Principer för användning och beviljande av de utrymmen som Sjundeå kommuns bildningsnämnd förfogar över fr.o.m. 1.8.2014 samt användningsavgifter fr.o.m. 1.1.2015 1. Ansökan om användningstur Kommunfullmäktige i Sjundeå har 15.11.2010 93 utgående från 5 i bildningsnämndens och bildningsavdelningens instruktion överfört beslutanderätten gällande sitt uppgiftsområdes taxor, avgifter, inkomstgränser, hyror och övriga ersättningsgrunder på bildningsnämnden fr.o.m. 1.1.2011. Ordinarieoch tillfälliga användningsturer beviljas fr.o.m. 1.1.2011 av bildningsavdelningens enhetschef eller resultatområdets chef. Enligt ovan nämnda instruktion: - 11 har chefen för småbarnsfostran i uppgift att åt utomstående ge tillstånd att överlåta eller hyra ut lokaler som hör till småbarnsfostran - 12 har fritidschefen i uppgift att ge tillstånd att åt utomstående överlåta eller hyra ut lokaler som hör till ungdoms-, idrotts- och kulturverksamheten - 14 beviljar rektor tillstånd att använda eller hyra skolfastighet åt utomstående Förfrågningar gällande uthyrning och fakturering av de utrymmen som bildningsnämnden förfogar över riktas till: Bildningskansliet Nina Grönroos tfn (09) 2606 1234 fornamn.efternamn@siuntio.fi 1.1 Ordinarie turer Användningsturerna ansöks med en för ändamålet avsedd blankett. Ansökningsblanketter fås på Sjundeå kommuns bildningskansli och kommunens webbsidor. Samtliga användningsturer både kommunen interna användningsturer och utomstående användares turer beviljas på basen av ansökan. Med ordinarie turer avses användningsturer som upprepas under hela reserveringsperioden. De årliga ansökningstiderna för ordinarie turer kungörs mera noggrant på kommunens anslagstavla och på webbsidorna. Sådana ansökningar för ordinarie turer som anlänt utanför ansökningstiden behandlas då de ansökningar som anlänt inom ansökningstiden behandlats. Ansökningar om permanenta turer inlämnas under adressen: Bildningsavdelningen Parkstigen 1 02580 SJUNDEÅ 1
1.2 Tillfällig användningstur För ordnande av tillfälliga evenemang och tävlingar etc. beviljar kommunen förutom de ordinarie turerna även tillfälliga användningsturer. Man bör ansöka om en tillfällig användningstur senast 14 dygn före turen behövs. För skolornas del ansöks de tillfälliga turerna hos rektor för i fråga varande skola. De tillfälliga turerna beviljas huvudsakligen endast för turer som är lediga. Ansökningar om tillfälliga användningsturer skickas till: Bildningsavdelningen Parkstigen 1 02580 SJUNDEÅ 2. Principer för utdelningen av användningsturerna: Användningsturer för idrottsplatserna beviljas utgående från ansökningarna i följande ordning: 1. kommunens egen verksamhet 2. idrottsföreningars i Sjundeå verksamhet som riktar sig till barn och unga (0-20 åringar), specialidrottsförbundens tävlings- och träningsverksamhet 3. idrottsverksamhet inom idrottsföreningar för vuxna i Sjundeå, ungdomsföreningars verksamhet i Sjundeå 4. idrottsverksamhet inom övriga sjundeåsamfund (föräldraföreningar, egnahemsföreningar, fria idrottsgrupper etc.) 5. privatpersoners i Sjundeå idrottsverksamhet 6. idrottsverksamhet för icke ortsbor 7. övrig verksamhet Användningsturerna för de övriga utrymmena beviljas utgående från ansökningarna i följande ordning: 1. kommunens egen verksamhet 2. verksamhet i föreningar i Sjundeå vilkas verksamhet riktar sig till barn och unga (0-20 åringar), stödverksamhet för evenemang och tävlingsverksamhet 3. verksamhet för vuxna i Sjundeå, i Sjundeå verksamma ungdomsföreningars verksamhet 4. verksamhet inom den grundläggande konstutbildningen 5. idrottsverksamhet inom övriga sjundeåsamfund (föräldraföreningar, egnahemsföreningar, fria idrottsgrupper etc.) 6. verksamhet för icke ortsbor 7. övrig verksamhet 2
2.1 Andrahandsreserveringar: Vid beviljande av användningsturerna beaktas förutom ovan stående ordningsföljd även den betydelse det ansökta evenemanget har samt hur enastående evenemanget är, t.ex. då det är fråga om idrottsevenemang serienivån. Ovan nämnda ordningsföljd gäller endast till tillämpliga delar utdelningen av de användningsturer som baserar sig på ett separat avtal som kommunen ingått med en annan part (t.ex. medborgarinstitutverksamhet). Tjänsteinnehavaren förbehålls rätten att låta bli att bevilja användningsturer och en sådan sökande som har obetalda räkningar för användningsturer från föregående period. Huvudsakligen beviljas användningsturerna inte i andra hand, t.ex. på grund av väderleksförhållanden, i de fall beviljandet av turen förutsätter inhiberande av en redan beviljad användningstur. I fall en andrahands reservering beviljas uppbärs lokalhyran för alla reserveringar. 3. Annulerande av en beviljad tur och användningsavgiften 3.1 Mottagande av en användningstur Den tjänsteinnehavare som besluter om användningsturerna skickar beslutet om beviljad användningstur till den sökande för kännedom. En användningstur anses vara emottagen ifall den inte har annullerats. En icke annullerad användningstur faktureras så länge tills innehavaren av turen skriftligt annullerar den Kommunen överlämnar de nycklar som behövs för användandet av utrymmet åt användaren mot beviljningsbeslutet. För nycklarna tas en pantavgift om 40 euro. Den som ordnar evenemang på de olika motionsplatserna är skyldig att bestämma om en tillräcklig mängd med ordningsmän. Arrangören ansvarar för att allmänheten förflyttar sig till den plats som är reserverad därtill utan att trampa ned sportplanens tävlingsbanor, gräsmattor eller planteringar. Arrangören är skyldig att ersätta alla skador som skett under evenemanget. 3.2 Annullering av användningstur En godtagbar tid för annullering är 14 dygn i följande fall: alla reserveringar av idrottshallen, alla betydande tillfälliga reserveringar (stora evenemang) på andra idrottsplatser samt ordinarie turer på de centrala idrottsplatserna. I andra fall är den godtagbara tiden för annullering 3 dygn. I fall en reservering oberoende av användaren inte blir använd faktureras reserveringen inte. Sådana orsaker kan vara t.ex. väderleksförhållanden på utomhusidrottsplatser eller skolornas egen verksamhet i skolsalarna. 3
Annullering av en tillfällig tur bör göras skriftligen eller per e-post till den tjänsteinnehavare som har beviljat användningsturen. För icke annullerad användningstur faktureras en avgift i enlighet med prislistan. Innehavaren av användningsturen får inte överlåta sin reservering till en tredje part. Om ett utrymme behövs för ordnande av match, tävling eller evenemang har den tjänsteinnehavare som besluter om uthyrning av utrymmen rätt att annullera en användningstur helt eller tillfälligt. Om kommunen av speciella skäl behöver ett utrymme för sitt eget bruk kan en användningstur annulleras eller ändras genom att anmäla därom till den som reserverat utrymmet senast 7 dygn innan turen börjar. Den tjänsteinnehavare som har beviljat uthyrning av i fråga varande utrymme har rätt att annullera användningsturen antingen helt eller tillfälligt i det fall att användaren orsakar upprepade eller betydande skador i utrymmena eller inventarierna eller om användaren upprepade gånger försummar de direktiv som getts gällande utrymmena. Tjänsteinnehavaren har även rätt att annullera en användningstur temporärt eller helt och hållet i det fall innehavaren av användningsturen inte betalar sina räkningar för turerna. Turerna beviljas på nytt i den mån det finns lediga turer och då räkningarna är betalda. 3.3 Ersättande av en användningstur som tillfälligt annullerats: I princip beviljas inte någon ersättande användningstur för annullerade ordinarie turer. Ett undantag är specialidrottsförbundens tävlingsverksamhet eller sådan verksamhet som är jämförbar med den. Kommunen ersätter inte de eventuella kostnader som föranleds reserveraren för annullerad användningstur. 3.4 Användaravgift och fakturering Användargrupperna och prisen för de olika användningsturerna användargruppsvis har fastställts i detta dokuments bilaga 1. Faktureringen av de ordinarie turerna sker två gånger i året eller enligt överenskommelse. Räkningen skickas till den adress som sökanden meddelat. Den som ansöker om användningstur bör vid ifyllandet av ansökan beakta att faktureringen sker enligt de i blanketten uppgivna uppgifterna. Det är således ytterst viktigt att fylla i blanketten så noggrant som möjligt. Faktureringen av tillfälliga användningsturer sker efter att turen har varit. Betalning för inte annullerad användningstur returneras och gottgörs inte. 4
4. Användningstiden, öppettiderna och det huvudsakliga användningsändamålet för utrymmena 4.1. Idrottshallen 1 044 m 2 och konditionssalen Utrymmena bör användas i enlighet med den beviljade användningstiden. Larmsystemen följer användningstiderna. I huvudsak beviljas användningsrätt till utrymmena i enlighet med användningsändamålet enligt följande presentation. Den tjänsteinnehavare som besluter om uthyrning av utrymmet styr vid behov sökanden till det utrymme som bäst motsvarar behovet. Vinterperioden 1.8. 31.5. Sommarperioden 1.6. 31.7. Eventuella underhållsarbeten utförs vid behov och vid en påkallad situation och då stängs hallen. Om stängning av hallen meddelas användaren alltid på förhand. Hallen står till förfogande från måndag till fredag kl. 15.30 23.00 och på lördagar och söndagar kl. 6.00 23.00. Konditionssalen står till förfogande från måndag till fredag kl. 9.00 23.00 och på lördagar och söndagar kl. 7.00 23.00. Huvudsaklig användning: bollspel, konditionssal. 4.2 Användningstider för skolornas idrottssalar och övriga utrymmen under läsåret: Höstterminen Vårterminen Skolornas egen verksamhet bestämmer när verksamhetsperioden slutar i respektive skola. Huvudsaklig användning: I skolornas motionsutrymmen är det huvudsakligen meningen att utöva inomhusmotion i form av olika bollspel, gymnastik och andra inomhusgrenar. I skolornas övriga utrymmen såsom klassrummen och matsalarna är det meningen att ordna möten, utbildning och klubbverksamhet. 4.2.1 Aleksis Kiven koulu, idrottssalen och övriga utrymmen: Skolans utrymmen står till förfogande från måndag till fredag kl. 16.00-21.45. Tiden slutar samma tid som arbetstiden för den kvällsövervakare som arbetar i skolan, av samma orsak är skolan stängd under veckosluten. 4.2.2 Päivärinteen koulu och Sjundeå Svenska skola, idrottssalar och övriga utrymmen: Skolans utrymmen står till förfogande från måndag till fredag kl. 16.00-22.00 5
och på lördagar och söndagar kl. 9.00 22.00. 4.3 Användningstiden för sportplanen i kommuncentrum och gräsplanerna i kommuncentrum och Lappers Användningsperioden är 15.5-30.9 ifall väderleksförhållandena tillåter. Vid vissa väderleksförhållanden kan det vara nödvändigt att begränsa användningsperioden. Planerna kan reserveras från måndag till fredag kl. 7.00 21.00 och på lördagar och söndagar kl. 9.00 21.00. Den huvudsakliga användningen på planerna är friidrott och övriga utomhusbollspel. 4.4 Tennisplanen i kommuncentrum, om vintrarna skridskobana Tennisplanen står till förfogande och kan reserveras från måndag till fredag kl. 7.00 21.00 och på lördagar och söndagar kl. 9.00 21.00. Skridskobanans omklädningshytt är öppen vintertid då banan är isad kl. 9.00-20.00. Områdets huvudsakliga användning sommartid är tennis och skateboardåkning, om vintrarna fungerar det som skridskobana. 4.5 Beach volleyplanerna i kommuncentrum och vid Störsvik simstrand Beach volley planerna står till förfogande och kan reserveras från måndag till fredag kl. 7.00 21.00 och på lördagar och söndagar kl. 9.00 21.00. 4.6 Daghemmens grupputrymmen Daghemmens grupputrymmen står till förfogande från måndag till fredag kl. 17.00 21.00. Huvudsakligt användningsändamål: möten, klubbverksamhet 4.7 Loket 4.8 Ungdomsutrymmet 4.9 Simstränderna Huvudsakligt användningsändamål är mötesutrymmen och utbildningsutrymmen. I utrymmet finns dessutom en bastu. Om reservering av ungdomsutrymmet bör alltid först överenskommas med Sjundeå kommuns ungdomsväsende. Störsviks simstrand fungerar om vintrarna som vinterbadställe. Nyckeln till vinterbadets omklädningshytt bör hämtas på tekniska avdelningens kansli. Övriga simstränder har inte vinterunderhåll.. 6
4.10 Spånbanan / skidspåret 1,8 kilometer 4.11 Övriga skidspår 4.12 Motocross banan 4.13 Övriga skridsko- och sandplaner 4.14 Fleraktivitetsutrymmet Stationsvägen 2 Spånbanan är belyst kl. 06.00 22.00. Då snösituationen vintertid tillåter är skidspåret på spånbanan belyst. Beroende på snösituationen finns det ett skidspår på idrottsplanen i kommuncentrum och på gräsplanen intill. För motocrossbanans verksamhet svarar Siuntion moottorikerho ry. Sandplanerna invid Päivärinteen koulu och Sjundeå Svenska skola fungerar under vintermånaderna som skridskobanor. Belysning till kl. 22.00. 5. Redskap och utrustning Fleraktivitetsutrymmets huvudsakliga användningsändamål är evenemang-, mötes- och skolningsutrymmen. Utrymmet kan inte reserveras på fredagar. Användaren har under den beviljade användningsturen, i enlighet med de anvisningar som följer med beviljandet av utrymmet, rätt att använda de redskap (t.ex. mål, gymnastikmattor, anläggningar) som kommunen äger och som hör till utrymmet. Redskapen får användas endast för avsedd motionsgren och avsett ändamål. Efter användningsturen returneras redskapen till respektive plats. Även användarens egna redskap bör samlas ihop vid användningsturens slut. Sådana redskap och sådan utrustning som orsakar skada i utrymmena får inte användas. Om skador gällande redskap eller utrymmen bör omedelbart meddelas till den tjänsteinnehavare som beviljat användningsturen. 6. Ansvarspersonens uppgifter 6.1. Den av gruppen utnämnda ansvarspersonen I sin ansökan ska gruppen utse en fullvuxen person som fungerar som gruppens ansvarsperson. Om den tjänsteinnehavare som beviljar användningsturen så besluter kan även en minderårig fungera som ansvarsperson. Om en ansvarsperson byts bör därom genast meddelas till bildningskansliet. Om inte någon särskild anmälan om ansvarsperson gjorts anses den person som nämns i ansökan eller den person som inlämnat ansökan vara ansvarsperson. 6.2. Ansvarspersonens uppgifter är: 7
- Att under användningsturen hålla dörrarna stängda till det utrymme som uttryckligen beviljats endast aktören och försäkra sig om att dörrarna stängs efteråt. - Att sköta om att utrymmets fönster, ljus och utrustning är stängda och släckta. - Att se till att gruppens medlemmar använder utrymmena och dess redskap i enlighet med beviljat lov och att de uppföljer de användningstider som nämns i beslutet om turen. - Att se till att det under användningsturen som reserverats endast för gruppen inte finns sådana personer i utrymmena som inte hör till gruppen. - Att se till att gruppmedlemmarna inte använder rusmedel eller tobaksprodukter eller uppträder berusade i utrymmena. - Att se till att gruppmedlemmarna använder lämpliga inneskor som inte skadar golvytan. - Att sköta om att utrymmena och utrustningen är i skick under användningsturen. - Att anmäla om eventuella brister gällande utrymmena och redskapen till bildningskansliet. - Att övervaka att redskap och inventarier returneras till sina respektive platser efter användningsturen. - Att svara för att de använda utrymmena städas upp. - Att ansvara för ordningen under användningsturen genom att följa de direktiv som den tjänsteinnehavare som beviljade turen separat gett. 7. Förbindelse om överlåtande av nycklar Innehavaren till användningsturen bör avhämta nyckeln till idrottshallen, konditionssalen, Loket och fleraktivitetsutrymmet på bildningskansliet. Nycklarna till Svenska skolan och Päivärinteen koulu hämtas hos skolornas rektorer. Man bör på förhand komma överens om avhämtning av nycklarna. Nyckelinnehavaren ansvarar personligen för nyckeln och nyckeln ska returneras till kommunen då innehavaren inte mera har rätt att använda den, t.ex. om han/hon inte mera fungerar som tränare eller dyl. i idrottsföreningen. En skriftlig förbindelse om användning och innehav av nycklarna görs med den som ansvarar för användningsturen. Ansvarspersonen överlämnar 40 euro i pant för nycklarna till den tjänsteinnehavare som beviljat utrymmet. Nyckeln får inte utan bildningsväsendets samtycke överlåtas till en annan person. Kopiering av nyckeln är strängt förbjudet. Ansvarspersonen ansvarar för förvaringen av nyckeln. Kostnader föranledda 8
av att nycklar har förkommit debiteras användaren av turen. Om nyckeln returneras inte returneras har kommunen rätt att behålla pantavgiften. 8. Skadeersättning och ansvar Om skador som inträffat i utrymmen eller på redskap bör omedelbart anmälas till den tjänsteinnehavare som beviljat användningsturen. De skador som orsakats fastigheten eller inventarierna avsiktligt eller på grund av oaktsamhet ersätts av den som innehar användningsturen. Skadeersättningen sker i första hand genom att reparera det skadade objektet så att objektet är i samma skick som tidigare. Ifall skadan inte trots anmodan har reparerats är användaren skyldig att till kommunen erlägga en skälig penningersättning för skadan. Arrangören är dock inte ersättningsskyldig då det är fråga om normalt slitage. För förorsakat larm och för kostnaderna för detta svarar den som orsakat larmet. Sjundeå kommun ansvarar inte för olycksfall som sker i de utrymmen som bildningsväsendet förfogar över och som uthyrts under användningsturen. Sjundeå kommun ansvarar inte för användarnas personliga ägodelar och inte heller för föreningarnas egna redskap och utrustning under användningsturerna. Den tjänsteinnehavare som har beviljat uthyrning av i fråga varande utrymme har rätt att annullera användningsturen antingen helt eller tillfälligt i det fall att användaren orsakar upprepade eller betydande skador i utrymmena eller inventarierna eller om användaren upprepade gånger försummar de direktiv som getts gällande utrymmena. 9. Faktureringsprinciper för bildningsväsendets utrymmen Faktureringen grundar sig principen om påbörjad halvtimme. Fakturan grundar sig alltid på ett tillfälle som räckt minst en halv timme men om tillfället har räckt 1 timme och 35 minuter faktureras enligt två timmar. Dagavgiften för evenemang som tar en eller flera dagar är vardagar max. 8 gånger den timavgift som finns i tariffen och under veckoslut max. 12 gånger timavgiften. Detta innebär alltså att om längden på användningsturen under en dag är minst 8/12 timmar faktureras maximalt 8/12 timmars avgift för hela dagen. Normal städning, övervakning, el och vatten ingår i prissättningen. Ifall man i det hyrda utrymmet, av orsak som beror på användningsturens innehavare, måste utföra en mera ingående städning än normalt debiteras innehavaren av 9
9.1 Avgiftsgruppering användningsturen en separat städavgift. Städavgiften varierar mellan 25 100 euro. 9.1.1 Grundpris Grundpriset omfattar följande grupper och evenemang: - i Sjundeå verksamma idrottsföreningars träningsverksamhet för över 18-åringar - i Sjundeå verksamma musikföreningars läsårsverksamhet för över 18- åringar - övrig verksamhet som ordnas av i Sjundeå verksamma föreningar och fria grupper - evenemang för vilka inte uppbärs separat deltagar- eller inträdesavgift - seriematcher för under 18-åringar och med dem jämförbara evenemang - verksamhet som är ägnad åt under 18-åringar då den ordnande aktören inte är verksam i Sjundeå Om det under användningsturen ordnas verksamhet för minst 10 personer under 18 års ålder kan en 50 % sänkning av grundpriset beviljas. Sänkningen av priset bör sökas separat med en fritt formulerad ansökan som riktas till den tjänsteinnehavare som besluter om utrymmet. Prissänkningen kan inte sökas i efterskott. 9.1.2 Nedsatt pris Det nedsatta priset omfattar följande grupper och evenemang: 9.1.3 Evenemangspris - i Sjundeå verksamma ungdomsföreningar och ungdomsföreningarnas verksamhet samt fria ungdomsgrupper som fungerar i Sjundeå - den kulturella ungdomsverksamhet som utövas av kulturorganisationer i Sjundeå och kulturella fria grupper med under 18 åringar förutsatt att minst 50 procent av användarna är under 18-åriga sjundeåbor; - den läsårsverksamhet som är ägnad åt under 18-åringar inom Sjundeå musikföreningar - verksamhet som ordnas av i Sjundeå verksamma idrottsföreningar eller fria idrottsgrupper om minst 50 % av deltagarna är sjundeåbor under 18 år; - fri gruppverksamhet som ordnats av arbetslöshetsföreningar och/eller pensionärsföreningar i Sjundeå - Serviceproducenter i Sjundeå som producerar service inom småbarnsfostran Evenemangspriset omfattar följande grupper och evenemang: - alla evenemang för vilka en separat deltagar- eller inträdesavgift uppbärs - företagarverksamhet 10
9.1.4. Avgiftsfri användning - seriematcher för över 18-åringar och med dem jämförbara evenemang - verksamhet som är ägnad åt över 18-åringar då den anordnande aktören inte är verksam i Sjundeå Den avgiftsfria användningen omfattar följande grupper och evenemang - den verksamhet som ordnas av Sjundeås krigsveteraner och civilveteraner - de användningsturer som reserverats av kommunens företagshälsovård för personalens rehabilitering - Sjundeå kommuns egen verksamhet och verksamhet som Sjundeå kommun ordnar - föräldraföreningarnas verksamhet i daghemmens och i skolornas utrymmen - kommunens mästerskapstävlingar; - den årliga handbollsturén Sjundeå Cup. - verksamhet som ordnas av Hiiden opisto och Kyrkslätt medborgarinstitut. 9.1.5. Fri grupp Med den fria gruppen avses en grupp som består at flera än 7 personer och dess verksamhet är jämförbar med sådan regelbunden verksamhet som idrottsförening eller liknande ordnar. En fri grupp behöver inte registreras. 10. Giltighetstid Detta dokument träder i kraft 1.8.2014 och gäller tillsvidare. 11
BILAGA 1 Prislista för de utrymmen som bildningsväsendet förfogar över fr.o.m. 1.1.2015 Motionsplats / Utrymme Grundpris /h Nedsatt pris /h Evenemangspris /h Aleksis Kiven koulu, idrottssalen 6 3 9 Aleksis Kiven koulu, auditoriet 15 10 25 Sjundeå svenska skola, idrottssalen 6 3 9 Sjundeå svenska skola, sandplan (vintertid skridskobana) 0 0 15 Päivärinteen koulu, idrottssal 6 3 9 Päivärinteen koulu, sandplan (vintertid skridskobana) 0 0 15 Idrottshallens spelplan 12 4 16 Idrottshallens konditionssal 4 2 6 Kommuncentrets friidrottsplan 6 3 9 Kommuncentrets tennisplan 0 0 15 Skolornas musik-, hushålls-, handarbets- och adb-klasser 4 2 6 Skolornas övriga klassutrymmen 3 2 5 Skolornas matsalar 4 2 6 Daghemmens grupputrymmen 3 2 5 Walkers-caféet 15 10 25 Loket 0 0 10 Idrottshallens ungdomsutrymme? I prisen ingår mervärdesskatt, motionsutrymmena har en mervärdesskatt om 24 % övriga utrymmen 10%. Avgiftsfria motionsutrymmen och övriga utrymmen: 12
Kommuncentrets gräsplan Lappersin gräsplan Kommuncentrets beach volley-plan Störsvik simstrans beach volley-plan Spånbanan i kommuncentrum Kommunens skidspår Motocross-banan (för banan finns ett separat avtal med Siuntion Moottorikerho ry) Störsvik simstrand, EU-simstrand Nummijärvi simstrand Karskog simstrand Fårträsk simstrand 13