"Gallring i IT-system" Magnus Wåhlberg magnus.wahlberg@tam-arkiv.se
Gallring i IT-system? 2011-10-27 TAM-Arkiv 2
Varför sker gallring? (1) Gallring regleras av SFS... (Arkivlag, registerlagar, bokföringslag...) Gallringsbeslut krävs för att kunna gallra allmän handling... Men är det hela sanningen? 2011-10-27 TAM-Arkiv 3
Varför sker gallring? (2) Juridisk (Ska förstöras enligt lagkrav ) IT-prestanda (Systemet har blivit för segt ) Ekonomisk (Det är för dyrt att spara ) Maktintresse (Detta får inte komma ut ) Ideologisk (Bokbränneri ) Informationsförvaltning(IM) Information tas bort systematiskt utifrån fastställd regel. 2011-10-27 TAM-Arkiv 4
Gallringens faser Framtagande av gallringsprincip, ex. lag. Värdering/bedömning utifrån princip ( Appraisal ) Destruktion ( Destruction ) Kontroll av resultatet från utförd destruktion Ev. förändring av gallringsprincip 2011-10-27 TAM-Arkiv 5
Gallring kan göras av Objekt/Handling/Media Metadata till Objektet/Handlingen/Media Återsökning Förvaltning Förståelse Dokumentation Relationer till andra Objekt/Handlingar/Media Presentation av Objekt/Handling 2011-10-27 TAM-Arkiv 6
Gallringsstrategier Förstörandecentrerad Bevarandecentrerad Oplanerad Hoppsan! "Tidens tand" (C) Wikimedia Commons 2011-10-27 TAM-Arkiv 7
Gallringsregler för IT-system Statisk gallringsregel Dynamisk gallringsregel Sammansatt gallringsregel ==> behov av prioritering mellan gallringsregler 2011-10-27 TAM-Arkiv 8
Statisk gallringsregel (1) Alla gallringsvillkor kända från början. Relativt enkelt införa i IT-system. 2011-10-27 TAM-Arkiv 9
Statisk gallringsregel (2) Syntax {Förstör de handlingar H i som har egenskaperna a j efter tiden t räknat från starttidpunkten r.} 2011-10-27 TAM-Arkiv 10
Statisk gallringsregel (3) Exempel: Förstör direkt alla inkomna reklamblad. Förstör alla fakturor efter 7 år räknat från upprättandedatum. Förstör alla ansökningar 2 år räknat från inkommandedatum. 2011-10-27 TAM-Arkiv 11
Dynamisk gallringsregel (1) Minst ett nödvändigt gallringsvillkor är okänt från början. Mer komplext att införa i IT-system. Kräver "signal" från utanför systemet. Kan kräva uppdatering av metadata i systemet. 2011-10-27 TAM-Arkiv 12
Dynamisk gallringsregel - variant "Fördröjd" (2) Syntax {Förstör de handlingar H i som har egenskaperna a j efter tiden t räknat från starttidpunkten r, där r bestäms av en framtida händelse s.} 2011-10-27 TAM-Arkiv 13
Dynamisk gallringsregel - variant "Fördröjd" (3) Exempel: Förstör all primärdata först 10 år efter att projektet granskats räknat från granskningsdatum. Förstör alla medlemsansökningar först 2 år efter att medlemmen lämnat föreningen räknat från avslutandedatum. 2011-10-27 TAM-Arkiv 14
Sammansatt gallringsregel - variant "Parkering" Exempel: Statisk del: Förstör "kvitto" efter 7 år räknat från upprättandedatum Dynamisk del (högre prioritet): om inte "kvitto" är del i en civilrättslig process. (I sådan fall förstörs de först efter överklagandemöjlighet har gått ut och villkoret från den statiska delen är infriat, d.v.s. minst 7 år.) 2011-10-27 TAM-Arkiv 15
Lokalisering av gallring Centraliserad gallring Gallring sker centralt i ett system, en arkivdepå Distribuerad gallring Ett system/en person skickar destruktionssignal till olika personer, system Nu är det dags att förstöra den känsliga diplomatposten som rör olja i Samarkand 2011-10-27 TAM-Arkiv 16
Något kort om informationsvärde Data + metadata + tolkningsprocess Information Tolkning kan ske på olika nivåer: maskinell (automatiserad) eller utifrån medvetande. Informationsvärde, informationstäthet, entropi Livcykel för information Information skapas Behandlas Vårdas/kompletteras Destrueras (C) Deutsches Technikmuseum Berlin 2011-10-27 TAM-Arkiv 17
Gallring och informationsvärde Gallring kan höja eller sänka informationsvärdet. Systematiskt utformad gallring kan öka informationsvärdet Informationsvärde Tid 2011-10-27 TAM-Arkiv 18
Praktiska tips för gallring i IT-system (1) Formalisera gallringsregler. Håll gallringsregler så enkla som möjligt. Framför allt gäller detta dynamisk gallring, då metadata kan behöva tillföras vid ett senare framtida tillfälle. Testa nya gallringsregler genom torrsimning. Testkör gärna gallringsfunktionalitet mot kopia av skarpt komplext data. Teknik-tips Skapa generella regelklasser som sedan kan styras genom att värden lagras i databas eller i XMLkonfigurationsfil. 2011-10-27 TAM-Arkiv 19
Praktiska tips för gallring i IT-system (2) Hur ska prioritering mellan gallringsregler ske? Hur hanteras konflikter mellan gallringsregler? Gallring kan betraktas som en del i arkivvård (ex. formatkonvertering.) Efterkontroll (Manuellt stick-prov, summeringar av antal ) Finns Roll-back -möjlighet? Vad händer om efterkontrollen visar på ett fel? Teknik-tips Skilj mellan regelklass, regel med värden, och exekverbart gallringsjobb. 2011-10-27 TAM-Arkiv 20
Extradiskussion Gallring av back-uper. Gallring spridd mellan IT-system. OAIS-modellen saknar delmodell för gallring. 2011-10-27 TAM-Arkiv 21