1 Säkerhetsprogram Internt skydd Säkerhetspolicy och säkerhetsföreskrifter Gotlands Kommun Detta dokument är anmält i HSN 235, 2004-08-30, och ersätter säkerhetsföreskrifter och policy antagna av LVN 1994-12-19.
2 Innehåll Sidan Säkerhetspolicy 3 Målsättningar 3 Säkerhetsföreskrifter 4-9 Avsnitt 1. Övergripande säkerhetsföreskrifter 2. Tillträde och ID-kort 3. Stöld/Inbrott 4. IT-säkerhet 5. Patienttillhörigheter/Hittegods 6. Tystnadsplikt 7. Hot och våld 8. Arbetsrättsliga åtgärder 9. Brand 10. Katastrof 11. Alkohol och droger Viktiga telefonnummer 10 Bilagor och checklistor 11
3 Policies och Säkerhetsföreskrifter Säkerhetspolicy Inom består säkerhetsarbetet i att förebygga och undanröja risker samt att begränsa skadeverkningar vid inträffade händelser. Genom att upprätthålla förutbestämda rutiner vill vi eliminera risker och därigenom begränsa ekonomiska och andra skador på person, egendom eller miljö. Säkerheten får aldrig eftersättas, varken av slentrian, oförstånd, okunnighet eller av ekonomiska skäl. I detta dokument redovisas inte frågor som har med medicinsk patientsäkerhet att göra, eftersom denna fråga regleras på annat sätt. Målsättningar s verksamheter skall ha god kunskap om de säkerhetsrisker som föreligger inom respektive verksamhetsområde( tillträdesskydd, stöld/inbrott, sekretess, brandskydd samt hot och våld) och därigenom förebygga oönskade händelser. skall ha ett rapporteringssystem där avvikelser mot uppställd policy redovisas.
4 Säkerhetsföreskrifter 1. Övergripande 1.1 Respektive verksamhetschef är ytterst ansvarig för säkerheten inom sitt verksamhetsområde. Ansvarig för strategiskt säkerhetsarbete inom förvaltningen är försörjningschefen enligt delegation från sjukvårdsdirektör. Miljö- och säkerhetssamordnaren har samordningsansvar gentemot övriga verksamheter på uppdrag av försörjningschefen. 1.2 Säkerhetsrisker, brott och inträffade händelser skall rapporteras till miljö/säkerhetssamordnaren. Rapporteringen av tillbud skall samordnas med förvaltningens avvikelsehanteringssystem i övrigt. 1.3 Säkerhetsrisker, brott och inträffade händelser skall redovisas i förvaltningens ledningsgrupp. Risker skall synliggöras så att strategiska beslut kan fattas i förebyggande syfte eller när skada redan uppkommit i begränsande syfte. 1.4 Egenkontroller (riskanalyser) av verksamheter skall genomföras vid verksamhetsförändringar med utgångspunkt från checklistor och dokumenteras. Resultatet från egenkontrollerna skall vid behov medföra att skyddsåtgärder vidtas. 1.5 Vid om - och nybyggnationer inom förvaltningen skall berörda verksamheters risker klarläggas och lämpligt skydd installeras. 1.6 Vid inpassering till förvaltningens verksamheter/fastigheter efter stängning ansvarar respektive behörig person att dörrar låses och obehöriga ej släpps in. 1.7
5 Varje anställd skall vara väl förtrogen med dessa säkerhetsföreskrifter. Föreskrifterna skall ingå i introduktion vid nyanställning. 2 Tillträde 2.1 Nycklar och passerkort 2.1.1 Systemansvariga för lås- och passerkortsystem skall fastställas. Operatörers befogenhet i lås- och passerkortsystem skall dokumenteras. 2.1.2 Tillträdesansvarig för ytterskaldörrar till fastigheter där verksamheter inom HSF är ensam brukare är försörjningschefen. Samråd skall ske med fastighetsavdelning om flera förvaltningar är verksamhetsutövare inom samma fastighet. 2.1.3 Respektive verksamhets- /avdelningschef är tillträdesansvarig till sin verksamhet och verifierar behörighet (vem och när) till passerkort och nycklar. Dokumentation skall finnas över utlämnade nycklar och passerkort. 2.1.4 Historik ur passerkortsystem får vid brott/händelser begäras av polismyndighet, hälso- och sjukvårdsdirektör, verksamhetschef, miljö- och säkerhetssamordnare. 2.1.5 Varje verksamhet skall årligen inventera samtliga nycklar och passerkort. Saknade/borttappade nycklar skall anmälas snarast till respektive fastighetsavdelning. Saknade/borttappade passerkort skall anmälas till vaktmästeriet, Visby lasarett. 2.1.6 Passerkort och nycklar skall återlämnas till personalansvarig chef snarast efter anställnings upphörande.
6 2.1.7 Passerkort + pinkod skall införas på ytterskaldörrar till fastigheter där hälso- och sjukvården är verksamhetsutövare. (där det är praktiskt möjligt och ekonomiskt rimligt) 2.2 ID-Kort Passerkortet är intern legitimation och nyckel. Kortet är personligt, skall bäras synligt i tjänsten och får ej lånas ut. Passer-/ID-kort ger endast den anställde behörighet till friskvårdslokaler eller motsvarande. 3 Stöld/Inbrott 3.1 Särskilt stöldbegärlig materiel eller varor skall skyddas så att stölder och inbrott undviks. 3.2 Stölder/inbrott skall polisanmälas och rapporteras enligt 1.2. 3.3 Risker vid kontanthantering skall identifieras och förebyggas genom tydliga instruktioner och tekniskt beprövad utrustning. 3.4 Redovisning av dagskassor skall hanteras i låst rum avskilt från utrymme där patient eller besökare uppehåller sig. 3.5 Insamling av dagskassor i samband med transport, får aldrig ske synligt från utrymme där patient eller besökare uppehåller sig. 4. IT-säkerhet 4.1
7 Kommunens IT- riktlinjer och användarregler skall följas. 4.2 Innan datorer kasseras och lämnas till återvinning skall dessa kontrolleras av ITcentrum. Lagringsmedia skall omhändertas och mekaniskt destrueras. 5 Patienttillhörigheter/Hittegods 5.1 Patienters tillhörigheter som omhändertas på avdelning skall dokumenteras och bevittnas. Tillhörigheterna förvaras inlåst på avd. tills utlämning sker genom kvittens till patient efter behandling. 5.2 Avlidna patienter skall avvisiteras gemensamt av 2st personal på avdelning och dokumenteras, utlämning sker genom kvittens till anhörig eller ombud. 5.3 Upphittade eller kvarglömda värdeföremål dokumenteras och lämnas till polis inom 10 dagar. Kläder som ej efterfrågats inom 3 månader kasseras. 6 Tystnadsplikt / sekretess 6.1 Personal inom hälso- och sjukvård omfattas av tystnadsplikt enligt sekretesslagen (Sekretesslagen SFS 1980:100). Broschyren 8 sidor om sekretess inom hälso- och sjukvården och socialtjänsten utgiven av socialstyrelsen, innehåller en sammanfattning av sekretessreglerna. 6.2 Yrkesgrupper som ej är sjukvårdspersonal men som av andra skäl t. ex. drift, service, lokalvård, etc kan exponeras för sekretessbelagd information skall underteckna tystnadsförbindelse. 6.3
8 Destruktion av sekretessbelagda dokument skall göras av respektive verksamhet. 7 Hot och våld 7.1 Checklista för hot finns på sista sidan i kommunens internkatalog. Checklistan skall finnas lätt åtkomlig (greppbar), kopiera sidan vid behov. 7.2 Hot och våld skall polisanmälas. Förutom polisanmälan och arbetsskadeanmälan skall rapportering ske enligt 1.2. 7.3 Checklistor skall finnas inom utsatta verksamheter såsom psykiatriska mottagningar, akutmottagningar och receptioner. Dessa skall vara väl kända och övas/testas. Varje verksamhet skall utreda om risker för våld eller hot om våld i arbetsmiljön finns. 8 Arbetsrättslig åtgärd Medarbetare som bryter mot dessa föreskrifter eller ertappas med brottslig handling riskerar polisanmälan och arbetsrättslig åtgärd enligt gällande avtalsbestämmelser. 9 Brand 9.1 Brandskyddsdokument skall upprättas inom förvaltningens verksamheter enligt lagar och föreskrifter. 9.2 Brandskyddsdokument skall revideras årligen eller vid verksamhetsförändringar.
9 9.3 Brand- och utrymningsövningar/utbildning skall genomföras så att patienter, besökare och personalens säkerhet tryggas. 9.4 Vid aktivt brandlarm inom fastigheter får inga patienter släppas in genom entrédörrar innan larm åtgärdats. 9.5 Ut- och inpassering genom låsta nödutgångar är förbjudet (gäller ej utrymning). Dessa får endast användas vid nödsituationer. 9.6 Rökning inomhus är förbjudet, utomhus endast tillåtet på anvisade platser. 9.7 Förbud mot levande ljus råder på lasarettet och omkringliggande byggnader, undantag för särskilda situationer kan medges. Undantag beslutas efter samråd med räddningstjänst. Övriga verksamheter skall vid användande av levande ljus ha dessa under ständig uppsikt. 9.8 Respektive bokad verksamhet har ansvar för brandsäkerheten vid användandet av konferensrum eller liknande. 10 Katastrof Vid en händelse (bombhot, storbrand eller annat) som är av sådan omfattning att flera verksamheter inom HSF berörs och det krävs övergripande beslut så skall ledningsstrukturen enligt HSF - Katastrofplan tillämpas. 11 Alkohol och droger Drog- och alkoholpåverkad personal inom hälso- och sjukvården en allvarlig säkerhetsrisk och skall hanteras enligt drog- och alkoholpolitiska riktlinjer för anställda i Gotlands kommun.
10 Viktiga telefonnummer Nödnummer ( Polis, ambulans, brandkår): 112 ingen 0 krävs. Polisen Gotland : 0498-293500 Vakthavande polis: 0498-293501 Polisens narkotikaenhet: 070-3100427 070-3100428 Säkerhetsansvarig HSF: Säkerhetssamordnare HSF: Chefsläkare HSF: Arbetsmiljökonsult HSF: Övergripande säkerhetsfrågor 0498-(26)8015 Säkerhetsrapportering, åtgärder, rådgivning, försäkringar 0498-(26)8011 Patientavvikelser/patientsäkerhet, Medicinsk katastrofplan 0498-(26)8012 Arbetsmiljö, arbetsskador, försäkringar 0498-(26)8615 Huvudskyddsombud HSF 0498- (26)8869 Avsnitt Bilagor, blanketter och checklistor 1 Rapport om brott/händelse
11 4 Kommunens IT-riktlinjer 5 Tillvaratagna patienttillhörigheter 5 Blankett ersättningsärende 7 Policy hot våld 7 Råd vid hot om våld 7 Checklista för att utreda risker om hot och våld 8 Checklista för interna brott 9 Brandskyddsdokument 9 Åtgärdsdokument vid brand 10 Checklista externa hot/bombhot 10 Checklista misstänkta försändelser