Patientsäkerhetsberättelse för Elevhälsans psykologiska insats i Ale kommun År 2017 Datum och ansvarig för innehållet 20180305 Linda Hoffberg, Verksamhetschef elevhälsans psykologiska insats (EPI) och enhetschef elevhälsan Alexandra Wirje, Psykologiskt ledningsansvar (PLA) 1
Innehåll Sammanfattning... 3 Övergripande mål och strategier... 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet... 4 Struktur för uppföljning/utvärdering... 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet... 6 Samverkan för att förebygga vårdskador... 6 Riskanalys... 7 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet... 7 Övergripande mål och strategier för kommande år... 9 2
Sammanfattning Elevhälsans psykologiska insats (EPI) är en del av skolväsendet samtidigt som den är en del av hälso- och sjukvården och omfattas därför av hälso- och sjukvårdens lagar. Elevhälsan ska främst vara förebyggande och hälsofrämjande och elevernas utveckling mot utbildningens mål ska stödjas. Under året har en ny gemensamt plattform utformas för att säkerställa att rätt dokument används inom EPI. Skolpsykologerna träffas regelbundet för att stärka och säkra upp verksamheten. Verksamheten bedrivs utifrån vetenskap och beprövad erfarenhet. Verksamheten har utformat ett årshjul som stödjer egenkonrollen. Dokument kring hur det förebyggande och främjande arbetet för skolpsykologer har utarbetats. Arbete för att säkra informationssäkerheten har påbörjats. Alla skolpsykologer är informerade om att anmäla avvikelser. Under året har inga avvikelser inkommit. Denna del av kvalitetsarbetet kommer bli ett prioriterat område 2018. Arbete med att säkerställa skolpsykologernas fysiska och psykiska arbetsmiljö har genomförts under året och är ett fortsatt mål för 2018. Vidare har även arbete med att säkerställa sekretessen vid patientarbete genomförts. Under året har en synpunkt inkommit till verksamhetschefen. Förändring i form av byte av ansvarig skolpsykolog genomfördes. Skolpsykologerna har utbildats i begåvningstestet WISC-V. Under 2017 har bemanningen av skolpsykologerna varit 4,0 på 3800 elever. En skolpsykolog har varit heltids- och deltidssjukskriven under kvartal 4 och två skolpsykologer har under kvartal 3 och 4 valt att avsluta sina anställningar. 3
Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Målet för hälso- och sjukvården är en god hälsa och en vård på lika villkor för hela befolkningen. Kännetecken på en god vård och omsorg är att den är kunskapsbaserad och ändamålsenlig, att den utförs på ett effektivt och säkert sätt. Den skall vara rättssäker och erbjudas i rimlig tid samt vara jämlik och utföras med respekt för människans integritet och specifika behov. Målet med patientsäkerhetsarbetet är att säkra en god och säker vård där risker och händelser identifieras tidigt och kan förebyggas. Det ska inom verksamheten finnas den bemanning, personal och den kompetens som är nödvändig för att på sikt uppnå detta mål. Det ska finnas säkra rutiner och lokala riktlinjer för arbetet och dessa ska vara kända för all personal. Arbetsmiljön ska vara sådan att tid finns för planering och kvalitetsarbete. Strategier för att uppnå dessa mål är att: årligen säkra bemanning och kompetens utifrån god vård och en verksamhet som tidigt kan förebygga händelser och avvikelser. det finns förutsättningar att arbeta systematiskt med riktlinjer och rutiner som kan implementeras i verksamheten. kontrollera och följa upp arbetet. Vi utgår också i vårt arbete från Ales vision lätt att leva. Vår värdegrund är stolthet, omtanke och lust. Vi arbetar och eftersträvar social hållbarhet och likvärdighet i elevhälsans psykologiska insats över kommunens skolenheter. Vi arbetar också fortlöpande med det systematiska kvalitetsarbetet för att det ska utveckla den psykologiska insatsen inom Elevhälsan. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Elevhälsans psykologiska insats (EPI) är en del av skolväsendet samtidigt som den är en del av hälso- och sjukvården och omfattas därför av hälso- och sjukvårdens lagar. Ale kommun är vårdgivare för elevhälsans psykologiska insats och ansvariga är utbildningsnämnden. Vårdgivaren ansvarar för att verksamhetschef för de medicinska insatserna i elevhälsan utses. Vårdgivaren ska dokumentera hur det organisatoriska ansvaret för patientsäkerhetsarbetet är fördelat inom verksamheten. Vårdgivaren skall leda, planera och kontrollera verksamheten så att kraven på god vård uppfylls. Vårdgivaren ansvarar också för att verksamhetschef, psykologiskt ledningsansvarig (PLA) samt LEX-Maria-ansvarig utses. Verksamhetschef för elevhälsans medicinska insats är elevhälsans enhetschef Linda Hoffberg. Verksamhetschefen ansvarar för ledning, planering och utveckling av verksamheten och att god vård bedrivs. Exempel på detta kan vara att medarbetarna har rätt kompetens, får fortbildning och möjlighet att bedriva en god vård med hög kvalité. Då verksamhetschefen saknar psykologisk kompetens och erfarenhet av hälso- och sjukvårdsledning/patientsäkerhet har PLA fått uppdrag i enskilda ledningsuppgifter. 4
Det grundläggande uppdraget för PLA är att leda och följa upp det systematiska kvalitetsarbetet i elevhälsans psykologiska insats. Alexandra Wirje har under året 2017 haft tjänsten som PLA. Varje legitimerad sjukvårdspersonal arbetar under eget yrkesansvar och skall medverka till hög patientsäkerhet och god kvalitet på vården. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) är tillsynsmyndighet för elevhälsans psykologiska del. IVO bedriver tillsyn av verksamheter inom socialtjänstområdet och hälso- och sjukvården samt av hälso- och sjukvårdspersonal i deras yrkesutövning. Syftet med tillsynen är att upptäcka och påtala brister som kan påverka säkerheten för den enskilde, samt att kontrollera att verksamheterna uppfyller lagstadgade krav och upprätthåller en god kvalitet. De grundläggande uppgifterna för medicinska, psykosociala och specialpedagogiska insatserna i elevhälsan regleras i skollagen (SFS 2010:800, 2kap 25-26 ). Elevhälsan ska främst vara förebyggande och hälsofrämjande och elevernas utveckling mot utbildningens mål ska stödjas. För att tillgodose medicinska, psykologiska och psykosociala insatser har Ale kommun en central elevhälsa innefattande kompetenserna skolpsykolog, skolläkare, skolsköterska och skolkurator. För att tillgodose specialpedagogiska insatser finns speciallärare och specialpedagoger anställda på varje skolenhet. Elevhälsopersonalen är lokaliserade på varje skolenhet och samtliga skolenheter har med ledning av rektor ett tvärprofessionellt elevhälsoteam som träffas varje till varannan vecka, där samverkan professionerna emellan bidrar till att stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. För att säkerställa samverkan mellan elevhälsans personal och övriga personalgrupper deltar pedagoger med regelbundenhet på elevhälsoteamen. Elever och vårdnadshavare har möjlighet att själva ta kontakt med elevhälsans professioner och boka enskilda möten. Elevhälsans psykologiska insatser riktas mot elever i förskoleklass, grundskolan, grundsärskolan samt individuella gymnasieprogrammet. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Via rapporter och avvikelsehantering mäts risken för vårdskador kontinuerligt. Framtagen blankett för avvikelsehantering fylls i vid avvikelse och lämnas därefter till PLA som gör en bedömning av vilka åtgärder som ska vidtas, om behov tillsammans med verksamhetschef för medicinska insatsen. Resultatet sammanställs och återförs till verksamheten och vårdgivaren via psykologmöten samt patientsäkerhetsberättelsen. Beslutade åtgärder dokumenteras i skolpsykologernas mötesanteckningar. Vid behov upprättas nya rutiner. Egenkontroll av olika insatser ger också kunskap kring verksamhetens kvalité. Resultatet av egenkontroll, uppföljningar och utvärderingar ska rapporteras och återföras till verksamheten för att säkerställa utveckling och förbättring. 5
Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 En ny gemensam plattform har inarbetats för hela elevhälsan, Office 365 för att säkerställa att rätt och lika dokument används. Skolpsykologerna har under året träffats varannan vecka och diskuterat det som berört verksamheten, t.ex. rutiner för arbetet, dokumentation och kvalitetssäkring. Alla skolpsykologerna är aktiva i detta arbete. PLA är regelbundet med i nätverksträffar där olika metoder, PM, lagar, nyhetsinformation m.m. diskuteras. Skolpsykologerna har arbetat fram ett gemensamt årshjul för skolpsykologernas systematiska kvalitetsarbete. Arbetat fram rutin och dokumentation kring vad förebyggande och främjande arbete innebär för den psykologiska insatsen. Upprättat rutiner kring arkivering av journaler. Identifierat och dokumenterat behov kring skolpsykologernas lokaler för att säkerställa god och patientsäker vård, samt tillfredsställande arbetsmiljö. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Inom elevhälsans psykologiska del finns ett bra patientsäkert system för dokumentation, det kommungemensamma datajournalprogrammet PMO. Detta behöver kontinuerligt förbättras i takt med att systemet uppgraderas och det finns delar som behöver bearbetas. Inom elevhälsans psykologiska del finns ett kontinuerligt behov av fortlöpande stöd och utbildning. Verksamheten behöver systematisk kvalitetssäkring och utveckling av journalprogrammet PMO. PMO är ett program som även rektorer, specialpedagoger, skolkuratorer och skolsköterskor dokumenterar i. Skolpsykologerna har under 2017 arbetet fram ett årshjul för att lättare kunna följa och utvärdera den skolpsykologiska insatsen. Egenkontroll har gjorts genom stickprov i journaler där skolpsykologerna har tittat på jämförelser gällande dokumentationsstil, omfång och språkbruk. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Samverkansmöten med den lokala barn- och ungdomspsykiatrin har upprättats under året. Möten är ca 1 gång/månad. Samverkan med kommunens specialpedagoger för att ta fram gemensamma riktlinjer och arbetssätt vid tex särskolebedömningar. 6
Samverkan med SIMBA på Bohuspraktiken, vårdcentral. (SIMBA-team ger ett tvärprofessionellt och samordnat stöd via skola, socialtjänst och vårdcentral) Samverkan med vårdnadshavare. Samverkan med socialtjänst i enskilda elevärenden. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 All personal inom elevhälsans psykologiska del ansvarar för att identifiera och rapportera risker som kan medföra negativa händelser eller tillbud i verksamheten och för elever. Förändringar i verksamheten kan också påverka patientsäkerheten. Genom att dokumentera alla eventuella händelser som skulle ha kunnat leda till risker eller vårdskada för den enskilda eleven kan skolpsykologerna bedöma inom vilka områden säkerheten måste utvecklas och förbättras. Informationssäkerhet HSLF-FS 2016:40, 7 kap. 1 Det har under året framkommit att tydligare riktlinjer för hur PMO, mailkonversationer och hantering kring elever med skyddad identitet ska hanteras behöver tas fram. Ett arbete med att säkra inloggningen i PMO har påbörjats under året. Förberedelse för att säkra upp inför den nya dataskyddförordning GDPR har också påbörjats. Under året har journalgranskning inom elevhälsans psykologisa insats gjorts genom stickkontroll. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Skolpsykologer rapporterar direkt till PLA de händelser som har medfört skada eller hade kunnat medföra skada för elev i samband med vård och behandling. Detta görs på blankett för avvikelser. PLA rapporterar till verksamhetschef för EMI som vid allvarlig händelse rapporterar till verksamhetschefen för elevhälsan som i sin tur lyfter det till vårdgivaren. Verksamhetschef för EMI och PLA ansvarar för händelseanalys, åtgärder och tidsplan. Vid stora brister görs anmälan till Inspektion för vård och omsorg (IVO). Vid allvarlig vårdskada görs anmälan enligt Lex-Maria. Verksamhetschef och PLA sammanställer och återför resultat och åtgärder från avvikelsehanteringen till verksamheten. Under 2017 har inga avvikelser inkommit. 7
Hantering av klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Synpunkter på omhändertagandet inom elevhälsans psykologiska del ska alltid tas om hand och vidarebefordras till enhetschefen. Enhetschefen rapporterar sedan skyndsamt till den som rapporterat klagomålet samt berörd personal. Därefter återkoppling till PLA för klarläggande om behov av förnyade eller förtydligande av riktlinjer och rutiner. Vi ska främja möjligheterna att samverka med elever och vårdnadshavare i dessa frågor i syfte att öka kvaliteten. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 All hälso- och sjukvård inom elevhälsan är frivillig, det är ett erbjudande. Ett samtycke till vård, undersökning eller behandling är i de flesta fall muntlig men skriftligt alterantiv krävs vid psykologutredning inför särskola. Skolpsykolog ska alltid sträva efter samarbete med elev och vårdnadshavare för bästa möjliga behandlings- och vårdresultat. Eleven bör alltid informeras om det som rör honom eller henne, och informationen skall anpassas efter elevens mognad och ålder. Vårdnadshavaren informeras när man så bedömer det. Eleven skall ha medinflytande som med tiden eller under vissa omständigheter övergår till självbestämmande. Vid behov samverkar skolpsykolgen med elev och vårdnadshavare vid information om elevs sjukdom/funktionshinder till elever och/eller personal. Information kan vara både muntlig och skriftlig och eleven skall känna sig respekterad. Tolk används vid behov. Överföring av skolpsykologjournal till/från skola utanför kommunen eller friskola sker med vårdnadshavares skriftliga medgivande. På gymnasiet inhämtas tillstånd från eleverna. Det finns information om skolpsykologernas insats på kommunens webbplats. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Under året har en synpunkt inkommit till verksamhetschefen. Förändring i form av byte av ansvarig skolpsykolog genomfördes. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Skolpsykologerna har under 2017 varit 4,0 tjänst om 3800 elever (950 elever/skolpsykolog). En skolpsykolog har varit sjukskriven under kvartal 4; heltid under 2 månader och därefter deltidssjukskriven. Situationen har lösts genom kollegial hjälp och omprioritering av arbetsuppgifter. Två skolpsykolog avslutade sina tjänster under året. Rekryteringsarbetet gav ingen ersättare. 8
Skolpsykologerna har medvetenhet kring att upptäcka och rapportera avvikelser, men det har inte skrivits någon avvikelse under året. Detta bör bli ett prioriterat område att arbeta vidare med under 2018. Kompetensutvecklingen under året: Någon eller några av skolpsykologerna har deltagit på: - Föreläsning på GR kring psykisk ohälsa - Föreläsning om problematisk skolfrånvaro och hemmasittare. En skolpsykolog påbörjade en utbildning kring CAS (syftar till att kartlägga barn och ungdomars neurokognitiva processer, strategier och utvecklingsområden) under 2016 och fullföljde den 2017. Alla skolpsykologer genomgick WISC-V utbildning (begåvningstest för bedömning av barns och ungdomars kognitiva förmågor). Övergripande mål och strategier för kommande år Målet är att fortsatt säkerställa en god och säker vård som bedrivs av skolpsykologer. Arbetet med att uppdatera rutiner och PM för att säkerställa patientsäkerheten och kunna erbjuda god och säker vård kommer fortsatt löpa under året. Under 2018 kommer utvecklingen med det systematiskt kvalitetsarbete fortsätta. Prioriterat mål är att arbeta med avvikelser. Medvetandegöra och med regelbundenhet (4 ggr/år) lyfta upp avvikelserna på mötesagendan. Årshjulet för den skolpsykologiska insatsen ska digitaliseras och läggas på den gemensamma Sharepoint-sidan för Elevhälsa i Office365. Arbeta med att strukturera rutiner och dokument på den digitala ytan. Säkerställa att den fysiska arbetsmiljön för skolpsykologerna är tillfredsställande samt att lokalerna är ändamålsenliga för att utföra psykologiskt arbete, utifrån krav på sekretess och möblering. Implementera nya arbetsrutiner för den skolpsykologiska insatsen, då antalet skolpsykologer i kommunen ändras från 4,0 till 3,0 år 2018 (1270 elever/skolpsykolog). En av skolpsykologerna är deltidssjukskriven vårterminen 2018. Det finns också en vakans, då rekryteringsläget är mycket svårt och man ej har lyckats rekrytera. 9