NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 2/2017 25 Personalsektionen Tid Onsdag 08.11.2017 kl. 14.30 Plats Stadshuset, Topeliusesplanaden 7 Ärenden som skall behandlas Sida 21 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 27 22 Val av protokolljusterare 27 23 Godkännande av föredragningslistan 27 24 Uppföljning av personalens sjukfrånvaro 28 25 Mellanrapport från Road show angående företagshälsovården 30 26 Bisysslor 31 27 Personalens cykelkampanj 33 28 Anhållan om lönetillägg för huvudbokföraren och bildningsekonomen under ekonomidirektörens frånvaro Tilläggsärende: 34 29 Hävning av tjänsteförordnande under prövotiden 35 Protokollet framlagt till påseende Tid och plats Ordförande Fredagen den 17.11.2017 på www.nykarleby.fi samt i Stadshuset, Topeliusesplanaden 7, Nykarleby MARIA PALM
NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 2/2017 26 Personalsektionen Tid Onsdag 08.11.2017 kl. 14.30 16.20 Plats Stadshuset, Topeliusesplanaden 7 Beslutande Palm Maria, ordförande Saari Ted, viceordförande, t.o.m. 24 Frostdahl-Blomqvist Siw Lindvall Mikael Emet Yvonne, ers. för R. Norrgård Frånvarande Norrgård Ronny Övriga deltagande Willman Gösta, stadsdirektör och föredragande Backlund Kristina, personalchef, beredare och sekreterare Paragrafer 21-29 Underskrifter Ordförande Protokollförare Maria Palm Kristina Backlund Protokolljustering Elektroniskt senast 15.11.2017 kl. 16.00 Ted Saari Siw Frostdahl-Blomqvist Protokolljusterare (justering bifogas) Mikael Lindvall Yvonne Emet Framlagt till allmänhetens påseende, tid och plats Fredagen den 17.11.2017 på www.nykarleby.fi samt i Stadshuset, Topeliusesplanaden 7, Nykarleby Bestyrker Gunilla Widman, kanslist
Personalsektionen 08.11.2017 27 FA:1116/2017/001 21 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Pes 21 SD: Personalsektionen konstaterar huruvida sammanträdet blivit i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter är beslutfört. Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter beslutfört. FA:1117/2017/001 22 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Pes 22 SD: Samtliga närvarande sektionsmedlemmar justerar protokollet elektroniskt. Stadsdirektörens förslag godkändes. Protokollet justeras senast onsdagen den 15.11.2017 kl. 16.00 och läggs fram till påseende fredag 17.11.2017. FA:1118/2017/001 23 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Pes 23 SD: Personalsektionen godkänner föredragningslistan och besluter om eventuella tilläggsärenden. Föredragningslistan godkändes med ett tilläggsärende och enligt följande: 29 Hävning av tjänsteförordnande under prövotiden Beslöts att 28 och 29 behandlas direkt efter 23 i den ordningen att 29 behandlas före 28.
Personalsektionen 08.11.2017 28 CK:1205/2015/117 24 UPPFÖLJNING AV PERSONALENS SJUKFRÅNVARO Personalpolitiska utskottet 35 27.10.2015 Bilaga 1/35 Personalpolitiska utskottet 42 22.12.2015 Bilaga 1/42 Personalpolitiska utskottet 24 01.04.2016 Bilaga 1-3/24 PPU 35 PPU 42 Bilaga 1-4/24 Uppföljningen av personalens sjukfrånvaro visar att den är hög och ökar. Personalen var i genomsnitt 17,4 dagar sjukskriven under 2014. Detta är en ökning med 3,1 dagar från föregående år. Prognosen för 2015 (per 30.9) visar heller ingen minskning av sjukdagarna. Nykarleby stad har en handlingsplan för att stödja personalen vid sjukskrivningar och återgång till arbetet, som nu mer handfast har blivit omsatt i praktiken. Förmännen har en nyckelroll i detta. Som anställd blir man kontaktad av sin förman för en diskussion i fall man under ett år har 5 korta sjukfrånvaroperioder, är sjukskriven 2 veckor eller 4 veckor eller mera. Vid behov deltar företagshälsovårdaren och personalsekreteraren i mötet. Målsättningen är att aktivt minska sjukfrånvaron. Avsikten är att stödja, genom att med olika åtgärder agera i ett tidigt skede, inte att ifrågasätta och kontrollera personalen. SD: Personalpolitiska utskottet delges statistiken på sjukfrånvaron och handlingsplanen. Ärendet antecknas för kännedom. Personalpolitiska utskottet antecknade ärendet för kännedom. Personalpolitiska utskottet delges vilka åtgärder som vidtagits kring sjukfrånvaron. Alla förmän har deltagit i ett obligatoriskt diskussionsmöte kring åtgärderna i uppföljningen av personalens sjukfrånvaro. Huvudförtroendemännen och arbetarskyddsrepresentanterna inbjöds också. Mötena hölls 3, 8 och 9.12. Sjukfrånvaron behandlades också på samarbetsgruppens möte 14.12. SAG utsåg en grupp som ska utveckla olika åtgärder kring arbetshälsan och aktivt genomföra förslagen som kom fram vid diskussionsmötena. Till gruppen utsågs Gunilla Lillbacka, Kristina Backlund, Anders Fors, Johan Österbacka och Olavi Heinonen. Gruppen har redan haft två möten. _ Förslag:
Personalsektionen 08.11.2017 29 PPU 24 Pes 24 Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom. Statistiken för 2015 visar en sjukfrånvaro på 16,4 dagar/anställd, vilket betyder en minskning med 1 dag per anställd jämfört med 2014. Friskgruppen som tillsattes av samarbetsgruppen 14.12.2015 har haft några möten. Gruppen har konstaterat att förmannen behöver stödjas i sin roll som ledare för att vi ska få mera välmående arbetsplatser i Nykarleby stad. Förmansutbildning ordnas 5.4.2016 med temat En stark chef klarar svåra samtal. Arbetarskyddet i Nykarleby bör bli mera synligt, bl.a personalenkäten som utfördes hösten 2015, påvisar detta. Som ett led i detta har påbörjats en roadshow till arbetsplatserna, där personalsekreteraren, arbetarskyddsrepresentanten och respektive ansvarsperson för sektorn deltar. Daghemmen, som har en hög sjukfrånvaro, är först i tur. Uppföljningen av sjukfrånvaron följs upp regelbundet och meddelas förmannen på respektive arbetsplats med två månaders intervaller. Samtal förman/anställd förutsetts att hållas enligt stadens handlingsplan för stödjande av den anställde vid sjukfrånvaro och återgång till arbetet efter utdragen sjukledighet. Handlingsplanen har kompletterats av SAG enligt bifogad bilaga. Ett projekt som kallas friskvård med arbetskamraterna har startats upp enligt bifogad bilaga. SD: Personalpolitiska utskottet antecknar ärendet för kännedom. Antecknades för kännedom. Personalsekreteraren presenterar uppföljningen av sjukfrånvaron på något av stadsstyrelsens möten under våren 2016. Uppföljningen av personalens sjukfrånvaro fortsätter och statistiken per 30.9.2017 visar en sjukfrånvaro på 10,2 dagar per anställd. Under pågående roadshow till stadens arbetsplatser tas sjukfrånvaron till diskussion med personalen. Genom enkäten, som alla fyller i före besöket, försöker vi få fram orsaker som kan bidra till att personalen sjukskriver sig. Diskussionerna på arbetsplatserna har varit bra och problem som framkommit har lösts i god anda. SD: Personalsektionen antecknar ärendet för kännedom. Antecknades för kännedom.
Personalsektionen 08.11.2017 30 FA:1337/2017/114 25 MELLANRAPPORT FRÅN ROAD SHOW ANGÅENDE FÖRETAGSHÄLSOVÅRDEN Pes 25 Resultat från enkäten angående företagshälsovården har sammanställts efter att 21 arbetsplatser har besökts. Frågan har besvarats av 181 anställda. Frågan om företagshälsovården har fått många kommentarer. SD: Personalsektionen antecknar ärendet för kännedom. Antecknades för kännedom.
Personalsektionen 08.11.2017 31 FA:1128/2017/114 26 BISYSSLOR Personalsektionen 13 20.09.2017 Pes 13 Beslut som gäller personalens ansökningar om bisysslotillstånd, återkallande av bisysslotillstånd och förbud att ta emot och inneha bisyssla fattas av personalsektionen. SD: Personalsektionen diskuterar principerna för beviljande av bisysslotillstånd och gör ett regelverk för detta. Ärendet bordlades till följande möte. Till följande möte presenteras lista på vem som har bisyssla idag och förslag till regelverk kring beviljande av bisyssla. Enligt lagen om kommunala tjänsteinnehavare 11.4.2003/304 4 kap 18 Bisyssla och konkurrerande verksamhet: Med bisyssla avses ett tjänsteförhållande, ett avlönat arbete och en uppgift av bestående natur, som tjänsteinnehavaren har rätt att avsäga sig, samt ett yrke, näring och rörelse. En tjänsteinnehavare får inte ta emot eller inneha en bisyssla som kräver att arbetstid används för uppgifter som hör till bisysslan, om inte arbetsgivaren på ansökan beviljar tillstånd därtill. Tillstånd kan beviljas också för viss tid och begränsat. Ett tillstånd kan återkallas om det finns skäl därtill. Tjänsteinnehavaren skall ges tillfälle att bli hörd innan tillståndet återkallas. Vid prövning av om bisysslotillstånd skall beviljas skall det beaktas att tjänsteinnehavaren inte på grund av bisysslan får bli jävig i sina uppgifter. Bisysslan får inte heller äventyra förtroendet för opartiskheten i skötseln av uppgifterna och inte heller annars inverka menligt på en behörig skötsel av uppgifterna. Verksamhet som i egenskap av konkurrerande verksamhet uppenbart skadar arbetsgivaren får inte utövas som bisyssla. En tjänsteinnehavare får inte medan tjänsteförhållandet varar vidta sådana åtgärder för förberedande av konkurrerande verksamhet som med beaktande av 3 mom. inte kan anses vara godtagbara. Om annan bisyssla än sådan som anses i 2 mom. skall tjänsteinnehavaren göra anmälan till arbetsgivaren. Sedan tjänsteinnehavaren getts tillfälle att bli hörd kan arbetsgivaren på grunder som anges i 3 mom. förbjuda tjänsteinnehavaren att ta emot eller inneha en sådan bisyssla.
Personalsektionen 08.11.2017 32 Pes 26 Arbetsavtalslagen föreskriver ingen sådan skyldighet för arbetstagare att meddela om bisysslor som en tjänsteinnehavare har enligt lagen om kommunala tjänsteinnehavare. Det är ändå klart att arbetstiden inte får användas för uppgifter som hör till bisysslor utan ett särskilt tillstånd av arbetsgivaren. När det gäller bisysslor för vilka arbetstid inte används är arbetstagaren skyldig att meddela arbetsgivaren endast i det fallet att arbetsgivaren och arbetstagaren särskilt kommit överens om det. Bisysslan får naturligtvis inte medföra att arbetstagaren inte klarar av att fullgöra sina arbetsskyldigheter som sig bör. Enligt arbetsavtalslagen får en arbetstagare dock inte åt någon annan utföra sådant arbete som, med hänsyn till arbetets natur och arbetstagarens ställning, såsom en konkurrerande handling i strid med god sed i anställningsförhållanden uppenbart skadar arbetsgivaren. SD: Personalsektionen besluter att förfarandet kring beviljande av tillstånd för bisyssla fortsätter som tidigare. Det vill säga tillstånd för bisyssla behövs både för arbetstagare och tjänsteinnehavare. Personalsektionen behandlar samtliga anhållan, som förordats av respektive förman, och tar beslut i varje enskilt fall med beaktande av det som stadgas enligt lagen om kommunala tjänsteinnehavare och de regler som tillämpas på kommunala arbetstagare. Stadsdirektörens förslag godkändes.
Personalsektionen 08.11.2017 33 FA:1336/2017/114 27 PERSONALENS CYKELKAMPANJ Pes 27 Nykarleby stad har, som ett led i aktiv personalpolitik, erbjudit stadens anställda möjlighet att köpa en ny cykel från valfritt ställe. Sportjohan, Sportia Mattsson och VM-Sport kontaktades och de erbjöd rabatt vid inköp av cykel. Kampanjen, som fått en väldigt god respons, ordnades första gången 2015 och många i personalen har önskat en repris på kampanjen sedan det. Årets kampanj pågick under tiden 15.5 31.8.2017 och 28 anställda har nappat på erbjudandet (34 st 2015). Totalbeloppet på cyklarna som inhandlades blev 23 347,53. Villkoren vara att avbetalningen görs under max 30 månader (2,5 år) räntefritt och minimibeloppet per månad är 50 som dras direkt från lön. Av cykelns pris finansieras max 3 000 och den bör kosta minst 500. SD: Personalsektionen antecknar ärendet för kännedom. Antecknades för kännedom.
Personalsektionen 08.11.2017 34 FA:1338/2017/116 28 ANHÅLLAN OM LÖNETILLÄGG FÖR HUVUDBOKFÖRAREN OCH BILDNINGSEKONOMEN UNDER EKONOMIDIREKTÖRENS FRÅNVARO Pes 28 Personalsituationen på ekonomiavdelningen föranleder omorganisering av arbetsuppgifter och ansvar. SD: Personalsektionen tar upp ärendet för behandling. Personalsektionen beslöt att vikariatet för ekonomidirektören lämnas obesatt. Under perioden 1.11.2017 31.8.2018 betalas ett individuellt tillägg på 300 per person och månad åt huvudbokförare Marianne Blomqvist, bildningsekonom Barbro Julin och förvaltningsdirektör Tomas Knuts. Beslutet delges Blomqvist, Julin, Knuts och lönebokföraren (L.L.).
Personalsektionen 08.11.2017 35 FA:1385/2017/115 29 HÄVNING AV TJÄNSTEFÖRORDNANDE UNDER PRÖVOTIDEN
Personalsektionen 08.11.2017 36 ANVISNING FÖR BEGÄRAN OM OMPRÖVNING OCH BESVÄR Beslutsorgan Datum för sammanträde Personalsektionen 8.11.2017 Besvärsförbud Eftersom beslut nedan endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt kommunallagen omprövningsbegäran inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 21-27 Anvisning för begäran om omprövning Den som är missnöjd med ett av nedannämnda beslut kan framställa en skriftlig begäran om omprövning inom 14 dagar från delgivningen av beslutet. Paragrafer: 28-29 Kontaktinformation: Personalsektionen i Nykarleby, PB 29 (Topeliusesplanaden 7), 66901 Nykarleby nykarleby.stad@nykarleby.fi Omprövningsbegäran kan framställas av en part, d.v.s. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyldighet eller fördel beslutet påverkar direkt, eller av en kommunmedlem. Omprövningsbegäran skall framställas inom 14 dagar från delgivning av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget sänts om beslutet skickats per brev, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollet finns tillgängligt på www.nykarleby.fi. I ansökan skall den som begär omprövning av beslutet och den som avfattat skrivelsen anteckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer. Kravet med motiveringar skall framgå av omprövningsbegäran. Till begäran om omprövning skall bifogas beslutet i vilket rättelse söks, antingen som kopia eller i original samt handlingar man hänvisar till. Omprövningsbegäran skall vara stadsstyrelsen tillhanda före kl. 16.00 den sista dagen som begäran om omprövning får framställas. Anvisning för besvär I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär.
Personalsektionen 08.11.2017 37 Kommunalbesvär, paragrafer: Förvaltningsbesvär, paragrafer: Besvärstid 30 dagar 30 dagar Besvärsmyndighet: Vasa förvaltningsdomstol, PB 204 (Korsholmsesplanaden 43), 65 101 Vasa vaasa.hao@oikeus.fi Annan besvärsmyndighet: Adress: Paragrafer: Besvär skall anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollet finns tillgängligt på www.nykarleby.fi. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. Beslut som getts efter anslag anses ha kommit parterna till kännedom den dag då beslutet gavs. Ändring i ett beslut med anledning av en omprövningsbegäran kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt begäran. Om beslutet har ändrats med anledning av omprövningsbegäran, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av dem som är part eller av en kommunmedlem. I besvärsskriften skall man meddela förvaltningsdomstolen följande: vilket beslut som överklagas, till vilka delar ändring söks i beslutet (helt eller delvis), på vilket sätt beslutet borde ändras, på vilka grunder ändring söks, ändringssökandens namn, hemkommun och kontaktinformation. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas. Besvär får anföras på den grunden att o beslutet har tillkommit i felaktig ordning, o den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter o beslutet annars strider mot lag Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post, e-post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall sändas i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvär till Vasa förvaltningsdomstol skall lämnas in senast kl. 16.15 den dag då besvärstiden går ut. För besvär till förvaltningsdomstol uppbärs en avgift om 250 (Lag om domstolsavgifter 1455/2015).