Regler för uthyrning eller upplåtelse och hyressättning av förvaltningens lokaler Stadens olika föreningar och medborgare bedriver många olika verksamheter som kommer våra medborgare till del. Tillgång till goda lokaler är i många fall en begränsning. Förvaltningen vill därför att de bokningsbara lokalerna skall vara tillgängliga och effektivt kunna användas av föreningarna och medborgarna. Förvaltningen skall verka att så många föreningar och medborgare som möjligt ska kunna ta del av våra lokaler. Utgångspunkten är att uthyrning inte ska inkräkta på förvaltningens verksamhet. Vid uthyrning och upplåtelse ska det klart och tydlig framgå vilka regler som gäller och vad som är tillåtet och inte. En skriftlig instruktion för detta finns som stöd för områdeschefer, se sista sidan. Ansvarig områdeschef bedömer vilka lokaler som är lämpliga att hyra ut/upplåta. Områdeschefen har möjlighet att vägra uthyrningen om det på sannolika grunder kan antas att verksamheten kan medföra allvarligare ordningsstörningar eller olagliga handlingar i eller i anslutning till lokalen. 1. Bokningsbara lokaler Med bokningsbar lokal menas att kunna låna lokal för några timmar. Önskemålet är stort och anledning och syfte varierar. Privatperson/Föreningar/Offentlig sektor En förening och medborgare skall, för att kunna boka en lokal, verka för att: ha en verksamhet enligt demokratiska principer medlemmarna har inflytande i föreningen ta avstånd från våld, rasism, diskriminering och missbruk En förening eller medborgare som inte uppfyller ovan angivna regler skall ses som näringsidkare. Den offentliga sektorn t.ex andra förvaltningar och myndigheter ska också kunna boka en lokal för några timmar för att hålla i t.ex informationsmöten som kommer våra medborgare till del. Näringsidkare I de fall en näringsidkare bokar lokal skall syftet främja stadens intressen och helst gälla
enstaka tillfällen, anledning till detta är att otillbörliga konkurrensförutsättningar inte skall uppstå. 2. Hyresavtal Med uthyrning av lokal menas att stadsdelsförvaltningen tecknar hyreskontrakt för en lokal. Privatperson Hyresavtal mellan privatperson och förvaltningen tillåts inte. Förening Vid uthyrning till föreningar bör i princip samma regler tillämpas som för näringsidkare. I de fall vi hyr till föreningar skall föreningen arbeta för medborgarnas bästa och ha en lokal förankring samt: verksamheten skall följa demokratiska principer ta avstånd från våld, rasism, diskriminering och missbruk ha ett aktivt jämställdhetsarbete godkända stadgar, en ansvarig styrelse och godkänd revisor kunna visa upp årsberättelse, och verksamhetsredovisning, stadgar och firmatecknare Näringsidkare Om förvaltningen vill att en näringsidkare skall hyra en lokal, bör i första hand, kontrakt tecknas mellan näringsidkare och Lokalförvaltningen eller den fastighetsägare som äger lokalen. Vi frånsäger oss då lokalen och Lokalförvaltningen tar över ansvaret.
3. Upplåtelseavtal Med upplåtelse menas att man skriver avtal om lokal som inte uppfyller krav för ett hyreskontrakt. T.ex. att två juridiska personer delar på en lokal eller där nyttjaren inte har en egen ingång till lokalen. Privatperson Upplåtelseavtal mellan privatperson och förvaltningen tillåts inte. Förening och Näringsidkare I vissa fall kan nyttan, att upplåta lokal, vara ömsesidig och gagna både förvaltningen och för den som tillhandahåller nyttan, t.ex. behovet av frisör eller fotvård inom äldreomsorgen. Om så är fallet bör i första hand upplåtelseavtal tecknas. Vid denna typ av uthyrning/upplåtelse bör avtal tecknas på maximalt ett år och ske till självkostnadspris. Grundtanken är att de företag som stadsdelsförvaltningen knyter till sig inte skall hyressubventioneras av stadsdelsförvaltningen eller ges otillbörliga konkurrensförutsättningar. 4. Taxa Bokningsbar lokal Lokaler tillhandahålls i staden av olika kommunala aktörer. Under 2014-2015 har i staden diskuterats en gemensam hantering och prissättning av bokningsbara lokaler. Taxorna ska baseras på samma grunder oavsett var i stadsdelen lokalerna ligger. Förvaltningens förslag till prissättning grundar sig därför på idrotts- och Föreningsförvaltningens fastställda prislista över jämförbara lokaler. Dessa justeras årligen. Dessa priser kommer förvaltningen sedan att minska med 10 procent för att få en för stadsdelen önskvärd nivå utifrån att främja en meningsfull fritid. Procentsatsen fastställs för varje år och avrundas till hanterbart belopp. Upplåtelseavtal Hyran i ett upplåtelseavtal kommer att grunda sig på förvaltningens självkostnad för lokalen och skall inte ses som en inkomstbringande verksamhet.
5. Redan ingångna avtal Där hyreshöjningen för en förening/näringsidkare får stora ekonomiska konsekvenser kommer hyresökningen att stegvis, under tre år, att öka så att den därefter når självkostnad för lokalen. Förvaltningen avser att med detta tjänsteutlåtande som grund, utforma enhetliga hyror för de lokaler som upplåtes eller hyrs ut av SDF Norra Hisingen. 6. Kostnadsfria lokaler Stadsdelsdirektören kan ta beslut om en lokal ska kunna nyttjas kostnadsfritt för att bidra till föreningsutveckling eller andra måluppfyllelser. Det kan vara t.ex Selma Center som är ett medborgarkontor samt en mötesplats för våra medborgare.
Uthyrningsregler SDF Norra Hisingen Inbrottslarm, brandlarm och låsning Man får inte lämna ytterdörren öppen. Ytterdörren får aldrig vara olåst eller lämnas obevakad. Endast behöriga får vistas i lokalerna. Hyresgästen som kvitterat ut nyckeln är ansvarig för att inga obehöriga vistas i lokalen under upplåtelsetiden. Nedsläckning av lokalerna ska vara gjort av hyresgästen innan man lämnar lokalerna. Se till att ytterdörren är låst. Nycklar hämtas ut av upplåtarens kontaktperson gentemot nyckelkvittens. Nyckeln återlämnas vid upplåtelsetidens slut. De flesta lokaler har ett automatiskt larm som slås på. Hyresgästen ansvarar för samtliga kostnader om larmet aktiveras. Det åligger hyresgästen att vid offentlig tillställning etc, själv inhämta och följa erforderliga myndighetstillstånd eller inge anmälan till berörda myndigheter. Det ankommer vidare på hyresgästen att tillse att det i lokalerna inte vistas fler personer än som är tillåtet och att nödutgångar inte är blockerade eller låsta. Skyltar / Fönster Hyresgästen äger efter samråd med upplåtaren uppsätta för verksamheten sedvanlig skylt, markis, antenn m.m under förutsättning att tillstånd härför har erhållits av berörda myndigheter. Vid avflyttning åligger det hyresgästen att återställa fasaden i godtagbart skick. Vid större fastighetsunderhåll som fasadrenovering åligger det hyresgästen att utan ersättning och på egen bekostnad svara för ned och uppmontering av anordningen. Ansvar vid stöld och skadegörelse: Upplåtaren har inget ansvar för de kläder eller annan egendom som hyresgästen har i lokalen. Om lokalen, dess inventarier eller utrustning skadas eller försvinner i samband med uthyrningen ska hyresgästen betala för det. Hyresgästen är även skyldig att i förekommande fall själv bekosta reparationer av honom orsakad skada. Fel i lokalen, som skall åtgärdas anmäles till upplåtaren. Ordningsavgifter: Överträdelse av klisterförbud återställt material grovstädat Lämnat dörr/fönster öppen Larmutryckning Helpdeskadministration (nycklar) 900 kronor 600 kronor 500 kronor 600 kronor Full kostnadstäckning 50 kronor Övrigt: - Alkoholförtäring och rökning är förbjuden inne i lokalerna. - Hyresgästen ansvarar för städning av lokalen - Det är inte tillåtet att laga mat i lokalen, däremot går det att värma redan färdig mat - Du inte får möblera så att utrymningsvägar blockeras
Hyresdebitering 2016 Kostnad per timma EXEMPEL Bokad timma Bokad timma Upplåtelse Hyreskontrakt period Privat Förening/ Självkostnad Offentlig sektor Näringsidkare Självkostnad B= 270 B= 270 A= Möteslokal B= Större lokal, t.ex. Danslokal, gymnastik Prisreduktion 2016 är -10% avrundar EXEMPEL (Motsvarande belopp för IoF-prislista A= 85.- och B= 300.-)