Om att vara aktiv i FSAstud

Om att vara aktiv i FSAstud lathund för FSAstuds styrelse

Innehåll Mötesformalia, arbets-, ansvars- och rollfördelning s. 4 arbets och ansvarsfördelning s. 4 funktioner vid årsmötet s. 7 mötesformalia s. 8 Checklista FSAstuds styrelse s. 11 förberedelser s. 11 uppföljning & genomförande s. 12 Kom-i-håg-lista s. 13 Viktiga adresser och telefonnummer s. 14 Att bli utsedd till representant i FSAstuds centrala styrelse är ett prestigefullt uppdrag! Grattis! Du har fått medlemmarnas förtroende att föra deras talan och vara FSAstuds ansikte utåt. En målsättning i FSAstud är att merparten av arbetsterapeutstuderande skall vara medlemmar i studerandeorganisationen (FSAs vision). I övrigt följer styrelsen den verksamhetsplan och ekonomiska plan som fastställts vid årsmötet. Årsmötet är FSAstuds högsta beslutande organ. I FSAstuds stadgar står formalia kring årsmötet beskrivet. FSAstuds styrelse verkställer årsmötets beslut och är den drivande länken mellan årsmötena. Det här häftet är tänkt att vara en vägledning i ditt uppdrag såväl lokalt som centralt.

Mötesformalia, arbets-, ansvars- och rollfördelning Arbets- och ansvarsfördelning Ordföranden utses efter nominering vid årsmötet. Det är bra om denna person suttit med i styrelsen under ett år för att ha erfarenhet av det praktiska. Som ordförande förutsätts du att fungera som kontaktperson för FSAstud och FSA, vara den som ytterst planerar och leder verksamheten, fördela arbetet i styrelsen, ge tips och stöd, se till att beslut följs upp och verkställs, ser till att stadgarna följs, vara insatt i FSAs och FSAstuds värderingar och mål, hålla dig informerad om frågor inom FSAstuds verksamhetsområde samt ta initiativ i frågor som berör organisationens verksamhet, vara insatt i vad som händer i FSAstud lokalt, företräda FSAstud externt i den utsträckning detta ej sker genom styrelsen, vara ordinarie ledamot i FSAs förbundsstyrelse, ha nära kontakt med handläggare på kansliet, göra förslag till verksamhetsplan och verksamhetsberättelser tillsammans med övriga styrelsemedlemmar, och motivera mötesdeltagarna och skapa en positiv anda. Det är alltid mötesordföranden som har det yttersta ansvaret för om deltagarna känner sig delaktiga eller inte. På och inför styrelsemötena bör du vara väl förberedd, formulera klara och tydliga mål med mötet, sända kallelse + dagordning minst två veckor innan mötet (ha kontakt med kansliet), öppna mötet på angiven tid och avsluta det punktligt, vägleda mötesdeltagarna ha alltid FSAstuds stadgar tillgängliga, se till att alla får komma till tals, vid behov styra debatten, efter diskussioner sammanfatta dessa och presentera förslagen. Fråga, är förslagen rätt uppfattade?, samt i efterhand kontrollera att beslut och överenskommelser blivit följda. Vice ordförande utses efter nominering vid årsmötet. Vice ordförande stödjer ordförande i dennes sysslor och ansvarar med hjälp av FSAs kansli för att praktiska detaljer kring styrelsens möten samt FSAstuds Inspirationshelg. 4

Sekreteraren väljs antingen för hela verksamhetsåret på styrelsens första styrelsemöte för året (det så kallade konstituerande mötet) eller som ny vid varje möte. Som sekreterare förutsätts du att på och inför styrelsemötena biträda ordförande, föra anteckningar för att kunna sammanställa protokoll, justera protokoll, samt ha ordning på alla viktiga papper, protokoll etc. Justeraren väljs vid varje möte. Som justerare förutsätts du vara med under hela mötet. Om den som valts måste gå ska mötet utse en ny justerare, föra anteckningar så att du kan jämföra med protokollet och justera detta vid behov. Protokollet ska överensstämma med det som beslutades på mötet, och vid behov vara rösträknare. Övriga ledamöter Ordinarie styrelseledamot utses efter nominering vid årsmötet och ska vara närvarande på så många styrelsemöten under året som möjligt. Suppleant styrelseledamot utses efter nominering vid årsmötet och ska samarbeta med ordinarie ledamot samt när vara på de styrelsemöten då ordinarie ledamot inte kan. Som ledamot (ordinarie eller suppleant) i FSAstuds styrelse förutsätts du föra medlemmarnas talan på utbildningsort, vara insatt i FSAs och FSAstuds värderingar och mål, aktivt komma med idéer och förslag på utvecklingsinsatser lokalt och centralt, medverka till att uppfylla målen i verksamhetsplanen, närvara på styrelsemöten och andra utbildningsinsatser alternativt i god tid ha meddelat din eventuella frånvaro och därmed förberett ersättare (suppleant) till styrelsemötena, ta del av, och följa upp information via diskussionssidan/mejl etc från kansliet/ andra styrelseledamöter med flera, entusiasmera till utökat engagemang bland medlemmar lokalt. 5

Arbetsutskottet (AU) består av ordförande, vice ordförande samt ytterligare en person ur styrelsen. Av dessa bör minst två komma från samma utbildningsort. AU ska kunna ha sammankomster mellan styrelsemötena. Möten ska protokollföras (ej av ordförande). Tanken är att AU ska kunna förbereda verksamhetsberättelse inför årsmötet, upprätta röstlängd inför årsmötet, fatta beslut om äskningar och annat aktuellt mellan ordinarie styrelsemöten. Kontaktperson för Saco Studentråd fungerar som kommunikationslänk mellan FSAstuds styrelse och Saco Studentråd, men uppdraget kan också innebära att föra FSAstuds talan vid elektroniska val eller att delta vid Saco Studentråds arrangemang. FSAstud är medlemmar i Saco Studentråd som är Sveriges största frivilliga studentorganisation. Läs mer om Saco Studentråd på http://www.saco.se/templates/studentcouncil.aspx?id=2267&epslanguage=sv. Representant i Utbildnings- och Forskningsrådet (UoF-rådet) fungerar som länk mellan FSAstuds styrelse och UoF-rådet. UoF-rådet bereder utbildnings- och forskningsfrågor och har till uppgift att följa den utbildningspolitiska debatten och utvecklingen i Sverige samt lämna förslag till initiativ och agerande till förbundsstyrelsen. UoF-rådet har möte på FSAs kansli ca 4 gånger per år, där FSAstuds representant närvarar. Den lokala arbetsgruppen/fsastud styrelsen består av ombud från varje termin och kan ledas av ordinarie ledamot och suppleant. Den lokala arbetsgruppens uppgift är att tillsammans driva det lokala arbetet på utbildningsorten. Den lokala arbetsgruppen ska regelbundet ha möten för att planera den lokala verksamheten och se till att följande uppgifter görs varje termin: Lokala FSAstud är jätteviktiga! sköta FSAstudanslagstavlan, fungera som kommunikationslänk mellan medlemmarna och FSAstuds styrelse, ge återkommande muntlig information om FSAstud till studenter i terminerna och rekrytera medlemmar, marknadsföra FSAs publikationer, hjälpa styrelseledamöterna att delge information om vad som händer lokalt till STUDinfo, skriva bidrag till STUDinfo, ordna medlemsmöten, ha representant med på kretsens möten, ordna medlemsaktiviteter, och ha nära kontakt med handläggare på kansliet. 6

FSAstud rules! Funktioner vid årsmötet Valberedningen består av tre ledamöter (varav en sammankallande, som utses inom valberedningen). De får inte ingå i styrelsen och bör komma från tre olika utbildningsorter. Valberedningen utses efter nominering vid årsmötet och har i uppgift att avge förslag på en ny styrelse. Valberedningen samlar in förslag till ny styrelse genom att tillfråga sittande styrelse om de vill sitta kvar på sina poster eller ej (de som inte vill fortsätta ska hjälpa valberedningen att komma med förslag på nya personer), och fråga de lokala styrelserna om tips på lämpliga personer. Valberedningens förslag ska innehålla förslag på ordförande och vice ordförande, förslag till ordinarie ledamot samt suppleant från medlemmarna på respektive utbildningsort, förslag på sakrevisorer, förslag till valberedning, och förslag till årsmötesordförande. Två sakrevisorer utses efter nominering vid årsmötet. Sakrevisorerna kontrollerar att styrelsens arbete följer årsmötets beslut genom att läsa igenom årets protokoll och skriver baserat på dessa en revisorsberättelse som biläggs årsmöteshandlingarna. Två justerare/rösträknare väljs på årsmötet De kontrollera att det som beslutades under årsmötet är korrekt skrivet i protokollet, och fungerar även som rösträknare. 7

Mötesformalia Här följer en kort information om viktiga delar i styrelsearbetet. Även sådant som i första hand rör enskilda poster i styrelsen finns med, exempelvis ordföranden eller sekreteraren för att ni alla ska ha chans att använda detta lokalt om ni vill. Det finns färdiga mallar för både kallelse, dagordning och protokoll. Ni väljer själva hur pass formaliserade ni vill att era träffar lokalt ska vara. Det är absolut inte nödvändigt att sätta upp en dagordning och skriva protokoll vid varje möte. Det kan dock vara bra att göra en föredragningslista, den behöver inte skickas ut i förväg utan kan göras upp i början av mötet för att försäkra sig om att man inte glömmer bort något. Någon kan också föra minnesanteckningar, så att man lätt kan se vem som ansvarar för vad och när det ska genomföras. Detta underlättar också för er när ni ska skriva verksamhetsberättelse. Kallelse och dagordning Inför varje centralt styrelsemöte läggs dagordning och kallelse ut på diskussionssidan av ordföranden, senast två veckor innan mötet. Kallelsen ska innehålla information om vilka som är kallade, det vill säga FSAstuds styrelse, var och när mötet äger rum samt praktiska detaljer som mat och boende (det finns en kallelsemall att tillgå). Det är också viktigt att ange om någon inläsning krävs innan mötet och att i detta fall bifoga bilagorna. Alla i styrelsen ska meddeldela eventuella förhinder till både ordföranden och kansliet i så god tid som möjligt innan mötet. För att samtliga ledamöter ska veta vad som ska diskuteras på mötet, och kunna förbereda sig väl inför detta skickar ordföranden tillsammans med kallelsen alltid ut en dagordning. Som ledamot ansvarar du för att skriva ut dagordningen och ta med den till mötet, samt gå igenom den noga i förväg. Tänk igenom om du tycker att ordföranden missat någonting, eller om du själv vill ta upp något. Dessa punkter tas sedan upp på mötet under punkten övrigt. Att tänka lite extra på när du skriver en dagordning tänk igenom vad varje punkt ska utmynna i. Är det bara en diskussion man vill komma åt, för att fatta ett beslut senare? Behöver beslutet fatts inom någon särskild tid? Behöver ni komma till beslut direkt? Har frågan beretts? Av vem? Ska någon kontaktas för att förbereda frågan om så inte redan är bestämt? Vissa punkter ska alltid finnas med på FSAstuds styrelses möten (det finns en mall att använda), detta för att ingen information ska glömmas bort. 8

Under mötet Styrelsen är beslutsmässig om samtliga ledamöter blivit behörigen kallade och 2/3 av dessa närvarar. Ordföranden leder mötet och fördelar ordet. Det är upp till ordföranden att se till att alla kommer till tals för att tillgodose detta kan man kan använda olika tekniker som exempelvis att alltid gå runt bordet och låta alla säga någonting i frågan, eller den så kallade bikupan. Ordföranden är också den som håller koll på tiden så att alla punkter hinns med, det gör att ordföranden vid behov kan tvingas påskynda en diskussion. För att komma till rätta med tidsramen för de olika punkterna kan man i början av mötet gemensamt bestämma hur mycket tid som ska ägnas åt varje punkt. Ordföranden ser då till att tidsramen hålls och avslutar diskussionen så att man hinner komma till beslut innan tiden löpt ut. När ordföranden uppfattar att en punkt på dagordningen diskuterats färdigt summerar denne diskussionen och frågar om hon/han uppfattat diskussionen/mötets mening korrekt och om mötet är redo att gå till beslut. När beslutet är fattat är det viktig att gå igenom vem som ska verkställa det och vad som behöver göras, ett förslag är att till exempel utse en person som ansvarig för punkten och därmed verkställandet. Både en summering av diskussionen och det faktiska beslutet ska framgå av protokollet. Aktuella frågor att ha i tanken under mötet Vilka beslut skall fattas? Vad är det som ska informeras om under mötet? Vad är målet med mötet? Vem ska genomföra besluten och när? Hur kan vi bäst ta tillvara på de idéer som kommer upp? Om man inte kommer överens eller känner att man behöver mer tid att diskutera en punkt kan denna bordläggas till nästa möte. Man bör dock vara lite försiktig med att bordlägga frågor om man inte har möte så ofta. Risken är att man hinner glömma bort mycket i diskussionen till nästa möte och att det inte känns lika angeläget då. Om en ledamot inte är nöjd med ett beslut kan denne reservera sig mot beslutet. Detta ska framgå av protokollet. 9

Att skriva protokoll Att skriva ett riktigt bra protokoll är en konst. Det ska både vara kort och informativt. Dessutom ska det vara tydligt ochlättförståeligt. De som närvarat vid mötet ska känna igen alla diskussioner och beslut, detta säkerställs genom att protokollet justeras. tydligt och lättförståeligt. Dessutom är viktigt att de som inte var med på mötet lätt ska kunna läsa sig till vad mötet handlade om, vilka beslut som fattats och på vilka grunder som de fattats. Det finns två olika sätt att skriva protokoll, beslutsprotokoll och diskussionsprotokoll. Det vanligaste sättet att skriva protokoll, och det som vi använder på FSAstuds styrelses ordinarie styrelsemöten är en blandning av dessa. Det betyder att både en summering av diskussionen och själva beslutet ska framgå. Det är viktigt att beslutet framgår tydligt, så att det blir lätt att gå igenom protokollet vid tillfälle. På mer formella möten, som årsmötet används beslutsprotokoll. Av protokollet ska framgå att det är just ett protokoll (det vill säga att ordet protokoll finns med i dokumethuvudet) samt vilken typ av möte som det är, exempelvis Styrelsemöte FSAstud. Datum, tidpunkt och plats för mötet ska anges, liksom vilka som var närvarande (det kan också vara bra att ange vilka som inte var där så att man kan hålla reda på vilka som ska informeras i efterhand). Det är också viktigt att ange vilka av mötesdeltagarna som är röstberättigade. Om man vill så kan man bifoga en åtgärdslista till protokollet för att det ska vara klart och tydligt vem som ska göra vad och inom vilken tidsram. Om någon ledamot reserverat sig mot ett beslut ska detta framgå av protokollet. Justeringen ska ske så snart som möjligt för att justeraren inte ska hinna glömma bort vad som sagts på mötet. Det förutsätts att justeraren fört anteckningar under mötet för att lättare kunna stämma av med protokollet. När protokollet är färdigjusterat lägger kansliet ut detta på diskussionssidan och ser till att det skrivs under av både justerare och sekreterare. 10

Checklista FSAstuds styrelse FÖRBEREDELSER Vad förväntas inför varje styrelsemöte? Du ska ha förberett dig noga! Dvs - läst igenom och följt upp föregående protokoll i god tid innan mötet. Vad beslutades på föregående möte? Ansvar du för någonting?, - skrivit ut mötets dagordning (som läggs ut på diskussionssidan av ordförande i god tid innan mötet) och gått igenom den. Tänk över om du tycker att ordförande missat någon punkt eller om du har en egen punkt du vill ta upp. Dessa tas sedan upp under punkten övriga frågor, samt - förberett dina egna frågor. Tänk över vad som behöver föras fram från varje arbetsgrupp (tillsammans med de andra i gruppen via ex telefon eller mejl) respektive utbildningsort. För ordförande att hålla koll på Kontrollera vilken lokal ni ska vara i, kalla alla i god tid på sätt som beslutats på första styrelsemötet, kontrollera vilka som kan delta, se till att kansliet har samma information, ta fram en mötesplan och målformulera respektive ärende, samt se till att punkterna i dagordningen kommer i logisk ordning. Vad ska du ha med dig till styrelsemötet? Kallelse och dagordning, föregående mötesprotokoll, verksamhetsplanen anteckningsmaterial, och kalender. 11

UPPFÖLJNING & GENOMFÖRANDE Mellan styrelsemötena Tänk på att - inte glömma bort om du tagit på dig att genomföra någonting inför nästa möte. Fanns det några hålltider? Behöver du ta hjälp av någon annan? Skulle någon kontaktas?, - styrelsearbetet inte avstannar mellan mötena. Ni kommer inte alltid att hinna göra allt arbete på styrelsemötet. Det förutsätts att ni vid behov håller kontakt och arbetar mellan mötena, - använda diskussionssidan för inlägg den fungerar som ett arkiv. Om ni inte behöver nå hela styrelsen, utan bara ett fåtal är det så klart bättre att mejla. - föra vidare all viktig information från mötet ut i din lokala organisation så snart som möjligt!, - håll koll på er mejl! Detta är vår viktigaste kommunikationskälla. Svara snabbt på de frågor som sänds och inkäggen på diskussionssidan. Det är ert eget ansvar att ta reda på vad som hänt på möten som ni inte varit på detta ska såväl ordinarie ledamot som suppleant vara insatt i, - inte glömma att meddela kansliet så snart det sker förändringar i er lokala grupp, och att - du ansvarar för uppgifter även när du inte kan närvara vid ett möte. Kan du inte komma på ett styrelsemöte? Då ska du skicka en kort skriftlig redogörelse till FSAstuds ordförande rörande din ansvarspunkt (ex FoU-rådet eller Saco Studentråd) så att ingen information trillar mellan stolarna. 12

Kom-i-håg-lista - praktiskt inför och efter varje styrelsemöte Meddela eventuella förhinder till både ordförande och kansli i god tid, meddela eventuella kostönskemål, meddela om du ordnar med eget boende, så att vi i sådant fall kan avboka din sängplats på vandrarhemmet, boka resan i så god tid som möjligt. Vi vill väl ha våra pengar till annat än dyra biljetter?!, se till att komma i tid! Och planera hemresa så att du hinner vara med på hela mötet, glöm inte att spara alla biljetter från lokaltrafiken samt ev kvitton, och sänd in reseräkning och ev traktamentesräkning senast en månad efter avslutad vistelse. Glöm ej BOKA BILJETT 13

Viktiga adresser och telefonnummer Förbundet Sveriges Arbetserapeuter Box 760 131 24 Nacka telefon 08 466 24 40 telefax. 08 466 24 24 www.fsa.akademikerhuset.se Skicka post till FSA utan frimärke: FSA Frisvar Box 760 131 20 Nacka AkademikerResor telefon 08 796 92 00 www.akademikerresor.se STF Vandrarhem Zinkensdamm 08 616 81 00 www.vandrarhemmetzinkensdamm.com 14

Planiavägen 13, Box 760, 131 24 Nacka, 08-466 24 40, www.fsa.akademikerhuset.se