Prissättning av fördelade administrativa stödtjänster, timdebiterade uppdrag och kontaktcenter

Relevanta dokument
Uppföljning av beslut om rationalisering och effektivisering av kontorsorganisationen

Fastställande av driftsbudget och ingående totalt kapital för intäktsfinansierade verksamheter år 2013

Ersättningsnivåer för dagverksamheter

Tilldelningsbeslut upphandling IT-arbetsplatsrelaterad

Styrning och ledning för öppenhet och mångfald Slutrapport och utblick

SOU 2016:5; Låt fler forma framtiden Yttrande till regeringen

Bilaga nr 2: Internkontrollplan för 2016

Tilläggsbudget för år 2015

Översyn av kundvalet inom hemtjänst, ledsagning och avlösning

Uppförande av två modulhus för bostäder på stadshustomten och fortsatt utredning

Internbudget 2014 för verksamhet inom fastighetsprocessen

Förslag till ändrade avgifter i simhallar från 2014

Processtyrning av Nacka kommuns verksamhet

IT-kunskap för alla äldre Politikerinitiativ den 17 november 2014 Mats Gerdau (M)

Avslut av överenskommelse med föreningen Mötesplats Järlahuset avseende verksamheten Tjejverkstan

Nya checknivåer och avgifter för förskola och pedagogisk omsorg

TJÄNSTESKRIVELSE Dnr NRN 2014/35-041

Översyn av egenavgift och checkbelopp för familjerådgivning

Hyresmodell för bostadslägenheter inom Nacka Seniorcenter (NSC)

Resultat från uppföljning av internkontrollplan 2016

Ansökan om hyresrabatt för ridverksamheten Stall Compass, Drevinge

Organisationen och ansvar inom verksamheten sociala stödresurser

Kundvalssystem för samhällsorientering för nyanlända invandrare Återremitterat ärende

Internkontrollplan för 2017

Internbudget för utbildningsnämnden år 2017

Valkretsindelning för landstingsval för perioden

Sammanställning av investeringsbeslut tertial 1 år 2016 för fastighetsområdet

Plan för utvecklingsarbete kring ledning och styrning för öppenhet och mångfald

Särskilt föreningsbidrag för ridsport

Remiss av promemorian Förslag om utbildningsgaranti i gymnasieskolan (U2015/03607/GV)

BOLAGSORDNING. Bolagsordning Nacka Energi Försäljnings AB. Dokumentets syfte Beskriver syftet med bolaget och hur den övergripande styrningen ska ske

Fastställande av driftbudget och ingående totalt kapital för intäktsfinansierade verksamheter 2011 och 2012

Mål och budget för kulturnämnden

Sammandrag av rapporteringen av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS i Nacka för tidpunkten

Internbudget för utbildningsnämnden år 2018

Tilldelningsbeslut ekonomisystem

Förslag på ändringar av villkor för kundvalet hemtjänst, ledsagning och avlösning

DELEGATIONSORDNING Natur- och trafiknämnden

Internbudget för utbildningsnämnden år 2014

Förslag på revidering av villkor för kundvalet hemtjänst, ledsagning och avlösning

Förtydligat huvudmannaansvar enligt skollagen mellan utbildningsnämnden och kommunstyrelsen

Gunilla Grudevall-Steen

Utbyggnadspromemoria för stadsbyggnadsprojekt Danvikshem II

PROJEKTDIREKTIV. Ny webblösning för extern och intern kommunikation / Uppdaterad Ann-Sofie Mårtensson

DELEGATIONSORDNING. Delegationsordning Natur- och

Ansvar för valsedlar och valsedlarnas ordning i röstningsoch

Överenskommelse om boendeplatser för asylsökande ensamkommande barn

Avfallstaxa Rev TJÄNSTESKRIVELSE TN 2014/ KFKS 2014/ Tekniska nämnden

Upphandling av fritidsgårdsverksamhet i Orminge

Riktlinjer för god ekonomisk hushållning och resultatutjämningsreserv utredning avseende återremiss om retroaktiv avsättning

Nya simhallar i Nacka

Taxa för ridanläggningen Erstavik 25:1, Stall Compass

Mötesplatser för äldre - Förslag gällande kundvalet för dagverksamhet och öppna mötesplatser

Internbudget för utbildningsnämnden år 2015

Utveckling av särskilt boende för äldre i Älta

Organisation av simskola

Kommunstyrelsens verksamhetsutskott kallas till sammanträde Dag Tisdagen den 8 oktober 2013 Tid Kl Nacka stadshus, sammanträdesrummet Jelgava

Omfördelning och utökning av investering för ökad kapacitet för återvinning av avfall

Förslag om införande av årlig avgift utifrån risk- och erfarenhetsbedömning inom miljötillsynen

Strategi för minskad energianvändning i kommunala verksamheter 2012 samt förslag till reviderade mål Uppföljning

Kompletteringen och justering av beslut om attestanter på interna konton

Kundval musikskola utökas till kundval kulturskola

Översyn av styrande dokument

Försäljning av fastigheterna Sicklaön 78:1, 78:2 och 78:6, samt beslut om omreglering av tomträttsavgälder för Sicklaön 78:1 och 78:6

Revidering av hyresmodell för förskole- och grundskolelokaler

Förslag till yttrande över nyetablering av gymnasieskola vid Akademiska Gymnasieskolan Fisksätra, dnr :1040

Internbudget kulturnämnden 2018

Upphandling kolloverksamhet

Risk- och sårbarhetsanalys fritidsnämnden

Internbudget Förslag till beslut

SOU 2016:24 En ändamålsenlig kommunal redovisning, förslag till lag (2018:000) om kommunal bokföring och redovisning

POLICY FÖR TILLGÄNGLIGHET OCH BEMÖTANDE

Remissvar reglemente för kundval i Nacka kommun

Användardokumentation Godkänna beställning och attestera fakturor i mobilen.

U2017/03537/GV - Ökade möjligheter till grundläggande behörighet på yrkesprogram och ett estetiskt ämne i alla nationella program

1. Tekniska nämnden föreslår kommunfullmäktige att anta AVFALLSTAXA 2015, med ikraftträdande

Revidering av arbets- och företagsnämndens delegationsordning

Rekommendation av programpriser för nationella program m.m. i gymnasieskolan

Information inför mål och budget om nämndernas och Nacka vatten och avfall ABs förslag till taxor

Bygglovsavgifter för passivhus och minienergihus Motion den 8 oktober 2012 av Sidney Holm (MP)

PROJEKTDIREKTIV. Stadshuset Mats Bohman KFKS 2017/452

Ändring av villkor och ersättning i kundvalet för boendestöd

Kravet på individuell utvecklingsplan i den utbildningspolitiska strategin och ändring i skollagen (2010:800) vad gäller kravet på IUP

Utbildningsenheten menar att det i Nacka fungerar väl med obligatoriskt skolval. Nästa alla inbjudna till skolvalet gjorde ett aktivt skolval.

Handlingsplan för att nå NKI 70 på bygglovenheten 2016

Kundval arbetsmarknadsinsatser utvecklat innehåll och nya checknivåer

Bilaga nr 2 Socialnämndens bidrag till avsnittet verksamhet

Datum Miljö- och hälsoskyddsnämndens timavgift för tillsyn och kontroll samt taxa för Uppsala kommuns offentliga kontroll av livsmedel

TAXA FÖR NACKA KOMMUNS ARBETE ENLIGT ALKOHOL- TOBAKS, LOTTERILAGEN OCH LAGEN OM RECEPTFRIA LÄKEMEDEL

Tomträtt för uppförande av skola i Makaronifabriken på Kvarnholmen, fastigheten Sickla 38:14 Erbjudande om tjänstekoncession

Ramar för upphandling av institutionsvård för barn och unga

Undersökning till föräldrar som gjort skolval 2014

Ny internationell policy och ett utvecklat internationellt arbete

Tertialbokslut 2 för Förskola, fritid och skola

Nacka kommuns tjänstemannaorganisation och bolag

Inriktningen för krav ur miljömässiga, sociala och arbetsrättsliga aspekter vid upphandling

Upphävande av kundvalssystem för karriärvägledning

Tillämpningsanvisningar avseende. kundvalssystem för musikskolan

Användardokumentation Granska abonnemangsfaktura i Visma Proceedo

Attestanter, undertecknande av handlingar år 2013 för kommunstyrelsen

Transkript:

2013-05-24, rev 2013-06-11 1 (6) TJÄNSTESKRIVELSE 2012/156-040 Kommunstyrelsen Prissättning av fördelade administrativa stödtjänster, timdebiterade uppdrag och kontaktcenter Förslag till beslut Kommunstyrelsen fastslår föreslagna principer för beräkning av fördelade administrativa stödtjänster i form av stadshuskostnader, hyror, kommungemensamma system, ekonomioch personalsystem, upphandling av kommungemensamma ramavtal och it-drift. Kommunstyrelsen fastställer följande nivåer för uppdrag som debiteras per timme. 500 kr 600 kr 800 kr 1000 kr 1200 kr Kommunstyrelsen beslutar därutöver följande. Kommunstyrelsen bekostar telefoni, registratur och arkiv. Kostnaderna för receptionen i stadshuset fördelas mellan kommunstyrelsen, 40 procent och social- och äldrenämnden, 60 procent. Särskilda uppdrag som utförs av kontaktcenter betalas även fortsättningsvis av respektive nämnd Sammanfattning Inom ramen för utvecklingen av kommunens ledning och styrning har en översyn gjorts av prissättningen av gemensamma administrativa stödtjänster. Översynen har gjorts mot bakgrund av att nuvarande prissättning har varit svår att förstå, att kostnaden för tjänster har varit svåra att förutse och att dessa förändrats under ett och samma år. Stadsledningskontoret har där tagit fram en prissättningsmodell som ska vara tydlig och ge klara förutsättningar både för verksamheterna som betalar för tjänsterna och för enheterna som tillhandahåller tjänsterna. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167

2 (6) Med den föreslagna modellen kommer både priser och underlag för vad enheter och verksamheter ska betala fastställas i god tid inför nämndernas beslut om mål och budget för nästkommande år samt när nämnder och verksamheternas ska redovisa internbudget. Med modellen blir det en viss eftersläpning eftersom mätperioden (1april föregående år till 31 mars innevarande år) ligger en bra bit tidigare, men fördelen är den tydlighet och förutsägbarhet som modellen ger och som framförallt köpande enheter efterfrågat Ärendet Inom ramen för utvecklingen av kommunens ledning och styrning har en översyn gjorts av prissättningen av gemensamma administrativa stödtjänster. Översynen har gjorts mot bakgrund av att nuvarande prissättning har varit svår att förstå, att kostnaden för tjänster har varit svåra att förutse och att dessa förändrats under ett och samma år. Stadsledningskontoret har där tagit fram en prissättningsmodell som ska vara tydlig och ge klara förutsättningar både för verksamheterna som betalar för tjänsterna och för enheterna som tillhandahåller tjänsterna. Förslaget har diskuterats i stadsdirektörens ledningsgrupp och alla ställer sig bakom förslaget. I de administrativa stödtjänsterna ingår stadshuskostnader (facility services, kaffe, frukt med mera), kommungemensamma system (Raindance, Personec, KanalN, www.nacka.se, ädit) ekonomi- och personalsystem, upphandling av kommungemensamma ramavtal, it-drift och hyror. Principerna i modellen är: Priser för nästkommande år fastställs i maj/juni i samband med att kommunstyrelsen fattar beslut i ramärendet. I de fall betalningen för en tjänst baserar sig på hur mycket en enhet nyttjar den (antal anställda, datorer, fakturor) är underlaget för nästkommande år ett snitt av hur mycket respektive enhet nyttjat under perioden 1 april förutvarande år till 31 mars innevarande år. I de fall nyttjandet förändras under ett år förändras inte kostnaden det året. Kostnaden justeras nästkommande år baserat på snittförbrukningen. För tjänster som betalas per timme fastställs gemensamma timpriser. Debiteringsgraden är 80 %. Kostnader under ett visst belopp som fastställs årligen faktureras inte. Enhetscheferna ansvar för kommunikation kring kostnaden för tjänster och vad som ingår i dem. Med denna modell kommer både priser och underlag för vad man ska betala fastställas i god tid inför nämndernas beslut om mål och budget för nästkommande år samt när nämnder och verksamheternas ska redovisa internbudget. Med modellen blir det en viss eftersläpning

3 (6) eftersom mätperioden ligger en bra bit tidigare, men fördelen är den tydlighet och förutsägbarhet som modellen ger och som framförallt köpande enheter efterfrågat. Priser för 2014 Generellt gäller: Kostnaden för gemensamma administrativa stödtjänster ska vara oförändrad 2014 jämfört med 2013. I sak innebär detta en effektivisering. Hyrorna höjs, i enlighet med kommunfullmäktiges beslut, med 5% per 1 juli 2014 Kostnader under 350 kr faktureras inte. Timarvoden 2014 Vissa tjänster debiterar de administrativa stödenheterna på löpande räkning. Sådana tjänster är exempelvis enhetsspecifika upphandlingar, rekryteringstjänster och ekonomiadministration till kommunens aktiebolag. Timarvoden har tidigare år varierat mellan 400-1300 kronor/timme mellan enheter inom Nacka kommun. Stadsledningskontorets förslag innebär att timpriserna för 2014 låses och är på fem nivåer: 500 kr 600 kr 800 kr 1000 kr 1200 kr Debiteringsgraden bör uppgå till 80% för de medarbetare som jobbar på löpande räkning. Debiteringsgraden räknas på medarbetarens närvarotid, vilket betyder att sjukdom, semester, föräldraledighet med mera ej belastar debiteringsgraden. Kostnader för kontaktcenter Stadsledningskontoret har gjort en översyn av hur kostnaderna för kontaktcenter ska hanteras. Idag betalas kontaktcenter genom att kommunstyrelsen står för en del och att övriga nämnder betalar för vissa delar efter nyttjande. Arbets- och företagarnämnden betalar för konsumentrådgivningen och miljö- och stadsbyggandsnämnden betalar för huvuddelen av stadsbyggnadsservice och receptionen betalar kommunstyrelsen samt social- och äldrenämnden för. Stadsledningskontoret har övervägt en modell som innebär att nämndernas betalning för telefoni och registratur i sin helhet skulle betalas i förhållande till hur mycket nämnderna nyttjar tjänsten. Det är fullt möjligt att göra det eftersom kontaktcenter gör mätningar av antal ärenden man hanterar fyra gånger per år. Beräkningar visar att en sådan modell skulle

4 (6) innebär sänkta kostnader för kommunstyrelsen med 4,6 miljoner kronor per år som istället skulle få betalas av nämnderna. Vissa nämnder skulle få betydande kostnadsökningar, vilket inte skulle kunna ske utan att det görs ramjuteringar mellan nämnderna och kommunstyrelsen. Samtidigt kan man fråga sig om det är eftersträvansvärt att nämnderna ska betala för dessa tjänster efter nyttjande när kontaktcenter är en gemensam funktion. Ska nämnder som har många men relativt enkla ärenden betala mer än nämnder som är få men mer komplicerade ärenden. Att komplettera den ärendemätning som kontaktcenter gör av antal ärenden med hur lång tid respektive ärende tar och värdera hur komplicerade de är skulle ta tid från att ge bra service till medborgarna. Stadsledningskontoret har därför tagit fram ett alternativt förslag som innebär att kommunstyrelsen helt och fullt betalar för telefoni, registratur och kommunarkiv. Det innebär en minskad kostnad för nämnderna med 4,6 miljoner kronor och en ökning med samma belopp för kommunstyrelsen. Även det kräver en ramjustering. Detta alternativ innebär att tjänster som uppfattas som gemensamma betalas gemensamt. Övriga tjänster inom kontaktcenter betalas liksom tidigare nämnts av vissa nämnder. Även dessa alternativ har diskuterats i staddirektörens ledningsgrupp och en enig grupp förordar det senare alternativet. Förslaget innebär att: Kommunstyrelsen tar hela kostnaden för telefoni, registratur och arkiv. Det kräver en ramjustering på 4,6 miljoner kronor som flyttas från övriga nämnder till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen tar 40 % av kostnaden för receptionen i stadshuset och socialoch äldrenämnden 60 %, vilket är oförändrat jämfört med nu. Särskilda uppdrag betalas av respektive nämnd, vilket är oförändrat jämfört med idag Ekonomiska konsekvenser Totalt sett innebär förslaget inga kostnadsökningar. Bilaga Kostnad för tre exempelenheter Mats Bohman Administrativ direktör Stadsledningskontoret

5 (6) Bilaga 1 Kostnadsförändring för tre exempelenheter Enheterna som presenteras nedan är fiktiva, men kan ändå visa hur kostnader för hyra och administrativa stödtjänster ser ut under 2013 och hur det kan se ut 2014. Slutliga kostnadsutfallet för enheterna beror på val som enheterna gör vad gäller exempelvis självservicenivå för personaladministration och mängden lagrad data. I alla tre exempel är det antaget att verksamheterna sitter kvar i samma lokaler 2014 som 2013, det vill säga hyran höjs med 5% år 2014. Dessutom antas att verksamheterna har oförändrat antal medarbetare och elever, antal kund- och leverantörsfakturor, behov av posthantering och annan administrativ service. Exempel 1;Skola med 500 elever och 50 medarbetare (belopp i tusentals kronor) 2013 2014 Förändring Hyra 7 000 7 350 350 Administrativa stödtjänster 1 172 970-202 Ekonomi 13 13 0 Inköp 50 50 0 IT 1 050 848-202 Kommunikation 7 7 0 Personal 90 90 0 Service 25 25 0 Kommentar exempel 1: IT-kostnaden för elever sjunker 2014

6 (6) Exempel 2; Seniorcenter med 70 medarbetare (belopp i tusentals kronor) 2013 2014 Förändring Hyra 1 520 1 596 76 Administrativa stödtjänster 900 489-411 Ekonomi 17 17 0 Inköp 74 74 0 IT 696 327-369 Kommunikation 11 11 0 Personal 168 126-42 Service 25 25 0 Kommentar exempel 2: IT-kostnaden sjunker som en följd av minskad lagring samt enhetens val av bastjänst. Kostnaden för personaladministration sjunker då enheten väljer en högre självservicegrad (från 200 kronor/månad/anställd 2013 till 150 kronor/månad/anställd 2014) Myndighets- och huvudmannaenhet med 20 medarbetare (belopp i tusentals kronor) 2013 2014 Förändring Hyra 1 128 1 184 57 Administrativa stödtjänster 622 474-148 Ekonomi 10 10 0 Inköp 44 44 0 IT 245 97-148 Kommunikation 3 3 0 Personal 54 54 0 Service 320 320 0 Kommentar exempel 3: IT-kostnaden sjunker som en följd av minskad lagring Kostnaden för personaladministration oförändrad då enheten fortsätter med samma nivå av service (fullservice 225 kronor/månad/anställd)