Kommunalförbundet ITSAM

Kommunalförbundet ITSAM Delårsbokslut För perioden 2014-01-01 till 2014-08-31 ~ 1 ~

INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE... 3 ITSAMs syfte...3 Sammanfattande kommentarer och måluppfyllelse...3 Kommunalförbundets ekonomi...4 Periodens resultat och prognos för helåret 2014...4 God ekonomisk hushållning...4 Viktiga händelser under perioden...3 Viktiga händelser efter periodens utgång...3 Ekonomiska mål...4 Resultat...4 Balanskrav...4 personella mål...4 Redovisning av sjukfrånvaro... 4 Verksamheterna...5 Bredband - Fysiska nät... 5 Tjänste id-kort... 6 IT-SÄKERHET... 6 Utveckling... 6 ITSAM-Arkiv... 7 Aktiva nät... 5 Telefoni... 7 Kundansvariga... 7 Service... 8 Servicedesk... 9 FINANSIELLA RAPPORTER OCH NOTER... 10 Resultaträkning (perioden januari-augusti)... 10 Noter och tilläggsupplysningar till resultaträkningen... 10 Kassaflödesrapport... 11 Balansräkning... 12 Noter och tilläggsupplysningar till Kassaflödesrapporten och balansräkningen... 13 Redovisningsprinciper... 13 MÅLUPPFYLLELSE... 14 ~ 2 ~

FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Kommunalförbundet ITSAM avlämnar här delårsrapport för perioden 1 januari tom 31 augusti 2014. Rapporten syftar till att ge läsaren en översiktlig redogörelse för utvecklingen av ITSAMs verksamhet med en helårsprognos för 2014 års resultat. Kostnader och intäkter har periodiserats. ITSAMS SYFTE ITSAM ska leverera största möjliga kundnytta inom ITområdet till sina medlemskommuner. Detta syfte konkretiseras i följande punkter: 1. ITSAM ger medlemskommunerna en gemensam ITorganisation med bred och djup kompetens 2. ITSAM ska leverera funktion och vara en betjänande och informerande stödverksamhet. 3. ITSAM ska bygga ut bredband till medlemskommunernas invånare. 4. ITSAM ska agera som en juridisk part mot leverantörer. 5. ITSAM ska vara medlemskommunernas beställarkompetens när det gäller IT-relaterade frågor. 6. ITSAM ska vara medlemskommunernas spjutspets vad det gäller IT-strategiska frågor. 7. ITSAM ska medverka till och möjliggöra fördjupad samverkan på andra verksamhetsområden. SAMMANFATTANDE KO MMENTARER OC H MÅLUPPFYLLELSE Verksamheten har under perioden arbetat vidare utifrån de fyra övergripande målsättningarna från ITSAM-avtalet innefattande 1) en effektiv gemensam IT-driftsorganisation, 2) en god samordning av IT-verksamheten på kommun och förvaltningsnivå, 3) Beställarkompetens inom IT-området samt 4) IT-Strategikompetens. I samband med tillträdet av en ny förbundsdirektör under våren 2014 organiserades verksamheten om genom en indelning i de fyra områdena nät & telefoni, utveckling, service och marknad. Den tidigare fastslagna budgeten från november 2013 arbetades om och fastställdes i direktionen i juni 2014. I samband med antagandet av de reviderade verksamhetsmålen inleddes ett omfattande arbete med att formalisera och förbättra kommunikation och samarbete med medlemskommunerna. Arbetet innebär att rutiner och processer kartläggs i samråd med användarrepresentanter i kommunförvaltningarna för att därefter formaliseras i driftsöverenskommelser. Detta innebär stora förändringar framförallt för kundansvariga. I syfte att förstärka och förbättra inköpsfunktionen tillsattes en upphandlingschef redan i början av året och under perioden har två öppna upphandlingar genomförts, tre konkurrensutsättningar inom befintliga ramavtal och ett antal mindre direktupphandlingar. Sammantaget är verksamheten nu på väg in i en viktig konsolideringsfas där processer ses över och effektiviseras. Måluppfyllelsen utifrån de reviderade målen bedöms överlag som god, verksamhetsmässigt- och ekonomiskt. VIKTIGA HÄ NDELSER U NDER PERIODEN -Projekt gällande införande av nytt dokument och ärendehanteringssystem (IDHA) är avslutat. Samtliga medlemskommuner använder nu systemet i skarp drift. -Fem av medlemskommunerna har antagit informationssäkerhetspolicy IT, vilket är det övergripande dokument som framgent styr formaliseringen av IT-driften inom medlemskommunerna och kommunalförbundet. Handhavandeinstruktioner, användarvillkor och underliggande policys har publicerats på kommunalförbundets websida. -Teknisk support för verksamhetskritiska system har införts under perioden. Utvärdering sker vid årets slut. -Driftsättning av verktyg för kontroll av mobila enheter (MDM) har avbrutits pga utvecklingsstopp. Arbetet beräknas kunna återupptas under nästa budgetår. -Utbyggnaden av fibernät inom Vimmerby Kommun är i gång på bred front. Stamfiber till Kisa finns på plats och under augusti månad driftsattes Vimarskolan som den första kommunala verksamheten i Vimmerby kommun. -Införande av system för nyckelfri hemtjänst har påbörjats i enlighet med option från tidigare upphandling. Först in i drift är Vimmerby Kommun. -Förnyad konkurrensutsättning för nätverksprodukter, fordon och support och underhåll för IDM system är genomförda -Uppgradering av telefoniväxel är genomförd enl. plan. -Utrullningen av Windows 7 har ägt rum i samtliga kommuner exklusive Vimmerby inom ramen för projekt OWE (Office-Windows-Exchange). Ca 2400 timmar har lagts ned sedan projektstart. VIKTIGA HÄ NDELSER EFTER PERIODENS UTGÅ NG Upphandling av kommunikationsoperatör för fibernätet i Vimmerby avbröts i september. Kommunalförbundet fortsätter undersöka hur kommunikationsoperatör kan anlitas. ~ 3 ~

K OMMUNA LFÖRBUND ETS EKON OMI EKON OMISK A MÅL Under årens lopp har ITSAMs ekonomi ramjusterats och överförts till finansiering i form av tjänst. Det finns en uttalad ambition från medlemskommunerna att detta ska fortsätta även framöver. P ERIODE NS RESU LTA T OCH PRO GN OS FÖR HELÅ RET 2014 Periodens resultat uppgår till 1 876 tkr vilket är över den reviderade budget som fastställdes i juni 2014. Den totala omsättningen återspeglar ITSAMs ordinarie verksamhet och de bredbandsprojekt som ITSAM driver för medlemskommunernas räkning. Under perioden har ekonomin påverkats positivt av anställningsstopp samt stopp för utveckling av nya tjänster, något som på sikt inte bedöms som en hållbar situation utifrån uppdraget att effektivisera IT-driften för medlemskommunernas räkning. Ett ärende gällande utveckling av e-tjänster har hög prioritet vilket kommer att medföra utvecklingskostnader. Målet om att återställa underskottet från 2013 års verksamhet till utgången av 2015 ligger därför kvar. Av de för 2014 budgeterade investeringarna i bland annat hårdvara har enbart 247 tkr effektuerats hittills under 2014 vilket gett besparingseffekter kortsiktigt. Från och med hösten kommer resultatet att tyngas av en hyreskostnad för den utbyggda serverhallen (B-site) i Vimmerby där Vimmerby kommun stått för investeringskostnaden tillsammans med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Resterande investeringar i årets investeringsplan beräknas också börja effektueras. RESULTAT som del av omsättning exklusive kostnader för fiberutbyggnad 2011 2012 2013 2014* Mål 3 % 3 % 3 % 2,5 % Måluppfyllelse 1 % 3,8 % 0 % 4,4 % *perioden BALA NSKRAV Kommunallagens balanskrav definieras som att intäkterna ska överstiga kostnaderna för varje år sett över en treårsperiod. Det negativa balanskravsresultatet från 2013 ska vara återställt senast tre år efter att det uppkommit. Avstämningen nedan visar att kommunalförbundet inte uppfyller balanskravet för 2014. Periodens resultat Justeringar Tidigare års underskott Balanskravsresultat PERSO NELLA MÅL 1 876 tkr -3 225 tkr -1 349 tkr Redovisning av sjukfrånvaro I Lagen om kommunal redovisning föreskrivs att kommunen ska lämna upplysningar om de anställdas sjukfrånvaro i sin förvaltningsberättelse. Med begreppet långtidssjukfrånvaro avses 60 sjukdagar eller mer. IT- SAM har en fortsatt låg sjukfrånvaro. ITSAM räknar med ett överskott i verksamheten på 2 300 tkr för helåret 2014. GOD EK ONOMISK HUSHÅ LL NING God ekonomisk hushållning innebär planering och hantering av ITSAMs verksamheter och ekonomi så att kommunalförbundet långsiktigt har förmåga till god och konkurrenskraftig service för medlemskommunerna. För verksamhetsåret 2014 har mål för god ekonomisk hushållning uppställts i enlighet med vad som redovisas under Ekonomiska mål (reviderad budget 2014). ITSAM beräknas utifrån prognos över årsresultatet ovan nå upp till de kortsiktiga fastställda finansiella målen. Ett förberedande arbete har initierats av kommunalförbundet i syfte att ta fram beslutsunderlag för fastställande av långsiktiga finansiella mål. Indikator / nyckeltal ( I förhållande till ) Total sjukfrånvarotid: 75 dagar Summa tid med långtidssjukfrånvaro: 0 dagar Summa sjukfrånvarotid för kvinnor: 21 dagar Summa sjukfrånvarotid för män: 54 dagar Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre: 17 dagar Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30 49 år: 44 dagar Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre: 15 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid: 7 230 dagar Total sjukfrånvarotid: 75 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid för kvinnor: 1 743 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid för män: 5 487 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 29 år eller yngre: 726 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 30 49 år: 4 935 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 50 år eller äldre: 1 569 dagar 2014 perioden 2013 helår 1,0 % 1,3 % 0 % 0 % 1,2 % 1,6 % 2,3 % 1,2 % 2,3 % 3,5 % 0,9 % 0,9 % 0,9 % 0,9 % ~ 4 ~

VERKSAMHETERNA Bredband - Fysiska nät Stamnätsutbyggnad och kundanslutningar pågår i alla medlemskommuner. Riksmålet om att 90% av medborgarna ska ha tillgång till 100/100MB till 2020 gör att krav finns, ett ökat intresse och medvetande hos allmänheten gör att det också finns många eldsjälar i kommunerna. Boxholm. Återetableringar under första halvåret. Kinda. Stamnätslinjen mellan Kinda och Vimmerby har grävts och kanaliserats. I och med detta har Bromhult ned mot kommungräns Vimmerby kunnat anslutas. Vimmerby. Stamförbindelsen Kinda-Vimmerby stad är nu klar. Förbindelse mellan Nod 1 och Nod 2 klara. Detaljprojektering inne i staden påbörjad. Flera byalag i nordvästra delarna är klara med grävning och kanalisation. Flera kommunala fastigheter är inkopplade på den nya fibern. Kommunikationsoperatörsupphandling har efter periodens utgång avbrutits. Ydre. Sträckan Hestra-Torpa kyrkby-färjeläget är påbörjad och är ett stort projekt som sammanbinder Ydre med Boxholm. Strategiskt viktig sträcka som ger ö-bor tillgång till fiber. Åtvidaberg. Återetableringar och anslutning till kommunala verksamheter. Masten i Åtvidaberg är besiktigad och beställning finns från operatör om ny antenn i masten. Stadsplanering för fiber är påbörjad. Ödeshög. Sträckan Bro-Bonderyd är påbörjad. Schaktning och kanalisation pågår och stort intresse för fiber kan noteras på sträckan. Byalag. Generellt finns det gott om byalag i alla sex kommuner. Dock har Jordbruksverket precis gjort om reglerna för villkoren om byanät, vilket får till följd att dessa nät måste ut på allmän försäljning och kan därför inte automatiskt överföras till kommunen efter fem år. Detta innebär att kommunen inte kan finansiera byalag som samtidigt ansöker om stödmedel från Länsstyrelsen, då nätet senare kan köpas upp av privat aktör. Regeländringen innebär en stor utmaning att lösa men kommunalförbundet hyser gott hopp om att hitta en ny modell för att kommunerna och dess medborgare skall få tillgång till kommunal fiber även i fortsättningen. Bredband - 2014 års anslutningar (jan-aug) Kommun 2014 2013* Boxholm 20 12 Kinda 10 11 Vimmerby 0 0 Ydre 8 7 Åtvidaberg 25 17 Ödeshög 7 3 Totalt 70 50 * Perioden Aktiva nät Behovet av åtkomst till datanät ökar konstant. I och med en radikal ökning av antalet uppkopplade enheter har den trådlösa infrastrukturen expanderat stort. En renodling av utrustning är gjord och fortlöper till förmån för prestanda och pris. En harmonisering av trådlösa nät i Vimmerby har påbörjats för att bli likvärdigt med övriga nät inom ITSAM. En upphandling av aktiv nätutrustning är utförd och avtal har tecknats mellan leverantör och ITSAM. Avtalet gäller i 2 år med möjlighet till förlängning i ytterligare 1 år. I och med detta har prisbilden ändrats och prissättningen för aktiv utrustning har justerats ner. Kommunalförbund har även infört en månadskostnad för både trådlösa anslutningspunkter och för del i nätverksswitch som ett led i övergången till leverans av tjänst. Kommunerna behöver i och med detta inte längre själva stå för investeringar i aktiv utrustning utan kostnaden ingår från och med nu i priset för anslutningspunkten och i priset för port i nätverksswitch. Accesspunkter per kommun per den 2014-08-31 (jämfört med årsslut tidigare år) År Boxholm Kinda Vimmerby Ydre Åtvidaberg Ödeshög Totalt 2010 37 33-0 67 4 141 2011 37 70-16 65 44 232 2012 39 105 125 17 77 58 421 2013 47 130 167 17 98 67 526 2014 57 100 181 37 99 67 541 Totalt antal övervakade switchar i nätet uppgår till ca 600 enheter. Olika typer av utrustningar har olika känsligheter beroende av verksamhet och funktion. För att öka driftsäkerheten i datanäten har ett klassificeringssystem arbetats fram för den aktiva utrustningen. ~ 5 ~

Tjänste id-kort ITSAM har sedan våren 2012 ansvaret för utgivningen av Tjänste ID-kort för säker identifiering. I samband med övergången att hemsjukvården i Landstinget Östergötland överfördes till kommunerna den 20 januari har efterfrågan på tjänste ID-kort ökat kraftigt. Direktionen uppdrog under våren tjänstemannaorganisationen att göra en genomlysning av en ny tänkbar organisationen för utgivning av tjänste ID-kort i samråd med medlemskommunerna. IT-SÄKERHET Nya krav från myndigheter och organisationer ställs på kommunal verksamhet gällande informationssäkerhet. Fokus ligger på personlig integritet, tillgänglighet och sekretess. IT- SAM påbörjade under föregående år ett arbete med att ta fram och sammanställa styrdokument, riktlinjer och rutiner inom IT för att möta både interna och externa krav. Ny ITpolicy är nu fastställd av samtliga medlemskommuner utom Ydre. IT-policyn är en dokumentsamling som reglerar stor del av drift och användningen av alla inom ITSAM aktiva ITsystem. Regelverk och handhavandeinstruktioner har publicerats på ITSAMs hemsida. Risk och sårbarhetsanalyser för kritiska system fortlöper och kommer framgent att upprättas för alla övriga system som används inom ITSAM. Risk- och sårbarhetsanalyserna görs som ett av de första stegen vid ett införande av nya system. Under ett systems livscykel sker förändringar i form av funktioner och felrättningar vilket gör att dokumentation måste upprättas kontinuerligt för att driften ska kunna hållas avbrottsfri. En uppgradering av skalskydd i form av brandväggar är påbörjad. För att öka nivån för säkerheten ytterligare planeras en uppgradering av äldre delar av skalskyddet under hösten 2014. Fysiskt skalskydd i form av passagesystem och övervakning av fibernoder och teknikbodar har påbörjats och införs löpande. Utveckling Harmonisering av Microsoft plattform och grupprogramvara - Införande projekt OWE (Office, Windows, Exchange) har under perioden präglat mycket av verksamheten samtidigt som mycket tid gått till ordinarie driftsärenden. Sammantaget har detta inneburit en hög belastning på personalen i utvecklingsgruppen. Windows och Office Kommunalförbundet har hållit den upprättade tidplanen för införandet och delprojektet avslutades den 15 maj. Total har 954 datorer inom administrationen fått Windows 7 och Office 2013 installerat. Utvecklingsgruppen har lagt ner 2 400 arbetstimmar i delprojektet. Exchange Fyra kommuner har fått den nya epostsystemet baserat på Exchange 2013. Projektet beräknas avslutas vecka 35. I dagsläge finns 4423 konton skapade och migrerade till den nya plattformen. Utvecklingsgruppen har lagt ner 600 arbetstimmar i delprojektet Serverpark - nyckeltal Tabellen nedan visar antal servrar i drift per den 2014-08-31. Under perioden har direktionen fastställt ett pris per virtuell server och månad vilket är ett första steg mot att ITSAM levererar serverdrift som tjänst. Modellen tillämpas nu vid prissättning av samtliga nya system som tas i drift. Serverhall Servrar 2013-08-31 Fysiska Totalt Bexhuset 19 123 142 Kinda Kommun 17 50 67 Vimmerby 4 113 117 Totalt antal servrar 38 286 326 Serverhall Bexhuset Servrar 2014-08-31 Fysiska Som ett led i arbetet mot tjänstefinansering lämnar ITSAM från och med nu uppgift om antal konton i kontodatabasen (AD) vilket identifieras som en kostnadsdrivare på systemsidan. Under hösten kommer dialog att inledas med medlemskommunerna för att minska antalet inaktiva konton och samtidigt (utifrån fastställd IT-säkerhetspolicy) få bort de gruppinloggningar fortfarande finns inom en del verksamheter. Virtuella Virtuella Totalt 15 152 167 Kinda Kommun 8 36 44 Vimmerby 4 114 118 Totalt antal servrar 27 302 329 Konton i kontodatabasen (AD) 2014-08-31 Kommun EDU ADM Totalt Kinda 1 059 679 1 738 Åtvidaberg 1 531 662 2 193 Boxholm 436 346 782 Ödeshög 542 256 798 Ydre 379 251 630 Vimmerby 2 359 781 3 140 Totalt 6306 2 975 9 281 ~ 6 ~

ITSAM-Arkiv Tillsyn av arkivverksamheten har utförts i samtliga kommunala verksamheter i Ydre kommun. Tillsyn pågår även i Vimmerby kommun där fokus under våren legat på utbildningsverksamheten. Inspektionsprotokoll delges berörd nämnd samt respektive arkivmyndighet. I linje med konsolideringen av verksamheten inom medlemskommunerna avslutades samarbetet med Vadstena kommun den 31 mars. Ordnande och förtecknande av arkivhandlingar har fortsatt kontinuerligt ute i kommunerna i samverkan med arkivassistenterna i respektive kommun. Mycket tid har lagts på arbetet med den nya klassificeringsstrukturen i form av möten i samverkan med andra pågående e-arkivprojekt i södra Sverige. Remiss för ny klassificeringsstruktur (diarieplan) är utskickad till samtliga medlemskommuner, ett arbete som ingår i VERKSAM (Verksamhetsbaserad arkivredovisning inom ITSAM). Ett stort arbete har även lagts på att förbereda den gemensamma dokumenthanteringsplan som ska utgå från den klassificeringsstruktur som just nu utarbetas. Detta arbete ingår i VERKSAM. Arbetet har främst bestått av inventering, genomgång, jämförelse och avstämning av bevarande och hanteringsanvisningar i de befintliga dokumenthanteringsplanerna och kontroll av dessa mot förslaget till ny dokumenthanteringsplan. Förslag till nytt arkivreglemente har utarbetats och ligger för fastställande i respektive medlemskommun Gallringsutredningar rörande gallring av äldre nationella prov samt gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse har utförts och underlag för beslut översänts till samtliga kommuner. Återkoppling saknas ännu från kommunerna. Efter direktionsbeslut under perioden har ITSAM Arkiv under våren deltagit som referens/stödfunktion i flera e- arkivprojekt tillsammans med Kronoberg/Blekinge län, Kalmar län och Östergötlands län. Samverkan på det nationella planet även ägt rum. Tillsammans med Kalmar län, Kronoberg/Blekinge, Skåne Nordost, Skåne Sydväst och Halland ingår ITSAM Arkiv i en projektgrupp som arbetar vidare med utvecklingen av SKL:s KLASSA. Inriktningen på projektet är att utarbeta en gemensam och verksamhetsnära klassificeringsstruktur för den kommunala ärendehanteringen i de berörda kommunerna. Telefoni Alla kommuner utom Vimmerby har en gemensam växel. Utnyttjandet av MEX (Mobile Extension, utflyttning av lokalt anknytningsnummer till mobiltelefon) ökar i alla medlemskommuner undantaget Vimmerby som sedan en tid till-baka redan haft möjlighet till MEX. Förberedande arbete har genomförs under hösten i syfte att uppgradera befintligt växel- och hänvisningssystem i samtliga kommuner. Under året har alla den gemensamma telefoniplattformen (Vimmerby undantaget) uppgraderats. För övriga kommuner har förlängning med 2 år gjorts för operatörsavtalet med Telia. Precis som förra året har mobiltelefonin ökat både med antal mobila enheter samt abonnemang. Utöver nedanstående tillhandahåller ITSAM växeltjänster till Vadstena kommun. Kommun Antal fasta anknytningar 2014-08-31 2013-08-31 Antal mobilabonnemang 2014-08-31 Kinda 440 440 525 449 Boxholm 190 189 173 122 Vimmerby 710 709 585 585 Ydre 140 142 148 137 Åtvidaberg 332 321 360 318 Ödeshög 204 186 164 137 2013-08-31 Totalt 2 016 1 987 1 171 1 748 Kundansvariga Kundgruppen som består av två personer, har kontinuerliga träffar med grupper i medlemskommunerna. Under perioden har kundgruppen fått ett uppdrag att se över och dokumentera tidigare överenskommelser mellan ITSAM och kommunerna. Ytterligare arbete pågår med att förstärka och förtydliga uppdraget. Numera ingår även de kommunala helägda bolagen i arbetet. ~ 7 ~

Service Service ansvarar för att beställa, leverera, byta ut, installera och serva medlemskommunernas IT-miljö samt att agera som på-platsen tekniker. I medlemskommunerna ska det vara en fräsch maskinpark där datorer byts med jämna intervall. Fördelning mellan olika typer av datorarbetsplatser: Den 1 september 2014 fanns det 6578 datorer totalt i medlemskommunerna. Datorerna följer en livscykel som innebär att de byts ut vart tredje till fjärde år och har garantier kopplade till sig under hela denna tid. Detta för att maskinparken ska vara uppdaterad och fungera så bra som möjligt med få avbrott i verksamheten. Genom att kommunerna köper datorerna som en funktion blir detta ett sätt att renodla IT-driften vilket synliggöra kostnader och samtidigt tydliggör följder vid driftsavbrott. Serviceteknikerna ansvarar för felsökningar och reparationer och nedan lämnas statistik över fördelningen av antalet datorer hos respektive kommun. Datorarbetsplatser per den 2014-08-31 (fg år): Kommun Bärbara Stationära Tunna klienter Summa Totalt Boxholm 209 110 0 319 189 508 68 Läsplattor Kinda 435 264 0 699 396 1095 215 753 477 324 1554 568 2122 198 Ydre 129 85 0 214 81 295 61 1-1 Elevdatorer Vimmerby Åtvidaberg 381 253 0 634 1145 1779 69 Ödeshög 240 132 0 372 407 779 87 Under perioden har trenden fortsatt med att stationära datorer minskar och bärbara enheter ökar. Användning av läsplattor ökar också stadigt. Ett stort arbete under perioden har varit utrullningen av Windows 7 på administrativa datorer. Gällande konceptet 1-1 datorer (en dator till en elev) har många skolor valt att köpa in så kallade Chromebooks istället för traditionella bärbara datorer. Målet att under perioden förbättra informationsutbyte mellan serviceteknikerna för att kort lösningstider på ärenden har uppnåtts genom en centralisering av samtliga tekniker (undantag Ödeshög) till Kisa. Statistik visar att serviceteknikernas ärenden löses snabbare efter denna förändring trots att personalstyrkan har minskats med tre personer (naturlig avgång och omflyttning internt). Största vinningen ser vi bland logistikärenden där serviceteknikerna nu tar med sig ex datorn, smartphone eller surfplattan samtidigt som ett serviceteknikerärende ändå skall åtgärdas i närheten. Totalt 2147 1321 324 3792 2786 6578 698 Fg. År 1835 1355 337 3659 2183 5842 410 ~ 8 ~

Servicedesk Servicedesk svarar för support till medlemskommunerna. Under 2013 har fokus varit att, utifrån en mindre bemanning, upprätthålla acceptabla lösningstider för ärenden utan att det går ut över kundbemötandet. Servicedesk har under 2013 omorganiserats enligt principen First-, Second- och Third-line support. I First Line tar fem personer kundärenden. Second Line fångar upp ärenden med längre hanteringstid samt ger tätare återkoppling till kunderna och beslut har under perioden tagits om att tillsätta en person permanent i second-line. Under perioden har servicedesk tagit över växelfunktionen för ITSAM, något som tidigare sköttes av Ydre kommun. Antalet ärenden har ökat under perioden som en naturlig följd av bytet av grundplattform samt övergången till nytt epostsystem (projekt OWE). Det interna målet att Servicedesk ska verka som ITSAMs förlängda arm innebär att börja arbeta mer proaktivt i de projekt och förändringar som genomförs inom IT-området. Detta innebär att samverkan med kommuner/användare är en framgångsfaktor för en god och kostnadseffektiv IT-support. Under hösten 2014 kommer vi därför att arbeta mer med att utveckla Servicedesksidan ytterligare så att den mer fungerar som en självserviceportal. Servicedesk strävar även mot att förstärka utbildningsmässigt för att kunna filtrera gentemot övriga grupper i organisationen och därigenom lösa fler ärenden i Servicedesk. En kundnöjdhetsenkät har genomförts i början av perioden med resultatet att 97 % av de tillfrågade anser att bemötandet är bra eller mycket bra. 93 % har svarat att de tycker kompetensen hos dem som behandlar ärenden är bra eller mycket bra och 82 % anser att den återkoppling som lämnas till användare är bra eller mycket bra. De fullständiga resultaten finns tillgängliga på websidan för Servicedesk. Nedan lämnas statistik på alla avslutade ärenden till ITSAM mellan januari augusti jämfört med respektive år. Översyn av statistikmodul samt uppföljningstider är genomförd och framgent kommer styrtal/mål att anges enligt följande. Per år jan-aug Antal ärenden Inom 1 timme Lösta ärenden i % Inom Inom 2 1 dag timmar Inom 3 dagar Inom 1 vecka 2009 5 672 27 33 55 75 82 2010 7 730 32 39 58 73 79 2011 10 705 39 45 59 70 74 2012 14 796 43 48 63 77 82 2013 14 934 42 49 65 78 82 2014 16 766 51 % 56 % 70 % 80 % 85 % Mål 2014-50 % - 60 % 70 % 90 % ~ 9 ~

FINANSIELLA RAPPORTER OCH NOTER Resultaträkning (perioden januari-augusti) Belopp i Tkr 2014 JAN-AUG 2013 JAN-AUG 2014 BUDGET* Verksamhetens intäkter Not 1 58 816 50 961 70 190 Verksamhetens kostnader Not 2, 3-53 848-48 633-62 279 Av- och nedskrivningar Not 4-2 707-2 167-5 582 Verksamhetens nettokostnader 2 261 161 2 329 2014 PROGNOS Finansiella intäkter Not 5 1 22-584 Finansiella kostnader Not 6-386 -412 Resultat före jämförelsestörande poster 1 876-229 1 745 Jämförelsestörande poster 0 0 Resultat före extraordinära poster 1 876-229 1 745 Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Årets resultat 1 876-229 1 745 2 300 *helår. Exkl kostnader/intäkter för fiberutbyggnad Noter och tilläggsupplysningar till resultaträkningen Not 1 Verksamhetens intäkter 2014 2013 Verksamhetens intäkter 58 816 50 961 Varav Bredbandsprojekt ( in-ut ) 16 731 12 057 Summa 58 816 50 961 Not 2 Verksamhetens kostnader 2014 2013 Verksamhetens kostnader -53 848-48 344 Varav kostnader för huvudverksamhet -36 099-26 041 Varav kostnader för personal 1-10 637-11 481 Varav övriga verksamhetskostnader -7 112-7 028 Not 6 Finansiella kostnader 2014 2013 Räntor, banklån 367-318 Övriga finansiella kostnader 19 94 Summa -386-412 I verksamhetens kostnader ovan ingår Bredbandsprojekt ( in-ut ) med -16 731-12 057 Summa -53 848-48 633 1. Inkl individuella delen pensioner -731-575 Not 3 Leasing 2014 2013 Periodens leasingkostnad - 7 749-8 430 Not 4 Av- och nedskrivningar 2014 2013 Tekniska anläggningar - 1 303-1 259 Maskiner & inventarier -1 148-698 Fordon -39-22 Förbättringsåtgärder i annans fastighet -217-188 Summa -2 707-2 167 Not 5 Finansiella intäkter 2014 2013 Ränta på likvida medel Ränteintäkter på kundfordringar 1 22 0 Summa 1 22 ~ 10 ~

Kassaflödesrapport Belopp i Tkr 2014 2013* Löpande verksamhet Periodens resultat 1 876-229 Justering för av- och nedskrivningar 2 707 2 167 Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital 4 583 1 938 Ökning (-) / minskning (+) kortfristiga fordringar 24 709 4 055 Ökning (-) / minskning (+) förråd, varulager och exploatering 0 0 Ökning (+) / minskning (-) kortfristiga skulder - 15 988-7 219 Kassaflöde från löpande verksamheten 13 304-1 226 Investeringsverksamhet Investering i materiella anläggningstillgångar - 5 295-960 Försäljning av materiella anläggningstillgångar 124 0 Investering pågående projekt Not 10 2 345-6 169 Investering i finansiella anläggningstillgångar 0 0 Försäljning av finansiella anläggningstillgångar 0 0 Kassaflöde från investeringsverksamheten -2 826-8 355 Finansieringsverksamhet Långfristig upplåning, förändring -2 121 13 799 Kortfristig skuld av långfristig upplåning, förändring -724 4 523 Ökning (-) / minskning (+) av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten -2 845 18 322 Årets kassaflöde 7 633 9 967 Likvida medel vid årets början 785-2 927 Likvida medel vid periodens slut Not 7 8 418 7 040 *Perioden jan-aug. ~ 11 ~

Balansräkning Per den 2014-08-31 Belopp i Tkr 2014 2013* Tillgångar Anläggningstillgångar Mark, byggnader och tekniska anläggningar Not 8 3 552 4 855 Maskiner och inventarier (inkl fordon) Not 9 10 562 6 827 Pågående investeringar/arbeten Förbättringsåtgärder i andras fastighet Not 10 Not 11 786 2 135 3 132 2 103 Summa anläggningstillgångar 17 035 16 917 Omsättningstillgångar Kundfordringar Not 12 3 462 28 254 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Not 13 6 060 5 978 Övriga kortfristiga fordringar Not 14 0 1 Kassa och bank Not 15 8 418 785 Summa omsättningstillgångar 17 940 35 018 Summa tillgångar 34 975 51 935 Eget kapital, avsättningar och skulder Eget kapital Ingående balans 281 3 506 Periodens resultat 1 876-3 225 Summa eget kapital 2 157 281 Avsättningar Pensioner och liknande förpliktelser Not 16 638 988 Summa avsättningar 638 988 Skulder Långfristiga skulder Not 17 15 557 17 678 Checkräkningskredit Not 18 0 0 Kortfristiga skulder Not 17,19 16 623 32 988 Summa skulder 31 419 50 666 Summa eget kapital, avsättningar och skulder 34 975 51 935 *2013-12-31 ~ 12 ~

Noter och tilläggsupplysningar till Kassaflödesrapporten och balansräkningen Not 7 Checkräkningskredit 2014 2013 Checkräkningskredit 5 000 5 000 Varav utnyttjad 0 0 Not 14 Kortfristiga fordringar 2014 2013 Fordringar hos staten Moms 0 0 0 306 Summa 0 306 Not 8 Tekniska anläggningstillgångar 2014 2013 Ingående redovisat anskaffningsvärde 7 356 6 861 Periodens inköp 0 495 Utgående redovisat anskaffningsvärde 7 356 7 356 Ingående avskrivningar -2 501-590 Årets avskrivningar -1 302-1 259 Utgående ackumulerade avskrivningar -3 803-1 849 Utgående redovisat värde 3 553 5 506 Not 9 Maskiner och inventarier (inkl. fordon) 2014 2013 Ingående redovisat anskaffningsvärde 8 365 7 912 Periodens inköp 5 046 277 Periodens avyttringar -124 0 Utgående redovisat anskaffningsvärde 13 287 8 188 Ingående avskrivningar -1 538-432 Periodens avskrivningar -1 187-7 20 Utgående ackumulerade avskrivningar - 2 725-1 152 Utgående redovisat värde 7 837 7 036 Not 10 Pågående projekt 2014 2013 Ingående redovisat värde 3 132 1 480 Periodens avslutade projekt -3 155 0 Periodens pågående projekt 6 169 Utgående redovisat värde 786 7 649 Not 11 Förbättringsåtgärder i andras fastighet 2014 2013 Ingående redovisat anskaffningsvärde 2 670 2 482 Periodens investeringar 249 188 Utgående redovisat anskaffningsvärde 2 919 2 670 Ingående avskrivningar -567-276 Periodens avskrivningar -217-188 Utgående ackumulerade avskrivningar -784-464 Utgående redovisat värde 2 135 2 207 Not 15 Likvida medel 2014 2013 Bankkonton 8 418 7 040 Summa 8 418 7 040 Not 16 Pensioner och liknande förpliktelser* 2014 2013 Kompletterande ålderspension 514 440 Löneskatt 24,26 % 124 107 Summa 638 547 *periodens Not 17 Lån i bank- och kreditinstitut 2014 2013 Banklån, löptid 7 år 12 964 15 321 Varav kortfristig* del 1 852 2 189 Banklån, löptid 3 år 6 667 10 000 Varav kortfristig* del 2 222 3 333 Summa 19 631 25 321 *förfallodag inom 1 år. Not 18 Checkräkningskredit 2014 2013 Beviljad kredit 5 000 5 000 Varav utnyttjad 0 0 Not 19 Kortfristiga skulder 2014 2013 Leverantörsskulder 2 192 1 908 Semesterlöneskuld, upplupna löner 1 271 1 368 Förutbetalda intäkter 4 913 5 796 Övrigt 8 376 7 534 Summa 16 623 16 606 Not 12 Kundfordringar 2014 2013 Enligt reskontra 3 483 6 234 Nedskrivningar kundfordringar -21 0 Summa 3 462 6 234 Not 13 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 2014 2013 Förutbetalda kostnader 5 728 2 912 Upplupna intäkter 332 1 339 Summa 6 060 4 251 Finansiella rapporter och Redovisningsprinciper Kommunalförbundet ITSAMs redovisning har fullgjorts enligt god redovisningssed. Årsredovisningen är upprättad enligt Kommunal redovisningslag (SFS1997:614) samt rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning (RKR). Kostnader och intäkter som avser redovisningsåret har periodiserats. Avskrivningar görs planenligt, linjär metod baserat på den ekonomiska livslängden för tillgångarna. Avskrivningarna görs på anskaffningsvärdet. ITSAM följer RKR:s rekommendation om ett halvt prisbasbelopp för att ett inköp skall räknas som investering. ~ 13 ~

MÅLUPPFYLLELSE Utifrån fastställd ekonomiskt budget 2014 med reviderade målsättningar utifrån uppdrag om översyn av organisation, mål och finansiering. HUVUDMÅL DELMÅL MÅLUPPFYLLELSE * KOMMENTAR En god IT-Support Behålla acceptabla lösningstider för ärenden 4 Se tabell under Service. Tre av fyra delmål uppfyllda. Anpassa lösningstiderna för ärenden till nationell standard. 1 Kräver först en bättre definition av tjänster innan tillgänglighetsnivåer kan jämföras på ett tillfredsställande sätt. Arbetet är påbörjat. Säkrande av verksamhetskritiska system 3 Arbete pågår. Riskanalyser genomförs löpande. Backuprutin finns och fungerar. Redundans i fibernät 2 Förberedelser gjorda, kontakter tagna och förhandlingar påbörjade. Upprättande av B-Site i Vimmerby inkl fiberförbindelse 4 Lokalanpassningar klara. Fiberförbindelse finns indragen. Biträda samtliga 6 kommuner med ansökningar av projektmedel från MSB Inleda tecknandet av driftsöverenskommelser ( SLA ) för system 2 Förberedande arbetet är klart. Återstår att följa upp med MSB och kommunerna. 3 Mall finns framtagen. Diskussioner med verksamheterna pågår för nyinförskaffade system inledningsvis. En kostnadseffektiv IT-driftsorganisation Förstärkt funktion och ökat kompetensutbyte hos servicetekniker 5 Servicetekniker utgår från Kisa. Har lett till väsentligt kortade ärendetider och bättre kompetensutbyte. Läge bemanning till följd av omprioriteringar internt. IT-strategi 3 Arbetsdokument framtagen internt med prioriteringsordning. Effektivare central klientmanagering 5 SCCM driftsatt som del av projekt OWE Bättre resursallokering utifrån behov Bättre intern styrning och kontroll Framtidssäkring av internetleverans 3 Arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser för system påbörjat. Modell påbörjad för att överföra detta till driftsöverenskommelser. 3 Översyn av processer och servicenivåer pågår. 3 Kravspecifikation framtagen inför tecknande av nya avtal. En effektivare arkivfunktion Skapa förutsättningar för kommungemensamma system Skapa förutsättningar för samverkan mellan kommunernas förvaltningar avseende deras förvaltningssystem Effektiv ärendehantering i respektive kommun En ändamålsenlig administrativ organisation Harmonisering av Microsoft plattform och grupprogramvara Kontinuerliga träffar i kundgrupperna 4 Ärendehanteringssystemet Ciceron driftsatt i samtliga medlemskommuner. 3 Ny organisation sedan årsskiftet med bla upphandlingschef tillsatt. 5 Grundplattform utbyggd i samtliga medlemskommuner. 3 Kontinuerliga träffar hålls i kundgrupperna. Gemensam driftssäker IT Hushåll i medlemskommunerna ska ha möjlighet att ansluta sig till bredband Samtliga medlemskommuner ska ha implementerade styrdokument inom IT-området Medverka till att infrastrukturplaner arbetas fram i respektive kommun 4 Den övergripande Policyn för IT-säkerhet är nu antagen av samtliga medlemskommuner undantaget Ydre. Underliggande policys och handhavandeinstruktioner finns publicerade på ITSAM.SE. 3 Bredbandsstrategi utarbetas fram i samråd med respektive kommun. ~ 14 ~

Bättre styrning och uppföljning Förbättra rutiner för tid- och frånvarorapportering 3 System för tid, frånvaro- och projektrapportering inköpt. Driftsättning under hösten. En stabil ekonomi Förbättra ekonomisk styrning och uppföljning Återställa underskott från föregående år 3 Rutiner och checklistor för avstämningar/periodisering av poster påbörjade 5 Kraftigt förbättrat resultat till följd av anställningsstopp och stopp för utveckling av nya tjänster. Senareläggning av investeringar har ytterligare gett kortvarig resultateffekt. *uttalande gällande måluppfyllelse anges som ett betyg 1-5 där följande menas: 1. Dålig - Ej påbörjat 2. Otillfredsställande påbörjad ej avslutad eller delrapporterad 3. Måttlig delrapporterad 4. God arbete fortgår enl plan 5. Hög genomfört/rapporterat ~ 15 ~