Tiina Olofsson 2012-03-06 RE-REV12-009 RUTINER FÖR LEDNING OCH STYRNING INOM DU- NÄMNDEN OCH DESS UTSKOTT SAMMANFATTNING Enligt revisionsplanen för 2011 har vi genomfört en granskning av vilka rutiner DU-nämnden har för sin ledning och styrning samt rapportering. DU-nämndens uppdrag har förändrats från och med 1 maj 2011 och till DUnämnden har inrättats ett utskott för de båda landstingens upphandlingsverksamhet från och med 1 juli 2011. Efter genomförd granskning är vår rekommendation att nämnden och styrelserna i Sörmland och Västmanland behöver se över vem som ska ha ansvaret för upphandlingsverksamheten. Nuvarande konstruktion, med upphandlingsutskottet som ansvarig för verksamheten, följer inte kommunallagen. Detta leder till oklarheter vid ansvarsfrågan, rätten att besluta och delegationer. METOD Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Vi har intervjuat nämndsekreteraren och upphandlingschefen. De intervjuade personerna, Landstinget Sörmlands jurist och administrativa chefen har getts möjlighet att faktagranska rapporten. Granskningen har skett under perioden december 2011 - januari 2012. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstingetsormland@dll.se SID 1(5)
2012-03-06 RE-REV12-009 REGLEMENTE OCH AVTAL FÖR GEMENSAM NÄMND FÖR SAMVERKAN MELLAN LANDSTINGET SÖRMLAND OCH LANDSTINGET VÄSTMANLAND, DU-NÄMNDEN Inriktning för DU-nämnden reviderades i april 2011 1. Landstingsfullmäktige i Västmanland och Sörmland beslutade om en gemensam upphandlingsverksamhet mellan landstingen och reglemente och avtal för DU-nämnden ändrades. Enligt nämndens reglemente består nämnden av sex ledamöter och sex ersättare. De båda landstingen väljer vardera tre ledamöter och tre personliga ersättare från respektive landstingsstyrelse. En ersättare från Sörmland, sitter inte i landstingsstyrelsen. Parterna är överens om att ordförande nomineras från Landstinget Västmanland och att vice ordförande nomineras från Landstinget Sörmland. Enligt reglementet har nämnden följande uppgifter; Samverka i strategiska frågor kring utvecklingen av landstingens regionala samarbete Vara beredningsorgan för ärenden till de gemensamma styrelsesammanträdena med de båda landstingen Att stimulera till och föreslå utveckling av samverkansområden mellan de båda landstingen Att stimulera till avtalssamverkan samt följa redan etablerad samverkan mellan landstingen Utse ledamöter till DU-nämndens utskott för upphandlingsverksamhet Ytterligare uppgifter kan tillkomma efter beslut i respektive landsting. I linje med de reviderade uppgifterna ändrades nämndens namn till Gemensam nämnd för samverkan mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland. Landstinget Sörmland är värdlandsting för den gemensamma DU-nämnden och dess utskott. Detta innebär att nämnden och dess utskott ingår i Landstinget Sörmlands organisation. 1 Landstingsfullmäktige i Västmanland, Dnr LTV 110281 och Landstingsfullmäktige i Sörmland, 25, 2011-04-19. SID 2(5)
2012-03-06 RE-REV12-009 Revisionens kommentarer; Av DU-nämndens reglemente framgår att nämnden utser ledamöter till utskottet och att nämnden inte har driftansvar för någon verksamhet. Upphandlingsverksamheten regleras direkt i utskottets reglemente och avtal. Enligt kommunallagen kan inte ett utskott ha ansvar för verksamhet. Enligt DU-nämndens avtal, 4, ska budget upprättas så att kostnader och intäkter balanseras. Värdlandstinget ska fastställa budgeten för den gemensamma nämndens verksamhet efter samråd med det övriga landstinget. Förslaget till budget ska överlämnas till det övriga landstinget senast den 1 september året före verksamhetsåret. Av 5 framgår att nämnden ska rapportera till respektive fullmäktige i de samverkande landstingen tertialvis, hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är. Revisionens kommentarer; Vi kan inte finna att budgeten för 2011 eller 2012 har fastställts i nämnden. Landstinget Sörmlands rapportering sker kvartal- och tertialvis. Två gånger per år (mars och augusti) ska nämnden upprätta delårsbokslut samt efter årets slut lämna en årsredovisning. Vi har inte kunnat finna någon delårsrapportering i augusti för år 2011 från nämnden. Nämndens rapportering tertialvis följer inte Landstinget Sörmlands planerings- och uppföljningsreglemente 2. Nämndens rapportering bör ses över för att tydliggöra när rapportering ska ske till respektive fullmäktige. 2 Landstingsfullmäktige i Sörmland 66/2009, Reglemente för planering och uppföljning SID 3(5)
2012-03-06 RE-REV12-009 REGLEMENTE OCH AVTAL FÖR DU-NÄMNDENS UTSKOTT FÖR UPPHANDLINGSVERKSAMHET MELLAN LANDSTINGET SÖRMLAND OCH LANDSTINGET VÄSTMANLAND Landstingsfullmäktige i Västmanland och Sörmland har beslutat om en gemensam upphandlingsverksamhet mellan landstingen och att inrätta ett utskott till DU-nämnden för de båda landstingens upphandlingsverksamhet (från och med 1 juli 2011). Av utskottets reglemente framgår att utskottet består av sex ledamöter som utses av DU-nämnden. Respektive landsting representeras med tre ledamöter. Nämnden har valt ledamöter till utskottet bland ledamöterna och ersättarna i nämnden. DU-nämnden har utsett ordförande från värdlandstinget. Landstinget Sörmland har arbetsgivar- och ägaransvar. För närvarande är alla utom en av verksamhetens personal anställda av Landstinget Sörmland. Målsättningen är att all personal är anställd av Landstinget Sörmland. Utskottet har bland annat följande uppgifter enligt reglementet; Utskottet ska ansvara för all upphandlings- och inköpsverksamhet, exklusive den upphandling av förbrukningsvaror som utförs av den gemensamma varuförsörjningsnämnden, för de båda landstingen. Landstingen fattar beslut om att initiera en upphandling och upphandlingsverksamheten fattar, i samråd med uppdragsgivaren, tilldelningsbeslut och tecknar därefter upphandlingskontrakt. Utskottet ansvarar för utformning och uppföljning av en för de både landstingen gemensam upphandlingspolicy. Utskottet ska utarbeta en plan och budget, utifrån av respektive landstingsfullmäktige fastställda övergripande mål, som anger riktlinjer för verksamhetens inriktning och utveckling som överlämnas till de samverkande landstingen. Utskottet har också ansvar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagar, avtal och bestämmelser. Av 17 i reglementet framgår att utskottet varje år ska redovisa sin verksamhet i en årsberättelse till DU-nämnden. Årsberättelsen fogas till DU-nämndens berättelse och delges respektive parts fullmäktige under första kvartalet efter verksamhetsåret. SID 4(5)