Församlingsrådet 10.05.2017 sida 24 Tid 10.05.2017 kl. 18 19.50 Plats Kyrkostrands församlingshem, lilla salen, Vasavägen 116, Jakobstad Närvarande Hans Häggblom ordförande Victoria Björk Gerd Björklund Mats Björklund Nils-Erik Björskog Stephan Ekman Johanna Hjulfors Britt-Mari Knuts Sofie Södergård Övriga närvarande Lena Sandberg sekreterare Frånvarande Krister Mård Paragrafer 39-52 Underskrifter Hans Häggblom Ordförande Lena Sandberg Sekreterare Gerd Björklund Mats Björklund Protokollet har varit framlagt till påseende 10-25.5 2017 Anslagits på församlingens anslagstavlor och webbsida 10.5 2017 Intygar Jakobstad Lena Sandberg Sekreterare
Församlingsrådet 10.05.2017 sida 25 39 SAMMANTRÄDET ÖPPNAS Ordförande öppnade kvällens sammanträde. 40 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTSFÖRHET Mötet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutsfört. 41 VAL AV JUSTERARE Till protokolljusterare valdes Gerd Björklund och Mats Björklund. 42 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Föredragningslistan godkändes med tillägget 50 ANHÅLLAN OM TJÄNSTELEDIGHET. 43 ANMÄLNINGSÄRENDEN 43.1 Anmälningstiden till Ekumeniska kyrkodagar i Åbo förlängd till 24.5. 43.2 Domkapitlet bjuder kyrkoherdar och förvaltningschefer i Österbotten till Vasa för information och överläggning angående regionalt centralregister 18.5 2017 kl. 14-16. 43.3 Påskens tillfällen och deltagare presenteras. Bilaga A / 43. 43.4 Nya gudstjänsthandprogram diskuterades 12.5 2016 i församlingsrådet. Presentation av alternativ på mötet. 43.5 Församlingen har fått kallelse till Församlingsförbundets årsmöte måndagen 8.5 2017 kl. 18 i Helsingfors. 43.6 Fullmakt har utfärdats för representanter till FMS årsmöte i enlighet med 36 5.4 2017. 43.7 Rune Östman predikade i gudstjänsten 7.5, liturg var Lars-Erik Björkstrand. 43.8 Pjäsen Luther i enrum hölls i Kulturhuset Ax 25.4 med Johan Fagerudd, diskussionsledare var Mia Anderssén-Löf, servering för insamlingen Gemensamt Ansvar.
Församlingsrådet 10.05.2017 sida 26 43 forts. 43.9 Protokoll från Ungdomens Kyrkodagar finns tillgängliga på nätet. 43.10 Finska Missionssällskapet ordnar studieresa till Nepal våren 2018. 43.11 Påskinsamlingen i Missionsstugan 3-21.4 2017 för de lidande i Östafrika via Kyrkans Utlandshjälp inbringade 6.930. 43.12 Gemensam karasamling hölls i Kyrkostrands församlingshem och kyrkan 10.5 2017. Närmare 50 personer deltog.
Församlingsrådet 10.05.2017 sida 27 44 VERKSAMHETSLEDARE VID HÄLLSAND SOMMARHEM 2017 I samband med budgetbeslutet reserverades medel för anställande verksamhetsledare vid Hällsand sommarhem sommaren 2017. Tillsammans med ansvariga ungdomsarbetsledaren och styrelsen för Kyrkans Ungdom i Pedersöre har uppgjorts planer för ungdomsverksamheten, som under sommaren förläggs till Hällsand sommarhem. Samlingarna de senaste somrarna där har visat att det finns ett behov bland ungdomarna, men att ett fast ledarskap är nödvändigt. I avsikt att fylla behovet av regelbunden ungdomsverksamhet under sommaren vid Hällsand sommarhem har kontakter tagits med ett antal personer. Frank Berger, som fungerat som verksamhetsledare vid Hällsand sommarhem 2013-2016, har meddelat att han inte ställer sig till förfogande. Av dem som kontaktats har studerande Jakob Backlund anmält intresse för uppgiften. Han är född 1992 och hemma i Kovjoki, fick studenten 2011 i kombination med en treårig grundutbildning inom ungdoms- och fritidsinstruktion. Under år 2013 slutförde han kursen Kyrkans Akademi för Unga Ledare (KAUL), som är en ledarskapsutbildning ordnad av Lärkkulla. Han studerar historia (huvudämne), teologi och pedagogik på magistersnivå vid Åbo Akademi. Han har tidigare varit anställd inom fastighetsskötsel bl.a vid lägerområdet Klippan och som sommararbetare vid Svenska Lutherska Evangeliföreningen med planering och genomförande av lägerverksamhet för barn och ungdomar. Han har kännedom om verksamheten vid Hällsand genom kontakt med den tidigare verksamhetsledaren och deltagande i den verksamhet som ordnats där. Han är medlem av Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland. Jakobstads svenska församling har intresse för samarbete om verksamheten vid Hällsand och har beslutat bidra med en månads avlöning. Studerande Backlund anställs i arbetsavtalsförhållande. För att få kontinuitet i ungdomsverksamheten över sommaren är koordineringen med semestrarna för församlingarnas ungdomsarbetsledare viktig. Ungdomsarbetsledarnas semestrar är beroende av tidpunkten för skriftskollägren. Studerande Backlunds anställning har diskuterats med den ordinarie ungdomsarbetsledaren och ordföranden för Kyrkans Ungdom i Pedersöre som båda förordar anställningen. Arbetsuppgifterna bör bestämmas i arbetsavtal. Församlingens behov av programansvarig på Hällsand gäller främst tre kvällar i veckan. Verksamhetsledaren kan av Kyrkans Ungdom i Pedersöre anmodas göra praktiska arbetsuppgifter på området mot att han får bo på Hällsand. På grund av arbetsuppgifternas art är det oändamålsenligt med en deltidsanställning för verksamhetsledaren vid Hällsand. I stället kan man precisera lönen i relation till arbetsuppgifterna. På motsvarande villkor har verksamhetsledaren anställts de senaste somrarna. Lönen har varierat mellan 1.500-1.700. Minimilönen för en ungdomsarbetsledare på heltid är 2.297.
Församlingsrådet 10.05.2017 sida 28 44 forts. I barnkonsekvensanalysen konstateras att anställningen inverkar fördelaktigt på ordnande av barnverksamhet vid Hällsand. Kyrkoherdens förslag: Församlingsrådet beslutar anställa studerande Jakob Backlund i arbetsavtalsförhållande för tiden 1.6-31.7 2017. Till arbetsuppgifterna hör: 1. att ordna ungdomssamlingar en kväll/vecka, förslagsvis fredagar. 2. att ordna öppet hus -verksamhet en kväll/vecka. 3. att ordna alternativa programkvällar (film-, spel eller dyl.) en kväll/vecka företrädesvis för målgruppen studerande och unga vuxna. 4. att ansvara för information om verksamheten via webbsida och sociala medier. Månadslönen är 1.600. Jakobstads svenska församling står för kostnaderna för en månad. Kyrkoherden fungerar som förman och gör upp arbetsavtal med Jakob Backlund. Församlingsrådets beslöt enhälligt enligt beredningens förslag.
Församlingsrådet 10.05.2017 sida 29 45 ANSTÄLLDAS SOMMARSEMESTRAR Domkapitlet fastställer kyrkoherdens semester. Kyrkoherden fastställer semestrar för övriga församlingsanställda. Enligt KyrkTAK 96 skall minst 65 % av semestern tas under semesterperioden maj-september. I undantagsfall kan outtagen semester tas ut även efter semesterårets slut 30.4 om arbetsuppgifterna så kräver. Semesterordningen presenteras vid sammanträdet. I semesterordningen framgår outtagen semester från föregående period (FS), lägerarbetsgottgörelse, veckofridagar samt fortbildning. Församlingsrådet noterar semesterordningen, som presenteras vid sammanträdet, till kännedom. Kyrkoherdens förslag: Församlingsrådet noterar semesterordningen för församlingsanställda gällande perioden 1.5 30.9 2017 till kännedom. Bilaga B / 45. Församlingsrådet noterade till kännedom de anställdas sommarsemestrar.
Församlingsrådet 10.05.2017 sida 30 46 ANHÅLLAN OM PARTIELL TJÄNSTLEDIGHET Ledaren för barnverksamheten Annika Snellman anhåller om partiell tjänstledighet 20 % under tiden 1.8 2017 31.5 2018. Hon preciserar i anhållan att hon planerar arbeta fyra hela dagar per vecka. Undantagsvis under perioder med besök i daghem skulle hon arbeta fem dagar per vecka, två dagar av dessa halv dag. Arbetsuppgift som kunde överlåtas på annan tjänsteinnehavare är veckoverksamheten med Häftis-klubbarna. Övriga arbetsuppgifter, såsom administrering av söndagsskola, dagklubbar och familjeklubbar, samt läger för miniorer och juniorer, planerar hon att sköta inom 80 % av heltid. Beviljande av partiell tjänstledighet enligt anhållan förutsätter diskussion om vem som övertar ansvaret för Häftis-klubbarna. I planerna ingår att anställning av en andra ungdomsarbetsledare kunde lösa utmaningen. Den ordinarie ungdomsarbetsledaren arbetar heltid från och med 1.8 2017, vilket kunde vara ett alternativ. Den resursen planeras dock att användas för utveckling av gruppverksamhet för åldern 12-14 åringar. Kyrkoherdens förslag: Församlingsrådet beslutar bevilja ledaren för barnverksamheten Annika Snellman partiell tjänstledighet 20 % för tiden 1.8 2017 31.5 2018. Församlingsrådet beslöt enhälligt i enlighet med beredningens förslag.
Församlingsrådet 10.05.2017 sida 31 47 NATTVARD I FLYNÄNGENS BÖNEHUS Kållby fridsförening rf har anhållit om att nattvard skulle firas i samband med den gudstjänst som hålls i anslutning till sommarmötet 13.8 2017 i Flynängens bönehus. Senaste sommar hölls för första gången församlingens huvudgudstjänst i Flynängens bönehus i samband med sommarmötet, då som predikogudstjänst. Ingen gudstjänst hölls den söndagen i kyrkan. KO 2 kap 9 stadgar, att Herrens heliga nattvard firas i samband med gudstjänst. Nattvarden får firas förutom i en kyrka, i församlingens jordfästningskapell och kapell även på någon annan plats som domkapitlet på framställning av församlingsrådet har godkänt för detta ändamål. Nattvard får under kyrkoherdens tillsyn tillfälligt firas även någon annanstans än i en kyrka eller på en plats som godkänts. Gudstjänsten har preliminärt planerats vid en samling med representanter för Kållby fridsförening och kyrkoherden den 19.4 i Flynängens bönehus. Som predikant vid gudstjänsten fungerar Markus Ventin, som tolkas och samtidigt assisterar vid nattvarden tillsammans med Rune Östman och Vesa Pöyhtäri. Liturg är kyrkoherden. Kantor kommer från Pedersöre församling. Vissa lämpliga delar av mässan sker på finska, eftersom sommarmötet är tvåspråkigt. Nödvändigt antal albor för liturg och assistenter samt bägare, vin och oblater hämtas från kyrkan. Liturgen ansvarar för att gudstjänsthandprogram tillhandahålls. Eftersom ärendet är av förstagångskaraktär kan det vara ändamålsenligt att församlingsrådet diskuterar ärendet och besluter i frågan. Kyrkoherdens förslag: Församlingsrådet beslutar förlägga församlingens huvudgudstjänst 13.8 2017 till Flynängens bönehus. Gudstjänsten firas som högmässa med nattvard. Församlingsrådet beslöt enhälligt i enlighet med beredningens förslag.
Församlingsrådet 10.05.2017 sida 32 48 DE STUPADES DAG Uppvaktning vid krigargravarna ordnas söndagen 21.5 2017 efter avslutad gudstjänst. Manskören medverkar. Kommunens representant utses av kommunstyrelsen med församlingens representant utses av församlingsrådet. Kyrkoherdens förslag: Församlingsrådet utser en person att tillsammans med kommunens representant fungera vid kransnedläggningen på de stupades dag 21.5 2017. Senaste fungerade Gerd Björklund till församlingens representant. Församlingsrådet beslutar att Stephan Ekman med Mats Björklund som reserv representerar församlingen på de stupades dag.
Församlingsrådet 10.05.2017 sida 33 49 LÄGERSKOLA 2017 Sursik skola anhåller om att församlingsanställda deltar i lägerskola v. 41 grupp 1 (9-11.10) och grupp 2 (11-13.10). Lägerskolan förkortas detta år och hålls på Pörkenäs lägergård. Den församlingsanställda fungerar som extra vuxenresurs i dagsprogrammet och ordnar andakt varje dag. Esse församling ansvarar för att anställd deltar för den fösta gruppen medan det faller på Pedersöre församlings lott att fördela en anställd för den andra gruppen. Eftersom upplägget är ett annat detta år finns ännu inte uppgifter om kostnader. Tidigare har församlingen stått för resor och uppehälle omfattande 150. I detta skede, när personalresursen för vårt vidkommande ännu öppen, kan fullmakt ges åt anställda att fördela vem av de anställda som deltar. Kyrkoherdens förslag: Församlingsrådet beslutar att en församlingsanställd deltar i Sursik skolas lägerskola v. 41 (11-13.10 2017) på Pörkenäs lägergård. Församlingsrådet beslöt enhälligt enligt beredningens förslag.
Församlingsrådet 10.05.2017 sida 34 50 ANHÅLLAN OM TJÄNSTLEDIGHET Barnledare Karolina Snellman anhåller om vårdledighet för tiden 15.07.2017-10.10.2019. Församlingsrådet beviljar Karolina Snellman vårdledighet enligt anhållan för tiden 15.7 2017-10.10 2019.
Församlingsrådet 10.05.2017 sida 35 51 BESVÄRSANVISNING Anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning. Bilaga: C / 51. Föredragande ger tilläggsuppgifter om besluten. 52 SAMMANTRÄDETS AVSLUTANDE Ordförande avslutade sammanträdet kl. 19.50.