Uppförandekod
styrelsen har ordet 2
styrelsen har ordet Styrelsen har ordet Mannheimer Swartling är Nordens ledande affärsjuridiska advokatbyrå med verksamhet i ett flertal jurisdiktioner. Vi har därmed ett stort ansvar att förse våra klienter med bästa möjliga rådgivning samtidigt som vi bedriver vår egen verksamhet på ett ansvarsfullt och hållbart sätt. Vi sätter stolthet i vår starka företagskultur och i våra sedan länge antagna kärnvärden kvalitet, affärsfokus och laganda. Vi har under många år arbetat systematiskt med frågor avseende jämställdhet, arbetsmiljö, miljö, anti-korruption, insiderreglering m.m. och har antagit ett antal interna policys inom nämnda områden. I syfte att sammanfatta våra förväntningar på våra medarbetare har förevarande uppförandekod tagits fram. Utöver att sammanfatta befintliga förväntningar tydliggörs också byråns ställningstagande vad gäller bland annat respekt för mänskliga rättigheter. Vi sätter stolthet i vår starka företagskultur och i våra sedan länge antagna kärnvärden kvalitet, affärsfokus och laganda. 3
om uppförandekoden Om uppförandekoden Uppförandekodens syfte Byråns uppförandekod fungerar som en vägledning för alla medarbetare på byrån (supportpersonal, jurister, delägare och inhyrd personal) och används som ett verktyg i den dagliga verksamheten på byrån både internt och i den rådgivande verksamheten. Uppförandekoden tydliggör de principer som styr byrån i rollen som arbetsgivare och dess medarbetare i förhållande till andra medarbetare, klienter, leverantörer, samarbetspartners och samhället i stort. Syftet med uppförandekoden är att utveckla byråns kärnvärden till en övergripande vägledning. Hur säkerställer vi bästa möjliga kvalitet i det arbete vi utför? Hur tillser vi att vi bibehåller rätt affärsfokus? Hur ser vi till att en stark och tydlig laganda genomsyrar det arbete vi utför? Uppförandekoden baseras på principerna i FN:s Global Compact, OECD:s riktlinjer för multinationella företag och FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättig heter. De internationella instrumenten används som inspiration både i struktur och utformning. Det är dock byråns egen kartläggning av de mest väsentliga frågorna som ligger till grund för innehållet i uppförandekoden. Uppförandekoden har antagits av Mannheimer Swartlings styrelse och kommer att ses över årligen för att vi på så sätt ska tillse att den är anpassad till både omvärldens krav och förväntningar samt utvecklingen av vår egen organisation och affärsverksamhet. Uppförandekoden uppdateras vid behov. Uppförandekodens relation till byråns övriga policys Uppförandekoden innefattar vägledning både vad gäller lagar och regler som byrån och medarbetarna har att förhålla sig till men även vad gäller frågor där förväntningarna såväl interna som externa går längre än den lagstadgade skyldigheten. Under respektive avsnitt i uppförandekoden hänvisas till mer detaljerad information i redan antagna interna policys. Syftet med hänvisningarna är att underlätta för byråns medarbetare att ta del av de riktlinjer som gäller för byråns verksamhet. Syftet med uppförandekoden är att utveckla byråns kärnvärden till en övergripande vägledning. 4
om uppförandekoden 5
byråns kärnvärden Byråns kärnvärden Byrån har tre kärnvärden som är styrande i den dagliga verksamheten kvalitet, affärsfokus och laganda. Kärnvärdena kopplar till byråns affärsmodell, True Partnership, vilken innebär att framgång ska gynna hela byrån snarare än den enskilda medarbetaren. Modellen bygger på att resultatet av byråns verksamhet delas lika mellan delägarna och att övriga juristers ersättning enbart baseras på erfarenhet. Modellen främjar kunskapsdelning och samarbete mellan kollegor, verksamhetsgrupper och kontor och är vårt främsta redskap för att garantera varje klient bästa möjliga juridiska rådgivning och för att säkerställa bästa möjliga arbetsmiljö. kvalitet Vi strävar efter högsta kvalitet i allt vi gör, vilket också är en ambition som genomsyrar hela verksamheten. Det innebär samtidigt en strävan att ständigt förnyas och driva utvecklingen. Att arbeta med oss ska innebära en kvalitetsstämpel för såväl klienter som medarbetare. affärsfokus Vi ser affärsjuridiken som ett redskap i arbetet med att skapa framgång för våra klienter. Det innebär att varje medarbetare har två fokusområden; att utveckla både klienternas och vår egen affär i ett långsiktigt perspektiv. laganda Vi drivs av en stark gemenskap och arbetar prestigelöst över gränserna både inom byrån och tillsammans med våra klienter. Engagemang, trivsel och delaktighet är grundläggande principer för vår verksamhet. 6
byråns kärnvärden Byrån har tre kärnvärden som är styrande i den dagliga verksamheten kvalitet, affärsfokus och laganda. 7
fokusområden 8
fokusområden Fokusområden Mänskliga rättigheter Byrån har en skyldighet att dels respektera de mänskliga rättigheterna och dels ha en medvetenhet kring hur vår affärverksamhet kan komma att påverka uppfyllandet av denna skyldighet. Byråns arbete vad gäller mänskliga rättigheter utgår därför utifrån följande övergripande princip: respekten för mänskliga rättigheter Vi respekterar de internationellt erkända mänskliga rättigheterna. Vår respekt för de mänskliga rättigheterna innebär ett åtagande att inte orsaka, medverka eller genom vår affärsverksamhet vara kopplad till negativ påverkan på mänskliga rättigheter. Det innebär att vi bedriver vår verksamhet utifrån en värdegrund som innefattar respekten för de internationellt erkända mänskliga rättigheterna. Åtagandet påverkar inte medarbetarnas möjligheter att agera för klientens bästa i enlighet med det advokatetiska regelverket. Vi respekterar de internationellt erkända mänskliga rättigheterna. 9
fokusområden Arbetsvillkor fysisk och psykosocial arbetsmiljö Som kunskapsföretag är Mannheimer Swartling beroende av både den professionella kvaliteten och de personliga egenskaperna hos sina medarbetare. Vi strävar efter att vara en bra arbetsgivare för alla medarbetare och att erbjuda en attraktiv arbetsplats genomsyrad av våra kärnvärden. Byråns arbete vad gäller fysisk och psykosocial arbetsmiljö utgår från följande principer: nolltolerans mot diskriminering Vi accepterar inte någon typ av diskriminering på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Vi agerar kraftfullt mot eventuella överträdelser. Vi jobbar aktivt för likabehandling samt för att öka mångfalden och jämställdheten. Byrån har en Jämställdhets- och mångfaldsplan där frågorna behandlas närmare. en arbetsplats präglad av respekt och lyhördhet Varje medarbetare visar respekt i sitt bemötande av andra och behandlar andra medarbetare på det sätt medarbetaren själv vill bli behandlad. Varje medarbetare är lojal både mot byrån och övriga medarbetare. Varje medarbetare uppträder som en god ambassadör för Mannheimer Swartling. trygg och säker arbetsmiljö Vi arbetar kontinuerligt för att säkra bästa tänkbara fysiska arbetsmiljö. För att främja den psykosociala arbetsmiljön har vi löpande utbildning inom stresshantering och uppmuntrar och bidrar till hälsofrämjande frisk- och hälsovård. Vi tycker att det är viktigt med sociala aktiviteter och sammankomster där medarbetarna har möjlighet att skapa och bibehålla goda relationer med varandra. Byrån har en Arbetsmiljöpolicy där dessa frågor behandlas närmare. ansvarsfullt ledarskap och medarbetarinflytande Delägare och supportchefer föregår med gott exempel och bedriver sitt ledarskap utifrån våra kärnvärden och denna uppförandekod. Delägare och supportchefer ansvarar också för att ge råd i frågeställningar kopplade till uppförandekoden. Medarbetarinflytande uppmuntras då det är av stor vikt att alla är med och bidrar till att stärka lagandan och byråns True Partnershipkultur. Vi jobbar aktivt för likabehandling samt för att öka mångfalden och jämställdheten. 10
fokusområden Miljö Byråns miljöarbete utgår från de målsättningar som utarbetats inom ramen för byråns miljöledningssystem. Byrån är certifierad enligt ISO 14001. Syftet med miljöledningssystemet är att kontinuerligt minska byråns negativa miljöpåverkan genom att aktivt arbeta med ett antal identifierade förbättringsområden. Utgångspunkten är att verksamheten ska bedrivas med minsta möjliga negativa påverkan på miljön för att bidra till en varaktig och hållbar utveckling. Byråns miljöarbete är fokuserat på följande områden, vilka även omnämns i byråns Miljöpolicy: kunskap Byrån informerar, utbildar och inspirerar kontinuerligt byråns medarbetare i frågor inom miljöområdet för att på så sätt öka medvetenhet och engagemang för miljöfrågor. transporter och resor För att på sikt minska koldioxidutsläppen per medarbetare väljer byrån, så långt det är möjligt, leveranser till och från kontoren med det ur miljösynpunkt mest fördelaktiga transportsättet. Vid arbetsrelaterade resor väljer varje medarbetare det för resan mest lämpliga transportsättet och väger särskilt in, utöver kostnads-, tids- och säkerhetsaspekter, miljöaspekter i sitt beslut. Byrån har en Mötes- och resepolicy där frågorna behandlas närmare. inköp av varor och tjänster Byrån väljer varor och tjänster med låg miljöbelastning. Relevanta miljöaspekter vägs in vid varje enskilt inköp. Byrån har en Inköpspolicy där frågorna behandlas närmare. Policyn har ett tydligt miljöfokus och säkerställer bl.a. att relevanta miljökrav ställs vid alla upphandlingar. avfall Byrån upprätthåller andelen sorterat avfall och strävar efter att minska den totala mängden avfall. Farligt avfall hanteras så att risken för negativ miljöpåverkan minimeras. Varje medarbetare bidrar till arbetet genom att beakta de möjligheter till avfallssortering som erbjuds. energianvändning Byrån optimerar energiförbrukningen på de svenska kontoren och använder sig av miljömärkt el i lokalerna. Syftet med miljöledningssystemet är att kontinuerligt minska byråns negativa miljöpåverkan. 11
fokusområden Affärsetik och anti-korruption Affärsetik och regelefterlevnad ryms inom byråns kärnvärde kvalitet och är av stor betydelse för våra dagliga arbetsuppgifter och byråns långsiktiga arbete. Vi gör ständigt etiska överväganden med huvudsakligt mål att alltid agera utifrån byråns värderingar och uppnå högsta möjliga kvalitet. God affärsetik är grundläggande inom alla byråns verksamhetsområden och vi som medarbetare följer tillämpliga lagar och regler samt interna policys vilka redogörs under följande principer; nolltolerans mot korruption Varje medarbetare tillämpar byråns Anti-korruptionspolicy vid relationsfrämjande åtgärder såsom representation, sponsring eller anordnande av företagsevenemang. Evenemang anordnade av byrån har alltid yrkesmässig relevans för deltagarna och eventuella inslag av nöje är underordnade inslaget av yrkesmässig relevans och av begränsat värde. Våra medarbetare får inte mottaga gåvor i form av kontanter eller värdecheckar. Gåvor med värde över 500 kronor stäms av med och redovisas för chefen för Quality and Risk Management (QRM). Vid frågor om vad som omfattas av byråns Anti-korruptionspolicy ska byråns exekutiva delägare (ED) eller chefen för QRM kontaktas. undvikande av intressekonflikter Av etiska och affärsmässiga skäl är det angeläget att vi som medarbetare är lojala och tillförlitliga mot byrån och dess klienter. Innan antagandet av ett nytt uppdrag för klient granskas alla parter i ett ärende mot byråns klientregister för att utesluta att det föreligger en intressekonflikt enligt vägledande regler om god advokatsed och byråns Policy för hantering av intressekonflikter och ställningstaganden inför antagande av nya uppdrag. Det slutgiltiga beslutet om antagande av nytt ärende fattas av ärendeansvarig delägare, vid behov efter samråd med ED och/eller chefen för QRM. penningtvätt och finansiering av terrorism Varje medarbetare arbetar aktivt med att förebygga och förhindra att byrån och dess uppdrag kan användas för penningtvätt eller finansiering av terrorism genom att etablera god klientkännedom och kännedom och förståelse för uppdragets syfte. Den ärendeansvarige delägaren 12
fokusområden Vi gör ständigt etiska överväganden med huvudsakligt mål att alltid agera utifrån byråns värderingar och uppnå högsta möjliga kvalitet. har det yttersta ansvaret för att antagandet av ett ärende sker i enlighet med lagstiftningens bestämmelser och byråns policy. Varje medarbetare genomgår kontinuerligt utbildning inom området. För mer detaljerad information hänvisas till byråns Policy med anledning av lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. informationssäkerhet, it-säkerhet och tystnadsplikt Våra medarbetare har tystnads- och diskretionsplikt avseende information som vi fått tillgång till i vår verksamhet. Varje medarbetare använder sig av de säkra informationskanaler som byrån tillhandahåller och det är varje medarbetares ansvar att rapportera brister i informationssäkerheten eller informationsförlust som denne upptäcker. Byråns medarbetare ska även rapportera händelser som kan utgöra risk för informationsförlust till närmaste delägare, supportchef eller till QRM. Varje medarbetare upprätthåller god informationshantering, informationssäkerhet och IT-säkerhet och genomgår kontinuerligt utbildningar inom dessa områden. För mer detaljerad information hänvisas till byråns Informationssäkerhetspolicy, IT-säkerhetspolicy, Policy avseende behandlandet av personuppgifter samt Advokatsamfundets vägledande regler om god advokatsed. insiderreglering Byrån medverkar som rådgivare i ett stort antal transaktioner och ärenden som rör bolag vars aktier eller andra finansiella instrument handlas med på en reglerad marknad. Alla medarbetare följer byråns Insiderpolicy i vilken det framgår att med arbetarna inte får förvärva noterade finansiella instrument (som t.ex. aktier). 13
implementering Varje medarbetare ansvarar för att följa uppförandekoden. 14
implementering Implementering Varje medarbetare ansvarar för att följa uppförandekoden. Delägare och supportchefer ansvarar för att övriga medarbetare förstår, kan få råd och agerar i enlighet med uppförandekoden. I delägarnas och supportchefernas ansvar ingår även regelbunden utbildning av övriga medarbetare avseende innehållet i uppförandekoden samt i kodens relevans i den dagliga verksamheten. Varje medarbetare uppmanas att rapportera eventuella överträdelser av uppförandekoden och av någon av byråns policys till närmsta delägare eller supportchef. Om en medarbetare misstänker att någon av byråns delägare eller supportchefer har begått en allvarlig överträdelse av denna uppförandekod, av Advokatsamfundets vägledande regler om god advokatsed, av byråns Insiderpolicy, Informationssäkerhetspolicyn, Anti-korruptionspolicyn, Policyn med anledning av lagen (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism eller att någon av dessa personer har begått allvarliga ekonomiska oegentligheter eller allvarliga oegentligheter som rör enskildas liv och hälsa, kan dessa misstankar rapporteras genom byråns whistleblowingsystem. Systemet beskrivs närmare i byråns Whistleblowing Policy. Varje medarbetare kan rapportera sina misstankar anonymt och rapporterna utreds skyndsamt av ett särskilt utsett Whistle blowingteam bestående av byråns styrelseordförande, ordförande för utskottet för delägarutveckling samt chefen för QRM. Stockholm, maj 2016 (reviderad juni 2017) klas wennström Styrelseordförande jan dernestam Managing Partner och Verkställande Direktör 15
www.mannheimerswartling.se