Revisionsrapport Ägarstyrning i kommunens bolag November 2012 Smedjebackens kommun Annika Smedman
Smedjebackens kommun, granskning av ägarstyrningen av kommunens bolag 2012 Innehållsförteckning Sammanfattning 1 1 Inledning 2 1.1 Bakgrund och revisionskriterier 2 1.2 Uppdrag 2 1.2.1 Revisionsfråga: 2 1.3 Avgränsning 3 1.4 Metod 3 2 Bolagen 4 2.1 Bärkehus AB 4 2.1.1 Ägarens ekonomiska krav 5 2.2 Smedjebacken Energi AB 5 2.2.1 Ägarens ekonomiska krav 6 2.2.2 Budget och bokslut 6 2.2.3 Dotterbolag Smedjebacken Energi Nät AB 6 3 Granskningsresultat 7 3.1 Enkätundersökningen 7 3.2 Vilka system och rutiner för intern kontroll finns för uppföljning av bolagen? 8 3.3 Finns det ändamålsenliga ägardirektiv, aktieägaravtal eller liknande dokument som grund för en aktiv ägarstyrning? 9 3.4 Följer kommunstyrelsen löpande upp hur ägardirektiven eller motsvarande följs och att åtgärder vidtas vid bristande måluppfyllelse? 10 3.5 Är rollfördelningen mellan bolagsstyrelserna och kommunstyrelsen tydlig? 11 3.6 Vilken återrapportering från bolagen får kommunstyrelsen och finns rapporteringsrutiner fastställda mellan kommunstyrelsen och respektive bolag? 12 3.7 Lämnas rapport till fullmäktige om måluppfyllelse? 14
Sammanfattning Revisorerna i Smedjebackens kommun har beslutat att ge i uppdrag att granska om kommunstyrelsens ägarstyrning av bolagen Bärkehus AB samt Smedjebacken Energi & Vatten AB med dotterbolag Smedjebacken Energi Nät AB är ändamålsenlig, effektiv och tillräcklig. Vår sammanfattande revisionella bedömning är att kommunstyrelsens uppsiktsplikt av ovanstående bolag i dagsläget inte är tillräckligt ändamålsenlig, effektiv och tillräcklig. Vi föreslår att följande beaktas i det fortsatta arbetet: Rollfördelningen mellan bolaget och kommunen behöver tydliggöras. Dessutom är det nödvändigt att också tydliggöra hur kommunikationen och informationsutbytet sett ur både ett informellt och formellt perspektiv bör se ut. Utan fullständig formell rapportering från bolagen är det svårt, för att inte säga omöjligt, för kommunstyrelsen att utöva den uppsiktsplikt som de är ålagda att göra. Det finns en skillnad i hur kommunstyrelsens ledamöter uppfattar att kommunen bör agera som ägare gentemot bolagen och hur de faktiskt agerar idag. Kommunens ägardirektiv ses idag som ändamålsenliga och som levande dokument som efter hand uppdateras. Direktiven som idag råder för bolagen är ramverk för vad kommunen som ägare förväntar sig av bolagen, bland annat rörande avkastningskrav och andra verksamhetsmässiga mål. Det finns idag fastställda rapporteringsrutiner mellan bolagen och kommunstyrelsen. Bolagen rapporterar till kommunstyrelsen enligt ägardirektiven men den största delen av rapporteringen tycks vara den informella som sett ur ett formellt perspektiv inte kan ersätta bolagens formella rapportering till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen behöver kontrollera att ändamålsenliga rutiner för internkontroll finns beslutade och dokumenterade i bolagen. I uppsikten har kommunstyrelsen idag inte kunskap om hur bolagen har det rörande sina interna rapporteringsrutiner 1 av 17
1 Inledning 1.1 Bakgrund och revisionskriterier Smedjebackens kommun har två helägda bolag, Bärkehus AB samt Smedjebacken Energi & Vatten AB med dotterbolag Smedjebacken Energi Nät AB. I kommunallagens 3 kap 16-18 finns de legala förutsättningarna för att bilda kommunala bolag. I kommunallagens 6 kap 1 tydliggörs kommunstyrelsens uppsiktsansvar över de kommunala hel- och delägda bolagen. I kommunallagen 6 kap 1a går att läsa att styrelsen i årliga beslut för varje aktiebolag som avses i 3 kap 17 och 18 ska prova om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Kommunstyrelsens uppsiktsansvar utgör grunden för en ändamålsenlig ägarstyrning av de hel- och delägda bolagen. Kommunstyrelsens allmänna utskott har enligt organisationsplanen ansvar för bolagsstyrningsfrågor. Revisorernas syfte med den här granskningen är att få en bild av förutsättningarna för en ändamålsenlig ägarstyrning av de kommunala bolagen samt hur denna planeras och utövas. 1.2 Uppdrag Revisorerna i Smedjebackens kommun har beslutat att ge i uppdrag att granska om kommunstyrelsens ägarstyrning av de kommunala bolagen är ändamålsenlig, effektiv och tillräcklig. 1.2.1 Revisionsfråga: Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens ägarstyrning av de kommunala bolagen ändamålsenlig, effektiv och tillräcklig? Kontrollmål/granskningsmål: - Vilka system och rutiner för intern kontroll finns för uppföljning av bolagen? - Finns fastställda rapporteringsrutiner fastställda mellan kommunstyrelsen och respektive bolag? - Finns det ändamålsenliga ägardirektiv, aktieägaravtal eller liknande dokument som grund för en aktiv ägarstyrning? 2 av 17
- Följer kommunstyrelsen löpande upp hur ägardirektiven eller motsvarande följs och att åtgärder vidtas vid bristande måluppfyllelse? - Är rollfördelningen mellan bolagsstyrelserna och kommunstyrelsen tydlig? - Vilken återrapportering från bolagen får kommunstyrelsen? - Lämnas rapport till fullmäktige om måluppfyllelse? 1.3 Avgränsning Granskningen avgränsas till att avse Bärkehus AB samt Smedjebacken Energi och Vatten AB inklusive dotterbolaget Smedjebacken Enerigi Nät AB. 1.4 Metod Intervjuer har genomförts med styrelseordföranden och VD för bolagen. Intervjuer har också gjorts med kanslichefen och kommunstyrelsens ordförande i Smedjebackens kommun. En webbaserad enkät har skickats ut till kommunstyrelsens ledamöter för att få deras syn på hur kommunstyrelsen utövar ägarstyrning av kommunens bolag. Granskning av aktuell dokumentation som berör förhållandet mellan kommunstyrelsen och respektive bolag. Vi har också tittat på kommunstyrelsens protokoll för innevarande år och även för år 2011 för att kunna reda ut hur många protokollförda ärenden kommunstyrelsen tagit upp som rör de kommunala bolagen. 3 av 17
2 Bolagen De båda bolagen samt ett dotterbolag beskrivs nedan utifrån det som står om respektive bolag i årsredovisningen, bolagsordningen och ägardirektivet. I bolagsordningen ska syftet med verksamhetens mål och ändamål framgå. Bolagsordningen reglerar också ägarens roll som till exempel stämma, val av styrelse, revisorer med mera. Ägardirektivets syfte är att tydliggöra ägarens uppfattning om bolagets verksamhetsinriktning, styrning, kontroll, rapportering med mera. 2.1 Bärkehus AB Bärkehus är ett allmännyttigt bostadsföretag som ägs till 100% av Smedjebackens kommun. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Smedjebackens kommun förvärva, avyttra, äga och förvalta fastigheter och tomträtter samt bygga bostäder, affärslägenheter, kollektiva anordningar samt därmed förenlig verksamhet. Ändamålet med bolagets verksamhet är att inom ramen för den kommunala kompetensen främja bostadsförsörjningen i kommunen. Utöver det som står i bolagsordningen ska bolaget enligt ägardirektivet: Erbjuda sunda och prisvärda bostäder med både yttre och inre miljö som är tilltalande Arbeta så kundorienterat att bolaget uppfattas som ett attraktivt alternativt på bostadsmarknaden Erbjuda ett varierat utbud av bostäder både geografiskt och storleksmässigt, samt lokaler där så är lämpligt Medverka till att en god service finns och att förutsättningar för social gemenskap skapas i bostadsområdena Ta ansvar för att det finns bostäder anpassade för människor med särskilda behov Skapa och utveckla förutsättningar för de boendes inflytande och delaktighet i bolagets verksamhetsutveckling Tillhandahålla kommunen verksamhetslokaler i erforderlig omfattning 4 av 17
2.1.1 Ägarens ekonomiska krav Utifrån den nya lag som trädde i kraft den 1 januari 2011 för allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag har Bärkehus från sin ägare ett krav på minst 7 % direktavkastning (bruttovinsten/marknadsvärdet på fastigheterna). I ägardirektivet går att utläsa att kommunfullmäktiges ställningstagande skall inhämtas i följande fall: Investeringar överstigande 10 miljoner kronor Köp och försäljning av fast egendom, överstigande 3 miljoner kronor Planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet Övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt Bolaget hade vid år 2011 års utgång ett fastighetsbestånd bestående av 1007 lägenheter samt en lokalyta om 15 471 kvm. 2.2 Smedjebacken Energi AB Smedjebacken Energi AB ägs till 100 % av Smedjebackens kommun. Bolaget ska i samverkan med Smedjebackens Kommun svara för energi och vattenförsörjning samt renhållningsservice, elinstallationsservice och bredbandsverksamhet och annan därmed förenlig serviceverksamhet. Bolagets syfte är att med iakttagande av kommunal likställighetsprincip främja energi- och vattenförsörjning, renhållningsverksamhet samt bredbandsverksamhet inom Smedjebackens Kommun. Enligt bolagsordningen ska bolaget bereda kommunfullmäktige i kommunen möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. I ägardirektivet går att utläsa att kommunfullmäktiges ställningstagande skall inhämtas i följande fall: Investeringar överstigande 10 miljoner kronor Köp och försäljning av fast egendom, överstigande 3 miljoner kronor Planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet Övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt 5 av 17
2.2.1 Ägarens ekonomiska krav Bolaget ska verka för att taxor och avgifter inom verksamhetsområdena understiger riksgenomsnittet. Soliditeten ska lägst uppgå till 22 % och en real avkastning på eget kapital om 3 % bör eftersträvas. 2.2.2 Budget och bokslut Budget för det kommande året ska överlämnas till kommunstyrelsen. Delårsrapporter ska samordnas med kommunens uppföljningsprocess så att gemensam rapport om kommunen och bolagets delårsbokslut och bokslutsprognos kan lämnas till kommunfullmäktige. Bolaget ska överlämna bokslut enligt tidplan för kommunens sammanställda redovisning. På varje kommunfullmäktigesammanträde ska bolaget lämna rapport över aktuellt ekonomiskt läge. 2.2.3 Dotterbolag Smedjebacken Energi Nät AB Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Smedjebackens kommun eller om bättre ändamålsenlighet därmed uppnås i geografisk närhet av Smedjebackens kommun driva elnätsverksamhet samt annan därmed förenlig serviceverksamhet. Ändamålet med verksamheten är att med tillämpning av kommunal likställighetsprincip främja distributionen av el och bredband inom Smedjebackens kommun. Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Smedjebackens kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. 6 av 17
3 Granskningsresultat 3.1 Enkätundersökningen Iakttagelser från enkätundersökningen: Som en del av granskningen har vi genomfört en webbaserad enkätundersökning med kommunstyrelsens ledamöter. Det var åtta ledamöter som svarade på enkäten. I enkäten var respektive fråga uppdelad så att de gällde för vart och ett av de tre bolagen. Svaren var identiska och nedan har vi mot den bakgrunden valt att uttrycka bolagen som plural och inte dela upp dem i var och ett för sig. Frågorna i enkäten var följande: Anser du att kommunstyrelsens ägarstyrning av bolagen är effektiv? Anser du att kommunstyrelsens ägarstyrning av bolagen är tillräcklig? Upplever du att du är tillräckligt informerad om verksamheten i bolagen? Får kommunstyrelsen regelbunden information rapporterad till sig från bolagen? Finns det en regelbunden dialog mellan bolagen och ägaren? Har du kännedom om upprättade ägardirektiv för bolagen? Upplever du att rollfördelningen mellan kommunstyrelsen och bolagsstyrelserna är tydlig? Upplever du att ägardirektiven är en god grund för kommunen att vara en aktiv ägare? Anser du att Smedjebackens kommun bör vara aktiv som ägare i relation till bolagen? Upplever du att Smedjebackens kommun är en aktiv ägare av bolagen idag? Ur svaren går att utläsa att hälften av de som svarat på enkäten tycker att kommunstyrelsens ägarstyrning av bolagen är effektiv (fyra stycken). Fem stycken säger att kommunstyrelsens ägarstyrning är tillräcklig för bolagen så som den ser ut idag. Det verkar enligt enkäten råda en osäkerhet kring om det är en tillräcklig dialog mellan bolagen och ägaren, hela fyra stycken (50 % ) av de som besvarat enkäten uttrycker detta. Lika stor andel upplever att rollfördelningen mellan kommunstyrelsen och bolagsstyrelserna inte är helt tydliga. Tydligt går att utläsa från enkäten att ledamöterna tycker att Smedjebackens kommun bör vara aktiv som ägare i relation till bolagen men bara hälften av dem uttrycker att kommunen idag är en aktiv ägare till bolagen. 7 av 17
3.2 Vilka system och rutiner för intern kontroll finns för uppföljning av bolagen? Definition av intern kontroll: Intern kontroll är en process genom vilken styrelse, ledning och anställda med rimlig grad av säkerhet kan säkerställa att följande mål uppnås: En effektiv och ändamålsenlig verksamhet, inklusive skydd av tillgångar En tillförlitlig rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och förordningar samt interna regelverk Iakttagelser från intervjuer: Ur intervjuerna framkommer att kommunens bolag saknar system och rutiner för intern kontroll och uppföljning av bolagen. VD för bolagen tillträdde under våren 2011 och har köpt in konsultuppdrag för ett av bolagen, Smedjebacken Energi AB, där hon bedömer att bristerna rörande den interna kontrollen är som störst. Avsaknaden av system och rutiner kan ha att göra med det faktum att anställningstiderna för personalen i alla tre bolagen är långa och omsättningen bland personalen är mycket låg. Kunskapen om hur man alltid gjort har levt vidare och har aldrig riktigt utmanats. I intervjuerna med kommunledningen framkommer att det inte finns tydligt dokumenterade system och rutiner för hur den interna kontrollen av bolagens uppföljning ska se ut. Dock upplever kommunstyrelsens ordförande att de är informerande om bolagens verksamhet och att de får denna information från flera kanaler. Kommunstyrelsens ordförande har tidigare varit ordförande i bolagen och han har ett mycket gott och nära samarbete med ordföranden för bolagen idag. Det faktum att VD för bolagen ingår i Smedjebackens kommuns BAS-grupp innebär att kunskap om bolagens verksamhet också når ut till en bredare krets än bara kommunens ledningsgrupp. BAS-gruppen är ett forum med cirka 25 chefer och ledande politiker från kommunen som träffas två gånger per termin och utbyter erfarenheter samt pratar om aktuella utmaningar för respektive förvaltning, bolag, nämnd etc. Dessa möten är dock inte protokollförda utan ska mer ses som internat-överläggningar och hålls under två dagar på extern ort. Kommentarer och bedömningar: Vi kan konstatera att det inte finns fastlagda system och rutiner för intern kontroll för uppföljning av bolagen. Detta måste ur ett revisionsperspektiv ses som en risk. Risken med att inte ha fastställda system och rutiner för den interna kontrollen är 8 av 17
att hela den interna kontrollen blir väldigt personberoende. Avsaknaden av formella system och rutiner ses idag av kommunledningen inte som ett problem men just det faktum att det är en avsaknad gör att både kommunstyrelsen och bolagen måste vara medvetna om att det här finns en svaghet i balansen mellan dem. Vi bedömer att kommunstyrelsen, inom ramen för sin uppsiktsplikt, behöver kontrollera och fastställa att ändamålsenliga rutiner för internkontroll finns beslutade och dokumenterade i bolaget samt att dessa efterlevs. Det faktum att extern hjälp har köpts in är ett bevis på att bristerna är medvetandegjorda hos ledningen. 3.3 Finns det ändamålsenliga ägardirektiv, aktieägaravtal eller liknande dokument som grund för en aktiv ägarstyrning? Iakttagelser från intervjuer: Bolagsordningen ligger till grund för verksamheten. Ägardirektiven beskrivs som en standardskrivning och ses mer som ett ramverk inom vilka bolagen ska hålla sig, dessa är på intet sätt detaljstyrande utan säger mer vad ägaren vill att bolaget ska göra och inte hur de ska göra för att nå målen. Bolagens VD uttrycket ett önskemål om att ha möjlighet att komma med synpunkter eller frågor innan ägardirektivet fastslås. Idag har ägaren (kommunen) räknat på taxeringsvärdet plus 25 % för att bestämma marknadsvärdet på Bärkehus fastigheter. Branschen SABO-företagen (Sveriges Allmännyttiga Bostadsföretag) använder vanligtvis, enligt VD, ett annat sätt för att räkna fram värdet på fastigheter som ingår i de kommunägda bostadsbolagen. Värdet på fastigheterna skiljer sig åt beroende på vilket av ovanstående alternativ som ligger till grund för värderingen. Diskussionen kring Bärkehus nya ägardirektiv handlar om vilket värde som ska ligga till grund för fastighetsvärderingen. Översatt till siffror skulle det för Bärkehus se ut enligt följande för de olika alternativen (direktavkastningskravet för Bärkehus ligger på 7 %): 2011 års avkastning beräknad på marknadsvärde enligt verktyg 5,2 % som SABO-företagen använder 2011 års avkastning beräknad på taxeringsvärde + 25 % 9,2, % 2011 års avkastning beräknad på bokfört värde 8,8 % VD är mycket positiv till det arbete som kommit till stånd i kommunen gällande bostadsförsörjningsplan och centrumplanering. VD känner sig högst delaktig i det här strategiska arbetet och även i dialogen med kommunledningen. Att VD också är delaktig i kommunens BAS-grupp understryks som mycket positivt. Det bidrar till 9 av 17
att hon på ett naturligt sätt involveras i kommunens strategiarbete, både på kort och lång sikt och det är av avgörande betydelse för att kunna leda bolagen, främst Bärkehus, på ett sätt som stämmer överens med kommunens övergripande strategi. Enligt kommunstyrelsens ordförande läser kommunstyrelsen ägardirektiven ett par gånger per år, bland annat inför bolagsstämman. Under sista året har de också haft anledning att ändra i dessa på grund av en ny lagstiftning som trätt i kraft i Sverige. Kommentarer och bedömningar: De vi intervjuar har en liknande syn på att kommunen har ändamålsenliga ägardirektiv och att dessa är levande dokument som uppdateras vid behov. Det förekommer en diskussion huruvida det nya ägardirektivet för Bärkehus har relevanta avkastningskrav eller inte. För att fastställa avkastningskravet måste ett marknadsvärde på fastigheterna beräknas. Den diskussion som nu förs handlar om vilka siffror det är som ligger till grund för att bestämma marknadsvärdet. Resultaten från enkäten som kommunstyrelsens ledamöter har fyllt i visar på att det finns skillnader i hur väl insatta ledamöterna är i de ägardirektiv som finns. Respondenterna tycks dock vara relativt säkra på att ägardirektiven är en god grund för kommunen att vara en aktiv ägare. Gemensamt för alla (utom en) som svarat på enkäten är att de tycker att kommunen ska vara en aktiv ägare av dess bolag. Endast två (av totalt sju stycken) av desamma säger samtidigt att Smedjebackens kommun är en aktiv ägare av bolagen idag. Här finns alltså en tydlig känsla hos ledamöterna själva om att kommunens ägarroll inte är tillräckligt aktiv idag. 3.4 Följer kommunstyrelsen löpande upp hur ägardirektiven eller motsvarande följs och att åtgärder vidtas vid bristande måluppfyllelse? Iakttagelser från intervjuer: Vi kan inte se i kommunstyrelsens protokoll att de följer upp hur ägardirektiven följs men vi får i intervjuer höra att kommunstyrelsen har kommit med konkreta synpunkter på hur bolagen på ett mer tydligt sätt kan återrapportera och svara på det som står i ägardirektiven för att återrapporteringen till dem ska bli ännu tydligare. Dialoger sker löpande mellan styrelseordförande för bolagen och kommunstyrelsens ordförande samt kanslichefen. I enkäten vi genomfört med kommunstyrelsens ledamöter framkommer att flera ledamöter uttrycker att kommunstyrelsens ägarstyrning av bolagen inte eller inte alls är effektiv och tillräcklig. En kommentar som lämnats till enkäten rörande den 10 av 17
här frågan är att kommunstyrelsen aldrig diskuterar bolagen om det inte finns något ärende som måste behandlas såsom årsredovisning eller borgensåtagande. Bolagens respektive verksamheter blir en naturlig del av hela kommunens verksamhet och strategi, både långsiktig och mer kortsiktig, i och med att bolagens VD och ordförande är delaktiga i de tidigare nämnda BAS-gruppen. Det möjliggör för bolagens ledning, men också för kommunstyrelsen, att se bolagens verksamhet ur ett koncerngemensamt perspektiv. På så sätt blir bolagen en naturlig del av hela kommunens verksamhet och ägardirektiven blir levande dokument som sätts i sitt rätta sammanhang. Kommentarer och bedömningar: Kommunen har idag gett bolagen ägardirektiv som mer kan ses som ramverk än regelverk. De är relativt öppna sett till hur verksamheten ska drivas men talar tydligt om vad kommunen som ägare till bolagen vill att bolagen ska uppnå. Sett till de rent ekonomiska målen handlar det för Bärkehus om ett direktavkastningskrav på 7 %, för Smedjebacken Energi handlar ett par av målen om att bolagets soliditet ska uppgå till minst 22 % och en real avkastning på 3 % bör eftersträvas på eget kapital. Utöver de rent ekonomiska målen för bolagen finns också verksamhetsmässiga mål. 3.5 Är rollfördelningen mellan bolagsstyrelserna och kommunstyrelsen tydlig? Iakttagelser från intervjuer: Alla de vi intervjuar tycker att det är en tydlig rollfördelning mellan dessa båda. Det råder enligt de intervjuade inget tvivel om att styrelseledamöterna i bolagsstyrelserna kan skilja på rollen som kommunpolitiker och rollen som styrelseledamot i bolaget. Till skillnad från de intervjuade personerna får vi i enkäten svar som tyder på att ledamöterna i kommunstyrelsen till stor del inte tycker att rollfördelningen mellan kommunstyrelsen och bolagens styrelser är tydliga. En person i enkäten beskriver det hela som att han/hon upplever att styrningen sker informellt till verkställande ledningen och styrelseordföranden och utan inblandning av varken kommunstyrelsen eller bolagsstyrelsen. Samma person skriver också att kommunen bör vara en aktiv ägare men med respekt för ägarens och styrelsens roller. 11 av 17
Kommentarer och bedömningar: Utifrån de svar vi får från enkäten gör vi bedömningen att kommunstyrelsen behöver arbeta med att klargöra rollfördelningen. 3.6 Vilken återrapportering från bolagen får kommunstyrelsen och finns rapporteringsrutiner fastställda mellan kommunstyrelsen och respektive bolag? Iakttagelser från intervjuer: I kommunens ägardirektiv står att läsa att bolagen ska skicka in styrelseprotokollen till kommunstyrelsen. Hur informationen ska distribueras från kommunstyrelsen till bolagen är enligt vissa av de vi pratar med klart medan andra tycker att det är mer oklart. I ett fall under våren 2011 när det var mycket turbulent i bolagen och de fick både ny VD och ny styrelseordförande hände vid ett tillfälle att kommunstyrelsen skickade protokoll till bolagen men dessa kom inte nya VD n tillgodo förrän efter fem månader. I protokollet fanns att läsa om de nya ägardirektiv som beslutats för bolagen i december 2010 men inte nådde VD innan maj 2011. Här har kommunstyrelsen skickat protokollet efter tre dagar men det kommer inte bolagsledningen tillgodo förrän efter så lång tid. Om det i detta fall fanns brister i bolagens interna rapporteringsrutiner eller vad som låg till grund för det inträffade kan inte i den här granskningen utläsas. Bolagen kallar enligt aktiebolagslagen kommunen som ägare till bolagsstämman en gång om året. Bolagens ordförande, som också sitter i kommunstyrelsen som vice KSO, rapporterar om bolagens ekonomiska status inför både kommunfullmäktige och i de fall det är aktuellt även inför kommunstyrelsen. Detta sker enligt de intervjuade mer ofta än vad som framgår av kommunstyrelsens protokoll. Kommunledningen pekar på de nära dialoger som föreligger mellan kommunstyrelsens ordförande och bolagens VD och styrelseordförande. Dialoger mellan dessa är helt naturligt i den dagliga verksamheten och det faktum att VD för bolagen också ingår i kommunens BAS-grupp bidrar till att kunskapen om bolagens verksamhet och nulägesrapportering till övriga chefer i kommunen sker på ett naturligt sätt. Detta är dock en informell del av styrningen som inte på något sätt kan ersätta den formella styrningen. I de fall som beslut behöver fattas kring bolagens verksamhet blir det enligt kommunledningen formell gång och protokollförda ärenden i kommunstyrelsen. Det kan till exempel handla om 12 av 17
investeringar som överstiger en viss nivå (enligt ägardirektivet), försäljning av fastigheter, borgensåtaganden etc. Kommunstyrelsen får information från bolagen på flera sätt. I ägardirektiven står att läsa att bolagen till kommunstyrelsen ska lämna: - Protokoll från bolagsstämma - Protokoll från styrelsesammanträde - Bolagets årsredovisning - Revisionsberättelse - Granskningsrapport I de intervjuer vi genomfört framkommer att kommunstyrelsen utöver ovanstående information inte har efterfrågat ytterligare information från bolagen. Förutom ovanstående åligger det också bolagets styrelseordförande att inleda varje kommunfullmäktigemöte om aktuellt läge i de tre bolagen och redovisa hur de ligger till i förhållande till fastställd budget. Den rapportering bolagen gör inför kommunstyrelsens möten finns för ledamöterna att ta del av via cirkulär, det är dock ingen information som ledamöterna blir tilldelade inför kommunstyrelsemötena utan det krävs att de själva tillgodogör sig informationen. Svaren vi fått i enkätundersökningen tyder på att uppfattningen om huruvida återrapporteringen är tillräcklig eller inte skiljer sig åt inom kommunstyrelsen. En kommentar som framkommer i enkäten är att informationen rörande bolagen i kommunstyrelsen är helt otillräcklig och i det närmaste obefintlig. Det är också för de svarande svårt att svara på om det förekommer någon dialog mellan kommunledningen och bolagen eftersom någon rapportering i KS inte sker. Här framkommer också att enda informationen i KS rörande bolagen är att läsa in bokslutet. Vid en genomgång av kommunstyrelsens protokoll från i år och även föregående år (2011) framgår att de under innevarande år har haft sex stycken protokollförda ärenden som rör bolagen. Samma siffra för år 2011 är sju protokollförda ärenden. Bland de ärenden som hanterats under året finns ett som rör VA-taxan för året, ett som rör avkastningskravet för Bärkehus, instruktion till kommunens ombud på bolagens respektive stämmor och revidering av ägardirektiven för Smedjebacken Energi AB. De två resterande ärendena är: ett som rör förlängning av ADSL-avtalet (bredband) för Smedjebacken Energi AB samt ett beslut att anta förslag till avgränsning och bildande av ett VA-verksamhetsområde. Fördelningen mellan de sju ärendena för år 2011 är som följer: tre ärenden rör genomgång av styrelseprotokoll samt årsredovisningar för bolagen. Ett ärende behandlar att kommunstyrelsen ska revidera bolagsordningen för Bärkehus och ett annat att kommunen av samma bolag ska hyra en fastighet. Återstående två ärenden handlar 13 av 17
om att uppdra till Smedjebacken Energi AB att påbörja bildandet av VAverksamhetsområden. Kommentarer och bedömningar: Granskningen visar att det finns fastställda rapporteringsrutiner mellan bolagen och kommunstyrelsen. Enligt ägardirektivet ska bolagen hålla kommunen väl informerad om dess verksamhet och det åligger bolaget att till kommunen översända protokoll från bolagsstämman samt från styrelsesammanträden, bolagens årsredovisningar, revisionsberättelse och granskningsrapport. Dock går att läsa ur enkätsvaren från kommunstyrelsens ledamöter att flera av dem upplever att kommunstyrelsen inte i tillräckligt stor grad får regelbunden information rapporterad till sig från bolagen. Vidare kan vi också se att det råder en ovisshet om huruvida det finns en regelbunden dialog mellan bolagen och kommunstyrelsen. Enkäten visar att det skiljer sig åt huruvida kommunstyrelsens ledamöter tycker att de är tillräckligt väl informerade om bolagens verksamhet eller inte. Endast fyra av ledamöterna tycker att de är tillräckligt informerade, lika många tycker att de inte är tillräckligt informerade alternativt vet de inte om de är tillräckligt informerade eller inte. Vår bedömning är att rapporteringen i kommunstyrelsen bör bli tydligare vad gäller bolagens verksamhet. Det finns fastställda rapporteringsstrukturer och informationen verkar finnas att tillgå från bolagen. Säkerligen förekommer en alltjämt pågående dialog mellan kommunstyrelsens ordförande och bolagens styrelseordförande och VD men denna dialog protokollförs inte och övriga ledamöter riskerar att bara bli medvetna om de ärenden som endast berör beslut (och således ställer krav på att bli protokollförda) och sett till helheten är det inte så många beslut som då behandlas sett över ett helt år. Svaren från enkäten visar att hälften av de som besvarat den tycker att kommunstyrelsen inte får regelbunden information rapporterad till sig från bolagen. Styrningen och rapporteringen sker till stor del på en informell grund vilket sett ur ett formellt perspektiv är otillräckligt. 3.7 Lämnas rapport till fullmäktige om måluppfyllelse? Iakttagelser från intervjuer: Varje kommunfullmäktigemöte inleds med att alla nämnder och bolagen ger en rapport hur de ligger till gentemot budget. Det är bolagens styrelseordförande som 14 av 17
är föredragande inför fullmäktige. Fullmäktige får också rapporter genom årsredovisningarna där bolagen bland annat redovisar sina nyckeltal som kommunen som ägare fastställt i ägardirektiven. I intervjuerna framkommer att det i dagsläget är en pågående diskussion om nyckeltalen och att bolagen och kommunen inte har helt samma syn på hur alla nyckeltal ska räknas fram. Kommentarer och bedömningar: Fullmäktige får rapport om bolagens måluppfyllelse. Vår bedömning är att kommunstyrelsen bör verka för att fullmäktige fastställer mål för bolagens verksamhet som både ägaren och bolagen själva kan identifiera sig med. Problemet som finns idag att nyckeltalen räknas fram på olika sätt beroende på om det är ägaren eller bolagen själva som räknar fram nyckeltalet är inte effektivt sett ur ett ägarstyrningsperspektiv. Härom pågår dock en diskussion. 15 av 17
Annika Smedman Projektledare Malin Liljeblad Uppdragsledare 16 av 17
17 av 17