1 (5) Ledningsförvaltningen Ekonomikontoret Datum Diarienummer 2016-06-22 KS0001/16 Handläggare Sari Nilsson, budgetchef Telefon: 023-868 60 E-post: sari.nilsson@falun.se Till samtliga förvaltnings-, kommunstyrelsechefer och ekonomer Anvisningar till nämndernas verksamhetsplaner inför 2017 Planeringsarbetet inför 2017 övergår nu till att nämnderna upprättar verksamhetsplaner med budget utifrån kommunfullmäktiges beslut i juni. Verksamhetsplanen har till syfte att vara ett styrdokument som visar hur verksamheten kommer att bedrivas för att klara uppdraget med hänsyn till de mål, ekonomiska ramar och prioriterade områden som fastställts av kommunfullmäktige. Den reviderade styrmodellen för Falu kommun är nu antagen och verksamhetsplanerna ska spegla förändringarna enligt styrmodellen. I årsplan med budget 2017-2019 redovisas nämndens nettoram inför 2017 utan särskild redovisning av tillskott och uppräkningar. Årsplanen innehåller även den strategiska handlingsplanen där kommunövergripande resultatmål presenteras. Vidare finns en bilaga med indikatorer, som kommunfullmäktige har beslutat att kommunstyrelsen ska begära in synpunkter på. Av verksamhetsplanen ska det framgå hur nämnden kommer att hantera eventuella volymförändringar, politiska prioriteringar, ändrat uppdrag, nya tjänster och finansiering. Verksamhetsplanen ska inte innehålla nya äskanden utan den av kommunfullmäktige i juni fastställda driftramen är den yttre finansiella gränsen för åren 2017-2019. Nämndens verksamhetsplan ska - utifrån fullmäktiges budgetbeslut i juni - beskriva Vad vi kommer att utföra och till vilken kvalitet Vilka verksamhetsmål vi sätter upp för verksamheten och dess kostnadseffektivitet Vilka indikatorer ska mäta måluppfyllelsen av både resultat- och verksamhetsmål Hur bidrar nämnden till att uppnå målen i hållbarhetsprogrammen Verksamhetsplanerna ska vara inrapporterade i Hypergene senast den 26 september. I oktober sker en avstämning av inkomna verksamhetsplaner, då med fokus på att anvisade driftramar används för prioriterad verksamhet. I november behandlar kommunfullmäktige beslut om eventuellt reviderad årsplan med budget, om förändringar till följd av yttre faktorer påverkar kommunen väsentligt ur ekonomisk synvinkel.
Verksamhetsplanens innehåll Den reviderade styrmodellen innebär en del förändringar i nämndernas arbete med verksamhetsplaner. Nedan beskrivs de avsnitt som ska finnas med i nämndens verksamhetsplan. Verksamhetsplanen rapporteras in i Hypergene i den nya verksamhetsplanemodulen. Utbildning i Hypergene kommer att genomföras den 26 augusti kl 9-12. Utbildningen riktar sig till controllers och andra som ska sköta den praktiska inrapporteringen. För att underlätta arbetet vid övergången till ny rapporteringssätt, bifogas en arbetsmall för verksamhetsplanen med rubriker. Denna arbetsmall ska inte lämnas till ekonomikontoret utan rapporteringen av verksamhetsplanerna sker i Hypergene. Verksamhetsplanen för 2017-2019 ska innehålla följande avsnitt: Uppdraget Här ska styrelsen/nämnden kortfattat och översiktligt redovisa sitt uppdrag. Verksamhetsförändringar och vidhängande aktiviteter som görs inför 2017 eller planeras under planperioden ska redovisas. Nämndens bidrag till resultatmålen och hållbar utveckling Allting som görs inom Falu kommun ska bidra till ett hållbart samhälle. Samtliga resultatmålen tar sin utgångspunkt ifrån hållbarhetsprogrammen vilket innebär att genom att arbeta mot resultatmålen, bidrar vi även till en hållbar utveckling. Folkhälsorådet har prioriterat området Barn och unga. Enligt folkhälsorådet ska barn och unga vara ett fokusområde under 2017 och lyfter fram följande prioriteringar: Barn och ungas psykiska ohälsa ska minska. Systematisk samverkan ska utvecklas och prioriteras med fokus på att barn och unga som mår dåligt så tidigt som möjligt ska få förebyggande och rehabiliterande insatser som möjliggör att de klarar att gå ut skolan med godkända betyg och upplevd god hälsa. Ungdomars trygghet på stan ska öka. Barn och ungas möjligheter till bra fritidsaktiviteter ska utvecklas utifrån perspektivet på lika villkor vad avser både kön och ekonomisk status. Mot bakgrund av att den psykiska ohälsan är betydligt högre bland unga tjejer jämför med unga pojkar ser rådet anledning att understryka vikten av perspektivet på lika villkor. Tillväxtrådet har för de närmaste åren prioriterat området Kompetensförsörjning. Kompetensförsörjning är en strategiskt viktig prioritering dels eftersom den har effekt på barn och ungas uppväxtvillkor men framförallt eftersom vi möter ett omfattande generationsskifte i Falu kommun de kommande åren. Redan idag är jobbtillväxten större än befolkningstillväxten. Tillväxtrådet rekommenderar att: Samverkansinsatser som kortar vägen till studier och arbete för nyanlända samt individer i försörjningsstöd ska prioriteras. Insatser för att attrahera, behålla och utveckla kompetens till och i kommunen ska prioriteras. Antalet hushåll med egen försörjning ska öka så att långvarigt beroende av försörjningsstöd minskar. 2(5)
Miljörådet har prioriterat området klimat och konsumtion med syfte att: Öka medvetenheten om kopplingen mellan klimat och konsumtion Öka medvetenheten om vad som krävs av Sverige och Sverige företag och invånare för att nå klimatmålsberedningens föreslagna mål att Sverige 2045 ska ha minskat utsläppen från verksamheter inom svenskt territorium ska ha minskat med minst 85 procent jämfört med utsläppen 1990. Reflektera över vad det betyder för Falu kommun och våra strategier. Vidare rekommenderas initiativ som tar upp samband mellan konsumtion, miljö och identitet i skolorna. Av verksamhetsplanen ska det framgå hur nämnden kommer att arbeta med målen i den strategiska handlingsplanen. Hållbarhetsrådens rekommenderade prioritering ovan ska ses som vägledning i detta arbete. 3(5) Uppdraget ska även återspeglas i tjänstekatalogens utbud. Resultatmålen med indikatorer Här presenteras de resultatmål och indikatorer som nämnden själv eller i samverkan med andra nämnder/bolag ska arbeta med. Verksamhetsmålen med indikatorer Här presenteras de verksamhetsmål som nämnden formulerat utifrån fullmäktiges resultatmål. Verksamhetsmålen ska bidra till uppfyllelse av resultatmålen. Till varje verksamhetsmål ska en eller flera indikatorer koppas. Indikatorerna ger signaler om målet har uppnåtts eller på väg att uppnås. Vid val av indikatorer är det viktigt att både kunna mäta resurser, verksamhet och resultat (jmf styrningens dimensioner) Vid val av indikatorer är det även viktigt att hitta indikatorer som mäter kvalitén. Verksamhetsmålen och dess indikatorer återrapporteras och följs upp i respektive nämnd. Resursfördelningen Här ska varje tjänstegrupp innehållsmässigt beskrivas med några ord på ett överskådligt sätt. I tjänstekatalogen redovisas VAD som ska utföras. Redovisa översiktligt förvaltningens tjänster som kommer att levereras/utföras till kund. För kommunstyrelsens förvaltningar avser kund de förvaltningar, nämnder, och andra interna enheter som verksamheten riktar sig emot. Interna stödaktiviteter/tjänster såsom ledning, gemensam administration, overheadkostnader etc. ska alltid ingå i den tjänst som slutligen levereras till kunden/brukaren. Tjänstekatalogens utbud ska även återspegla uppdraget och budgetbeslutet från fullmäktige. I detta avsnitt ska det även redovisas de konsekvenser som budgetbeslutet kommer att innebära. Det kan gälla kvalitetsförändringar, rationaliseringar, ej genomförda uppdrag etc. Det kan även innebära utökade eller förändrade uppdrag, möjlighet att effektivisera verksamheten mm. I excelbilaga återfinns mallen till tjänstekatalogen. Där ska framgå de volymer och á-priser som varit grunden för budgetbeslutet. OBS att nämndens/styrelsens budgetram ska framgå som sista post respektive år i kalkylen. Tjänstekatalogen ska bifogas in i
4(5) verksamhetsplanen i Hypergene och den ska även biläggas i excelformat. Investeringar Redovisa och beskriv översiktligt vilka investeringsobjekt, som planeras och inryms i den i juni beslutade budgetramen för perioden 2017-2019 och ange även deras driftkostnader (samtliga kostnadsslag) under planperioden. Även prognos för 2016 ska fyllas i. Observera att nämnden behöver göra en bedömning av förbrukningen av redan beviljade investeringsmedel för 2016 och de medel som inte kommer att förbrukas ska inkluderas i äskandet för 2017-2019. Den detaljerade investeringsplanen bifogas som ligger till grund för budgetbeslutet, KF 16 juni 2016. Mindre objekt (<2 mnkr) kan redovisas samlat som en enskild post. Av tabellen ska slutligen framgå den totala investeringsram som beviljats nämnden. Avseende investeringar över 5 miljoner kronor ska en tidplan upprättas där det tydligt framgår planerad tidpunkt för start och tidpunkt för avslut, dvs när investeringen tas i bruk. Vidare ska även betalningsflödet specificeras. Närmare anvisningar och mallar kommer under hösten. Förslag till investeringsbudget ska bifogas in i verksamhetsplanen i Hypergene och även biläggas i excelformat. Särskilt uppdrag till nämnderna Utöver verksamhetsplanen, ska nämnderna inkomma med synpunkter avseende de föreslagna indikatorerna till resultatmålen. Nämnderna kan både föreslå att en indikator tas bort och/eller att formuleringen ändras. Vidare kan nämnden föreslå nya indikatorer till resultatmålen. Det är viktigt att indikatorer är uppföljningsbara och har en tydlig önskvärd trend eller målnivå. Förslagen till ändringarna rapporteras i Hypergene.
5(5) Tidplan för höstens arbete 26 september Ekt Budget/verksamhetsplan till Ekt från nämnder och utskott (inkl KS förvaltningar) 19 oktober KSL Ledningsförvaltningens budget behandlas i KSL 24 (heldag) o 25 oktober (f.m.) KSL KSL Avstämning av budget/verksamhetsplaner och fortsatt beredning för vissa styrelser o nämnder 25 oktober KS Eventuellt reviderat beslut om skattesats för 2017 31 oktober Ekt Bolagen och RDM inrapporterar budget till Ekt 2 november Ev. MBL-förhandling inför reviderad Budget 2017 kl 10.00 8 november KS KS beslut om ev ändrade anslag (mot bakgrund av nya skatteprognoser, omvärldsfaktorer eller andra synnerliga skäl) Information om bolagens budget i KS 24 november KF KF beslut om eventuellt reviderad Årsplan med budget 2017-2019 15 december Verksamhetsplanerna är justerade till beslutad definitiv budget 2017. Ansvariga: förvaltningar och kontor 30 december Förvaltningar/kontor har registrerat och avstämt budget i budgetsystemet Kjell Nyström Ekonomichef Sari Nilsson Budgetchef Bilagor: Bilaga 1 Mall för tjänstekatalog Bilaga 2 Investeringsbudget Bilaga 3 Arbetsmall för verksamhetsplanen