Kallelse till MCHK-Racings årsmöte 2016

Kallelse till MCHK-Racings årsmöte 2016 Plats: Linköpings Motorstadion, Linköping. Tid: Lördag 2016-10-01 Kl. 16.00 Välkomna! / Styrelsen Dagordning 1. Mötets öppnande. Fråga om mötet blivit behörigen sammankallat. 2. Val av mötesordförande och sekreterare. 3. Val av 2 st justeringsmän tillika rösträknare. 4. Föregående årsmötesprotokoll (Bilaga 1). 5. Styrelsens verksamhetsberättelse (Bilaga 2). Kassörens rapport (Bilaga 3). 6. Fråga om fastställande av balansräkning (Bilaga 4). 7. Revisorernas berättelse. 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen. 9. Behandling av styrelsens förslag (Bilaga 5). 10. Behandling av inkomna motioner (Bilaga 6). 11. Val av styrelseledamöter. Ordförande på 1 år, fyra ordinarie ledamöter på 2 år samt 2 suppleanter på 2 år. (För valberedningens förslag, se Bilaga 7) 12. Val av 2 revisorer samt en revisorssuppleant. (Valberedningens förslag: Bilaga 7) 13. Val av 3 ledamöter i valberedningen varav en sammankallande.. 14. Fastställande av verksamhetsårets (2016) medlemsavgift.. 15. Information. Övriga frågor. Några beslut får ej fattas under denna punkt. 16. Mötet avslutas. - Fråga om blåflagg

Bilaga 1 Föregående årsmötesprotokoll Bilaga 1 - Föregående årsmötesprotokoll Protokoll Års möte MCHK-racing 2015 Plats: Linköpings Motorstadion, Linköping. Tid: Lördag 2015-10-03 Kl. 16.00 Daniel Corin Stig hälsar alla 46 deltagarna välkomna! Dagordning tillika underlag för årsmötesprokollet 1. Mötets öppnande. Mötet anses ha blivit behörigen sammankallat. 2. Val av mötesordförande och sekreterare. Per Holmström valdes till mötesordförande, Torbjörn Åkeson till mötets sekreterare. 3. Val av 2 st justeringsmän tillika rösträknare. Christer Watz och Peter Ehrenstråhle väljs till justeringsmän för protokollet, även att räkna röster vid ev behov. 4. Föregående årsmötesprotokoll (Bilaga 1). Mötet valde att godkänna och lägga prokollet till handlingarna. 5. Styrelsens verksamhetsberättelse (Bilaga 2). Mötet valde att godkänna och lägga verksamhetsberättelsen till handlingarna. Kassörens rapport (Bilaga 3). Mötet valde att godkänna och lägga kassörens rapport till handlingarna. 6. Fråga om fastställande av balansräkning (Bilaga 4). Mötet valde att godkänna och lägga balansräkningen till handlingarna. 7. Revisorernas berättelse. Mötet valde att godkänna och lägga revisorernas berättelse till handlingarna. 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen. Mötet gav styrelsen för 2014/15 ansvarsfrihet. 9. Behandling av styrelsens förslag (Bilaga 5). En proposition från 2014 om stadgeändring, röstades igenom. Ärendet gäller 19 i stadgarna. 10. Behandling av inkomna motioner (inga inkomna motioner). 11. Val av styrelseledamöter. Ordförande Per Holmström, på 1 år och tre ordinarie ledamöter (Björn Fugel, Hans-Göran Larsson,) på 2 år. På ytterligare 1 år Mikael Rehnberg. (För valberedningens förslag, se Bilaga 7 Gällande val av styrelseledamöter och mandattider) Mötet valde att godkänna förslaget, på så sätt att frågan ska slutgiltigt avgöras på nästa årsmöte 2016 (eller när så utlyses,) att gälla från 2017.

Bilaga 1 Föregående årsmötesprotokoll 12. Val av 2 revisorer samt en revisorsuppleant. (Valberedningens förslag: Bilaga 7) Mötet valde Roland Hagström på 2 år och Leif Israelsson på 1 år, som revisorssuppleant 13. Val av 3 ledamöter i valberedningen varav en sammankallande. Lennart Halme valdes att leda valberedningen och till hans hjälp valdes Johan Edberg och Eero Lahti. 14. Fastställande av verksamhetsårets (2016) medlemsavgift. Mötet valde att behålla summan 400 kr som medlemsavgift, och att även nästkommande år, kunna ta ut en extra avgift av 100kr.. 15. Information. Övriga frågor. Tomas Hilse ber att få hjälp att vara speaker, hans önskan är att få bisittare som förbättrar informationen som speakern ger. Det är inget val, utan den som önskar får kontakta Tomas i frågan. Ingemar Stig ber om assistans inför och vid MC mässa i Göteborg 30-31 januari. Kontakta Stig för mer info. Tomas Hilse informerar om Motormässa i Mariestad, september 2016, även till detta event behövs frivilliga, hälsar Tomas Hilse. De handlingar som inkommit till årsmötet anses höra hemma på Regelriksdagen, varför de tas upp där. En fråga om ytterligare sidovagnsklass hänvisas dit. Håkan Norberg, får frågan om den framtida tillväxten att tas upp på styrelsekonferensen, frågan gäller antalet klasser, antalet deltagare, kopplingen till stadgarna och begreppet historiska motorcyklar. I sammanhanget nämndes klassen Superbike Era, och hur tävlingarna ska fyllas med förare på det mest effektiva sättet. Jan Ekman, från Hedemora, berättar om händelsen vid Årsracet 2015, och vill att föreningen bevakar hur vi bemöter våra funktionärer. Han vill genom att öka antalet funktionärer, skapa möjlighet till rotation på posteringar, samt möjlighet till raster, och den tidigare uppskattade lördagsmiddagen ska återuppstå. Frågan om poängfördelning kom upp, förslagsställaren önskar att fler kan få poäng, så deltagande i tävlingen premieras mer. Frågan hänvisas till nordiskt möte. Några datum att lägga på minnet 5-7 augusti, Årsrace i Sviestad, samt 26-28 augusti, Gelleråsen. Angående fler sidovagnar, diskuterades det med splittrad start, och allmänt diskuterades det om antalet varv för respektive heat. Även fredagsträningen kan förbättras, så fler körtillfällen erbjuds, även möjligheten att köra extra i annan klass när tillfälle kan ses, bör erbjudas. En hälsning till förare inför kommande säsong är att förtydliga vem som kör vilken maskin,

Bilaga 1 Föregående årsmötesprotokoll och att renodla hur nummerbotten och siffror ser ut. 16. Mötet avslutas. Föreningen bjöd på smörgåstårta och dryck till mötets deltagare. Sekreterare Justeringsmän Torbjörn Åkeson Christer Watz Peter Ehrenstråhle

Bilaga 2 Verksamhetsberättelse 2015 Verksamhetsåret omfattar tiden 1 sept. 2015 31 aug. 2016. Verksamhetsberättelse 2016 för MCHK-racing Föreningen hade vi verksamhetsårets slut 324 stycken medlemmar, vilket är 12 st. fler än föregående år. Medlemsavgiften har vi hållit oförändrad; 400:- och någon extra utdebitering har inte behövt göras. Styrelsen har under året bestått av följande personer: Ordförande: Vice ordförande: Kassör: Sekreterare: Ledamöter: Per Holmström Björn Nordensten Hans-Göran Larsson Björn Fugel Klas Eriksson Lennart Olander Mikael Rehnberg Torbjörn Åkesson Suppleant: Linus Lidalen Styrelseupplägget har under året varit telefonmöten + en styrelsekonferens i början av verksamhetsåret. Ett upplägg som beror på att vi har en geografisk spridning inom styrelsen men som har fungerat på ett utmärkt sätt. Vi har haft 9 stycken protokollförda styrelsemöten och en stor del av styrelsen har också deltagit i de möten som har hanterat Årsracet. Styrelsearbetet har fungerat på ett bra sätt, främst tack vare att alla styrelsemedlemmar bidragit inom olika områden. Det gångna verksamhetsåret har innehållit att antal händelser som påverkat vår verksamhet och som vi har hanterat på olika sätt. Den första var att SVEMO p.g.a. kraftigt höjd premie (mer än 100%) för försäkringen som är kopplad till förar och banlicenserna var tvungna att förhandla om omfattningen av försäkring. Detta ledde till att vårt tidigare Förarbevis för parad inte längre kunde godkännas av Svemo. Kravet enligt de nya försäkringsvillkoren var att alla som kör på en bana vid arrangemang anordnade av en Svemoansluten klubb, måste ha en Svemolicens för att försäkringen kopplad till banlicensen ska gälla. Det var bitvis rätt hårda diskussioner men i slutändan fick vi inget gehör för att bibehålla det tidigare förarbeviset. I samband med detta så införde vi en kortare, kostnadsfri, kurs för att man ska kunna lösa ut en Paradlicens. Det andra som var nytt, var att vi körde vårens banträff och licensutbildning på Anderstorp och delade bana med ARC:s egen licenskurs. Antalet som var anmälda till licenskursen var

19 stycken varav 18 st. fullföljde. Anledningen till att vi genomförde detta på Anderstorp, var att LMS hade hyrt ut den helgen vi alltid har haft till en biltävling. Sammantaget kan man konstatera att det var något besvärligare att genomföra kursen och banträffen jämfört med det upplägg vi haft tidigare år. Den tredje och den största händelsen var att vi blev kontaktade av LMS och ombedda att arrangera roadracingdelen av årsracet. Anledningen till detta var bl.a. att de själva hade problem med att hitta folk som kunde genomföra detta. I praktiken innebar detta ett stort antal (telefon)möten med LMS för att till slut komma fram till ett avtal gällande genomförande och ekonomi, som båda föreningarna kunde skriva under. Arrangemanget innebar en stor arbetsbelastning för föreningen och hade inte varit möjligt om inte ett antal medlemmar engagerat sig i detta, vilket vi alla är väldigt tacksamma för. Evenemanget löpte på det stora hela bra men (ban)funktionärsbristen blev ett problem, framförallt under fredagen. Antalet förare var 238 st. fördelat på 284 st. startande ekipage, vilket får anses vara bra siffror. Den allmänna uppfattningen verkade vara att årets RR arrangemang var väl genomfört. Då vi inte fått alla fakturor från LMS ännu går det inte att säga exakt hur det gick, men det genererade ett relativt stort överskott. Som vanligt arrangerade vi också Gelleråsen TT i slutet av Augusti och där hade vi 179 anmälda förare fördelade på 225 st. startande ekipage. Detta antal är ungefär som det brukar vara och en siffra vi är nöjda med. Här fick vi tyvärr årets enda ambulansingripande vid classic racing på svensk bana, vilket innebar att vi fick planera om då alla klasser inte han köra klart på lördagen. I och med att den Danska deltävlingen i Nordiska mästerskapet var inställd fick vi tyvärr en lite utdragen prisutdelning på söndagen. Ytterligare några saker värt att nämna är: Vårt Race Office; som visat ett engagemang över det vanliga och som utöver att hantera de uppgifter som tidigare legat på den funktionen, har kommit med förslag på vad de ytterligare kan göra. Det gäller både förbättringar och att ta på sig uppgifter som tidigare har hanterats av andra. Våra funktionärer; utan vars engagemang och arbete vi inte skulle kunna arrangera våra tävlingar, är värda ett stort tack från oss alla. Vi har under året haft vissa problem med att få tag i det antal funktionärer som behövs och planen är att vi ska ägna en hel del tid, tankar och komma fram med förslag hur vi ska kunna göra det attraktivare att vara funktionär inom MCHK-racing. Under mässgeneral Ingemar Stig:s ledning var vi representerade på MC-mässan i Göteborg med antal cyklar och ett antal personer som gjorde ett gott arbete när det gällde att sprida intresset för vår verksamhet. Vi deltog i det Nordiska mötet i Köpenhamn, där vi bl.a. beslutade om regelverket för Classic Superbike. Vi var på mötet representerade av Björn Nordensten och undertecknad. Årets classic racing har på Nordisk nivå bestått av tävlingar på Botnia ring (Jurva), Våler, Anderstorp, Linköping och Gelleråsen. Anledningen till att vi kunde köra tre tävlingar i Sverige var att Norge i år enbart kunde hantera en.

Det fanns också en avslutande tävling i Danmark inplanerad, men då pro-motorn drog sig ur kunde tyvärr inte arrangören genomföra arrangemanget. Danskarna har dock lovat att komma igen till 2017. Glädjande var också att tävlingen i Finland i år hade så många deltagare, att hotet om att det var sista året istället blev ett löfte om att de ska försöka få till den långa banan till nästa år. Inom föreningen har vi utöver tävlingarna, arrangerat tre banträffar under verksamhetsåret; Linköping, Anderstorp samt Gelleråsen. Vi vill också avslutningsvis rikta ett stort tack till alla tävlingsledare, Svemo-domare, funktionärer, sponsorer m.fl. som genom sina insatser möjliggjort ännu en lyckad tävlingssäsong och hoppas att nästa år skall bli minst lika bra. Beträffande klubbens ekonomi hänvisas till kassörens rapport. Per Holmström Ordförande Bilaga 3 Kassörens rapport Kassörens rapport 2016 09 14 Årets resultat 368 963 kr, blev betydligt större än föregående år ( 73 448 kr ) Vilket är ett mycket bra resultat. Anledningen är att intäkterna från 50 årsracet utbetalades detta bokföringsår. Denna intäkt blev väldigt bra ( 195 557 kr )( 49 Årsracet 48 333 ) 51 årsracet arrangerade vi i egen regi för första gången i år, denna gav också en mycket god Intäkt, ej helt klart med LMS ännu ( prel. Ca 210 000 kr, ) Banträffar och Gelleråsen TT gick i stort set jämt ut. Klubbens ekonomiska tillgångar var vid bokföringsårets slut 999 002 kr ca 200 000 kr preliminär kostnad för 51 årsracet som ej är reglerat. Kassör Hans Göran Larsson

Bilaga 4 Resultat- och balansräkning Resultaträkning 2015

Balansräkning 2015

Bilaga 5 Styrelsens förslag Proposition 2015-1 (för andra gången) Ställd till: MCHK-Racings Årsmöte 2015 Författare: Daniel Corin Stig (Ordförande) Inkommen: 2015-08-28 Bakgrund Våra stadgar säger att ledamöter till styrelsen ska väljas in växelvis, men det har varit olika antal ledamöter och vid avhopp har inte den växelvisa ordningen upprätthållits. Det finns därmed en risk att stora delar av styrelsen byts ut samtidigt, vilket inte är önskvärt. De senaste åren har styrelsen haft sex ordinarie ledamöter och två suppleanter, vilket har upplevts som en lagom storlek och med möjlighet att enklare få in nya personer genom rollen som suppleant. Vidare har stadgarna slagit fast att vi ska välja in två revisorer samt en revisorsuppleant på årsmötena. Där har det hittills inte funnits en säkerhet i överlämningen från år till år med växelvis tillsättning av posterna på samma sätt som för styrelsen ledamöter, utan det kunde hända att alla revisorerna byts ut på ett medlemsmöte. Efter diskussion med valberedningen ansåg styrelsen att det fanns anledning att skapa en bättre struktur för hur styrelse och revisorer väljs in under ordinarie medlemsmöte, vilket ledde till förslaget nedan. Förslag Förslag på ny skrivelse i stadgarna: 12 Ärenden vid medlemsmöte /.../ 13. Val av revisorer. /.../ 14 MCHK-Racing:s sammansättning, mandatperiod och beslutsförhet Sektionsstyrelsen skall bestå av ordförande, sex ledamöter och två styrelsesuppleanter. Styrelsens ledamöter och suppleanter väljs växelvis för en mandatperiod av två år förutom ordförande som väljs för en mandatperiod på ett år. Ledamot 1 väljs på udda år, ledamot 2 på jämna år osv. Vid vakant plats bör fyllnadsval ske så att udda och jämna år bibehålles. Bland valda ledamöter konstituerar styrelsen befattningarna vice ordförande, sekreterare och kassör. Val av styrelseledamöter sker efter /.../ 18 Revision Föreningen ska genom ordinarie medlemsmöte välja två revisorer och en revisorsuppleant. Revisorerna väljs växelvis för en mandatperiod av två år och revisorsuppleant väljs in på ett år. Det åligger revisorerna att årligen granska /.../ Tidigare skrivelse i stadgarna: 12 Ärenden vid medlemsmöte /.../ 13. Val av två revisorer samt en revisorsuppleant./.../

14 MCHK-Racing:s sammansättning, mandatperiod och beslutsförhet Sektionsstyrelsen skall bestå av minst fem ledamöter varvid skall ingå ordförande, sekreterare, kassör och två ledamöter. Styrelsens ledamöter väljs växelvis för en mandatperiod av två år förutom ordförande som väljs för en mandatperiod på ett år. Val av styrelseledamöter sker efter valberedningens eller medlemsmötets förslag. Förslag till styrelseledamöter skall vara valberedningen skriftligen tillhanda senast en månad före medlemsmötet. Föreslagen styrelseledamot skall vara medlem i MCHK, vidtalad och bör personligen vara närvarande vid valet. Styrelsen är beslutsför när en enkel majoritet av styrelsen ledamöter är om beslut ense, dock att minst tre styrelseledamöter må vara närvarande vid besluts fattande. Vid jämt antal röster har ordförande utslagsröst. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordförande eller då minst två ledamöter så påfordrar. Styrelsen äger rätt att utse särskilda kommittéer och funktionärer när så erfordras. Dessa har ingen egen beslutsrätt utan skall utföra de uppdrag styrelsen ålägger dem. 18 Revision Det åligger revisorerna att årligen granska sektionens räkenskaper och förvaltning samt att till ordinarie medlemsmöte avge berättelse, vilken skall tillställas styrelsen omedelbart efter utförd revision. Revisorerna äger rätt, att när de så önskar, ta del av räkenskaper och handlingar angående sektionens förvaltning. Vid ordinarie medlemsmöte skall minst en av revisorerna vara närvarande. Översikt över inval till styrelseledamöter och revisorer med nya förslaget Exempel för Period verksamhetsåret 2017 Ordförande 1 år väljs varje år 2017 Ledamot 1 2 år väljs udda år 2017 Ledamot 2 2 år Väljs jämna år 2018 Ledamot 3 2 år Väljs udda år 2017 Ledamot 4 2 år Väljs jämna 2018 Ledamot 5 2år Väljs udda 2017 Ledamot 6 2år väljs jämna 2018 Suppleant 1 2 år väljs udda 2017 Suppleant 2 2 år Väljs jämna 2018 Revisor 1 2 år väljs udda 2017 Revisor 2 2 år Väljs jämna 2018 Revsupp 1 år väljs varje 2017

Bilaga 6 Motioner Motion 1: Förslag: Fri startavgift för förare som kör sin första classic racing tävling någonsin eller på tre år. Syfte: Om vi kan locka redan licencierade förare från andra serier att prova på att köra med oss en gång gratis kanske de vill fortsätta tävla med oss. Kostnaden för MCHK Racing torde vara liten att genomföra detta men vinsten på att exempelvis en förare av tio börjar köra regelbundet är stor, mer förare och bättre ekonomi i slutresultat. De som redan har kört classic racing men inte på tre år borde även de få köra gratis en gång. Att locka tillbaka dessa förare innan deras licens måste tas om vore bra, efter 5 år när de inte kan få ut ny licens blir det krångligt att börja om igen, de här förarna har ofta även cykel och allt annat klart. Föreslår att vi i Sverige och även våra grannländer inför detta, vinsterna är stora utslaget på ett par år om endast ett litet antal börjar köra. De arrangerande klubbarna kommer säkert vara motvilliga men om det exempelvis blir 5 nya förare som kör regelbundet pga detta så har alla tävlingar 5 nya betalande förare varje tävling vilket ökar inkomster och inte att förakta antal deltagare. Med vänlig hälsning Thomas Grandell Motion 2: Förslag: Att 125 i 7C F2 får egen prislista / bedömning Motiveringen är dels att de med 125:or inte har en chans att komma överst på prispallen, dessutom är det så många att det är befogat enligt min mening. Jag kommer också med en 125:a till nästa säsong. Gunnar Jansson Motion 3: Förslag: 400:- är ju grundpriset, för varje tillkommande passiv familjemedlem + 100:- och för varje tillkommande familjemedlem med licens + 150/200:-.

Med familjemedlem menas mantalsskrivna på samma adress. Motivering: Jag tror/vet att det kommer att tillkomma ett antal passiva medlemmar. Det är ju en jättebra julklapp eller födelsedagspresent för endast 100:- Med lite reklam så kan kanske rabatten bli ett + i kassan. Gunnar Jansson Motion 4: Förslag: Ge klar rabatt på anmälningsavgiften till de förare som ställer upp som funktionärer eller ombesörjer att någon i teamet hjälper till. Samtidigt ges en tydlig förklaring att vi måste göra på det här sättet för att överhuvudtaget kunna köra. Grundavgiften skall naturligtvis samtidigt höjas det som behövs. Det borde gå att räkna ut hur mycket. Om det här förankras ordentligt, så kanske det blir så många funkisar, att man bara behöver stå någon enstaka timme varje dag. Som jag ser det så är det definitivt värt att prova förslaget. Gunnar Jansson

Bilaga 7 Valberedningens förslag Förslag på nomineringar för verksamhetsår 2017 Post Tid Vald Namn status tidsperiod Ordförande 1 år Per Holmström Omval 2017 Ledamot 1 2 år 2016 Björn Nordensten Ny/Omval 2018 Ledamot 2 2 år 2015 Björn Fugel X 2017 Ledamot 3 2 år 2015 Hans Göran Larsson X 2017 Hedersledamot 100 år Lennart Olander Nyval personligt förordnande Ledamot 4 2 år 2016 Kattis Edberg Nyval 2018 Ledamot 5 2 år 2016 Klas Eriksson Omval 2018 Ledamot 6 2 år 2016 Anders Karlsson Nyval 2018 Suppleant 1 2 år 2016 Carina Granqvist Nyval 2018 Suppleant 2 2 år 2016 Linus Lindalen Omval 2018 Revisor 1 2 år 2016 Leif Israelsson Nyval 2018 Revisor 2 2 år 2015 Roland Hagström X 2017 Revsupp 1 år 2016 Vakant frivillig?? Nyval 2017 Peter Ehrenstråle Reserv Nyval Valberedning 1 år sammankallande 2017 Valberedning 1 år ledamot 2017 Valberedning 1 år ledamot 2017