Org nr 812800-1545 Verksamhetsåret 2017-01-01 2017-12-31 Botkyrka Riksteaterförening är en del av Riksteatern och i dess anda arrangerar föreningen scenkonst på olika scener i kommunen. Föreningens övergripande mål är att erbjuda ett teaterutbud till föreningsmedlemmarna och övriga intresserade som letar efter föreställningar med kvalitet till ett bra pris. Sammanträden Styrelsen har under verksamhetsåret haft 13 protokollförda möten med god närvaro. Arbetsutskottet har endast haft förberedande träffar. Möten Årsmötet hölls i Tumbascenen foajé den 29 mars. Ett årsmöte som var väldigt välbesökt och uppskattat. Vi var 63 medlemmar som utöver årsmötesförhandlingarna bjöds på uppskattad underhållning. Representation, konferenser och utbudsdagar 2017 - Riksteaterföreningens ledamot i styrelsen för Riksteatern Stockholms län är Hans Richardsson. - Utbudsdagarna i Västerås - Scenkonst 17 och Anbud Life arrangerat av Riksteatern - Representanter från föreningen har dessutom deltagit vid arrangemang och i olika grupper tillsammans med kommunen, bl.a. Vi är Botkyrka, Botkyrkadagen, skolornas sportlov, Idéburnas plattform m.m. Föreningens MÅL Öka medlemsantalet 2017 till fler än 650 Publik/föreställning skall vara mer än 70 % i genomsnitt av tillgängliga platser. Ett utökat samarbete med föreningar/organisationer i Botkyrka ger fler än 5 nya medlemsorganisationer Öka och utveckla dialogen med medlemmarna genom ett ökat användande av sociala medier som Facebook, Hemsida och Instagram 1
Att fler än 10 (utöver styrelsen) engagerar sig i föreningens verksamhet/aktiviteter Medlemmar Föreningen hade 590 medlemmar den 31 december 2017, varav 12 är organisationsmedlemmar (PRO, SPF, HSB, Verdandi och liknande). Under året har vi tappat 95 medlemmar men har också fått 63 nya. Målet för verksamhetsåret var fler än 650 medlemmar vilket vi inte har uppnått. Detta trots flera insatser för att öka medlemsantalet. Medlemsavgiften har under året varit oförändrad. Vi har under verksamhetsåret endast fått 2 nya organisationer som medlemmar vilket inte motsvarar vårt uppsatta mål. Publiksiffror - Föreställningar Antal Föreställningar 2017 2016 Beläggning Scenkvällar 21 3136 2548 56% 149 snittbesök Barnföreställningar 14 970 1220 90% 69 snittbesök Onsdagskul 8 3137 2284 Summa 42 7243 6052 När det gäller beläggningen för scenkvällar har vi nått över målet för höstens föreställningar. Beläggningen var då 76 %, tillsammans med vårens föreställningar missade vi dock målet rejält. Hösten gav oss ett antal utsålda föreställningar närmare bestämt 5 stycken. Vi inledde då också ett samarbete med Riksteatern då vi fick arrangörsansvaret för de premiärer som förlades till Hallundahuset. Vilket säkert bidrog till att publiksiffrorna ökade. Barn- och familjeföreställningarna har även i år visat på en bra publiktillströmning. Med en beläggning på 90 %. Likaså är det med Onsdagskul i Hågelbyparken under sommarmånaderna. Här redovisar vi en klar ökning av publikantalet. Beläggningen uppnår inte målbilden i verksamhetsplanen. Strategin och målen är rätt, det som är svårt är att påverka efterfrågan som varierar över tid som i sin tur påverkar måluppfyllelsen. Biljettförsäljning Vi säljer idag biljetter till vuxenföreställningar genom föreningens hemsida och via ombud. Internetförsäljningen sker via Tickster. Biljettpriset ändrades i början av året och scenpassrabatten har varit oförändrat. Styrelsen utsåg en ansvarig för biljettförsäljningen tillika kontaktperson för samtliga ombud som idag är 13 st. Ombuden har sålt en tredjedel av biljetterna. Engagemanget har varit stort och betydelsefullt för föreningen. 2
Marknadsföring Information Kommunikation Under året har föreningen engagerat sig mer i att använda sig av sociala medier som Facebook, Instagram och Twitter. Samtliga vuxenföreställningar annonserades ut via Facebook som idag har 408 följare. Vi skickar ut nyhetsbrev och pressmeddelanden via e-post. Vi arbetar kontinuerligt med att utveckla vår hemsida. Programbladet på scen i Botkyrka skickas ut till samtliga medlemmar inför varje säsong. En information som är uppskattad o innehållsrik. Inför vår och höstsäsong bjöds samtliga medlemmar in till VIP-möten för presentation av utbudet, ett mycket uppskattat evenemang. Barnteatergruppen Gruppen har i tidigare årsberättelser fått eloger för sitt jobb och det är väl värt att upprepa att den borgar för Riksteaterföreningens framtid genom sitt engagerade och förtjänstfulla arbete. Gruppen arrangerar självständigt föreställningar för barn, ett arbete som innebär att bevaka och analysera barnteaterutbudet, avtala med teatergrupper och lokalinnehavare om tid och plats, affischera och annonsera, sköta biljettförsäljning samt att svara för värdskapet vid föreställningarna. I barnteatergruppen ingår Marianne Bergquist, Ann-Louise Bergström, Taina Virta, Ylva Fridell, Raija Hirvonen och under första halvåret Siv Norén - samtliga från Riksteaterföreningen-, Jessica Sjögren/Therese Sallhed, Hågelbyparken, Susanna Freund-Widman, Botkyrka kommun samt Åsa Wiese ABF Botkyrka/Salem. Barnteaterföreställningar ges i Folkets Hus Hallunda, på Tumbascenen samt i Hågelbyparken. Onsdagskul 2017 Program Publik Ser.avg Gage Kommentar TOTAL 3 137 25 096 74 600 ABF-stöd 8 x 1000 kr ej medräknat här! Gagebudget enligt beslut 80 00 Summa intäkt exklusive serv.avgift. 88 777 Gage 74 600 Bokningsarvode, FHP, à 800 kr, ej moms x 4 3 200 Ljudteknik, inkl tekniker x 2 20 220 moms 25% 4 820 Kostnad för tryck av program, pr, grafisk form 16 865 moms 25% 4 216 Ljudtekniker lön Hågelby 1 tillfälle 950 Fika artister och teaterför.värdar 1 106 SUMMA KOSTNADER 125 977 RESULTAT exkl moms: - 37 200 Hågelbyparken fakturerar teaterföreningen: SUMMA: 125 977 Teaterföreningen fakturerar Hågelbyparken: biljettintäkt: 88 777 Hågelbyfonden Ingående värde 50 281 Förbrukat -22 964 Utgående värde 27 317 3
Verksamhetsutveckling organisation Under våren 2017 inleddes ett arbete med att bilda verksamhetsgrupper inom styrelsen. Målsättningen har varit att vitalisera styrelsens arbete. Initiativet har haft en positiv inverkan på styrelsearbetet. Utvecklingsarbete kräver tid och kommer att fortsätta nästa verksamhetsår. Som ett stöd för denna utveckling av föreningen och en gemensam samlingspunkt har föreningen nu ett kansli i Folkets Hus Hallunda. Riksteaterföreningen och Botkyrka kommun Utöver kommunens bidrag har vi ett givande och utvecklande samarbete med Botkyrka kommun som vi uppfattar som ömsesidigt. Inte minst beträffande våra föreställningar med minoritetsspråk och andra ömsesidiga arrangemang som nycirkus m.fl. Under slutet av året påbörjades en dialog om att nuvarande bidragsansökan ersätts med ett tvåårigt avtal. Avtalet skall reglera samverkan, utveckling och bidragsnivåer. Kommunens bidrag täcker ca 30 % av föreningens intäkter vilket borgar för att vi kan ålla låga priser till våra föreställningar. Samarbetspartners Vi samarbetar med flera aktörer: - ABF Botkyrka/Salem vid familjeföreställningar, onsdagskul, barnteater och scenkvällar. - Botkyrka kommun vid vissa föreställningar för skolbarn, olika språkgrupper och vuxenföreställning som Cirkus Cirkör. - Stockholms läns Riksteaterförening - Hågelbyparken, Onsdagskul under sommarmånaderna för barn och under vintern, Vinterkul. - Riksteatern, som bl.a. tillhandahåller lokal för styrelsemöten, en större postlåda för material och framförallt en medlemsservice som bistår oss med affischer, tryck, medlemsregister m.m. - Folkets Hus Hallunda som hyr ut scener och expedition - Folkets Hus Tumba - Tumbascenen - Grödinge Nya Bygdegårdsförening. - Teaterklubben Repliken Att kunna samarbeta är en viktig utgångspunkt i arbetet med att föra scenkonsten framåt. Vi vill här passa på att tacka våra samarbetspartner för en god samverkan under året. 4
Föreningens valda funktionärer Styrelsen Ordinarie ledamöter: Ordförande Hans Richardsson Vice ordförande Taina Virta Kassör Brith Karlsén Sekreterare Jan Kylhammar Mats Blomberg Pekka Jyrkkä Elisabeth Vollmer Shahina Begum Håkan Esterling Ersättare Ninnan Gabrielsson Ylva Fridell Guillermo Ferrada Vicuna Malin Lodefall Margareta Holmqvist Gunnel Lundström Anna-Marie Jansson Arbetsutskott (AU) Hans Richardsson Jan Kylhammar Brith Karlsén Revisorer Valberedning Jarl Bergquist Ordinarie Sammankallande Raija Hirvonen Kurt Sjölander Ordinarie Mira Wahlgren Anders Stenström Ersättare Jan Karlsson Peter Edsbrand Ersättare Fredrik Olsson Åsa Wiese 5
Resultaträkning Belopp i kr Not 2017-01-01 2017-12-31 2016-01-01 2016-12-31 Nettoomsättning 1 997 423 854 287 Råvaror och förnödenheter 2-773 872-700 415 Övriga Externa kostnader 3-222 151-232 014 Rörelseresultat 1 400-78 142 Resultat från finansiella poster Ränteintäkter/Räntekostnader 4-27 Resultat efter finansiella poster 1 400-78 115 Resultat före skatt 1 400-78 115 Årets resultat 1 400-78 115 6
Balansräkning Belopp i kr Not 2017-12-31 2016-12-31 TILLGÅNGAR Finansiella anläggningstillgångar 5 202 000 202 000 202 000 202 000 Kundfordringar 8 000 28 000 Övriga fordringar 6 73 851 133 325 81 851 161 325 Kassa och bank 174 906 23 633 SUMMA TILLGÅNGAR 458 757 386 958 Belopp i kr Not 2017-12-31 2016-12-31 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital -212 224-258 687 Årets resultat -51 681 46 463 S:a Eget kapital -263 905-212 242 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder -121 233-0 Övriga skulder 7-73 618-100 846 Uppl kostnader och förutbetalda intäkter 0-48 142 Summa kortfristiga skulder -194 852-171 734 SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL -458 757-386 958 7
Noter med redovisningsprinciper och bokslutskommentarer Föreningens säte mm Föreningen Botkyrka riksteaterförening bedriver sin verksamhet som ideell förening och har sitt säte i Hallunda. Värderingsprinciper m m Tillgångar, avsättningar och skulder har värderats till anskaffningsvärden om inger annat anges. Fordringar Fordringar är redovisade till anskaffningsvärde, minskat med eventuell Nedskrivning Not 1 Intäkternas fördelning 2017-01-01 2017-12-31 2016-01-01 2016-12-31 Teaterbiljetter 622 872 385 246 Teaterresor 0 36 550 Medlemsavgifter 44 272 50 466 Öresavrundning -1-2 Kommunbidrag 296 280 287 000 Övriga erhållna bidrag 34 000 45 027 Övriga intäkter 0 50 000 Summa intäkter 997 423 854 287 Not 2 Råvaror och förnödenheter Gager -562 397-523 675 Teaterbiljetter - -56 985 Arrangemangskostnader -189 277-115 965 Styrelse och medlemsmöten -22 198-3 790 S:a råvaror och förnödenheter -773 872-700 415 Not 3 Övriga Externa kostnader 2017-01-01 2017-12-31 2016-01-01 2016-12-31 Hyra lokal -80 906-55 560 Förbrukningsinventarier -5 101 0 Kost och logi / förtäring -7 097-48 002 Reskostnader och bilersättning -3 348-9 203 PR reklam och annonser -37 259-21 851 8
Kontorsmaterial -6 844-2 780 Trycksaker -51 832-70 712 Telefon -733-1 501 Porto -19 589-8 498 Föreningsstämma / årsredovisning 0-768 Övriga förvaltningskostnader -8 134-13 139 Kostnader bank o postgiro -1 308 0 S:a externa kostnader -222 151-232 014 Not 4 Resultat finansiella poster Räntekostnad 0 27 S:a finansiella poster 0 27 Not 5 Andelar och värdepapper 2017-01-01 2017-12-31 2016-01-01 2016-12-31 Andel Nordea anskaffning 200 000 200 000 Förändring under året Ej bokf (60 514) (60 955) Marknadsvärde Ej bokfört (260 514) (260 955) Andel FH Hallunda 10 st 1 000 1 000 Andel FH Tumba 10 st 1 000 1 000 S:a Andelar 202 000 202 000 Not 6 Övriga fordringar 2017-01-01 2017-12-31 2016-01-01 2016-12-31 Förskott 100 Skattekonto 627 628 Momsfordran 61 724 101 981 Övriga kortfristiga fordringar 5 400 2 000 Förutbetalda hyror 6 000 0 S:a Övriga fordringar 73 851 104 609 Not 7 Övriga skulder 2017-01-01 2016-01-01 Tigern 37 265 37 265 Förutbetalda biljetter 36 354 13 330 S:a Övriga skulder 73 619 50 595 9
Kostnader (gager mm) Övriga kostnader Intäkter budget Kostnader budget Differens Budget - Saldo RE-nr Resultatenhet (RE) Intäkter Saldo Re 01 Kommunbidrag 296 280 296 280 280 000 16 280 Re 02 Medlemsavgifter 44 272 768 43 504 55 000-11 496 Re 05 Administrativa kostnader 70 289-70 289 45 000-25 289 Re 06 Ombuds-/medlemsmöten 10 615 9 373-19 988 18 000-1 988 Re 07 Marknadsföring/medlemskontakter 34 628-34 628 30 000-4 628 Re 10 Scenkvällar 527 148 573 016 58 143-104 011 480 000 630 000 45 989 Re 11 Familjeföreställning Norra 19 270 28 478 16 289-25 497 20 000 50 000 4 503 Re 12 Familjeföreställning Södra 18 726 33 020 13 865-28 159 20 000 50 000 1 841 Re 13 Familjeföreställning Hågelby 91 753 101 967 18 750-28 964-28 964 Re 15 Samarbetsförest barn&ungdom 0 17 000-17 000 10 000-7 000 Re 16 Övriga vuxenföreställningar 0 0 25 000 25 000 Re 19 Teaterresor 0 0 55 000 55 000 Re 24 Årsmöte 3 000 6 821-9 821 24 000 14 179 SUMMA 997 449 767 096 228 926 1 427 855 000 937 000 83 427 Re 13 Familjeföreställning Hågelby 100 000 100 000 0 Bokfört resultat 1 427 1 427 166 854 Re01 Kommunbidrag 100% betalt. Ökning initsierad av kommun Re 02 Medlemsavgifter Minskat antal medlemar Re 05 Administrativa kostnader Re 06 Ombuds-/medlemsmöten Inköp dator 5, Porto 16 innehåller post fr fg år, kont mtrl 7 möten 7 hyra 24 Vip-mötet plus ombudsmötet inkl lokalhyra Re 07 Marknadsföring/medlemskontakteTrycksaker och porto Re 10 Scenkvällar Re 11 Familjeföreställning Norra Intäkter och Gager samt omkostnader, bra beläggning och premierer hos Riksteatern ger Mindre intäkt men även mindre kostnader Re 12 Familjeföreställning Södra Mindre intäkt men även mindre kostnader Re 13 Familjeföreställning Hågelby Re 15 Samarbetsföreställningar Re 16 Övriga vuxenföreställningar Re 19 Teaterresor Re 24 Årsmöte Likviditet Bokadagerna samt vinterkul + Onsdagskul. Ingen budget lagd Cirkus Cirkör, betalade hyra för 2016 enligt ÖK med KoF Ingen aktivitet Ingen aktivitet Utskick kallelse, Revision + underhållnng På bankkontot 2017-12-31 +170 403 Kommande betalningar hos banken t o m 23/1= 102 233 Utfall per resultatenhet i förhållande till budget 2017 10
Slutord Att arbeta med Botkyrka teaterförening är både roligt och intressant. Det ger definitivt mer än vad det tar. Vi som arrangör möter vanligtvis glada och nöjda besökare. Det ger energi för att vilja gå vidare och göra mer. Det finns dock hela tiden utmaningar som föreningen och styrelsen hela tiden måste vara beredda/villiga att se över och eller utveckla. Det kan gälla: hur arrangemangen runt respektive föreställningar upplevs och fungerar hur vi tilltalar en ny publik inom kommun men också utanför kommunen hur vi informerar och marknadsför vår verksamhet/föreställningar hur vi engagerar fler medlemmar i verksamheten hur vi fastställer programmen inför varje säsong hur vi kan bli mer kända och få fler medlemmar hur vi behåller en stark ekonomi Utmaningar kommer att finnas och det krävs därför att styrelsen fortlöpande fokuserar sitt arbete på uppföljning, samarbete och vidareutveckling. Med stöd av en dialog med publik, medlemmar, ombud, samarbetsorganisationer och Botkyrka kommun borde det finnas alla förutsättningar att Botkyrka Riksteaterförening utvecklas och blir än bättre. Vi i den avgående styrelsen lämnar ett antal utvecklingsfrågor som belyses i förslag till verksamhetsplan 2018 till den kommande styrelsen. Vi är övertygade om att vid årsmötet för 2017 tas det ett antal steg framåt enligt den verksamhetsplan som föreslås årsmötet. Vi vill passa på att tacka Maria och Göran Gröndahl för sitt arbete med utskick till samtliga medlemmar. Vidare vill vi rikta ett stort tack till Raija Hirvonen, Ann-Louise Bergström och Marianne Bergquist för ett engagerat arbete. Det sista tacket går till Arne Hessel för sitt idoga arbete med medlemsregistret. Vi vill med dessa ord tacka för oss och önska föreningen samt den kommande styrelsen Lycka till. 11
Styrelsen i Botkyrka Teaterförening i mars 2018 Hans Richardsson Brith Karlsén Jan Kylhammar Ordförande Kassör Sekreterare Taina Virta Håkan Esterling Elisabeth Vollmer Vice ordförande Ordinarie ledamot Ordinarie ledamot Pekka Jyrkkä Mats Blomberg Shahina Begum Ordinarie ledamot Ordinarie ledamot Ordinarie ledamot 12