Kategori: 0.Gemensam Kommunadministration Registernummer: 0.01.01 Rubrik: Policy för Informationsstrategi Policy för Informationsstrategi Ks 14/01 1. Inledning 1.1 Varför ska vi ha en informationsstrategi/policy? En väl fungerande kommunikation både internt som externt är viktig om Ljusdals kommuns övergripande mål ska kunna uppnås. Med intern kommunikation menas den information som ges inom Ljusdals kommuns egen organisation och som är riktad mot alla som är verksamma inom den. Extern kommunikation avser information som riktar sig till omvärlden såsom kommunmedborgare, press, övriga medborgare i landet och internationella kontakter. Det är också av vikt att Ljusdals kommun skapar ett gemensamt synsätt för kommunikation och om hur informationsfrågor ska hanteras. Alla bör arbeta utifrån ett gemensamt synsätt baserat på fastställda regler och riktlinjer. Endast då kan vi upprätthålla en tydlig och enhetlig bild av vår verksamhet. En förutsättning för att Ljusdals kommun ska fungera som serviceorganisation är ett givande, sökande och tagande av information, där alla förväntas ta ett eget ansvar. Kommunen ska ge en effektiv och väl anpassad service till alla berörda parter. Detta förutsätter att personalen känner till vilka behov som finns hos medborgarna och vilka ambitioner kommunen som arbetsgivare har för att möta dessa behov. Det förutsätts också att kommunmedborgarna och andra intressenter känner till kommunens verksamheter och syfte med dessa. Ljusdals kommuns huvudsakliga uppgift är att förra en aktiv och öppen dialog mellan alla berörda parter, vilket lägger grunden till förståelse, utveckling och demokrati. Det skapar förutsättning för att bredda demokratin och öka medborgarnas möjligheter att påverka sin omgivning. För att ovanstående resonemang ska fungera i praktiken har denna informationsstrategi/policy arbetats fram vilken ska ge ett stöd för alla anställda i det dagliga arbetet och i kontakterna med omvärlden. 1.2 Syfte och mål Syftet med kommunens informationsarbete är att kommunanställda och allmänheten ska vara välinformerade om Ljusdals kommun och dess verksamhet. Målsättningen är att skapa förutsättningar för att bredda demokratin dvs öka möjligheterna för gemene man/kvinna att påverka sin omgivning. Informationsarbetet ska bidra till: att skapa intresse och förtroende för samt ge kunskap om kommunens vision, mål, verksamheter och resultat. att ge råd och upplysning om samhällets olika möjligheter till service och hjälp för alla kommunmedborgare. att sprida kunskap om kommunens verksamheter att på olika sätt belysa och informera om aktuella kommunala frågor. att inhämta medborgarnas synpunkter på frågor av kommunalt intresse. att göra Ljusdals kommun känd och medverka till att bygga upp och vidmakthålla ett gott anseende om kommunen.
skapa förutsättningar för samverkan med det omgivande samhället. skapa kunskap om och förståelse för förändrings och utvecklingsarbete. att anställda är engagerade, delaktiga och känner intern samhörighet. medverka till att verksamheten blir effektivare. 1.3 Grundprinciper för Ljusdals kommuns information. All information ska vara Öppen Öppenheten skall bygga på offentlighetsprincipen, tryckfrihetsförordningen, yttrandefrihetslagstiftningen. Dessutom ska en öppenhet mot massmedia bejakas. Hänsyn måste tas till de krav som ställs i olika lagar rörande sekretesskydd, bl a i ärenden som rör enskilda individers förhållanden. Begriplig och relevant Informationen ska vara utformad på ett för mottagaren begripligt sätt. Rätt information ska förmedlas till rätt person vid rätt tillfälle. Saklig och trovärdig Den information som ges vid Ljusdals kommun ska alltid vara saklig, korrekt och väl underbyggd. Fakta ska alltid kontrolleras innan information lämnas ut. Den person som lämnar information måste skilja på sin roll som företrädare för kommunen och sina åsikter och önskemål i egenskap av facklig företrädare respektive privatperson eller då hon/han utför uppdrag åt annan uppdragsgivare. Såväl massmedia som allmänhet har rätt att kräva klara besked om vem som står bakom ett offentligt uttalande eller en offentlig återgiven åsikt. Snabb Målet är att vi själva ger förstahandsinformation om egen verksamhet. Frågor ska besvaras omedelbart eller så snabbt som möjligt. Etik All information ska följa de etiska regler, lagar och förordningar som reglerar offentlig verksamhet samt branschrelaterade regler och policies för t ex marknadsföring, PR, information och media. Målgruppsanpassning Informationen ska vara lättillgänglig för den målgrupp den vänder sig till, när det gäller medieval, innehåll och utformning. Detta är en förutsättning för att informationen och resultatet ska bli effektivt, begripligt och motiverande Enhetlighet Vid utformning av information ska det grafiska programmet alltid följas. Logotypen är Ljusdals kommuns kännemärke och får inte förvanskas. Det är inte heller tillåtet att göra tillägg till logotypen. Informationsenheten ansvarar för att allt material följer den grafiska profilen och ska alltid kontaktas före
tryckning/slutproduktion. 2. Intern information Det finns två målgrupper som den interna informationen riktar sig mot kommunens anställda och de förtroendevalda. Medborgare ser Ljusdals kommuns personal som viktiga nyckelpersoner när det gäller spridning av information och en korrekt bild av den verksamhet vi bedriver. När personalen ställs inför frågor som inte kan besvaras ska de kanalisera frågan till rätt instans. I övriga fall ska frågan kanaliseras till Informationsansvarige/Informatören som har till uppgift att besvara frågan eller ge en korrekt hänvisning. Information till berörd personal ska om möjligt komma före den externa informationen eftersom personalen ute i verksamheten i sitt möte med Ljusdalsbon fungerar som vidareinformatörer. Problem kan uppstå då omvärlden får information om nyheter och förändringar före eller i samma ögonblick som de anställda. De anställda ska genom den interna informationen få kunskap om kommunens vision och mål, verksamheter samt ekonomi planerade förändringar och deras konsekvenser åtgärder, händelser, utveckling och annat som har betydelse för verksamheten Utan väl fungerande partipolitiska informationskanaler kan inte det övergripande målet för kommunens informationsarbete uppnås. Den information som ges till beslutsfattarna de förtroendevalda ska genom den interna informationen få kunskap om frågor som ur helhetsperspektivet är viktiga för verksamheterna och kommunens utveckling. frågor som har betydelse för den förtroendevaldes uppdrag såsom få en bra och tidig information. Intern information ska också bidra till att skapa ett positivt arbetsklimat för de anställda som ska veta vad som förväntas av dem, ser helheten och inspireras till att ta egna initiativ. Den tryckta interninformationen kan inte konkurrera med dagspressen när det gäller snabbhet i informationsflödet, men däremot kan den sprida en saklig och allsidig bild av kommunen. Genom ett väl utbyggt intranät inom kommunen ges det möjligheter till att snabbt och effektivt söka den information som man själv önskar. På detta sätt kan man i vissa fall vara steget före dagspressen. Trots ovanstående resonemang måste vår ambition vara att först informera internt och sedan externt. Detta för att vår kommuns image inte ska bli negativt. Gemensamma kanaler och kontaktytor E-post, telefon, brev, fax Förslagslåda, fikabord och anslagstavlor Internet Intranät Personaltidning Nyhetsblad Möten
3. Extern information Med extern information menas den information som ges till målgruppen kommuninvånare, företag, organisationer, myndigheter etc. För att uppnå en dialog med olika berörda parter inom kommunen krävs det att den externa informationen fungerar väl. Det är i sin tur en förutsättning för att kommunen ska kunna driva en väl anpassad och ändamålsenlig verksamhet. För att det ska uppnås fullt ut ska all extern information om Ljusdals kommun sammanställas och utformas på ett enhetligt sätt. Detta gäller kvalitetskrav på tryckt material och annonser vad det gäller ansvarig utgivare, grafisk profil och hemsideproduktion för Internet osv. Eftersom det finns intressenter med särskilda behov ska vår hemsida på Internet ha en logisk, enkel och stilren struktur. Detta då vi vill att så många som möjligt ska kunna läsa information på vår hemsida. Den externa informationen ska hjälpa till med att föra ut de politiska målen, visioner, planer, återgärder och beslut belysa den kommunala verksamheten underlätta och ge möjlighet för kommunmedborgarna att medverka och påverka den kommunala utvecklingen. 4. Ansvar 4.1 Alla anställdas ansvar I Sverige har alla människor stor frihet att framföra sina åsikter. Det är baserat på en av våra grundlagar - Tryckfrihetsförordningen. Lagstiftningen gäller i första hand medier, press, radio och TV. Publicering på Internet regleras i dag av datalagen. Information som kommer till kommunen via Internet i forma av E- post registreras som offentlig handling och kommer att lämnas ut om någon önskar. Information och hantering av information ska ses som ett naturligt inslag i den vardagliga verksamheten vid Ljusdals kommun. Med hjälp av strategisk informationen kan vi föra ut målsättningar samt motivera och förklara olika insatser. Detta gäller både internt och externt. Det är också viktigt att informationskanalerna är öppna för att ta emot synpunkter och därmed säkras återföringen av idéer och önskemål från alla berörda parter. Eftersom vi ska finnas till för kommunmedborgarna fordras det engagerade medarbetare som är manade att arbeta efter de mål som politikerna beslutat. Här har informationsinsatserna en stor roll (genom bra planerade insatser får medarbetarna veta vad som är på gång i kommunen och hur de ska hantera vissa frågor, attityder osv. och det är ett bra hjälpmedel i det dagliga arbetet.) Samtliga anställda inom kommunen är den viktigaste kanalen för information till nästan alla målgrupper. Hur omvärlden ser på vår verksamhet styrs i allra största grad av oss själva. Är vi negativa till vår verksamhet och för ut det i olika sammanhang får omvärlden en negativ uppfattning om oss som kan vara svår att reparera. Självklart har varje anställd rättigheter att ha egna uppfattningar om vår
verksamhet och föra ut dessa i olika sammanhang. I den yrkesmässiga kontakten med medborgare, organisationer, föreningar och företag är det till en fördel att vi är lojala mot fattande beslut. Om vi ska vara trovärdiga är det viktigt att vi ger lika signaler, oberoende vem som blir tillfrågad inom kommunen. För att kunna följa detta måste det föras en öppen och konstruktiv intern dialog. 4.2 Verksamhetsledning/verksamhetscheferna ansvarar för (regleras i samverkansavtalet) att all personal inom verksamhetsområdena minst en gång per år får övergripande information om förvaltningens verksamhet, målsättning och ekonomi. att all personal inom respektive verksamhetsområde får löpande information minst en gång per månad. Formerna för att informera kan variera beroende på de olika verksamhetsområdenas storlek, geografisk spridning, ledningsstruktur mm. Det viktigaste är att alla får möjlighet till att i någon form tillgodogöra sig information. Arbetsledare eller motsvarande ansvarar för att all personal på arbetsstället får information om frågor som har betydelse för det egna arbetet och den egna arbetsplatsen. Antal informationstillfällen och dess omfattning kan variera beroende på enheternas storlek och arbetsstruktur. En miniminorm är en träff per månad. Alla träffar som genomförs på de olika nivåerna inom verksamhetsområdena ska förutom informationstillfällen också utgöra kanaler för återföring av idéer och synpunkter. De obligatoriska medarbetarsamtalen är också en sådan kanal. 4.3 Politikerinformation Kommunsekreteraren svarar för att politikerna i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige får information om frågor som har betydelse för beslutshanteringen. ur helhetsperspektivet är viktiga för verksamheterna och kommunens utveckling. När det gäller verksamhetsområde och verksamhetsinformation till politiker i nämnder och styrelser ansvarar respektive verksamhetschef för denna. 4.4 Externinformation Genom ett effektivt internt informationsflöde skapas förutsättningar för en gemensam och rättvis bild av vår verksamhet. Politikerna har ansvar för att sprida information om verksamhetens omfattning, inriktning och kvalité. Det praktiska informationsansvaret fördelar sig annars enligt följande:
Ordförande ansvarar för att respektive politiska organs beslut blir redovisat och kommenterat. Verksamhetsledningen ansvarar för övergripande information om förvaltningens egen verksamhet och ekonomi. Enhetsansvarig eller motsvarande ansvarar för den direktinformation som berör den egna verksamheten. 5. Målgrupper och planering Innan informationsåtgärder genomförs måste de planeras grundligt. Viktiga steg i denna planering är följande. Vad ska uppnås med informationsinsatsen på kort och lång sikt. Detta har betydelse för uppföljningen av insatsen. Vem eller vilka bör nås av informationen. Denna målgrupps analys har betydelse för bl a val av media samt för att ge informationen lämplig form förståeligt innehåll lämplig spridning 1. Bestäm vad som ska göras och vem som ska göra det. 2. Gör en tidplan för informationsarbetet. 3. Visa på kostnader och budgetering. Följer man upp insatsen ser man vad som har gått bra och mindre bra. Detta har en betydelse för att framtida informationsinsatser ska bli effektiva. 6. Grafisk profil Kommunen verkar i många sammanhang och vid många tillfällen, allt från hemsidor på Internet till olika typer av skriftligt material som skickas ut till enskilda personer, företag, organisationer och myndigheter. Det ska vara lätt att känna igen material som kommer från Ljusdals kommun. Därför ska vår vapen/logotyp användas enligt de av fullmäktige fastställda riktlinjer om profil. Det finns ett fullmäktige beslut från 1972-06-30 ( 132). I detta beslut fastställs det att vapnet ska representera Ljusdals kommun eftersom de övriga kommunernas logotyper är för lokalt bundna. Se medföljande bilagor. 6.1 Riktlinjer Det finns enheter inom kommun som vill profilera sig särskilt. Det kan vara bra i vissa sammanhang eftersom identifikation och samhörighetskänslan stärks. Men det får inte gå så långt att den egna profilen dominerar framför identifikationen med Ljusdals kommun. Förtryckta kuvert, brevpapper och faxblanketter ska så långt som möjligt användas när skrivelser och liknande skickas externt. De skriv och språkregler som finns i kommunens skrivinstruktion ska följas. Vivian Högbergs förslag till skrivregler. Vid egen produktion av skriftligt informationsmaterial gäller
att kommunens logotyp ska återfinnas i materialet. att vid olika typer av annonseringar ska logotypen finnas. Vid extern annonsering ska även landskapslogotypen om möjligt finnas med ( En kommun i Hälsingland ). I de fall externt informationsmaterial ska innehålla några andra profilsymboler kopplade till kommunens logotyp ska samråd först ske med kommunens informationsansvarig/ informatör. Detsamma gäller också om någon slogan eller liknande ska användas. Allt material som ska ut externt; anhalt hos informationsansvarige/informatören. 7. Informationsservice 7.1 Informationsstöd Stöd och hjälp i informationsarbetet kan fås från informationsansvarig. Informatören har i uppgift att ge nämnder, styrelse och förvaltningar råd och service i informationsfrågor utveckla och underlätta arbetet med, samt ge service till massmedia se över det informationsmaterial som skickas eller kablas ut från kommunen med hänsyn till språklig utformning mm. Marknadsföring. svara för produktion av personaltidning och nyhetstidning till hemvändarna och övriga kommuninvånare ajourhålla gemensamt kommunalt informations material För att kunna fullgöra dessa uppgifter är det viktigt att informationsansvarig/informatören får kännedom om det informationsmaterial, annonser, skyltar, video, hemsidor och liknande som skickas ut från olika verksamhetsområden och kontor/enheter. får signaler om när presskonferenser ska hållas. får vetskap om reportage/artiklar som berör kommunen i rikstäckande dags- och kvällstidningar, tidskrifter/magasin, TV och radio. får kännedom om det informationsbehov som finns och som kan komma att finnas. 7.2 Informationssamordnare Från varje verksamhetsområde ska det utses informationssamordnare. Hur många i antalet som utses beror på hur stor och omfattande verksamheten är. Men det är att föredra att det utses två representanter från varje verksamhetsområde. Den befintliga Informationsgruppen fyller dessa kriterier. Informationsgruppen ska vara en länk mellan verksamhetsområdena och informationsansvarig/ informatör. Informationssamordnarens uppgift är: att förse informationsansvarig/informatören med material och idéer till personaltidning och nyhetstidning för invånare i kommunen och tidigare invånare. att tillsammans med informationsansvarig/informatören bilda redaktionskommitté för personaltidningen. att bistå vid framtagandet av kommunens interna och vid behov även externa informationsmaterial.
8 Massmedia Massmedierna spelar en viktig roll i den kommunala demokratin, inte bara som förmedlare av information utan även som opinionsbildare och kritiska granskare av den kommunala verksamheten. Det ligger i kommunens och medborgarnas intresse att massmedierna får tillgång till korrekt och saklig information om kommunens verksamhet. Anställda och förtroendevalda bör på alla sätt medverka till detta. Syftet med alla massmediekontakter ska vara att ge medborgarna en korrekt och saklig information. Respektive nämnd och styrelse ansvarar för att handlingar hålls tillgängliga för mediebevakning i samband med diariehanteringen. Inför varje sammanträde i nämnder och styrelser sänds handlingar ut till massmedia samtidigt som till politikerna. Massmedia får samma bemötande oberoende, vilken nämnd och styrelse det gäller. Efter varje sammanträde ansvarar ordförande för att besluten vid behov blir redovisade. Vid pressmeddelanden och presskonferenser och andra sätt att förse massmedia med information är det viktigt att tänka på att den som initierar en kontakt med media ska vara väl förberedd till mötet. Detta är en fördel och genom att tänka igenom vad budskapet är som ska förmedlas utnyttjas fördelen på bästa sätt. Genom att skriva pressmeddelanden kan nyheter få snabb spridning. Meddelandet ska ha en sådan utformning att mediet kan använda det utan större ändringar. Därav skriv kort och inte mer än en A4 sida. Ett annat sätt att nå ut till massmedierna är genom presskonferenser. Det är viktigt att inte använda presskonferenser i tid och otid, utan endast när det finns ett viktigt budskap att gå ut med och där det kan vara viktigt att lämna kommentarer. Tänk på att det inte finns något 0ff the record i kontakten med massmedier. Alltså bör ni vara noga med vad ni säger! Det är viktigt att informationsansvarig/informatören är informerad om när och var presskonferens ska hållas eftersom kommunens informationsansvarige fungerar som vägvisare för massmedia i olika ärenden.