kontinuerligt. Se till så att bemanningsplaneringen motsvarar biståndshandläggarnas beslut. Enkät Ansvarig personalavdelningen Enkät sammanställs av personalavdelningen och skickas till alla deltidare alternativt till alla medarbetare. Ex på frågor: Vad är avgörande för att du ska kunna jobba heltid? Varför jobbar du deltid? Hur mycket tänker du på din pension? Har du frågor om din arbetsmiljö till arbetsgivaren? Frågor till medarbetaren om arbetsmiljön. Hur är situationen hemma? Varför jobbar du deltid? Hur mycket tänker du på din pension? 12
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM Heltid Fortsätt arbetet att se till så att alla får en heltidsanställning (i de fall som heltidsprojektet inte lyckats). Delaktighet Få medarbetare mer engagerade och delaktiga i alla delar av biståndsinsatser, från beslut till bemanningsplanering och genomförande. Det måste bli roligare att gå till jobbet! Ta bort AVA (allmän visstidsanställning)-raderna Ta bort alla AVA-rader som är onödiga. Aktiviteter år 2019 Grundbemanning Grundbemanningen, dvs. den bemanning som varje enhet bör ha enligt budget och bemanningsplan, uppdateras på alla enheter. Särskilt viktigt är det för de som har skiftarbete. Arbetsfördelning Arbetsfördelningen, individer emellan, är ojämn där vissa medarbetare får för mycket jobb. Gör en analys av planeringen i Laps Care för att se om den kan bli jämnare. Arbetsmiljö Översyn av arbetsmiljön så att alla orkar jobba heltid. Inventera arbetsmiljön med enkäten som underlag, för att få svar på frågan varför man inte orkar jobba heltid. Arbetsmiljöutbildning Utbildning för chefer där heltid som norm tas upp som en viktig faktor, bör ingå i den fortlöpande arbetsmiljöutbildningen. Val av sysselsättningsgrad Ta bort rutinen att välja sysselsättningsgrad varje år. Hänvisa i stället till de ordinarie rutinerna för tjänstledighet. Enda möjligheten att jobba deltid ska vara att söka tjänstledigt hos chefen. Inspirationsföreläsningar Anlita föreläsare som kan inspirera medarbetarna till jämställdhet, få bättre pension, att jobba heltid, att orka jobba heltid, att klara sig på sin lön, att stärka självförtroendet o.d. Aktiviteter år 2020 Kombinationstjänster Utnyttja möjligheten att kombinera tjänster i högre grad. Arbeta över gränser. Se över kompetenskrav. Plusmeny på bemanningsenheten. Samarbete med placeringsgruppen. Arbetsgivarens ansökan om avsteg Se över rutinen och alla genomförda beslut om avsteg från att anställa på heltid. Minimera antalet ansökningar. Gå igenom alla beslut om avsteg för att se om det går att ändra på rutinerna så att färre avsteg godkänns. 13
HANDLINGSPLAN FÖR HELTID SOM NORM Aktiviteter år 2021 Pension Att få medarbetarna mer insatta i hur inkomsten påverkar den framtida pensionen. Slutlig uppföljning Slutlig uppföljning av nyckeltalen. Uppföljning Denna plan utgår från verksamhetens behov och resurser och ska stämmas av varje år fram till den 31 maj 2021. Den årliga avstämningen ska ligga till grund för arbetet med heltid för kommande året. En utgångspunkt är att följa samma nyckeltal som SKL och Kommunal tar fram centralt. Hedemora den 6 december 2017 Ann-Ci Steneryd Ordförande Kommunal Christina Filipsson Kommunal Eva Bergman Projekthandläggare Sven Fernlund Skagerud Projektledare 14
LJ HEDEMORA ~ KOMMUN SLUTRAPPO RT Heltidsprojektet Projekttid: 2016-2017 Kontakt Hedemora kommun Box 201, 776 28 Hedemora Telefon: 0225-340 00 E-post : kommun@hedemora.se Organisationsnumm er: 212000-2254
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HEL TIDSPROJEKTET INNEHÅLLS F Ö RTE C K NI N G INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 SAMMANFATTNING... 3 BAKGRUND... 4 UPPDRAGET...... 4 PROJEKTMEDARBETARE... 4 POLITISKA BESLUT................. 4 DIARIEFÖRDA BESLUT OM HELTID... 5 MÅL...... 6 AVGRÄNSNINGAR............ 6 PLANERING... 6 PLANERING AV GENOMFÖRANDET... 6 PROJEKTETS BUDGET...... 6 TIDPLAN................. 7 BLANKETTER......... 7 FACKENS M EDVERKAN............... 8 AVTAL.................. 9 GENOMFÖRANDET..... 9 SAMARBETE......... 10 GENOMFÖRANDEPROCESSEN............ 11 FÖRSTA ENHETERNA................... 11 ALLA ANDRA ENHETER...... 11 ANSTÄLLNING PÅ HELTID......... 12 AVSTEG FRÅN ATT ANSTÄLLA PÅ HELTID...... 12 UTBILDNING AV ENHETSCHEFER......... 12 FÖRÄNDRING......... 13 KOMMUNIKATION......... 13 RESULTAT... 14 M ÅLUPPFYLLELSE............ 14 EKONOMISKA KONSEKVENSER AV HELTIDSPROJEKTET...... 14 SÄRSKILT BOENDE..................... 16 HELTID I SIFFROR......... 16 POSITIVA EFFEKTER...... 20 H ELTIDSARBETE SOM ÅTERSTÅR......... 21 REFLEXIONER... 22 FRAMGÅNGSFAKTORER... 23 HINDER...... 23 EFTER PROJEKTET.............................. 24 PÅ LÅNG SIKT......... 26 REFERENSER......... 27 Sida 2 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HELTIDSPROJEKTET SAMMANFATTNING Hedemora kommun har tagit tjuren vid hornen och beslutade redan 2011 att alla skulle få heltid. År 2016 anställdes projektledare och projekthandläggare vilket medförde att förändringen kunde sätta fart. Så mycket fart blev det dock inte trots ett varmt välkomnande från alla inblandade. Kanske var man inte beredda på att heltidsprojektet också innebar förändring! Efter en god tids awaktande beslutade projektgruppen på egen hand att börja med att införa heltid. Första enheten fick sålunda heltid den 13 februari 2016 och sen följde övriga enheter tätt efter. Tveksamheten gjorde att flera enheter fick heltid men behöll sitt fasta schema. Beroende på hur bra schemaläggare de har så kan detta ha resulterat i ökade kostnader för bemanning. I skrivande stund är det svårt att få fram exakta siffror på detta men för år 2018 har man ökat bemanningen inom vård och omsorg med 8 årsarbetare utan att man fått kompensation för det i budget. Även den korta projekttiden, som effektivt sett bara blev ca ett år, kan ha påverkat det ekonomiska utfallet. Flera av de frågor som projektet tog upp har inte fått någon lösning. Det är i viss mån genomgripande förändringar där alla behöver få god tid på sig att fundera. De frågor som heltidsprojektet lyft med olika verksamheter har lagom till projekttidens slut börjat sjunka in. Fick vi ett år till på oss hade vi nog haft möjligheten att också få problemet löst och förändringen till stånd! Heltidsprojektet har varit lyckat och 93 % av medarbetarna hade en heltidsanställning i oktober 2017. Det blir en bra grund för nästa steg som arbetsmarknadens parter är på väg att införa - Heltid som norm. För att få fler att jobba heltid med en neutral kostnadsutveckling har det dock varit nödvändigt med en lä ngre projekttid. Eva Bergman och Sven Fernlund Skagerud Sida 3 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT H EL TIDSPROJEKTET BAKGRUND Införandet av heltider kopplas ofta ihop med införande av arbetstidsmodeller och sedan flera år tillbaka finns inom kommunen avtal om arbetstidsmodeller som "Avtal gällande arbetstidsmodell med tillgänglig tid, fridagar och timbank för Resursen" och "Avtal gällande påverkningsbart schema med timbankar". Detta projekt hade som målsättning att skapa heltid åt alla tillsvidareanställda och visstidsanställda med anställning över 3 månader. Beslutet att införa heltidsanställning omfattade till en början enbart alla tillsvidareanställda i Hedemora kommun och inkluderade alla yrkesgrupper. Eftersom kommunens medarbetare har skiftande befattningar, scheman och bemanningskrav kom arbetsmetoderna vid genomförandet av helt id att variera. Heltidsprojektet startade i april 2016 och redan då var det fastställt att projektet skulle avslutas 31 dec 2017. Maximalt räknat blev det en projekttid på 9 + 12 månader. UPPDRAGET Heltidsprojektets uppdrag har varit att skapa heltidsanst ällningar för alla medarbetare inom Hedemora kommun. Kommunens bolag var dock inte berörda av detta beslut. PROJEKTMEDARBETARE Den 31 mars 2016 anställdes projektledare på 20 % och 15 april en projekthandläggare på 50 %. Den 1 juli 2016 gick projekthandläggaren upp till heltid och projektledaren gick upp t ill 80 % den 15 augusti 2016. Projektet hade stigande resurser fram till och med augusti 2016 och 1,80 årsarbetare september 2016 till december 2017. 2,00 1,80 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 111 0,40 0,20 <D <D <D... '-;'... i;_ "ni' C: ro E => <D <D <D......... :5 0D 6.. => ro el <D <D <D,.._,.._,.._,.._ '-;'... '-;'............!, > u C: 1,.'.. 0.,.!!!, ~ "' ~ 0 C --0 E ro,.._,.._,.._,.._,.._,.._,.._,.._...... '-;' rl... '-;'...... cij' C: Qll :5 6..!, > u => => 0 Cl) el E ro 0 C --0 Personalresurser i projektet (antal årsarbetare) POLITI SKA BESLUT Majoriteten i kommunen beslutade redan 30 maj 2008 att alla tjänster ska vara heltid i grunden, att heltid är en rättighet och deltid en möjlighet. För att möjliggöra detta tog man beslut om heltid som återges nedan. Sida 4 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HELTIOSPROJEKTET DIARIEFÖRDA BESLUT OM HELTID Diarieförda handlingar som ligger till grund för Heltidsprojektet. Kommunal Dalarna Inkommande 2008-05-30 Kommunledningskontoret 2008-06-16 Kommunstyrelsen 117/08 2008-06-17 Personalavdelningen 2009-08-17 KSau 207/09 2009-09-22 Personalavdelningen 2011-01-10 KSau 67/11 2011-04-19 Kommunstyrelsen 93/11 2011-05-17 Förhandlingsframställan om tecknande av kollektivavtal Skrivelse med anledning av förhandlingsframställan om tecknande av kollektivavtal från Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal) Kommunledningskontoret får i uppdrag att utreda kring ett tecknande av kollektivavtal med Kommuna l. Utredning av kostnader och konsekvenser för lokalt kollektivavtal med Kommunal om "rätt till heltid" Kommunen ska ha som mål att erbjuda heltidstjänster vid alla kommunens enheter mm. Uppföljningsrapport om förvaltningarnas arbete med att erbjuda önskad sysselsättningsgrad eller heltid. Förslag till kommunstyrelsen att antalet deltidanställda i kommunen som önskar en högre tjänstgöringsgrad ska minska med 30 % per år från och med 2012-01-01 till och med 2014-12-31 mm. Kom muns ty rclstns beslut: I. Antalet deltidsanställda i kommunen som önskar en högre tjänstgöringsgrnd ska minska med 30 % per år frän och med 20 12-01-01 till och med 2014-12-31. 2. Respektive forvaltning med deltidsanställda, ska i budgetarbetet 2011. utformu en 3-års plan. med åtgärder. resursbehov och konsekvensbeskrivningar. för alt nå ovanstående mål samt ärligen budgetera fllr delta. 3. Respektive förvallning ska i årsbokslutet rcdogiira for resultatet. Koncernledningsgrupp 2016-04-28 Sista datum för möjlighet att anställa tillsvidareanställd personal på deltid är 31 augusti. Möjlighet till tjänstledighet viss tid av tjänst ska kunna beviljas 1 gång årligen. Avvikelser ska beslutas av förhandlingsdelegationen. Blankett för det tas fram av personalavdelningen. Det ska finnas en formulering kring detta i varje annons. Kommunstyrelsen 2016-11-08 Kommunstyrelsens beslut I. Kommunsl}Telsen beslutar all visstidsanslällda med en ansu!llning över 3 månocler ska ingå i heltidsprojektet.. 2. Uppfilljning av llrendet sk.t JJ=cnteras fllr kommunstyrelsen i december 2017. Sida 5 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HEL TIDSPROJEKTET MÅL Målet var att alla skulle få en heltidsanställning senast sista december 2017. DELMÅL Till den 31 oktober 2016 skulle följande delmål ha varit uppfyllda enligt projektplanen: Heltidsavtal klart (ramavtal) Heltid vid tillsvidareanställningar (nyanställning) Projektplan med tidplan och informationsplan Ekonomisk konsekvensanalys MÅLGRUPPER Projektets målgrupper var samtliga tillsvidareanställda och visstidsanställda med anställning över 3 månader, i Hedemora kommun. I in ledningen av projektet beslutades även att alla nyanställningar ska vara på heltid. Det infördes samtidigt en möjlighet att ansöka om avsteg från detta. AVGRÄNSNINGAR Undantagna från heltid har varit de som haft sjukersättning, lönebidrag eller liknande men även de som var tjänstlediga vid införandet. De senare fick heltid när de kom tillbaka från ledigheten. Föräldralediga kunde dock få heltid under ledigheten beroende på att Försäkringskassan tillåter ändring av SGI under en period av föräldraledighet. PLANERING Planering av projektet inleddes omedelbart där det baserades på tidigare erfarenheter men till största delen på Hedemora kommuns förutsättningar och på medarbetarnas, fackens och chefernas sätt att arbeta och dess historik. PLANERING AV GENOMFÖRANDET Syftet med planering av genomförandet är att ge en vägledning för alla berörda parter över hur projektet kommer att arbeta under projekttidens gång. Planeringen av genomförandet startade naturligt med erfarenheter från Falun, med de förutsättningar som fanns i Hedemora våren 2016 och att anpassa genomförandet till kommunens organisation. Heltidsprojektet som till en början bestod av Eva och Sven utökades med en grupp förvaltningsansvariga vars representanter kom från socialförvaltningen, vård och omsorgsförvaltningen samt bildningsförvaltningen. Projektplanen upprättades och godkändes och kunde ligga till grund för det fortsatta arbetet. PROJ EKTETS BUDGET Den projektbudget som heltidsprojektets kostnader konterades på användes även för projekt om sänkta sjuktal som pågick under delvis samma tid. Heltidsprojektets budget avsåg enbart lönekostnaderna inklusive sociala avgifter för projekt ledare och projekthandläggare. Sida 6 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HEL TIDSPROJEKTET TIDPLAN Enligt projektplanen skulle projektet vara genomfört den 31 december 2017 och medan arbetet startade kvartal 2 år 2016 med en projekttid om 21 månader. Heltidsprojektet startade försiktigt våren 2016 med förberedelsearbete och kontakter med Kommunals företrädare i Hedemora. Den övergripande tidplanen sattes då till att projektet på allvar skulle ta sin början efter semestrarna sommaren 2016 och avslutas den 31 december 2017. Kvartal 2 och 3 år 2016 avsattes för planering och tidigast kvartal 4 år 2016 beräknades att någon form av genomförande kunde startas. Den övergripande tidplanen sattes därför enligt bilden nedan. 2016 kv4 2017 kvl kv2 kv3 kv4 Bildning Kostenheten Vård o omsorg KS förv. Miljö Soc Tidplanen omarbetades dock ett flertal gånger och inte förrän första kvartalet 2017 startades genomförandet. På grund av den knappa tid som då återstod, fick vi starta upp genomförandet på alla förvaltningar succesivt under kvartal 1 och 2 år 2017. BLANKETTER När medarbetarna valde sysselsättningsgrad använde projektet egna blanketter. Dessa hade tagits fram t illsammans med löneförvaltningen i Norberg och finns att hämta hos personalavdelningen eller på intranätet. Sida 7 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HELTIDSPROJEKTET Blanketten "OnskadSsgr" användes av de flesta när de valde sysselsättningsgrad. Fyllde man i önskad sysselsättn ingsgrad på denna blankett, fungerade den även som blankett för tjänstledighet i de fall man valde något annat än 100 %. Ansvarig chef skrev även nytt anställningsavtal i förekommande fall. -...., -- -....,... a--,_, -, -- - Blanketten "OnskadSsgrKostTimperdagB" användes på samma sätt som ovanstående men endast av kostenheten. Anledningen till detta var att man angett arbetstiden i timmar per dag och detta passade inte mot procenttal i jämna 10-tal. FACKENS MEDVERKAN Tanken redan från början var att t eckna heltidsavtal med flera fackförbund. Åtminstone de största där målsättning var ett avtal per fack och som reglerar hur medlemmarna får heltid. Avtalet var tänkt att besvara frågor som vem som omfattas, hur ofta man f år välja sysselsättningsgrad, hur man reglerar övergångar till andra förvaltningar, avslut m.m. Syftet med dessa avtal var att skapa medinflytande för respektive fack och förutsättningar för att bägge parter skulle få en gemensam syn på hur heltid skulle implementeras ute i de olika förvaltningarna. Sida 8 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HELTIDSPROJEKTET AVTAL I målsättningen finns angivet att projektet ska teckna ett ramavtal om heltid senast den 31 oktober 2016. Projektet tecknade heltidsavtal med Kommunal i april 2017. Övriga fack var inte intresserade där Vårdförbundet som enda förbund var tydliga och deklarerade vid ett särskilt._.,... möte där ombudskvinna var närvarande, att de "inte tecknar lokala kollektivavtal". De var dock positiva till kommunens erbjudande om heltid. --... -- - -.... -.-. _,.. -... -. Avtalet med kommunal har inneburit att alla inom kommunals avtalsområde haft möjlighet att få en grundanställning på heltid med möjligheten att välj att arbeta deltid..::."" _ :.. ::-:.: ;._ :!!..' -= -.--.:-- Redan innan projektet startade hade kommunen ett avtal med Kommunal om flexibel arbetstid "Lokalt kollektivavta l gällande påverkningsbart schema och timbanker inom Vård- och omsorgsförvaltningen", PÅV allmänt kallad. Detta används fortfarande men har en del brister och det har inte varit något utbrett intresse att fler skulle ansluta sig. GENOMFÖRANDET Efter sommaren 2016 påbörjades planeringen på allvar och senare under hösten var det meningen att det skulle bli "verkstad" och enheterna skulle få heltid en efter en. Så blev inte fallet, mycket beroende på att parterna behövde längre tid att formulera samarbetet. Genomförandet på enheter som arbetar måndag till fredag har i de enklaste fallen, enbart bestått i en kontakt via telefon eller mail där projektet ofta fick konstatera att hela enheten redan hade heltid. Det fanns ändå gott om enheter där någon eller några saknade heltidsanställning och där fick projektet lägga upp en enkel genomförandeplan per enhet. Den kunde bestå av en första kontakt med ansvarig chef och sedan återkommande kontakter tills alla fått heltid. I de lite svårare fallen har projektet varit inkopplat på att hitta lösningar men i de allra flesta fall har verksamheten vid det laget valt att ansöka om avsteg från heltid! Ofta har ansökan beviljats men i de fall den nekades fick ansvarig chef tänka om och lösa bemanningen med hjälp av projektet, med hjälp av andra medel 1 eller att på egen hand pussla ihop tjänster. I verksamheter där medarbetarna jobbar skift har genomförandet varit mer omfattande. Där har heltidsprojekt et bl.a. arbetat efter följande arbetsordning: 1. Allmän info om heltid på APT eller vid extra möte 2. Diskuterat tidplan med chefen 3. Möte med chef om detaljer inför genomförandet 4. Möte med medarbetarna igen 5. Bemanningsplanering 6. Stöd vid schemaläggning 7. Utbildning 8. Uppföljning 1 Annat konto eller tillfälliga medel från regeringen. Sida 9 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HEL TIOSPROJEKTET Genomförandet i verksamheter med skiftarbetande personal blev olika trots att det var samma förutsättningar i stora drag. Det berodde på enhetens traditioner, speciella förutsättningar eller på vad chefer och medarbetares föredrog. I några fall hittade projektet brister i schemaläggningen som lyftes och diskuterades. Vi tog fram förslag på åtgärder och överlämnade dessa till verksamheten. SAMARBETE FACKFÖRENINGARNA Till en början var alla fack mycket positiva till heltidsprojektet, men tyvärr resulterade det inte i något djupare samarbete. Det har bara varit Kommunal som skrivit heltidsavtal och som haft något djupare samverkan med projektet. BILDNING Samarbetet med bildning har varit varierande vilket till stor del berott på att vissa verksamheter inte haft så många delt idsanställda, ex. bildningskontoret och Martin Koch-gymnasiet, men i viss mån även grundskolorna. Det fanns dock verksamheter som hade en hel del deltidsanställda främst kostenheten, kulturenheten och lntegrationsenheten. Där löste man problemet genom att ansöka om avsteg från heltid. Ansökningarna om avsteg blev i allmänhet godkända och något större samarbete med projektet blev det inte. Kostenheten har samverkat med projektet från augusti 2016 och genom intensiv planering, att arbeta på individnivå och att införa heltid bit för bit, kommer vi att nå heltid i mitten av januari 2018. VÅRD OCH OMSORG Samarbetet med vård och omsorg fungerade bra och var helt nödvändigt för att kunna införa heltid utan att verksamhetens kostnader skulle öka nämnvärt. Viljan till samarbete var stort även om man var försiktig när det gällde att införa nya arbetssätt eller rutiner. BEMANNINGSENHETEN Bemanningsenheten ligger organiserat under vård och omsorgsförvaltningen där 1 enhetschef och 4,5 bemanningsassistenter var anställda. Bemanningsenheten användertime Care Pool för en effektiv hantering av vikarietillsättning vid vakanser. Under Heltidsprojektets gång blev det klart att bemanningsverksamhet skulle flytta och ligga organiserat centralt under kommunledningsförvaltningen vilket kommer enligt planerna att ske vid halvårsskiftet 2018. Verksamheter, som Bemanningsenheten idag ger service t ill, är förskolorna under bildningsförvaltningen, socialförvaltningen samt vård och omsorgsförvaltningen. Bemanningsenheter tillsatte 171 008 timmar under perioden 1 januari till 31 oktober 2017. ÖVRIGA FÖRVALTNINGAR Alla övriga förvaltningar hade låg andel av deltidsanställda så arbetet att "konvertera" tjänster till heltid var inte stort alls. MEDARBETARNA Heltid gällde ju medarbetarna och där var man naturligtvis inställda på att samarbeta med projektet. Åtminstone de som alltid velat ha heltid och som väntat på att få det. Visst tog det emot när förändringen innebar att man blev tvungen att rätta sig efter nya regler, men i huvudsak fick hel tidsprojektet stöd ute bland medarbetarna. Sida 1o a11 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HELTIDSPROJEKTET GENOMFÖRANDEPROCESSEN Genomförandet startade med information till alla och upprättande av tidplan. Tidplanen fick justeras flera gånger beroende på förändringar i de förutsättningar som styrde projektet. Fra mför allt var det diskussion kring arbetstidsmodellen "Påverkningsbart schema" som gjorde att projektet fick backa med planerna. Första tanken var att revidera avtalet men Kommunal var inte intresserad av det. Projektet fick då arbeta om planeringen och utgå från den gamla ordningen där en del enheter inom vård och omsorg hade PÅV och en del inte. En följd av detta var att enheter fick införa heltid på ett fast schema. Projektet bedömde att konsekvenser av detta kom att bli att man får planera om schemat inför varje ny schemaperiod och att den möjligen kunde komma att medföra ökade personalkostnader pga. att schemat blev sämre anpassat mot bemanningsplanen. FÖRSTA ENHETERNA Heltidsprojektet planerade tillsammans med Kommunal att Norden, demensboende med 42 platser, skulle bli först ut med heltid. Att Vasaskolans kök ändå hann före berodde på att vi hade startat diskussionen med Kostenheten tidigt och att bemanningen gick smidigt att lösa. Tanken med dessa första enheter, åtminstone Norden, var att vänta med andra enheter och använda erfarenheten från heltid på Norden inom de övriga vård och omsorgsförvaltningen. Eftersom projektet fått uppdraget att vara klara med genomförandet av heltid i hela kommunen till sista december 2017, beslutade vi att inte vänta på resultatet från Norden utan att sjösätta alla övriga delar av kommunen efter vad som var lämpligt. Erfarenheterna bakades in i projektet vart efter. VASASKOLANS KÖK 1 FEBRUARI 2017 Arbetet att införa heltid inom kostenheten inleddes i augusti 2016, direkt efter semestrarna. Projektet hade regelbundna mötet med kostchefen och detta resulterade i att alla medarbetare i köket på Vasaskolan fick välja sysselsättningsgrad under december månad 2016 och fick heltid den 1 februari 2017. De var först ut i Hedemora kommun. NORDEN 13 FEBRUARI 2017 Projektet hade första info för medarbetarna i september 2016, möte med enhetschefen i november om hur man inför heltid till en enhet med fast schema, andra information till medarbetarna under novemberdecember, bemanningsplanering med Marita och Anna-Karin i januari 2017 och införande den 13 februari. Uppföljning skedde för Norden i mars och juni 2017. ALLA ANDRA ENHETER När väl de två första enheterna fått sin heltid lades alla övriga enheter upp så att de skulle få heltid under kvartal 2 och 3 år 2017. Under kvartal 4 år 2017 var det grupp 3 på hemtjänsten och enstaka personer som fick heltid. Sida 11 av 27
få7 HEDEMORA ~ KOMMUN SLUTRAPPORT H El TIDSPROJEKTET ANSTÄLLN ING PÅ HELTID Den modell för heltidsanställning som användes var att man fick en heltidsanställning i grunden med möjlighet att välja om man ville arbeta heltid eller deltid. Önskade man deltid hade man bara vissa procentsatser att välja mellan: 100 %, 90 %, 80 %, 75 %, 70 %, 60 %, 50 % eller 40 % Kostenheten som traditionell arbetat eft er ett mått på hela ant al timmar per dag där 8 timmar blir heltid och 7 timmar 87,5 % osv., fick välja mellan: 100 %, 87,5 %, 75 %, 62,5 % eller 50 % Medarbetare som valde att arbeta deltid fick en tjänstledighet ner till vald sysselsättningsgrad som omfattade 12 månader. AVSTEG FRÅN ATT ANSTÄLLA PÅ HELTID Trots beslut om att alla tillsvidareanställda och nyanställda ska ha heltid så fanns det ändå behov av att anställa på deltid. I förhandssnacket pratades det en del om musiklärare, modersmålslärare och språkstödjare men även andra befattningar. Projektet var därför med och införde en rutin där förvaltningschef kunde ansöka om avsteg från att anställa på deltid. Rutin och blankett togs fram och beslutande var förhandlingsdelegationen. Hösten 2017, när detta skrivs, så har bildningsförvaltningen lämnat in 18 st. ansökningar om avsteg från heltid medan vård och omsorgsförvaltningen lämnat in 1. Övriga förvaltningar har inte lämnat in några ansökningar ännu. UTBILDNING AV ENHETSCHEFER Alla chefer som hade medarbetare som arbetade skift fick en utbildning av projektet i bemanningsplaneri ng och schemaläggning under våren 2017. Där ägnades två halvdagar åt LAS, bemanningsplanering och schemaläggning. Utbildningen gick i två omgångar med totalt 22 deltagare där även några schemaläggare deltog. Första halvdagen: LAS, företrädesrätts- och Konverteringsregler Lagar och avtal Bemanningsplanering Andra halvdagen: Schemaläggning Lokal regl er och avtal Sida 12 av 27
(u HEDEMORA \V KOMMUN SLUTRAPPORT HEL TIOSPROJEKTET FÖRÄNDRING Heltidsprojektet har varit en stor förändring som påverkat en del verksamheter i liten utsträckning och andra i hög grad. Förändringar som ibland varit tuffa att smälta och särskilt svårt har det varit att ändra på gamla rutiner. Fackföreningarna tog emot projektet med öppna armar men när vi kom till förslaget att teckna nya avtal om heltid och arbetstidsmodell tog det stopp. Det var endast Kommunal som tecknade avtal efter mer än ett halvårs diskuterande och förhandlande. Något arbetstidsavtal med Kommunal eller heltidsavtal med andra fack blev det inte. Även cheferna har varit försiktiga att anamma nya rutiner och roller och det blev till och med svårt när projektet dammade av gamla regler om bemanning och med godkännande av cheferna ville styra upp det inom hemtjänsten. Genom att studera planeringen av insatser upptäckte vi att det fanns brister i planering av de dagliga insatserna som i sin tur gav onödiga konsekvenser för både schemaläggningen och bemanningsplaneringen. Via samtal med enhetschefer och ledningen planerades ett försök i en grupp för att styra upp verksamheten mot de sedan tidigare fastställda rutinerna. Detta avbröts av ledningen mitt under försöket så någon lösning blev aldrig utprovad. Det finns en försiktighet inom flera av kommunens verksamheter som ibland lägger locket på liknande förändringar. Detta blir därför svåra även om det egentligen inte är speciellt genomgripande. Inte heller medarbetarna är så mycket för förändringar. Mera förståeligt kan tyckas men den tveksamhet eller motstånd mot förändringar som man uttrycker får stöd av andra. När varken medarbetarna eller facken vill ha förändringar och cheferna tvekar så blir det svårt. Så blev fallet med det arbetstidsavtal som redan fanns på plats när projektet startade. Det fanns ett stort behov av uppdatering av avtalet men det gick varken att revidera eller att utöka till nya verksamheter. KOMMUNIKATION När projektet kommunicerat ut budskapet har vi ofta besökt enskilda medarbetare eller grupper av medarbetare för att informera eller för att ha en dialog där en del tid avsattes i början till att lära känna kommunen geografiskt. Vi har också använt mailen i stor utsträckning när vi varit i kontakt med chefer på olika nivåer och vi har även besökt kommunledningsgruppen. Kommunstyrelsens arbetsutskott har fått kontinuerlig information om projektets framskridande under 2016 och 2017. Att genomföra heltid för en kommun kräver en hel del kommunikation. Vi har varit ute i en stor del av kommunens verksamheter och informerat. I vissa delar besöktes varje enhet och arbetsgrupp minst två gånger men de som projektet samtalat oftast med är chefer inom verksamheter som har skiftgående medarbetare. Sida 13 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT H EL TIDSPROJEKTET RESULTAT Av kommunens 1421 medarbetare 2 hade 93 % en heltidsanställning den 31 okt 2017. Det återstod vid den tidpunkten 101 personer som ännu inte hade fått heltidsanst ällning varav 60 personer kan sägas ha en godtagbar förklaring till att inte ha heltid (sjukersättning, tjänstledig, pensioneras mm). 3% 4% Arbetet med att ge de övriga 42 heltid, fortlöper även efter heltidsprojektets avslutande genom förvaltningsledningen med stöd av personalavdelningen. MÅLU PPFYLLELSE Den övergripande målsättningen att ge 100 % heltid till alla tillsvidarea nställda, har delvis lyckats. Nästan alla har erbjudits heltid men det är några få som valt att inte ha heltid som grundanställning. Dessutom är de med sjukersättning och lönebidrag undantagna. 93% Heltid Deltid, oklart varför Deltid (ok) Projektet hade även 4 delmål som skulle vara uppfyllda till den 31 oktober 2016. Det angavs att heltidsavtal skulle vara undertecknad då men först i april 2017 uppfylldes detta. Delmålet att det ska vara heltid vid nyanställningar uppfylldes den 8 november 2016 då kommunstyrelsen tog beslut i frågan. Projektplan med tidplan var klar i augusti 2016 men någon informationsplan som projektplanen angav har inte publicerats. Ekonomisk konsekvensanalys har heltidsprojektet arbetat med under hela projekttiden men gav inte ut någon sådan rapport beroende på svårigheterna som infann sig hösten 2016 när heltidsavtal inte var klart, införandestarten var osäker och arbetstidsavtalet PÅV inte kunde revideras. Här i slutrapporten återges däremot en bild över läget hösten 2017. EKONOMISKA KONSEKVENSER AV HELTIDSPROJEKTET Förutom projektledarens och projekthandläggarens löner var det främst kostnader för transporter som utgjorde projektkostnader. Den kostnad som de olika verksamheterna hade var främst tid för möten men då vi i de all ra flesta fall träffade medarbet arna under ordinarie tid för arbetsplatsträffar ha r vårt inslag inte medfört direkta kostnader. Till delårsbokslutet 2017 skrev man om heltidsprojektet och eventuell påverkan på ekonomin: Införandet av alla anställdas rätt till heltid som bedrivits under 2016 och 2017 kommer att avslutas till årsskiftet. I nuläget saknas varaktiga lösningar för ett fåtal medarbetare. Inom Vård- och omsorgsförvaltningen råder viss osäkerhet om risken för att överskrida budget inom vissa enheter då det kan vara svårt att schemalägga för maximalt nyttjande av tillgänglig tid. Vid kontakt med ekonomiavdelningen i november 2017 säger de att man fick lov att försämra prognosen för 2017. Under perioden augusti - oktober 2017 hade kostnaderna ökat och det fanns en farhåga att det berodde på heltidsprojektet men det gick inte att visa att det skulle vara orsaken. I budget för 2018 var det 2 Både t illsvidareanställda och visstidsanställda med anställning över 3 månader. Sida 14 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HEL TIDSPROJEKTET på förslag att vård och omsorgsförvaltningen skulle få en utökning av personalen med 8,0 årsarbetare utan kostnadstäckning. Det motsvarade den del som medarbetarna valde att öka sin sysselsättningsgrad på och tanken var att det skulle täckas genom att man vikarierar på egen enhet när någon kollega är sjuk. Lyckas man inte med det kommer det att bli en ökad kostnad. Röster från cheferna Projektet har under november 2017 bett alla chefer att inkomma med kommentare r om införandet av heltid har orsakat ökade kostnader. Kommentarer, som här återges i sin helhet, har inkommit från dessa: Elisabeth Helge, vård o omsorgsförvaltningen: Jag har 3 personer på Kyrkogatan som ändrat tjänstgöringsgrad samt en person på Sturegatan. Schemaändringar på Kyrkogatan har gjort att det inte blivit ökade kostnader utan snarare tvärtom eftersom jag pga. ökad tjänstgöringsgrad kunnat spara tjänster. Sturegatan blir inte påverkat eftersom de har påverkbart schema och vi jobbar med planerad frånvaro. Petra Forsberg, förskolechef bildningsförvaltningen: På några f örskolor har vi "överanställt" personal då det varit 10-25% kvar upp till heltidstjänst utifrån vad vi haft i budget. Det är för liten del av tjänst för att kombinera med tjänst vid annan enhet. Det har varit svårt att anställa personer på deltid då personen ifråga måste söka tjänstledigt för resterande del och då inte har möjlighet att arbeta som "vikarie" resterande tid. Detta har medfört att vi lagt in dessa tjänster via bemanningen istället, vilket innebär en ökad kostnad för oss. Kostnad för vikarie är högre än för längre anställd personal. Dessutom kostar administrationen kring dessa personer. Anette Rönnberg, chef lntegrationsenheten bildningsförvaltningen: Gällande bildningsförvaltningens lntegrationsenhet så har det inte direkt under det senaste halvåret medfört några extra kostnader. Men det har medfört en osäkerhet gällande ekonomin, då det har funnits avsatta medel för rekrytering som inte har kommit till stånd. Utifrån det så har frågan uppkommit: Ska vi chansa och ta in personal på timmar istället? Något som ökar den ekonomiska osäkerheten. Däremot har det medfört extra arbete och som ett resultat av detta, frustration för oss som ska rekrytera, och det är också en ekonomisk aspekt och en arbetsmiljö/råga, även om det är indirekt. Britt Lindberg, rektor Fyrklöverskolan bildningsförvaltningen: Jag har f ått högre lönekostnader för elevassistenter som tidigare arbetat 75-80 %. Då vi under året fått statliga bidrag för att anställa mer personal på lågstadiet och fritidshemmen har elevassisterna fått utökade arbetsuppgifter där. Därmed har jag parerat kostnaderna för utökningen med dessa medel. Ewa Waller Kaustinen och Lena Romlin, enhetschefer kostenheten bildningsförvaltningen: Statsstödet löper ut 2018-06-30 då kommer fyra av förskole-kockarna att återigen gå ner på 90 % resp. 85 %. Att fortsätta ha dem på heltid skulle under 2018 kosta ca 132 000 kr för 6 mån. Tunets förskola har fått en utökning från 85 till 100 % pga. ökat antal barn till en kostnad av 379 000-446 000 = 67 000kr/år. Munkbohemmets utökning innefattar tre tjänster från 75 % ti/1100 % kommer kosta 303 000kr ytterligare/år. Plus att en tjänst går från 98 % till 100 % till en ytterligare kostnad av 8 000kr/år. Vad det gäller Munkbohemmet är det inte aktuellt med fyra heltider. Där får man titta på ev. omplaceringar om alla önskar heltid. Sida 15 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT H ELTIDSPROJEKTET Med ovanstående i minnet kan vi titta på hur stor förändring av antalet deltidsanställda res pektive förvaltning har haft under projekttiden. Det borde ha inverkan på ekonomin och hur pass svårt man har haft att anpassa till en heltidsorganisation. Observera 192 att det kan vara fler eller färre som fått heltid pga. personalomsättningen. Antalet deltidare i diagrammet är 114 103 baserat på tillsvidareanställda och visstids-anställda till skillnad från 65 uppgifterna nedan. 5 5 2 1 7 12 Vård och omsorg har haft den största förändringen av antalet deltidsanställda men verkar har klarat det bättre än bildning. Där har man å andra sidan ansökt om och fått många fler avsteg från heltid. 2015 2017 (okt) Ekonomiavdelningen menar att de fått försämra den ekonomiska prognosen "väldigt mycket" under perioden augusti till oktober 2017. De menar att det är svårt att visa på orsaken men att de tror att det hänger ihop med heltid. Vi i projektgruppen har dock inte sett att det varit speciellt många som fått heltid under den tiden så förklaringen kan ha flera orsaker. På grund av ökningen av heltidsanställda under året har man däremot noll-budgeterat 8 heltidstjänster inom vård och omsorg till år 2018 och det kan vara ungefär lika med den ökning som förvaltningen haft. Bildningsförvaltningen menar att ökningen motsvarar ca 2 heltidstjänster men de försöker klara det inom befintlig ram nästa år. En del av de som f ått heltid har fått det med hjälp av medel för ökad bemanning inom förskolan. Dessa medel räcker till halvårsskiftet 2018 och hur det blir sedan är inte klart i dagsläget. SÄRSKILT BOENDE Utfallet av val av sysselsättningsgrad fick olika konsekvenser för de fyra enheterna inom särskilt boende. Vinstra fick en överbemanning på ca 3 årsarbetare, Norden 1,5 medan Granen och Munkbo fick ca 1. Denna ökning kan sägas vara måttlig utom för Vinstra som med dagens arbetstidsmodell (fast schema) får jobba intensivt för att inte få extra kostnader. Alla 4 enheterna uppger att största kostnaden har att göra med själva schemaläggningen som tar betydligt längre tid idag, framför allt på Granen och Vinstra. Det verkar dock inte ha blivit speciellt många obokade resurspass vilket betyder att det inte blivit extra kostnader där. HELTID I SIFFROR Heltidsprojektets främsta mål var att ge medarbetarna heltidsanställning men det påverka r kommunen på mer än ett sätt. Nedan återfinns några siffror från hösten 2017 som jämförs med föregående år. De flesta uppgifterna är hämtade ur lönesystemet men i några fall från kolada.se. Sida 16 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HELTIDSPROJEKTET Antal anställda män och kvinnor 2015 2016 2017 (okt) Män Kvinnor Antal tillsvidare- och visstidsanställda män och kvinnor, okt 2017 Anställda Tillsvidare 194-903 Män Kvinnor Visstid (> 3 mån) Tillsvidare Visstid (> 3 mån) Män Kvinnor Sida 17 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT H EL TIDSPROJEKTET Andel män och kvinnor som har en heltidsanställning 90% 87% 88% 87% 85% 84% 81% 80% 78% 75% 74% 76% 75% 70% 65% 60% Kvinnor Män Hedemora kommun 2015 2016 2017 (okt) Andel heltidsarbetande 69% 68% 67% 66% 65% 64% 67% 63% 66% 68% 62% 61% 60% 2014 2015 2016 Uppgifter i tabellen ovan är hämtade från kolada.se Uppgift om hur stor andel medarbetare som arbetar heltid kan vi inte få ut från lönesystemet. Där får vi förlita oss på de uppgifter som SKL hämtar via november-statistiken och som presenteras på kolada.se. Sida 18 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HEL TIDSPROJEKTET Arbetad tid utförd av visstidsanställda timavlönade 12% 10% 8% 6% 4% 10% 9% 8% 2% 0% 2014 2015 2016 Uppgifter i tabellen ovan är hämtade från ko/ada.se And elen timavlönade borde minska i takt med att fler månadsavlönade får heltid. Det återstår dock att se om så blir fallet. Antal tillsvidareanställda medarbetare som fortfarande bara hade deltid per den 31 oktober 2017 Saknar förklaring; 2 Avsteg; 8 Annan arbetsgivare; 2 Får heltid eller har heltid på visstid; 12... r Tackat nej till heltid; 32 Slutar; 1 ---.. Föräldraledig; 2 _.A-~========:::::=.:~ Tjänstledig; 1 _ Pensioneras; 7 Långtidssjuk; 5 Sjukersättning; 29 Den 31 oktober hade dessa 101 personer endast deltidsanställning. Bland de 32 som t ackat nej till heltidsanställning var ca 20 Kommunals medlemmar. Kommunal har tecknat avtal om heltid varför dessa 20 borde fått heltidsanst ällning med möjlighet att jobba deltid. De kan dock få det vid nästa tillfälle då man väljer sysselsättningsgrad. I övrigt bör det fortsatta arbet et inriktas på att utreda alla de som inte fått helt id. Sida 19 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT H ELTIDSPROJEKTET Sysselsättningsgrad i genomsnitt 3, okt 2017 95,1% 93 7% 93,5 % ' 98,3% %,So/95 9 97,4% 98,0% 97,8% 97,1% 93,1 96,8% 94,1 93,4% 96,3% 91,7% 2015 2016 2017 (okt) Sjukfrånvaro 2015 Bildningsförvaltningen 6,54% Kommunstyrelseförvaltningen 6,19% Miljö- och samhällsbyggnads-förvaltningen 5,98 % Socialförvaltningen 7,60% Vård- och omsorgsförvaltningen 10,42 % Hedemora kommun 8,25% 2016 7,13% 6,06% 4,34% 10,20% 10,74% 8,85% 2017 (okt) 6,36% 5,42 % 3,55% 11,26 % 9,66% 8,14% Heltidsprojektet har varit aktivt under 2016 och 2017. Glädjande nog har sjuktalen minskat från 2016 fram till och med oktober 2017 för de flesta förvaltningar. Det hade varit än mer glädjande om detta var effekten av heltid men det är fler kommuner som fått lägre sjuktal under samma period, så den slutsatsen kan man nog inte dra. POSITIVA EFFE KTER Heltidsprojekt et har medfört flera positiva effekter, bl.a. Nästan alla har heltidsanställning Vi har påbörjat resan mot "heltid som norm" Skapat insikt om heltid hos medarbetare, fack och chefer Vi har belyst en del brister som dykt upp under arbetet med heltidsprojektet Fler medarbetare har fått upp ögonen för bemanningsplanering Bättre samarbete mellan kommunens olika aktörer Bemanningsenheten utvecklas även till att hantera kombitjänster, både behov och överskott Heltidsprojektet har deltagit i SKLs nätverk om heltid och det har gett värdefulla kontakter med andra kommuner samt kunskap om heltid 3 Sysselsättningsgrad i genomsnitt är beräknat på anställningar inte på arbetad tid. Sida 20 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HELTIOSPROJEKTET HELTIDSARBETE SOM ÅTERSTÅR Projekttiden har för de flesta medarbetare, räckt till för att alla skulle f å heltidsanställning men för några få personer återstår det en del arbete. Här kommer visserligen handlingsplanen för heltid som norm in, men det är en övergripande plan. Nedan beskrivs de verksamheter som har deltidsanställda kvar. Generellt sett finns det några som har sådana förutsättningar att medarbetarna inte kan arbeta heltid. De kan vara personer med sjukersättning, långtidssjuka eller de med lönebidrag e.d. Förslag från heltidsprojektet att jobba vidare med för att öka andelen heltidsanställda och som arbetar heltid: [ -+ Revidera heltidsavtalet så det blir i linje med handlingsplanen för heltid som norm. BILDNINGSFÖRVALTNINGEN Förvaltningen har lämnat in flera ansökan om avsteg från att anställa på heltid. Detta är ett mer generellt problem inom förvaltningen då det har varit svårt att gå över gränserna och skapa kombinationsanställningar. -+ Planera för att minimera eller helt få bort ansökningar om avsteg. Förskolan fick hjälp av regeringens satsning på ökad bemanning inom förskolan. Ett OBS är hur ma n hanterar bemanningen den dag då dessa medel upphör. -+ Starta med planeringen redan första kvartalet 2018 för hur förskolan hanterar heltidstjänster när regeringens satsning upphör. Kulturenheten är nog den enhet inom kommunen som fått flest ansökan om avsteg godkända, i förhållande till antalet anställda. Det är mest musiklärare som inte kan kombinera en deltids lära rtjänst med något annat. Dessutom kan de ha en deltid som musiklärare i någon annan kommun eller egen firma på sidan om. -+ Långsiktig plan på att förändra tjänst er så att kult urenhet en få r fler heltidstjänst er. Kosten har haft det särskilt besvärligt att ordna heltid för medarbetarna. För att kompensera för den svåra utgångspunkten som de hade, valde projektet att träffa ledningen för kosten regelbundet genom hela projektet. Sakta men säkert har kostenheten med stöd från heltidsprojektet lyckats att ge alla heltid. En ibland de sista att få heltid är en nyrekrytering i Västerby där kosten har ett behov av en halvtid och i dagsläget finns ett förslag att kombinera det med städ. Fyra medarbetare i köket på Munkbohemmet kommer att få sin heltidsanställning och nytt schema i mitten av januari 2018. Några av tjänsterna inom kostenheten har liksom för skolan fått heltid med hjälp av de medel som förskolorna fått för att öka personaltätheten. Dessa medel tar slut vid halvårsskiftet 2018 och då behöver kosten hantera situationen då flera medarbetare har heltid men ingen självklar lösning på var de ska hitta den sista delen av tjänsten. -+ Fortsatt stöd t ill kostenheten från personalavdelningen för att säkra heltid. KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Förvaltningen hade inte många deltidsanställda varför arbetet med heltid inte blev speciellt svårt och det återstår inget just nu. MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Förvaltningen skötte förändringen till heltid på egen hand och idag kvarstår inte någon med deltid. Sida 21 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HEL TIOSPROJEKTET SOCIALFÖRVALTNINGEN Socialförvaltningen hade några få som inte fått heltid men de skulle pensioneras eller hade sjukersättning. När hösten 2017 kom, hade alla förutom dessa fått heltid. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN När projektet startade med genomförandet av heltid i början av 2017 hade vi inga heltidsavtal tecknade med någon fackförening. När vi erbjöd heltidsanställningar till medarbetarna så var det några som valde att tacka nej till en heltidsanställning i grunden. Heltidsavtalet med Kommunal gjorde att alla kunde få heltidsanställning med möjlighet att söka tjänstledigt och jobba deltid. Detta har medfört att några fortfarande bara har deltidsanställning, men det borde dock lösas av sig själv när de väljer sysselsättningsgrad nästa gång och därmed får en heltid i grunden. En del av dessa personer kan därför vara lite svårövertalade. -+ Öka grund bemanningen för att kunna minska antalet vikarier. -+ Fortsätta att ha koll på de som arbetar deltid så att alla får en heltidsanställning i grunden. -+ Revidera arbetstidsavtalet. REFLEXIONER Ett projekt av den här omfattningen berör alltid stora delar av kommunen. Ibland på ett ytligt plan men för vissa verksamheter har det varit på ett genomgripande sätt. Orsaken till detta kan i vissa fall spåras till projektledningens arbetsmetoder men ofta beror det på att man erbjuder heltid samtidigt som man inför, reviderar eller arbetar efter en flexibel arbetstidsmodell. I Hedemora använde man ett arbetstidsavtal 4 båd e före, under och efter heltidsprojektet. Detta avtal hade sina brister och vid inledningen av projektet diskuterade vi tillsammans med Kommunal om eventuella förändringar i avtalet. Dessa ledde tyvärr inte till något så kommunen använder fortfarande samma. Det har heller inte blivit några förändringar avseende de enheter som är anslutna till avtalet. Inga har frångått det och inga har tillkommit. I slutet av projektet har det däremot uppstått tveksamheter kring vilka enheter som verkligen är anslutna. Detta berodde främst på otydligheter i de överenskommelser som reglerade anslutningen till avtalet. För att få rätsida på alla detaljer i PÅV har heltidsprojektet tagit fram förslag till tillämpningsanvisningar, men än så länge har dessa inte blivit utgivna. Detta avtal används även av andra enheter, trots att dessa inte har blivit anslutna. De använder sig av vissa delar i avtalet som de anser vara bra. Det är främst delarna om upprepad schemaläggning och " resurstid". Det har skapat en viss flexibilitet som de har användning av nu när medarbetarna fått heltid. Det är främst särskilt boende inom äldreomsorgen som använder det så. Historiskt sett har deltidsanställda medarbetare, främst inom särskilt boende, lagt in tillgänglig t id i bemanningsenhetens system, blivit bokade och f ått fyllnadstid som ersättning. Nu när dessa erbjöds heltid togs denn a möjlighet bort. Det var inte så populärt men de har ju haft alla möjligheter att välja att jobba heltid i stället. Bemanningsplanering har int e stått överst på dagordningen förut och trots att hemtjänsten haft arbetstidsmodell (PÅV), särskilda schemaplanerare och administratörer som sköter den dagliga planeringen 5 4 Heltidsavtalet "Påverkningsbart schema" (PÅV) tecknades innan starten av heltidsprojektet. 5 Hedemora kommun använder f.n. Laps Care. Sida 22 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HEL TIDSPROJEKTET av insatser, så har schemaläggningen haft betydande brister. Inte i teorin men väl i pra ktiken. Projektet har belyst detta och lagt förslag till delvis nya arbetsmetoder och förtydligande av ansvarsfördelningen mellan ovanstående och ansvarig chef. När medarbetare fick välja sysselsättningsgrad fastställdes dessa till vissa fasta procent-tal 6. I slutet av projektet har vi fått några förfrågningar från medarbetare som vill ha sysselsättningsgrad som ligger emellan dessa fasta tal. Chefen kan, om hen vill och har möjlighet, nyttja sin rätt att bevilja tjänstledigt med valfri procent för viss tid. Denna möjlighet skulle vi i projektet vilja begränsa dels med tanke på att man fått möjlighet att välja mer eller mindre fritt en gång om året och dels med tanke på att enligt det centrala avtalet ska bli heltid som norm. Det borde innebära att alla ska jobba heltid och att deltid ska vara ett undantag. Det finns ett antal förskolor som fått medel från regeringen för att öka bemanningen på vissa förskolor. Här har man valt att ansöka om avsteg från att anställa på heltid - och fått ansökan godkänd. Men någon/några av förskolorna har fått så pass mycket extra medel att det borde räcka till en heltid och lite till. Dessutom har man förstärkt kosten med en del av dessa medel. Projektet har inte haft någon insyn i hur man anställt extra medarbetare men frågar sig hur det blir när regeringens medel tar slut. I diskussioner kring bemanning och schema har det även dykt upp många frågor om sömn och hälsa. Det var ett flertal grupper inom både LSS och ordinärt boende som ville veta mer om hur schemat kan påverka sömnen. Projektet anlitade en forskare från Karolinska institutet som föreläsare på temat "Vad kan man tänka på för att ha god hälsa även om man arbetar på oregelbundna arbetstider?", men det fick ställas in pga. för få anmälda! FRAMGÅNGSFAKTORER För att driva ett heltidsprojekt i Hedemora kommun har det varit avgörande att ha ett bra samarbet e med personalavdelningen, men även med förvaltningsledningen och facken. Både medarbetare och fack har ställt upp och accepterat förändringar som blivit en följd av projektet. Politikerna har hela tiden frågat efter information från projektet och stött oss. Det har varit en trygghet som varit nödvändig att känna när vi drivit på verksamheterna. Projektets omfattning medförde täta kontakter med löneenheten i Norberg för att skapa en del nya rutiner. Samarbetet har fungerat bra och det har lagt en bra grund till att det ska fungera bra även när projektet är slutfört. HINDER Generellt sett har projektet varit lyckat om vi ser till målsättningen, dvs. att införa heltid till alla tillsvidareanställda och visstidsanställda 7 Det hade dock medfört fler heltider om inte motståndet mot förändringar varit så stort. Både hos arbetsgivaren och facken. Företrädare för arbetsgivare var ofta positiva när projektet presenterades men en del lade fram flera hinder för att heltidsprojektet fick gå in och förändra bemanning och schemaläggning. Facken å sin sida var mycket försiktiga och alla utom Kommunal har valt att inte teckna heltidsavtal eller arbetstidsavtal. Det har hindrat genomförandet och fört med sig att konsekvenserna av heltidsanställn ingar blir mer ekonomiskt kännbara än vad de skulle blivit annars. Heltid har kostat och det var onödigt! 6 Se rubrik" Anställning på heltid". 7 Med en anställning på minst 3 månader. Sida 23 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HELTIDSPROJEKTET Redan hösten 2016 blev det klart att en arbetsgrupp skulle f å t esta 6-timmarsdag. Det blev så småningom klart att det var grupp 7 inom hemtjänsten som skulle få prova på detta och det har påverkat projektgruppens möjlighet att införa heltid där. De blev undantagna från vårt arbete men när projektet väl kom igång i slutet av september 2017 visade det sig att medarbetarna ändå fått heltid. Det är dock mer osäkert hur det blir med heltid om och eventuellt när de återgår till den veckoarbetstid de hade innan. EFTER PROJEKTET För att komma vidare från att driva ett projekt för heltid ti ll att använda arbet smet oder i vardagen, vill projektgruppen skicka med några råd som underlättar i vardagen. Projektgruppens förslag till åt gärder för att vidareutveckla heltid i Hedemora kommun: B tåll p t o m d I D T t Idag går det inte att ta ut en rapport om andelen heltids- respektive deltidsarbetande. Det kommer att vara värdefullt att ha koll på detta, både på enhets-, avdelnings- och förvaltningsnivå. Beställ rapport av Personec. s.. ~ "" k Ett heltidsprojekt består i stor utsträckning av schemafrågor så projektet har samlat på sig erfarenheter om detta över de ca 18 månader som det varit verksamt. Vi kan se att det finns en brist hos en del schemaansvariga i kommunen. Vi tror att kommunen skulle ha möjlighet att höja kvaliten i verksamheten om man anst äller en person som har kompetens inom området bemanningsplanering och schemaläggning. f Inrätta en funktion eller tilldela en person uppgiften att hålla i heltiden i kommunen. För chefer som ska anställa, oavsett om anställningen gäller en heltid eller deltid, vore det bra om man har någon att vända sig till. Hit kan man anmäla sitt behov av medarbetare och även ställa fråga om möjligheten t ill kombinationstjänster. Denna funktion kan bakas samman med den poolpersonal ("Resursen") som är verksam idag. Projektet föreslår att Bemanningsenheten kan tilldelas denna funktion. I linje med förra punkten behövs kunskapen om bemanningsplanering och schemaläggning höjas varför vi föreslår en utbildning i dessa ämnen för chefer och schemaläggare. Utbildningen kan genomföras internt eller köpas av externa konsulter. Fördelen med det senare är högre kvalitet och genomslagskraft. För att underlätta heltidsanställningar i framtiden kan det vara en god ide att titta på möjligheten till att bygga kök som gör fler portioner tex. genom samlokalisering av verksamheter. För att åstadkomma större kök kan ex. ett nytt boende och förskola samlokaliseras eller läggas nära varandra så att det går att nyttja samma kök utan större tidsförluster. Större men färre förskolor är också en möj lighet. Soda 24 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HELTIDSPROJEKTET Bud t Nu när alla har chansen till heltidsanställningar kan det vara god ide att titta på hur budgeten är fördelad. Om en enhet har ex. 7,5 årsarbetare i budget och alla inom den verksamheten jobbar heltid blir det en halvtid över eller för lite. Om möjligheten finns att lägga denna 0,5 årsarbetaren på annan verksamhet och omfördela arbetsuppgifterna lika, skulle det underlätta för rekrytering t ill verksamheten. Art., Avtalet "påverkningsbart schema" har flertal brister 8 och behöver revideras, kompletteras eller sägas upp och teckna nytt. Anledningen är att det finns flera verksamheter som verkar behöva ett sådant fungerande avtal. Idag finns tvivel om vilka enheter som egentligen är anslutna till avta let, de enheter som är anslutna använder det inte som det är tänkt och en del enheter som inte är anslutna använder sig ändå av delar av avtalet! Vissa verksamheter är snarare mer betjänta av ett avtal med enbart timbank. Vi föreslår att man gör om nuvarande avtal till två: ett enkelt och ett som är lite mer avancerat. Med tanke på handlingsplanen för heltid som norm är det nödvändigt att revidera även detta avtal. Det är idag undertecknat av arbetsgivaren och Kommunal men en förfrågan till andra fackföreningar kanske kan bli aktuell. A Se till så att arbetsmetoderna (främst hemtjänstens) fungerar som de är tänkt. Gör en noggrann genomgång av alla delar från schema till undersköterskans arbetsdag. Att rätta upp detta kan spara mycket besvär men även kostnader. r De anvisningar för "påverkningsbart schema" som cirkulerat sedan hösten 2016 bör skickas ut till berörda verksamheter. De har haft många frågor och behöver få vägledning kring hur de ska hant era avtalet. ÄTT VÄLJA SYSSELSÄTTNINGSGRAD ANDRA GÅNGEN Projektet föreslår att varje förvaltning fastställer ett eller flera datum för val av sysselsättn ingsgrad. Observera att kommunals medlemmar ska ha en heltidsanställning i grunden och at t kommunledningen kan vara restriktiva att ge avsteg från heltid. Omvårdnadsförvaltningen väljer sysselsättningsgrad första söndagen i december och träder i kraft måndagen efter sista söndagen i februari 2018. Kosten ändrar sysselsättningsgrad måndagen den 15 januari 2018. Förfrågan kommer att gå ut igen under oktober månad 2017 och blankett med ev. ny sysselsättningsgrad ska vara in ne senast 1 nov 2017. Bildningsförvaltningen föreslås välja sysselsättningsgrad i februari som kan t räda i kraft vid läsårets start i augusti. Övriga förvaltningar föreslås ansluta till någon av ovanstående eller välja så att ny sysselsättningsgrad kan träda i kraft vid nyår 2018/2019. 8 Läs mer om avtalet under rubrik "Reflexioner" ovan. Sida 25 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HELTIDSPROJEKTET HELTID SOM NORM I det centrala avtalet kan man numera läsa om "heltid som norm": Kommunal och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Innebörden av avtalet är att inom några år ska medarbetarna arbeta heltid i större utsträckning. Parterna sätter fokus på att fl er arbetar heltid snarare än fler heltidsanställningar. I handlingsplan för heltid som norm, beskrivs hur Hedemora kommun ska öka andelen heltidsarbetande. Aktiviteter för att uppnå detta är exempelvis: Bättre bemanningsplanering Enkät till deltidsarbetande Arbetsfördelningen inom enheter för att skapa bättre arbetsmiljö Kombinera olika tjänster i högre grad Arbetsmiljöutbildning Se över rutin för avsteg för att anställa på heltid Uppföljning av andelen som arbetar heltid I det centrala avtalet är det angivet att planen för att uppfylla heltid som norm ska vara uppfylld senast 2021-05-31. PÅ LÅNG SIKT När heltidsprojektet går över i vardag och det är lätt att glömma de rutiner som projektet skapade, behöver verksamheten ha någon att hålla i handen och då kan det verka naturligt att skjuta en del av ansvaret på personalavdelningen som ändå har kont akta med många aktörer. Det är viktigt att klargöra vad förvaltningarna ska ta på sig angående heltid och vad ska personalavdelningen stötta med. De olika förvaltningarna upprättar en plan inom ramen för " Heltid som norm" för hur de ska arbeta vidare för att ge sina medarbetare en heltidsanställning där personalkontoret ger stöd som vanligt i HR-frågor. Projektet föreslår att bemanningen inrättar en funktion eller person som har överblick över kommunens samtliga verksamheter när det gäller behovet av deltidsanställningar och kan ge förslag till eventuella kombinationstjänster. Har samverkan med den omplaceringsgrupp som idag finns inom vård och omsorg och utvidgar den att omfatta samtliga förva ltningar i kommunen. S,da 26 av 27
HEDEMORA KOMMUN SLUTRAPPORT HEL TIDSPROJEKTET REFERENSER Handlingsplan, Heltid som norm. Sven Fernlund Skagerud, Hedemora 2017. Heltidsavtal tecknat med Kommunal: "Lokalt kollektivavtal gällande heltid i Hedemora kommun" Arbetstidsavtal: "Lokalt kollektivavtal gällande påverkningsbart schema och timbanker inom Vårdoch omsorgsförvaltningen" Blankett: "OnskadSsgr.pdf", Val av sysselsättningsgrad. Blankett: "OnskadSsgrKostTimperdagB.pdf", Val av sysselsättningsgrad för kostenheten. Blankett: "Ansokan om avsteg tran heltid vid nyanstallning2.pdf" Plan för heltid till skolan: "lnforaheltidskolan_hedemora_b.pdf" Hedemora den 13 december 2017 Eva Bergman Projekthandläggare Sven Fernlund Skagerud Projektledare Sida 27 av 27
f1;ihedemora ~KOMMUN Ulf Sinner ulf.sinner@hedemora.se TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-10-19 KS347-17 106 Sida 1(5) Kommunstyrelsen Förslag till yttrande på motion av Lars Westlund, S, angående att gå ur FAHNS samarbetet gällande lönehantering. Sammanfattning Hedemora har under en dryg tioårsperiod ingått ett samarbete gällande lönehantering med FAHNS kommunerna (Norberg, Avesta, Skinnskatteberg, Fagersta, Hedemora). Tidigare hade kommunerna sina egna lönehanteringar. Samarbete mellan mindre kommuner har visat sig vara och är en framgångsfaktor och planer finns att utöka samarbetet inom olika områden med fler kommuner, Smedjebacken och Ludvika. Fördelarna med att samarbeta är givetvis stordriftsfördelar som ger mindre känslighet för plötsliga förändringar i vår omvärld. Samarbete innebär också anpassning i viss mån till andra kommuner, då man inte inom samarbetet kan ha olika rutiner och lösningar för olika kommuner. Detta blir givetvis både för och nackdelar för den enskilde kommunen. En av grundorsakerna till att samarbetet ingicks var dock att få en effektiv lönehantering som inte var så känslig och hängde på ett par personer inom den egna kommunen. Lönehantering sköts i dag från Norberg och leds av en lönechef. En gemensam lönenämnd finns som sammanträder fyra gånger per år. I motionen står att läsa att det finns en utbredd kritik bland tjänstemännen i kommunen hur verksamheten bedrivs, främst inom utvecklingsområdet och kopplingen mellan utveckling och beroendet IT och personal/lönesystem. Det finns alltid förbättringspotential i alla samarbeten, men inom samarbetet hanteras 9 000 löner/ månad. Löneavdelningen sysselsätter i dag c:a 20 personer. Huvuduppgiften för lön i Norberg är att ge medarbetare rätt lön i rätt tid. Digitaliseringen sköljer över oss inom alla verksamheter, så också inom lönehantering. Utvecklingen går fort och det är svårt att anpassa sin verksamhet i takt med utvecklingen. En ny lönechef ska rekryteras och nämnden har tillsammans med kommuncheferna diskuterat vilken typ av Hedemora kommun Hemsida www.hedemora.se E-post kommunledningskontoret@hedemora.se Organisationsnr 212000-2254 Postadress Kommunstyrelseförvaltningen Box 201 776 28 Hedemora Besöksadress Tjädernhuset Hökargatan 6 Hedemora Telefon 0225-340 00 Fax 0225-341 64 Bankgiro 433-2409
Hedemora kommun Datum 2017-10-19 Sida 2(5) ledning som krävs för att leda samarbetet in mot 2020 och annonsering efter ny ledning pågår i skrivande stund. Det är viktigt att driva ett aktivt utvecklingsarbete och ansvaret för det ligger delvis på löneavdelningen, men också på varje enskild kommun att driva dessa frågor och ställa krav i samverkan. Det är också viktigt att upparbetade samarbeten bibehålls och utvecklas. Vår löneavdelning i Norberg har redan påbörjat arbetet med utveckling och vi har redan en del funktioner i mobilen t.ex. lönespecifikationen, hantering av frånvaro och få det direkt kopplat till lönesystemet. Man kan också se sina semestersaldon. I kommunen är det en del administrativ personal som har flextid och där körs nu en pilot nu att hantera detta i mobilen. Under 2018 är det planerat att driftsätta anställningsguiden vilken är digitaliserad form av anställningsbevis. Ärendebeskrivning 1. Utred fördelarna med att gå ur lönesamarbetet och hantera dessa sysslor på hemmaplan, alternativt samarbeta med endast Avesta. 2. För de pengar vi betalar varje år skulle vi kunna ha 4 anställda + licenskostnaderna för själva personalsystemet. Remissinstanser Koncernledningsgruppen har haft frågan uppe och är eniga om att samarbetet bör vara långsiktigt, för att bli hållbart. Koncernledningsgruppens slutsats är att inte bygga upp en egen löneavdelning i Hedemora kommun. Förvaltningschefernas rapport om eventuellt missnöje bland tjänstemännen. Analys av fördelar ur olika perspektiv För att få en heltäckande bild av ärendet bör det belysas ur ett antal perspektiv, såsom ekonomi, sårbarhet, implementering, utveckling och flexibilitet, kontinuitet och samarbete. Ekonomi För att bedöma hur detta slår ekonomiskt så måste man ha klart för sig vad denna enhet gör, vad vi får för pengarna innan vi tittar på alternativa lösningar. Här är några exempel på vad som måste göras. Detta är inte en fullständig bild utan bara de övergripande uppgifter som en löneavdelning måste hantera. Olika typer av statistik Felsökning- Rättningar Löpande löneadministration Kontakter med myndigheter. Intyg Registrerar anställningsavtal Bevakar skatter och jämkningar Bevakar ledigheter Bevakar anställningsavtal som löper ut. Svarar på frågor från medarbetare och chefer.
Hedemora kommun Datum 2017-10-19 Sida 3(5) Utbildar personal Löneutbetalningar Utanordningar Lönerevision (ny lön, lönetillägg mm) Systemförvaltning Pensioner Det är alltså inte bara den löpande lönekörningen som ska undersökas, utan hela verksamheten. I motionen antar man att 4 personer skulle kunna klara detta, vilket är ett rimligt antagande. Lönekostnaderna för dessa skulle uppgå till c:a 2,0 mkr. En person måste också leda verksamheten och en person måste systemförvalta lönesystemet. Då återstår det 2 personer som operativt ska köra den löpande lönekörningen och det övriga, se punkter ovan. Till detta ska också läggas kostnader för system och lokaler. Det är svårt att se någon direkt fördel ekonomiskt, då kommunen förmodligen skulle hamna på en liknande slutsumma med en egen uppbyggd löneavdelning. Då tar vi endast hänsyn till den löpande verksamheten och inga startkostnader. Sårbarhet: Att ha en egen löneavdelning där det operativa arbetet skulle hänga endast på ett par personer är en hög risk för kommunen. Redan vid ett sjukdomsfall skulle kapaciteten minska med 50 %. Det får stora konsekvenser om personalen inte får ut sin lön i rätt tid. Det blir också problem om personalen ska kompetensutvecklas och åka iväg på kurser och liknande. I samarbetet med FAHNS kommunerna finns i dag en uppbyggd verksamhet för detta med c:a 20 personer anställda som kan täcka för varandra i olika situationer. Det blir onekligen en mindre sårbar verksamhet om vi finns med i samarbetet alltså ingen fördel när det gäller sårbarhet. Implementering av nytt system Att byta lönesystem vet vi av erfarenhet att det är förknippat med mycket som inte fungerar och ställer höga krav på personalen som ska genomföra ett systembyte. Vi har sett kommuner i vår närhet som bytt system och man får vara beredd på att det tar uppskattningsvis ett par år innan systemet är ordentligt kalibrerat till vår organisation. Det skulle förmodligen behövas mer personal i en implementeringsperiod som påverkar negativt ekonomiskt. Även om vi skulle behålla det lönesystem vi har i dag skulle vi behöva utbildningar i att praktiskt kunna hantera löpande lönekörningar vilket naturligtvis innebär investeringar i form av tid. Vi ser ingen fördel ur detta perspektiv.
Hedemora kommun Datum 2017-10-19 Sida 4(5) Utveckling och flexibilitet Att ha ett eget lönesystem och en egen löneavdelning skulle ge en mer flexibel organisation, för vi behöver inte anpassa oss till någon annan kommun. Vi fattar våra egna beslut och vi kan då välja var vi vill vara i digitaliseringsarbetet och den tekniska utvecklingen. Detta skulle öppna möjligheten till att gå i samklang med den tekniska utvecklingen och kommunens förutsättningar. Det innebär även att ha personal som kan arbeta och driva utvecklingsfrågor inom enheten. Det är också värdefullt att lätt kunna prata med de som arbetar inom lön och när man delar lokaler underlättas såklart detta. I detta perspektiv skulle det kunna vara fördelaktigt att ha en egen löneavdelning. Utvecklingsfrågor ska kunna drivas i den tjänstemannagrupp som idag hanterar lönesamverkan och är ett förbättringsområde. Kontinuitet På löneavdelningen i Norberg känner de oss efter 10 års samarbete och vet hur vi fungerar som organisation. Det är en trygghet för hela vår organisation. Det finns utarbetade processer och rutiner för hur arbetet ska genomföras och står under nämndens kontroll. De har kompetensen att driva en löneavdelning och om vi bygger upp en egen måste vi också bygga upp kompetensen. Om vi bygger upp en egen löneavdelning måste vi starta upp på noll och bygga upp alla processer och rutiner i vår organisation lära oss lönehantering både operativt och strategiskt långsiktigt. Detta kommer naturligtvis att ta tid och resurser innan vi får det löpande arbetet att fungera. Konsekvenser Ur ett ekonomiskt perspektiv är det svårt att se någon direkt fördel med att bygga upp en egen lönehantering i kommunen, då kostnaderna förmodligen kommer att landa på dagens nivåer. Också ur perspektivet sårbarhet är det svårt att se fördelar med en egen enhet. Enheten skulle bli förhållandevis liten och känslig för plötslig frånvaro eller andra saker som händer i vår omvärld, med stora konsekvenser för organisationen. Den fördelen vi kan se finns i utvecklingsperspektivet. Att ha en egen löneavdelning öppnar möjligheter till att fatta beslut själva om vår egen utveckling, utan att ta hänsyn till någon annan kommun. Det finns dock
Hedemora kommun Datum 2017-10-19 Sida 5(5) förbättringspotential i att driva utvecklingsfrågorna i tjänstemannagruppen för samverkan. Implementering av en löneavdelning kommer att kosta en hel del resurser i form av investerad tid, utbildningar och lönekostnader. Vi måste också starta upp från noll vilket innebär att vi måste lära oss lönehantering operativt men också strategiskt. Sett till kontinuitet är det inte heller någon fördel att bygga upp en egen lönehantering i kommunen. Samarbete FAHNS kommunerna har en utbredd samverkan inom olika områden. En pågående kommunutredning som drivs nationellt, pekar mot att nya regelverk kommer fastställas för att samverkan kommuner emellan ytterligare kan underlättas. Små kommuner har mycket att tjäna på att samarbeta. Samarbete fordrar långsiktighet och hållande. Att dra sig ur samarbeten kan få konskevenser som medför att andra kommuner kan välja dra sig ur andra samarbeten med Hedemora. Långsiktighet och tillit är därför nyckelord i kommunal samverkan. FAHNS kommunerna satsar dessutom sedan något år tillbaka, 100 Tkr vardera för att förstärka på tjänstemannasidan för att ytterligare ge kraft åt utvecklingen i de olika samverkansområdena. Motivering till beslut Motionen föreslås avslag med hänvisning till de övervägande nackdelarna med att fatta ett sådant beslut. Avtal som har ingåtts måste vårdas för ett långsiktigt och tillitsfullt samarbete i FAHNS kommunerna. Hedemora kommer verka till att tjänstemannasamarbetet bidrar till utveckling inom lönesamverkan FAHNS. Förslag till beslut Motionen avslås. Annika Strand Kommunchef
HEDev~OR/~ 1<öl~1WILJN J<0:-r1~r~n~jL /rc:sen lnk 2017-12- 2 0 v ~ Jt../ -// ( {'-> HEDEMORABOSTÄDER Dnr.{);-........ Hedemora kommun 19 december 2017 Ansökan om utökad kommunal borgen. Hedemorabostäder ansöker om utökad kommunal borgen från 240,427 mkr till 300 mkr. Hedemorabostäder behöver öka upplåningen för att finansiera nybyggnation. Bolagets styrelse fattade beslut om att bygga 32 lägenheter i kvarteret Ålen 2 för en beräknad kostnad av 55 mkr, 2017-07-10 50. Vid styrelsemötet 2017-12-22 fattade styrelsen beslut om att begära utökad kommunal borgen till 300 mkr. AB Hedemorabostäder ~~4;?f/r? Erik Kristiansson 0225-34338 Postadress: Box 76 776 22 HEDEMORA Besöksadress: Åkargatan 1 776 30 HEDEMORA Telefon: Bankgiro: Organisationsnummer Styrelsens säte: 0225-3 43 00 761-7533 556052-1824 Hedemora Hemsida: www.hedemorabostader.se VAT-nummer: E-post : info@hedemorabostader.se SE556052182401 Godkänd för F-skatt
KSOo1-I'?- 62-3 Antagen av Kommunfullmäktige 2011-10-18, 112 Bilaga 1 till Skolskjutsreglemente för grundskola och särskola I Dalarnas län Detta dokument är en bilaga till länetsgemensamma skolskjutsreglemente. Varje kommun tar egna beslut i nedanstående punkter. Besluten fastställs i respektive kommun och är en bilaga till huvuddokumentet "Skolskjutsreglemente för grundskola och särskola i Dalarnas län". 3 Regler 3.1 Skolskjuts: 3. 1.1 Skolskjuts anordnas för elever i förskoleklass om eleven uppfyller kriterierna för att erhålla skolskjuts i grundskolan. 3.1.5 Nedanstående upptagningsområden gäller i Hedemora kommun, det vill säga den skola som eleven placeras i om vårdnadshavaren inte uttryckt särskilda önskemål om annan skolplacering. Elever i förskoleklass till årskurs 6 i Hedemora kommun. Storeskolan: Centrala Hedemora öster om Broån från Brunna i söder till Bandvägen på Emausområdet samt Tviksta i norr, Katrinedal, Gyntesbo, Sjönsbo, Västerbyvägen, Bältarbo, Bergbacken, lvarshyttan, Älvgården, Skoga, Älvnäs, Hamre, Hälla och Nibble. Fyrklöverskolan: Svedjan och Åhagen väster om Broån, Västkusten, Ingvallsbenning, Turbo, Prästhyttan, Djörkhyttan, Davidshyttan, Backnilsbo Backa villaområde, Grådö, Rensbo, Jönvik, Pålsbenning, Bengtstorpet, Vargbo, Sandsäterbro, Bondbo, Moren, Läsveden, Källviken, Erik-Matsbo, Hörnbo, Stubbersbo, Sjulsbo, Klämshyttan, Nås och Gränslund. Västerby skola: Västerby samhälle, Tjärnan, Köningshyttan, Rävbo, Pershyttan, Nordansjö, Norshyttan, Mälby, Österby, Motorvägen, Övre Emaus (Korgvägen och norrut), Norelund, Tallåkern, Matsbo, Kerstin Heds väg och Lassbo. Vikmanshyttans skola: Vikmanshyttans samhälle, Norrhyttan, Nordanby, Lindesnäs, Bya, Jälkarbyn, Utah, Vretbo, Nyhyttan och Norn. Garpenbergs skola: Garpenbergs samhälle, Jälken, l.jusfal let, Skogshögskolan, Brattfors, Persbo, Yttersbennings gård, Fänsjö, Intrånget, Olshyttan, Vikhyttan, Trollbo, Sörbo, Vikbyn, Kloster, Kättsbo, Ingelsbo, Hummelbo, Dormsjö och Plogsbo.
Jonsboskolan: Långshyttans samhälle, Hienshyttan, Engelsfors, östansjö, Långsbyn, Sandbacka, Samuelsdal, Ostbo. LJi[Jf -1:-, ll Smed by skola: Smedby samhälle, Starbäcksbo, Svinö, Svinöhed, / Hansbyn, Sundfiske, Dufåker, Guntjärn (Brovall), Ekevallen, Lövnäs, ~ Vikänget, Ytternora, Övemora, Näs Kungsgård, Koberga, Oj usa, Bengtsbo, Källsbyn, Berga, Myckelby och Långmora. Stjärnsunds samhälle, Stigs bo, Spj utbo, Nord bäcks bo, Lerhyttan, Färjkarlsbo, Kallbäck, Rörshyttan, Västerby och Ängsnäs. Vasaskolan: Alla elever i årskurs 7 till 9 i Hedemora kommun 3.2 Skolväg(avstånd) 3.2.1 Skolskjuts anordnas för elev i förskoleklass och grundskolans år 1-3 med mer än 2 km gångavstånd, för elev i år 4-6 med mer än 3 km gångavstånd och för elev i år 7-9 med mer än 4 km gångavstånd antingen till skolan eller till anvisad hållplats för skolskjuts, Gångavstånd se 3.2.2 Skolskj utsreglemente. 3.2.4 För Hedemora kommun gäller undantag från avståndsregeln för atterhålla likformighet inom följande bostadsområden: Mullbacken/Tviksta i Hedemora centrum, norr om Kraftgatan. Nordviken i Långshyttan, Kålgårdsvägen, Millavägen och Klotmästargränd. Undantaget gäller för elever upp till årskurs 3 och 2kilometersregeln. Tallåkern i Hedemora centrum. Undantaget gäller för elever upp till årskurs 6 och 3 kilometersregeln. 8 Busskort 8.4 Fullmäktige i Hedemora beslutar att ta ut en administrativ avgift för utfärdande av extra busskort/grundskolekort. Det första busskortet (grundskolekortet) som eleven får är gratis. För extra busskort gäller: 1. 60 kr för första extra busskortet 2. 150 kr för varje ytterligare nytt kort 3. Nytt kort utfärdas och utlämnas mot kontant betalning på respektive skolexped ition genom rektors försorg. 8.5 Då förhållande för eleven förändras under läsåret och eleven inte längre är berättigad till busskort skall detta snarast återlämnas. Om eleven inte återlämnar det erhållna busskortet beslutar fullmäktige att ta ut en administrativ avgift av om 60 kronor för kortet som debiteras e I even/v årdnad shav aren
i¼7hedemora ~KOMMUN Ann-Christine Östlund Bäckehag, 0225-34 172 ann-christine.o.backehag@hedemora.se TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(3) Datum 2017-12-18 KS524-17 001 Samverkansavtal kring Dataskyddsombud (DSO) Bakgrund, syfte och ärendebeskrivning Europeiska unionen (EU) har beslutat om Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016), även kallad dataskyddsförordningen eller GDPR, som träder i kraft den 25 maj 2018. Förordningen ersätter den nuvarande personuppgiftslagen (1998:204) och ska tillämpas på behandlingen av personuppgifter både inom det offentliga och det privata. Det övergripande syftet med GDPR är att säkerställa människors rätt till skydd för sina personuppgifter och därmed rätten till skydd för privatlivet. Ett annat mycket viktigt syfte är att fastställa regler för det fria flödet av personuppgifter inom EU och därmed lägga grund för ökad digitalisering inom EU. Ett av kraven i förordningen är att följande organisationer måste utse ett dataskyddsombud (DSO): myndigheter och offentliga organ, organisationer som i sin kärnverksamhet behandlar personuppgifter på ett sätt som kräver regelbunden och systematisk övervakning av de registrerade i stor omfattning, organisationer som behandlar så kallade känsliga personuppgifter eller uppgifter som rör lagöverträdelser och fällande domar i brottmål i stor omfattning. Kommunala bolag kan utse dataskyddsombud, men är inte skyldiga till det såvida inte punkterna 2 och 3 ovan är uppfyllda. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och EU:s artikel 29-arbetsgruppen rekommenderar dock som god praxis att även de kommunala bolagen ska utse dataskyddsombud. Hedemora och Avesta har ett ömsesidigt intresse i och ett behov av att säkerställa att kommunernas styrelser, nämnder och kommunala bolag uppfyller dataskyddsförordningens regelverk inkl. kravet på dataskyddsombud samtidigt som kommunerna vill uppnå kostnadseffektivitet. Genom ett tjänsteavtal kan kommunerna samverka kring ett gemensamt dataskyddsombud enligt artikel 37.1 GDPR med syfte Hedemora kommun Hemsida www.hedemora.se E-post kommunledningskontoret@hedemora.se Organisationsnr 212000-2254 Postadress Kommunstyrelseförvaltningen, Kansli Box 201 776 28 Hedemora Besöksadress Rådhuset Stora torget Hedemora Telefon 0225-340 00 Fax 0225-341 64 Bankgiro 433-2409
Hedemora kommun Datum 2017-12-18 Sida 2(3) att att dela, säkra kompetens och kvalitet samt bedriva en effektiv verksamhet. Hedemora kommun har tagit fram ett förslag till samverkansavtal kring ett gemensamt dataskyddsombud, se bilaga 1. Av artikel 37.5 GDPR framgår att dataskyddsombudet ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer och, i synnerhet, sakkunskap om lagstiftning och praxis avseende dataskydd samt förmågan att fullgöra de uppgifter som avses i artikel 39 GDPR, dvs dataskyddsombudets arbetsuppgifter. Dataskyddsombudet ska även ha god kännedom om organisationens administrativa regler och förfaranden och ha integritet och hög yrkesetik. Som förslag till dataskyddsombud finns Hedemora kommuns kommunjurist, tillika utbildad jur.kand, Ann-Christine Östlund Bäckehag. Hon uppfyller utbildningskraven och har lång erfarenhet från arbete inom offentlig sektor. Inledningsvis är omfattningen av samverkansavtalet att Avesta kommun köper 12,5 procent av heltidstjänst som dataskyddsombud från Hedemora kommun. Omfattningen kan dock komma att ändras under avtalets gång med anledning av vad som anges i GDPR angående den personuppgiftsansvariges ansvar att tillföra dataskyddsombudet tillräckliga resurser (artikel 38.2 GDPR). Det skulle för år 2018 innebära en kostnad för vardera kommun om 131 500 kronor. Ikraftträdandet av GDPR den 25 maj 2018 innebär att kommunerna och de kommunala bolagen måste göra ett omfattande förberedelsearbete i organisationerna, där dataskyddsombudet har en viktig roll, varför samverkansavtalet föreslås börja gälla fr o m 1 februari 2018. Lagar, förordningar och delegationer som styr beslutet Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016) artikel 37.1. Motivering till beslut I och med ikraftträdandet av den nya dataskyddsförordningen (GDPR) den 25 maj 2018 är styrelser och nämnder i kommunerna skyldiga att utse ett dataskyddsombud enligt artikel 37.1 GDPR. Även de kommunala bolagen rekommenderas utse ett dataskyddsombud. För att uppnå kostnadseffektivitet och säkra kompetens och kvalitet föreslås en samverkan mellan Hedemora kommun och Avesta kommun kring ett gemensamt dataskyddsombud enligt bilaga 1. Kommunjurist tillika jur.kand. Ann-Christine Östlund Bäckehag föreslås utses till dataskyddsombud.
Hedemora kommun Datum 2017-12-18 Sida 3(3) Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att: anta förslag till samverkansavtal enligt bilaga 1 och föreslå kommunstyrelsen, nämnder och kommunala bolag i kommunen att utse Ann-Christine Östlund Bäckehag som dataskyddsombud fr o m 1 januari 2018. Annika Strand Kommunchef
1 (6) ij HEDEMORA KOMMUN Samverkansavtal kring Dataskyddsombud (DSO) Mellan Hedemora kommun, 212000-2254, Box 201, 776 28 HEDEMORA, nedan kallad Hedemora och Avesta kommun, 212000-2262, 774 81 AVESTA, nedan kallad Avesta, har följande avtal tecknats. 1 Bakgrund och syfte Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016), även kallad dataskyddsförordningen eller GDPR, träder i kraft den 25 maj 2018. Förordningen ersätter den nuvarande personuppgiftslagen (1998:204) och ska tillämpas på behandlingen av personuppgifter både inom det offentliga och det privata. Det övergripande syftet med GDPR är att säkerställa människors rätt till skydd för sina personuppgifter och därmed rätten till skydd för privatlivet. Ett annat mycket viktigt syfte är att fastställa regler för det fria flödet av personuppgifter inom EU och därmed lägga grund för ökad digitalisering inom EU. Enligt GDPR måste följande organisationer utse ett dataskyddsombud (DSO): myndigheter och offentliga organ, organisationer som i sin kärnverksamhet behandlar personuppgifter på ett sätt som kräver regelbunden och systematisk övervakning av de registrerade i stor omfattning (t ex scoring för riskbedömningsändamål, beteendestyrd marknadsföring, lokaliseringstjänster mm) eller organisationer som behandlar så kallade känsliga personuppgifter eller uppgifter som rör lagöverträdelser och fällande domar i brottmål i stor omfattning. Kommunala bolag kan utse dataskyddsombud, men är inte skyldiga till det såvida inte punkterna 2 och 3 är uppfyllda. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och EU:s artikel 29-arbetsgruppen rekommenderar dock som god praxis att även de kommunala bolagen ska utse dataskyddsombud. Hedemora och Avesta har ett ömsesidigt intresse i och ett behov av att säkerställa att kommunernas styrelser, nämnder och kommunala bolag uppfyller dataskyddsförordningens regelverk inkl. kravet på dataskyddsombud samtidigt som kommunerna vill uppnå kostnadseffektivitet. Genom detta tjänsteavtal samverkar kommunerna kring ett gemensamt dataskyddsombud enligt artikel 37.1 GDPR med syfte att att dela, säkra kompetens och kvalitet samt bedriva en effektiv verksamhet.